SOKRATES Web Handbuch Schuljahresbeginn bit Schulungscenter

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1 Handbuch Schuljahresbeginn bit Schulungscenter

2 Version 5.1 März 2013 bit Schulungscenter Jakob-Haringer-Straße Salzburg, Austria Autor: Mag. Martin Leitner Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung von bit Schulungscenter NFG GmbH & CO KG unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Kopie bzw. Vervielfältigung sowohl des Inhaltes als auch für den konzeptionellen Aufbau.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis SCHULJAHRESBEGINN... 5 ADMINISTRATIVE TÄTIGKEITEN... 5 SCHULJAHRE PFLEGEN... 5 KALENDER PFLEGEN... 6 KLASSENGRUPPEN (BZW. LEHRGÄNGE BEI BERUFSSCHULEN) PFLEGEN... 7 KLASSEN UND GRUPPEN... 8 KLASSEN PFLEGEN... 8 GRUPPEN PFLEGEN... 9 NEUE SCHÜLERIN SCHÜLERSUCHE SCHÜLERINNEN AUFNAHME AUFNEHMEN ADRESSEN ANLEGEN BEWERBERMERKMALE PFLEGEN BEWERBER SUCHEN MERKMALE ZUORDNEN EREIGNISSE ZUORDNEN INTERNATSBESUCH PFLEGEN LEHRBETRIEB ZUORDNEN LEHRZEIT PFLEGEN (NUR FÜR BERUFSSCHULEN) ERSTE KLASSENEINTEILUNG ERSTE KLASSENEINTEILUNG DS KLASSENEINTEILUNG (NUR FÜR BERUFSSCHULEN) KATALOGNUMMER BERECHNEN EINBERUFUNG Einberufung Einberufung (Retourfax) Einberufung (Retourfax) Einberufungsplan drucken STUNDENPLAN UNTERRICHTSVERSION PFLEGEN UNTERRICHTSANGEBOT PFLEGEN ORGANISATIONSSTUNDEN PFLEGEN LEHRFÄCHERVERTEILUNG PFLEGEN STUNDENVERTEILUNG NACH TAGEN STUNDENVERTEILUNG PFLEGEN STUNDENVERTEILUNG ÜBERSICHT KOLLISIONEN ANZEIGEN ANHANG bit Schulungscenter - 3 -

4 Inhaltsverzeichnis SOKRATES Web SOKRATES WEB HOTLINE ABBILDUNGSVERZEICHNIS bit Schulungscenter

5 Schuljahresbeginn Schuljahresbeginn In dieser Prozessgruppe werden Arbeitsschritte zusammengefasst, die besonders zum Schuljahresbeginn durchgeführt werden müssen. Administrative Tätigkeiten Hier werden Schuljahre, der Kalender und Klassengruppen bzw. Lehrgänge definiert bzw. gepflegt. Schuljahre pflegen Mit dieser Funktion werden Schuljahre mit Von- und Bis-Datum eingetragen. Es muss immer ein Planungsjahr (d.h. ein Jahr nach dem "Aktuellen Jahr") geben. Abbildung 1: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Schuljahre pflegen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. bit Schulungscenter - 5 -

6 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Kalender pflegen Mit dieser Funktion werden Prüfungen, Ferienzeiten, etc. an der Schule eingetragen. Abbildung 2: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Kalender pflegen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz speichern bit Schulungscenter

7 Schuljahresbeginn Klassengruppen (bzw. Lehrgänge bei Berufsschulen) pflegen Klassengruppen sind Obermengen von Klassen, um Klassen organisatorisch zusammenzufassen (z.b. Sportklassen). Mit dieser Funktion werden Klassengruppen, bei Berufsschulen Lehrgänge, mit den jeweiligen Datumsgrenzen definiert. Abbildung 3: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Klassengruppen bzw. Lehrgänge pflegen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Vorgang abbrechen. bit Schulungscenter - 7 -

8 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Klassen und Gruppen Hier werden Klassen und Gruppen definiert bzw. gepflegt. Klassen pflegen Mit dieser Funktion werden die Klassen an der Schule angelegt bzw. gepflegt. Abbildung 4: Schuljahresbeginn Klassen und Gruppen Klassen pflegen Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz kopieren. Aktuellen Vorgang abbrechen bit Schulungscenter

9 Schuljahresbeginn Gruppen pflegen Mit dieser Funktion werden Gruppen angelegt bzw. gepflegt. Es werden unterrichtsrelevante und nicht-unterrichtsrelevante Gruppen unterschieden (Kennzeichen "relevant für Stundenplan"). Ein Beispiel für eine unterrichtsrelevante Gruppe sind die Leistungsgruppen. Weiters können auch gegenstandslose Gruppen angelegt werden. Abbildung 5: Schuljahresbeginn Klassen und Gruppen Gruppen pflegen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz kopieren. bit Schulungscenter - 9 -

10 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Neue SchülerIn Hier werden neue SchülerInnen aufgenommen, deren Adressen gepflegt und die erste Klasseneinteilung vorgenommen. Schülersuche Mit dieser dynamischen Suche können schulübergreifend SchülerInnen gesucht werden. Nachdem eine Suche ausgeführt wurde, können die gewünschten SchülerInnen markiert und mit dem Button "In erste Klasseneinteilung" sofort an der eigenen Schule übernommen werden (sofern keine Überschneidung von Laufbahnsätzen dies verhindert). Abbildung 6: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Schülersuche Liste wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Liste wird als CSV-Datei für Microsoft Excel gespeichert. Liste wird als Arbeitsmappe für Microsoft Excel gespeichert. Zurück zur vorherigen Anzeige. Markierte SchülerInnen der ersten Klasseneinteilung zuordnen bit Schulungscenter

11 Schuljahresbeginn SchülerInnen Aufnahme Mit dieser Funktion können Grunddaten, Adressen und Ereignisse von SchülerInnen in einem Schritt aufgenommen werden. Abbildung 7: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn SchülerInnen Aufnahme Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Vorgang abbrechen. bit Schulungscenter

12 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Aufnehmen In der Regel werden SchülerInnen automatisch eingespielt (Einschreibung) oder von der vorherigen Schule übergeben ("Schulwechsel im Schuljahr" (unterjährig) bzw. "Schüler in andere Schule"(im Jahreswechsel)). Alle anderen SchülerInnen werden Mit dieser Funktion neu aufgenommen. Abbildung 8: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Aufnehmen Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Vorgang abbrechen bit Schulungscenter

13 Schuljahresbeginn Adressen anlegen Nach einer Suche mit dem Typ "Einschreiber" werden alle neu angelegten (d.h. noch nicht einer Klasse zugewiesenen) SchülerInnen angezeigt. Mit dieser Funktion kann nun eine oder mehrere Adresse(n) diesen SchülerInnen zugewiesen werden. Abbildung 9: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Adressen anlegen Grunddaten der SchülerIn, des Schülers aufrufen. Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

14 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Bewerbermerkmale pflegen Mit dieser Funktion werden die Merkmale von BewerberInnen gepflegt. Abbildung 10: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Bewerbermerkmale pflegen Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Vorgang abbrechen bit Schulungscenter

15 Schuljahresbeginn Bewerber suchen Mit dieser Funktion werden BewerberInnen nach bestimmten Merkmalen, Reihung, Aufnahmeprüfung, etc. gesucht. Abbildung 11: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Bewerber suchen Liste wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Liste wird als CSV-Datei für Microsoft Excel gespeichert. Liste wird als Arbeitsmappe für Microsoft Excel gespeichert. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

16 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Merkmale zuordnen Mit dieser Funktion werden Merkmale, entweder mittels Massenaktion oder in der Detailansicht, den SchülerInnen zugeordnet. Abbildung 12: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Merkmale zuordnen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

17 Schuljahresbeginn Ereignisse zuordnen Mit dieser Funktion werden Ereignisse, entweder mittels Massenaktion oder in der Detailansicht, den SchülerInnen zugeordnet. Abbildung 13: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Ereignisse zuordnen Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

18 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Internatsbesuch pflegen Mit dieser Funktion wird - entweder mittels Massenaktion oder in der Detailansicht - für ein Zeitintervall ein Internat den SchülerInnen zugeordnet. Zusätzlich kann auch gleich der Betrag für die Abrechnung eingetragen werden. Abbildung 14: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Internatsbesuch pflegen Grunddaten der SchülerIn, des Schülers aufrufen. Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

19 Schuljahresbeginn Lehrbetrieb zuordnen Mit dieser Funktion werden Lehrbetriebe - entweder mittels Massenaktion oder in der Detailansicht - SchülerInnen zugeordnet. Das Gültigkeitsintervall ("Von-Datum", "Bis-Datum") und ein Lehrberuf müssen eingegeben werden. Abbildung 15: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Lehrbetrieb zuordnen Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Vorgang abbrechen. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

20 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Lehrzeit pflegen (nur für Berufsschulen) Mit dieser Funktion werden Lehrzeiten - entweder mittels Massenaktion oder in der Detailansicht - SchülerInnen zugeordnet. Abbildung 16: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Lehrzeit pflegen Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

21 Schuljahresbeginn Erste Klasseneinteilung Nach der Suche werden alle SchülerInnen angezeigt, die zuvor übernommen (Schülersuche), manuell angelegt (Aufnehmen) oder zugewiesen (Schulwechsel) wurden. Mit dieser Funktion werden markierte SchülerInnen nun der gewünschten Klasse zugeordnet. Abbildung 17: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Erste Klasseneinteilung Aktuelle Zuordnung speichern. Aktuellen Datensatz löschen. bit Schulungscenter

22 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Erste Klasseneinteilung DS Zuerst werden über eine Dynamische Suche SchülerInnen gesucht. Danach werden Mit dieser Funktion markierte SchülerInnen nun der gewünschten Klasse zugeordnet. Abbildung 18: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Erste Klasseneinteilung DS Aktuelle Zuordnung speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

23 Schuljahresbeginn Klasseneinteilung (nur für Berufsschulen) Zuerst werden über eine Dynamische Suche SchülerInnen gesucht. Danach werden Mit dieser Funktion markierte SchülerInnen nun der gewünschten Klasse zugeordnet. Abbildung 19: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Klasseneinteilung Aktuellen Datensatz speichern. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

24 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Katalognummer berechnen Mit dieser Funktion können schulspezifische Katalognummern für SchülerInnen erzeugt werden. Abbildung 20: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Katalognummer berechnen Zuordnung neu berechnen bit Schulungscenter

25 Schuljahresbeginn Einberufung Alle Aktionen in diesem Funktions-Ast sind nur für Berufsschulen relevant. Einberufung Mit dieser Funktion wird das Anschreiben für den Lehrbetrieb für die Einberufung von Lehrlingen erzeugt. Abbildung 21: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung Auswahl Ausdruck wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Abbildung 22: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung Ausdruck bit Schulungscenter

26 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Einberufung (Retourfax) Mit dieser Funktion wird das Anschreiben für den Lehrbetrieb für die Einberufung eines Lehrlings an die Berufsschule erzeugt. Abbildung 23: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Retourfax) Auswahl Ausdruck wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Abbildung 24: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Retourfax) Ausdruck bit Schulungscenter

27 Schuljahresbeginn Einberufung (Retourfax) Mit dieser Funktion wird das Anschreiben für den Schüler / die Schülerin für die Einberufung an die Berufsschule erzeugt. Abbildung 25: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Schüler) Auswahl Ausdruck wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Abbildung 26: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Schüler) Ausdruck bit Schulungscenter

28 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Einberufungsplan drucken Mit dieser Funktion wird der Einberufungsplan von Lehrlingen an die Berufsschule für ein ganzes Schuljahr für den Lehrbetrieb erzeugt. Abbildung 27: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufungsplan drucken Auswahl Ausdruck wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig). Abbildung 28: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufungsplan drucken Ausdruck bit Schulungscenter

29 Schuljahresbeginn Stundenplan Hier werden Tätigkeiten für den Stundenplan wie Unterrichtsversion, Unterrichtsangebot, Lehrfächerverteilung, Stundenverteilung, etc. durchgeführt. Unterrichtsversion pflegen Mit dieser Funktion werden Unterrichtsversionen automatisch berechnet. Diese stellen einen zeitlichen Abschnitt der Unterrichtsangebote dar. Abbildung 29: Schuljahresbeginn Stundenplan Unterrichtsversion pflegen Aktuellen Datensatz speichern. Einen neuen Datensatz anlegen. Aktuellen Datensatz löschen. Zuordnung neu berechnen. Zurück zur vorherigen Anzeige. bit Schulungscenter

30 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Unterrichtsangebot pflegen Mit dieser Funktion wird das Unterrichtsangebot anhand der Fachwahl der Schüler und der Gruppen- und Klassenorganisation errechnet und kann danach gepflegt werden. Abbildung 30: Schuljahresbeginn Stundenplan Unterrichtsangebot pflegen Aktuellen Datensatz speichern. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

31 Schuljahresbeginn Organisationsstunden pflegen Mit dieser Funktion werden neben den Unterrichtsstunden auch organisatorische Stunden verwaltet bzw. gepflegt. Abbildung 31: Schuljahresbeginn Stundenplan Organisationsstunden pflegen Aktuellen Datensatz bearbeiten. Aktuelle Zuordnung speichern. bit Schulungscenter

32 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Lehrfächerverteilung pflegen Mit dieser Funktion wird aus dem Unterrichtsangebot die Lehrfächerverteilung für die LehrerInnen angelegt bzw. gepflegt. Abbildung 32: Schuljahresbeginn Stundenplan Lehrfächerverteilung pflegen Eine Kopplung eintragen. Eine Kopplung löschen. Aktuelle Daten anlegen. Aktuellen Datensatz speichern. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz bearbeiten bit Schulungscenter

33 Schuljahresbeginn Stundenverteilung nach Tagen Mit dieser Funktion werden die Unterrichtsstunden aus der Lehrfächerverteilung für die LehrerInnen nach Tagen gepflegt. Abbildung 33: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung nach Tagen Aktuelle Daten anlegen. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz bearbeiten. bit Schulungscenter

34 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Stundenverteilung pflegen Mit dieser Funktion werden die Unterrichtsstunden aus der Lehrfächerverteilung für die LehrerInnen gepflegt. Abbildung 34: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung pflegen Aktuellen Datensatz bearbeiten. Aktuellen Daten anlegen. Aktuellen Datensatz löschen. Aktuellen Datensatz speichern. Zurück zur vorherigen Anzeige bit Schulungscenter

35 Schuljahresbeginn Stundenverteilung Übersicht Mit dieser Funktion kann eine Übersicht der Stundenverteilung pro Woche, für LehrerInnen oder einer Klasse, angezeigt und ausgedruckt werden. Diese Funktion wird gerade überarbeitet und steht daher bei Drucklegung noch nicht zur Verfügung. Abbildung 35: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung Übersicht bit Schulungscenter

36 Schuljahresbeginn SOKRATES Web Kollisionen anzeigen Mit dieser Funktion können Kollisionen (die z.b. aufgrund von Doppelnutzung eines Raumes entstehen) berechnet und aufgelöst werden. Abbildung 36: Schuljahresbeginn Stundenplan Kollisionen anzeigen Kollisionen neu berechnen. Aktion Stundenverteilung pflegen aufrufen. Aktuellen Datensatz löschen. Ausdruck wird als PDF-Datei angezeigt (Acrobat Reader notwendig) bit Schulungscenter

37 Anhang Anhang SOKRATES Web Hotline Die Hotline für SOKRATES Web erreichen Sie unter: Telefon: 0662 / Telefax: 0662 / sokrates@bitonline.cc Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Schuljahre pflegen... 5 Abbildung 2: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Kalender pflegen... 6 Abbildung 3: Schuljahresbeginn Administrative Tätigkeiten Klassengruppen bzw. Lehrgänge pflegen... 7 Abbildung 4: Schuljahresbeginn Klassen und Gruppen Klassen pflegen... 8 Abbildung 5: Schuljahresbeginn Klassen und Gruppen Gruppen pflegen... 9 Abbildung 6: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Schülersuche Abbildung 7: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn SchülerInnen Aufnahme Abbildung 8: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Aufnehmen Abbildung 9: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Adressen anlegen Abbildung 10: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Bewerbermerkmale pflegen Abbildung 11: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Bewerber suchen Abbildung 12: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Merkmale zuordnen Abbildung 13: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Ereignisse zuordnen Abbildung 14: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Internatsbesuch pflegen Abbildung 15: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Lehrbetrieb zuordnen Abbildung 16: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Lehrzeit pflegen Abbildung 17: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Erste Klasseneinteilung Abbildung 18: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Erste Klasseneinteilung DS Abbildung 19: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Klasseneinteilung Abbildung 20: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Katalognummer berechnen Abbildung 21: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung Auswahl Abbildung 22: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung Ausdruck Abbildung 23: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Retourfax) Auswahl Abbildung 24: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Retourfax) Ausdruck Abbildung 25: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Schüler) Auswahl Abbildung 26: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufung (Schüler) Ausdruck Abbildung 27: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufungsplan drucken Auswahl Abbildung 28: Schuljahresbeginn Neue SchülerIn Einberufung Einberufungsplan drucken Ausdruck Abbildung 29: Schuljahresbeginn Stundenplan Unterrichtsversion pflegen Abbildung 30: Schuljahresbeginn Stundenplan Unterrichtsangebot pflegen Abbildung 31: Schuljahresbeginn Stundenplan Organisationsstunden pflegen Abbildung 32: Schuljahresbeginn Stundenplan Lehrfächerverteilung pflegen bit Schulungscenter

38 Anhang SOKRATES Web Abbildung 33: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung nach Tagen Abbildung 34: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung pflegen Abbildung 35: Schuljahresbeginn Stundenplan Stundenverteilung Übersicht Abbildung 36: Schuljahresbeginn Stundenplan Kollisionen anzeigen bit Schulungscenter