Hans-Christoph Reitz 1. Ausgabe, Dezember Erste Schritte mit Word 2010

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1 Hans-Christoph Reitz 1. Ausgabe, Dezember 2010 Erste Schritte mit Word 2010 PE-ESWW2010

2 Inhalt Erste Schritte mit Word 2010 Das ist Ihr perfekter Einstieg Word von Anfang an Word das Textverarbeitungsprogramm Einen Brief mit Word schreiben Texte speichern Alles auf einen Blick Übung Texte bearbeiten Dateien in Word öffnen Text gestalten Aktionen rückgängig machen Text ergänzen, ausrichten und umrahmen Änderungen speichern Alles auf einen Blick Übung Dokumente fertigstellen und drucken Korrekturen Erweiterte Ansichten nutzen Dokumente drucken Alles auf einen Blick Übung Dokumente mehrfach verwenden und organisieren Dokumente mehrfach verwenden Texte kopieren, ausschneiden und einfügen Dokumente verwalten Alles auf einen Blick Übung Erste Schritte mit Word 2010

3 Erste Schritte mit Word 2010 Inhalt 5 Auflistungen in Dokumenten Dokumente mit Tabellen Tabellen ergänzen und anpassen Tabellen und Text gestalten Aufzählungen, Nummerierungen und Zeilenabstände Alles auf einen Blick Übung Ein mehrseitiges Dokument gestalten Mehrseitige Dokumente erzeugen Dokumente mit Bildern verschönern Kopf- und Fußzeilen in Dokumenten Alles auf einen Blick Übung Zeichnen mit Word Zeichenwerkzeuge in Word Freie Formen zeichnen Texte frei positionieren Weitere Formen erzeugen WordArt Alles auf einen Blick Übung Weitere Möglichkeiten mit Word Seitenränder und Seitenformate Symbole und Sonderzeichen einfügen AutoKorrektur Schnellbausteine verwenden Mit mehreren Dokumenten arbeiten Alles auf einen Blick Übung Index 141 Impressum 144 Erste Schritte mit Word

4 Erste Schritte mit Word 2010 Das ist Ihr perfekter Einstieg Sie möchten Ihre Computerund Windows-Grundkenntnisse zunächst auffrischen? Informationen und Übungen zum Umgang mit der Maus, mit Programmen, Fenstern und Menüs finden Sie auf der CD. ; Sie haben erste Erfahrungen mit dem Computer gesammelt und möchten nun in die Textverarbeitung mit dem Programm Word 2010 einsteigen? ; Auf Ihrem Computer ist das Textverarbeitungsprogramm Word 2010 vorhanden und Sie möchten Ihre Briefe und Korrespondenz in Zukunft damit schreiben? ; Sie haben bereits versucht, sich in eigener Regie mit dem Thema Textverarbeitung vertraut zu machen, sind aber mangels geeigneter Materialien mit Ihren Bemühungen auf halbem Weg stecken geblieben? ; Sie haben einen Computerkurs besucht und möchten das Gelernte nochmals eigenständig nacharbeiten und weiter vertiefen? Wenn eine der beschriebenen Situationen so oder so ähnlich auf Sie zutrifft, dann ist dieses Buch für Sie bestens geeignet. Natürlich eignet sich das Buch auch ideal als Begleitmaterial in einem Computerkurs. Praxiserfahrene Autoren haben aus der Fülle der Themen diejenigen ausgewählt, die Ihnen einen leichten Einstieg ermöglichen und gleichzeitig ein solides Grundwissen vermitteln. Alle Vorgehensweisen sind ausführlich bebildert, sodass Sie die Beschreibungen direkt am Computer umsetzen können. Besonderer Wert wird auf eine verständliche Sprache gelegt. Fachbegriffe, soweit sie notwendig sind, werden sorgfältig erklärt. Das bringt Ihnen dieses Buch Sie steigen Schritt für Schritt ein Sie wenden Ihr Wissen an Das Buch führt Sie in acht klar strukturierten Kapiteln Schritt für Schritt an das Thema Computer heran. Die Kapitel sind stark praxisorientiert konzipiert. Das bedeutet, dass Ihr Computer während der Beschäftigung mit einem Kapitel eingeschaltet sein sollte, damit Sie die beschriebenen Aktionen gleich ausprobieren können. Am Ende eines jeden Kapitels finden Sie eine Übung, mit der Sie die erworbenen Kenntnisse weiter vertiefen können. Die Lösungen zu den Übungen finden Sie übrigens als Anleitung oder als Vorführung auf der CD. 4 Erste Schritte mit Word 2010

5 Erste Schritte mit Word 2010 Das bringt Ihnen die CD Das Buch ist der zentrale Ausgangspunkt, von dem aus Sie sich dem Thema Textverarbeitung nähern; hier sind alle unverzichtbaren Informationen übersichtlich und verständlich zusammengetragen. An diesem Symbol erkennen Sie, dass sich zusätzliche Informationen auf der CD befinden. Die CD ergänzt diese Basis in idealer Weise. Sie hält für viele Themen des Buchs zusätzliche Informations- und/oder Trainingsangebote bereit, die Sie nach Bedarf, Zeit und Interesse nutzen können. Wie sehen diese zusätzlichen Angebote auf der CD aus? Wenn Sie ein bestimmtes Thema näher interessiert, finden Sie auf der CD in vielen Fällen weiter gehende Informationen. Das können Vorführungen, Texte oder interaktive Lerneinheiten sein, die Abläufe oder Zusammenhänge gut veranschaulichen. Nicht zuletzt befinden sich auf der CD die Lösungswege zu den Übungen. Mit diesem Buch und der CD halten Sie zwei sorgfältig aufeinander abgestimmte Medien in Händen, die optimal dafür geeignet sind, Ihnen die erste Begegnung mit der neuen Materie so leicht und so angenehm wie möglich zu machen. So setzen Sie die CD ein Einige der Informationen auf der CD beinhalten Ton. Sie benötigen also Lautsprecher und einen für die Tonwiedergabe ausgestatteten Computer, um die CD sinnvoll verwenden zu können. X Öffnen Sie das CD- bzw. DVD- Laufwerk. Betätigen Sie dazu den Schalter unterhalb des Laufwerks. Achten Sie darauf, dass die Lautsprecher auch eingeschaltet sind! X Legen Sie die CD mit der Aufschrift nach oben ein. X Schließen Sie das Laufwerk mit demselben Schalter, mit dem Sie es geöffnet haben. Schalter zum Öffnen und Schließen Erste Schritte mit Word

6 Erste Schritte mit Word 2010 Die CD startet automatisch und der Startbildschirm der CD wird angezeigt. Technische Hinweise: Die CD zu diesem Buch wurde für Computer entwickelt, die mit dem Betriebssystem Windows 7 ausgestattet sind. Auf diesen Systemen ist die CD vollständig lauffähig. Grundsätzlich kann die CD auch auf anderen Windows-Betriebssystemen eingesetzt werden, eine Gewährleistung für die volle Funktionsfähigkeit kann hierbei jedoch nicht übernommen werden. XX Um weiterführende Informationen zu einer bestimmten Stelle des Buchs anzuschauen, klicken Sie in das Feld, in dem die Seite angezeigt wird. XX Betätigen Sie die Tasten bzw. entfernt sind. so oft, bis alle angezeigten Ziffern XX XX XX Geben Sie über die Tastatur die Seitenzahl ein, auf der Sie sich im Buch befinden, und drücken Sie die Eingabetaste. Die CD zeigt dann die entsprechende Seite des Buchs an und Sie können durch Anklicken der gekennzeichneten Felder die zusätzlichen Informationen abrufen. Durch Klicken auf die Schaltflächen neben der Seitenangabe können Sie zwischen den Seiten blättern. Weitere Informationen zum Umgang mit der CD finden Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. XX Zum Beenden der CD klicken Sie auf die Schaltfläche. 6 Erste Schritte mit Word 2010

7 Dokumente fertigstellen und 3 drucken Das können Sie bereits» Texte eingeben und markieren» Text formatieren» Dokumente speichern» gespeicherte Dateien öffnen Die nächsten Schritte + Sie verwenden die Korrekturhilfen von Word + Sie blenden die Formatierungszeichen ein + Sie zoomen die Bildschirmdarstellung + Sie benutzen die Seitenansicht als Druckvorschau + Sie drucken ein Dokument

8 3 1 Korrekturen 3 1 Korrekturen Wie kann ich Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und Silbentrennung einsetzen? Eine Anleitung hierzu finden Sie auf der CD Bevor Sie ein Dokument endgültig fertigstellen oder ausdrucken, überprüfen Sie den Inhalt und das Aussehen. Hierzu stellt Ihnen Word einige Möglichkeiten zur Verfügung, u. a. die Rechtschreib- und Grammatikprüfung, das Synonymwörterbuch ( Thesaurus), die Silbentrennung. Rechtschreibprüfung durchführen Bei großen, eher unübersichtlichen Dokumenten können Sie die automatische Rechtschreibprüfung auch mithilfe eines Dialogfensters durchführen. Klicken Sie hierzu im Register Überprüfen auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik Die Rechtschreibprüfung von Word basiert auf einer Art erweiterbarem Wörterbuch. Viele Wörter sind bereits vorhanden, fehlende Begriffe können Sie hinzufügen. Wörter, die noch nicht im Wörterbuch enthalten sind, werden von Word mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnete Wort klicken, können Sie sich die Korrekturvorschläge von Word anzeigen lassen. Um einen Vorschlag anzunehmen, klicken Sie diesen einfach an das Wort wird in den Text übernommen. rechts klicken Wenn Sie das Menü ohne Korrektur schließen möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste wieder in den Text oder betätigen Sie die Taste. Ist die Rechtschreibprüfung durchgeführt, verschwinden die roten Wellenlinien, bis neue unbekannte Wörter eingegeben werden. Sie werden nun die Rechtschreibprüfung im Dokument Wandertour Anschreiben durchführen. 1 Öffnen Sie das Dokument Wandertour Anschreiben. 2 Klicken Sie der Reihe nach mit der rechten Maustaste auf die mit einer roten Wellenlinie gekennzeichneten Wörter. 44 Erste Schritte mit Word 2010

9 Dokumente fertigstellen und drucken Kapitel 3 Bei Wörtern, die zwar als falsch gekennzeichnet, aber richtig geschrieben sind, beispielsweise Eigen- oder Straßennamen, wählen Sie im Kontextmenü Ignorieren bzw. Alle ignorieren. Bei einem passenden Vorschlag übernehmen Sie diesen. rechts klicken Synonyme mit dem Thesaurus finden Der Thesaurus ist Ihr Bedeutungs- oder auch Synonymwörterbuch in Word. Er hilft Ihnen, häufige Wiederholungen eines Wortes zu vermeiden und einen alternativen Begriff zu finden. Im folgenden Beispiel suchen Sie einen Alternativbegriff zu dem Wort Programm und ersetzen das Wort im Text. rechts klicken 1 Klicken Sie im zweiten Absatz des Brieftextes mit der rechten Maustaste auf das Wort Programm. 2 Zeigen Sie auf den Menüpunkt Synonyme, bis das dazugehörende Untermenü eingeblendet wird. 3 Klicken Sie auf das gewünschte Ersatzwort, in diesem Beispiel das Wort Ablauf. Erste Schritte mit Word

10 3 1 Korrekturen 4 Korrigieren Sie nun noch das Ablauf in den Ablauf. Leider erkennt Word nicht jeden Tippfehler und nicht jeden Grammatikfehler. Deshalb sollten Sie Texte auch immer zusätzlich selbst Korrektur lesen und eigene Verbesserungen durchführen. Ihr Beispielbrief: 46 Erste Schritte mit Word 2010

11 Dokumente fertigstellen und drucken Kapitel 3 Silben am Zeilenende trennen Sobald ein Wort nicht mehr ganz in eine Zeile passt, beginnt Word automatisch eine neue Zeile. Bei sehr langen Wörtern kann das große Lücken am Zeilenende bewirken. Möchten Sie solche Lücken vermeiden, können Sie die automatische Silbentrennung von Word aktivieren. X Klicken Sie im Menüband auf das Register Seitenlayout. Nachträgliche Textänderungen, wie Wörter löschen oder einfügen, sind bei der automatischen Silbentrennung kein Problem. Sobald das Trennzeichen nicht mehr am Zeilenende steht, wird es auch nicht mehr ausgedruckt. X Klicken Sie auf die Schaltfläche Silbentrennung und aktivieren Sie den Eintrag Automatisch durch Anklicken. Anschließend werden im Dokument mögliche Silbentrennungen automatisch durchgeführt. 3 2 Erweiterte Ansichten nutzen Zum Bearbeiten von Dokumenten können Sie die Darstellung des Dokuments am Bildschirm verändern, zum Beispiel: die Formatierungszeichen einblenden, damit Sie die Anzahl der Leerschritte zwischen den Wörtern und die Anzahl der Leerzeilen zwischen den Textpassagen überprüfen können; die Ansicht verkleinern, damit Sie die Anordnung der gesamten Seite betrachten können; die Ansicht vergrößern, damit Sie Details auf der Seite besser betrachten können; Das Vergrößern oder Verkleinern eines Ausschnitts nennt man in Word, wie beim Fotografieren, zoomen. das Dokument in einer Druckvorschau betrachten und prüfen. Erste Schritte mit Word

12 3 2 Erweiterte Ansichten nutzen Formatierungszeichen einblenden 1 Lassen Sie das Register Start anzeigen. 2 Klicken Sie in der Gruppe Absatz auf das Symbol. Was sind Formatierungszeichen? Formatierungszeichen sind Zeichen, die nur auf dem Bildschirm angezeigt und nicht ausgedruckt werden. Das Leerzeichen beispielsweise wird als ein Punkt zwischen zwei Wörtern dargestellt. Stellen, an denen mit der Eingabetaste ein neuer Absatz erzeugt wurde, werden durch die sogenannte Absatzmarke gekennzeichnet. Einen Überblick über die Formatierungszeichen finden Sie auf der CD. Mit den eingeblendeten Formatierungszeichen können Sie genau überprüfen, ob nur ein Leerzeichen zwischen den einzelnen Wörtern steht und wie viele Zeilen Abstand Sie gewählt haben. Genau wie andere Zeichen können Leerzeichen und Absatzmarken eingefügt und auch entfernt werden! 48 Erste Schritte mit Word 2010

13 Dokumente fertigstellen und drucken Kapitel 3 Der Beispielbrief sieht mit eingeblendeten Leerzeichen und Absatzmarken so aus: Erste Schritte mit Word

14 3 2 Erweiterte Ansichten nutzen Wie kann ich die Zeichen wieder ausblenden? Sie blenden die Formatierungszeichen mit demselben Symbol ein oder aus. Aktivierte Symbole werden im Menüband orange unterlegt. Die Seitendarstellung zoomen Die Inhalte von Seiten lassen sich in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Zum Zoomen können Sie den Zoomregler in der Statusleiste des Word-Anwendungsfensters verwenden: X Durch (auch mehrmaliges) Klicken auf verkleinern Sie die Ansicht, mit vergrößern Sie sie. X Wahlweise können Sie auch den Schieberegler nach links oder rechts ziehen. Die Seite in verschiedenen Ansichten Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, erhalten Sie eine QuickInfo, um welche Ansicht es sich handelt. Auf Ihrem Bildschirm sehen Sie einen Ausschnitt des Dokuments und die Seitenränder. Der Hintergrund, auf dem das Dokument liegt, ist blau unterlegt. Diese Art der Bildschirmdarstellung nennt man Seitenlayout. Standardmäßig ist diese Variante der Darstellung gewählt. Mit den Symbolen in der Statusleiste können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln. 50 Erste Schritte mit Word 2010

15 Dokumente fertigstellen und drucken Kapitel 3 Seitenlayout ist die voreingestellte Standardansicht und zeigt Ihnen den kompletten Seitenaufbau mit Seitenrändern, Formatierungen und Grafiken an. Vollbild-Lesemodus ist besonders geeignet, um Dokumente am Bildschirm zu lesen. Weblayout ist eine Vorschau, wie die Seite als Internetseite aussehen könnte. Gliederung zeigt die verschieden Gliederungsebenen eines Dokumentes an und hilft, diese zu bearbeiten. Entwurf zeigt Ihnen nur Text, keine Seitenränder und nicht alle Grafiken an. Über das Register Ansicht können Sie ebenfalls zwischen den Ansichten wechseln. Druckvorschau in der Seitenansicht Zwischen der Darstellung am Bildschirm und der Ausgabe auf einem Drucker kann es Unterschiede geben. In der sogenannten Seitenansicht können Sie wie in einer Vorschau kontrollieren, wie ein Dokument auf Papier aussieht. 1 Klicken Sie auf das Register Datei und wählen Sie Drucken. Erste Schritte mit Word

16 3.2 Erweiterte Ansichten nutzen In der rechten Hälfte des Fensters wird nun die Seitenansicht Ihres Textes dargestellt. Über die Zoomleiste am rechten unteren Rand können Sie die Ansicht durch Klicken auf vergrößern oder mit Klick auf verkleinern. Durch Verschieben des Schiebereglers können Sie die Ansicht stufenlos zoomen. Wenn Sie die komplette Seite angezeigt bekommen möchten, klicken Sie auf Auf Seite zoomen. Sie verlassen die Seitenansicht, indem Sie ein anderes Register anwählen. 52 Erste Schritte mit Word 2010

17 Impressum Impressum Matchcode: PE-ESWW2010 Autor: Hans-Christoph Reitz Redaktion: Dr. Susanne Weber Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Dezember 2010 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.