Anleitung gpuntis Import

Transkript

1 Anleitung gpuntis Import Wir erklären Ihnen hier Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihre Daten aus gpuntis in den Sokrates importieren können. Teil I Parameter pflegen Zuerst müssen Sie die Parameter pflegen. Dazu gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [Schulspezifische Einstellungen] -> [Parameter pflegen]: Wenn Sie bei [Kategorie] gpunits wählen dann werden Ihnen die Parameter angezeigt, die Sie bitte kontrollieren: Seite 1 von 21 Stand November 2013

2 I-1 Parameter-Kennung Gruppe Dieser Parameter regelt, ob die Unterrichtsgruppen von gpuntis importiert werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Parameter zu aktivieren. Um den Parameter Gruppe aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei Seite 2 von 21 Stand November 2013

3 I-2 Parameter-Kennung Klasse Dieser Parameter regelt, ob die Klassen von gpuntis importiert werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Parameter zu deaktivieren. Um den Parameter Klasse aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-3 Parameter-Kennung KL_NAMEUNTIS Dieser Parameter regelt, ob die untis-bezeichnung bei den Gegenständen und Klassen eingetragen werden können. Dieser Parameter muss aktiviert sein um mit dem gpuntis-import fortfahren zu können! Um den Parameter KL_NAMEUNTIS aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 3 von 21 Stand November 2013

4 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-4 Parameter-Kennung Lehrer Dieser Parameter regelt, ob die Lehrer von gpuntis importiert werden sollen. Wichtig! Wenn die LehrerInnen aus einem Besoldungssystem importiert werden, muss der Parameter deaktiviert sein. Um den Parameter Lehrer aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 4 von 21 Stand November 2013

5 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-5 Parameter-Kennung Lehrerabsenz Dieser Parameter regelt, ob die Lehrerabsenzen importiert werden sollen. Wenn Sie die Besoldung in SOKRATES Web machen und die Supplierung im untis durchführen, dann ist der Parameter sinnvoll. Ansonsten sollte der Parameter deaktiviert werden, da die Daten nicht benötigt werden. Um den Parameter Lehrerabsenz aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-6 Parameter-Kennung LFVT löschen Dieser Parameter regelt, ob die LFVT vor dem import gelöscht werden soll. Wichtig! Aktivieren Sie diesen Parameter nur, wenn Sie keinen Stundenplan im Sokrates verwalten, sondern den untis-import ausschließlich für die Berechtigung (Noten eintragen LFVT, Frühwarnung eintragen LFVT...) verwenden. Um den Parameter LFVT löschen aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 5 von 21 Stand November 2013

6 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-7 Parameter-Kennung LFVT oder UA Dieser Parameter regelt, ob das Unterrichtsangebot oder die LFVT an gpuntis übergeben werden soll. Wenn Sie schon LehrerInnen im Sokrates zugewiesen haben und diese Daten in untis weiterbearbeiten möchten, dann exportieren Sie bitte die LFVT. Wenn Sie die gesamte Lehrfächterverteilung im untis machen möchten, exportieren Sie bitte das UA. Um den Parameter LFVT oder UA auf 1 bzw. 0 setzen zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 6 von 21 Stand November 2013

7 Um den Parameter zu sagen, was übergeben werden soll geben Sie bitte bei UA und 0 für LFVT ein. Dies bestätigen Sie bitte mit. I-8 Parameter-Kennung LFVT ohne Lehrer Dieser Parameter regelt, ob die LFVT angelegt werden soll, wenn LehrerInnen nicht gefunden werden, oder ob der LFVT-Satz ignoriert werden soll. Es ist manchmal bei der Durchführung des Stellenplans sinnvoll LFVT-Einträge ohne Lehrer zu importieren. Meistens ist es jedoch sinnvoll diesen Parameter zu deaktivieren. Um den Parameter LFVT ohne Lehrer auf 1 bzw. 0 setzen zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 7 von 21 Stand November 2013

8 Um den Parameter zu sagen, was er tun soll, geben Sie bitte bei anlegen und 0 für ignorieren ein. Dies bestätigen Sie bitte mit. I-9 Parameter-Kennung Raum Dieser Parameter regelt, ob die Räume von gpuntis importiert werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Parameter zu aktivieren. Um den Parameter Raum aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei Seite 8 von 21 Stand November 2013

9 I-10 Parameter-Kennung Stundentafel der Klasse Dieser Parameter regelt, ob alle Gegenstände in die LFVT importiert werden sollen oder nur die Gegenstände, die in jener Stundentafel vorhanden sind, die bei der Klasse als Standard-Stundentafel eingetragen ist. Um den Parameter Stundentafel der Klasse aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-11 Parameter-Kennung STVT Dieser Parameter regelt, ob die Stundenverteilung von gpuntis importiert werden sollen. Wenn Sie den Import nur für die Berechtigung verwenden, dann können Sie den Parameter deaktivieren, ansonsten aktivieren Sie diesen bitte. Um den Parameter STVT aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 9 von 21 Stand November 2013

10 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-12 Parameter-Kennung Zeitintervall BIS Dieser Parameter regelt, ob bzw. bis wann der aktuelle Lehrgang exportiert werden soll. Dieser Parameter ist nur bei Lehrgangunterricht sinnvoll, um zeitliche Abschnitte definieren zu können. In diesem Fall aktivieren Sie den Parameter und geben das gewünschte BIS-Datum des Zeitabschnitts ein. Bei allen anderen Schularten sollte dieser Parameter deaktiviert werden. Um den Parameter Zeitintervall BIS aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 10 von 21 Stand November 2013

11 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei I-13 Parameter-Kennung Zeitintervall VON Dieser Parameter regelt, ob bzw. ab wann der aktuelle Lehrgang exportiert werden sollen. Dieser Parameter ist nur bei Lehrgangunterricht sinnvoll, um zeitliche Abschnitte definieren zu können. In diesem Fall aktivieren Sie den Parameter und geben das gewünschte VON-Datum des Zeitabschnitts ein. Bei allen anderen Schularten sollte dieser Parameter deaktiviert werden. Um den Parameter Zeitintervall VON aktivieren bzw. deaktivieren zu können, klicken Sie bitte auf diesen und Sie erhalten die Parameter-Einstellungen: Seite 11 von 21 Stand November 2013

12 Um den Parameter zu aktivieren geben Sie bitte bei Teil II Gegenstände mit gpunits verknüpfen Damit beim Import die Gegenstände von Sokrates und gpunits verknüpft werden können, müssen die gpunits-gegenstandsbezeichnungen (nicht die UPIS- Bezeichnung der Gegenstände) in Sokrates hinterlegt werden. Dazu gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [Gegenstände] -> [schulspezifisch pflegen]: Seite 12 von 21 Stand November 2013

13 und wählen bitte den ersten Gegenstand aus: und Sie erhalten rechts die Eigenschaften: Seite 13 von 21 Stand November 2013

14 Bei dem Feld Bezeichnung bei Untis können Sie die Verknüpfung herstellen. Wichtig! Sollten Sie das Feld Bezeichnung bei Untis nicht angezeigt bekommen, kontrollieren Sie bitte I-3. Hier geben Sie jetzt bitte die Bezeichnungen ein, die Sie in Untis für den Gegenstand verwenden. Wenn der Gegenstand mehrere Untis-Bezeichnungen hat (z.b. D1, D2, D3, D4), dann geben Sie diese getrennt mit ~ ein: Teil III LehrerInnen und Klassen mit gpuntis verknüpfen Damit beim Import die LehrerInnen und die Klassen richtig erkannt werden, müssen Sie diese verknüpfen. III-1 LehrerInnen mit gpunits verknüpfen Da in untis das Lehrerkürzel als Identifikator verwendet wird, muss dieses in Sokrates mit den LehrerInnen verknüpft werden. Dazu gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [LehrerInnen] -> [Merkmale zuordnen]: Seite 14 von 21 Stand November 2013

15 Hier wählen Sie bitte die erste Lehrkraft, die mit gpunits verknüpft werden soll und wählen Sie bei [Merkmalskategorie] Kürzel aus Bei Merkmalstext geben Sie bitte die gpunits-kürzel der Lehrkraft ein: und bestätigen dies mit. So gehen Sie bitte bei allen Lehrkräften vor. III-2 Klassen mit gpuntis verknüpfen Um die Klassen zu verknüpfen, welche in untis abweichende Bezeichnungen haben, gehen Sie bitte auf [Schuljahresbeginn] -> [Klassen und Gruppen] -> [Klassen pflegen]: Seite 15 von 21 Stand November 2013

16 Hier wählen Sie bitte links die erste Klasse, die in gpuntis andere Bezeichnungen haben und rechts geben Sie bitte bei [Klassenbezeichnung (GP-Untis)] die untis- Bezeichnung ein: Wenn die gesamte Klasse in untis verdoppelt wurde, geben Sie bitte die Klassenbezeichnung getrennt mit ~ ein: Dies bestätigen Sie bitte mit. So gehen Sie bitte bei allen Klassen vor. Seite 16 von 21 Stand November 2013

17 Teil IV gpuntis-datei importieren Häufig ist es sinnvoll die Schnittstelle mit der tagesaktuellen Version von gpuntis zu verwenden. Diese finden Sie auf der Homepage von gruber&petters. Um die Dauer des Imports der Datei im Vorhinein zu reduzieren, empfehlen wir Ihnen die Datei in einem Editor zu öffnen (nicht in Excel öffnen!) und die TT-Zeilen zu löschen, sofern Sie den Parameter STVT deaktiviert haben. IV-1 Importieren Um die gpuntis-datei importieren zu können, gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [Schnittstellen] -> [Dateien importieren]: Bei [Import Typ] wählen Sie nun bitte gpunits : und gehen auf. Hier wählen Sie bitte Ihre Datei und gehen auf sowie auf. IV-2 Fehlerbehebung Nach dem Import erhalten Sie nun einige Fehlermeldungen. Um das Fehlerprotokoll verständlich angezeigt zu bekommen, gehen Sie bitte auf [Laufendes Schuljahr] -> [Dynamische Suche]: Seite 17 von 21 Stand November 2013

18 Bei [Kategorie] wählen Sie bitte Import und bei [Name der Abfrage] 100 Protokoll Bei [Datum] können Sie das Importdatum eingeben, sowie bei [Bearbeiter] den Benutzername des Benutzers, welcher den Import gemacht hat. Anschließend wählen Sie bitte und gehen auf. Nun erhalten Sie alle Imports zu Ihrer Auswahl: Bitte merken Sie sich die WL_ID des Eintrags, von welcher Sie das Fehlerprotokoll erhalten möchten (in unserem Fall die ) und gehen auf. Jetzt wählen Sie bitte bei [Name der Abfrage] 200 WEBLOG und geben bei [WL_ID] die Nummer ein: Seite 18 von 21 Stand November 2013

19 Anschließend wählen Sie bitte und gehen auf. Nun erhalten Sie das lesbare Fehlerprotokoll: Bitte gehen Sie nun alle Fehler durch. Nach dem Sie die Fehler behoben haben, importieren Sie bitte die Datei erneut. IV-3 Kontrolle Seite 19 von 21 Stand November 2013

20 Anschließend kontrollieren Sie bitte die Lehrfächerverteilung und gegebenenfalls die Stundenverteilung. Für die Lehrfächerverteilung gehen Sie bitte auf [Schuljahresbeginn] -> [Lehrfächerverteilung pflegen]: Für die Stundenverteilung gehen Sie bitte auf [Schuljahresbeginn] -> [Stundenverteilung pflegen]: Teil V Import und Export nach webuntis Es gibt die Möglichkeit die SchülerInnen nach webuntis zu schicken und die Gruppen vom webuntis zu importieren. V-1 Schüler an webuntis Um die SchülerInnen-Importdatei für webuntis zu erhalten, gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [Schnittstellen] -> [Daten exportieren]: Seite 20 von 21 Stand November 2013

21 Bei [Export Typ] wählen Sie bitte Schüler für WebUntis und bei [Dateiname] geben Sie bitte eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Anschließend gehen Sie bitte auf und Sie erhalten die Import-Datei. V-2 Import der Schülerzuordnung zu den Gruppen aus webuntis Um die Schülerzuordnung zu bestehenden Gruppen von webuntis zu importieren, gehen Sie bitte auf [Basisdaten] -> [Schnittstellen] -> [Dateien importieren]: Bei [Import Typ] wählen Sie bitte WebUntisGruppen und gehen auf. Hier wählen Sie bitte Ihre Datei und gehen auf sowie auf. Wichtig! Gruppen, die nur im webuntis existieren und nicht in untis, werden NICHT importiert, sondern produzieren entsprechende Fehlermeldungen. Seite 21 von 21 Stand November 2013