Stadt Wien Ein ERP für 200 Branchen. Ernst Menner, MBA MA 6 Rechnungs- und Abgabenwesen Stabstelle IKT und Qualitätscontrolling

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Nele Förstner
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1 Stadt Wien Ein ERP für 200 Branchen Maxi Mustermann Folie 1

2 Agenda Einführung eines ERP Lösungen für 200 Branchen Weiterentwicklung Maxi Mustermann Folie 2

3 Einführung eines ERP Maxi Mustermann Folie 3

4 Auftrag Einführung betriebswirtschaftlicher Basisfunktionen mit SAP = Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung in voller Ausprägung Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Maxi Mustermann Folie 4

Kosten- und Leistungsrechnung in voller Ausprägung

5 Projektziele Einführung von SAP für betriebswirtschaftliche Basisfunktionen nach den Kontraktanforderungen Möglichst flexible Einrichtung der Organisationseinheiten in der Kostenrechnung nach den Dienststellenanforderungen Schrittweise Übernahme der Funktionalitäten des bisherigen Rechnungswesens Einheitliches Berichtswesen mit Berücksichtigung aller Einrichtungen der Stadt Wien Maxi Mustermann Folie 5

nach den Dienststellenanforderungen Schrittweise Übernahme der Funktionalitäten des bisherigen

6 Kontrakt Deckblatt LEISTUNGSKONTRAKT der MA 6 für das Haushaltsjahr 2004 Inhalt: 1. Ausdruck Leistungskontrakt aus der BSC-Tabelle Auftrag 2. Ausdruck Leistungskontrakt aus der BSC-Ansicht Auftrag Version vom Leistungskontrakt der MA 6 für 2004 BSC-Tabelle Auftrag Der Leistungskontrakt wird abgeschlossen zwischen: Auftraggeber/innen: Amtsführender Stadtrat für Finanzen, Wirtschaftspolitik und Wiener Stadtwerke Dr. Sepp Rieder Wien, am... Magistratsdirektor der Stadt Wien Dr. Ernst Theimer Unterschrift Wien, am... Auftragnehmer/in: MA 6 Rechnungsamt Reg. Rat Franz Döller, Direktor des Rechnungsamtes Unterschrift Auftrag Wien, am... Unterschrift Balanced Scorecard Maxi Mustermann Folie 6

2003 Leistungskontrakt der MA 6 für 2004 BSC-Tabelle Auftrag Der Leistungskontrakt wird abgeschlossen zwischen: Auftraggeber/innen: Amtsführender Stadtrat für Finanzen,

7 Einheitliche Vorgaben Ein Finanzkreis Ein Kostenrechnungskreis Ein Kontenplan - Sachkonto = Kostenart - Finanzposition wird aus Sachkonto abgeleitet Einheitliche Produktgruppen - Funktionsbereich Einheitliche Materialstämme Maxi Mustermann Folie 7

Finanzposition wird aus Sachkonto abgeleitet Einheitliche

8 Einheitliche Produktgruppen Produkt- und Leistungsgruppenkatalog nach den Vorgaben der Magistratsdirektion umfasst - 19 Produktgruppen zb Ausbildung, Beratung, Kontrolltätigkeit - 6 Leistungsgruppen zb Administration, Aus- und Weiterbildung - 8 Vorhabensgruppen zb Einführung von SAP Maxi Mustermann Folie 8

Beratung, Kontrolltätigkeit - 6 Leistungsgruppen zb Administration, Aus- und

9 Arbeitszeiterfassung und -zuordnung Vollzeiterfassung Std/Jahr plus Überstunden - Keine Zuordnung der Nichtleistungszeiten Istzeiterfassung - Je MitarbeiterIn Mindestens Monatlich - Empfehlung Täglich Halbstündige Genauigkeit reicht aus Maxi Mustermann Folie 9

Nichtleistungszeiten Istzeiterfassung - Je MitarbeiterIn

10 Breitenentwicklung 2003 Produktiv: GGr Finanzen GGr und Wissenschaft 2004 MA 7, MA 8 und MA 9 GGr Kultur BA 3, BA 30, BA 31 GGr Wohnen Fertigstellung Laborsystem GGr Finanzen, Wirtschaftspolitik und Wiener Stadtwerke ohne MA 68 MA 4, MA 5, MA 6, MA 27 und MA 43 BA 2, BA 3, BA 5, BA 9, BA 30, BA 31 GGr Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung MA 25, MA 34, MA 37, MA 39, MA 50, MA 64 und MA 69 BA 2, BA 5, BA 7, BA 15, BA 30, BA 31 GGr Soziales MA 15, MA 24, MA 70 MA-L GGr Gesundheit BA 4, BA 14 GGr MA 22, MA 30, MA 31, MA 36, MA 42, MA 45, MA 48, MA 49, MA 58 und WUA GGr BA Umwelt 5, BA 6, BA 7, BA 8, BA 15, BA 30, BA 31 GGr Bildung, Jugend, Information und Sport MA 10, MA 11, MA 13, MA 44, MA 51, MA 53, MA 55 und MA 56 GGr BA 3, BA 4, BA 12, BA 13, BA 16, BA 30, BA 31, BA 32 GGr Integration GGr Stadtentwicklung GGr Integration, Frauenfragen, Konsumentenschutz und Personal MA 1, MA 2, MA 3, MA 17, MA 35, MA 38, MA 54, MA 57, MA 59, MA 60, MA 62 und MA 63 BA 1, BA 3, BA 4, BA 7, BA 12, BA 30, BA 31 WIEN MUSEUM (BA 3) GGr Stadtentwicklung und Verkehr und MA 68 MA 14, MA 18, MA 19, MA 21A, MA 21B, MA 28, MA 29, MA 33, MA 41, MA 46, MA 65, MA 67 und MA 68 BA 3, BA 5, BA 30, BA 31 Magistratsdirektion Bezirksvorstehungen, Magistratische Bezirksämter und Stabstellen KAV (BA 14) BA 1, BA 3, BA 31 KONSERVATORIUM WIEN GmbH (BA 3) WIENER WOHNEN (BA 11) STIFTUNGEN (BA 14) 2009 Konsolidierung und weitere Tiefenentwicklung FONDS SOZIALES WIEN (BA 20) Maxi Mustermann Folie 10

MA 64 und MA 69 BA 2, BA 5, BA 7, BA 15, BA 30, BA 31 GGr Soziales MA 15, MA 24, MA 70 MA-L GGr Gesundheit BA 4, BA 14 GGr MA 22, MA 30, MA 31, MA 36, MA 42, MA 45, MA 48, MA 49, MA 58 und WUA GGr BA

11 Tiefenentwicklung AUFTRAG: Kostenrechnung Produkte Leistungen Vorhaben Finanzbuchhaltung CO FI FI-AA EA-PS CATS MM SD SMI Anlagenbuchführung Haushaltsmanagement Kamerale Buchung Produktzeitzuordnung mindestens monatlich Standard-Materialwirtschaft ohne Artikelkataloge Bestellung mit Einzelbestellung und Bedeckung ohne Artikelkataloge Lagerverwaltung Grundstücksdatenbank angebunden an Anlagenverwaltung Einfache Einnahmenverwaltung Fuhrpark Solution Manager für umfassendere Entwicklungsdokumentation Verbesserung eingesetzter Module Umfang des Roll Out Maxi Mustermann Folie 11

Einzelbestellung und Bedeckung ohne Artikelkataloge Lagerverwaltung Grundstücksdatenbank angebunden an Anlagenverwaltung Einfache

12 Weitere Tiefenentwicklung Finanzwarehouse (BW) Berichtswesen Standardauswertungen Virtueller Markt Artikelkatalog BW SRM PS-CD RE-FX TRM MDM SEM Portal Abstattungsverrechnung Zahlungsverkehr Einheitliche Debitorenbuchhaltung Steuerwesen Geschäftspartner E-Government Portal Einheitliche Lagerverwaltung Budgetplanung E-Procurement Vergabeverfahren Instandhaltung E-Commerce Überrechnung ekesch DAISY Archiv angestrebte Verbesserungen Maxi Mustermann Folie 12

Steuerwesen Geschäftspartner E-Government Portal Einheitliche Lagerverwaltung Budgetplanung E-Procurement

13 Auswertung der Daten Plan/Ist Produkte Voranschlag Zentraler Controllingbericht Deckungsbeitragsrechnung SAP - BW Prognose Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung Rechnungsabschluss Betriebsabrechnungsbogen Personalmonitoring Maxi Mustermann Folie 13

Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung Rechnungsabschluss

14 Lösungen für 200 Branchen Maxi Mustermann Folie 14

15 Lösungen für 200 Branchen Wartungsplanung der Wiener Brücken Maxi Mustermann Folie 15

16 Lösungen für 200 Branchen Fuhrparkmanagement in der Wiener Rettung Maxi Mustermann Folie 16

17 Lösungen für 200 Branchen Barcode-Lagerverwaltung von Lichtmasten der öffentl. Beleuchtung (MA33) Maxi Mustermann Folie 17

18 Lösungen für 200 Branchen Elektronisches Fahrtenbuch Maxi Mustermann Folie 18

19 Lösungen für 200 Branchen Verwaltung von Musikinstrumenten in der MA 13 (Bildung) Maxi Mustermann Folie 19

20 Lösungen für 200 Branchen Verwaltung von Wiens Gastgärten in der Straßenverwaltung (MA28) Maxi Mustermann Folie 20

21 Lösungen für 200 Branchen Verbrauchsmaterialien Anforderung über zentralen Einkauf (MA54) Maxi Mustermann Folie 21

22 Lösungen für 200 Branchen Grundstücksteilung-/verkauf in der Liegenschaftsverwaltung (MA69) Maxi Mustermann Folie 22

23 Lösungen für 200 Branchen Immobilienportfolio-Management in der Gebäudeverwaltung (MA34) Maxi Mustermann Folie 23

24 Lösungen für 200 Branchen Betriebskostenabrechnung und Mietenverrechnung Maxi Mustermann Folie 24

25 Lösungen für 200 Branchen Produktkalkulation Vollkostenrechnung Erfolgsrechnung (Erlöse und Kosten) Maxi Mustermann Folie 25

26 Lösungen für 200 Branchen Verwaltung und Abrechnung von Projekten Maxi Mustermann Folie 26

27 Lösungen für 200 Branchen Rechnungsdruck und Mahnwesen Maxi Mustermann Folie 27

28 Lösungen für 200 Branchen - Bilanz & GuV - Voranschlag - Rechnungsabschluss Maxi Mustermann Folie 28

29 Weiterentwicklung Maxi Mustermann Folie 29

30 Zentrale Geschäftspartnerverwaltung Highlanderprinzip Es kann nur EINEN geben! Homogenisierung und Harmonisierung Basis MDM Seit Mitte Mai 2011 produktiv Weiterer Ausbau - Zentrales Melderegister (bereits produktiv) - Unternehmensregister - Debitoren des Wr. KAV Maxi Mustermann Folie 30

31 Optimierte Abgaben- und Leistungsverrechnung Einheitliche und rationelle Abwicklung der Abgaben Umstellung der Großanlagenapplikationen Basis TRM Projektende: Ende Dezember 2014 Maxi Mustermann Folie 31

32 Liquiditätsmanagement Kurz- bis mittelfristige Finanzplanung Darstellung des Kassenstandes Basis FI Seit September 2013 produktiv Weiterer Ausbau - Darlehensmanagement (Projekt bereits aufgesetzt) - Treasury Maxi Mustermann Folie 32

33 Mittelfristige Finanzplanung Unterstützung der Veranschlagung Zeitreihe mit Simulationsrechnung Derzeit POC mit verschiedenen Herstellern Projektstart: Voraussichtlich Anfang 2014 Maxi Mustermann Folie 33

34 Risikomanagement Darstellung und Bewertung der Risiken (IKT, Finanzen, usw.) Projektstart: Voraussichtlich Anfang 2015 Maxi Mustermann Folie 34

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Maxi Mustermann Folie 35

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