Excel 2010 Fortgeschritten II

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1 Logische Funktionen SVerweis Zielwertsuche Szenarien Excel 2010 Fortgeschritten II ZID/Dagmar Serb [ Jun-12 ]

2 Inhalt FUNKTIONEN... 1 LOGISCHE FUNKTIONEN... 1 UND-Funktion... 1 ODER-Funktion... 2 WENN-Funktion... 3 WENN-UND-Funktion... 6 WENN-ODER-Funktion... 8 VERWEIS-FUNKTIONEN SVERWEIS WAS-WÄRE-WENN-ANALYSEN...17 ZIELWERTSUCHE Übung 1: Zielwertsuche Sparen Übung 2: Zielwertsuche Umsatz Übung 3: Zielwertsuche Reisebudget SZENARIEN Szenarien anlegen Übung 1: Szenario Sparplan Szenario-Bericht Übung 2: Szenario-Bericht Seite 3

3 Finden Sie sich zurecht! Dieses Skriptum soll Sie einerseits in der Schulung unterstützen, andererseits soll es zum Nachschlagen in der Praxis dienen. Unterschiedliche Darstellungsformen helfen Ihnen dabei, möglichst rasch und übersichtlich zum Ziel zu kommen: Standardschrift Fettschrift Kursivschrift Grüne Hervorhebung [STRG]-TASTE REGISTER START GRUPPE ABSATZ für normalen Text wichtigste Stichworte in Arbeitsschritten Erläuterungen wichtiger Textinhalt/Fachbegriffe Tastenbefehl Befehlspfad Hinweis: Info: Tipp: Lösung: Beachten Sie: Uebung-Excel-Grundlagen.xlsx =A1-B2 =SUMME(G4:G) Allgemeiner Hinweis Information Tipp, alternative Möglichkeit Lösungsansatz Dieser Text ist unbedingt zu beachten! Dateiname Daten, die von Ihnen einzugeben sind Formel Im Kurs arbeiten Sie in einem eigenen Übungsverzeichnis, welches sich auf der Büropostplatte befindet: \OFFICE SCHULUNGEN\04 Excel 2010 Fortgeschrittenenkurs II\User 1 bis User 10 Die Schulungs- und Übungsunterlagen aller Office-Kurse stehen Ihnen geordnet nach Programm und Schwierigkeitsstufe - ebenfalls auf der Büropostplatte zur Verfügung: \OFFICE SCHULUNGEN\SCHULUNGSUNTERLAGEN Seite 5

4 S e i t e 1 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Funktionen LOGISCHE Funktionen Logische Funktionen gehen über die reine Berechnung von Zahlen hinaus: Es können Auswertungen durchgeführt und Erfolgs- oder Misserfolgsmeldungen ausgegeben werden. UND-Funktion Die UND-Funktion überprüft, ob alle der angeführten Bedingungen erfüllt werden. Abhängig davon wird die logische Aussage WAHR oder FALSCH zurückgegeben. Diese kann dann in anderen Funktionen z.b. in der WENN-Funktion - weiterverwertet werden. Funktionssyntax =UND(Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]; ) Öffnen Sie die Übungsdatei UND-ODER-Funktionen.xlsx und gehen zum Tabellenblatt Beispiel. Sehen Sie sich dort die Übung Beispiel UND-Funktion an: In Zelle A4 wird überprüft, ob der Wert in Zelle A2 kleiner als 40 und der Wert in Zelle A3 kleiner als 30 ist. Beides trifft zu, daher wird WAHR zurückgegeben. In Zelle A 5 wird überprüft, ob der Wert in Zelle A2 kleiner als 40 und der Wert in Zelle A3 kleiner als 20 ist. Letzteres trifft nicht zu, daher wird FALSCH zurückgegeben. Übung 1: UND-Funktion 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei UND-ODER-Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt Lottozahl 1. Dieses Beispiel überprüft, ob es sich bei der Zahl, die man eintippt, um eine Lottozahl handelt (WAHR), oder nicht (FALSCH). Wir überlegen: Um den Wert WAHR zu erhalten, müssen folgende Bedingungen erfüllt werden: Erstens muss die eingetippte Zahl größer oder gleich 1 sein und zweitens muss sie kleiner oder gleich 45 sein: 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle E8, wo die Aussage WAHR oder FALSCH ausgegeben werden soll. 3. Leiten sie die UND-Funktion mit = ein. 4. Tippen Sie u ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die UND-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie die Funktion durch Doppelklick auf UND, die jetzt zur Eingabe der Argumente bereit steht.

5 6. Geben Sie der Reihe nach folgende Argumente ein: a. Wahrheitswert 1: E6>=1; b. Wahrheitswert 2: E6<=45 7. Beenden Sie die Formel mit ). 8. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. 9. Überprüfen Sie die Formel, indem Sie eine Zahl in Zelle E6 eingeben! Fertige Formel =UND(E6>=1;E6<=45) Merke: Damit die UND-Funktion das Ergebnis WAHR liefert, müssen alle Bedingungen erfüllt werden. ODER-Funktion Die ODER-Funktion überprüft, ob mindestens eine der angeführten Bedingungen erfüllt wird. Abhängig davon wird die logische Aussage WAHR oder FALSCH zurückgegeben. Diese kann dann in anderen Funktionen z.b. in der WENN-Funktion - weiterverwertet werden. Funktionssyntax =ODER(Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]; ) Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei UND-ODER-Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt Beispiel. Sehen Sie sich dort die Übung Beispiel ODER-Funktion an: Übung 2: ODER-Funktion In Zelle A11 wird überprüft, ob der Wert in Zelle A9 kleiner als 40 oder der Wert in Zelle A10 kleiner als 10 ist. Eine Bedingung davon trifft zu, daher wird WAHR zurückgegeben. In Zelle A12 wird überprüft, ob der Wert in Zelle A9 kleiner als 25 oder der Wert in Zelle A10 kleiner als 20 ist. Keine Bedingung trifft zu, daher wird FALSCH zurückgegeben. 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei UND-ODER-Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt Spektralfarben. Dieses Beispiel überprüft, ob die eingegebene Farbe eine Spektralfarbe ist (WAHR), oder nicht (FALSCH). Wir überlegen: Um den Wert WAHR zu erhalten, muss die eingegebene Farbe entweder Rot, Orange, Gelb, Grün, Blau oder Violett lauten: 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle E8, wo das Ergebnis ausgegeben werden soll. 3. Leiten sie die ODER-Funktion mit = ein.

6 S e i t e 3 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] 4. Tippen Sie o ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die ODER-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie die Funktion durch Doppelklick auf ODER, die jetzt zur Eingabe der Argumente bereit steht. 6. Geben Sie der Reihe nach folgende Argumente ein: a. Wahrheitswert 1: E6= rot ; b. Wahrheitswert 2: E6= orange ; c. Wahrheitswert 3: E6= gelb ; d. Wahrheitswert 4: E6= grün ; e. Wahrheitswert 5: E6= blau ; f. Wahrheitswert 6: E6= violett 7. Beenden Sie die Formel mit ). 8. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. 9. Überprüfen Sie die Formel, indem Sie eine Farbe in Zelle E6 eingeben! Fertige Formel =ODER(E6="rot";E6="orange";E6="gelb";E6="grün";E6="blau";E6="violett") Merke: Damit die ODER-Funktion das Ergebnis WAHR liefert, muss mindestens eine Bedingung erfüllt werden. WENN-Funktion Die WENN-Funktion überprüft, ob eine Bedingung (Prüfung) erfüllt wird oder nicht. Abhängig davon wird eine der zwei angeführten Ausdrücke (Dann_Wert oder Sonst_Wert) ausgewertet. Funktionssyntax =WENN(Prüfung; [Dann_Wert]; [Sonst_Wert]) 1. Öffnen Sie zur Veranschaulichung die Übungsdatei WENN-Funktionen.xlsx und gehen zum Tabellenblatt Beispiel. Hier werden geschätzte Kosten den tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt. Bei Überschreitung erhält man mittels WENN-Funktion in Spalte D die Meldung Budget überschritten, ansonsten wird der Wert OK ausgegeben. 2. Tippen Sie in Zelle C6 den Wert 1700 ein. Der Wert OK in Zelle D6 bleibt unverändert. 3. Tippen Sie in Zelle C6 den Wert 1900 ein. In Zelle D6 erscheint nun die Meldung Budget überschritten.

7 Sehen wir uns die Funktion nun genauer an: Die 3 ARGUMENTE der WENN-Funktion 1. PRÜFUNG Welche Bedingung soll überprüft werden? In unserem Beispiel wird überprüft, ob die tatsächlichen Kosten höher als die veranschlagten Kosten sind. =WENN(C6>B6; Dann_Wert; Sonst_Wert) Prüfung Wenn C6 größer ist als B6, 2. DANN_WERT Gibt bei erfüllter Bedingung (= wahr) den auszuwertenden Ausdruck wieder. In unserem Beispiel ist es der Wert Budget überschritten. =WENN(C4>B4; Budget überschritten ; Sonst_Wert) Dann_Wert dann soll der Wert Budget überschritten ausgegeben werden, 2. SONST_WERT Gibt bei nicht erfüllter Bedingung (= falsch) den auszuwertenden Ausdruck wieder. In unserem Beispiel ist es der Wert OK. =WENN(C4>B4; Budget überschritten ; OK ) Sonst_Wert sonst soll der Wert OK ausgegeben werden. Sprich: WENN C4 grösser ist als B4, DANN soll Budget überschritten ausgegeben werden, SONST der Wert OK.

8 S e i t e 5 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Vergleichsoperatoren Diese Operatoren benötigen Sie zur Formulierung von Bedingungen: Symbol Bedeutung = Gleich < Kleiner als <= Kleiner oder gleich > Größer als >= Größer oder gleich <> Ungleich (nicht) Übung 3: Wenn-Funktion 1. Wechseln Sie in der geöffneten Übungsdatei WENN-Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt Stundenabrechnung. In dieser Abrechnung sollen die Normalstunden mit dem Stundensatz 1 und die Sonderzeiten (in Spalte F mit x gekennzeichnet) mit dem Stundensatz 2 abgerechnet werden. Wir überlegen: WENN in Spalte F ein x steht, DANN soll der Stundenwert mit dem Std.Satz 2 multipliziert werden, SONST mit dem Std.Satz Positionieren Sie den Cursor in G5, wo der Auszahlungsbetrag ausgegeben werden soll. 3. Leiten sie die Wenn-Funktion mit = ein. 4. Tippen Sie we ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Wenn-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie durch Doppelklick auf WENN die Funktion, die jetzt zur Eingabe der Argumente bereit steht. 6. Geben Sie der Reihe nach die nötigen Argumente ein: a. Prüfung: Geprüft wird, ob Zelle F5 ein x enthält. Daher Eingabe: F5= x Tipp: F5 können Sie auch durch Klick auf die Zelle F5 eingeben! b. Vergessen Sie den trennenden Strichpunkt nicht, bevor Sie nun den Dann_Wert eingeben: Der Stundenwert in Zelle E5 soll mit dem Stundensatz in Zelle G3 multipliziert werden. Also: E5*$G$3.

9 Beachten Sie: Der Stundensatz G3 muss beim Kopieren der Formel nach unten fix bleiben daher ist er als absoluter Bezug mit $-Zeichen anzuschreiben!! c. Das letzte Argument ist der Sonst_Wert: Wird die Bedingung nicht erfüllt, soll der Stundenwert in Zelle E5 mit dem Stundensatz in Zelle G2 multipliziert werden. Also: E5*$G$2. Beachten Sie: Auch hier gilt wieder: G2 muss beim Formelkopieren unverändert bleiben - daher mit $-Zeichen als absoluten Bezug anschreiben!! d. Beenden Sie die Formel mit ). e. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. f. Kopieren Sie die fertige Formel nach unten. WENN-UND-Funktion Fertige Formel =WENN(F5="x";E5*$G$3;E5*$G$2) Bei der Wenn-Und Funktion wird die Wenn-Funktion mit der Und-Funktion verbunden. Dadurch können mehrere Prüfungen gleichzeitig durchgeführt und ausgewertet werden. Funktionssyntax =WENN(UND(Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]); [Dann_Wert]; [Sonst_Wert]) Übung 4: WENN-UND-Funktion 1. Öffnen Sie die Mappe WENN-UND-WENN-ODER -Funktionen.xlsx und gehen zum Tabellenblatt Lottozahl2. In diesem Beispiel wird wiederum ermittelt, ob es sich bei der eingegeben Zahl um eine Lottozahl handelt, oder nicht. Je nach Ergebnis erhält man diesmal einen Antworttext. Wir überlegen: Mit der UND-Funktion können wir prüfen, ob der Wert der eingetragenen Zahl zwischen 1 und 45 liegt. Je nach Ergebnis können wir uns über die WENN-Funktion den Text Ja, das ist eine Lottozahl! oder Das ist keine Lottozahl! anzeigen lassen. 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle E8, wo das Ergebnis ausgegeben werden soll.

10 S e i t e 7 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] 3. Leiten sie die Wenn-Funktion mit = ein. 4. Tippen Sie we ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Wenn-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie die WENN-Funktion durch Doppelklick darauf. 6. Geben Sie der Reihe nach folgende Argumente ein: a. Prüfung: Erfolgt nun durch die UND-Funktion: i. Tippen Sie u ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die UND-Funktion vor. ii. Übernehmen Sie die UND-Funktion durch Doppelklick und beginnen mit der Eingabe der einzelnen Prüfungen: iii. Die eingegebene Zahl in Zelle E6 muss größer gleich 1 und kleiner gleich 45 sein. Daher: E6>=1; E6<=45 Vergessen Sie nicht auf das Schließen der Klammer und den trennenden Strichpunkt! b. Dann_Wert: Werden die Bedingungen erfüllt, soll Ja, das ist eine Lottozahl! ausgeben werden. Daher folgt die Eingabe Ja, das ist eine Lottozahl!. c. Sonst_Wert: Werden nicht alle Bedingungen erfüllt, soll Das ist keine Lottozahl ausgegeben werden. Daher Eingabe Das ist keine Lottozahl!. 7. Beenden Sie die Formel mit ). 8. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. 9. Kopieren Sie die Formel nach unten. 10. Überprüfen Sie Ihre fertige Funktion durch Eingabe einer Zahl in Zelle E6! Fertige Formel =WENN(UND(E6>=1; E6<=45); "Ja, das ist eine Lottozahl!"; " Das ist keine Lottozahl!") Übung 5: WENN-UND-Funktion 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei WENN-UND-WENN-ODER- Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt LV-Berechtigung. In diesem Beispiel wird die Berechtigung zur Teilnahme an einer Lehrveranstaltung ermittelt. Berechtigt ist, wer beide der angeführten Prüfungen positiv abgelegt hat. Wir überlegen: Mit der UND-Funktion können wir überprüfen, ob die eingetragenen Noten einen Wert zwischen 1 und 4 aufweisen. Je nach Ergebnis können wir mit der WENN- Funktion den Wert berechtigt bzw. nicht berechtigt ausgeben lassen. 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle E6, wo das erste Ergebnis ausgegeben werden soll.

11 3. Leiten sie die Wenn-Funktion mit = ein. 4. Tippen Sie we ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Wenn-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie die WENN-Funktion durch Doppelklick. 6. Geben Sie der Reihe nach die nötigen Argumente ein: a. Prüfung: Erfolgt nun durch die UND-Funktion: i. Tippen Sie u ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die UND-Funktion vor. ii. Übernehmen Sie die UND-Funktion durch Doppelklick und beginnen mit der Eingabe der einzelnen Prüfungen: iii. Die Noten in Zelle C6 und D6 müssen größer Null und kleiner 5 sein. Daher: C6>0; C6<5; D6>0; D6>5. Vergessen Sie nicht auf das Schließen der Klammer und den trennenden Strichpunkt! b. Dann_Wert: Werden alle Bedingungen erfüllt, soll berechtigt ausgeben werden. Daher folgt die Eingabe berechtigt. c. Sonst_Wert: Werden nicht alle Bedingungen erfüllt, soll nicht berechtigt ausgegeben werden. Daher Eingabe nicht berechtigt. 7. Beenden Sie die Formel mit ). 10. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. 11. Kopieren Sie die Formel nach unten. 12. Überprüfen Sie Ihre fertige Funktion durch Eingabe beliebiger Noten in Spalte C und D! Fertige Formel =WENN(UND(C6>0; C6<5; D6>0; D6<5); "berechtigt"; "nicht berechtigt") WENN-ODER-Funktion Bei der Wenn-Oder Funktion wird die Wenn-Funktion mit der Oder-Funktion verbunden. Dadurch können mehrere Prüfungen gleichzeitig durchgeführt und ausgewertet werden. Funktionssyntax =WENN(ODER(Wahrheitswert1; [Wahrheitswert2]); [Dann_Wert]; [Sonst_Wert])

12 S e i t e 9 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Übung 6: WENN-ODER-Funktion 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei WENN-UND-WENN-ODER- Funktionen.xlsx zum Tabellenblatt Aufnahmeberechtigung. In diesem Beispiel wird die Berechtigung zur Aufnahme an der OK-Schule ermittelt. Berechtigt ist, wer entweder den Grundkurs belegt hat, oder mindestens 850 Punkte bei der Aufnahmeprüfung erreicht hat. Wir überlegen: Mit der ODER-Funktion können wir prüfen, ob eine Teilnahme am Grundkurs erfolgt ist oder mindestens 850 Punkte bei der Prüfung erreicht wurden. Trifft eine der beiden Fälle zu, kann mit der WENN-Funktion der Wert berechtigt ausgeben werden, sonst der Wert nicht berechtigt. 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle E6, wo das erste Ergebnis ausgegeben werden soll. 3. Leiten sie die Wenn-Funktion mit = ein. 4. Tippen Sie we ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Wenn-Funktion vor. 5. Übernehmen Sie die WENN-Funktion durch Doppelklick. 6. Geben Sie der Reihe nach die nötigen Argumente ein: a. Prüfung: Erfolgt nun durch die ODER-Funktion: i. Tippen Sie o ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die ODER-Funktion vor. ii. Übernehmen Sie die ODER-Funktion durch Doppelklick und beginnen mit der Eingabe der einzelnen Prüfungen: iii. Entweder muss in Zelle C6 belegt stehen, oder in D6 eine Zahl größer gleich 850 vorhanden sein. Daher: C6= belegt ; D6>=850. Vergessen Sie nicht auf das Schließen der Klammer und den trennenden Strichpunkt! b. Dann_Wert: Wird eine der beiden Bedingungen erfüllt, soll berechtigt ausgeben werden. Daher folgt die Eingabe berechtigt. c. Sonst_Wert: Wird keine der beiden Bedingungen erfüllt, soll nicht berechtigt ausgegeben werden. Daher Eingabe nicht berechtigt. 7. Beenden Sie die Formel mit ). 8. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. 9. Kopieren Sie die Formel nach unten.

13 10. Überprüfen Sie Ihre fertige Funktion durch Eingabe des Wertes belegt in Spalte C und/oder Punkteanzahlen in Spalte D. Fertige Formel =WENN(UND(C6>0; C6<5; D6>0; D6<5); "berechtigt"; "nicht berechtigt")

14 S e i t e 11 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] VERWEIS-Funktionen Verweisfunktionen durchsuchen Bereiche nach Suchkriterien. Hantiert man mit großen Datenmengen kann man also mithilfe von Verweisen verschieden Datentabellen miteinander in Beziehung setzten. SVERWEIS SVerweis ist eine Funktion, die Sie zum Auffinden von Einträgen in einer Datenliste verwenden können. Das S im Namen SVerweis steht für Senkrecht das bedeutet, dass für das Ausführen dieser Funktion die Daten spaltenweise angeordnet sein müssen. Funktionssyntax =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis]) Beispiel: Sie geben eine Artikelnummer ein, und Excel gibt Ihnen mithilfe des SVerweises den zugehörigen Artikelnamen aus: 1. Öffnen Sie die Übungsdatei SVerweis.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Ersatzteile Lösung. 2. Geben Sie in Zelle G2 eine in Spalte A befindliche Artikelnummer ein (am besten mit Copy & Paste!). 3. Sie erhalten in Zelle G3 den zugehörigen Einzelpreis. Erläuterung: In Zelle G2 haben Sie das Suchkriterium, die Artikelnummer, eingegeben. Excel hat infolge die erste Spalte der Nachschlagetabelle (Matrix) durchsucht und eine Übereinstimmung gefunden. Der nächste Schritt war die spaltenweise (von links nach rechts) Suche nach dem gewünschten Suchergebnis, hier der Einzelpreis, welcher in Zelle G3 ausgegeben wurde. Sehen wir uns die Funktion genauer an: Die 4 ARGUMENTE von SVERWEIS 1. SUCHKRITERIUM (Nachschlagewert) Welcher Wert soll gesucht werden? In unserem Beispiel suchen wir nach der Artikel-Nr. in Zelle G2. Excel versucht, in der ersten Spalte der Nachschlagetabelle eine Übereinstimmung für diesen Wert zu finden. (Physikalisch ist es irrelevant, wo die erste Spalte der Nachschlagetabelle beginnt, es kann beispielsweise auch die Spalte K sein!). =SVERWEIS(G2; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis]) Suchkriterium

15 2. MATRIX (Nachschlagetabelle) Matrix bezeichnet den Datenbereich, der durchsucht werden soll. =SVERWEIS(G2; A3:D52; Spaltenindex; [Bereich_Verweis]) Matrix 3. SPALTENINDEX Der Spaltenindex ist eine Zahl und gibt an, in welcher Spalte sich das Suchergebnis befindet. Zur Ermittlung zählt man alle Spalten beginnend mit der ganz linken bis hin zur Spalte mit dem Suchergebnis. Unsere Tabelle erstreckt sich von Spalte A bis Spalte D, das Suchergebnis Einzelpreis ist in Spalte C enthalten. Wir zählen: Spalte A=1, B=2, C=3. In unserem Beispiel lautet der Spaltenindex also 3. =SVERWEIS(G2; A3:D52; 3; [Bereich_Verweis]) Spaltenindex 4. BEREICH_VERWEIS Mit diesem Argument legen Sie fest, ob eine genaue oder ungefähre Übereinstimmung erforderlich ist: FALSCH = exakte Übereinstimmung - geben Sie FALSCH oder 0 ein. WAHR = annähernde Übereinstimmung - geben Sie WAHR oder 1 ein. In unserem Beispiel benötigen wir eine exakte Übereinstimmung, also Wert falsch : =SVERWEIS(G2; A3:D52; 3; FALSCH]) Bereich_Verweis Beachten Sie: Führen Sie kein Argument an, übernimmt Excel standardmäßig den Wert WAHR! Beim Wert WAHR muss die erste Spalte ihrer Tabelle in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein, sonst kommt es zu Fehlern!

16 S e i t e 13 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Die 3 Ws WAS suchen Sie? - Suchkriterium WO soll gesucht werden? - Matrix (Nachschlagetabelle) WELCHE Spalte enthält das Suchergebnis? - Spaltenindex Übung 7: SVerweis 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei SVerweis.xlsx auf das Tabellenblatt Ersatzteile und geben Sie die soeben erläuterte Funktion nun selbst ein: 2. Positionieren Sie den Cursor in Zelle G3. 3. Leiten sie die Funktion SVerweis mit = ein. 4. Tippen Sie sv ein. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Funktion SVerweis vor. 5. Übernehmen Sie durch Doppelklick auf SVERWEIS diese Funktion, die jetzt zur Eingabe der Argumente bereit steht. 6. Geben Sie der Reihe nach die nötigen Argumente ein: a. Unser Suchkriterium ist die Art.-Nr., welche wir bei der Abfrage in die Spalte G2 eingeben werden. Daher: G2 (Alternativ können Sie die Zelle auch anklicken!) b. Vergessen Sie den trennenden Strichpunkt nicht, bevor Sie nun die Matrix eingeben. Der Zellbereich unserer Nachschlagetabelle erstreckt sich von Zelle A3 bis Zelle D52. Daher A3:D52;

17 c. Das nächste Argument ist der Spaltenindex. Wir zählen von Spalte A bis zu Spalte C, wo sich unser Suchergebnis, der Einzelpreis, befindet. Also 3; d. Mit dem letzten Argument (Bereich_Verweis) geben wir an, ob eine genaue oder ungefähre Übereinstimmung nötig ist. Wir benötigen eine exakte Übereinstimmung, daher: Falsch. e. Beenden Sie die Formel mit ). f. Drücken Sie zur Bestätigung ENTER. g. Probieren Sie Ihre Funktion aus, indem Sie in Zelle G2 eine Artikelnummer eingeben. Fertige Formel =SVERWEIS(G2;A3:D52;3;FALSCH) Übung 8: SVerweis mit absolutem Bezug 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei SVerweis.xls auf das Tabellenblatt Steuertabelle. Sie haben eine Tabelle mit 9 Mitarbeitern und deren Gehältern. Da die Gehälter unterschiedlich hoch sind, differieren auch deren Steuersätze. Diese gilt es zu ermitteln. Beachten Sie bitte Folgendes: Achtung: Die Funktion soll später nach unten kopiert werden die Nachschlagetabelle muss daher als absoluter Bezug (Dollarzeichen!) angeschrieben werden. Neben dieser Variante gibt es noch eine elegantere Methode, einen Bezug absolut anzuschreiben: Durch Zuweisen eines Namens! 2. Markieren Sie den Zellbereich F5:G Setzen Sie den Cursor in das Namenfeld und geben Sie dort Steuertabelle ein. Beginnen Sie jetzt mit der Funktionseingabe: 4. Klicken Sie in Zelle C2. 5. Geben Sie =sv ein. 6. AutoVervollständigung schlägt Ihnen die Funktion SVerweis vor, die Sie durch Doppelklick übernehmen. 7. Es folgt die Eingabe des 1. Arguments, dem Suchkriterium Gehalt, daher Eingabe B2.

18 S e i t e 15 [ F u n k t i o n e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] 8. Zweites Argument ist die Matrix, der wir zuvor einen Namen zugewiesen haben. Die Eingabe lautet Steuertabelle. 9. Nächstes Argument ist der Spaltenindex für unser Suchergebnis Prozentsatz. Er befindet sich in der zweiten Spalte der Matrix, also Eingabe Im letzten Argument legen wir mit der Eingabe Wahr die ungefähre Übereinstimmung fest. Dies ist nötig, da die Gehälter ja Gehaltsstufen und keinen exakten Werten zugeordnet werden. Fertige Formel =SVERWEIS(B2;Steuertabelle;2;WAHR) Mögliche Fehlerquellen bei SVerweis Der Nachschlagewert befindet sich nicht in der ersten Spalte der Tabelle. Unnötige Leerzeichen, geschützte Leerzeichen oder andere Sonderzeichen befinden sich in der ersten Spalte der Matrix. Der Wert Wahr wird verwendet, ohne die erste Spalte aufsteigend sortiert zu haben. Beim Kopieren der Funktion nach unten wurde vergessen, dass die Matrix einen absoluten Bezug haben muss.

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20 S e i t e 17 [ Was - w ä r e - w e n n - A n a l y s e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Was-wäre-wenn-Analysen Zielwertsuche Wenn Sie in einer Zelle eine Formel haben und damit auf einen bestimmten Wert kommen müssen, benutzen Sie am besten die Zielwertsuche. Sie sagt Ihnen, welche Änderung vorgenommen werden muss. Aus mathematischer Sicht ist es eine Gleichung mit einer Unbekannten! Beispiel: Nach 10jähriger Veranlagung und einer 4%igen Verzinsung möchten Sie einen Ertrag von Euro (= Zielwert) erwirtschaftet haben. Den unbekannte Wert das zu investierende Kapital (= veränderbare Zelle) können Sie mittels Zielwertsuche errechnen: Ergebnis der Zielwertsuche: Die Zielwertsuche hat den Kapitalwert zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses ermittelt. Beachten Sie: Damit eine Zielwertsuche durchführbar ist, muss der Wert der Zielzelle als Formel eingegeben sein!

21 Übung 1: Zielwertsuche Sparen 1. Öffnen Sie bitte die Übungsdatei Was wäre wenn Analysen.xlsx und wählen das Tabellenblatt Zielwertsuche aus. In Übung 1 soll berechnet werden, welchen Wert das Startkapital haben muss, um ein Sparziel von Euro zu erreichen: 2. Wechseln Sie zum REGISTER DATEN und klicken in der GRUPPE DATENTOOLS auf die SCHALTFLÄCHE WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE. Wählen Sie dort ZIELWERTSUCHE aus. 3. Sie erhalten das DIALOGFENSTER ZIELWERTSUCHE. Dort geben Sie folgende Werte ein: a. Zielzelle: Sie gibt später den gewünschten Zielwert (2.000 Euro) aus. Klicken Sie daher auf Zelle E19. b. Zielwert: Geben Sie in dieses Feld den Wert unseres Sparziels, also 2000, ein. c. Veränderbare Zelle: Klicken Sie auf Zelle B4, die den Wert des Startkapitals ausgibt. 4. Bestätigen Sie mit OK. Excel hat den Wert der Zelle B4 (Veränderbare Zelle) neu berechnet, um den Zielwert von Euro zu erreichen. 5. Zum Übernehmen der Zahlen bestätigen Sie mit OK.

22 S e i t e 19 [ W a s - w ä r e - w e n n - A n a l y s e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Übung 2: Zielwertsuche Umsatz Im nächsten Beispiel soll errechnet werden, wie sich die Verkaufszahlen ändern müssen, um einen Umsatz von Euro zu erreichen. Möglichkeit 1: Die Stückzahl ändern 1. Öffnen Sie das DIALOGFENSTER ZIELWERTSUCHE durch Klick auf die SCHALTFLÄCHE WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE Auswahl ZIELWERTSUCHE. 2. Geben Sie bitte folgende Werte ein: a. Zielzelle: Klicken Sie auf Zelle B26. Sie wird den Zielwert ( ) ausgeben. b. Zielwert: Geben Sie in dieses Feld den gewünschten Umsatz, also , ein. c. Veränderbare Zelle: Klicken Sie auf Zelle B24, welche die Stückzahl enthält. 3. Bestätigen Sie zwei Mal mit OK. Ergebnis der Zielwertsuche: Ab einem Verkauf von Stück kann ein Umsatz von Euro erreicht werden: Möglichkeit 2: Den Verkaufspreis ändern 1. Klicken Sie auf RÜCKGÄNGIG, um zu den Ausganszahlen zurückzukehren. 2. Starten Sie erneut die ZIELWERTSUCHE. 3. Klicken Sie diesmal Zelle B25 (Verkaufspreis) für den Wert der veränderbaren Zelle an. 4. Bestätigen Sie zwei Mal mit OK.

23 Ergebnis der Zielwertsuche: Der Verkaufspreis muss mind. 75 Euro betragen, um einen Umsatz von Euro zu erreichen: Die Entscheidung über die kaufmännische Umsetzbarkeit der Vorschläge müssen Sie als Anwender treffen! Übung 3: Zielwertsuche Reisebudget In Übung 3 soll ermittelt werden, unter welchen Bedingungen das vorhandene Reisebudget von Euro eingehalten werden kann. Möglichkeit 1: Der Dollarkurs ändert sich 1. Öffnen Sie das DIALOGFENSTER ZIELWERTSUCHE durch Klick auf die SCHALTFLÄCHE WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE Auswahl ZIELWERTSUCHE. 2. Geben Sie bitte folgende Werte ein: a. Zielzelle: Klicken Sie auf Zelle B34. Sie wird später den Zielwert ( 2.800)ausgeben. b. Zielwert: Geben Sie in dieses Feld das geplante Reisebudget, also 2800, ein. c. Veränderbare Zelle: Klicken Sie auf Zelle B32, welche den Dollarkurs enthält. 3. Bestätigen Sie zwei Mal mit OK. Ergebnis der Zielwertsuche: Sinkt der Dollarkurs auf 1,3333 kann das Reisebudget von Euro eingehalten werden.

24 S e i t e 21 [ W a s - w ä r e - w e n n - A n a l y s e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] Möglichkeit 2: Der Angebotspreis ändert sich 1. Klicken Sie auf RÜCKGÄNGIG, um zu den Ausganszahlen zurückzukehren. 2. Starten Sie erneut die ZIELWERTSUCHE. 3. Klicken Sie diesmal Zelle B33 (Angebotspreis) für den Wert der veränderbaren Zelle an. 4. Bestätigen Sie zwei Mal mit OK. Ergebnis der Zielwertsuche: Der Angebotspreis darf höchsten Dollar betragen, um das vorhandene Reisebudget nicht zu überschreiten.

25 Szenarien Wenn Sie mehrere Varianten einer Berechnung brauchen (z.b. Investitionsplan), ist der Szenario- Manager ein hervorragendes Werkzeug, um die verschiedenen Rechenmodelle in einer Mappe zu verwalten und per Knopfdruck aufzurufen. Sie sparen sich damit einen hohen Pflegeaufwand und vermeiden Fehler, im Vergleich zum Arbeiten mit verschiedenen Dateien. Szenarien anlegen Übung 1: Szenario Sparplan 1. Öffnen Sie bitte die Übungsdatei Was wäre wenn Analysen.xlsx und gehen zum Tabellenblatt Sparplan. In diesem Beispiel sehen Sie Basiswerte für einen Sparplan. Zur Entscheidungsfindung sollen mithilfe des Szenario-Managers verschiedene Varianten angelegt werden: Ohne KEST, Höherer Zinssatz und Höhere Spareinlage. 2. Starten des Szenario-Managers: Klicken Sie im REGISTER DATEN in der GRUPPE DATENTOOLS auf die SCHALTFLÄCHE WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und wählen den SZENARIO-MANAGER aus. Der soeben geöffnete Szenario-Manager meldet, dass bisher noch keine Szenarien angelegt wurden. 3. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE HINZUFÜGEN, um das erste Szenario die Basiswerte - anzulegen.

26 S e i t e 23 [ W a s - w ä r e - w e n n - A n a l y s e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] 4. Geben Sie im FELD SZENARIONAME Ausgangswerte ein. Im FELD VERÄNDERBARE ZELLEN geben Sie den Bezug B3:B5 ein oder klicken Sie den Bereich in der Arbeitsmappe an. 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 6. Im nächsten Dialogfeld legen Sie die Werte der veränderbaren Zellen fest. Im ersten Fall der Ausgangswerte können Sie die Zahlen unverändert übernehmen. 1. Feld Spareinlage : Feld Zinssatz : 0, Feld KEST : 0,25 7. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE HINZUFÜGEN, um das zweite Szenario Höhere Zinsen - anzulegen. 8. Tragen Sie im FELD SZENARIONAME Höherer Zinssatz ein. Die VERÄNDERBAREN ZELLEN bleiben gleich, es ist also keine Anpassung nötig. 9. Bestätigen Sie mit OK.

27 10. Ändern Sie im nächsten Dialogfeld den SZENARIOWERT ZINNSATZ auf 4%: 0, Fügen Sie analog zu den Schritten 7 10 zwei weitere Szenarien hinzu: Höhere Spareinlage (Euro 5.000,00) Ohne KEST (Geben Sie bei KEST 0 ein). 12. Betätigen Sie nach Eingabe der letzten Szenariowerte anstelle von Hinzufügen mit OK. Das Dialogfeld Szenariomanager öffnet sich und listet die 4 angelegten Szenarien auf: Durch Klick auf die SCHALTFLÄCHE ANZEIGEN wird das markierte Szenario in der Mappe angezeigt. Alternativ können Sie das gewünschte Szenario auch doppelkicken. In beiden Fällen brauchen Sie den Szenario-Manager weder verlassen noch schließen! Tipp: Arbeiten Sie sehr viel mit Szenarien bietet es sich an, die Schnellzugriffsleist um eine entsprechende Schaltfläche zu erweitern: SCHNELLZUGRIFFSLEISTE WEITERE BEFEHLE ALLE ANZEIGEN SZENARIO per Doppelklick einfügen und mit OK bestätigen. Szenario-Bericht Der Szenario-Manager bietet eine weitere komfortable Funktion: Alle angelegten Szenarien können über einen Bericht miteinander verglichen werden. Übung 2: Szenario-Bericht 1. Öffnen Sie wieder den SZENARIO-MANAGER (Register Daten Gruppe Datentools Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse Szenario-Manager )

28 S e i t e 25 [ W a s - w ä r e - w e n n - A n a l y s e n ] [ ZID / D a g m a r S e r b ] 2. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE ZUSAMMENFASSUNG. 3. Wählen Sie als BERICHTSTYP SZENARIOBERICHT aus. 4. Für die Eingabe im FELD ERGEBNISZELLEN markieren Sie in der Mappe den Zellereich B13:B Bestätigen Sie mit OK. Excel schließt als Folge den Szenario-Manager, legt ein neues Tabellenblatt namens Szenariobericht an und wechselt automatisch auf dieses Blatt. Der fertige Szenario-Bericht: Tipp: Mit den + und - Schaltflächen können die Ansichten expandiert bzw. reduziert werden.