Info-Paket Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen

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1 Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen Inhalt 1. Übersicht: Wichtige Verwaltungsanweisungen (mit Abrufmöglichkeit) 2. Zusammenfassung der Berichterstattung im steuertip 3. steuertip -Beilage 12/2005: Rechnungsversand per oder Fax 4. steuertip -Muster-Rechnungen steuertip, markt intern Verlag Seite 1 von 8 Stand:

2 1. Übersicht: Wichtige Verwaltungsanweisungen (mit Abrufmöglichkeit) Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Verwaltungsanweisungen zu den. Zusatzservice: Als steuertip -Abonnent können Sie die Dokumente im Originalwortlaut im Internet unter kostenlos anfordern. Sie haben keine Möglichkeit, die Original-Dokumente im Internet herunterzuladen? Kein Problem! Bitte fordern Sie die Dokumente per Post an (jeweils gegen frankierten Rückumschlag). Verwaltungsanweisung Umsatzsteuer; 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz (UStG) Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung in der Rechnung Bundesfinanzministerium BMF-Schreiben vom Az: IV A 5 - S 7280 a - 82/05 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Telekommunikationsdienstleistungen hier: Vorsteuerabzug aus Telekom-Rechnungen, in denen für andere Netzbetreiber abgerechnet wird (Call-by-Call) Oberfinanzdirektion Koblenz Verfügung vom Az: S 7281 A - St 44 5 A Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des EuGH und des BFH zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Steueränderungsgesetz 2003 StÄndG 2003) Bundesfinanzministerium BMF-Schreiben vom Az: IV B 7 - S /04 Umsatzsteuer; Vorsteuerabzug aus nach dem 31. Dezember 2003 und vor dem 1. Juli 2004 ausgestellten Rechnungen ( 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) Bundesfinanzministerium BMF-Schreiben vom Az: IV B 7 - S /03 Abruf-Nr. st st st st steuertip, markt intern Verlag Seite 2 von 8 Stand:

3 2. Zusammenfassung der Berichterstattung im steuertip Verschärfte Anforderungen an Rechnungen ab 2004 [ steuertip 01-02/2004, steuertip 51/2003, Beilage zu steuertip 50/2003] Haben Millionen von Unternehmern diese Schikane wirklich verdient? Wir sprechen von der Änderung im Umsatzsteuergesetz, wonach Rechnungen ab 2004 nur noch dann zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn auf dem Beleg folgenden Angaben (sog. obligatorische Pflichtangaben) enthalten sind: Die dem leistenden Unternehmer erteilte individuelle Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Wahlrecht!) Das Ausstellungsdatum der Rechnung Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt. Wichtig für Sie: Alle Rechnungen, die ab dem ausgestellt werden, müssen die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers enthalten. Ist das nicht der Fall, geht beim Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug verloren. Hinsichtlich der laufenden Rechnungsnummer gibt es bis zum eine Übergangsregelung (BMF-Schreiben vom , Az: IV B 7 - S /03). Bis zu diesem Stichtag müssen Unternehmer ein betriebsindividuelles Ziffernsystem installieren. Ebenso gilt die Übergangsregelung für das Rechnungsdatum und das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt. Auch diese Angaben werden erst bei Rechnungen, die nach dem ausgestellt werden, zur Pflicht. Die Pflicht zur Angabe der persönlichen Steuernummer gilt gem. 14 Abs. 1 a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) eigentlich schon seit dem Das Nichtbeachten dieser Vorschrift blieb bislang aber ohne Sanktionen, vor allem war der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht hiervon abhängig. Aus gutem Grund hatten vor allem Mittelständler meist davon abgesehen, ihre persönliche Steuernummer Gott und der Welt bekanntzugeben. Zu groß erschien ihnen das Risiko, daß Unberechtigte versuchen, an ihre persönlichen Steuerakten heranzukommen. Mit dem Steueränderungsgesetz 2003 hat der Gesetzgeber deshalb zumindest ein Wahlrecht geschaffen, daß eine Rechnung entweder die persönliche Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten muß. Unser Tip: Zuständig für die Vergabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist das Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis. Einen Antrag können Sie per Post (66738 Saarlouis) telefonisch (06831/456-0) per Telefax (06831/ ) steuertip, markt intern Verlag Seite 3 von 8 Stand:

4 oder per stellen. Dabei müssen Sie Ihre Steuernummer, unter der Sie umsatzsteuerlich geführt werden sowie das Finanzamt, das für Ihre Umsatzbesteuerung zuständig ist, angeben. Eine wichtige Ausnahme gilt für Rechnungen über Kleinbeträge ( 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Liegt der Gesamtbetrag (einschließlich Umsatzsteuer) nicht über 100, können Sie weiterhin auf die Angabe einer Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verzichten. Allerdings muß ab dem auch auf Kleinbetragsrechnungen das Ausstellungsdatum enthalten sein. Diese Besonderheiten gelten übrigens entsprechend bei Fahrausweisen, die als Rechnung dienen. Beachten Sie: Die Angabe der Steuernummer bzw. Umsatzsteuer- Identifikationsnummer führt nicht nur beim leistenden Unternehmer zu einem Mehr an Verwaltungsaufwand. Auch als Rechnungsempfänger müssen Sie sorgfältiger als vorher auf die erforderlichen Angaben achten, z.b. auch bei einem Geschäftsessen oberhalb der Grenze. Aktuelles Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums [ steuertip 06/2004] Die Frage, wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen muß, beschäftigt immer noch viele Leser. Doch die zahlreichen Gesetzesänderungen sind es nicht allein, die Sie beachten müssen. Ergänzend hierzu hat nun das Bundesfinanzministerium ein 20-seitiges Anwendungsschreiben (BMF-Schreiben vom , Az: IV B 7 - S /04) veröffentlicht. Wichtig für Sie: Die folgenden Hinweise zu den Pflichtangaben gelten generell für Rechnungen an andere Unternehmer. Unerheblich ist, ob es sich um steuerpflichtige oder steuerfreie Leistungen handelt. Name und Anschrift von Rechnungsaussteller bzw. -empfänger Name und Anschrift sind jeweils vollständig anzugeben. Letztendlich geht es wie bisher darum, daß das Finanzamt im Zweifelsfall den leistenden Unternehmer und den Leistungsempfänger eindeutig ermitteln kann. Gemäß BMF-Schreiben ist es zulässig, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse in der Rechnung angegeben wird. Bei Firmen, die über mehrere Zweigniederlassungen oder Betriebsstätten verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) Falls Sie beim Bundesamt für Finanzen keine USt-ID beantragt haben, ist es für den Vorsteuerabzug seit dem zwingend erforderlich, die persönliche Steuernummer auf der Rechnung anzugeben (bei Rechnungen über 100 brutto). Haben Sie für Zwecke der Umsatzbesteuerung eine gesonderte Steuernummer erhalten (z.b. bei abweichender Zuständigkeit gem. 21 der Abgabenordnung), so ist diese steuertip, markt intern Verlag Seite 4 von 8 Stand:

5 zu verwenden. Verträge über Dauerleistungen (z.b. Mietverträge zwischen zwei Unternehmern), die nach dem abgeschlossen werden, müssen die Steuernummer oder die USt-ID enthalten. Eine Angabe auf den monatlichen Zahlungsbelegen ist aber nicht erforderlich. Bei einer evtl. Änderung der Steuernummer muß der Vertragspartner darüber informiert werden. Fortlaufende Rechnungsnummer Wie Sie spätestens ab dem diese Voraussetzung (bei Rechnungen über 100 brutto) erfüllen, bleibt Ihnen überlassen. Wie viele und welche separaten Nummernkreise Sie bilden, kann also individuell den betrieblichen Erfordernissen angepaßt werden. Sie können dabei auch Ziffern mit Buchstaben kombinieren. Es muß lediglich eine eindeutige Zuordnung möglich sein, und jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Bei Verträgen über Dauerleistungen sind ebenfalls nur neu abgeschlossene Vereinbarungen ab dem betroffen. Dabei reicht es aus, wenn der jeweilige Vertrag eine einmalige Nummer enthält (z.b. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Auf den Zahlungsbelegen ist diese Angabe entbehrlich. Wichtiger Hinweis: Um den Vorsteuerabzug zu sichern, sind Sie als Rechnungsempfänger zwar verpflichtet, die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Allerdings gilt auch hier der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Wörtlich heißt es in dem BMF-Schreiben: Die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer oder der inländischen Umsatzsteuer- Identifikationsnummer und der Rechnungsnummer ist dem Rechnungsempfänger regelmäßig nicht möglich. Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn im übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind. Im Klartext: Sie brauchen sich nicht beim Rechnungsaussteller über den Sinn bzw. Unsinn einer Buchstaben-/ Ziffernkombination zu vergewissern oder bei den Finanzbehörden Auskunft über die Steuernummer verlangen. Neben den Hinweisen zu den Pflichtangaben beinhaltet die Verwaltungsanweisung weitere wichtige Themen. Sie finden dort z.b. auch Hinweise über elektronisch übermittelte Rechnungen Berichtigung von Rechnungen Fahrausweise als Rechnungen Aufbewahrung von Rechnungen und Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Besonderheiten bei Rechnungen per Fax [ steuertip 10/2004] Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, gelten als elektronisch übermittelte Rechnungen. Unter der Voraussetzung, daß die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gegeben sind, gelten hierbei folgende Besonderheiten (BMF-Schreiben vom , Az: IV B 7 - S /04): Grundsätzlich ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Wichtig ist, daß der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, muß es kopiert steuertip, markt intern Verlag Seite 5 von 8 Stand:

6 werden. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie z. B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax oder umgekehrt ist eine qualifizierte elektronische Signatur (ggf. mit Anbieter-Akkreditierung) erforderlich. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug nicht gewährleistet. Unser Fazit: Wir fragen uns, wieder Rechnungsempfänger sicherstellen kann, daß die Rechnung auch tatsächlich von einem Standard-Telefax kommt. Genauso praxisfern ist es zu verlangen, daß der Rechnungsempfänger die Aufbewahrung der Originalrechnung durch den Aussteller sicherstellen soll. Da waren wieder die Praktiker vom Bundesfinanzministerium am Werk. Unser Tip: Die steuertip -Beilage 12/2005 zum Thema Rechnungsversand per E- Mail oder Fax ist als Anhang diesem Info-Paket beigefügt. Keine Panik bei falscher Rechnung! [ steuertip 21/2004] Es gibt zahlreiche neue Anforderungen, wie eine ordnungsmäßige Rechnung auszusehen hat. Es ist also nicht leicht, bei der Rechnungsausstellung alles richtig zu machen. Was aber, wenn Sie irrtümlich eine Angabe vergessen oder ein falscher Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wurde? Keine Panik! Es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung zu berichtigen. Am einfachsten ist die Berichtigung, wenn eine Pflichtangabe, z. B. das Ausstellungsdatum oder die genaue Bezeichnung der Ware, fehlt bzw. unzutreffend ist. In solch einem Fall reicht es, wenn Sie Ihren Kunden eine korrigierte Rechnung ausstellen. Das neue Dokument muß sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen und die fehlenden Angaben enthalten. Wichtig ist die Angabe der fortlaufenden Nummer der ursprünglichen Rechnung. Ansonsten gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie an eine normale Rechnung. Beachten Sie: Eine solche Berichtigung darf nicht zu einer materiellen Änderung führen. Der Inhalt muß der gleiche bleiben. Nur technische Fehler oder offenbare Unrichtigkeiten dürfen korrigiert werden. Da der Leistungsempfänger für seinen Vorsteuerabzug eine korrekte Rechnung braucht, kann er vom Leistungserbringer eine Berichtigung verlangen. Ähnlich ist es, wenn Sie eine zu hohe oder zu geringe Umsatzsteuer ausweisen. Bei einem zu hohen Umsatzsteuerausweis schulden Sie den ausgewiesenen zu hohen Betrag. Der Leistungsempfänger hat jedoch nur Anspruch auf die richtig berechnete Vorsteuer. Ist die ausgewiesene Umsatzsteuer zu niedrig, schuldet der Rechnungsaussteller die korrekt berechnete Umsatzsteuer. Der Rechnungsempfänger kann dagegen nur den ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer abziehen. Wollen Sie daher berichtigen, gelten die gleichen Grundsätze wie bei einer fehlenden oder unzutreffenden Pflichtangabe (siehe oben). steuertip, markt intern Verlag Seite 6 von 8 Stand:

7 Beachten Sie: Bei einem irrtümlich zu hohen Umsatzsteuerausweis ist eine Berichtigung für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in welchem dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung erteilt wurde. Ein ungerechtfertigtes Zuviel an Vorsteuern ist für den Zeitraum zurückzuzahlen, für den ursprünglich die Vorsteuern abgezogen worden sind. Zudem müssen sowohl der Leistungserbringer den geschuldeten Steuerbetrag als auch der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug entsprechend korrigieren. Ist der Steuerausweis zu niedrig, ist es dem Gesetzgeber egal, ob sich der Leistungsempfänger zu geringe Vorsteuern zurückholt. Schwieriger wird es, wenn Sie in Ihrer Rechnung irrtümlich Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen haben. Das kann geschehen, wenn Sie z. B. glauben, daß ein umsatzsteuerfreier Umsatz steuerpflichtig sei. Wollen Sie die Rechnung berichtigen, besteht die Gefahr, daß sich der Leistungsempfänger Vorsteuer vom Finanzamt erstatten läßt, wohingegen der Leistungserbringer keine Umsatzsteuer zahlt. Damit das Steueraufkommen nicht gefährdet ist, kann die Rechnung bei einem unberechtigten Umsatzsteuerausweis nur unter bestimmten Voraussetzungen korrigiert werden: Der Leistungsempfänger darf keinen Vorsteuerabzug in Anspruch genommen haben o- der er muß die geltend gemachte Vorsteuer zurückgezahlt haben. Beachten Sie: Damit die Behörde das überprüfen kann, müssen Sie eine entsprechende Berichtigung gesondert schriftlich beim Finanzamt beantragen. Zudem können Sie sie nicht rückwirkend für den Zeitpunkt der Leistungserbringung vornehmen. Unabhängig von der Bestandskraft des ursprünglichen Umsatzsteuerbescheids gilt sie für den Zeitraum, in dem die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist. Unser Fazit: Da von einer vollständigen Rechnung die Erstattung verauslagter Umsatzsteuer abhängt, sollten Sie großen Wert auf die Überprüfung legen. Achten Sie sowohl beim Rechnungsausgang als auch beim -eingang darauf, daß alles korrekt ist. Eine nachträgliche Korrektur ist zwar im Grundsatz möglich, führt jedoch zu unnötigem Verwaltungsaufwand und Ärger. Telekomrechnungen: Entwarnung beim Vorsteuerabzug [ steuertip 18/2005] Sind Ihnen die Gebühren der Deutschen Telekom auch zu hoch, und telefonieren Sie regelmäßig (preselection) oder gelegentlich (call-by-call) mit speziellen Vorwahlnummern über andere Netzbetreiber? Sofern es sich um betrieblich veranlaßte Gespräche handelt, können Sie die Kosten als Betriebsausgaben absetzen und den Vorsteuerabzug beanspruchen. Das Problem: Sie erhalten eine Sammelrechnung von der Telekom, auf der zwar die Entgelte für die anderen Netzbetreiber separat ausgewiesen sind, die Mehrwertsteuer aber nur in einem Betrag. Ertragsteuerlich ist das unproblematisch. Nicht aber bei der Umsatzsteuer. Wegen der seit letztem Jahr verschärften Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen (z.b. laufende Rechnungsnummer und Steuernummer des leistenden Unternehmers) hatten viele Steuerzahler die Befürchtung, steuertip, markt intern Verlag Seite 7 von 8 Stand:

8 daß der Vorsteuerabzug gefährdet sein könnte. Doch die Finanzverwaltung gibt nun Entwarnung. In einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz (Az. S 7281 A St 44 5 A) heißt es: Dazu wurde auf Bund-Länder-Ebene beschlossen, daß bis auf weiteres aus den Rechnungen der Deutschen Telekom auch hinsichtlich der Abrechnung über Leistungen anderer Verbindungsnetzbetreiber der volle Vorsteuerabzug zu gewähren ist, da sie insoweit aus Vereinfachungsgründen als Leistender anzusehen ist. Falls Sie in der Vergangenheit bereits Probleme mit Ihrem Sachbearbeiter hatten, sollten Sie auf diese bundeseinheitliche Regelung verweisen. Zeitpunkt der Leistung in der Rechnung [ steuertip 40/2005] Damit es zu keinen Problemen bei der Umsatzsteuer kommt, müssen Sie insbesondere bei der Rechnungsstellung genau auf die Einhaltung aller Formvorschriften achten. Obwohl die Erfordernisse im Grundsatz klar sind, gibt es immer noch zahlreiche Detailprobleme. So ist es unbedingt erforderlich, auf der Rechnung den Zeitpunkt der Leistung anzugeben. Jedoch: Gilt das auch, wenn dieser mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt? Ist der genaue Tag anzugeben, oder reicht auch der Monat? Wie verhält es sich, wenn der Rechnung ein Lieferschein beiliegt? Diese und andere Fragen in Zusammenhang mit dem Ausweis des Leistungszeitpunkts in einer Rechnung behandelt ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Az. IV A 5 S 7280 a 82/05). Im Anhang finden Sie die folgenden Informationen: 3. steuertip -Beilage 12/2005: Rechnungsversand per oder Fax Die steuertip -Beilage 12/2005 zum Thema Rechnungsversand per oder Fax ist als Anhang diesem Info-Paket beigefügt. 4. steuertip -Muster-Rechnungen Damit Sie als Rechnungsaussteller und -empfänger gleichermaßen den Überblick behalten, haben wir für Sie Musterrechnungen ausgearbeitet. Das gilt sowohl für Rechnungen über mehr als 100 brutto wie auch für Kleinbetragsrechnungen (bis 100 ), für die das Gesetz bestimmte Erleichterungen vorsieht. steuertip, markt intern Verlag Seite 8 von 8 Stand:

9 Recht; Privat +Betrieb Düsseldorf, XXXV. Jahrgang st 12/05 Rechnungsversand per oder Fax Der neue Trend im Geschäftsbereich - von Georg Balk, Steuerberater/RA/Fachanwalt für Steuerrecht, Roland Franz & Partner/Essen - In Zeiten zunehmender Betriebsprüfungen ist die Umsatzsteuer, und hier insbesondere die Anerkennung der Vorsteuer, allgegenwärtiges Thema. Dabei spielt der verstärkt gewünschte Rechnungsversand per Mail oder Fax eine zentrale Rolle. Allerdings gelten für diese Form der Rechnung mit Einführung des Signaturgesetzes klar definierte Voraussetzungen und Bestimmungen. Viele Anbieter - insbesondere aus dem Medienbereich - sind auf den Zug aufgesprungen mit der Anfrage: Wollen Sie Ihre Rechnung per E- Mail haben?. Eine Entscheidung für die elektronische Rechnung kann allerdings besonders was den Vorsteuerabzug betrifft für Firmen und Unternehmer weitreichende Konsequenzen haben. Vor diesem Hintergrund müssen Sie forgfältig prüfen, ob aus den elektronisch übersandten Rechnungen Vorsteuern gezogen werden können. Elektronische Rechnung bedarf der Zustimmung Das Bundesfinanzministerium hat Anfang 2004 zum Thema Elektronisch übermittelte Rechnungen Stellung genommen (vgl. steuertip 06 und 10/04). Danach gilt grundsätzlich festzuhalten: Rechnungen können vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelt werden ( 14 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form, d. h., sie kann z.b. in Form einer Rahmenvereinbarung oder nachträglich vereinbart sowie ausdrücklich oder stillschweigend durch den Rechnungsadressat gebilligt werden. Das A und O: Die qualifizierte elektronische Signatur Probleme können entstehen, wenn im Rahmen einer Umsatzsteueraußenprüfung dem Prüfer eine elektronische Rechnung vorgelegt wird. Der Prüfer wird fragen, ob die Rechnung mit einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ein Prüfbericht erstellt worden ist, oder die Rechnung zusätzlich postalisch zugestellt wurde. Der Prüfer wird auf die z.zt. gültigen gesetzlichen Bestimmungen hinweisen, wonach eine papierlose Rechnung nur anerkannt wird, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit oder ohne Anbieterakkreditierung nach 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehen ist. In allen anderen Fällen muß - besonders mit Blick auf die umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften - später stets eine Papierrechnung nachgesandt werden, wenn der Vorsteuerabzug nicht verlorengehen soll. Wie genau funktioniert die elektronische Signatur? Die praktische Anwendung der elektronischen Signatur ist denkbar einfach. Die theoretischen Grundlagen und Verfahrensabläufe jedoch sind sehr komplex und sollen stark vereinfacht wie folgt dargestellt werden: Elektronische Signaturverfahren basieren auf einer besonderen Form der Datenverschlüsselung, die sich aus sog. privaten und öffentlichen Schlüsseln zusammensetzt. Diese Schlüssel werden mit einer PIN- Nummer versehen und z.b. auf Chipkarten gespeichert. Ein Signierprogramm erstellt aus Dokumentendaten (hier: der per versandten Rechnung) und den Signaturschlüsseln automatisch die eigentliche elektronische Signatur. Die Identifizierung des Signierenden erfolgt beim Empfänger der Rechnung über den angewendeten öffentlichen Prüfschlüssel, dessen Echtheit über eine Zertifizierung abgesichert sein muß (qualifizierte Signatur). Um vollständige Sicherheit über die Identität zu bekommen, ist es erforderlich, eine Zertifi-

10 st 12/05, S. 2 zierungsabfrage beim entsprechenden Trust-Center via Internet durchzuführen. Das Trust-Center bestätigt hierbei, daß der angewandte Schlüssel tatsächlich auf die signierende Person zugelassen ist. Einige technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein Wer an dem Verfahren der elektronischen Signatur teilnehmen möchte, muß zunächst gewisse technische Voraussetzungen erfüllen. So muß neben einem internetfähigen Rechner ein Chipkartenlesegerät vorhanden sein, wobei darauf hingewiesen wird, daß verschiedene Anbieter mittlerweile auch EDV-Lösungen ohne Chipkarten anbieten. Zusätzlich zu der Hardware-Ausstattung müssen Programme auf den Rechner installiert werden, die die Funktion der Signaturerzeugung und der Signaturprüfung ermöglichen. Die für die elektronische Signatur notwendigen Kompetenzen (Schlüsselpaar und Zertifikat) sowie Chipkarte und eventuelle Chiplesekarte werden von den Trust-Centern oder Zertifizierungsdienstanbietern im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluß zur Verfügung gestellt. Die Trust-Center bescheinigen hierbei, daß ein von ihnen erzeugtes Schlüsselpaar weltweit einmalig ist und nur einer einzigen natürlichen Person zugeordnet wurde und stellen Ihrem Kunden damit eine Art digitalen Ausweis aus, mit dem z.b. ein Geschäftspartner eine garantierte Sicherheit über die Identität des Signierenden und über die Richtigkeit des Inhalts der Rechnung erhält. Zertifikate werden nach der Identitätsprüfung von den Trust-Centern ausschließlich für natürliche Personen ausgestellt. Es ist für Unternehmen also erforderlich, jeden einzelnen Mitarbeiter, der Rechnungen ausstellen soll, mit einer persönlichen digitalen Signatur auszustatten, was bei Großunternehmen neben den organisatorischen Problemen und bei einer hohen Personalfluktuation auch einen großen Kostenaufwand darstellt. Aus diesem Grunde werden mittlerweile auch alternative firmenbezogene EDV-Lösungen angeboten. In jedem Fall steigert die qualifizierte elektronische Signatur Sicherheit und Prüfbarkeit von elektronisch versandten Dokumenten. Eine via verschickte Rechnung berechtigt also i. S. d. 14 Abs. 4 Satz 2 UStG nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn der Leistungsempfänger im Rahmen seiner Aufzeichnungspflichten nach Empfang einer elektronischen Abrechnung wie folgt verfährt: Signaturprüfung Überprüfung des Zertifikats mit den öffentlichen Prüfschlüsseln Überprüfung der Anbieterakkreditierung Dokumentation des Prüfergebnisses und Abspeicherung in Verbindung mit der Rechnung. In jedem Fall sollten alle Aktivitäten in enger Zusammenarbeit mit der EDV geschehen, um die tatsächlichen Verhältnisse abzuklären. Rechnungen via Fax Gleiches gilt für die Versendung von Rechnungen via Fax. Es muß unterschieden werden zwischen Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax, Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax sowie Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax steuerlich zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zwecke des Vorsteuerabzuges ist, daß der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach 14 b Abs. 1 UStG lesbar ist (10 Jahre). Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen (siehe obenstehenden Kasten) ist wie beim Versand via eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Ebenso setzen beide Rechnungserstellungsarten ein Einvernehmen des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers voraus. Abschließend bleibt festzustellen, daß die gesetzlich legitimierte neue Möglichkeit, Rechnungen per Mail bzw. Fax zu erstellen, für alle Beteiligten große Vorteile bringt. Dem Nutzen ist jedoch der Aufwand gegenüberzustellen, der benötigt wird, um die technischen und formalen Voraussetzungen zu schaffen.

11 Muster einer ordnungsgemäßen Rechnung (über 100 brutto) leistender Unternehmer mit vollständiger Anschrift Küchenpool GmbH Musterstr Musterstadt Leistungsempfänger mit vollständiger Anschrift Firma Hans Dampf In allen Gassen 1 Ab : fortlaufende Rechnungsnummer Musterstadt Rechnung-Nr (bei Zahlung bitte angeben) Ab : Ausstellungsdatum Leistungsdatum Lieferung vom Kunden-Nr Ihre Bestellung vom Bezeichnung der Ware oder Leistung Summe, netto Ab Umsatzsteuersatz lfd. Nr. Menge Artikel Euro 1 1 Herd Cuisine 1.300, Küchenschrank 800, Küchenzeile Vulkano 3.000, Eßgruppe 1.200,00 5 Kücheninstallation 1.000,00 Summe, netto 7.200,00 zzgl. 16% Mehrwertsteuer 1.152,00 Gesamtbetrag 8.352,00 Brutto-Rechnungsbetrag fällig am: Rechnungsbetrag abzügl. 2% Skonto fällig am : 8.184,96 Bankverbindung: Steuer-Nr: 211/3498/4781 Postbank Düsseldorf BLZ xxxxxxxx USt.IDNr.: DE Kto-Nr Umsatzsteuerbetrag Rechnungsbetrag, brutto Ab : Steuernummer oder (empfohlen) Umsatzsteuer- Identifikationsnummer

12 Muser einer ordnungsmäßigen Kleinbetragsrechnung (bis 100 brutto) Leistender Unternehmer mit vollständiger Anschrift Drogerie Hans Sander Waschstr Musterstadt Ab Ausstellungsdatum Bezeichnung der Ware oder Leistung Produkt Menge Preis/ FeMen Aftershave 1 5,49 Shampoo 1 8,49 Total 13,98 Rechnungsbetrag brutto Preis inkl. 16 % Mehrwertsteuer Eine wichtige Ausnahme gilt für Rechnungen über Kleinbeträge ( 33 der Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung). Liegt der Gesamtbetrag (einschl. Umsatzsteuer) nicht über 100, können Sie weiterhin auf die Angabe einer Steuernummer bzw. Umsatzsteuer- Identifikationsnummer verzichten. Allerdings muß ab dem auch auf Kleinbetragsrechnungen das Aussstellungsdatum enthalten sein. Diese Besonderheiten gelten übrigens entsprechend bei Fahrausweisen, die als Rechnung dienen.