Anleitung Organisator

Transkript

1 Version 1.7

2 / Verband Inhalt / Verband... 2 Begriffe... 3 Gruppe... 3 Organisator... 3 Verband... 3 Bezahlung... 3 Links... 3 Startseite... 3 Anlass URL... 3 Anlass-Funktionen... 4 Auf Anlass Seite einloggen... 4 Info Text bearbeiten... 4 Dateien auf Info Seite hochladen... 5 Fragen an Gruppen definieren... 5 Kategorien erstellen / verwalten... 6 Gruppen verwalten... 8 Anmeldungen einsehen und exportieren... 8 Seite 2 von 8

3 Begriffe Gruppe - Eine Gruppe kann z.b. ein Verein sein. - Ein Verantwortlicher einer Gruppe kann sich selber registrieren und dann an Anlässen einloggen. - Ein Verantwortlicher einer Gruppe kann seine Teilnehmer / Mitglieder erfassen. Einmal erfasst, stehen diese bei jedem Anlass zur Verfügung, um die gewünschten Personen dafür anzumelden. - Ein Verantwortlicher kann SMART nutzen, ohne dafür bezahlen zu müssen. Organisator - Das Login eines Organisators wird durch die Pinnatec AG oder durch einen Verband erstellt. - Ein Organisator kann Anlässe erstellen. - Die Nutzung von SMART, um Anlässe zu erstellen, ist kostenpflichtig. Verband - Das Login eines Verbandes wird durch die Pinnatec AG erstellt. - Ein Verbandsverantwortlicher ist selber Organisator und kann somit auch Anlässe erstellen. - Ein Verbandsverantwortlicher kann Logins für weitere Organisatoren erstellen. Lizenzen - Anlass-Lizenz (für einen Anlass eines Organisators) - Verband-Lizenz (für abgemachte Anzahl Anlässe aller Organisatoren eines Verbands, z.b. für 10 Anlässe für ein Jahr) Links Startseite Das SMART Anmeldetool ist über folgende Links erreichbar: Demoinstanz: Produktive Instanz: smart.pinnatec.ch/demo smart.pinnatec.ch Anlass URL Jeder Anlass ist direkt über eine URL erreichbar: Demoinstanz: smart.pinnatec.ch/demo/<anlass Bezeichner> (z.b. smart.pinnatec.ch/demo/anlass 1) Produktive Instanz: smart.pinnatec.ch/smart/<anlass Bezeichner> Der Anlass Bezeichner wird beim Erstellen des Anlasses definiert und dem Organisator mitgeteilt Seite 3 von 8

4 Anlass-Funktionen Auf Anlass Seite einloggen - Entweder auf der Startseite (siehe Kapitel Startseite) auf den entsprechenden Eintrag in der Tabelle klicken: - Oder direkt über die Anlass URL (siehe Kapitel Anlass URL) - Button Login klicken - Benutzername (nicht -Adresse) und Passwort eingeben und auf Login klicken Info Text bearbeiten - Auf View Info auf Button Bearbeiten klicken - Im Editor Text eingeben und formatieren - Auf Button Speichern klicken Seite 4 von 8

5 Dateien auf Info Seite hochladen - Auf View Info auf Button Bearbeiten klicken - Auf Button Datei hochladen (unterhalb des Editors) klicken und im Fenster die gewünschte PDF- / Word- / Excel- oder PowerPoint-Datei auswählen und Öffnen klicken - Gewünschter Anzeigename der Datei eingeben (z.b. Wegleitung) und auf Button Anzeigename speichern klicken - Auf Button Speichern (oberhalb des Editors) klicken - Es wird ein Button mit einem Dateisymbol angezeigt, mit welchem die Datei geöffnet werden kann Fragen an Gruppen definieren - Auf View Fragen auf Button Bearbeiten klicken - Auf Button Frage hinzufügen klicken - Frage eingeben: z.b. «Reisen Sie mit ÖV an?» - Antwort-Typ auswählen: o Text einzeilig o Datum o Zahl o Ja / Nein o Text mehrzeilig Seite 5 von 8

6 - Frage-Label auswählen oder neues Label erstellen durch Eingabe eines Texts und drücken der Enter-Taste, z.b. Anreise, Unterkunft, etc. Die Fragen werden anhand der Label gruppiert. - Bei Bedarf weitere Fragen hinzufügen mit Button Frage hinzufügen oder Fragen löschen mit Klick auf Button mit X-Symbol hinter der jeweiligen Frage - Abschliessen mit Klick auf Button Fertig Kategorien erstellen / verwalten - Auf View Kategorie auf Button Neue Kategorie erstellen klicken oder auf bestehenden Eintrag in der Tabelle klicken - Im neu geöffneten Fenster den Namen der Kategorie eingeben und die Checkbox Team Anmeldung aktivieren, falls in dieser Kategorie Teams angemeldet werden sollen Seite 6 von 8

7 - Bei Bedarf Teilnehmer Info (und Team Info) definieren: Hier können pro Kategorie fünf Informationen von Teilnehmern und/oder Teams definiert werden. Der Gruppenverantwortliche, welcher Teilnehmer und/oder Teams in dieser Kategorie anmeldet, kann diese Informationen dann mittels Checkboxen bei jedem Teilnehmer und/oder Team setzen. Beispiel für eine solche Info: «macht Hochsprung», «hat Brevet 2» - Wenn Team Anmeldung aktiviert ist, kann die minimale und maximale Teamgrösse konfiguriert werden. Wenn ein Verantwortlicher einer Gruppe zu wenig Personen zu einem Team hinzufügt, wird ihm eine Warnung angezeigt. Zu viele Personen können nicht zu einem Team hinzugefügt werden. - Wenn Team Anmeldung aktiviert ist, kann Teamnamen müssen gesetzt werden gewählt werden, damit ein Gruppenverantwortlicher den Namen eines Teams eingeben muss, wenn er ein Team in dieser Kategorie anmelden will. - Wenn Team Anmeldung aktiviert ist, kann nur Anzahl Teilnehmer anmelden gewählt werden, damit Teams ohne namentliche Anmeldung der Teammitglieder angemeldet werden können. Ein Gruppenverantwortlicher kann dann ein Team für diese Kategorie anmelden, indem er einfach die Anzahl Personen im Team angibt. - Unter Benötigte Teilnehmer Daten kann konfiguriert werden, welche Daten eines Teilnehmers erfasst sein müssen, damit dieser für diese Kategorie angemeldet werden kann. - Ebenso kann konfiguriert werden, welche Jahrgänge (von und mit resp. bis und mit) und welches Geschlecht die Teilnehmer haben dürfen, um für diese Kategorie angemeldet zu werden. - Auf Speichern klicken, um Kategorie zu erstellen / Änderung zu speichern. Seite 7 von 8

8 Gruppen verwalten - Auf View Gruppe navigieren - In der Tabelle sind die Gruppen aufgelistet, welche sich bereits auf dieser Anlass-Seite eingeloggt haben, um Personen für den Anlass anzumelden - Ein Organisator kann hier auch aktiv Gruppen erstellen, indem auf Neue Gruppe erstellen geklickt wird und im neu geöffneten Fenster die Gruppen-Angaben, insbesondere - Adresse und Passwort für das Login der Gruppe, eingegeben werden. Anschliessend kann der Organisator diesen Gruppen die Login Informationen z.b. per Mail zusenden. Gruppen können sich aber auch selbstständig registrieren und an Anlässen teilnehmen. - Für eine spätere Funktion, dass nur aktiv eingeladene Gruppen an einem Anlass teilnehmen können, können auch bestehende Gruppen anhand ihrer Login- -Adresse gesucht und zum Anlass hinzugefügt werden. Anmeldungen einsehen und exportieren - Auf View Anmeldungen navigieren - Ein Klick auf eine Kategorie zeigt die Anmeldung gruppiert nach Gruppen. Ein Klick auf eine Gruppe zeigt die Teams und/oder Teilnehmer, welche diese Gruppe angemeldet hat und die Teilnehmer und/oder Team Informationen dazu. - Die Anmeldungen können auch als CSV-Datei (Excel) exportiert werden mittels Klick auf Anmeldungen exportieren Seite 8 von 8