MERKBLATT zur Systematik der Umsatzsteuer

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1 MERKBLATT zur Systematik der Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer spielt, insbesondere bei unternehmerischen Projekten, eine immer größere Rolle. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Systematik der Umsatzsteuer mit inländischen Beteiligten geben. 1.) Vorsteuer-Abzug bei Eingangsrechnungen Grundsätzlich kann die Universität Trier die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer ihr für den Einkauf von Verbrauchsgütern, Dienstleistungen und Gebrauchsgütern in Rechnung stellt, dann steuerlich geltend machen, wenn die Verbrauchsgüter, Dienstleistungen bzw. Gebrauchsgüter ausschließlich (100%) oder anteilig (> 10%) unternehmerisch in einem Betrieb gewerblicher Art (BgA) genutzt werden. Die mit der Rechnung bezahlte Umsatzsteuer (USt), oder auch Mehrwertsteuer genannt, kann dann als sog. Vorsteuer (VoSt) von der Umsatzsteuerschuld der Universität abgezogen werden. In der Praxis bedeutet dies, dass der Vorsteuerabzug der jeweiligen umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle, abhängig von dem unternehmerischen Nutzungsanteil, im Rahmen der Umsatzbesteuerung gutgeschrieben wird. Unter Verbrauchsgütern versteht man Wirtschaftsgüter, die bedingt durch ihre Beschaffenheit bei einem einzelnen Einsatz verbraucht werden. Hierunter fallen z.b. Labormaterialien. Diese werden nicht inventarisiert und auch nicht im Rahmen der KLR abgeschrieben. Im Gegensatz dazu versteht man unter Gebrauchsgütern Wirtschaftsgüter, die einen wiederholten Gebrauch und eine längerfristige, dauerhafte Nutzung erlauben. Hierunter fallen z.b. Laborgeräte. Diese werden inventarisiert und im Rahmen der KLR abgeschrieben. Im Nachfolgenden haben wir Ihnen anhand von Beispielen die Systematik des Vorsteuerabzuges anhand von Gebrauchsgütern dargestellt. Gleiches gilt allerdings auch für Verbrauchsgüter. Stand:

2 Beispiel 1: 2 Ein Projektverantwortlicher einer umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle bestellt einen Drucker über HIS-QIS bei der Zentralen Beschaffung. Diese bestellt diesen bei einer EDV-Firma (1). Die Rechnung für den Drucker lautet über 200,00 netto zuzüglich 38,00 Umsatzsteuer (USt). Insgesamt sind 238,00 an die EDV-Firma zu zahlen (2). EDV-FIRMA (1) Lieferung Drucker für USt (2) Zahlung der Rechnung in Höhe von 238 UNIVERSITÄT TRIER im Rahmen ihres BgAs (umsatzsteuerpflichtige Kostenstelle) Kauf Drucker für 100% Nutzung im BgA (4) Erstattung VoSt 38 FINANZAMT (3) Zahlung Umsatzsteuer an das Finanzamt in Höhe von 38 Die EDV-Firma hat die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer in Höhe von 38,00 an das Finanzamt abzuführen (3). Gleichzeitig kann der BgA im Rahmen seiner umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle die von der EDV-Firma gezahlte und in der Eingangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer in Höhe von 38,00 als sog. Vorsteuer (VoSt) geltend machen. Das Finanzamt erstattet der Universität Trier die Vorsteuer, die nun der umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle gutgeschrieben werden kann (4). Die Erstattung in Höhe von 38,00 wird mit der ggf. an das Finanzamt zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnet. Folglich werden im Saldo lediglich 200,00 der umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle belastet. Die Universität Trier ist das Steuersubjekt, nicht der einzelne Betrieb gewerblicher Art. Deshalb ist zu beachten, dass die Rechnung auf die Universität Trier lauten muss, da ansonsten der Vorsteuerabzug nicht gewährt werden kann. Wir verweisen diesbezüglich auf unser Schreiben vom betreffend die Änderungen zur Rechnungserstellung. Ein Vorsteuer-Abzug ist nur dann möglich, wenn alle Pflichtbestandteile einer Rechnung gem. 14 Abs. 4 UStG vorhanden sind (siehe Anlage 1). Fehlt eine Angabe auf der Rechnung, so wird der Vorsteuer-Abzug vom Gesetzgeber versagt. Informationen / Formulare: Homepage: Verwaltung > Abteilung III > Service > Personal A-Z > Dienstreisen > Rechnungen Homepage: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Pflichtbestandteile einer Rechnung

3 Beispiel 2: 3 Werden die angeschafften Verbrauchsgüter, Dienstleistungen oder Gebrauchsgüter lediglich anteilig, d.h. bspw. zu 50% für eine umsatzsteuerpflichtige Kostenstelle und 50% für andere Zwecke außerhalb des unternehmerischen Bereichs des BgAs (z.b. für Fachkostenstelle) genutzt, so kann insoweit lediglich ein Vorsteuerabzug in Höhe von 50% für die umsatzsteuerpflichtige Kostenstelle gewährt werden. Für den Einkauf des Druckers werden insgesamt 238,00 an die EDV-Firma gezahlt. Durch die anteilige Nutzung (50%) des Druckers bei der umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle, können somit nur 50% des in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbetrages (38,00 ) beim Finanzamt geltend gemacht werden. Im Saldo werden der umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle insgesamt 219,00 belastet. Beispiel 3: Werden dagegen die Verbrauchsgüter, Dienstleistungen oder Gebrauchsgüter im hoheitlichen Bereich (z.b. Fachkostenstelle) angeschafft, so ist ein Vorsteuerabzug, mangels unternehmerischer Nutzung, nicht möglich. Damit der Vorsteuer-Abzug ordnungsgemäß vorgenommen werden kann, ist es unbedingt erforderlich, bereits bei Beschaffung von Verbrauchsgütern, Dienstleistungen und Gebrauchsgütern anzugeben, ob und zu welchem prozentualen Anteil die geplante Nutzung in einem unternehmerischen Bereich oder aber im hoheitlichen Bereich stattfindet. Ein Vorsteuerabzug kann nur dann vorgenommen werden, wenn der Nutzungsanteil im unternehmerischen Bereich dokumentiert worden ist. ACHTUNG: Bei Abweichungen zwischen Finanzierung und Nutzung von Verbrauchsgütern, Dienstleistungen oder Gebrauchsgütern sind neben der Einschränkung des Vorsteuerabzuges ggf. auch ertragsteuerliche Mehrbelastungen von bis zu 31,64% zu beachten, wenn die unternehmerische Kostenstelle einem ertragsteuerpflichtigen BgA zugeordnet ist. Wird die Kostenstelle dem ertragsteuerfreien BgA Auftragsforschung zugeordnet, so führt eine Nutzung der Gebrauchsgüter, Dienstleistungen oder Verbrauchsgüter für Zwecke außerhalb der unternehmerischen Kostenstelle zu keinen steuerlichen Abzügen. Allerdings ist zu beachten, dass die Kosten, insbesondere für die Gewinnermittlung und die Nachkalkulation bei der Trennungsrechnung, verursachungsgerecht verbucht werden sollten! Bei einer nachträglichen Änderung der Nutzung eines Gebrauchsgutes (Gegenstandes) ist ggf. eine Korrektur des Vorsteuerbetrages durchzuführen. Die Änderung der Nutzung ist unmittelbar der Abteilung I mitzuteilen. Informationen / Formulare: Homepage: Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Zentrale Beschaffung > Änderungsmitteilung Inventarisierung

4 4 2.) Pflichtbestandteile von Rechnungen im Sinne des 14 Abs. 4 UStG Ein Unternehmer kann sich vom Finanzamt Vorsteuer erstatten lassen, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers folgende Pflichtangaben gem. 14 Abs. 4 UStG enthält: 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers 2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer des leistenden Unternehmers 3. Ausstellungsdatum 4. fortlaufende Rechnungsnummer 5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung 6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder ein Hinweis, dass der Zeitpunkt mit dem Rechnungsdatum identisch ist 7. das Nettoentgelt 8. den anzuwendenden Steuersatz (7% bzw. 19%) sowie den auf das Nettoentgelt entfallenden Steuerbetrag oder den Hinweis auf Steuerbefreiung Wichtig: Bei Fehlen einer dieser Pflichtangaben, geht der Vorsteuerabzug verloren!

5 5 3.) Kleinbetragsrechnungen Grundsätzlich können Verträge lediglich zwischen der Universität Trier, vertreten durch den Präsidenten, und einem anderen Vertragspartner abgeschlossen werden. In der Praxis ist es jedoch bei Verträgen häufig nicht möglich diese durch den Präsidenten abzuschließen. Die Verträge werden dann ohne Vertretungsmacht von Angehörigen der Universität Trier abgeschlossen. Dies ist bspw. bei Tankrechnungen etc. der Fall. Der Tankstellenbetreiber stellt keine Rechnung auf den Namen der Universität Trier aus, sondern druckt lediglich einen Beleg. Diese Belege sind in der Regel sog. Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 150,00 brutto nicht überschreitet. Gerade wenn es um Kleinstbeträge (bis 150,00 brutto) geht, werden diese Verträge nicht durch den Präsidenten der Universität Trier selbst abgeschlossen, sondern von Angehörigen der Universität Trier ohne die Bevollmächtigung durch den Präsidenten. Das bedeutet, dass derjenige, der den Vertrag trotzdem abschließt, ohne Vertretungsmacht im Namen der Universität Trier handelt. Die Wirksamkeit des Vertrages hängt dann von der Genehmigung durch den Präsidenten der Universität Trier ab. Das bedeutet, dass Verträge, trotz fehlender Genehmigung, nachträglich durch die Zustimmung des Präsidenten geheilt werden können. In der Regel geschieht dies, wenn die durch Vertrag entstandene Verbindlichkeit auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft wurde und anschließend die Zahlung durch die Universität Trier angewiesen wird. In diesem Fall ist die zuständige Mitarbeiterin / der zuständige Mitarbeiter der Abteilung I auf Grund der Geschäftsverteilung berechtigt, insoweit für die Universität Trier zu handeln. Wichtig: Bei Beschaffungen sind stets die Beschaffungsrichtlinien der Universität Trier einzuhalten. Rechnungen müssen grundsätzlich auf die Universität Trier ausgestellt werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können ausnahmsweise Verträge ohne Vertretungsmacht abgeschlossen werden, wie z.b. Tanken während Dienstreisen, dringende Anschaffungen während Exkursionen oder Dienstreisen. Diese bedürfen jedoch der nachträglichen Zustimmung durch die Universität Trier. Für diese Kleinbetragsrechnungen gilt nach 33 UStDV folgende Vereinfachungsregelung, nach welcher folgende Angaben mindestens auf der Rechnung enthalten sein müssen: 1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. Das Ausstellungsdatum, 3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Wird in einer Rechnung über verschiedene Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind für die verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen die jeweiligen Summen anzugeben. Wird über Leistungen im Sinne der 3c (Lieferung in besonderen Fällen), 6a (innergemeinschaftliche Lieferung) oder 13b (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) UStG abgerechnet, gilt 33 UStDV nicht. In diesen Fällen ist eine Rechnung im Sinne des 14 Abs. 4 UStG auszustellen (siehe Anlage 1: Pflichtbestandteile einer Rechnung). Wichtig: Bei Fehlen einer der oben genannten Mindestangaben geht der Vorsteuerabzug verloren! Eine fehlerhafte oder fehlende Rechnungsangabe ist sofort vom Aussteller korrigieren zu lassen. Eine Eigenkorrektur ist nicht ausreichend.

6 4.) Umsatzsteuer bei Ausgangsrechnungen Die Ausgangsrechnungen sind von der Universität Trier nach dem Rechnungsmuster auszustellen. Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie auch in der Info-Tour zur Rechnungsstellung. Informationen / Formulare: Homepage: Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Info-Tour zur Rechnungsstellung 6 Homepage: Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Rechnungsmuster Beispiel: In einem erbracht. Projekt werden Forschungsdienstleistungen für einen Leistungsempfänger Dem Leistungsempfänger wird die Forschungsdienstleistung zu einem Gesamtpreis in Höhe von 200,00 zzgl. 19% Umsatzsteuer in Rechnung gestellt (5). Die Rechnung ist nach dem Rechnungsmuster auszustellen, welches die Pflichtbestandteile einer Rechnung beinhalten muss, damit der Leistungsempfänger ggf. Vorsteuer bei seinem zuständigen Finanzamt gelten machen kann. Der Leistungsempfänger zahlt der Universität Trier die Rechnung in Höhe von 238,00 (6). Davon sind 38,00 von der Universität Trier an das Finanzamt in der Umsatzsteuer- Voranmeldung anzumelden und abzuführen (7). Finanzamt Zahlung USt in Höhe von 38,00 (7) Verkauf von Forschungsdienstleistungen in Höhe von 200,00 zzgl. 38,00 USt (5) Universität Trier Betrieb gewerblicher Art Zahlung der Forschungsdienstleistung in Höhe von 238,00 (6) Leistungsempfänger Im Saldo verbleiben auf der Kostenstelle des Projektes lediglich 200,00 Netto-Einnahmen.

7 EXKURS: Kleinunternehmerregelung Die Beurteilung, ob die Voraussetzungen für einen Kleinunternehmer vorliegen, kann lediglich der Unternehmer selbst treffen. Die Voraussetzungen für einen Kleinunternehmer gem. 19 UStG liegen vor, wenn die Einnahmen aus steuerpflichtigen Umsätzen (inkl. Umsatzsteuer, d.h. Bruttoumsätze) im vorangegangenen Kalenderjahr ,00 nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich ,00 nicht übersteigen werden. Liegen diese Voraussetzungen vor, dann darf der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer für seine Lieferungen bzw. sonstigen Leistungen in Rechnungen offen ausweisen. Ein Vorsteuer- Abzug sowohl für den Kleinunternehmer als auch Leistungsempfänger ist nicht möglich. Ein Hinweis, dass die Kleinunternehmerregelung zutrifft ist auf der Rechnung zu vermerken. Mangels Ausweis eines Steuersatzes ist ein Vorsteuer-Abzug für den Unternehmer nicht möglich. Wenn sich diese Regelung für den Kleinunternehmer als nachteilig erweist, z.b. wegen hoher Vorsteuern, kann dieser auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Umsatzsteuerpflicht optieren. An diesen Verzicht ist er jedoch auf fünf Jahre gebunden. Der Kleinunternehmer wird für diesen Zeitraum als richtiger Unternehmer behandelt. Die Steuer für innergemeinschaftliche Erwerbe sowie Bezüge von sonstigen Leistungen in der EU oder Drittland gem. 13b UStG (z.b. Werkverträge, Honorare und Reisekosten für ausländische Gastdozenten) ist vom Kleinunternehmer gegenüber dem Finanzamt anzumelden und abzuführen. Rechnungen von Kleinunternehmern müssen ebenfalls die Pflichtangaben gem. 14 Abs. 4 UStG (siehe Anlage 1) enthalten. Aus Vereinfachungsgründen braucht keine Umsatzsteuer sowie kein Umsatzsteuerbetrag offen ausgewiesen werden. Eine Ausnahme stellen die sog. Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV dar. Bei diesen Rechnungen bis 150,00 brutto sind geringere Mindestangaben auf der Rechnung anzugeben (siehe Anlage 2). Fazit zur Kleinunternehmerregelung: Die Beurteilung, ob die Unternehmer- bzw. Kleinunternehmereigenschaft vorliegt kann die Universität Trier nicht vornehmen. Es ist davon auszugehen, dass die Rechnungen, welche die Universität Trier erhält ordnungsgemäß erstellt worden sind. 7 Abschließende Bemerkung: Bei den oben dargestellten Ausführungen zur Vorsteuer und Umsatzsteuer handelt es sich lediglich um einen generellen Überblick. Eine abschließende Beurteilung der Sachverhalte kann nur durch Einzelfallprüfungen und beurteilungen vorgenommen werden. Bei Fragen zur Systematik der Umsatzsteuer setzten Sie sich bitte mit der Abteilung I (Ansprechpartnerin: Frau Kraft, Tel.: 4276, krafta@uni-trier.de) in Verbindung.

8 Anlage 1: Pflichtbestandteile einer Rechnung gem. 14 Abs. 4 UStG 8 Notwendige Angaben für eine ordnungsgemäße Rechnung Gesetzliche Vorgaben nach 14 Abs. 4 UStG: 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Universität Trier) und des Leistungsempfängers (Auftraggeber) 2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IdNr.) der Universität Trier Steuernummer: 42/661/0066/3 USt-IdNr.: DE Ausstellungsdatum 4. fortlaufende Rechnungsnummer (Aufbau: Rechnungsjahr_lfd. Nr.) 5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung 6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder ein Hinweis, dass der Zeitpunkt mit dem Rechnungsdatum identisch ist 7. das Nettoentgelt 8. den anzuwendenden Steuersatz (7% bzw. 19%) sowie den auf das Nettoentgelt entfallenden Steuerbetrag oder den Hinweis auf Steuerbefreiung Wichtig: Bei Fehlen einer Pflichtangabe geht der Vorsteuerabzug verloren!

9 Anlage 2: Pflichtbestandteile bei Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV 9 Für diese Kleinbetragsrechnungen gilt nach 33 UStDV folgende Vereinfachungsregelung, nach welcher folgende Angaben mindestens auf der Rechnung enthalten sein müssen: 1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. Das Ausstellungsdatum, 3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Wichtig: Bei Fehlen einer der oben genannten Mindestangaben geht der Vorsteuerabzug verloren! Eine fehlerhafte oder fehlende Rechnungsangabe ist sofort vom Aussteller korrigieren zu lassen. Eine Eigenkorrektur ist nicht ausreichend.