Merkblatt zur Geschäftsordnung

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1 Merkblatt zur Geschäftsordnung (aus praktischen Gründen ist die plurale bzw. weibliche Form ausgewählt) Wichtiger Hinweis Dieses Merkblatt ist eine Ergänzung der Geschäftsordnung und ersetzt oder widerspricht diese in keinem Fall. Bei Unklarheiten ist die Geschäftsordnung massgebend. Alle Delegierten sollten die beiden Dokumente gelesen haben. Für Fragen und Unklarheit ist der Vorstand und speziell das Präsidium anzusprechen. Schule Hirslanden Die Schuleinheit Hirslanden umfasst 5 Kindergärten (2x Hofacker, Neumünster, Turnhaus, Hirslanden), Hort und Schulhaus Neumünster, Schulhaus Freiestrasse, Hort Hammerstrasse, Hort und Schulhaus Hofacker. Kinder, Eltern und Schulteam bilden die Schulgemeinschaft zusammen. Elternrat Hirslanden In jeder Klasse wird mindestens 1 Delegierte gewählt. Der Elternrat hat 4 Stufenräte: Kindergarten-, Unter-, Mittel-, Sekundarstufenrat Die Stufen werden im Vorstand mit zwei Delegierten repräsentiert(co-vorsitz). Präsidium und Vize-Präsidium teilen sich die Aufgaben im Kindergarten- und Sekundarstufenrat auf. Gefässe Stufenratssitzung mind. 2x im Jahr Sept. & März Teilnehmende: Klassendelegierte, Lehpersonenvertretung, Schulleitung wenn nötig. Vorstandssitzungen 4x im Jahr: Okt., Jan, März, Juni, Teilnehmende: Stufenvertreterinnen, Lehpersonenvertretung, Schulleitung. Gesamtelternratstreffen 1x im Jahr Anfang Nov. Teilnehmende: Vorstand, Delegierten, Lehpersonenvertretung, Schulleitung. Wahlverfahren Klassen / Kindergärten Eine oder mehrere Delegierten werden am 1. Elternabend für ein Jahr gewählt und sind wieder wählbar. Delegierte können abgewählt werden. Der nicht gewählte zweite Elternteil kann nicht als Stellvertreter einer Delegierten amtieren. Vorstand und Präsidium: Vorstandsmitglieder, Kassenführer, Vize- und Präsidium werden im Gesamtelternratstreffen das erste Mal gewählt und bleiben bis zum Austritt. Seite 1

2 Finanzen Der Elternrat verfügt über maximal CHF Budget im Jahr (Budget Schule). Erlöse aus den verschiedenen Anlässen werden über die Kasse verwaltet. Krisenmanagement Unterscheiden zwischen Individual- & Allgemeininteresse, dementsprechend handeln: Individualinteresse (Anliegen, die das eigene Kind, ein einzelnes Kind betreffen): Betreffende Eltern auffordern, direkt mit der zuständigen Lehrperson Kontakt aufzunehmen. Keine weiteren Aktivitäten für die Delegierte und den Elternrat Allgemeininteresse auf Klassenebene (Anliegen, welche die Klasse betreffen): Nach Absprache mit dem Stufenrat über das weitere Vorgehen entscheiden. Wenn möglich Gespräch mit der Lehrperson suchen und die Schulleitung involvieren. Allgemeininteresse auf Schulebene: Nach Absprache mit dem Stufenrat den Vorstand informieren und zusammen über das weitere Vorgehen entschieden. Aufgaben der Delegierten Laufende Aufgaben Die Delegierten pflegen mit den Eltern in den Klassen persönliche Kontakte und verbinden sie untereinander. z.b. Begrüssungsmail und erfragen der Erwartungen z.b. geselligen Anlass organisieren Die Delegierten pflegen einen direkten und qualitativen Kontakt mit der Lehrperson. z.b. zu Beginn des Schuljahres mit Lehrperson zusammen sitzen, Unterstützungsmöglichkeiten und Erwartungen an Zusammenarbeit besprechen. Die Delegierten sorgen für eine konstruktive und sachliche Zusammenarbeit mit Eltern, Lehrpersonen, Schulleitung. evtl. zusätzlichen, thematischen Eltern-Lehrer-Abend organisieren Mitwirkung im Schulprogramm Alle Delegierten sorgen dafür, dass die Eltern der Klassen an die laufenden Mitwirkungsprozesse teilnehmen können. Themen holen, Anliegen vertreten, Ergebnisse kommunizieren Am Elternabend / bei den Wahlen Die im vorherigen Schuljahr gewählten Delegierten führen die Wahlen durch. Die Delegierten nehmen die Elternliste von der Lehrperson im Empfang und geben dabei den Eltern bekannt, das dies ausschliesslich im Rahmen der Elternmitwirkung gebraucht werden (Kommunikation von Informationen, Projekte, Aktivitäten des Elternrat). Die Angaben zu der oder den neuen Delegierten ( adresse, Telefonnummern, Postadresse) sind an die Stufenratsvorsitzende weiter zu leiten. Seite 2

3 Sitzungen Stufenräte und Gesamtelternratstreffen Alle Delegierten holen Themen bei den Eltern ihren Klassen und geben an die Stufenvorsitzende weiter. Die Delegierten sorgen unter sich für eine vollständige Repräsentation der Klassen. Aufgaben der Vorstandsmitglieder Die Stufenvorsitzenden führen und verwalten die jeweiligen Stufen selbständig. Die Stufenvorsitzenden stellen die Klassenbesetzung der jeweiligen Stufen bei den Wahlen am Elternabend sicher, sind wenn nötig bei den Elternabenden anwesend und werben damit für den Elternrat. Die Stufenvorsitzenden achten bei Stufenratssitzungen auf Vollständigkeit der Klassenrepräsentation und sorgen für eine zielführende und effiziente Sitzung. Die Stufenvorsitzenden unterstützen den Delegierten beim Austritt ausserhalb der ordentlichen Wahlen für das Nachfolgesuchen zusammen mit dem Stufenrat. Die Vorstandsmitglieder koordinieren den Gesamtelternrat, sorgen für Qualität in der Zusammenarbeit, pflegen die Beziehung mit der Schulleitung. Die Vorstandsmitglieder führen die Finanzen (Kasse und Budget), entscheiden über die Finanzierung von Projekten, kommunizieren den Stand an die Delegierten am Gesamtelternratstreffen. Aufgaben des Präsidiums bzw. Vizepräsidiums Das Präsidium ist gesamthaft zuständig für die Kommunikation nach Innen und Aussen, unterhält die Homepage, leistet die digitale Archivierung. Das Präsidium ist gegenüber der Schulleitung Ansprechspartner für das Budget. Präsidium und Vize koordinieren zusammen die Aktivität des Vorstands. Redaktion von Sitzungsprotokollen Inhaltlich für Qualität sorgen. Sachliche, informative und konstruktive Angaben weitergeben. Aufgaben und Ziele des Elternrats dabei immer wieder beachten. Niemand beschuldigen oder etwas unterstellen. Die Protokolle sind Besprechungsprotokolle und aus diesem Grund ausschliesslich an die folgenden Personen zu verteilen: Delegierten der Stufe Schulleitung Leitung Betreuung falls zutreffend Präsidium Die Delegierten können die für die Eltern relevanten Themen aus dem Protokoll kurz zusammen fassen und diese an die Eltern per verteilen, mir dem Hinweis, dass die Ratsvorsitzende für Rückfragen zur Verfügung steht. Seite 3

4 Projekte Für jedes Projekt wird eine Projektleitung bzw. eine Co-Leitung genannt. Der Vorstand und speziell die betroffene Stufenvorsitzende stehen der Projektleitung unterstützend zur Seite. Gesamthaft soll für Qualität gesorgt werden (Zusammenarbeit mit der Schule, Kommunikation, Bericht). Zum Schluss erstellt die Projektleitung einen Auswertungsbericht zu Händen der anderen Delegierten mit Kopie an das Präsidium. Wichtige Tage im Schuljahr (August/September): Elternabende, ganze Schuleinheit (Oktober): Räbelichtli (Oktober): Q-Tag des Schule, Lehrpersonen, Betreuung, Schulleitung (November): Nationaler Zukunftstag, ab 5. Klasse (November): Nationale Erzählnacht (November): Gesamtelternratstreffen, Elternrat (Januar-März): Forum Elternrat (Projekte, Ressourcen) Projekttag oder woche, ganze Schule (Mitte Juli/Ende Dezember): Letzte Schultage vor dem Sommer- und Winterferien, ganze Schule (Herbst und Frühling) Besuchstag und Tage der Zürcher Schulen Weitere besonderen Anlässe nach Klassen bzw. Stufen News über Events und Anlässe werden regelmässig von der Schule auf der Homepage der Schule publiziert. Elternmitwirkung Ehrenamtliches Engagement für die Schule. Im Zentrum steht das Wohl des Kindes! Im Elternrat pflegen wir einen freundschaftlichen und wertschätzenden Umgang miteinander. Seite 4

5 Elternmitwirkung (EMW) im Schulprogramm (SP) und Jahresprogramm (JP) Elternrat (ER) und Schulleitung (SL) Das JP ist für den ER das praktische Instrument der Zusammenarbeit mit der SL im Rahmen der EMW. Der ER hat dazu ein Anhörungsrecht. Die SL informiert jährlich den ER über die Entwicklung des JP und kann Themen zur EMW am Gesamtelternratsstreffen des ER deponieren. Die Elterndelegierten nehmen das SP inhaltlich zur Kenntnis. Damit können sie bestimme Themen und Projekten aufnehmen und der SL eine konstruktive EMW anbieten. Wie und ob diese EMW dann gestaltet wird, entscheiden zusammen SL und ER im Bezug auf Aktivitäten und Ressourcen. Die EMW passt sich dem Schulrhythmus an. Auszug aus der Homepage Das Schulprogramm ist mit dem Organisationsstatut das zentrale Instrument der Schulführung. Das Schulprogramm ist ein Instrument für die zielgerichtete und nachhaltige Entwicklung der Schule. Als strategisches Führungsorgan definiert die Schulpflege inhaltliche und formale Rahmenvorgaben für das Schulprogramm, welches von der Schulkonferenz unter Führung der Schulleitung erarbeitet wird. Die Schulleitung achtet darauf, dass sich alle an den gemeinsam formulierten Zielen und Vereinbarungen des Schulprogramms orientieren und dass die Zusammenarbeit sinnvoll organisiert ist. Startpunkt ist der Q-Tag der Schule im Oktober, bei dem Betreuung, Lehrpersonen und Schulleitung das Schulprogramm bzw. Jahresprogramm aktualisieren. Oktober Januar März Juni Oktober Die Schulleitung kommuniziert das Jahresprogramm. Themen auf Stufenebenen Themen auf Vorstandsebene mit der Schulleitung, gemeinsame Planung der Umsetzung. Vorstand und Schulleitung wählen die Themen und Projekte aus. Die Schulleitung nimmt die Projekte, Schulreglement des laufenden Schuljahres auf (Nach dem Q- Tag). Prozess startet 1. Auswahl 2. Auswahl Entscheidung Prozess endet Gesamtelternratstreffen Themen auf Klassenebene Internes Forum Elternrat, Themen und Ressourcen Feedback Eltern Vorstand informiert die Delegierten Stufenebene, Feedback Möglichkeit: PROJEKTSTART Der Vorstand informiert die Delegierten über die Entscheidung. Organisation Schulleitung informiert im Gesamtelternratst reffen Start Umsetzung Wichtig: Es handelt sich in diesem Schema um den Standardablauf. Einzelne Projekt können davon abweichen und z.b. schneller ablaufen. Seite 5

6 Organigram Schule Hirslanden Seite 6

7 Änderungsprotokoll Prozess: - Änderungsvorschlag auf Stufenebene an den Vorstand - Änderungsvorschlag direkt aus dem Vorstand - Genehmigung durch den Vorstand - Änderung ins Merkblatt Datum Änderungsbeschrieb Version Seite 7