Betrieblich oder privat? Gemischte Aufwendungen richtig ansetzen

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1 Betrieblich oder privat? Gemischte Aufwendungen richtig ansetzen

2 Betrieblich oder privat? Gemischte Aufwendungen richtig ansetzen Betrieblich oder privat: Nicht immer lässt sich das so einfach trennen. Denn viele Wirtschaftsgüter, die Sie im Betrieb benötigen, nutzen Sie vielleicht auch privat. Zum Beispiel den Firmenwagen oder das Handy. Und wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, hängen Sie vielleicht noch einen Besuch bei Freunden hintendran. Fachtagung, Fortbildung, Arbeitszimmer, Auto, Telekommunikationsgeräte: Die Liste der Ausgaben, die sich im Grenzbereich zur privaten Lebensführung bewegen, ist lang. Was aber sagt das Finanzamt zu solchen gemischten Aufwendungen? Was akzeptiert wird und was nicht und wie Sie gemischte Aufwendungen aufteilen und steuerlich absetzen können, sagen wir Ihnen in diesem E-Book. 2 Betrieblich oder Privat

3 Private Lebensführung absetzen geht nicht, geht doch? Bei Kosten, die in irgendeiner Form mit der privaten Lebensführung zu tun haben, geht die Finanzverwaltung grundsätzlich in Abwehrhaltung: Ausgaben fürs Private ob Haushalt, Freizeit oder Urlaub sind und bleiben demnach privat und können nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Ähnliches gilt für die Ausgaben, die wie es im Amtsdeutsch der Finanzverwaltung heißt zu den unverzichtbaren Aufwendungen für die Lebensführung gehören. Dazu zählen zum Beispiel Kosten für» die Wohnung» Hausrat und Möbel» Ernährung» allgemeine Schulbildung» Kindererziehung» Zeitung» Rundfunk» den persönlichen Bedarf des täglichen Lebens» Besuch kultureller oder sportlicher Veranstaltungen oder auch» Brillen. Wenn Sie eine Brille oder Kontaktlinsen kaufen, können die Ausgaben dafür zwar nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten, aber möglicherweise nach Abzug eines Eigenanteils als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden. Handelt es sich bei der Sehschwäche um eine Berufskrankheit oder sind die Sehbeschwerden auf die Tätigkeit am Bildschirm zurückzuführen, sind die Aufwendungen nach Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs sogar als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abzugsfähig (Az. VI R 50/03). Diese Aufwendungen sind in aller Regel bereits durch das steuerliche Existenzminimum abgegolten. Bei Selbstständigen gehören die entsprechenden Wirtschaftsgüter automatisch in das notwendige Privatvermögen. Das gilt selbst dann, wenn sie aus Versehen im Anlageverzeichnis oder in der Bilanz ausgewiesen werden. Gerade bei Kleidung ist so mancher Steuerpflichtige versucht, den schicken Anzug oder das Business-Kostüm als Arbeitskleidung geltend zu machen. Aber auch Aufwendungen für Kleidung sind grundsätzlich Kosten der Lebensführung. Diese können Sie selbst dann nicht abziehen, wenn Sie damit Ihren Beruf fördern. Das hat vor kurzem das Finanzgericht Münster bestätigt (Az. 9 K 3675/14 E). Konsequenz: Selbst, wenn kein Zweifel besteht, dass die konkreten Kleidungsstücke so gut wie ausschließlich im Beruf getragen werden, ist bürgerliche Kleidung nicht steuerlich abzugsfähig. Nur Aufwendungen für typische Berufskleidung könnten steuerlich geltend gemacht werden, nicht jedoch solche Aufwendungen, die auch anderen Steuerpflichtigen dadurch erwachsen, dass sie während der Ausübung ihres Berufs bekleidet sind. 3 Betrieblich oder Privat

4 Anders verhält es sich mit typischer Berufskleidung. Ausgaben für solche Kleidung sind durchaus als Werbungskosten abzugsfähig. Berufskleidung ist immer dann gegeben, wenn sie objektiv nahezu ausschließlich nur beruflich verwendet werden kann und wegen der Eigenart des Berufs notwendig ist. Zur typischen Berufskleidung zählen beispielsweise» Amtstrachten,» der schwarze Anzug des Leichenbestatters oder des katholischen Geistlichen,» weiße Arztkittel» der Cut eines Empfangschefs» uniformähnliche Dienstkleidung von Fluggesellschaften oder» Schutzhelme und Sicherheitsschuhe. 4 Betrieblich oder Privat

5 (Fast) nicht privat: Die 90/10 Prozent-Regel Soll eine Ausgabe steuerlich vor dem Finanzamt bestehen, ist es gerade bei Selbstständigen wichtig, dass die berufliche bzw. betriebliche Nutzung überwiegt. In der Vergangenheit wurde dazu häufig die 90:10-Regelung herangezogen. Diese besagt, dass die berufliche oder betriebliche Nutzung mindestens 90 Prozent der Gesamtnutzung betragen muss und die private Nutzung darf nicht mehr als 10 Prozent der Gesamtnutzung ausmachen. Das führt bei Wirtschaftsgütern wie dem Auto, dem Computer oder dem Telefon dazu, dass sie in drei mögliche Bereiche eingestuft werden können: 1. Das notwendige Betriebsvermögen: Sie nutzen das betreffende Wirtschaftsgut beispielsweise Ihr Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich. Damit gehört es in jedem Fall ins Unternehmen. 2. Das notwendige Privatvermögen: Alle Wirtschaftsgüter, die zu mehr als 90 Prozent privat genutzt werden, gehören in die (steuerliche) Privatsphäre. Unterschreitet die betriebliche Nutzung also die Quote von zehn Prozent, hat das Wirtschaftsgut im Betriebsvermögen nichts zu suchen. Eine Tageszeitung lässt sich unter Umständen doch noch von der Steuer absetzen. Wenn Sie selbstständig sind, können Sie die Zeitung abonnieren, sich ins Büro schicken lassen und sie dort so auslegen, dass Mitarbeiter, Kunden und Besucher sie lesen können. Als Unternehmer machen Sie die Kosten für das Abonnement der Zeitung dann als Betriebsausgaben geltend. 3. Das gewillkürte Betriebsvermögen Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent, dürfen Sie sich aussuchen, ob das betreffende Wirtschaftsgut zu Ihrem Betriebsvermögen zählt oder im Privatvermögen bleibt. Ist das Berufliche mit dem Privaten so stark verwoben, dass keine genauen Grenzen definiert werden können, hat es sich mit dem Steuerabzug erledigt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der private Geburtstag mit Verwandten, Freunden und ebenfalls eingeladenen Geschäftspartnern gefeiert wird. Auch die Ausgaben für ein Zeitungsabonnement sind demnach nicht abzugsfähig, selbst wenn sich der betroffene Arbeitnehmer hier auch über beruflich wichtige Angelegenheiten informiert. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gehören Aufwendungen für den Bezug regionaler wie überregionaler Tageszeitungen zu den Lebenshaltungskosten. Auch das Finanzgericht Hessen entschied vor einiger Zeit, dass eine unschädliche private Mitbenutzung zumindest beim Bezug nur einer Tageszeitung grundsätzlich ausscheidet (Az. 13 K 3379/07). Das Finanzamt geht in solchen Fällen davon aus, dass Privates und Berufliches so stark vermischt sind, dass der Anlass nicht eindeutig getrennt werden kann. Die Folge: keine Abzugsmöglichkeit. 5 Betrieblich oder Privat

6 Einmal halb und halb, bitte! Grundsätzlich wird das Finanzamt Ihre Kosten immer nur dann anerkennen, wenn es einen echten beruflichen Anlass gibt. Hier sind Ihre Überzeugungskraft und stichhaltige Argumente gefragt. Bei einer teils geschäftlich veranlassten Reise etwa zu einem Kongress oder einem Workshop kann beispielsweise das Programm als Nachweis dienen. Auch -Korrespondenz oder anderer Schriftverkehr kann den beruflichen Anteil dokumentieren. Beläuft sich der berufliche Anteil auf mindestens 90 Prozent, können sämtliche Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Umgekehrt können die Aufwendungen, im Beispiel bis auf die unmittelbar anfallenden Seminargebühren, überhaupt nicht in der Steuererklärung angesetzt werden, wenn der berufliche Anlass im Übrigen weniger als zehn Prozent beträgt. Nachdem der Bundesfinanzhof eine Kehrtwende in der Rechtsprechung vollzogen hatte, können nun gemischt beruflich und privat veranlasste Aufwendungen aufgeteilt werden. Das frühere strikte Aufteilungs- und Abzugsverbot ist damit vom Tisch und das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Grundsätze dafür aufgestellt, wann steuerliche Abzüge möglich sind. Das Aktenzeichen des BMF-Schreibens lautet IV C 3 S 2227/07/10003 :002. Aber das Prinzip Alles oder nichts gilt beim Abzug von Betriebsausgaben nicht mehr in jedem Fall. Denn vor einiger Zeit hat der Bundesfinanzhof in einer Grundsatzentscheidung seine Rechtsprechung zu Kosten, die zum Teil privat und zum Teil betrieblich veranlasst sind, geändert (Az. GrS 1/06). In dem Beschluss hieß es, dass sich aus dem Einkommensteuergesetz kein allgemeines Aufteilungs- und Abzugsverbot für solche Kosten entnehmen lässt. Sprich: Wenn die beruflich veranlassten Teilkosten feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind, dürfen sie auch steuerlich geltend gemacht werden. Der Klassiker sind Geschäftsreisen, die mit einem Privatbesuch verbunden werden. Aber auch andere Fälle sind hier denkbar. Bei gemischten Aufwendungen müssen die Kosten nach Zeitanteil oder einem anderen Maßstab aufgeteilt werden können. Sprachkurs plus Sightseeing oder beruflicher Termin im Urlaub: Zumindest der Teil, der beruflich klar abgrenzbar ist, kann bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Der Kongressbesuch mit anschließendem Urlaub oder das verlängerte Wochenende am Messeort: Beides sind mögliche Varianten, das Nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden. Ein Beispiel: Sie nehmen an einem mehrtägigen fachlichen Workshop in Barcelona teil. Die Kosten für das Seminar belaufen sich auf knapp 900 Euro. Dazu kommen die Ausgaben für den Flug und für den Hotelaufenthalt. Nach dem Workshop schließen Sie noch ein Wochenendurlaub in der spanischen Metropole an. Die Ausgaben werden nun über den zeitlichen Maßstab aufgeteilt: die Kosten des siebentägigen Workshops sowie die Kosten für den privaten Wochenendtrip danach. 6 Betrieblich oder Privat

7 Wenn die Kosten nicht nach Zeit, Menge oder auch nach Köpfen aufgeteilt werden können, darf geschätzt werden. Wichtig ist, dass objektivierbare Kriterien für eine Aufteilung zu erkennen sind. Leicht auszurechnen ist das für Ausgaben, die direkt in dieser Zeit anfallen. Für andere Kosten, etwa für den Flug, muss eine Aufteilung vorgenommen werden. Beispiel: Für den Flug nach Barcelona bezahlen Sie knapp 500 Euro. Insgesamt sind Sie zehn Tage in Spanien, davon entfallen sieben Tage auf das Seminar. Die Kosten für den Flug müssen Sie daher in einem Maßstab von 3/10 zu 7/10 aufteilen. Damit können Sie von den Flugkosten 350 Euro in der Steuererklärung geltend machen. Gemischte beruflich-private Aufwendungen sind in vielen Bereichen denkbar. Die meisten Ausgaben dürften davon bei Reisen anfallen. Ob der Steuerzahler nun zu einem potenziellen Kunden fährt, an einer dienstlichen Besprechung teilnimmt, einen Lehrgang, eine Messe oder eine Fachtagung besucht: Solange dieser Teil der Fahrt aus beruflichem Grund veranlasst ist, sind die Kosten absetzbar. Neben den tatsächlich entstandenen Reisekosten können Sie bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden immer auch die Verpflegungspauschbeträge als Betriebsausgaben ansetzen. Denken Sie dabei daran, dass im Ausland je nach Land höhere Pauschbeträge gelten. Ein weiteres Beispiel: Sie fahren zu einer Messe nach Basel. Sie reisen Samstag früh an; die Veranstaltung beginnt am Dienstag und dauert bis einschließlich Donnerstag. Am Sonntag reisen Sie wieder nach Hause. In solchen Fällen lassen sich die tatsächlichen Reisekosten und deren Nebenkosten sowie Verpflegungspauschbeträge geltend machen. Für Sie heißt das also: Den Eintritt und mögliche weitere Kosten im Zusammenhang mit der Messe können Sie in voller Höhe absetzen, ebenso nachgewiesene Ausgaben für zwei Übernachtungen und Verpflegungspauschbeträge für drei volle Tage. Ihre Flugkosten sind aus beruflich wie privaten Gründen angefallen, damit müssen Sie diese Aufwendungen aufteilen. Da der berufliche Anteil zeitlich durch die Dauer der Messe klar abzugrenzen ist, wählen Sie den zeitlichen Aufteilungsmaßstab. Auch derjenige, der ein Bewerbungsgespräch bei einer neuen Firma mit anschließendem Sightseeing verbindet, kann die Kosten für den beruflichen Anteil geltend machen. Es muss insgesamt weiterhin nur der Aufteilungsmaßstab stimmen, dass die Reise zu mehr als zehn Prozent beruflich veranlasst war. Übrigens: Wenn der Arbeitnehmer einen beruflichen Auswärtstermin auf Weisung seines Chefs wahrnimmt, sind die Kosten für die Anreise vollständig absetzbar. Und das gilt dann auch, wenn der Arbeitnehmer das Berufliche mit dem Privaten verbindet und zum Beispiel seine Verwandten besucht. Es muss aber nicht unbedingt eine Reise sein, die gemischt veranlasste Aufwendungen beinhaltet. Denkbar ist dies auch in anderen Bereichen. Längere Zeit hatten Steuerpflichtige und Experten darauf spekuliert, dass die neue Rechtsprechung des BFH zur Kostenaufteilung bei gemischten Reisen auf 7 Betrieblich oder Privat

8 In einer weiteren Entscheidung zu gemischt veranlassten Aufwendungen erklärte der Bundesfinanzhof, dass die Teilnahme des Ehepartners oder Lebensgefährten grundsätzlich nicht zu einem Abzugsverbot der beruflich veranlassten Kosten führt (Az. III B 21/12). In dem Fall hatte eine Autorin einen Roman begonnen, der in Australien und Neuseeland spielte. Zu Recherchezwecken fuhr sie gemeinsam mit ihrem Lebensgefährten dorthin, um mehrere Tage im Stadtarchiv von Auckland zu recherchieren. Dies dokumentierte die Autorin schriftlich und wollte die Kosten dafür sowie die anteiligen Ausgaben für den Flug steuerlich geltend machen. Finanzgericht und Bundesfinanzhof gaben ihr Recht. das häusliche Arbeitszimmer ausgeweitet wird. Mehrere Finanzgerichte hatten in der Folge eine Aufteilung beim Home Office zugelassen und argumentiert, werde das Arbeitszimmer mehr als nur geringfügig privat mitgenutzt, könnten die Arbeitszimmerkosten in einen beruflichen und privaten Teil aufgeteilt und mit dem beruflichen Nutzungsanteil steuermindernd abgesetzt werden (zum Beispiel FG Köln, 10 K 4126/09). Nun hat der Bundesfinanzhof auch hierzu eine Grundsatzentscheidung getroffen und die bisherigen strikten Regeln für das häusliche Arbeitszimmer bekräftigt (Az. GrS 1/14). Demnach dürfen die Kosten für ein Büro daheim nur dann abgesetzt werden, wenn der Raum ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Gemischt genutzte Arbeitszimmer werden damit weiterhin regelmäßig steuerlich nicht anerkannt. Eine private Nutzung des Büros ist dem Finanzbeamten nur dann gleichgültig, wenn sie untergeordnet bleibt in der Praxis geht man auch hier von einer maximalen privaten Nutzung von bis zu 10 Prozent aus. 8 Betrieblich oder Privat

9 Feiern aller Art im Steuervorteil Häufig hat man mit dem einen oder anderen Kollegen auch privaten Kontakt. Dies kann ebenfalls zum Kriterium werden: Wird eine ganze Abteilung eingeladen oder alle Mitarbeiter einer bestimmten Funktion, handelt es sich um berufliche Aufwendungen. Kommen dagegen nur einzelne Kollegen, lässt dies auf eine nicht unerhebliche private Mitveranlassung schließen. Eine Aufteilung von betrieblichen und privaten Kosten ist bei Feiern durchaus denkbar. Hier hat der Bundesfinanzhof vor kurzem seine Rechtsprechung verfeinert und Kriterien aufgestellt, wie die Kosten voneinander abgegrenzt werden können (Az. VI R 46/14). Der Anlass der Feier ist demnach zwar ein maßgebliches Indiz, aber nicht das einzig entscheidende Kriterium. Nach Ansicht des BFH können demnach auch trotz eines herausgehobenen persönlichen Ereignisses berufliche Aufwendungen gegeben sein und umgekehrt. Wichtig ist,» wer Gastgeber ist,» wer eingeladen wird (Kollegen, Geschäftsfreunde, Mitarbeiter oder private Bekannte),» wo die Veranstaltung stattfindet,» ob sich die Kosten im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen. Auch das Finanzgericht Münster hat vor einiger Zeit in einem ähnlichen Fall entschieden und in der Urteilsbegründung ausführlich dargelegt, wann eine solche Feier als beruflich veranlasst gelten könne und die Kosten damit abzugsfähig seien (Az. 4 K 3236/12 E). Zunächst sollten Sie den Anlass der Feier betrachten: Das kann beispielsweise eine Verabschiedung in den Ruhestand oder auch ein Arbeitgeberwechsel sein. Der Anlass ist ein hilfreiches, aber nicht ausreichendes Indiz damit müssen weitere Punkte herangezogen werden. Bei betrieblichen Feiern aus persönlichem Anlass schaut das Finanzamt sehr genau hin, ob die Kosten beruflich veranlasst und damit abzugsfähig sind. Richtet Ihr Arbeitgeber die Feier aus, bestimmt die Gästeliste oder wird die Feier des persönlichen Ereignisses mit einem beruflichen verbunden, stehen die Chancen recht gut, dass die Kosten geltend gemacht werden können. Zum Beispiel die Gästeliste: Stammen sämtliche Gäste aus dem beruflichen Umfeld, lässt dies auf einen beruflichen Bezug der Feier schließen. Auch die Tatsache, dass sich zum Beispiel die Sekretärin um die Anmeldungen und weitere organisatorische Aufgaben kümmert, ist ein Hinweis für einen beruflichen Anlass. 9 Betrieblich oder Privat

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