Neue Anforderungen an die Buch- und Belegnachweise bei Ausfuhrlieferungen und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

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1 FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft 1 Umsatzsteuer: Neue Anforderungen an die Buch- und Belegnachweise bei Ausfuhrlieferungen und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Ausfuhrlieferungen aus Deutschland in Drittstaaten und innergemeinschaftliche Lieferungen aus Deutschland in das übrige Gemeinschaftsgebiet sind grundsätzlich nach 6 UStG bzw. 6a UStG steuerfrei. Diese Steuerfreiheit wird aber nur dann von den deutschen Finanzbehörden anerkannt, wenn besondere Buch- und Belegnachweise für die einzelnen durchgeführten Lieferungen vorliegen. Der Unternehmer muss dabei belegmäßig nachweisen, dass der Gegenstand der Lieferung in einen Drittstaat bzw. in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet wurde (Belegnachweis). Weiterhin muss der Unternehmer buchmäßig nachweisen, dass die jeweiligen Voraussetzungen der Steuerbefreiung vorlagen (Buchnachweis). Diese Nachweise müssen sich jeweils aus den Belegen bzw. aus der Buchführung eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Nach den bis zum geltenden Regelungen der 9, 10 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) war der Belegnachweis für Ausfuhrlieferungen regelmäßig über einen Versendungsbeleg und eine Bescheinigung des Spediteurs (z. B. weiße Spediteursbescheinigung) zu führen. Die gesondert aufzuzeichnenden Informationen im Rahmen des Buchnachweises für Ausfuhrlieferungen wurden in 13 UStDV aufgelistet. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen waren regelmäßig ein Rechnungsdoppel, der Lieferschein und ein Nachweis über die Verbringung in das übrige Gemeinschaftsgebiet als Belegnachweis aufzubewahren ( 17a UStDV). Die notwendigen Aufzeichnungen für den Buchnachweis ergaben sich aus 17c UStDV. Mit Wirkung zum wurden die entsprechenden Vorschriften der Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung, in denen die Anforderungen an die Beleg- und Buchnachweise enthalten sind, neu gefasst. Angepasst wurden hierbei für Ausfuhrlieferungen insbesondere die Anforderungen an den Belegnachweis, um das für die Ausfuhr relevante elektronische ATLAS- Verfahren entsprechend zu berücksichtigen. Im Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen wurde der Belegnachweis dahingehend vereinheitlicht, dass neben dem Rechnungsdoppel nun eine sog. Gelangensbestätigung gefordert wird (= Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist; vgl. 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV). Der zu führende Buchnachweis ist hingegen im Wesentlichen unverändert geblieben, wurde jedoch für Fahrzeuglieferungen und elektronische ATLAS-Ausfuhren um bestimmte Aufzeichnungen erweitert. Außerdem wurden die bisherigen Sollvorschriften der UStDV einheitlich durch Mussvorschriften ersetzt. Aufgrund zahlreich geäußerter Kritik aus der Wirtschaft, gerade seitens der Speditionen, insbesondere an dem neuen Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schreiben vom eine Übergangsregelung erlassen. Laut diesem Schreiben wird es sowohl für Ausfuhrlieferungen als auch für innergemeinschaftliche Lieferungen, die bis zum ausgeführt wurden, nicht beanstandet, wenn die Buch- und Belegnachweise noch auf Grundlage des bis Ende 2011 geltenden Rechts erbracht werden. Diese Übergangsfrist ist durch ein weiteres BMF-Schreiben vom nochmals bis zum verlängert worden, allerdings nur für den Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen. Für Ausfuhrlieferungen sind die geänderten Nachweispflichten demnach seit dem zu beachten.

2 FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft 2 1. Innergemeinschaftliche Lieferungen Die vorbehaltlich der Übergangsregelung ab 2012 gültigen Anforderungen an die Buchund Belegnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen in das übrige Gemeinschaftsgebiet stellen sich wie folgt dar: Der Belegnachweis ist nunmehr einheitlich sowohl für Beförderungsfälle als auch für Versendungsfälle mit den folgenden Belegen zu führen ( 17a Abs. 2 UStDV n. F.): 1) durch das Doppel der Rechnung 2) durch eine Gelangensbestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gebiet gelangt ist. Diese Bestätigung muss folgende Angaben enthalten: a) Name und Anschrift des Abnehmers b) handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer c) Tag und Ort des Erhalts des gelieferten Gegenstands durch den Abnehmer bzw. Tag und Ort der Beendigung der Beförderung im Fall der Beförderung durch den Abnehmer d) Ausstellungsdatum der Bestätigung e) Unterschrift des Abnehmers In Versendungsfällen ist es grundsätzlich ausreichend, wenn der Spediteur über die Gelangensbestätigung verfügt und diese auf Anforderung der Finanzverwaltung zeitnah vorlegen kann. Allerdings muss der liefernde Unternehmer in diesem Fall eine schriftliche Versicherung des Spediteurs besitzen, wonach Letzterer über eine korrekt ausgefüllte Gelangensbestätigung verfügt ( 17a Abs. 2 S. 3, 4 UStDV). Zur Erleichterung wird das BMF ein Muster für eine solche Abnehmerbestätigung zur Verfügung stellen. Mit Entwurfsschreiben vom hat das BMF Entwürfe für eine solche Muster-Abnehmerbestätigung in Deutsch, Englisch und Französisch sowie für ein besonderes Muster bei Versendung bzw. Beförderung durch einen Spediteur veröffentlicht. Die Muster sind in der Anlage beigefügt. Für den Buchnachweis ist abgesehen von der zusätzlichen Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeuglieferungen (weitgehend) unverändert das Folgende aufzuzeichnen ( 17c Abs. 1, 2 UStDV n. F.): 1) ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers 2) Name und Anschrift des Abnehmers 3) Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt 4) Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers 5) handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstands der Lieferung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer 6) Tag der Lieferung 7) vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und Tag der Vereinnahmung

3 FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft 3 8) Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder der Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet 9) Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet 10) Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet 2. Ausfuhrlieferungen Die ab 2012 gültigen Änderungen der Buch- und Belegnachweise für Ausfuhrlieferungen in Drittstaaten sind insbesondere den Anpassungen an das elektronische Ausfuhrverfahren ATLAS geschuldet. Seit besteht nämlich gemeinschaftsrechtlich die Pflicht zur Teilnahme an diesem elektronischen Ausfuhrverfahren. Somit werden Ausfuhren nunmehr regelmäßig mit Hilfe des elektronischen ATLAS-Verfahrens abgewickelt. Liegt der Regelfall der Ausfuhranmeldung im elektronischen Ausfuhrverfahren ATLAS vor, dient der Ausgangsvermerk der zuständigen Ausfuhrzollstelle als Belegnachweis und zwar einheitlich sowohl für Beförderungsfälle als auch für Versendungsfälle. Erfolgt jedoch in Beförderungsfällen die Ausfuhr ausnahmsweise nicht über das ATLAS-System (z. B. Warenwert von maximal 1.000), ist der Belegnachweis mit einem Beleg zu führen, der die folgenden Angaben enthält ( 9 Abs. 1, 2 UStDV n. F.): 1) Name und Anschrift des liefernden Unternehmers 2) handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer und Nachweis der Zulassung im Drittland, der Verzollung oder des Ausfuhrkennzeichens 3) Ort und Tag der Ausfuhr 4) Ausfuhrbestätigung der den Ausgang des Gegenstands aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates Erfolgt in Versendungsfällen die Ausfuhr ausnahmsweise nicht über das ATLAS-System oder ist es dem Unternehmer in den Fällen der ATLAS-Ausfuhr nicht möglich oder nicht zumutbar, den Ausfuhrnachweis über den Ausgangsvermerk zu führen, ist der Belegnachweis alternativ mit einem der beiden folgenden Belege zu führen ( 10 Abs. 1, 2 UStDV n. F.): 1) durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Frachtbrief, Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke, oder 2) durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs oder durch eine Versandbestätigung des Lieferers. Der sonstige Beleg soll enthalten: a) Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs sowie Tag der Ausstellung b) Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung, wenn dieser nicht der Unternehmer ist c) handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands, bei Fahrzeugen zusätzlich Fahrzeug-Identifikationsnummer und Nachweis der Zulassung im Drittland, der Verzollung oder des Ausfuhrkennzeichens d) Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung in das Drittlandsgebiet

4 FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft 4 e) Empfänger und Bestimmungsort im Drittlandsgebiet f) Versicherung des Ausstellers des Belegs, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind g) Unterschrift des Ausstellers des Belegs h) Movement Reference Number (MRN), wenn im elektronischen Verfahren der Nachweis über den Ausgangsvermerk nicht möglich oder zumutbar war Ist es dem Unternehmer in den Versendungsfällen allerdings nicht möglich oder nicht zumutbar, den Ausfuhrnachweis wie oben dargestellt (Punkt 1 oder 2) zu führen, kann er die Ausfuhr ausnahmsweise wie in den Beförderungsfällen nachweisen. Für den Buchnachweis ist abgesehen von der zusätzlichen Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeuglieferungen und der ATLAS-Registrierungsnummer unverändert das Folgende aufzuzeichnen ( 13 Abs. 2 UStDV n. F.): 1) handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstands der Lieferung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer 2) Name und Anschrift des Abnehmers oder Auftraggebers 3) Tag der Lieferung 4) vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und Tag der Vereinnahmung 5) Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Ausfuhr 6) Tag der Ausfuhr 7) in Fällen der Ausfuhr nach ATLAS: zusätzlich Registriernummer der Ausfuhranmeldung (Movement Reference Number MRN) Die geänderten Nachweispflichten sind für Ausfuhrlieferungen in Drittstaaten seit dem zwingend zu beachten. Demgegenüber besteht für den Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum noch eine befristete Übergangsregelung, auf die wir bereits weiter oben hingewiesen hatten. Bis zu diesem Zeitpunkt wird es nicht beanstandet, wenn für innergemeinschaftliche Lieferungen die Nachweispflichten noch auf Grundlage der bis zum geltenden Vorschriften erfüllt werden. Insofern kann derzeit noch auf einen Belegnachweis mittels der neuen Gelangensbestätigung verzichtet werden. Mittlerweile wurde bekannt, dass im BMF derzeit an einem Einführungsschreiben zur Gelangensbestätigung gearbeitet wird (derzeit läuft die sog. Verbandsanhörung). Hierdurch sollen sich dem Vernehmen nach gegenüber den oben beschriebenen Anforderungen, wie sie in 17 Abs. 2 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung vorgesehen sind, gewisse Erleichterungen ergeben (u. a. Ersetzen der Unterschrift des Abnehmers durch die Unterschrift eines Dritten, z. B. des Spediteurs im Rahmen eines Versendungsauftrags). Wann und letztlich mit welchem Inhalt das BMF-Schreiben offiziell veröffentlicht wird, ist derzeit noch nicht bekannt. Über die weitere Entwicklung werden wir Sie auf dem Laufenden halten. Fn/DrFü

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