Anleitung Kontenrahmen V

Transkript

1 Anleitung Kontenrahmen V

2 Das Wichtigste zuerst Mit der Einführung des Kontenrahmens führen wir eine sehr einfache Möglichkeit ein, um Ihnen und Ihrem Steuerberater das Leben im Bereich Buchhaltung sehr viel einfacher zu machen. Die gute Nachricht zuerst: Sie müssen kaum etwas machen. Allerdings sollten Sie die Anleitung gut durchlesen, damit Sie auch wirklich von dieser neuen Funktion profitieren. Zum Verständnis Konten sind nichts anderes als Nummern, die sich aus der Art und dem Steuersatz Ihrer Buchungen ergeben. Um also Ihrem Steuerberater einen Bericht mit Konten geben zu können, haben wir alle möglichen Buchungsarten bei studiolution einer Kontonummer zugewiesen. Beispiel: Sie haben z.b. eine Leistung XYZ angelegt mit dem deutschen Standardsteuersatz von 19%. Wenn dazu unter Einstellungen > Kontenrahmen ein Konto für Eigenleistungen mit 19% hinterlegt ist, werden Kassenvorgänge mit XYZ automatisch dem hinterlegten Konto zugewiesen. Und das Beste ist, wir haben diese Konten bereits für Sie angelegt. Probieren Sie es aus: Rufen Sie den Bericht Datev CSV kontiert einmal auf (Finanzen > Finanzberichte) Was hat sich getan? 1. Kassenvorgänge (Leistungen, Produkte, etc.) haben eine Kontonummer 2. Bargeld Einlagen/ Entnahmen müssen einem Konto zugewiesen werden 3. Neuer Finanzbericht: Datev CSV kontiert für den Steuerbarater/ die Buchhaltung 4. Die Kontonummern sind unabhängig von Ihren bisherigen Einstellungen 5. Die Kontonummern sind jederzeit auch nachträglich änderbar Was müssen Sie tun bzw. auf was müssen Sie achten? Die einzige offensichtliche Änderung ist, dass Sie bei Bargeld Einlagen oder Entnahmen zusätzlich zum Grund noch ein Konto auswählen müssen. Das ist allerdings sehr einfach. Sie müssen nur sicherstellen, dass der gewählte Steuersatz stimmt. Z.B. in Deutschland 19% oder 7%. Die Kontonummern können Sie auch nachträglich noch ändern. Dazu sollten Sie einfach den Steuerberater fragen, welche Kontonummern er gerne hätte. Wir haben SKR03 vorgegeben. Die Kontonummern für SKR04 stehen aber auch in dieser Anleitung am Ende. Für unsere Kunden in der Schweiz und Österreich ist es ein bisschen aufwendiger, da Sie die Kontonummern selber ändern bzw. für den jeweiligen Steuersatz neue anlegen müssen.

3 Hinterlegen von Konten Die Konten können im Bereich Einstellungen > Kontenrahmen hinterlegt werden. Im Normalfall müssen Sie hier nichts- oder kaum etwas tun, da wir (zumindest für Deutschland) schon alle Konten eingetragen haben. Als Basis haben wir den Kontenrahmen SKR03 verwendet. Falls Ihr Steuerberater SKR04 verwendet, können Sie die Kontonummern einfach ändern wie weiter hinten beschrieben. Konten für Leistungen Es gibt Konten für Leistungen (Eigen- oder Fremdleistungen). Das sind alle diejenigen, die Sie im Bereich Terminbuch/ Kasse buchen können. Die Art der Konten ist durch uns schon vorgegeben, so dass auch bei zusätzlichen Konten eine möglichst einfache Kontierung gewährleistet ist.

4 Konten für Kassenbewegungen (Menü Bargeld) Die Konten für Bargeld sind im Gegensatz zu den Leistungskonten etwas wichtiger, da diese wenn ein Betrag darauf gebucht wurde, nicht mehr abänderbar sind. Das gilt vor allem für den Steuersatz. Die Kontonummer kann aber auch später noch geändert werden. Die Standardkonten sind bereits von uns vorgegeben: Dazu gehören beispielsweise Bank- oder Privatentnahmen. Sie können jederzeit neue Konten mit Steuersätzen definieren. D.h. ein Konto gehört immer zu einem bestimmten Steuersatz. Die eingetragenen Konten stehen dann auch im Bargeld Menü zur Auswahl. Sie sollten also sicher stellen, dass Hinweis: Im Gegensatz zu Konten für Leistungen, sind die Konten für Kassenbewegungen nicht in die Vergangenheit sichtbar. Das funktioniert erst ab dem Datum (ca ) an dem unsere Kontenrahmen Funktion freigeschaltet wurde.

5 Der Bericht Datev CSV kontiert Alles, was wir in Zusammenhang mit dem Kontenrahmen gemacht haben, dient eigentlich nur diesem Bericht. Er erleichtert dem Steuerberater die Weiterverarbeitung Ihrer Buchungen ohne Zwischenschritte. Der Aufwand sinkt dadurch erheblich. Probieren Sie das einfach mal kurz aus: Gehen Sie auf Finanzen > Finanzberichte und rufen den Bericht Datev CSV kontiert einmal auf. Dieser Bericht fasst alle Kassenumsätze und Kassenbewegungen des gewählten Monats zusammen und ordnet diese in den in den Einstellungen festgelegten Konten für Leistungen bzw. Bargeld zu. Diesen Bericht schicken Sie am Ende eines Monats Ihrem Steuerberater. Ein Import in Datev ist meist ohne weitere Zwischenschritte möglich. Sie finden den Bericht unter Finanzen > Finanzberichte > Datev CSV kontiert Hinweis: sollte eine Buchung gemacht worden sein, die keinem Konto zugewiesen werden kann, steht in der Bemerkung des Berichts ein Hinweis dazu. Sie können dann ganz einfach ein entsprechendes Konto im Bereich Einstellungen definieren und den Bericht erneut aufrufen. Inhalt des Datev CSV kontiert Berichts Inhaltlich ähnelt der Datev CSV kontiert dem Datev CSV erweitert um Konten. Ihr Steuerberater wird wahrscheinlich eher mit der kontierten Version arbeiten wollen.

6 Der Aufbau des Berichts ist wie folgt: Die Kassenumsätze werden kumuliert pro Tag, Art, Zahlungsmethode (Bar, EC) und Steuersatz ausgegeben. Wir unterscheiden zwischen folgenden Arten von Kassenumsätzen: Eigenleistungen Fremdleistungen Gutscheine - Verkauft Gutscheine - Eingelöst Trinkgeldeinnahmen Sofern in den Einstellungen Transitkonten festgelegt sind, werden zusätzlich die via EC getätigten Umsätze folgenden möglichen Konten zugeordnet und mit einem Negativ-Vorzeichen versehen ausgegeben. Leistungen (Eigen- und Fremdleistungen) Trinkgelder Gutscheine Sollten Sie Leistungen angelegt haben, die keiner Kontierung mit Steuersatz entsprechen, sehen Sie das sofort in dem Bericht wie folgt: In diesem Fall legen Sie einfach ein neues Konto mit dem entsprechenden Steuersatz an. Dann kann dieses zugeordnet werden. Hinweis: Exportieren Sie den Bericht Datev CSV kontiert und schicken diesen zum Test Ihrem Steuerberater. Falls dieser Anmerkungen zu den Konten haben sollte, können Sie diese einfach entsprechend ändern. Gerne können Sie auch diese Anleitung mitschicken.

7 Fragen und Antworten Mein Steuerberater verwendet den Standardkontenrahmen SKR 04 welche Konten soll ich verwenden? Sie sollten auf jeden Fall mit dem Steuerberater darüber sprechen und sich die Konten geben lassen. Im Normalfall sind das aber die folgenden: