SEPA Einstellungen (IBAN / BIC) HIW GmbH Berblinger Str. 1 D Ditzingen Werner-von-Siemens-Str. 23 D Cham.

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1 (IBAN / BIC) HIW GmbH Berblinger Str. 1 D Ditzingen Werner-von-Siemens-Str. 23 D Cham Hinweis: Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden.

2 Inhaltsverzeichnis 1 SEPA Änderungen Zwingende Einstellungen Bankenverzeichnis IBAN Konverter Unternehmensverwaltung Bankenstamm Kundenstamm Abwicklung Lastschrift Verwaltung Abwicklung Zahlungslauf Seite 2 von 15

3 1 SEPA Änderungen Der Zahlungsverkehr über die Single Euro Payments Area (SEPA) wird für alle Teilnehmer am Zahlungsverkehr sowohl für Überweisungen als auch für Lastschriften am 01.Februar 2014 verpflichtend. Zugleich erfolgt die Abschaltung der nationalen Verfahren (in Deutschland die DTA- Überweisung und DTA-Lastschrift). Das heutige SEPA-Regelwerk bietet mit der SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift zwei europaweit einsetzbare Zahlungsverkehrsprodukte, die sich in wesentlichen Teilen zum heutigen Massenzahlungsverkehr über DTA unterscheiden: - Angabe der Kontoverbindung per IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ - Datenaustausch in komplexen ISO20022 XML Formaten für den Austausch von Zahlungen statt einfachem DTA-Format - Länge des Verwendungszwecks begrenzt auf 140 Zeichen statt 378 Zeichen im DTA - Vorlauffristen der SEPA-Lastschrift von bis zu 5 Tagen statt der DTA-Sichtlastschrift ohne Vorlauffrist - Legitimierung des Lastschrifteinzugs per streng formalisiertem Mandat statt mit eher locker gehandhabter Einzugsermächtigung - Informationspflicht durch den Lastschrifteinreicher in Form einer rechtzeitigen Pre- Notification u. a. mit Fälligkeitsdatum und Betrag sowie den neuen Daten Mandatsreferenzen und Gläubiger-ID - Transport der neuen Daten Mandatsreferenz und Gläubiger-ID mit jeder Lastschrift- Transaktion - Streng geregelte Prozesse und Fristen bei der Transaktionsabwicklung sowie der Ausnahmebehandlungen über sog. R-Transaktionen wie z. B. Rückrufe und Rückweisungen Seite 3 von 15

4 1.1 Zwingende Einstellungen Folgende Einstellungen müssen in Rendite zwingend vorgenommen werden Bankenverzeichnis Datei / Stammdaten / Banken / Bankenverzeichnis Das Bankenverzeichnis in Rendite wird automatisch mit dem Update aktualisiert und die BIC wird gemäß dem Internationalen Bankenverzeichnis der Deutschen Bundesbank den Banken zugeordnet (Stand , gültig bis ; Quelle: Deutsche Bundesbank). Über den Menüpunkt Extras / Bankenverzeichnis importieren besteht die Möglichkeit ein evtl. neueres Bankenverzeichnis nach zu importieren. Bei allen zugeordneten Banken in den Stammdatendaten (z.b. Bankenstamm, Kundenstamm, etc.) wird die BIC gemäß dem Bankenverzeichnis ebenso automatisch hinterlegt. Es besteht in den Stammdatenmodulen weiterhin die Möglichkeit die Bankinformationen manuell zu ändern. Als Beispiel im Kundenstamm im Register Finanzdaten können die Bankinformationen geändert werden. Zur besseren Bedienbarkeit stehen zusätzliche Schaltflächen für das Hinzufügen und Löschen einer Bankverbindung, sowie für den Wechsel in das Bankenverzeichnis zur Verfügung. Seite 4 von 15

5 Hintergrundinformationen: Welche BIC-Pflichten gelten künftig? Verpflichtende Angabe des BIC entfällt national ab und international ab dem Welche Übergangsregelungen gelten? Die Übergangsregelung (Kontonummer und BLZ parallel zu IBAN und BIC) gilt nur für Privatkunden. Firmenkunden müssen ab auf SEPA umsteigen. Seite 5 von 15

6 1.1.1 IBAN Konverter Datei / Stammdaten / Banken / IBAN-Konverter Beachte: Das Modul IBAN Konverter muss vorerst in der Zugriffsverwaltung für die berechtigten Personen freigeschalten werden.! Achtung: Die generierte IBAN dient zur Unterstützung und kann von der eigentlichen IBAN abweichen! Die Erstellung der IBAN darf ausschließlich durch die Bankinstitute erfolgen. Das liegt daran, dass es für die Erstellung verschiedene Varianten gibt, beispielsweise bei der Bildung der Prüfsumme oder dem Wegfall von Filialnummern. Bitte gleichen Sie die automatisch erzeugten IBANs aus Rendite unbedingt mit denen der Bankinstitute ab! In Deutschland kann durch die BLZ und Kontonummer die IBAN automatisch errechnet werden. Zur Berechnung steht in Rendite ein neues Modul IBAN-Konverter zur Verfügung. Setzen Sie für die Berechnung bei den gewünschten Modulen ein Häkchen. Über Klick auf werden Ihnen die konvertierten IBANs vorgeschlagen. Über die entsprechenden Schaltflächen haben Sie dann die Möglichkeit, nur ausgewählte IBANs ins Feld IBAN speichern zu übertragen oder auch alle. Durch Klick auf werden die IBANs in die Stammdatenmodule geschrieben. Seite 6 von 15

7 1.1.2 Unternehmensverwaltung (! Gilt nur für Kunden, welche die Lastschrift Verwaltung nutzen!) Administration / Organisationstruktur / Unternehmen Im Modul Unternehmen muss die Gläubiger-ID pro Unternehmen hinterlegt werden. Hintergrundinformationen: Was ist der Sinn einer Gläubiger-ID? Voraussetzung, um SEPA-Lastschriften nutzen zu können Im ganzem SEPA-Raum verwendbare Erkennung des Zahlungsempfängers Eindeutige Erkennung, da nur eine ID je Gläubiger existiert Neue ID würde fällig bei Rechtsformwechsel, Fusionen, Namensänderungen Wo kann ich meine Gläubiger-ID beziehen? Antrag stellen auf: Seite 7 von 15

8 1.1.3 Bankenstamm Datei / Stammdaten / Banken / Bankenstamm Hinterlegen Sie im Bankenstamm bitte für die SEPA-Exportdatei ein Exportverzeichnis. Im Änderungsmodus kann über Klick auf den Button das Windows Ordnerauswahlfenster geöffnet werden. Hinterlegen Sie anschließend das gewünschte Verzeichnis und Speichern Sie die Änderung ab. Seite 8 von 15

9 1.1.4 Kundenstamm Datei / Stammdaten / Kunden Hinterlegen Sie im Kundenstamm für jedes Unternehmen das Mandatsdatum. Im Änderungsmodus geben Sie bitte im Register Finanzdaten in der Spalte Lastschriftmandat das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein, z.b Speichern Sie die Eingabe ab. Seite 9 von 15

10 1.2 Abwicklung Lastschrift Verwaltung (! nur für Kunden, welche die Lastschrift Verwaltung nutzen!) Datei / Fibu / Lastschriften Im Modul Lastschrift-Verwaltung wurde der Button DTA Lastschrift umbenannt auf SEPA/DTA- Export. Über Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Einstellungen für Lastschriftbearbeitung, in welchem ebenso ein neuer Button Über Klick auf diese Schaltfläche kann eine SEPA-XML-Datei erzeugt werden. zur Verfügung steht. Aufgrund der SEPA-Vorschriften (siehe blauer Kasten Seite 11) ist der Zahlungspflichtige 14 Tage vor Einzug über Datum und Betrag zu informieren. Gehen Sie bitte wie folgt vor, um ihre Lastschrift- Zahlungsbedingungen hierzu entsprechend anzupassen: - Datei / Stammdaten / Zahlungsbedingungen - Wählen Sie die gewünschte Zahlungsbedingung aus - Im Register Detail können im unteren Eingabefeld folgende Parameter benutzt werden: Seite 10 von 15

11 Neu zur Verfügung stehen die Parameter #ibankunde#, #bickunde#, #bankkunde# und #kundennummer#. Diese Parameter können Sie für Ihren Text benutzen. Beispieltext: Die Forderung von #zahlbetrag# ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat #kundennummer# zu der Gläubiger-Identifikationsnummer (hier muss fest Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt werden!) von Ihrem Konto IBAN #ibankunde# bei der #bankkunde# BIC #bickunde# zum Fälligkeitstag #faelligdatum# ein. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen. Ergebnis: Die Forderung von 69,99 ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE321 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster VR Bank BIC BYLDEM1CHM zum Fälligkeitstag ein. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen. - Beachte: Das Fälligkeitsdatum wird beim SEPA-Zahlungsverkehr berücksichtigt. Das Datum setzt den Ausführungstermin des Einzugs! Seite 11 von 15

12 Hintergrundinformationen: Die SEPA-Basislastschrift ist quasi der Nachfolger der Einzugsermächtigung Was ist neu? Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN und BIC Vorankündigung: 14 Tage vor Einzug ist der Zahlungspflichtige über Datum und Betrag zu informieren (vor jeder Transaktion; bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Unterrichtung vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine). Medium: Brief, Fax, Rechnung, SMS, Mail, Telefon, Verwendungszweckangabe in der Lastschriftabbuchung Dies ist ein neu kreierter Vorteil zu Gunsten des Zahlungspflichtigen, um für ausreichend Liquidität zu sorgen Mandat verfällt nach dreijähriger Inaktivität (bisher: unbegrenzt) Rückgabefrist beläuft sich auf 8 Wochen (bisher: 6 Wochen) Mandat ist zugleich eine Weisung an die Bank Müssen nun neue Mandate eingeholt werden? Es müssen neue Mandate eingeholt werden, um die Lastschriftmandate zu beziehen, wenn die AGBs noch nicht dementsprechend angepasst wurden Was muss dennoch beachtet werden? Bei der Umstellung müssen die Kunden informiert werden über: Umstellung auf SEPA-Verfahren, Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer, Kennzeichnung einmalig oder wiederkehrend, IBAN und BIC angeben Medium: Schriftlich, Als Verwendungszweck bei der letzten alten Einzugsermächtigung Mandatsreferenznummer muss die Kundennummer sein. Seite 12 von 15

13 1.3 Abwicklung Zahlungslauf (! nur für Kunden, welche den Zahlungslauf nutzen!) Datei / Fibu / Zahlungslauf Im Modul Zahlungslauf wurde der Button Zahlungsm. erstellen umbenannt auf SEPA/DTA- Export. Über Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Zahlungslauf ausführen, in welchem ebenso ein neuer Button Schaltfläche kann eine SEPA-XML-Datei erzeugt werden. zur Verfügung steht. Über Klick auf diese Seite 13 von 15

14 Hintergrundinformationen: Die SEPA-Firmenlastschrift ist quasi der Nachfolger des Abbuchungsauftrags Was ist neu? Mandat verfällt bei dreijähriger Inaktivität (bisher: unbegrenzt) Müssen nun neue Mandate eingeholt werden? Ja, es müssen bis zum neue Firmen-Lastschriftmandate eingeholt werden. Alte Abbuchungsaufträge sind danach nicht mehr gültig. Was muss dennoch beachtet werden? Die Rückgabe eines Abbuchungsauftrags ist nach wie vor nicht möglich. Ebenfalls denkbar sind Kombimandate (sowohl Einzugsermächtigung als auch SEPA-Mandat) Seite 14 von 15

15 Impressum Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren: HIW Gesellschaft für Warenwirtschaftssysteme GmbH Berblinger Str. 1 D Ditzingen (Unternehmenssitz) HIW Gesellschaft für Warenwirtschaftssysteme GmbH Werner-von-Siemens-Str. 23 D Cham Telefon: / Telefax: / info@hiw24.de Geschäftsführung: Dipl.-Kfm. Peter Heller Dipl. Wirtsch. Ing (TH) Jürgen Schellhorn Konzentrationsgericht Stuttgart Registernummer HRB USt. ID Nr.: DE Steuernummer: 70070/30031 Hinweis: Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden.