Administration von Einrichtungen mit Stud.IP

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1 Administration von Einrichtungen mit Stud.IP Dipl.-Inf. Arne Wolf Koesling elearning Service Abteilung an der Zentralen Einrichtung für Lehre, Studium und Weiterbildung (ZEL) - Abteilung 3 Leibniz Universität Hannover

2 Wer sind wir? Service rund um Leben und Lernen mit digitalen Medien an der Leibniz Universität Hannover Teil des neuen Zentrums für Lehre, Studium und Weiterbildung Interdisziplinäres Team aus elearning-experten: Didaktik Informatik Medientechnik Arne Koesling Seite 2

3 elsa Services Information Informationsveranstaltungen in Ihrer Einrichtung Selbstlernmaterialien und aktuelle Infos auf Beratung Offene Beratung: Bei konkreten Fragen Strukturierte Beratung: Unterstützung bei der Konzeption von elearning gestützten Lehrveranstaltungen Gutachten für Ihr elearning-projekt (z.b. zur Ziel- und Leistungsvereinbarung mit der Hochschulleitung) Veranstaltungen Jedes Halbjahr neues Schulungsprogramm innerhalb des Weiterbildungsprogramms der Universität Hannover Arne Koesling Seite 3

4 elsa Services Informations- und Kommunikationssysteme Stud.IP als grundlegende Unterstützung für jede Lehrveranstaltung (Hauptziel: Unterstützung der Präsenzlehre) ILIAS zur Bereitstellung von Online-Lernmodulen und Online-Prüfung (Produktivsetzung seit ) TestMaker (SelfAssessment) läuft aus Medientechnik Unterstützung beim Einsatz von digitalen Medien Podcast-Produktion/Vorlesungsaufzeichnungen mit Flowcasts Beratung bei der Beschaffung eigener Aufzeichnungstechnik Beratung bei Raumausstattungen Arne Koesling Seite 4

5 elsa Services: Support Verlässliche Supportstrukturen rund um alle Themen des elearnings und den konkreten Einsatz der angebotenen Lerntechnologien Telefon: 0511 / [email protected] Persönliche Anlaufstelle: elearning helpdesk In Haus 1 und der FBK der TIB/UB Jeden Werktag von 11:00-16:00 Arne Koesling Seite 5

6 Veranstaltungsunterlagen finden sich unter: Arne Koesling Seite 6

7 Die Rolle von Stud.IP Lern-Management-System Stud.IP versteht sich als ein Lern-Management-System (im Gegensatz zu einem Lern- Content-Management-Systemen wie etwa ILIAS) Einfache Inhalte können in Form von Dateien, im Foren, in WikiWikiWebs oder Textseiten abgelegt werden Stud.IP verknüpft Lehrveranstaltungen mit anderen Inhalten oder Systemen, etwa die Anbindung an Bibliothekskataloge/Semesterapparate, LCMS-Systeme (z.b. ILIAS), oder Vorlesungsaufzeichnungen Communityplattform Umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten der Nutzer untereinander Möglichkeiten zur Selbstdarstellung Personal-Information Manager (Verwaltung von Terminen und Adressen) Seite 7

8 Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP Warum mehrere Systeme? Problem: Das komplette Lernmanagement bzw. die Unterstützung von Veranstaltungen wird von keinem System allein adäquat abgedeckt Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP bieten jeweils spezifische Stärken: Stud.IP Umfangreiche Funktionen zur inhaltlichen Unterstützung von Veranstaltungen Kommunikationsraum für die Universität Einfache Möglichkeiten der Anbindung an andere Systeme Kann problemlos an eigene Bedürfnisse angepasst werden Organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen HIS-LSF und später ggf. HISinOne Veranstaltungsplanung Prüfungsanmeldung Notenverwaltung Abbildung der Strukturen von Studiengänge/Prüfungsordnungen Seite 8

9 Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP Ziel: Alle relevanten Daten stehen automatisch in Stud.IP bereit Stud.IP erhält den gesamten Datenbestand aus dem Vorlesungsverzeichnis (LSF) Kein Abgleich in umgekehrter Richtung! Ein Eingriff ist nur noch sehr eingeschränkt möglich LSF ist das Master-System (Lehr-)Personen müssen zunächst in LSF angelegt werden, damit Sie nach Stud.IP übernommen werden können Lehr-Veranstaltungen müssen ebenso in LSF angelegt werden (Meldung des offiziellen Angebotes nach LSF ist Pflicht) Strukturen aus LSF werden regelmäßig mit übertragen (in der Regel zum Semesterbeginn) Bitte achten Sie darauf, dass ihre Strukturen in LSF korrekt hinterlegt sind! Regelmäßiger Datenabgleich pro Nacht Seite 9

10 Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP Workflow für neue Veranstaltungen Die Planung führen die LSF-Beauftragten durch Grundlage ist jeweils das vorletzte Semester Stud.IP stellt Veranstaltungen aus LSF bereit: So früh, wie nötig (für Vorarbeiten in Stud.IP, etwa für Anmeldeverfahren) So spät, wie möglich (um einen möglichst weit fertig geplanten Bestand zu erhalten) Import zunächst unsichtbar für Studierende Zeitplan Mitte des Vorgänger-Semesters: Hochkopieren findet in LSF statt 2-3 Wochen vor dem Ende der vorherigen Vorlesungszeit: Stud.IP importiert den vorhandenen Bestand unsichtbar ins System Dozenten und Admins können nun schon darauf zugreifen! Synchronisation läuft an diesem Zeitpunkt bereits einmal pro Tag (nachts) Freigabe der Veranstaltungen: Gemeinsam mit LSF zum bzw Seite 10

11 Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP Sichtbarkeit: LSF kennt drei Einstellungen für den Export nach Stud.IP ja : Veranstaltungen werden gemeinsam mit LSF sichtbar geschaltet nein : Veranstaltungen gelangen nicht nach Stud.IP unsichtbar in Stud.IP (derzeit nicht unterstützt): In Stud.IP müssen die Veranstaltungen von Hand sichtbar geschaltet werden (Zustand bleibt auch beim Umschalten in LSF innerhalb von Stud.IP gesetzt) Löschen: Alle Veranstaltungen, die in LSF gelöscht werden, werden auch in Stud.IP gelöscht, es sei denn: die Veranstaltung hat bereits Teilnehmer neben Dozenten und Tutoren die Veranstaltung hat bereits Inhalte Ansonsten: Automatische Archivierung nach etwa einem Jahr Nichtnutzung Seite 11

12 Das Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF) und Stud.IP Workflow für Mitarbeiter um Zugang zu Stud.IP zu bekommen: Stud.IP kennt die Mitarbeiter durch den LSF-Import Nutzer müssen sich einmalig aktivieren ( Neuen Account aktivieren ) Eingabe der aus LSF übernommenen -adresse (sollte in der Regel die offizielle Universitätsadresse sein) Stud.IP verschickt eine Aktivierungsmail an diese Adresse In der Mail ist ein Link, mit dem sich der Nutzer dann einen Account anlegen kann Name, Nachname, Titel und -adresse werden übernommen Fehlerquellen Eintrag in LSF enthält keine -adresse Noch kein Eintrag in LSF vorhanden (Workflow für neue Mitarbeiter, um in LSF eingetragen zu werden ist oft nicht genau definiert) Seite 12

13 Der Zugang zu Stud.IP Studierende Identitätsmanagement ist zentrale Nutzerdatenbank Workflow Einmalige Aktivierung des zentralen Login-Systems (LUH-ID) Freischaltung von Stud.IP als einer von mehreren Diensten Einmalige Aktivierung des Accounts in Stud.IP ( Neuen Account aktivieren ) Vergabe eines eigenen Zugangs zu Stud.IP Mitarbeiter Aktivierung über die Angabe der -adresse (Account ist mit Daten aus HIS-LSF vorbereitet) Workflow Eingabe der -adresse Empfang einer Bestätigungsmail Link zur Vergabe eines eigenen Zugangs zu Stud.IP Seite 13

14 Aufgaben eines Stud.IP Administrators Beratung von Nutzern Kontakt zum LSF-Beauftragten und Abgleich der Daten NUR in Ausnahmefällen: Anlegen von neuen Nutzeraccounts wenn Nutzer nicht in LSF geführt werden (kurzfristige Dozenten, Doktoranden, Gäste, Weiterbildungsstudierende) Anlegen und Archivieren von Veranstaltungen Anlegen von Veranstaltungen, die keine Lehrveranstaltungen sind (Arbeitsgruppen, Projekte, Gremien oder Forschung) NUR in Ausnahmefällen: Archivieren von Veranstaltungen Stud.IP archiviert Veranstaltungen (anstellen von Löschen)! erst aus dem Archiv können Veranstaltungen gelöscht werden nur Admins können archivieren (Grund: Dozenten könnten versehentlich das Archivieren anstoßen) kann nicht rückgängig gemacht werden! Seite 14

15 Aufgaben eines Stud.IP Administrators Ansprechpartner für elearning Generell ist es wünschenswert, wenn Stud.IP-Administratoren in Zukunft auch als Ansprechpartner für das elearning an ihrem Institut und als Kontakt zur elsa agieren. Zusammenfassend Administratoren haben den Überblick, welche Lehrveranstaltungen in ihrem Bereich durch Stud.IP unterstützt werden oder werden sollen Administratoren kümmern sich um die Nutzer vor Ort Administratoren kümmern sich um den Kontakt zu den LSF-Beauftragten Administratoren halten den Kontakt zur elsa Seite 15

16 Grundlegendes: Veranstaltungen Wichtigstes Objekt in Stud.IP: Die Veranstaltung Inhalte werden in Stud.IP fast ausschließlich in Veranstaltungen abgelegt Container mit einem definierten Teilnehmerkreis Sowohl Präsenzveranstaltungen als auch Veranstaltungen mit blended learning oder virtueller Lehre werden in Stud.IP geführt Verschiedene Typen können definiert werden Lehrveranstaltungen Gremien Arbeitsgruppen Community Stud.IP verwendet ganz bewusst einen sehr offenen Veranstaltungsbegriff! Seite 16

17 Grundlegendes: Einrichtungen und Nutzer Einrichtungen Einrichtung als organisatorische Einheit Container für Veranstaltungen und Personen Erstellung und Einstellung von Content in der Einrichtung möglich (vor allem zur Außendarstellung) Nutzer Kleinste Einheit in Stud.IP Umfangreiche Funktionen zur Darstellung von persönlichen Informationen Alles was getan wird, wird von jemandem getan (Ausnahme: Administratoren) Seite 17

18 Das Rechtesystem Drei Ebenen, auf denen die Rechte vergeben werden: Globale Nutzerrechte: root, admin dozent, tutor, autor user Einrichtungsrechte: Veranstaltungsrechte: Ebenen bauen aufeinander auf: admin dozent, tutor, autor user dozent, tutor autor user Dozent in Veranstaltung muss Dozent in der Einrichtung und Dozent im System sein usw. Seite 18

19 Das Rechtesystem (2) Stud.IP root, admin dozent, tutor author user dozent Einrichtung admin dozent, tutor author user dozent Veranstaltung dozent, tutor author user dozent Seite 19

20 Der Adminbereich Administration von Nutzern (Globale Administration) Nutzer anlegen Passwortanfragen bearbeiten Administration von Einrichtungen Mitarbeiter in Einrichtungen pflegen Rechte anpassen Pflege der Einrichtungsgrunddaten Externe Seiten Administration von Veranstaltungen Zugriff auf Veranstaltungen des Bereichs Kontrolle des automatischen Imports Archivierung Manuelles Anlegen von Sonder-Veranstaltungen Tools laufende Anmeldeverfahren Export Seite 20

21 Bei Fragen, Problemen, Anregungen: und in Stud.IP: Veranstaltung Feedback-Forum Veranstaltung Community Lehren und Lernen mit neuen Medien Seite 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 22

23 Administration von Einrichtungen mit Stud.IP Gebäude 1210, Raum 115 (erster Stock) Seite 23