Der neue IFRS 16 Paradigmenwechsel in der Leasingbilanzierung in vier Schritten zur Lösung

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1 Der neue IFRS 16 Paradigmenwechsel in der Leasingbilanzierung in vier Schritten zur Lösung Der neue Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung IFRS 16 Leases betrifft mit seinen fundamentalen Neuerungen insbesondere Leasingnehmer, die nach den internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) bilanzieren, und führt zu einer transparenteren Darstellung von Leasingverhältnissen in ihrer Bilanz. Der Erstanwendungszeitpunkt rückt mit dem 1. Januar 2019 immer näher. Ihre Herausforderungen Mit den vorgeschlagenen Regelungen werden sich das Bilanzbild sowie die Erfassung von Erträgen und Aufwendungen sehr stark verändern, insbesondere bei Leasingnehmern. Auch die Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators/KPIs) wie Eigenkapitalquote (EK-Quote), vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen auf Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände (EBITDA), vor Steuern und Zinsen (EBIT), Abbildung 1 Ganzheitlicher Projektansatz Projektmanagement Accounting IFRS 16 System Prozess e e und vor Steuern (EBT) sowie Covenant- Regelungen werden maßgeblich beeinflusst und müssen rechtzeitig auf den Prüfstand gestellt werden. Beim Leasingnehmer sind nunmehr grundsätzlich alle Leasingverträge bilanziell zu erfassen (mit Erleichterungen für kurzfristige Leasingverträge und Low-Value Item Leases). Der Leasingnehmer muss zu dem Zeitpunkt, zu dem der Leasinggeber ihm den Vermögenswert zur Nutzung überlässt, eine Verbindlichkeit und korrespondierend das Nutzungsrecht am Leasingobjekt als sogenanntes Right-of-Use Asset (RoU-Asset) also als Vermögenswert ansetzen. Nach dem RoU-Ansatz wird künftig die aktuell noch nach dem IFRS 16-Vorläufer IAS 17 Leases bestehende Möglichkeit von Off Balance Sheet-Gestaltungen nicht mehr gegeben sein. Aufgrund dessen, dass sich auch die Definitionskriterien von Leasingverträgen im neuen IFRS 16 gegenüber IAS 17 geändert haben, muss ein Unternehmen im Zeitpunkt des Übergangs auf IFRS 16 bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen beurteilen, ob ein Leasingverhältnis vorliegt. Quelle: KPMG, 2016 Für Leasinggeber bleibt die Klassifizierung nach IAS 17 in Operating Lease und Finance Lease auch im neuen Standard IFRS 16 erhalten. Die Änderung der Bilanzierung beim Leasingnehmer kann auch das bisherige Geschäftsmodell von Leasinggebern beeinflussen. Zusätzlich gilt die geänderte Definition eines Leasingverhältnisses auch für Leasinggeber und kann zu von IAS 17 abweichenden Beurteilungen führen.

2 Von Bedeutung im Hinblick auf die Umsetzbarkeit der neuen Regelungen ist die Tatsache, dass mit wenigen Ausnahmen grundsätzlich alle aktiven Leasingverträge von den Unternehmen zu untersuchen sind und damit insbesondere die Leasingnehmer vor eine prozessual und organisatorisch große Herausforderung gestellt werden. In den Anwendungsbereich des IFRS 16 fällt grundsätzlich die Nutzungsüberlassung von Vermögenswerten wie Gebäuden, Kraftfahrzeugen, Maschinen und so fort. Davon betroffen sind Miet- und Pachtverträge, aber auch Untermietverhältnisse sowie Sale-and-Lease-Back-Transaktionen. Bei immateriellen Vermögenswerten können Leasingnehmer wählen, ob sie den Standard anwenden wollen oder nicht (mit Ausnahmen, zum Beispiel bei Patenten); für Leasinggeber fallen Lizenzverträge nicht unter die Regelungen des neuen Standards. Aufgrund der erfahrungsgemäß hohen Anzahl von Leasingverhältnissen in einer Unternehmensgruppe und der regelmäßig vorzufindenden Vielzahl von Optionen, Kündigungsrechten und weiteren Bestimmungen, Abbildung 2 Neue Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Leasingnehmer Single Lessee Accounting Model RoU-Ansatz Operating Lease die nun bei allen Verträgen neu nach ihren Auswirkungen auf die Bilanzierung untersucht werden müssen, steigen die Anforderungen an das Vertragsmanagement und die IT-Prozesse zur Datenbereitstellung und -verarbeitung. Kunden werden Leasinggeber vermehrt darum bitten, ihnen aufbereitete Daten über ihre Leasingverträge zur Verfügung zu stellen. Ermessensbehaftete Einschätzungen (zum Beispiel über die Vorteilhaftigkeit einer Option) gewinnen nach dem neuen Standard an Bedeutung, sind eindeutig zu dokumentieren und müssen im Zeitablauf überprüft werden. Leasinggeber Dual Lessor Accounting Model Finance Lease Quelle: KPMG, 2016

3 Wir unterstützen Sie als Leasingnehmer bei der Implementierung von IFRS 16 Mit unserem vierstufigen Verfahren helfen wir Ihnen, die Komplexität, die durch die neuen Regelungen zur Leasingbilanzierung verursacht wird, zu reduzieren, die Vertragsarten zu systematisieren und die auftretenden Fragen zu lösen. Ihr Nutzen Sie passen Ihre Leasingbilanzierung in vier Schritten an die neuen Regelungen an. Durch unsere systematische Umsetzungsmethode erreichen Sie zunächst die Übereinstimmung Ihres IFRS-Abschlusses mit den neuen Anforderungen (Compliance). Zusätzlich werden Sie auch in die Lage versetzt, Ihre umzustellen und insbesondere die Informationsbeschaffung zu sichern (zum Beispiel Prozesssicherheit durch ein effizientes Vertragsmanagementsystem). Wir empfehlen, frühzeitig mit einer Impact-Analyse zu beginnen, um bis zum Zeitpunkt der Erstanwendung der neuen Regelungen die Folgewirkungen auf die Kapitalmarktkommunikation und Bankenberichterstattung (Covenants) am Tag 1 nicht nur zu kennen, sondern bereits aktiv gesteuert zu haben (Gestaltungspotenzial). Des Weiteren ist durch die strukturierte Analyse aller bestehenden Leasingverhältnisse eine Verbesserung der Leasingstrategie möglich. Bei der Analyse der Verträge sowie bei der Umsetzung stehen Ihnen auf Basis gesonderter Beauftragung auch die Rechtsexperten der KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbh zur Verfügung, um die rechtlichen Implikationen und etwaige Gestaltungsmöglichkeiten bewerten zu können. Nicht zuletzt bedeutet ein systematisches immer auch ein effizientes Vorgehen (Zeit- und Kostenersparnis). Schritt 1 Impact Assessment In Konzernen findet sich in der Regel eine Vielzahl von Leasingverhältnissen wichtig ist: Die neuen Regelungen zur Bilanzierung schließen grundsätzlich alle Nutzungsüberlassungsverträge, wie zum Beispiel Miet- und Pachtverhältnisse, mit ein. Das lässt die Zahl der vorhandenen Verträge oft auf mehrere Tausend in die Höhe schnellen. Bei einer solchen Anzahl von Verträgen ist eine sorgfältige Erstanalyse für die weiteren Umstellungsschritte entscheidend. Im Rahmen der Analyse gehen wir wie folgt vor: Durchführung eines Workshops zur neuen Leasingbilanzierung mit Ihrem Kernteam Sammlung der Vertragsarten sowie der besonderen Vertragsfeatures und damit der Komplexitätstreiber im Hinblick auf die Umsetzung der neuen Leasingbilanzierung Erste Einschätzung der potenziellen Auswirkungen auf das Accounting, die Systeme und Prozesse sowie das (zum Beispiel Kennzahlen, Covenants, Investitionsprozess und -controlling) Durchführung eines Quick Scan für Systeme und Prozesse (zum Beispiel Vertragsmanagement und IT-Tools) Entwicklung eines Umstellungsplans zur Einführung der neuen Leasingvorschriften Ersteinschätzung der Auswirkungen des neuen Leasingstandards auf Ihr Unternehmen plus indikativer Umstellungsplan mit den Kernmaßnahmen und einer ersten Zeit- und Aufwandsabschätzung Der neue IFRS 16 3

4 Schritt 2 Analyse der Auswirkungen auf die Bereiche Accounting,, und Accounting Unterstützung bei der Identifikation und Erfassung aller Leasingverträge in der Gruppe sowie der Definition der erforderlichen Inputund Vertragsstammdaten Detailanalyse der neuen Anforderungen an die Rechnungslegung je Vertragstypus (zum Beispiel für die Identifikation eines Leasingverhältnisses, die Abgrenzung von (Service-) Komponenten bei Mehrkomponentenverträgen, die Neueinschätzung bei wesentlichen Änderungen, unter anderem bei vertraglich vereinbarten Kauf- und Verlängerungsoptionen) Analyse der Auswirkungen auf Finanzkennzahlen (Konzernbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung sowie Anhangangaben) Analyse der Prozesse zur Vertragsgestaltung und zum Vertragsabschluss sowie des Vertragsmanagements im In- und Ausland Analyse der in das Vertragsmanagement einbezogenen Unternehmensbereiche Erarbeitung von Vorschlägen zur Verbesserung des Vertragsmanagements Erarbeitung eines Konzepts zur Umstellung der vorhandenen Leasingverträge Konzept zur IT- und Prozessanpassung (zum Beispiel IT-Tool zur Bilanzierung und Bewertung der Leasingverträge, (zentrales) digitales Vertragsmanagement, Erfassung latenter Steuern) Analyse der Auswirkungen auf konzernspezifische Performance- und Steuerungsmaße Analyse der Auswirkungen auf die Kapitalmarktinformation und Covenants bzw. Kommunikation an die Anteilseigner Analyse der Vertragsbeziehungen im Hinblick auf Leasinggeber, Vertragsfeatures und Konditionen Analyse der erforderlichen funktionsbereichsübergreifenden Trainingsmaßnahmen Erarbeitung von Vorschlägen für das Trainingskonzept (zentral/lokal, Face-to-Face/WebEx/ Web-based, Unterlagen) Analyse der zu schulenden Personen/Abteilungen (zum Beispiel Rechnungswesen, Einkauf, Investitionscontrolling) Detaillierte Präsentation über die Auswirkungen des neuen Standards in den Bereichen Accounting,, und plus Vorlagen für wichtige Managemententscheidungen über weitere Umsetzungsmaßnahmen Schritt 3 Design und Konzeptionierung von Umsetzungsmaßnahmen in den Bereichen Accounting,, und Aufbauend auf Schritt 1 und 2 unterstützen wir Sie in Schritt 3 Ihre Umsetzungsmaßnahmen vorzubereiten, was zum Beispiel die Beratung bei der Konzeptionierung folgender Maßnahmenpakete umfassen kann: Accounting Definition der rechnungslegungsrelevanten Inputfaktoren, Parameter und Datenquellen Festlegung der neuen Kalkulationsverfahren zur Erst- und Folgebewertung von RoU-Assets und Leasingverbindlichkeiten Festlegung von Richtlinien zur Ausübung von Ermessens- und Schätzungsspielräumen Festlegung von Wesentlichkeitsgrenzen Festlegung einer Richtlinie zur Neubeurteilung von Leasingverträgen Dokumentation der neuen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden Festlegung des neuen Kontenplans Update der Bilanzierungsrichtlinie und Reporting Packages Definition von Änderungen der bestehenden Prozesse mit dem Ziel, gruppenweit einheitliche Prozesse zur Vertragsgestaltung, zum Vertragsmanagement und zur Neubeurteilung von Verträgen zu etablieren Einrichtung eines Prozesses zur Trennung von Leasing- und Servicekomponenten inklusive der erforderlichen Controlling- und Marktinformationen zur Ermittlung der jeweiligen Einzelpreise (Stand-alone Price) Entwicklung eines Fachkonzepts für ein ergänzendes IT-Tool zur Leasingbilanzierung und/oder für ein digitales Vertragsmanagement bzw. Anpassung von vorhandenen IT-Lösungen

5 Entwicklung eines Fachkonzepts zur Datenmigration aus Vorsystemen bzw. zur Ersterfassung aller bestehenden Leasingverträge sowie zur effizienten Steuerung der Auswirkungen auf latente Steuern Festlegung von zusätzlichen Inputparametern mit Relevanz für andere Unternehmensbereiche über das Rechnungswesen hinaus (Controlling, Einkauf, Recht, Treasury) Festlegung der internen Informationsstrategie aufgrund geänderter Performance- und Steuerungskennzahlen Festlegung der Kapitalmarktinformation und Information der Banken Neugestaltung des Bankenreportings im Rahmen von Covenants Entwicklung von Vorschlägen zur Neuverhandlung von bestehenden Leasingverträgen Erarbeitung von Vorschlägen zur Verbesserung der Leasingstrategie und des Vertragsmanagements Erarbeitung eines Trainingsplans (Wer und Wann) Ausarbeitung des Schulungskonzepts (Wie und Inhalte) Erstellung der Schulungsunterlagen Gruppenweiter Rollout eines einheitlichen Prozesses Vertragsmanagement Rollout von IT-basierten Tools zur Prozessunterstützung (zum Beispiel Bilanzierung und Bewertung der Verträge, Vertragsmanagement) Erfassung aller bestehenden Leasingverträge im IT-basierten Unterstützungstool Bereitstellung von zusätzlichen Vertragsinformationen mit Relevanz für andere Unternehmensbereiche über das Rechnungswesen hinaus (Controlling, Einkauf, Recht, Treasury) Durchführung der internen und externen Information mit Anteilseignern und Banken Umsetzung der neugestalteten Covenants- Regelungen Umsetzung der Vorschläge zur Änderung von Neuverträgen zur Reduktion der Komplexität bei der Bilanzierung Verbesserung der Leasingstrategie Durchführung der funktionsbereichsübergreifenden Schulungen Solution Support bei der Umsetzung und Durchführung der neuen Richtlinien und Prozesse sowie bei der Anwendung von IT-basierten Unterstützungstools Detailliertes Konzept einer an die neuen Anforderungen angepassten Leasingbilanzierung in Ihrem Unternehmen, Dokumentation aller Entscheidungen, festgelegte Kommunikationsstrategie plus Trainingskonzept Schritt 4 Implementierung der erarbeiteten Umsetzungsmaßnahmen und Rollout in den Bereichen Accounting, Systeme und Prozesse, und Accounting Aufnahme der definierten Input- und Vertragsstammdaten für jeden Vertrag Gruppenweiter Rollout der neuen Bilanzierungsrichtlinie Gruppenweiter Rollout des neuen Kontenplans und des Reporting Package Durchführung der Erstbewertung aller bestehenden Leasingverträge und Vorbereitung der Folgebewertung Konzernweiter Rollout und Umsetzung einer an die neuen Anforderungen angepassten Leasingbilanzierung in Ihrem Unternehmen als as Usual-Prozess Der neue IFRS 16 5

6 Wir unterstützen Sie als Leasinggeber bei der Implementierung von IFRS 16 Mit unserem vierstufigen Verfahren helfen wir Ihnen, die Komplexität, die durch die neuen Regelungen zur Leasingbilanzierung verursacht wird, zu reduzieren, die Vertragsarten zu systematisieren und die auftretenden Fragen zu lösen. Ihr Nutzen Durch die systematische Umsetzungsmethode erreichen Sie zunächst die Übereinstimmung Ihres IFRS-Abschlusses mit den neuen Anforderungen (Compliance). Auch wenn Sie nicht nach IFRS bilanzieren, sollten Sie sich mit den Auswirkungen der neuen Leasingbilanzierung auf die Leasingnehmer und damit auch auf Ihr Geschäftsmodell auseinandersetzen und frühzeitig strategische Maßnahmen wie zum Beispiel zusätzliche Serviceleistungen evaluieren und gegebenenfalls auf dem Markt umsetzen. Die Analyse und eventuell erforderliche Anpassung Ihrer ermöglicht es Ihnen, die Informationsbedürfnisse Ihrer Kunden aufgrund der neuen Bilanzierungsregeln zu erfüllen (Kundenbindung). Es empfiehlt sich, die Einflüsse der neuen Bilanzierungsregeln auf Ihr Unternehmen möglichst frühzeitig zu analysieren, um Wettbewerbsnachteile zu vermeiden. Schritt 1 Impact Assessment Impact Assessment auf Accounting und Geschäftsmodell Durchführung eines Workshops zur neuen Leasingbilanzierung Grobanalyse der Vertragsarten (Optionsrechte, Low-Value Item Leases und kurzfristige Leasingverträge) Quick Scan der zur Leasingbilanzierung Einschätzung der Auswirkungen auf die Kunden bzw. das Geschäftsmodell Entwicklung eines Umstellungsplans zur Einführung der neuen Leasingregelungen Die Änderungen und Auswirkungen auf die Bilanzierung und das Geschäftsmodell sind analysiert. Schritt 2 Analyse der Auswirkungen auf,, Analyse hinsichtlich einer möglichen Beeinflussung des Geschäftsmodells und einer damit verbundenen Umstellung der Service-, Vertriebs- und Marketingstrategie inklusive der genutzten Vertragsmodelle Analyse des Bedarfs an möglichen zusätzlichen Serviceleistungen, wie zum Beispiel Berücksichtigung von bilanziellen Auswirkungen beim Leasingnehmer, Kopplung mit sonstigen Dienstleistungen

7 Analyse der Notwendigkeit, neue Prozesse zu implementieren, um zusätzliche Serviceleistungen erbringen zu können, zum Beispiel Reportingdaten für Leasingnehmer bereitzustellen Analyse der Notwendigkeit eines Prozesses zur Trennung von Leasing- und Servicekomponenten (Kalkulationen) inklusive der erforderlichen Controlling- und Marktinformationen zur Ermittlung der jeweiligen Einzelpreise Analyse der erforderlichen Trainingsmaßnahmen Erarbeitung von Vorschlägen für das Trainingskonzept (zentral/lokal, Face-to-Face/WebEx/ Web-based, Unterlagen) Analyse der zu schulenden Personen/ Abteilungen Die Auswirkungen auf Geschäftsmodell und Prozesse sowie die notwendigen Maßnahmen sind identifiziert. Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie zum Kunden Beurteilung der Handlungsstrategie für die Kunden Standardisierung und Vereinfachung der Vertragsmodelle Ausarbeitung eines Trainingsplans Ausarbeitung eines Schulungskonzepts Erstellen von Schulungsunterlagen für die Konzepte für neue Geschäftsmodelle und Services sowie für neue Prozesse sind erarbeitet. Schritt 4 Implementierung der erarbeiteten Umsetzungsmaßnahmen und Rollout in den Bereichen, und Schritt 3 Evaluierung und Design von Umsetzungsmaßnahmen in den Bereichen Systeme und Prozesse, und Aufbauend auf den Schritten 1 und 2 unterstützen wir Sie in Schritt 3 Ihre Umsetzungsmaßnahmen vorzubereiten, was zum Beispiel die Beratung bei der Konzeptionierung folgender Maßnahmenpakete umfassen kann: Entwicklung eines neuen Prozesses zur Erbringung zusätzlicher Services Entwicklung eines Prozesses zur Trennung von Leasing- und Servicekomponenten (Kalkulationen) inklusive der erforderlichen Controllingund Marktinformationen zur Ermittlung der jeweiligen Einzelpreise Anpassung eines Prozesses zur regulären Vertragsüberwachung und Steuerung (zum Beispiel Neueinschätzung von Bilanzierungsannahmen und Erwartungen) Anpassung vorhandener IT-Systeme zur Prozessunterstützung Entwicklung eines Konzepts zur Anpassung der Vertragsmodelle und der Vertriebsstrategie (vom Leasing zum Dienstleistungsvertrag) Rollout der neuen IT- und Prozessanpassungen Umsetzung der neuen Vertragsmodelle und Vertriebsstrategie Gegebenenfalls Umstellung der Altverträge Bereitstellung von Daten für den Kunden oder Aufbereitung des Buchungsstoffes für den Kunden Funktionsbereichsübergreifende Schulung in den neuen Bilanzierungsanforderungen (zum Beispiel Vertrieb) Die Vertragsmodelle und die Strategie sind überarbeitet und die IT-Prozesse sind angepasst. Der neue IFRS 16 7

8 KPMG-Tools für die neue Leasingbilanzierung Der erste Schritt ist es, sich einen Überblick zu verschaffen, wie sich die Anwendung des neuen Leasingstandards auf die Bilanz-, GuV- und weitere Finanzkennzahlen wie zum Beispiel Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad, EBITDA auswirkt. Im Rahmen der einheitlichen globalen Projektmethodologie hat KPMG ein Leasing Impact Assessment Tool entwickelt. Damit können wir für Ihr Unternehmen verschiedene Leasingvertragsstrukturen abbilden und berechnen. Die se liefern Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das weitere Projektvorgehen. Im zweiten Schritt besteht die große Herausforderung der Unternehmen darin, eine vollständige Inventur aller relevanten Verträge durchzuführen. Häufig sind schon Vertragsmanagementsysteme im Einsatz, trotzdem ist es in vielen Fällen notwendig, Hunderte, Tausende oder mehr Verträge elektronisch zu erfassen und für die Leasingbilanzierung zur Verfügung zu stellen. Hier bietet KPMG den Service, die bisher nicht erfassten Verträge effizient und wirtschaftlich aufzunehmen. Dabei bedienen wir uns modernster Tools, die unter der Nutzung von Machine Learning-Algorithmen automatisiert Vertragsdaten auslesen, und kombinieren sie mit einer manuellen Qualitätssicherung durch unsere Spezialisten. Im dritten Schritt unterstützt KPMG Sie gern bei der Auswahl der passenden Software für die dauerhafte IFRS 16-Leasingbilanzierung und die Einbettung in Ihre bestehende IT- und Prozesslandschaft. Bestens für Sie aufgestellt Dank unserer langjährigen Erfahrung bei der Implementierung von neuen IFRS sowie unserer fachlichen Expertise zur Bilanzierung von Leasingtransaktionen bieten wir Ihnen effiziente Lösungsansätze an, um den umfangreichen Anforderungen auf diesem Gebiet gerecht zu werden. Sprechen Sie uns an! Kontakt KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Christian Bauer Partner, Financial Services T christianbauer@kpmg.com Manuel Rothenburger Partner, Finance Advisory T mrothenburger@kpmg.com Nico Flemming Senior Manager, Finance Advisory T nflemming@kpmg.com Tino Gallert Senior Manager, Financial Services T tinogallert@kpmg.com KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Dr. Stefan Zajonz Partner T szajonz@kpmg-law.com Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Infor mationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte aufgrund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und ohne gründliche Analyse der betreffenden Situation. Unsere Leistungen erbringen wir vorbehaltlich der berufsrechtlichen Prüfung der Zulässigkeit in jedem Einzelfall KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ein Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative ( KPMG International ), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Der Name KPMG und das Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.