An die Mitglieder der Ausgleichskasse für das schweizerische Bankgewerbe

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1 Mitteilung Nr. 171 B An die Mitglieder der Ausgleichskasse für das schweizerische Bankgewerbe (welche noch nicht Mitglied der Familienausgleichskasse Banken sind) Zürich, im Januar 2010 Mitgliedschaft bei der Familienausgleichskasse Banken Erweiterung des Tätigkeitsgebietes auf 15 zusätzliche Kantone per 1. Januar 2011 Sehr geehrte Damen und Herren Seit der Einführung des neuen Bundesgesetzes über die Familienzulagen (FamZG) per 1. Januar 2009 ist die neu gegründete Familienausgleichskasse Banken in den folgenden 9 Kantonen Zürich, Bern, Basel-Stadt, Aargau, Luzern, Schwyz, Graubünden, St. Gallen und Thurgau tätig. Anlässlich der letzten Vorstandsitzung hat der Kassenvorstand der Familienausgleichskasse Banken beschlossen - gleichzeitig mit der Einführung des zentralen Familienzulagenregisters ab 1. Januar ihr Tätigkeitsgebiet auf weitere 15 Kantone auszuweiten. Das zusätzliche Tätigkeitsgebiet umfasst die folgenden Kantone: Appenzell-Innerrhoden, Appenzell- Ausserrhoden, Basel-Land, Freiburg, Glarus, Jura, Neuchâtel, Nidwalden, Obwalden, Schaffhausen, Solothurn, Uri, Waadt, Wallis und Zug. Für unsere Mitglieder steht eine effiziente und kostengünstige Durchführung des neuen Bundesgesetzes über die Familienzulagen im Vordergrund. Bis zum heutigen Zeitpunkt waren Sie noch nicht Mitglied der Familienausgleichskasse Banken. Die Erweiterung unserer Tätigkeit ab 1. Januar 2011 erlaubt es Ihnen möglicherweise, in einem oder mehreren Kantonen der Familienausgleichskasse Banken neu beizutreten. Keine Tätigkeit ist in den Kantonen Genf und Tessin vorgesehen. Die Familienausgleichskasse Banken überträgt die Durchführung der Familienzulagenordnung im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien an die Arbeitgeber (delegierte Dossierführung). Die Kasse ermächtigt die angeschlossenen Arbeitgeber, ohne formelle Verfügung bzw. Mitteilung über den Anspruch der Familienzulagen, ihre Arbeitnehmenden direkt zu entschädigen. 1

2 In diesem Falle verbleiben die Unterlagen beim Arbeitgeber und müssen nicht an unsere Familienausgleichskasse weitergeleitet werden. So bleibt im Normalfall die Selbständigkeit in der Durchführung für den Arbeitgeber weitgehend gewahrt. Da sämtliche Unterlagen im Normalfall im Besitze des Arbeitgebers verbleiben, kommt der elektronischen Übermittlung der Personalien sowie der weiteren Angaben in Bezug auf die ausbezahlten Familienzulagen an die Familienausgleichskasse eine existenzielle Bedeutung zu. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die detaillierten Angaben unter den Punkten 3.4 und 3.5 sowie die Beilage 1: Detailliertes XML-Schema für die elektronische Meldung der Familienzulagen an die Familienausgleichskasse. Die nachstehenden Informationen ermöglichen Ihnen einen detaillierten Überblick über den Beitritt sowie die genaue Durchführung per 1. Januar 2011: 1. Beitritt - zur Familienausgleichskasse Banken per 1. Januar 2011 / Mögliche Kündigung bei Ihrer bisherigen Familienausgleichskasse per 30. Juni 2010 auf den 31. Dezember Beiträge - Abrechnungsgrundsatz der beitragspflichtigen AHV-Lohnsummen. 3. Leistungen Prüfen des Anspruches auf Familienzulagen durch den Arbeitgeber Tätigkeit der FAK Banken im Rahmen der Festsetzung des Familienzulagenanspruches Auszahlung der Familienzulagen durch den Arbeitgeber Meldung und Abrechnung der Familienzulagen an die Familienausgleichskasse Einführung des zentralen Familienzulagenregisters und Auslieferung der 13-stelligen AHV-Nr. der Kinder an die Arbeitgeber 4. Rechtliche Verantwortlichkeiten 5. Umfrage: Familienzulagen und Lohnsummen (Monat: November 2009) 6. Informationsveranstaltungen für Neumitglieder 1. Beitritt zur Familienausgleichskasse Banken Falls Sie sich für den Beitritt in unsere Familienausgleichskasse in einem oder auch mehreren Kantonen entscheiden, so senden Sie uns bitte das beiliegende Anmeldeformular mit den entsprechenden Ergänzungen bis spätestens am 30. Juni 2010 zurück. Die jeweilige Kündigung bei Ihrer bisherigen Familienausgleichskasse muss ebenfalls bis spätestens am 30. Juni 2010 per Einschreiben (Austritt 31. Dezember 2010) erfolgen. Einen Musterbrief der Kündigung bei Ihrer bisherigen Familienausgleichskasse, finden Sie in der Beilage. Bitte legen Sie eine Kopie dieses/r Kündigungsschreiben(s) Ihrem Beitrittsgesuch bei. 2. Beiträge Für die Finanzierung der Familienzulagen haben die Mitglieder Beiträge zu entrichten, die in Prozenten der AHV-rechtlichen Lohnsumme erhoben werden, und dies unabhängig davon, ob Kinder- bzw. Ausbildungszulagen ausbezahlt werden oder nicht. 2

3 Die Beiträge sind von den Arbeitgebern zu tragen; sie können mit Ausnahme des Kantons Wallis nicht auf die Arbeitnehmenden übertragen werden. Die Beitragssätze der Familienausgleichskasse Banken werden jeweils jährlich von der Delegiertenversammlung der Familienausgleichskasse festgesetzt. Die Beiträge an die Familienausgleichskasse werden auf Basis der AHV-Lohnsumme pro Kanton berechnet und anlässlich der Erfassung der Monatsabrechnung im PartnerWeb zusammen mit den AHV/IV/EO/ALV-Beiträgen in Rechnung gestellt. (Siehe: 3. Leistungen 3.1 Prüfen des Anspruches auf Familienzulagen durch den Arbeitgeber Der Anspruch für neue Bezüger ab 1. Januar 2011 ist mit dem vollständig ausgefüllten Formular Anmeldung zum Bezug von Familienzulagen durch den Arbeitnehmenden beim Arbeitgeber geltend zu machen. Dieses Formular steht Ihnen unter zur Verfügung. Der Arbeitgeber hat die Angaben seiner Arbeitnehmenden anhand von Ausweispapieren zu prüfen und die Richtigkeit der Angaben mit seiner Unterschrift zu bestätigen. Dies gilt auch für die Arbeitnehmer, die bereits bei einem früheren Arbeitgeber eine Anmeldung zum Bezug von Familienzulagen eingereicht haben. Die Unterlagen werden durch Sie als Arbeitgeber überprüft und verbleiben bei Ihnen im Personaldossier. Die am 31. Dezember 2010 bestehenden Unterlagen werden durch die Familienausgleichskasse anerkannt. Sofern die Dossiers heute durch eine Familienausgleichskasse geführt werden, bitten wir Sie, diese zu Ihren Akten einzuverlangen. Eine Aufstellung der zwingend mit der Anmeldung einzureichenden Unterlagen finden Sie im ausführlichen Handbuch Familienzulagen unter Falls das Kind in einem EU/EFTA-Land zusammen mit einem Elternteil wohnt, ist zusätzlich als Beweismittel eine Bestätigung der zuständigen Behörde am Wohnsitz des Kindes erforderlich, dass für dieses Kind kein Anspruch auf Kinderzulagen nach dem ausländischen Recht besteht (Formular E 411). Für dasselbe Kind darf nur eine Zulage ausgerichtet werden. Die Höhe der Kinderzulagen bzw. Ausbildungszulagen richten sich nach kantonalen Gesetzen und Bestimmungen. Die entsprechenden detaillierten Angaben pro Kanton finden Sie unter Tätigkeiten der Familienausgleichskasse im Rahmen der Festsetzung des Anspruches auf Familienzulagen Unterstützung bei der Festsetzung des Anspruches Bei Unklarheiten in Bezug auf die Anspruchsberechtigung von Kinder- und Ausbildungszulagen, Geburtszulagen oder Adoptionszulagen steht Ihnen die Familienausgleichskasse als erste Ansprechpartnerin zur Verfügung Abweisung bei Festsetzung des Anspruches / Verfügungsgewalt 3

4 Bei festgestellter Abweisung über die Anspruchsberechtigung von Familienzulagen und sofern vom Arbeitnehmenden ausdrücklich verlangt, nimmt der Arbeitgeber umgehend Kontakt mit der Familienausgleichskasse auf. Sämtliche Unterlagen zur Prüfung des Anspruches auf Familienzulagen sind in diesem Falle an die Familienausgleichskasse zu überweisen. Das Prüfen des Anspruches erfolgt nur in diesen speziellen Fällen über die Familienausgleichskasse. Gestützt auf die Anmeldung und die notwendigen Unterlagen erlässt die Familienausgleichskasse eine rechtskräftige Verfügung mit Rechtsmittel. Über den Abschluss des Verfahrens wird der Arbeitgeber rechtzeitig informiert. Weiterführende Informationen über das Abrechnungsverfahren und die Dossierführung finden Sie in unserem ausführlichen Handbuch Familienzulagen unter Auszahlung der Familienzulagen durch den Arbeitgeber Die Auszahlung der Familienzulagen erfolgt durch den Arbeitgeber. Die Familienzulagen werden mit dem Lohn ausbezahlt. Bietet der Arbeitnehmende keine Gewähr für eine zweckentsprechende Verwendung der Zulagen, so sind diese der Person, Amtsstelle oder Anstalt auszurichten, die tatsächlich für das Kind sorgt. Die Familienausgleichskasse erlässt in solchen Fällen auf begründeten Antrag eine entsprechende Verfügung (siehe 3.2.2). 3.4 Meldung und Abrechnung der Familienzulagen an die Familienausgleichskasse Da sämtliche Unterlagen im Normalfall im Besitze des Arbeitgebers verbleiben, kommt, wie bereits erwähnt, der elektronischen Übermittlung der Personalien sowie der weiteren Angaben in Bezug auf die ausbezahlten Familienzulagen an die Familienausgleichskasse eine existenzielle Bedeutung zu. Die detallierten Angaben der ausgerichteten Familienzulagen sind uns zwingend in elektronischer Form monatlich zu übermitteln (siehe Format XML, gem. Beilage 1 Übersicht des detailierten XML-Schemas). Die Leistungen werden in der Regel entsprechend der AHV- Zahlungsperiode monatlich verrechnet. Nach genauer Überprüfung der Angaben werden Ihnen die ausgerichteten Familienzulagen in unserer Online-Applikation PartnerWeb als Gutschrift bereitgestellt. Wie Sie aus der Beilage 1 ersehen können, weisen die uns elektronisch zu übermittelnden Angaben einen hohen Detaillierungsgrad voraus. Für Mitglieder, welche monatlich eine grosse Anzahl von Kinder- und Ausbildungszulagen zusammen mit dem Salär ausbezahlen, ist es eine Voraussetzung für die Mitgliedschaft bei unserer Familienausgleichskasse, dass diese Angaben aus den Informatikapplikationen der Personal- und Lohnsoftware generiert werden können. Wir bitten wir Sie deshalb dringend, bereits heute die notwendigen Schritte in die Wege zu leiten, damit diese detaillierten Angaben in Ihren Informatik-Applikationen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Wir haben für ihre erstmalige Übermittlung des elektronischen Datenträgers vorgesehen, einen Testbetrieb von Oktober 2010 Dezember 2010 durchzuführen. Für Mitglieder mit einer geringen Anzahl Bezüger von Familienzulagen, welche nicht in der Lage sind, diese direkt aus der Lohnsoftware zu generieren, stellen wir auf unserer Internet-Seite eine elektronische Erfassungshilfe für die Leistungsdeklaration von Familienzulagen (FAKBD) zur Verfügung. 4

5 Die mittels FAKBD-Programm erfassten Leistungsdeklarationen entsprechen auch den Vorgaben für das zentrale Familienzulagenregister. 3.5 Einführung des zentralen Familienzulagenregisters und Auslieferung der 13-stelligen AHV-Nr. der Kinder an die Arbeitgeber Per 1. Januar 2011 wird durch den Gesetzgeber ein zentrales Familienzulagenregister eingeführt, um Doppelbezüge von Familienzulagen zu vermeiden. Für die Meldung der Daten der Familienzulagen an die Familienausgleichskasse Banken sowie für die künftige Meldung an das zentrale Familienzulagenregister ist zwingend die 13-stellige AHV-Nr. der Kinder notwendig. Die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) in Genf sowie die Familienausgleichskassen sind für die Auslieferung der 13-stelligen AHV-Nr. der Kinder an die Arbeitgeber verantwortlich. Die Ausgleichskasse Banken wird sämtliche Mitglieder (unabhängig der Mitgliedschaft bei der Familienausgleichskasse Banken) ab Februar 2010 betreffend der Auslieferung der AHV-Nr. an die Kinder schriftlich kontaktieren. Die Mitglieder werden aufgefordert, eine Excel-Liste in elektronischer Form (CSV-Format) mit den folgenden Angaben der zulagenberechtigten Kinder an die AHV-Ausgleichskasse zu übermitteln: Gruppe Feld Obligatorisch Mitglied Mitglied-Nr X Kind Name X X Geburtsdatum X Geschlecht X Nationalität Vater Name Mutter Name Bezüger 13-stellige AHV-Nr. X Name Geburtsdatum Geschlecht (Übersicht der benötigten Daten der CSV Datei zur Ermittlung der AHVN13 für Kinder siehe - Beilage 2) Aufgrund Ihrer Excel-Liste werden wir Ihnen bis spätestens Ende August 2010 die gewünschte 13-stellige AHV-Nr. der Kinder in elektronischer Form zustellen. Ihrerseits wird zwingend notwendig sein, die 13-stellige AHV-Nr. der Kinder bis spätestens Ende September 2010 in ihre Informatiksysteme zu integrieren. Wie bereits erwähnt, ist ab Oktober 2010 bis Dezember 2010 ein Testbetrieb für die elektronischen Übermittlung ihrer Angaben vorgesehen. Sie müssen ab diesem Datum in der Lage sein, die elektronische Meldung der Familienzulagen inkl. der 13-stelligen AHV-Nr. der Kinder an die Familienausgleichskasse Banken vorzunehmen. Diese Angaben werden auch den Anforderungen an das zentrale Familienzulagenregister entsprechen. Die Übermittlung der Daten an das zentrale Familienzulagenregister erfolgt ausschliesslich durch die Familienausgleichskasse Banken. 5

6 4. Rechtliche Verantwortlichkeiten Arbeitnehmende wie auch Arbeitgeber, die sich durch unwahre oder unvollständige Angaben der Beitragspflicht entziehen, oder eine Leistung erzielen wollen, die ihnen nicht zusteht, machen sich strafbar. 5. Umfrage: Familienzulagen und AHV-Lohnsummen November 2009 Zwecks Festsetzung der Beitragssätze 2011 (in Prozent der AHV-pflichtigen Lohnsummen) für die einzelnen Kantone unserer Familienausgleichskasse bitten wir Sie, den beiliegenden Fragebogen auszufüllen und uns bis zum 28. Februar 2010 zu retournieren. Für die Einhaltung dieser Frist danken wir Ihnen im Voraus bestens. 6. Informationsveranstaltungen Neumitgliedern unserer Familienausgleichskasse bieten wir anlässlich regional gruppierter Informationsveranstaltungen die Gelegenheit, das delegierte Abrechnungsverfahren und die entsprechenden Arbeitsabläufe im Detail kennenzulernen. Wir werden Sie zu gegebener Zeit näher über die ca. April/Mai 2010 stattfindenden, halbtägigen Veranstaltungen informieren. Diese Mitglieder-Information, mitsamt den Beilagen, werden wir auch auf unserer Website unter publizieren. Für Ihre Mitarbeit danken wir Ihnen im Voraus bestens und stehen Ihnen für allfällige Fragen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse Ausgleichskasse für das schweizerische Bankgewerbe Daniel Cerf Kassenleiter Olivier P. Brügger Abteilungsleiter Familienzulagen Beilagen - Beilage 1: Übersicht des detailierten XML-Schemas - Beilage 2: Format der CSV-Datei zur Ermittlung der AHVN13 für Kinder - Formular: Beitrittserklärung FAK Banken per Muster: Kündigungsschreiben (Familienausgleichskasse/n) - Fragebogen: Kinder-/Ausbildungszulagen und AHV-Lohnsumme November