Nachweis der Steuerfreiheit bei Innergemeinschaftlicher

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1 Steuerrecht Dieses Dokument finden Sie unter unter der Dok-Nr Nachweis der Steuerfreiheit bei Innergemeinschaftlicher Lieferung Warenverkäufe an Unternehmer in anderen EU-Staaten werden grundsätzlich ohne Ausweis der deutschen Umsatzsteuer vorgenommen. Die Umsatzbesteuerung erfolgt dann im Empfangsland auf der Grundlage des dort geltenden Steuersatzes (Regelfall). Umgekehrt unterliegt der Erwerb von Waren aus dem EU-Ausland in Deutschland der Besteuerung. Dies entspricht dem EU-weit geltenden Bestimmungslandprinzip : Steuerbefreiung der Warenlieferung im Ursprungsland und Erwerbsbesteuerung im Bestimmungsland. Zu beachten sind jedoch verschiedene Nachweis- und Meldepflichten, die in diesem Merkblatt erläutert werden. Ab sind neue Nachweispflichten auf Grundlage der sog. Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zu beachten. Zuvor wurde der Anwendungszeitraum mehrfach verschoben. Die Finanzverwaltung beanstandet für bis zum ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen nicht, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf Grundlage der bis zum geltenden Nachweise geführt wird (Merkblatt Dok-Nr. 5635). Mitgliedsstaaten der Europäischen Union: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich (+ Monaco), Griechenland, Kroatien (ab 01. Juli 2013), Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakische Republik, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland, Zypern Das Merkblatt ist ein Serviceangebot für Mitgliedsunternehmen der IHK Berlin. Es enthält erste rechtliche Hinweise und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Inhalt: I. Umsatzsteuerfreie Lieferungen Allgemeine Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Rechnungsstellung bei Steuerbefreiung Erteilung einer USt-IdNr Nachweispflichten... 3 Belegmäßiger Nachweis... 3 Buchmäßiger Nachweis Sonstige Erklärungs- und Meldepflichten Zweifel an der USt-IdNr II. Steuerpflichtiger Erwerb... 7 Ihr Ansprechpartner: Antje Maschke mas@berlin.ihk.de 1/8

2 I. Umsatzsteuerfreie Lieferungen 1. Allgemeine Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Ein deutscher Unternehmer, der Waren von der Bundesrepublik Deutschland an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union liefert, ist regelmäßig von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Im Einzelnen müssen hierzu folgende vier Voraussetzungen vorliegen: die gelieferte Ware ist in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt, der Abnehmer ist ein Unternehmer (diese Voraussetzung wird durch die Verwendung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eines anderen Mitgliedstaates dokumentiert), der Abnehmer hat den Gegenstand für sein Unternehmen erworben und der Erwerb des Gegenstandes der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung, d. h. der Abnehmer ist verpflichtet, in einem anderen EU-Staat die Erwerbsbesteuerung durchzuführen (diese Verpflichtung des Abnehmers wird durch Verwendung der USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaates dokumentiert). 2. Rechnungsstellung bei Steuerbefreiung Unternehmen, deren Warenlieferungen aufgrund der vorstehend genannten Voraussetzungen umsatzsteuerbefreit sind, müssen auf ihren Rechnungen neben den allgemein üblichen Angaben zusätzlich folgende Punkte vermerken: Hinweis auf Steuerbefreiung der Lieferung, z. B. steuerfrei nach 4 Nr. 1b i. V. m. 6 a UStG oder Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung eigene USt-IdNr. USt-IdNr. des Abnehmers: Die vom Lieferanten und vom Abnehmer verwendeten USt- IdNrn. müssen von jeweils unterschiedlichen Mitgliedstaaten erteilt worden sein. 3. Erteilung einer USt-IdNr. Die Erteilung einer USt-IdNr. erfolgt grundsätzlich auf schriftlichen Antrag durch das Bundeszentralamt für Steuern - Dienststelle Saarlouis - Ahornweg Saarlouis Telefon: (06831) Telefax: (06831) , -146 Der Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch online möglich! In den formlosen Antrag sind folgende Angaben aufzunehmen: Name und Anschrift des Antragstellers 2/8

3 Steuernummer, unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird das für die Umsatzbesteuerung zuständige Finanzamt. Bei der steuerlichen Neuaufnahme kann der Unternehmer die Erteilung einer Ust-IdNr. auch beim zuständigen Finanzamt beantragen. 4. Nachweispflichten Bedingung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung ist der Nachweis, dass die o. g. Voraussetzungen nachgewiesen werden. Kann der Nachweis nicht geführt werden, darf die Steuerbefreiung nicht in Anspruch genommen werden. Der Nachweis muss als Doppelnachweis geführt werden: Belegnachweis und Buchnachweis. Belegmäßiger Nachweis Der Lieferant ist verpflichtet, durch Belege nachzuweisen, dass die gelieferte Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Hierbei unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen Warenbewegungen im Wege der Beförderung/Abholung und Warenbewegungen im Wege der Versendung. Eine Versendung liegt vor, wenn die Ware durch einen vom Lieferanten oder vom Kunden beauftragten selbstständigen Dritten (z. B. Spediteur, Frachtführer, Verfrachter, Fuhrunternehmer, Kurierdienst bzw. Post oder Bahn) in den anderen Mitgliedstaat verbracht wird. Eine Beförderung (Abholung) liegt vor, wenn die Ware vom Lieferanten oder vom Abnehmer selbst in den anderen EU-Mitgliedstaat verbracht wird. Der Nachweis wird mit einem Doppel der Rechnung und der neuen, sog. Gelangensbestätigung bzw. mit folgenden alternativen Nachweisen geführt. Der Lieferant hat zwischen den zur Verfügung stehenden Nachweisen ein Wahlrecht. Checkliste für Belegnachweise (L= Lieferant; K= Kunde) Beförderung Versendung Gelangensbestätigung: elektronisch möglich, quartalsweise ausreichend L/K - Frachtbrief mit Unterschrift des Empfängers! oder - Konnossement L/K - Spediteurbescheinigung (elektron. Übermittlung mögl. Angabe des Beförderungsendes) L/K - Verbringens-/Beförderungsversicherung + Bezahlung K - Tracking + Tracing Protokolle L/K - Postsendungen oder - Empfangsbescheinig. der Post + Bezahlung L/K Straßenfahrzeuge K Verbrauchsteuerpflichtige Ware L/K - Validierte EMCS-Eingangsmeldung oder - 3. Ausfertigung des Begleitdokuments 3/8

4 Checkliste für Belegnachweise (L= Lieferant; K= Kunde) Beförderung Gemeinschaftliches Versandverfahren L/K Versendung Die Gelangensbestätigung ist eine Bestätigung des Abnehmers gegenüber dem Unternehmer oder dem mit der Beförderung beauftragten selbständigen Dritten, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Dieser Beleg muss enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers Menge des Liefergegenstandes handelsübliche Bezeichnung einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen i. S. d. 1b Abs. 2 UStG1 bei Beförderung/Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer: Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet bei Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer (Abholfall): Ort und Monat des Endes der Beförderung des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet Ausstellungsdatum der Bestätigung Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Es wird keine bestimmte Form der Gelangensbestätigung vorgeschrieben. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Die im BMF-Schreiben vorgelegten Muster müssen nicht zwingend verwendet werden. Bei elektronischer Übermittlung der Gelangensbestätigung ist die Unterschrift des Abnehmers nicht erforderlich, wenn erkennbar ist, dass die Bestätigung aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers/Beauftragten stammt. Weiterhin sind Sammelbestätigungen für alle Lieferungen eines Quartals möglich; auf die taggenaue Angabe der Ablieferung wurde zugunsten einer Monatsangabe verzichtet. Bei Reihengeschäften kann der Abnehmer sowie der Endempfänger die Bestätigung abgeben. Generell soll die Unterschrift eines zur Abnahme der Ware Beauftragten ausreichend sein. Ein mit dem Warentransport beauftragter selbständiger Dritter (z. B. Spediteur) ist nicht als solcher anzusehen. Tipp: Vorausgefülltes Dokument per an den Kunden senden, das nur um den Zeitpunkt des Erhalts der Ware sowie das Ausstellungsdatum ergänzt und zurückgesendet wird. Die Rechnungsnummer sollte zudem mit aufgenommen werden, so dass ein Bezug zur Rechnung hergestellt werden kann. 1 Dies sind motorbetriebene Landfahrzeuge mit einem Hubraum von mehr als 48 Kubikzentimetern oder einer Leistung von mehr als 7,2 Kilowatt, Wasserfahrzeuge mit einer Länge von mehr als 7,5 Metern sowie Luftfahrzeuge, deren Starthöchstmasse mehr als Kilogramm beträgt ausgenommen Krankentransporte. 4/8

5 Daneben bestehen folgende alternative Belegnachweise. Welche möglich sind, hängt von der Art des Transports ab. Es ist zwischen der Versendung und der Beförderung zu unterscheiden. Die Gelangensbestätigung ist immer möglich. bei Versendung des Liefergegenstands durch den Unternehmer oder den Abnehmer: Versendungsbeleg (insbesondere ein handelsrechtlicher Frachtbrief), der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und der die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung für den Erhalt des Liefergegenstands enthält. Der CMR-Frachtbrief wird demgemäß nur mit einer Empfängerunterschrift in Feld 24 anerkannt. Als zulässiger Versendungsbeleg gilt auch ein Konnossement oder ein anderer handelsüblicher Beleg, insbesondere die Spediteursbescheinigung. Diese muss u. a. o den Empfänger des Transports und den Ort des Transportendes o die Bestätigung enthalten, dass die Ware zu einem bestimmten Zeitpunkt (Monat des Endes der Beförderung) im EU-Ausland abgeliefert wurde o Versicherung, dass die Angaben in den Geschäftsunterlagen der Spedition in EU nachprüfbar sind o Unterschrift (maschinelle Erstellung möglich, dafür aber Genehmigung durch Finanzbehörde notwendig) Auch die Spediteurbescheinigung kann elektronisch übermittelt werden, sofern damit das Gelangen an den Bestimmungsort bestätigt wird. Die Ausstellung als Sammelbescheinigung für Versendungen bis zu einem Kalendervierteljahr ist möglich. bei Versendung des Liefergegenstands durch den Abnehmer: Nachweis über die Bezahlung des Liefergegenstands von einem Bankkonto des Abnehmers zusammen mit einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs, in der dieser versichert, dass er den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befördern wird (sog. Verbringensversicherung 17a Abs. 3 Nr. 2 UStDV). Diese Versicherung kann nicht per erteilt werden, regelmäßig dürfte sie beim Aufladen an der Rampe erstellt werden. bei Versendung des Liefergegenstands durch den Unternehmer oder den Abnehmer: die - bereits von der Verwaltung zugelassenen - Nachweise bei Beförderung durch Kurierdienste, d. h. eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem mit der Beförderung Beauftragten erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist (sog. Tracking and Tracing -Protokoll); vereinfachter Nachweis bei Nichtübersteigen des (Gesamt-)Wertes von 500 Euro: schriftl. oder elektr. Auftragserteilung + Nachweis über Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung des Gegenstandes bzw. bei Postsendungen der Einlieferungsschein für Postdienstleistungen (Empfangsbestätigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung) zusätzlich mit einem Beleg über die Bezahlung des Liefergegenstands Tipp: Die Tracking-Protokolle der einzelnen Paket- und Kurierdienste sind in der Regel nur wenige Monate online abrufbar sind, dies entspricht also nicht den verpflichtenden Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich daher, die Angaben in ausgedruckter oder elektronischer Form zu archivieren. 5/8

6 bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren ein entsprechender Beleg der Zollverwaltung (EMCS-Eingangsvermerk bzw. vereinfachtes Begleitdokument) beim Sonderfall des EU-Exports von für den Straßenverkehr zulassungspflichtigen Fahrzeugen, die vom Kunden selbst abgeholt werden: der Nachweis der Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat; dies gilt sowohl für neue als auch für gebrauchte Kraftfahrzeuge. Es gilt nicht, wenn das Fahrzeug durch einen Dritten transportiert wird. Bei den Abholfällen (der Kunde befördert die Ware selbst bzw. holt beim Lieferanten ab) reicht abgesehen von der zuvor genannten Variante der Spediteurbescheinigung eine Verbringensversicherung im Zeitpunkt der Abholung nicht aus. Vielmehr muss nach Beendigung der Beförderung der Transport ins EU-Ausland anhand der Gelangensbestätigung nachgewiesen werden. Die Belegnachweise müssen sich grundsätzlich im Besitz des nachweispflichtigen Unternehmers befinden und zehn Jahre aufbewahrt werden. Für den Zeitpunkt des Belegnachweises gilt, dass die Belege ggf. noch bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung beigebracht werden können (letztmöglicher Zeitpunkt ggf. die mündliche Verhandlung vor dem Finanzgericht). Soweit die Belege nicht von vornherein vorliegen, ist auf ihr Fehlen bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung im Vorgriff auf die zu erwartende Steuerfreiheit hinzuweisen. Durch diese Hinweispflicht soll sichergestellt werden, dass das Finanzamt die Nachweismängel kennt und die Vervollständigung der Belege überwacht. Unterbleibt der Hinweis, macht sich der Unternehmer bei Vorliegen der subjektiven Voraussetzungen der Steuerhinterziehung schuldig, auch wenn die Nachweise nachträglich noch beigebracht werden. Buchmäßiger Nachweis Der Lieferant muss buchmäßig die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers nachweisen. Aufzuzeichnen sind: Name und Anschrift des Abnehmers Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers Menge des Liefergegenstandes und handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer Tag der Lieferung vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Diese Angaben müssen sich nicht vollständig in den Büchern befinden, es genügt die Bezugnahme auf Rechnungen bzw. weitere Unterlagen die diese Angaben enthalten. Aus der Buchführung müssen die innergemeinschaftlichen Lieferungen klar erkennbar sein. Diese Unterlagen werden so Bestandteil der Buchführung. 6/8

7 Tipp: Es bietet sich an, die Umsätze aus innergemeinschaftlicher Lieferung auf ein separates Erlöskonto zu buchen. 5. Sonstige Erklärungs- und Meldepflichten Der Lieferant muss die Bemessungsgrundlagen seiner steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung jeweils in der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Umsatzsteuererklärung gesondert anführen. Des Weiteren muss er diese - für jeden Kunden separat - nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck in der Zusammenfassenden Meldung angeben beim Bundeszentralamt für Steuern. Nähere Informationen sowie Vordrucke zum Download erhalten Sie beim Bundeszentralamt für Steuern - Dienststelle Saarlouis Saarlouis Telefon: (06831) Telefax: (06831) , Außerdem muss der Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Lieferungen monatlich im Rahmen der Intrastat-Meldungen dem Statistischen Bundesamt in Wiesbaden mitteilen, sofern der Wert der Lieferungen bzw. Erwerbe im Vorjahr jeweils Euro überschritten hat. Die Auskunftspflicht tritt auch bei Überschreitung dieser Schwelle im laufenden Kalenderjahr ein und zwar in dem Monat, der auf den Monat der erstmaligen Überschreitung folgt. 6. Zweifel an der USt-IdNr. Nach dem geltenden Umsatzsteuerrecht ist der Unternehmer verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen. Bei Zweifeln an der Gültigkeit der vom Erwerber angegebenen Ust-IdNr. sollte der Unternehmer daher, um sich vor Haftungsrisiken zu sichern, dessen Angaben überprüfen. Hierzu kann er sich an das Bundesamtzentralamt für Steuern - Dienststelle Saalouis Saarlouis Telefon: (06831) Telefax: (06831) , -146 wenden. Dieses bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr. sowie den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IdNr. von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde. Das Bestätigungsverfahren kann auch online abgewickelt werden: II. Steuerpflichtiger Erwerb Der Erwerb von Waren von Unternehmern aus anderen EU-Staaten unterliegt in Deutschland der Umsatzsteuer (Bestimmungslandprinzip). Auf den in der Rechnung des ausländischen Unternehmers ausgewiesenen Nettobetrag hat der deutsche Unternehmer die deutsche Umsatzsteuer selbst zu berechnen und in der Umsatzsteuer- 7/8

8 Voranmeldung abzuführen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, so dass der Unternehmer wirtschaftlich nicht belastet ist. Tipp: Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung: Zeilen 33-35: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe Zeile 57: Abziehbare Vorsteuerbeträge aus innergemeinschaftlichen Erwerben 8/8