Schriftenreihe des Fachbereiches Wirtschaft Sankt Augustin

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1 Schriftenreihe des Fachbereiches Wirtschaft Sankt Augustin Anke Schüll, Dirk Schreiber, Daniela Krahl, Wolfgang Höhnel Ergebnisse einer Umfrage zum Stand des IT-Managements kleiner und mittlerer Unternehmen - Eine vergleichende Untersuchung in den Regionen Bonn-Rhein-Sieg und Siegen-Wittgenstein Band 15 Sankt Augustin, April 2006 ISBN ISSN

2 Impressum Dr. Anke Schüll Universität Siegen Institut für Wirtschaftsinformatik Hölderlinstr Siegen Germany Tel.: schuell@fb5.uni-siegen.de Prof. Dr. Dirk Schreiber Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg Fachbereich Wirtschaft Sankt Augustin Grantham-Allee Sankt Augustin Germany Tel.: dirk.schreiber@fh-bonn-rhein-sieg.de Daniela Krahl / Wolfgang Höhnel PPI Consulting Group GmbH Kaiserstr Frankfurt / Main Germany Tel.: Consulting.Group@ppi.de Schutzgebühr: 30,- ISBN Schriftenreihe des Fachbereiches Wirtschaft Sankt Augustin herausgegeben von: Fachbereich Wirtschaft Sankt Augustin Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg Grantham-Allee Sankt Augustin Germany Tel.: Fax: fb01.sekretariat@fh-bonn-rhein-sieg.de Internet: ISSN Fachbereich Wirtschaft Sankt Augustin

3 Ergebnisse einer Umfrage zum Stand des IT-Managements kleiner und mittlerer Unternehmen - eine vergleichende Untersuchung in den Regionen Bonn-Rhein-Sieg und Siegen-Wittgenstein Anke Schüll, Dirk Schreiber, Daniela Krahl, Wolfgang Höhnel Zusammenfassung Im 4. Quartal 2005 haben die Universität Siegen, die Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg und die PPI Consulting Group kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zum Stand ihres IT-Managements befragt. Das Amt für Wirtschaftsförderung des Kreises Siegen bzw. der Unternehmensverband BonnSoir haben die Durchführung der Umfrage unterstützt. An der Befragung haben sich annähernd gleich viele Unternehmen aus beiden Regionen beteiligt. Ziel der Befragung war es, den aktuellen Stand des IT-Managements in zwei unterschiedlich strukturierten Gebieten (Bonn-Rhein-Sieg und Siegen-Wittgenstein) zu dokumentieren, um übergreifende und branchenspezifische Schwerpunkte herausarbeiten zu können. Die herangezogenen Themenkomplexe sind: Aufbauorganisation der IT, IT-Prozesse, IT-Leistungen und IT-Produkte, IT-Projekte sowie Kennzahlen und IT-Budget. Aus diesen Themenkomplexen wurden einzelne Teilgebiete herausgegriffen. Auf Basis bereits erfolgter Umfragen verschiedener Institutionen wurden Arbeitshypothesen abgleitet, die anhand der vorliegenden Befragungsergebnisse überprüft werden konnten. Hierbei ließen sich keine substantiellen Unterschiede zwischen den Regionen Bonn-Rhein-Sieg sowie Siegen feststellen. Aus den Auswertungsergebnissen sich ergebende Handlungsempfehlungen schließen den Arbeitsbericht ab.

4 II Abstract Purpose of this study is to document the actual level of IT management in small and medium size enterprises. This study is based on the assumption that IT Service Management has gained a lot of attention and acceptance in the last years as other surveys amongst large enterprises confirm. The survey was carried out with 63 small and medium sized enterprises settling in the areas of Bonn-Rhein-Sieg and Siegen-Wittgenstein. Four complexes of questions covered the topics IT-processes, IT-structure, IT-services and IT-products. Expected differences between the regions could not be proved true. Especially among very small enterprises ITIL has not the importance as in medium size enterprises. IT-settlement and IT-assessment finds as low importance. The IT budget stays relatively on the same level as in the last year. Stichworte (Keywords) IT-Management IT-Controlling Prozessmanagement Projektmanagement

5 III Inhaltsverzeichnis Seite 1 Problemstellung und Zielsetzung der Studie Aufbau und Durchführung der Untersuchung Inhaltlicher Aufbau Durchführung und Datenbasis der Untersuchung Ausgangshypothesen Ergebnisse Allgemeine Informationen zu den befragten Unternehmen Aufbauorganisation der IT Dokumentation der Prozesse IT-Leistungen/IT-Produkte IT-Kennzahlen und -Budget IT-Kennzahlen und -Budget Segmentierung der untersuchten Unternehmen Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen Fazit der Untersuchung Handlungsempfehlungen Literatur...23

6 IV Abkürzungsverzeichnis Abb. DL EU FH IfM IT ITIL KMU Abbildung Dienstleistung Europäische Union Fachhochschule Institut für Mittelstandforschung Informationstechnologie IT Infrastructure Library Kleine und mittlere Unternehmen

7 V Abbildungsverzeichnis Seite Abbildung 1: Inhaltliche Grundstruktur der Untersuchung auf Basis der Definition des IT- Managements...3 Abbildung 2: Empfehlung der EU-Kommission betreffend der Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [EU03]...4 Abbildung 3: Mittelstandsdefinition des IfM Bonn seit Einführung des Euro [IfM02]...5 Abbildung 4: Einordnung der Unternehmen nach Ihrer Größe aufgrund ihrer Anzahl an Mitarbeitern entsprechend der Empfehlungen der EU sowie des IfM (Nennungen: 63)...8 Abbildung 5: Branchenzugehörigkeit der befragten Unternehmen (Nennungen: 63)...9 Abbildung 6: Anzahl Mitarbeiter der IT-Abteilungen (Nennungen 63)...10 Abbildung 7: Organisationsform der IT (Nennungen: 63)...10 Abbildung 8: Dokumentationsgrad der Geschäftsprozesse (Nennungen: 63)...11 Abbildung 9: Software-Tools zur Dokumentation der Geschäftsprozesse (Nennungen: 63, Mehrfachnennungen möglich)...12 Abbildung 10: Angaben zum Vorhandensein eines IT-Produkt- bzw. Servicekataloges (Nennungen: 63,...12 Abbildung 11: Frage zur IT-Leistungsverrechnung (Angaben in Prozent)...13 Abbildung 12: Anteil eigenentwickelter Software am IT-Budget im Verhältnis zur insgesamt im Unternehmen eingesetzten Software (Nennungen: 63; Angaben in Prozent)...13 Abbildung 13: Dokumentation des Personaleinsatzes eines IT-Projektes (Ist); Skala von 1 gar nicht bis 5 - vollständig...14 Abbildung 14: Dokumentation des Personaleinsatzes eines IT-Projektes im Vergleich von Dienstleistungs- und Fertigungsunternehmen (Soll); Skala von 1 gar nicht bis 5 - vollständig Abbildung 15: Anzahl Nennung der verwendeten Kennzahlen (Nennungen:63; Mehrfachnennungen möglich)...16 Abbildung 16: Anteil IT-Budget am Umsatz (Nennungen: 34)...16

8 VI Abbildung 17: Veränderung des IT-Budgets 2005 im Vergleich zum Vorjahr (Nennungen: 43)...17 Abbildung 18: Streudiagramm zur Klassifizierung der untersuchten Unternehmen hinsichtlich des Dokumentationsgrades ihrer Prozesse [Gisz06]...18 Abbildung 19: Streudiagramm zur Klassifizierung der untersuchten Unternehmen hinsichtlich des Dokumentationsgrades des Personaleinsatzes ihrer Projekte [Gisz06]...19 Abbildung 20: Kombiniertes Streudiagramm der untersuchten Unternehmen [Gisz06]...20

9 1 1 Problemstellung und Zielsetzung der Studie Das IT-Management ist im Zuge einer Entwicklung neuer Technologien in immer kürzeren Lebenszyklen und einer steigenden Komplexität der Anforderungen zu einem wichtigen Produktions- und Wettbewerbsfaktor geworden. Für das IT-Management in Großunternehmen existiert nicht zuletzt aufgrund des zunehmenden Kostendrucks und des damit verbundenen gestiegenen Interesse an Fragen des IT-Controllings eine Vielzahl von Untersuchungsergebnissen. So wurden zwischen 1981 und 1985 durch Roithmayr 13 Unternehmen verschiedener Größe befragt, bei denen erhebliche Mängel bei Zielen und Messvorschriften des IT-Controlling festgestellt wurden [Roit86] wurde durch Selig eine Befragung von 32 überwiegend großen Unternehmen durchgeführt, die vorrangig die Anwendungsentwicklung zum Gegenstand hatte [Seli86]. Hierbei wurden Defizite bezogen auf die Aufwandserfassung, Wirtschaftlichkeitsanalyse und Nachkalkulation von Projekten festgestellt. In [Ruth96] wurden die Ergebnisse einer Befragung von 10 Experten vorgestellt, die als Berater mit Schwerpunkt IT-Controlling oder Praktiker (IT-Controller oder IT-Leiter) in Unternehmen tätig sind. Als zentrale Erkenntnis wurde durch die Experten ein strategisches Informations-Controlling für notwendig und sinnvoll gehalten, wobei eine Umsetzung erst ansatzweise vorhanden war. Klare Präferenzen der organisatorischen Bindung des IT-Controlling an das Unternehmenscontrolling oder die IT-Leitung waren nicht erkennbar. Als weitere empirische Untersuchungen und Bestandsaufnahmen sind hier exemplarisch [Krcm91], [ZaSc94] oder [Spitt98] zu nennen werden, die durch Befragungen von Zeitschriften und Marktforschungsinstituten ergänzt werden. Allerdings existieren nur wenige Studien, die sich mit dem IT-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) befassen. Daher haben die FH Bonn-Rhein-Sieg (Fachbereich Wirtschaft Sankt Augustin, Wirtschaftsinformatik) und die Universität Siegen (Fachbereich Wirtschaft, Wirtschaftsinformatik) gemeinsam mit der Unternehmensberatung PPI Consulting Group die vorliegende Untersuchung durchgeführt. Als geografischer Untersuchungsgegenstand dienten die im ummittelbaren Einzugsbereich der Hochschulen liegenden Regionen. Die Studie basiert auf der Annahme, dass in den letzten Jahren die Bedeutung des IT- Managements in KMU gestiegen ist und damit einhergehend auch die Ausgestaltung des IT-Managements steigt. Dies gilt nicht nur für die KMU, die aufgrund Ihrer Größe hinsicht-

10 2 lich Umsatz oder Mitarbeiterzahl nahezu Großunternehmen sind, sondern auch für KMU, die am anderen Ende des Größenspektrums liegen. Vor diesem Hintergrund verfolgt die Studie zunächst das Ziel, den Status Quo des IT- Managements von KMU der Regionen Bonn-Rhein Sieg und Siegen Wittgenstein darzustellen. Dabei sollen insbesondere Aussagen zum Stand des Prozess- und Projektmanagements sowie des IT-Controllings erarbeitet werden. Darüber hinaus sollen aus den Ergebnissen Handlungsempfehlungen für die Personen abgeleitet werden, die in KMU für das IT- Management verantwortlich sind. Diese Handlungsempfehlungen können auch für IT- Dienstleistungsunternehmen und Hochschulen als Hinweise dienen, wie sie ihr Leistungsangebot marktgerecht anbieten und konzipieren können.