SONDERRUNDSCHREIBEN Ausstellung ordnungsmäßiger Rechnungen für den Vorsteuerabzug

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1 Peter Kruse Dipl.-Kfm. Jan Kruse, Wirtschaftsprüfer Dipl.-Kfm. Andreas Jäckel SONDERRUNDSCHREIBEN Ausstellung ordnungsmäßiger Rechnungen für den Vorsteuerabzug I. Einleitung: Das Umsatzsteuerrecht strotzt von Formalien. Werden diese nicht beachtet, droht dem Unternehmer als Rechnungsempfänger, dass die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt als Vorsteuer vergütet wird. Da auch die Rechtsprechung immer strenger wird, müssen die Formalien zwingend eingehalten werden. II. Mindestangaben in einer auszustellenden Rechnung: Für eine beispielhafte Rechnung verweisen wir auf die beigefügte Anlage. Die folgenden Inhalte müssen auf jeder Rechnung enthalten sein: 1. vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (ggf. Postfach des Leistungsempfängers) 3. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 4. das Ausstellungsdatum der Rechnung 5. eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese ist nur einmal zu vergeben. Die Rechnungsnummer kann aus einer oder mehreren Zahlen oder Buchstabenreihen oder -kombinationen bestehen, die zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller vergeben wird. Lt. Bundesfinanzministerium dürfen separate Nummernkreise für räumliche und organisatorisch abgegrenzte Bereiche gebildet werden. Beachte: Seite 1 von 6 Für alle uns erteilten Aufträge gelten die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Steuerberater jeweils in der neuesten Fassung als vereinbart, wenn nicht unverzüglich widersprochen wird. Mündliche Auskünfte sind ohne schriftliche Bestätigung unverbindlich. Bankverbindungen: HSH Nordbank AG (BLZ ) Postbank Hmb. (BLZ ) Steuerberater gem. 58 StBerG: Irmtraud Maas, Maren Petermann Roland Lang In Kooperation mit: Kruse Wirtschaftsprüfung GmbH

2 Bei Dauerleistungen (Vermietungs- oder Leasingverträgen) muss eine einmalige Nummer in den geschlossenen Verträgen enthalten sein wie beispielsweise Wohnungs- oder Objekt- bzw. Mieter-Nummer. Die jeweiligen Zahlungsbelege brauchen dann keine gesonderten fortlaufenden Nummern zu enthalten. 6. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. der Umfang und die Art der sonstigen (Dienst-)Leistung Bei sonstigen Leistungen muss eine hinreichende Bestimmtheit in der Leistungsbeschreibung gegeben sein. Pauschale Bezeichnungen, wie Wärmedämmarbeiten, sind nicht ausreichend. Hinzu kommen muss zumindest noch die Bezeichnung des Bauvorhabens nebst Ort und Umfang der Leistung nebst Zeitpunkt der Leistungsausführung. 7. der Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung Ausreichend ist die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung bzw. Lieferung ausgeführt wurde. Die ehemals beliebte Formulierung Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum ist nicht mehr zulässig. Der Zeitpunkt der Lieferung ist tatsächlich anzugeben. Ausreichend ist allerdings ein Verweis auf andere (zugehörige) Dokumente, aus denen sich der Lieferzeitpunkt ergibt, hier insbesondere ein Lieferschein. Ist ein solcher Verweis gegeben, muss der Lieferschein mit Angabe des Leistungsdatums bei der Rechnung verwahrt werden und unterliegt den langen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen (10 Jahre). Bei Dauerleistungen (Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag etc.) ergibt sich der Leistungszeitraum meist aus dem zugrunde liegenden Vertrag. Andernfalls muss er sich aus dem ergänzenden Zahlungsbeleg wie dem Überweisungsauftrag oder dem Kontoauszug ergeben (Verwendungszweck). 8. Nettoentgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung In der Rechnung ist das Nettoentgelt gesondert anzugeben. Werden in einer Rechnung verschiedene Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen abgerechnet, ist das Nettoentgelt auf die einzelnen Steuersätze bzw. Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln. 9. Angabe des Steuersatzes und des Steuerbetrags Angewandter Umsatzsteuersatz, zzt. also 7 % oder 19 % und der Umsatzsteuerbetrag in Euro müssen gesondert aufgeführt werden. Ggf. ist ein Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung aufzunehmen, wenn es sich um eine steuerfreie Leistung, wie bspw. Vermietung von Wohneigentum etc. handelt. Eine in früheren Zeiten übliche Angabe lediglich des Bruttoentgelts mit einer hierin enthaltenen Umsatzsteuer ist nicht ausreichend. Seite 2 von 6

3 10. Im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt Sind bereits im Voraus Minderungen des Entgelts, wie bspw. Skonti, vereinbart, muss auf die entsprechende Vereinbarung in der Rechnung hingewiesen werden. Ein schlichter Hinweis, dass Rabatt- und Bonusvereinbarungen bestehen, ist als ausreichend anzusehen. Bei Skontovereinbarungen ist die Angabe, wie z. B. 2 % Skonto bei Zahlung, ausreichend. Der Skontobetrag muss nicht genannt werden. 11. Hinweis auf Steuerbefreiung Ist die erbrachte Leistung umsatzsteuerbefreit, muss auf der Rechnung die entsprechende zugrunde liegende Vorschrift des Umsatzsteuergesetzes angegeben werden. Alternativ reicht auch ein allgemeinumgangssprachlicher Hinweis auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung wie beispielsweise steuerfreie Vermietung von Gebäuden, steuerfreie Heilleistungen o. Ä. III. Sonderfälle: 1. Kleinbetragsrechnungen: Eine Kleinbetragsrechnung von nicht mehr als 150,00 muss lediglich die folgenden Angaben enthalten: (1) Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers (2) Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (3) Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung bzw. sonstige Leistung in einer Summe (4) anzuwendender Steuersatz (5) Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) (6) Liegt eine Steuerbefreiung vor, ist in der Rechnung darauf hinzuweisen. 2. Barzahlungsrechnungen: Hierfür gelten keine Besonderheiten. Bitte beachten Sie, dass auch in diesem Fall stets die Angabe des Zeitpunkts der Leistung erforderlich ist. 3. Anzahlungen: Rechnungsstellung und Zahlung vor Leistungsausführung sind zulässig. Aus Ihnen muss aber hervorgehen, dass damit Voraus- oder Anzahlungen abgerechnet werden. Auch sind Seite 3 von 6

4 der voraussichtliche Zeitpunkt oder der Kalendermonat der Leistung sowie die Höhe der Anzahlung und die darauf entfallende Umsatzsteuer anzugeben. Durch die Erteilung der Rechnung über die Anzahlung erhält der unternehmerische Leistungsempfänger bereits vor Ausführung der Leistung den Vorsteuerabzug, sofern er bezahlt hat. Erteilt ein Unternehmer eine End- bzw. Schlussrechnung, so muss diese die vereinnahmten Anzahlungen und die hierauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge gesondert ausweisen. Von dem Schlussrechnungsbetrag sind die einzelnen Anzahlungen mit der gesonderten Umsatzsteuer abzusetzen. Bei mehreren Anzahlungen kann es auch genügen, wenn der Gesamtbetrag der Nettoanzahlungen und der darauf entfallenden Umsatzsteuer abgesetzt wird. 4. Kleinunternehmer im Sinne des 19 UStG: Ein Kleinunternehmer muss ebenfalls eine Rechnung erstellen. Allerdings darf er, sofern er nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, die Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, da sie sonst an das Finanzamt abgeführt werden muss. Ansonsten gibt es keine Besonderheiten. Vor allen Dingen muss der Kleinunternehmer auch seine Steuernummer oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung angeben. Unter Umständen kann der zusätzliche Hinweis: Kleinunternehmer nach 19 UStG sinnvoll sein. 5. Elektronische Rechnungen: Grundsätzlich sind neben herkömmlichen Papierrechnungen auch elektronische Abrechnungen anzuerkennen. Dieser Fall ist bisher allerdings rein theoretisch, da Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung nach 15 des Signaturgesetzes gegeben sein muss. Diese Signatur wird in praxi in aller Regel nicht mit versandt. Rechnungen im PDF-Format etc. sind somit grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug geeignet. 6. Gutschriften: Für Gutschriften sind sämtliche Rechnungsvorschriften zu beachten. Die Gutschrift muss als solche bezeichnet werden und muss die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Gutschriftenempfänger) auf der Gutschrift enthalten. Seite 4 von 6

5 7. Weiterer Hinweis: Die Rechnung muss den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht, bei Steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück enthalten, sofern ein solcher Umsatz vorliegt. In diesem Fall müssen auch Privatpersonen bzw. Unternehmer, die Leistungen oder Lieferungen für den nicht unternehmerischen Bereich beziehen, diese Rechnung mindestens zwei Jahre aufbewahren. 8. Bauleistungen und Reinigungsdienstleistungen: Im Zusammenhang mit Subunternehmern im Bauleistungsbereich und Reinigungsdienstleistungsbereich sind Sondervorschriften zu beachten, die hier nicht im Einzelnen aufgeführt werden. Entsteht aus diesen Sondervorschriften eine umgekehrte Umsatzsteuerschuldnerschaft beim Empfänger gem. 13 b UStG muss auf diesen Umstand auf der Rechnung ausdrücklich hingewiesen werden. IV. Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken: Ein Unternehmer, der eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, muss besondere Vorschriften beachten. Der Unternehmer muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Die Rechnung muss den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (siehe unten) enthalten. Als Empfänger der Leistung müssen auch Privatpersonen bzw. Unternehmer, die Leistungen oder Lieferungen für den nichtunternehmerischen Bereich beziehen, die Rechnung mindestens zwei Jahre aufbewahren. Bei Verletzung der Rechnungsausstellungspflicht droht eine Geldbuße bis zu 5.000,00, Bei Nichtaufbewahrung durch den Empfänger beläuft sich die Geldbuße auf bis zu 500,00. Im Februar 2011 Jan Kruse Peter Kruse Andreas Jäckel Steuerberater Steuerberater Steuerberater Seite 5 von 6

6 Anlage 1 Muster-Rechnung Name Anschrift leistender Unternehmer Name Anschrift Rechnungsempfänger Steuernummer/USt-IdNr. des Unternehmers Rechnungsdatum Rechnungsnummer (fortlaufende Nr.) Euro Liefergegenstand mit Menge u. handelsüblicher Bezeichnung... oder genaue Art und Umfang der sonstigen Leistung... Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Wenn zutreffend, weitere Informationen als Pflichtangaben (siehe Sonderfälle) Summe Nettoentgelt... anzuwendender Steuersatz (7 %/19 % USt) Betrag Umsatzsteuer... Summe Bruttoentgelt... Seite 6 von 6