Herzlich Willkommen Fobi GW CBS HD V 1.0 Juni 2002

Transkript

1 Herzlich Willkommen Fobi GW CBS HD V 1.0 Juni 2002

2 GroupWise ist mehr als nur ein -Programm!

3 Nachrichtenübermittlungs-, Terminplanungs- und Dokumentverwaltungssoftware Kategorien von Nachrichten: Dokumente erstellen, verwalten, s, Notizen, Jobs und Termine. verfolgen und suchen Jobs, Termine planen, verfolgen, abstimmen Ressourcen verwalten Eindrücke...

4 Mail-Nachrichten senden

5 Jobs zuweisen

6 Termine und Ressourcen planen

7 Termine und Ressourcen planen

8 an Diskursen teilnehmen

9 Dokumente verwalten Nur s funktionieren auch nach außerhalb des GroupWise-Systems. Die anderen Kategorien erfüllen bestimmte Aufgaben innerhalb des Systems; sie erscheinen, wenn Sie sie nach außen schicken, lediglich als und verlieren alle weitere Funktionalität.

10 Das Datenbankkonzept Dokumente, die in GroupWise eingelagert werden, werden in eine Datenbank (Bibliotheken) gespeichert. Bibliotheken stellen einen zentralen Speicherort für Dokumente dar. Eigentümer der Dokumente können festlegen, welche Personen Zugriff auf diese Dokumente haben und zu welcher Art von Zugriff sie berechtigt sind. Wenn Sie ein Dokument erstellen, importieren oder kopieren, wird diese Dokument in einer Bibliothek gespeichert. Ein Dokument kann jeweils nur von einer Person geöffnet und bearbeitet werden. Jedoch kann jeder Benutzer, der Anzeigerechte hat, das Dokument anzeigen, auch wenn es bereits benutzt wird. Wenn Sie ein Dokument aus einer Bibliothek auslagern, wird das Dokument so lange gesperrt, bis Sie es wieder einlagern. Andere Benutzer können das Dokument, während es ausgelagert ist, nicht ändern. Jedoch kann es jeder Benutzer mit Anzeigerechten anzeigen. Sie können mehrere Versionen eines Dokuments erstellen, z. B. wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, ohne die Originalversion zu überschreiben. Sie können anderen Benutzern auch gestatten, neue Versionen Ihres Dokuments anzufertigen. Sie können für jede Dokumentversion unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben.

11 Wann ist der Einsatz der Dokumentenverwaltung nützlich? 1. Dokumente mit mehreren Leuten bearbeiten (Gruppenarbeit, zentrale Dokumente: Handakten, Rundschreiben). 2. Sie wollen von externen Computern auf ein Dokument zugreifen (neben FTP etc.). 3. Projekt ins WWW bringen. Dokumenteneigenschaften Mit jedem Dokument in der GroupWise-Bibliothek sind die zugehörigen Dokumenteigenschaften gespeichert. Dokumenteigenschaften werden zum Laden und Speichern von Dokumenten sowie zur Dokumentsuche benötigt. Im Einzelnen können Sie: Zugriffsrechte festlegen, unterschiedliche Versionen eines Dokumentes erstellen, Dokumente auslagern und in der Zwischenzeit die Veränderung der Originaldatei verhindern, die Zugriffe und Änderungen nachvollziehen. Außerdem können Sie mittels des Web-Publishers Dokumente ins WWW stellen.!!! Unterschiede zum Abspeichern in Ordnern / Verzeichnissen auf der Festplatte!!! Jede Datei hat bestimmte Eigenschaften, nach denen man suchen kann. Kein Chaos bei den Versionen, gegenseitiges Überspeichern etc.

12 Das Hauptfenster Das Hauptfenster ist die Zentrale von Groupwise (mehrere anzeigbar) Menüzeile Symbolleiste Nachrichtenliste Ordnerinhalt Ordner

13 Blitzvorschau Über Anzeigen / Blitzvorschau können Sie jeweils den Inhalt der aktuell angeklickten Nachricht sofort im unteren Teil des Fensters anzeigen lassen. Ob Sie diese Möglichkeit nutzen, ist eigentlich Geschmackssache. Allerdings stellt die Blitzvorschau theoretisch ein Sicherheitsrisiko dar, wenn Sie HTML-Mails anzeigen lassen, ohne daß Sie zuvor die Möglichkiet haben, verdächtige Mails (I love you...) gleich zu löschen. Mit der Blitzvorschau können Sie Nachrichten und deren Anlagen lesen, ohne sie in einem eigenen Fenster zu öffnen.

14 Die Symbolleiste Anzeigeschaltflächen Schaltflächen zum Senden von Nachrichten Dropdown-Liste: auswählen, was in der Nachrichtenliste angezeigt wird Werkzeugschaltflächen Die Symbolleiste läßt sich in vier Bereiche unterteilen: die Dropdown-Liste für die Anzeige, Schaltflächen für die Werkzeuge, Schaltflächen zum Senden von Nachrichten und Schaltflächen für die Anzeige.

15 Werkzeug-Schaltflächen: Adreßbuch öffnen Eigenschaften von Nachrichten, Ordnern Kalender drucken Nachrichten suchen. Schaltflächen zum Senden von Nachrichten: Mail senden Termin planen Job eintragen Dokument zur Bibliothek zufügen. Schaltflächen für die Anzeige: Darstellung von Nachrichten: z. B. eine detaillierte Liste oder Tageskalender abrufen.

16 Ordnerliste Eigene GW-Datenbank Eingangs, Ausgangsnachrichten Termine, Jobs im Kalenderformat Verweise auf selbst erstellte Dokumente und Fremddokumente mit Zugriff Aufträge, die zu erledigen sind noch nicht gesendete Nachrichten persönliche und freigegebene Ordner Der Ordner "in Arbeit" steht nicht zur Verfügung, wenn Sie per WWW-Client auf Ihre Daten zugreifen. Sie können neue Ordner anlegen, um Ihre Nachrichten zu organisieren.

17 Nachrichtenliste In der Nachrichtenliste auf der rechten Seite des Hauptfensters werden Ihre Mail- und telefonischen Nachrichten, Termine, Notizen, Jobs und Dokumentverweise angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Listenfeld für Anzeigeeinstellungen in der Symbolleiste, um eingehende, ausgehende oder empfängerlose Nachrichten anzuzeigen.5

18 lesen ANZEIGEN: Mailbox + BLITZVORSCHAU Scrollen

19 Mail öffnen 1. Die gewünschte Mail doppelklicken. 2. MAIL VON Fenster öffnet sich: 3. Durch SCHLIESSEN zurück zum Hauptfenster. ODER

20 Auf eine Mail antworten (1) 1. Im MAIL VON Fenster ANTWORT anklicken. 2. Antwortfenster öffnet sich: OK anklicken

21 Auf eine Mail antworten (2) 3. MAIL AN Fenster öffnet sich: 4. Mitteilung eintragen. 5. Schaltfläche SENDEN anklicken. Fobi GW CBS HD V 1.0 JuniFertig 2000

22 Neue Mail schreiben (1) 1. Symbol NEUE MAIL ERSTELLEN anklicken

23 Neue Mail schreiben (2) Fenster MAIL AN wird geöffnet: 2. Im Feld AN: Adresse des Empfängers eintragen 3. Nach Belieben BETREFF und MITTEILUNG ausfüllen. Fobi GW CBS HD V 1.0Fertig. Juni Schaltfläche SENDEN anklicken.

24 Adressbuch benutzen (1): Adressbuch öffnen Entweder Schaltfläche in Symbolleiste anklicken oder Schaltfläche im MAIL AN Fenster anklicken.

25 Adressbuch benutzen (2): Register Adressbuch öffnet sich. Unterteilt in 3 Register: 1. NovellGroupWise: alle Adressen an der Schule 2. Primärbuch: alle Adressen, an die g t worden ist 3. Persönliches: Adressen, die selbst eingerichtet wurden

26 Adressbuch benutzen (3): Adresse suchen Im gewählten Adressbuch ins Feld Name den Namen des Adressaten eingeben. Adresse wird gesucht.

27 Adressbuch benutzen (4): Adresse auswählen 1. Gewünschte Adresse doppelklicken 2. OK anklicken. Adresse wirdfobi insgw MAIL ANV 1.0 Fenster CBS HD Juni 2000eingetragen

28 Adressbuch benutzen (5): Auswahl mehrerer Adressen 1. Schaltfläche AN, CC oder BC wählen 2. Gewünschte Adresse einmal anklicken 1 und 2 beliebig wiederholen OK anklicken 2. 3.

29 Adressbuch benutzen (6): Gruppen speichern (1) 1. Adressbuch öffnen (s.o.) 2. Adressen auswählen (z.b. alle Fachkollegen) 3. Gruppe speichern anklicken

30 Adressbuch benutzen (7): Gruppen speichern (2) Fenster Als Gruppe speichern öffnet sich Gruppennamen eingeben 2. Adressbuch wählen 3. Mit OK bestätigen Gruppe ist eingetragen

31 Anlagen anzeigen, öffnen, speichern oder drucken 1. Mail durch Doppelklick öffnen Anlage erscheint im unteren Fenster 2. Anlage mit rechter Maustaste anklicken Kontextmenü 3. Mit linker Maustaste Option durch Anklicken auswählen. Alternativ: Öffnen der Anlage Fobi GW CBS durch HD V Doppelklick 1.0 Juni 2000 links

32 Anlagen speichern (1) 1. Im Kontextmenü (s.o.) Speichern unter anklicken 2. SPEICHERN UNTER Fenster öffnet sich 3. Eigene Dateien suchen

33 Anlagen speichern (2) 4. Gewünschten Ordner durch Anklicken auswählen 5. Dateinamen übernehmen oder ändern 6. SPEICHERN anklicken

34 Anlagen beifügen (1) 1. Mail schreiben und adressieren 2. Schaltfläche Beifügen anklicken 3. Fenster Datei beifügen öffnet sich 4. Ordner und Datei auswählen 5. Zum Bestätigen OK anklicken

35 Anlagen beifügen (2) Anlage erscheint im unteren Teil des MAIL AN Fensters 6. Mail abschicken

36 Passwort einrichten Wichtig für Sicherheit und Webzugang zu GW! Menü Werkzeuge / Optionen wählen Sicherheit anklicken und Passwort mit Wiederholung eintragen

37 WebAccess Sprache wählen, Go klicken

38 Anmeldename beim Schulserver GW-Passwort Version wählen Anmelden klicken

39 --> andere Oberfläche; Funktionalität (meist) gleich

40 Arbeiten mit dem Kalender 1. Kalender öffnen 2. Tageskalender mit Terminen, Notizen und Jobs selbst eingetragene Daten von anderen Benutzern gesendete Daten

41 Eintragen eines Termines 3. Aufgeben 1. Doppelklick zum setzen eines Termines 2. Eintrag eines persönlichen (empfängerlosen) Termines

42 Vorgemerkt, belegt, abwesend Vormerkung eines Termines Gekennzeichnet durch unterschiedliche Farbgebungen

43 Termine verändern Termindauer verändern Termin verschieben

44 Alarm Termine werden standardmässig mit einem Alarm (Wecker) versehen nur für zukünftige Termine

45 Alarm deaktivieren und Einstellungen vornehmen 2. Löschen oder Einstellungen vornehmen 1. Rechte Maustaste: Alarm oder Symbol WECKER wählen

46 Alarm für alle Termine ein- oder ausstellen 1. Werkzeuge/Optionen/Datum und Uhrzeit 2. Alarm ein/aus standardmässig

47 Einen persönlichen (empfängerlosen) Job eintragen 1. Doppelklick in der Job-Liste 3. Prioritäten können zugewiesen werden A, B, C oder 1, 2, 3 legt fest in welcher Reihenfolge der Job in der Jobliste erscheint 2. Daten eintragen 4. aktivieren

48 Diverse Kalenderlayouts Symbol KALENDER

49 Kalender drucken 1. Symbol Drucker klicken 2. Einstellungen wählen 3. Evtl. Vorschau ansehen 4. Druck

50 Termine planen 1. Symbol NEUEN TERMIN PLANEN 3. senden 2. Eintragungen machen

51 Nach freien Terminzeiten anderer suchen 2. Im Register VERFÜGBARE ZEITEN/AUTOM. AUSWAHL wird der erste verfügbare Termin vorgeschlagen 1. Freie Terminzeiten nach der Eingabe von Empfänger, Anfangs- und Enddatum bzw. Dauer des Termines.

52 Termine senden und empfangen 2. Termin ist beim Empfänger 1. Termin wird gesendet 3. Empfänger öffnet die Nachricht und kann akzeptieren oder ablehnen

53 Termine akzeptieren 1. Termin wird akzeptiert 2. Nachricht wird aus der Mailbox entfernt und in den Kalender eingetragen

54 Termine ablehnen Termin wird abgelehnt Der Terminvorschlag wird aus der Mailbox entfernt und nicht in den Kalender eingetragen

55 Kommentare für den Absender Kommentare findet der Absender im Ordner Ausgangsnachrichten Doppelklick auf den Termin

56 Anderen einen Job senden 1. Symbol JOB ERSTELLEN 2. Eintragungen vervollständigen und senden

57 Job akzeptieren, ablehnen und delegieren Siehe: Termine ablehnen oder akzeptieren... oder Job delegieren

58 Job delegieren 3. senden 1. Neuen Empfänger eingeben 2. Hinweis 4. Löschen oder beibehalten der Originalnachricht