Softwareproduktinformation

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1 Softwareproduktinformation Fabasoft Folio Cloud allegro Gültig ab 30. Mai 2015

2 Copyright Fabasoft R&D GmbH, A-4020 Linz, Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. Durch die Übermittlung und Präsentation dieser Unterlagen alleine werden keine Rechte an unserer Software, an unseren Dienstleistungen und Dienstleistungsresultaten oder sonstigen geschützten Rechten begründet. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische Differenzierung, z. B. Benutzer/-innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.

3 Inhalt 1 Überall. Sicher und zuverlässig. Zusammenarbeiten 5 2 Leistungsumfang - Fabasoft Folio Cloud allegro Speicherplatz Technische Informationen Nutzen: Sicher Verschlüsselte Kommunikation Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud Zertifiziert nach ISO Nutzen: Zuverlässig Nachvollziehbarkeit Geprüft nach ISAE 3402 Type 2 durch PriceWaterhouseCoopers Prüfung der revisionssicheren Archivierung durch PriceWaterhouseCoopers Nutzen: Überall Zugang jederzeit und überall Nutzung über Webbrowser Clients Mobiler Zugang über Smartphones (WebDAV Apps) Mobile Suche Nutzung über Netzlaufwerk (WebDAV) In 21 Sprachen verfügbar Folio Cloud Lokationen ios App Fabasoft Cloud Android App Fabasoft Cloud Nutzen: Zusammenarbeiten Registrieren und sofort verwenden Hoher Bedienungskomfort im Webbrowser Welcome-Screen Kontakte erfassen oder übernehmen Teams Organisation Dokumentenmanagement Suchen und Finden 20 3 Fabasoft Folio Cloud Apps Cloud App Teamroom Cloud App News Feed Cloud App Multimedia 24 Fabasoft Folio Cloud allegro 3

4 3.4 Cloud App Microsoft Office Dokumente Cloud App OpenOffice.org Dokumente Cloud App iwork Dokumente Cloud App Teamkalender Cloud App Teamrooms in allen Lokationen erzeugen Cloud App Mindbreeze Suche Cloud App Digital-ID Cloud App Fabasoft Cloud Enterprise Client 28

5 1 Überall. Sicher und zuverlässig. Zusammenarbeiten Fabasoft Folio Cloud bietet sichere und zuverlässige Zusammenarbeit, sowohl unternehmensintern als auch darüber hinaus. Sicher und Zuverlässig Abbildung 1: Fabasoft Folio Cloud Die Verwendung von Fabasoft Folio Cloud erfordert eine persönliche Benutzerauthentifizierung. Fabasoft Folio Cloud medio unterstützt die Authentifizierung mit Benutzername und Passwort sowie mit Digital-ID. Die Kommunikation zwischen dem Client und Fabasoft Folio Cloud erfolgt immer verschlüsselt über eine HTTPS-Verbindung. Häufig wird HTTPS von anderen Internet-Anwendungen nur verwendet, damit Sie Ihre Kreditkartennummer beim Zahlungsvorgang sicher eingeben können. Mit Fabasoft Folio Cloud ist jeder einzelne Zugriff auf diese Weise geschützt, zum Beispiel auch beim Zugriff über ein Smartphone. Wenn ein Nutzer seine Kontakte zur Zusammenarbeit einlädt, so stellt Fabasoft Folio Cloud sicher, dass auch nur diese eingeladenen und eindeutig identifizierten Nutzer Zugriff auf die gemeinsamen Teamunterlagen haben. Diese Nutzer sind entweder leseberechtigt, änderungsberechtigt oder besitzen alle Rechte. Alle Änderungen an Team-Dokumenten sind jederzeit nachvollziehbar. Durch eine durchgängige automatische Versionierung bei jedem Bearbeiterwechsel bleiben Änderungen transparent. Fabasoft Folio Cloud allegro 5

6 Überall Fabasoft Folio Cloud kann überall auf der Welt genutzt werden, wo eine Internetverbindung vorhanden ist. Die Nutzung ist rund um die Uhr möglich. Der Zugang ist über alle gängigen Webbrowser auf unterschiedlichsten Client-Plattformen und über viele Smartphones beziehungsweise Tablets - z.b. iphone, ipad oder Android Geräte - möglich. Der Fabasoft Folio Cloud Webclient ist in 21 Sprachen verfügbar. Fabasoft Folio Cloud Editions Fabasoft Folio Cloud wird in unterschiedlichen Editions angeboten, die sich durch die darin enthaltenen Produkt-Features und Fabasoft Folio Cloud Apps unterscheiden, sowie durch den pro Nutzer verfügbaren Speicherplatz. Fabasoft Folio Cloud Apps Fabasoft Folio Cloud Apps erweitern den Leistungsumfang von Fabasoft Folio Cloud in konkreten Anwendungsbereichen. Diese Cloud Apps sind wie iphone Apps - einfach aktivierbar und stehen sofort zur Nutzung zur Verfügung. Fabasoft Folio Cloud Homepage Auf der Fabasoft Cloud Homepage finden Sie aktuelle Informationen und Unterlagen zu Fabasoft Cloud. Abbildung 2: Fabasoft Cloud Homepage 2 Leistungsumfang - Fabasoft Folio Cloud allegro 2.1 Speicherplatz Fabasoft Folio Cloud allegro bietet fünf Gigabyte Online-Speicherplatz. Die maximale Dateigröße beträgt ein Gigabyte. Maximale Objektanzahl: 2.000

7 2.2 Technische Informationen Informationen zu Service-Levels und Systemvoraussetzungen finden Sie im Dokument Technische Informationen. 2.3 Nutzen: Sicher Verschlüsselte Kommunikation Verschlüsselte Kommunikation Die Kommunikation von einem Endgerät zu Fabasoft Folio Cloud erfolgt immer verschlüsselt. Damit können Daten, die zwischen dem Endgerät und Fabasoft Folio Cloud übertragen werden, nicht gelesen werden. Die Verschlüsselung erfolgt über den Technologiestandard HTTPS, der von allen gängigen Webbrowser Endgeräten unterstützt wird Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud Anmeldung mit -Adresse und Passwort Wenn Sie sich bei Fabasoft Folio Cloud mit einer gültigen -Adresse registrieren, können Sie dabei auch ein Anmelde-Passwort angeben. Bei jeder Anmeldung werden Sie dann aufgefordert, die -Adresse und das Passwort einzugeben, das Sie bei der Registrierung verwendet haben. Das Passwort ist auch jederzeit über Fabasoft Folio Cloud änderbar. Use-Cases für die Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud Bei Fabasoft Folio Cloud mit -Adresse und Passwort anmelden Zertifiziert nach ISO Fabasoft ist seit Juli 2008 ISO zertifiziert. Die ISO-Norm ist ein weltweit anerkannter Standard für die Bewertung der Sicherheit von IT-Umgebungen. Der Gültigkeitsbereich der Zertifizierung von Fabasoft spezifiziert die Anforderungen an ein vollständiges Informationssicherheitsmanagement in Bezug auf alle IT- und Geschäftsprozesse sowie alle sensitiven Informationen des Unternehmens. Fabasoft Folio Cloud allegro 7

8 2.4 Nutzen: Zuverlässig Nachvollziehbarkeit Automatische Versionierung beim Bearbeiterwechsel Arbeiten mehrere Nutzer abwechselnd an einer Unterlage, so sichert Fabasoft Folio Cloud jeden Bearbeitungsstand eines Nutzers als eigene Version. Damit behält jeder Bearbeiter Zugriff auf seinen jeweiligen Bearbeitungsstand und kann Unterschiede zwischen zwei Versionen vergleichen. Use-Cases für die Nachvollziehbarkeit Eine Version lesen Änderungen eines Dokuments anzeigen Geprüft nach ISAE 3402 Type 2 durch PriceWaterhouseCoopers International Standard on Assurance Engagements Nr (ISAE 3402) ist ein international anerkannter Standard, der vom International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) ins Leben gerufen wurde. ISAE 3402 ist ein gezielt für die Prüfung von Outsourcing-Geschäften angelegter Standard, durch den eine Berichterstattung über die implementierten Kontrollen bzw. Kontrollziele beim Service-Anbieter erfolgt. Grundsätzlich bescheinigt ein solcher Bericht, dass ein Unternehmen über ein funktionierendes Kontrollsystem verfügt.

9 Der ISAE 3402 Standard unterscheidet zwei Typen von Prüfungen bzw. dem daraus resultierenden ISAE 3402 Reporten: ISAE 3402 Typ I bestätigt die Beschreibung des internen Kontrollsystems des Dienstleisters zu einem bestimmten Zeitpunkt und enthält die zusammengefassten Ergebnisse einer unabhängigen Prüfungsgesellschaft. ISAE 3402 Typ II zielt darauf ab, das interne Kontrollsystem zusätzlich zur reinen Beschreibung des Kontrollsystems umfassend zu testen und es insbesondere hinsichtlich seiner Effektivität im Detail zu bewerten. Die Prüfung erfolgt über einen Zeitraum von sechs Monaten. Der ISAE 3402 Report nach Typ II beinhaltet demnach die Meinung einer externen Prüfgesellschaft über das Kontrollwesen beim Service Anbieter, eine Beschreibung der Kontrollpunkte und Kontrollen, Angaben über die Prüfperiode, Beschreibung der Prüfmethode und eine Aussage über die Wirksamkeit der Kontrollen Prüfung der revisionssicheren Archivierung durch PriceWaterhouseCoopers Die Einsatzmöglichkeiten der revisionssicheren Archivierung von Fabasoft wurden vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer PriceWaterhouseCoopers überprüft. 2.5 Nutzen: Überall Zugang jederzeit und überall Der Zugriff auf Fabasoft Folio Cloud ist zu jeder Zeit möglich (24 Stunden pro Tag, 7 Tage in der Woche), unter Berücksichtigung der definierten Verfügbarkeitszeiten (Service Levels). Fabasoft Folio Cloud allegro 9

10 2.5.2 Nutzung über Webbrowser Clients Nutzung mit Microsoft Windows Clients Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Microsoft Windows unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über die Webbrowser Microsoft Internet Explorer, Google Chrome und Mozilla Firefox. Nutzung mit Apple Mac OS X Clients Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Apple OS X unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über die Webbrowser Apple Safari, Google Chrome und Mozilla Firefox. Nutzung mit Linux Clients Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Linux unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über die Webbrowser Chromium und Mozilla Firefox Mobiler Zugang über Smartphones (WebDAV Apps) Mobile Suche Abbildung 3: Mobiler Zugang zu Fabasoft Cloud Fabasoft Folio Cloud bietet eine mobile Suche auf Smartphones an, wie beispielsweise iphone oder Blackberry. Über eine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche kann ein Benutzer auf seinem Smartphone nach Inhalten in Fabasoft Folio Cloud suchen.

11 Unterstützung von WebDAV Abbildung 4: Mobile Suche Fabasoft Folio Cloud unterstützt den plattformunabhängigen Standard WebDAV. Damit ist es möglich, über unterschiedlichste Client-Anwendungen (z.b. Smartphone Apps) auf Unterlagen in Fabasoft Folio Cloud zuzugreifen. Der Zugriff erfolgt über folgende WebDAV URLs: Lokation Österreich: Lokation Deutschland: Lokation Schweiz: " Mobiler Zugang über iphone und ipad (WebDAV Apps) Auf dem Smartphone Apple iphone ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit iphone Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Mobiler Zugang über Android Smartphones (WebDAV Apps) Auf den Android Smartphones ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit Android Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Hochladen von iphone Fotos (über die iphone App "ifoliophoto") Über die iphone App "ifoliophoto" kann ein Foto mit dem iphone aufgenommen und direkt über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) in einen Teamroom von Fabasoft Folio Cloud übertragen werden. Fabasoft Folio Cloud allegro 11

12 2.5.5 Nutzung über Netzlaufwerk (WebDAV) Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk über WebDAV verbinden Durch Verbinden von Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk stehen die digitalen Unterlagen auch in einem Microsoft Windows Explorer am Desktop zur Verfügung, sodass Sie die Fabasoft Folio Webbrowser-Benutzeroberfläche nicht verwenden müssen. Cloud Ordner Abbildung 5: Verbinden von Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk Cloud Folder ermöglicht Ihnen Inhalte, die Sie in Fabasoft Folio Cloud speichern, mit Ihren Arbeitsplätzen zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Daten nicht nur im Fabasoft Folio Cloud Webclient sondern auch direkt auf Ihrer lokalen Festplatte zur Verfügung In 21 Sprachen verfügbar In 21 Sprachen verfügbar Der Fabasoft Folio Cloud Webclient ist in 21 unterschiedlichen Sprachen verfügbar: Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch. Jeder Nutzer kann damit in seiner Muttersprache arbeiten. Sogar innerhalb eines Teams sind unterschiedliche Sprachen möglich. Use-Cases für den Zugang überall, jederzeit, auf unterschiedlichen Endgeräten Fabasoft Folio Cloud auf einem Apple iphone oder ipad nutzen

13 Fabasoft Folio Cloud auf einem Android Smartphone nutzen Ein Foto direkt von einem Apple iphone oder ipad an Fabasoft Folio Cloud schicken und dort speichern Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk verbinden Die Sprache wechseln Folio Cloud Lokationen Eine Folio Cloud Lokation legt den physischen Speicherort Ihrer Daten fest. Mit der Edition Folio Cloud leggero oder medio können Sie bestimmen, in welcher Folio Cloud Lokation (z.b. Land) Ihre Daten gespeichert werden und über das Symbol im Portalheader auch jederzeit die Lokation wechseln. Derzeit stellen wir in diesen Ländern eine Folio Cloud Lokation bereit: Deutschland Österreich Schweiz Teamrooms, Ordner und deren Inhalte sind immer nur in jener Lokation verfügbar, in der sie angelegt wurden. Als allegro Nutzer können Sie nur in der Standardlokation neue Teamrooms anlegen. Die Editionen Fabasoft Folio Cloud leggero und medio erlauben Ihnen, Teamrooms in allen Folio Cloud Lokationen anzulegen und Ihre bevorzugte Folio Cloud Lokation festzulegen. Unabhängig davon können Sie jedoch auch als allegro Nutzer jederzeit an Teamrooms beliebiger Lokationen mitwirken und somit mit Folio Cloud Nutzern anderer Lokationen zusammenarbeiten. Sie benötigen dafür nur die entsprechenden Rechte auf dem Teamroom ios App Fabasoft Cloud Mit der App Fabasoft Cloud greifen Sie am ipad und iphone auf Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zu. Immer und überall. Sicher und zuverlässig. Die App verbindet Sie unterwegs mit Kollegen, Mitarbeitern und mit anderen Unternehmen. Für eine grenzenlose, mobile und sichere Zusammenarbeit in der Cloud. Folio Cloud gibt Ihnen auf Smartphones und Media-Tablets Wahlfreiheit und Herstellerunabhängigkeit bei der mobilen Nutzung der Cloud durch die Implementierung des neuen Standards CMIS (Content Management Interoperability Services). Wir empfehlen die Nutzung der Fabasoft Cloud App auf Geräten mit dem aktuellsten Betriebssystem. Die ios App Fabasoft Cloud finden Sie im App Store unter Use-Cases für die ios App Fabasoft Cloud Anmelden mit Ihrem Folio Cloud Benutzer Einfach und schnell auf alle Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zugreifen Dokumente aus der Cloud am ipad/iphone lesen Dokumente aus der Cloud am ipad/iphone über integrierte Apps (z.b. mit Pages) öffnen Zugriff im Offline-Modus auf synchronisierte Dokumente und Ordner, auch wenn keine Internetverbindung besteht Suchen nach Daten in allen Teamrooms, wo Sie Zugriffsrechte haben Akzeptieren oder Ablehnen von Einladungen zu Teamrooms Fabasoft Folio Cloud allegro 13

14 Dokumente im Vollbildmodus anzeigen Anzeige des Speicherverbrauchs in den Einstellungen Android App Fabasoft Cloud Mit der App Fabasoft Cloud greifen Sie auf Ihrem Android Smartphone oder Tablet auf Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zu. Immer und überall. Sicher und zuverlässig. Die App verbindet Sie unterwegs mit Kollegen, Mitarbeitern und mit anderen Unternehmen. Für eine grenzenlose, mobile und sichere Zusammenarbeit in der Cloud. Folio Cloud gibt Ihnen auf Smartphones und Media-Tablets Wahlfreiheit und Herstellerunabhängigkeit bei der mobilen Nutzung der Cloud durch die Implementierung des neuen Standards CMIS (Content Management Interoperability Services). Die Android App Fabasoft Cloud finden Sie im Google Play Store unter Use-Cases für die Android App Fabasoft Cloud Anmelden mit Ihrem Folio Cloud Benutzer Einfach und schnell auf alle Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zugreifen Dokumente aus der Cloud am Android Smartphone/Tablet lesen Dokumente aus der Cloud Android Smartphone/Tablet über integrierte Apps (z.b. ThinkFree Office) öffnen Zugriff im Offline-Modus auf synchronisierte Dokumente und Ordner, auch wenn keine Internetverbindung besteht Suchen nach Daten in allen Teamrooms, wo Sie Zugriffsrechte haben Akzeptieren oder Ablehnen von Einladungen zu Teamrooms Dokumente im Vollbildmodus anzeigen Anzeige des Speicherverbrauchs in den Einstellungen Für das Anzeigen bzw. Bearbeiten von Dokumenten können beispielsweise folgende Apps von Drittherstellern verwendet werden: TXT-Dateien: OI Notepad, Jota-Editor DOC-Dateien: Thinkfree Write (Thinkfree Office) XLS-Dateien: Thinkfree Calc (Thinkfree Office) PDF-Dateien: Adobe Reader HTML-Dateien: Android HTML Viewer JPEG, PNG, GIF: Integrierter Bildbetrachter Bitte beachten Sie, dass wir für die korrekte Funktionsweise von Applikationen von Drittherstellern keine Verantwortung übernehmen können. 2.6 Nutzen: Zusammenarbeiten Registrieren und sofort verwenden Registrierung als neuer Nutzer Um sich als neuer Fabasoft Cloud Nutzer zu registrieren, brauchen Sie nur ein neues Nutzerkonto auf der Website anzulegen. Geben Sie dazu einfach Ihren Namen und eine gültige -Adresse und Ihre Telefonnummer für die Zwei-Faktor-Authentifizierung an.

15 Nach der Registrierung haben Sie sofort Zugang zu der Fabasoft Cloud. Use-Cases für die Registrierung Einen neuen Account mit einer gültigen -Adresse anlegen Das Passwort für einen neuen Account setzen Das Passwort für einen Account zurücksetzen Einen gesperrten Account entsperren Abbildung 6: Fabasoft Cloud Registrierung Hoher Bedienungskomfort im Webbrowser Die Benutzeroberfläche von Fabasoft Folio Cloud läuft in einem Webbrowser. Die Benutzeroberfläche basiert auf innovativen Web 2.0 Technologien und bietet dadurch besonders hohen Bedienungskomfort. Fabasoft Folio Cloud allegro 15

16 Abbildung 7: Fabasoft Folio Cloud Webbrowser Benutzeroberfläche Der Fabasoft Folio Cloud Webclient als Standard-Anwendung Der Webclient ist die Standard-Anwendung eines Nutzers von Fabasoft Folio Cloud. Er stellt dem Anwender ein vertrautes Bedienungsprinzip im Webbrowser zur Verfügung. Der Fabasoft Folio Webclient zeigt Teamrooms und digitale Unterlagen an. Der Anwender navigiert durch strukturierte Geschäftsobjekte (z.b. Teamrooms oder Projekte) in einer Strukturdarstellung (links). Der Inhalt des ausgewählten Geschäftsobjekts wird in einer Detailansicht (Listendarstellung) auf der rechten Seite dargestellt. Frei einstellbare Spalten in der Listendarstellung Die Spalten in einer Listendarstellung sind für den Anwender einfach einstellbar. Über Symbole in der Spaltenüberschrift werden neue Spalten hinzugefügt oder entfernt. Das Produkt bietet dem Anwender kontextbezogen Eigenschaften von Geschäftsobjekten an, die als Spalten hinzugefügt werden können. Sortierung von Listen - auch nach mehreren Spalten Der Webclient stellt eine Listendarstellung zur Verfügung, die das Sortieren von Listeneinträgen nach mehreren Spalten ermöglicht. Gruppieren von Listen für mehr Übersicht bei vielen Einträgen Der Webclient ermöglicht das Gruppieren von Listeneinträgen nach bestimmten Spalten, um bei vielen Einträgen die Übersicht zu bewahren. Auch verschachtelte Gruppierungen sind möglich. Bearbeitbare Spalten in der Listendarstellung Spalten bestimmter Typen sind in der Listendarstellung durch Drücken der F2-Taste oder durch einen Doppelklick direkt editierbar. Damit kann der Anwender Spalten direkt in einer Liste bearbeiten, ohne ein Formular öffnen zu müssen.

17 Verschieben über "Drag-and-Drop" Ein Nutzer verschiebt Unterlagen und Dokumente in seinem Fabasoft Folio Cloud Webclient einfach über "Drag-and-Drop". Vorschau Mit der Vorschau ist es möglich, die Inhalte von Ordnern oder anderen Ablagen als Vorschaubilder anzuzeigen, ohne diese Ablagen öffnen zu müssen. Inhaltsanzeige über Vorschaubilder Abbildung 8: Fabasoft Folio Cloud Vorschau Fabasoft Folio Cloud bietet eine elegante Form der Inhaltsvorschau über Vorschaubilder. Damit ist es beispielsweise sehr einfach möglich, den Inhalt von Ablagen (z.b.: Ordner, Teamrooms) in einer Übersichtsdarstellung durchzusehen. Präsentation von Unterlagen über eine Diashow Fabasoft Folio Cloud unterstützt die Präsentation von digitalen Unterlagen in einer Diashow, insbesondere für das Präsentieren von Fotosammlungen. Tastaturbedienung Der Fabasoft Folio Cloud Webclient unterstützt die Bedienung per Tastatur. Direktes Benutzer-Feedback Jeder Nutzer kann über die Support-Schaltfläche direkt und unmittelbar Feedback zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud geben. Abbildung 9: Support-Schaltfläche Fabasoft Folio Cloud allegro 17

18 Integrierte Rechtschreibprüfung Fabasoft Folio Cloud bietet eine integrierte Rechtschreibprüfung an. Somit können beispielsweise Rechtschreibfehler in Objektnamen oder Einladungstexten vermieden werden. Anzeigen von Aktionen Die angezeigten Aktionen ermöglichen ein einfaches Erlernen der Funktionalität von Fabasoft Folio Cloud und erleichtern das Arbeiten, indem sie einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen bieten. Benachrichtigungen über RSS-Feeds Objekte (Dokumente, Ordner, Teamrooms, usw.) können als RSS-Feeds abonniert werden. Somit wird man über Änderungen an diesen Objekten informiert. Diese RSS-Feeds können mit allen gängigen RSS-Readern gelesen werden (z.b. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Microsoft Office Outlook). Use-Cases für den hohen Bedienungskomfort im Webbrowser Den Fabasoft Folio Cloud Webclient öffnen Den Fabasoft Folio Cloud Webclient schließen In der Strukturdarstellung navigieren Eine Spalte in der Listendarstellung hinzufügen Eine Spalte in der Listendarstellung entfernen Eine Spalte in der Listendarstellung verschieben Die Listendarstellung nach einer oder mehreren Spalten sortieren Die Listendarstellung nach einer oder mehreren Spalten gruppieren Den Fabasoft Folio Cloud Webclient mit der Tastatur bedienen Die Vorschau einblenden Unterlagen in einer Diashow präsentieren Direktes Benutzer-Feedback geben Aktionen verwenden Ein Objekt als RSS-Feed abonnieren Welcome-Screen Beim Einsteigen in Fabasoft Folio Cloud zeigt der Welcome-Screen alle relevanten Informationen auf einen Blick an. Der Benutzer wird über neue Einladungen, Ankündigungen und Kaufinformationen informiert. Zusätzlich kann konfiguriert werden, dass weitere Informationen im Welcome-Screen eingeblendet werden.

19 2.6.4 Kontakte erfassen oder übernehmen Kontakte erfassen Abbildung 10: Fabasoft Folio Cloud Welcome-Screen Ein Nutzer kann Kontakte, mit denen er über Teamrooms zusammenarbeitet, direkt in Fabasoft Folio Cloud erfassen. Kontakte suchen Ein Nutzer kann durch Eingabe von -Adressen nach Kontakten suchen. Bei einer Suche werden maximal zehn Treffer angezeigt. Kontakte von Microsoft Office Outlook übernehmen Fabasoft Folio Cloud unterstützt das Importieren von Kontakten aus Microsoft Office Outlook, inklusive Duplikatsprüfung. Die Microsoft Office Outlook Kontakte können auch kopiert und in Folio Cloud eingefügt werden. Kontakte strukturieren Um Kontakte zu strukturieren können weitere Ordner angelegt werden. Für importierte Kontakte wird automatisch ein Kontaktordner mit der entsprechenden Bezeichnung angelegt, indem diese Kontakte abgelegt werden. Kontakte können auch zu einer Gruppe zusammengefasst werden, um beispielsweise Rechte nicht immer für jeden einzelnen Kontakt, sondern gleich für ein ganzes Team vergeben zu können. Use-Cases für Kontakte Einen Kontakt erfassen Nach einen Kontakt suchen Kontakte von Microsoft Office Outlook übernehmen Duplikate bei einem Import behandeln Einen Kontaktordner erzeugen Kontakte zu einer Gruppe zusammenfassen Einen Öffentlichkeitsstatus für eine Gruppe setzen Einem Kontakt eine senden Teams Teams bilden Ein Nutzer kann das Team eines Teamrooms, mit dem zusammenarbeiten will, direkt in Fabasoft Folio Cloud aus Kontakten und Gruppen bilden. Fabasoft Folio Cloud allegro 19

20 Use-Cases für Teams Kontakte und Gruppen einem Teamroom zuordnen Den Teammitgliedern Rechte auf einen Teamroom zuweisen Dem Team eine senden Anhänge zu einer hinzufügen Anhänge zu einer hinzufügen Organisation Eine Firma kann in Fabasoft Folio Cloud als Organisation auftreten. Dazu kann eine Organisation im Fabasoft Folio Cloud Shop mit der Edition allegro erworben werden. Der Funktionsumfang der Edition allegro steht dann automatisch den Mitgliedern dieser Organisation zur Verfügung. Die Organisation wird von Fabasoft angelegt und kann anschließend von einem berechtigten Nutzer (Cloud Nutzer, der die Organisation im Shop erwirbt) verwaltet werden. Dieser kann Mitglieder und Administratoren, die wiederum die Mitgliederverwaltung übernehmen, bestimmen. Diese Mitglieder müssen mindestens einen Monat der Organisation angehören. Der Zahlungspflichtige kann für die Organisation Editions, Speicherpakete und Cloud Apps erworben. Ausgenommen davon sind gratis Cloud Apps. Der Zahlungspflichtige kann ein Benutzer sein, der nicht Mitglied der Organisation in Folio Cloud ist. Use Cases für Organisation Mitglieder hinzufügen Servicepakete zuordnen Profildaten der Organisationsmitglieder ändern Administratoren festlegen Einen Zahlungspflichtigen festlegen Einen Öffentlichkeitsstatus für eine Organisation setzen Logo festlegen Dokumentenmanagement Fabasoft Folio Cloud bietet voll funktionsfähige Dokumentenmanagement-Prozesse. Dokumente können erzeugt, bearbeitet und mit anderen Benutzern geteilt werden. Use-Cases für Dokumentenmanagement Ein Dokument erzeugen Ein Dokument bearbeiten Dokumente über einen Teamroom mit anderen Benutzern teilen Ein Dokument löschen Suchen und Finden Über ein einfaches Suchfeld im Fabasoft Folio Cloud Webclient sucht und findet ein Nutzer Unterlagen in allen Teamrooms, für die er zur Mitarbeit eingeladen ist bzw. die für öffentlichen Zugriff freigegeben werden.

21 Abbildung 11: Suche in Fabasoft Folio Cloud Use-Cases für das Suchen und Finden Unterlagen suchen Eine Aktion auf einen Treffer in der Trefferliste ausführen 3 Fabasoft Folio Cloud Apps Cloud Apps erweitern Fabasoft Folio Cloud um konkreten Zielgruppen- und Branchen-spezifischen Nutzen. 3.1 Cloud App Teamroom Das Zusammenarbeiten und Austauschen von Dokumenten mit Ihren Kontakten wird über sogenannte Teamrooms ermöglicht. Im Teamroom organisieren Sie die Zusammenarbeit im Team vom Einladen neuer Mitglieder bis zum Verwalten der individuellen Zugriffsrechte. Der Teamroom ist die Basis Cloud App und das zentrale Element für die Zusammenarbeit in der Cloud. Hier können Sie Ihr Projektteam zusammenstellen und Einladungen an bereits in Fabasoft Folio Cloud registrierte Kontakte wie auch an noch nicht registrierte Personen versenden und sie zur Zusammenarbeit im Team einladen. Im Teamroom können Sie nicht nur gemeinsame Dokumente, sondern auch andere Cloud Apps wie beispielsweise die Cloud App Scrum-Projekte oder Konferenzmanagement nutzen. Fabasoft Folio Cloud allegro 21

22 Erzeugen von Teamrooms Abbildung 12: Fabasoft Folio Cloud App Teamroom Ein Nutzer erzeugt Teamrooms in seinem Fabasoft Folio Cloud Webclient. Zentrale Ablagestruktur Der Teamroom ist das zentrale Element um Dokumente auszutauschen und gemeinsam mit Kontakten daran zu arbeiten. Entfernen von Unterlagen aus einem Teamroom Gehen beim Entfernen einer Unterlage aus einem Teamroom die Zugriffsrechte auf dieses Objekt verloren, wird eine entsprechende Warnung angezeigt. Team festlegen Ein Nutzer kann das Team, mit dem er über einen Teamroom zusammenarbeitet, direkt in Fabasoft Folio Cloud aus Kontakten und Gruppen bilden. Leserechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Dokumente darin lesen dürfen. Bearbeitungsrechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Dokumente darin bearbeiten dürfen. Administratorenrechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Administratorenrechte besitzen.

23 Benutzer zu einem Teamroom einladen Benutzer können nur durch eine erhaltene Einladung an der Zusammenarbeit mittels Teamroom teilnehmen. Gast-Nutzer Ein Benutzer, den Sie im Team eines Teamrooms neu erzeugen, bekommt eine Einladung zum Teamroom geschickt, über die er sich zu der Fabasoft Cloud registrieren kann. Dieser Benutzer wird ein Gast-Nutzer und kann keine Objekte erzeugen. Einladungsprotokoll Jede versendete Einladung, sowie jede Bestätigung und Ablehnung einer Einladung wird zur besseren Nachvollziehbarkeit protokolliert. Die Einladungen zu Teamrooms werden auf der Portalseite Verlauf aufgelistet. Dort finden Sie auch Cloud Mails, wie zum Beispiel s an Teams und an Kontakte. Exklusive Zuordnung eines Objekts zu einem Teamroom Ein Objekt kann zwar in mehreren Teamrooms abgelegt sein, ist aber immer explizit einem Teamroom zugeordnet. Dies ist vor allem für die Speicherplatzbegrenzungen von Bedeutung. Die Zuordnung eines Objekts kann jederzeit und beliebig oft von berechtigten Personen geändert werden. Neuigkeiten zu Teamrooms anzeigen Neuigkeiten werden als Symbol in der Kartenansicht angezeigt und können auch per versendet werden. Es können Neuigkeiten zu maximal zehn Teamrooms angezeigt werden. Für jeden Teamroom kann auch ein RSS-Feed abonniert werden. Öffentlichkeitsstatus für einen Teamroom setzen Für jeden Teamroom kann festgelegt werden, ob dieser für alle Nutzer in der Cloud öffentlich ist. Es gibt verschiedene Varianten zur Auswahl. So kann zum Beispiel nur das definierte Team auf diesen Teamroom und seine Inhalte zugreifen, oder es können alle Nutzer in der Cloud diesen Teamroom und seine Inhalte lesen. Use-Cases für Teamrooms Einen Teamroom erzeugen und einrichten Dokumente im Teamroom ablegen Team festlegen Zugriffsrechte eines Teamrooms festlegen Kontakte zur Zusammenarbeit einladen Selektierte Objekte als Link mitschicken Einladungen zur Zusammenarbeit akzeptieren oder ablehnen Die Zusammenarbeit für einen Teamroom beenden Teamroom-Zuordnung eines Objekts ändern Neuigkeiten zu Teamrooms anzeigen RSS-Feed abbonieren Ein Logo für einen Teamroom vergeben Einen Öffentlichkeitsstatus für einen Teamroom setzen Fabasoft Folio Cloud allegro 23

24 3.2 Cloud App News Feed Mit der Cloud App "News Feed" können Sie Ihre Teammitglieder mit Neuigkeiten (sogenannten Meldungen) immer auf den neuesten Stand bringen. Meldungen erstellen und kommentieren Ein Benutzer erzeugt im Teamroom einen News Feed. Alle berechtigten Benutzer können darin Meldungen erstellen und bestehende Einträge kommentieren. Benutzer mit allen Rechten im Teamroom dürfen Meldungen und Kommentare entfernen. Des Weiteren kann ein Nutzer seine eigenen Meldungen bzw. Kommentare nachträglich löschen. Anhänge hinzufügen Benutzer mit den entsprechenden Rechten (Änderungsberechtigt, Alle Rechte) können bestehende oder neue Objekte zu Ihren Meldungen hinzufügen. Öffentlichkeitsstatus setzen Sie können bestimmen, wer dazu berechtigt ist, Meldungen im News Feed zu erzeugen und zu kommentieren. Use-Cases für News Feed News Feed erzeugen Öffentlichkeitsstatus setzen Meldungen schreiben Anhänge zu Meldungen hinzufügen Meldungen kommentieren Meldungen und Kommentare entfernen 3.3 Cloud App Multimedia Mit der Cloud App Multimedia können Multimedia-Inhalte wie Videos, Audiodateien und Fotos verwaltet werden. Speichern von Fotos über Drag-and-Drop Fabasoft Folio Cloud ermöglicht das Speichern von Fotos aus einem angegebenen Verzeichnis über Drag-and-Drop. Bearbeiten von Fotos Fotos können in Fabasoft Folio Cloud im bzw. gegen den Uhrzeigersinn gedreht werden. Speichern von Videos über Drag-and-Drop Fabasoft Folio Cloud ermöglicht das Speichern von Videos aus einem angegebenen Verzeichnis über Drag-and-Drop. Abspielen von Video- und Audiodateien im Webbrowser Das Abspielen von Multimediadateien ist direkt im Webbrowser möglich. Diese unterstützen ohne zusätzliche Erweiterungen folgende Formate:

25 Webbrowser Microsoft Internet Explorer 10 und höher Mozilla Firefox 32 Google Chrome 37 Unterstütze Formate Audio: MP3 Video: MP4 Audio: WAV, OGG/OGA Video: WebM Audio: MP3, WAV, OGG/OGA Video: MP4, WebM Weiterführende Informationen finden Sie hier: Microsoft Internet Explorer 8 unterstützt leider kein HTML5. Wir empfehlen die Verwendung von Google Chrome oder Mozilla Firefox, falls Sie nicht auf eine neuere Version des Microsoft Internet Explorers (z.b. bei Verwendung von Microsoft Windows XP) aktualisieren können. 3.4 Cloud App Microsoft Office Dokumente Die Cloud App Microsoft Office Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von Word-, Excel-, Access-, Project-, Visio-, oder PowerPoint-Unterlagen. Für das Anzeigen bzw. Bearbeiten von Microsoft Office Dokumenten muss Microsoft Office auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbar sein. Use-Cases für Microsoft Office Dokumente Ein Word-, Excel-, oder PowerPoint-Objekt in Fabasoft Folio Cloud erstellen Ein Word-, Excel-, oder PowerPoint-Objekt in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende Microsoft Office Datei hochladen Die inhaltlichen Unterschiede zweier Versionen eines Word-Objekts vergleichen 3.5 Cloud App OpenOffice.org Dokumente Die Cloud App OpenOffice.org Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von OpenOffice.org Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Für das Anzeigen bzw. Bearbeiten von OpenOffice.org Dokumenten muss Apache OpenOffice bzw. LibreOffice auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbar sein. Use-Cases für OpenOffice.org Dokumente Ein OpenOffice.org Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation in Fabasoft Folio Cloud erstellen Ein OpenOffice.org Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende OpenOffice.org Datei hochladen Die inhaltlichen Unterschiede zweier Versionen eines OpenOffice.org Textdokuments vergleichen Fabasoft Folio Cloud allegro 25

26 3.6 Cloud App iwork Dokumente Die Cloud App iwork Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von Dokumenten der iwork-anwendungen Pages, Numbers und Keynote. Für das Anzeigen bzw. Bearbeiten von iwork Dokumenten muss Apple iwork auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbar sein. Use-Cases für iwork Dokumente Ein Pages-, Numbers-, oder Keynote-Objekt in Fabasoft Folio Cloud erstellen Ein Pages-, Numbers-, oder Keynote-Objekt in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende iwork Datei hochladen 3.7 Cloud App Teamkalender Die Cloud App Teamkalender bietet die Nutzung eines gemeinsamen Kalenders, um Aktivitäten im Team besser koordinieren zu können. Über Smartphones organisieren Sie Termine jederzeit auch von unterwegs. Teamkalender Durch das Einrichten eines Kalenders, können die Termine eines Teams besser koordiniert und verwaltet werden. Mobiler Teamkalender (CalDAV) Durch Einrichten eines CalDAV-Accounts auf Ihrem Smartphone erhalten Sie Zugang zu einem mobilen Fabasoft Folio Cloud Teamkalender. Use-Cases für Teamkalender Einen Kalender in Fabasoft Folio Cloud erzeugen Einen CalDAV Kalender im Kalender-Client anlegen und mit dem Kalender in Fabasoft Folio Cloud verbinden Termine im Kalender-Client anlegen In Fabasoft Folio Cloud auf den Kalender zugreifen Mit dem Smartphone auf den Kalender in Fabasoft Folio Cloud zugreifen 3.8 Cloud App Teamrooms in allen Lokationen erzeugen Erzeugen Sie Teamrooms in allen Folio Cloud Lokationen und organisieren Sie so Ihre unternehmens- bzw. länderübergreifende Zusammenarbeit. Mehr Informationen zu den Lokationen finden Sie im Kapitel Folio Cloud Lokationen. Use-Cases für Teamrooms in allen Lokationen erzeugen Erzeugen Sie Teamrooms in allen verfügbaren Folio Cloud Lokationen 3.9 Cloud App Mindbreeze Suche Finden statt suchen. Profitieren Sie mit Mindbreeze von einer intuitiven Volltext-Suche. Anpassbare Suchtabs, Datenquellen und Facetten beschleunigen die Suche nach Ihren benötigten Informationen - auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Use-Cases für Mindbreeze Suche Auf die Portalseite Mindbreeze wechseln

27 Ergebnisse zu Ihren Suchbegriffen finden Die Vorschau Ihres Suchergebnisses öffnen Suchen Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet 3.10 Cloud App Digital-ID Schützen Sie Ihren Fabasoft Folio Cloud Account vor unerlaubtem Zugriff durch die Verwendung Ihrer Digital-ID. Melden Sie sich mit Ihrer Digital-ID bei Fabasoft Folio Cloud an. Dadurch wird Ihre Digital-ID zur Eintrittskarte für Fabasoft Folio Cloud. Für das Login benötigen Sie weder Ihre - Adresse noch Ihr Passwort. Zusätzlich werden Sie, wenn die Daten Ihrer Digital-ID mit den Kontaktdaten in Fabasoft Cloud übereinstimmen, als vertrauenswürdiger Nutzer gekennzeichnet. Dadurch können Ihre Geschäftspartner sicherstellen, mit der richtigen Person zusammenzuarbeiten. Aktuell wird als Digital-ID unterstützt: Deutscher Personalausweis ( ) Melden Sie sich mit dem deutschen Personalausweis bei Fabasoft Folio Cloud an, einfach und sicher über die AusweisApp vom BSI oder das Java-Applet von bremen online services. Damit Sie den Personalausweis verwenden können, müssen Sie den Personalausweis mit Fabasoft Folio Cloud verknüpfen. Bei der Verknüpfung werden Pseudonym, Vorname und Nachname ausgelesen. Das Pseudonym ist die eindeutige Kennung des Personalausweises und wird in Folio Cloud gespeichert. Stimmen die Daten Ihres Personalausweises mit Ihren Kontaktdaten in Fabasoft Folio Cloud überein, werden Sie als vertrauenswürdig gekennzeichnet. Österreichische Bürgerkarte mit Handysignatur ( ) Nutzen Sie die österreichische Bürgerkarte mit Handysignatur, um sich einfach und sicher in Fabasoft Folio Cloud anzumelden. Damit Sie die österreichische Bürgerkarte mit Handysignatur verwenden können, müssen Sie die Bürgerkarte mit Fabasoft Folio Cloud verknüpfen. Bei der Verknüpfung werden das wbpk ( wirtschaftsbereichspezifische Personenkennzeichen ), Vorname und Nachname ausgelesen. Stimmen die Daten Ihrer Bürgerkarte mit Ihren Kontaktdaten in Fabasoft Folio Cloud überein, werden Sie als vertrauenswürdig gekennzeichnet. Zum Einloggen benötigen Sie lediglich Ihre Mobiltelefonnummer, Ihr Signaturpasswort und die TAN, die Ihnen per SMS zugeschickt wird. SuisseID ( ) Nutzen Sie die SuisseID, um sich einfach und sicher in Fabasoft Folio Cloud anzumelden. Damit Sie Ihre SuisseID verwenden können, müssen Sie diese mit Ihrem Fabasoft Folio Cloud Account verknüpfen. Stimmen Vorname und Nachname bei der Verknüpfung mit den Daten in Folio Cloud überein, werden Sie als vertrauenswürdig gekennzeichnet. Zum Einloggen benötigen Sie lediglich Ihre SuisseID mit dem Authentifizierungszertifikat und Ihre PIN. Für die Nutzung der SuisseID müssen Sie Ihren Arbeitsplatz bzw. Browser gemäß den Angaben Ihres SuisseID-Anbieters konfigurieren. Use-Cases für Digital-ID Cloud App Digital-ID aktivieren Digital-ID verknüpfen Anmeldung mittels Digital-ID Verknüpfung mit der Digital-ID lösen Fabasoft Folio Cloud allegro 27

28 3.11 Cloud App Fabasoft Cloud Enterprise Client Im Enterprise-Umfeld ist häufig die Installation von Software im lokalen Profil eines Benutzers nicht möglich (z.b. die Nutzer dürfen keine msi-dateien ausführen oder bei Verwendung von Terminal- Servern). Verwenden Sie in diesem Fall den Fabasoft Cloud Enterprise Client. Dieser Client wird für alle Nutzer eines Rechners installiert (sog. per Machine Installation) und kann von Administratoren zentral verteilt werden. Laden Sie sich das Installationspakt für diesen Client von herunter. Die optimalen Browser-Einstellungen für die Anwender werden nicht automatisch vorgenommen. Für weitere Informationen siehe: Fabasoft Cloud Enterprise Client. Die Installation des Enterprise Clients und des Folio Cloud Clients auf dem gleichen Computer ist nicht unterstützt. Häufig werden sogenannte Roaming-Profiles eingesetzt. Verwenden Sie in diesem Fall die Roaming-Profile-Option des Folio Cloud Clients. Weitere Informationen finden Sie hier.