Collecta Online Services mit Sage50

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1 Collecta Online Services mit Sage50 Kurzanleitung Mit dem Update vom 29. August wurde die Version 2012 um Funktionalitäten für das Inkasso und die Prävention (zur Risikoeinschätzung) erweitert. Diese Kurzanleitung zeigt, wie die einzelnen Funktionen eingesetzt werden können. Überblick 1. Adress-Suche 2. Handelsregisterauszug 3. Bonitätsprüfung / Quick-Check 4. Betreibungsbegehren 5. Betreibungs-Check 6. Betreibung-Plus 7. Ratgeber 8. Collecta Online 9. Anhang Beispiel Set Betreibung Plus 10. Registrierung 1. Adress-Suche Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Suche in der grössten Firmen- und Privatpersonen-Datenbank der Schweiz. Wenn Sie die gewünschte Firma/Person gefunden haben, können Sie die Daten wie Strasse, Telefon usw. direkt in die Sage Adress-Maske übernehmen.

2 Such-Maske Adresse Rechtsform: Privat Aktiengesellschaft GmbH Genossenschaft Kommanditgesellschaft Kollektivgesellschaft Einzelfirma Verein Einfache Gesellschaft Unternehmen allgemein unbekannt Bei Firmen genügt es, die Rechtsform und den Firmennamen einzugeben. Mit Klick auf Suchen erscheint nach wenigen Sekunden eine Trefferliste, aus welcher die gewünschte Adresse gewählt werden kann. Bei Privatpersonen sollten mindestens Name, Vorname und Postleitzahl eingegeben werden.

3 Die ausgewählte Adresse wird direkt in die Adress-Maske übernommen. 2. Handelsregisterauszug Handelt es sich bei der Adresse um eine Firma, kann auf Klick ein Handelsregisterauszug abgerufen werden. Der HR-Auszug wird in Ihrem Collecta-Account als PDF gespeichert und ist jederzeit wieder abrufbar. Hinweis: Wird der HR-Auszug bei einer Privatperson oder einer nicht im Handelsregister eingetragenen Person abgerufen, erscheint ein leeres, weisses PDF.

4 3. Bonitätsprüfung / Quick-Check Es stehen zwei Bonitätsprüfungen zur Verfügung: Die einfache Bonitätsprüfung und der ausführlichere Quick- Check. Die Bonitätsprüfung beinhaltet eine Ampel-Prüfung, d.h. grün = gut, orange = sollte geprüft werden, rot = negative Zahlungserfahrungen vorhanden. Besteht ein Abo mit Inkassorechtsschutz-Versicherung, tritt bei einer Firma mit grüner Ampel die Versicherung in Kraft. Der Quick-Check ist eine erweiterte Prüfung, er enthält neben der Ampel weiterführende Informationen zur Zahlungsfähigkeit der geprüften Adresse. Die Buttons Bonitätsprüfung und Quick-Check sind nur zugänglich, wenn für diese Produkte ein Guthaben vorhanden ist bzw. ein Abo gekauft wurde. Hinweis: Die Preisangabe bedeutet nicht, dass der angezeigte Betrag belastet wird, sondern dass vom Guthaben oder vom Abonnement eine Einheit abgebucht wird.

5 Der Quick-Check wird als PDF-Bericht ausgegeben und ist wie jedes Dokument im Online-Loginbereich zugänglich. 4. Betreibungsbegehren Das Betreibungsbegehren kann direkt aus den markierten Offenen Posten erstellt werden. Es können mehrere Positionen markiert und in einer Betreibung zusammengefasst werden.

6 Nack Klick auf Betreibung wechselt die Anzeige in den Online-Bereich, wo die vorausgefüllte Formularseite für das Betreibungsbegehren erscheint. Es besteht die Möglichkeit, eine Umtriebsentschädigung sowie den Verzugszins geltend zu machen.

7 Um das elektronische Dossier zu vervollständigen, ist ein Upload von Rechnungs- oder Mahnkopien als PDF möglich. Für den Versand genügt in der Regel A-Post. Auch Einschreiben ist möglich. Allfällige Bemerkungen für das Betreibungsamt können ebenfalls erfasst werden. Fertigstellen löst die Erstellung des Begehrens aus. Innerhalb von Sekunden wird das Begehren erstellt.

8 Neben dem Dossier erscheint nun auch der Login-Bereich. In der linken Spalte sind alle bereits erstellten Dokumente aufgeführt. Das elektronische Dossier zeigt die weiteren Schritte und die Terminierung des Falles an.

9 Das Betreibungsbegehren wird als PDF erstellt und muss nur noch ausgedruckt, unterzeichnet und abgeschickt werden. Wenn die Erstellung des Betreibungsbegehrens erfolgreich war, das heisst nicht abgebrochen wurde, kann die entsprechende Frage mit Ja beantwortet werden. Die Aktion wird in der Spalte Inkasso mit dem Datum festgehalten. 5. Betreibungs-Check Besteht Unsicherheit, ob sich eine Betreibung lohnt, kann es sinnvoll sein, einen Betreibungs-Check durchzuführen. Er gibt Auskunft über die anstehenden Gebühren sowie die mögliche Dauer eines Verfahrens. Der Betreibungs-Check erscheint als PDF. 6. Betreibung-Plus Betreibung-Plus ist ein Set von Dokumenten, welches für eine letzte Mahnung sowie das Einleiten der Betreibung eingesetzt wird. Es enthält eine spezielle letzte Mahnung, Betreibungs-Check, Zahlungsvorschlagsformular sowie Betreibungsbegehren. Damit ist es möglich, dem Schuldner eine letzte Mahnung mit Zahlungsvorschlagsformular (für Zahlung in Raten) sowie die Kopie des vordatierten Betreibungsbegehrens zu senden. Unterbreitet Ihnen der Schuldner einen Zahlungsvorschlag, können Sie diesen annehmen oder ablehnen. Auf jeden Fall verfügen Sie über eine Schuldanerkennung, die im Rechtsfall von Vorteil ist. Hinweis: Beim Aufruf von Betreibung-Plus erscheint die Adress-Suche. Es geht darum sicher zu stellen, dass die Adresse nach wie vor gültig ist.

10 7. Ratgeber Der Ratgeber umfasst das gesamte Debitorenmanagement mit Schwerpunkt auf Prävention (Bonitätsprüfung) und SchKG. Hinweis: über die Stichwort-Suche kommen Sie schnell zum Ziel. Beispiel: Suche Rechtsvorschlag.

11 8. Collecta Online Klick auf Collecta Online führt Sie direkt in den geschützten Bereich, wo die elektronischen Dossiers zugänglich sind und die weiteren Aktionen (zum Beispiel Fortsetzungsbegehren) ausgeführt werden können. Zusätzlich können Sie hier auch die ausgeführten Bonitätsprüfung(en) einsehen. 9. Anhang Beispiel Set Betreibung Plus

12 10. Registrierung Klick auf Collecta registrieren führt zu folgender Maske. Die im Sage50 vorhandenen Daten werden vorab eingesetzt. Hinweis: Die Eingabe der Mobile-Nummer bewirkt, dass die Login-Daten auch als SMS versendet werden. Verfügt ein User bereits über einen Account, wird dieser bei der Registrierung mit Sage50 verlinkt.