1 Vorlauf der Umsetzung

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1 Umsetzung von Telearbeit (Führungskraft) Seite 1 von 5 1 Vorlauf der Umsetzung 1.1 Gespräche Informationen sammeln Informationsgespräche mit allen Betriebsangehörigen (Betriebsrat, Mitarbeiter) führen alle Betriebsangehörigen in den Entscheidungsprozeß einbeziehen (insbesondere dann, wenn sie durch notwendige Umstellungen der Arbeitsorganisation betroffen sind): Führungskräfte als betriebliche Koordinatoren der Arbeits- und Umstellungsprozesse Betriebsrat als Interessensvermittler und Ideenlieferant für eine erfolgreiche Umsetzung an Telearbeit interessierte Mitarbeiter an Telearbeit nicht-interessierte Mitarbeiter wenn notwendig: Hilfe durch externen Berater in Anspruch nehmen Erwartungen aller Betroffenen abklären persönliche Erwartungen abklären 1.2 Vorüberlegungen persönliche und betriebliche Ziele für die Einführung von Telearbeit im Betrieb formulieren Selbsteinschätzung der persönlichen Qualifikationen bezüglich der Arbeit mit Telemedien (Weiterbildungsbedarf festlegen) mögliche Mehrbelastungen für die Führungskraft und den Betrieb durch die Einführung von IuK-Technologien einschätzen Ziele für die Telearbeit im Betrieb formulieren gemeinsam mit allen Beteiligten einen Ablaufplan (Zeitplanung) erstellen Arbeitskreise bilden gemeinsam mit anderen Beteiligten nach Gestaltungs- und Lösungsmöglichkeiten suchen reelle Einschätzung des betrieblichen Potentials für Telearbeit (Arbeitskreise) Umsetzbarkeit der Telearbeit im Betrieb überprüfen (Arbeitskreise) die bisherige Betriebsorganisation auf Kompatibilität für Telearbeit überprüfen (Arbeitskreise) Voraussetzungen für und mögliche Probleme der Umsetzung in den verschiedenen betrieblichen Bereichen erarbeiten und klären (Arbeitskreise) gemeinsam ein Qualifikationsprofil des zukünftigen Telearbeiters erarbeiten (Arbeitskreise) einmalige und laufende Kosten der Umsetzung ermitteln (Arbeitskreise) Verantwortliche für die Umsetzung in den verschiedenen betrieblichen Bereichen bestimmen 1.3 Vorauswahl betriebliche Einheiten auswählen, in denen Telearbeit umgesetzt werden soll Aufgaben auswählen, die sich für Telearbeit eignen Form der Telearbeit (Teleheimarbeit, alternierende Telearbeit, mobile Telearbeit Telearbeitszentrum usw.) auswählen Telearbeitsplätze intern ausschreiben interessierte Mitarbeiter anhand des erarbeiteten Qualifikationsprofils für Telearbeit auswählen und weiterbilden

2 Umsetzung von Telearbeit (Führungskraft) Seite 2 von 5 die Auswahl gegenüber den Telearbeitern und den Mitarbeitern im Betrieb begründen Ansprechpartner im Betrieb für die Telearbeiter festlegen allgemeine Weiterbildung aller Mitarbeiter 2 Konkrete Ausgestaltung 2.1 Ausgestaltung des Umsetzungkonzeptes Ablaufplan konkretisieren die betriebliche Organisation und die Arbeitsabläufe auf Kompatibilität für die neue Arbeitsform überprüfen die betriebliche Organisation und die Arbeitsabläufe an die veränderte Situation anpassen und umgestalten die betriebliche Kommunikation umgestalten, bezüglich: Ablauf der Kommunikation splattform Informationsquellen für die Telearbeiter IuK-Technologien als Primärmedium betriebliche Handlungsabläufe reorganisieren: Verantwortlichkeiten und Entscheidungen von den Führungskräften an die Telearbeiter abgeben Aufgabenteilungen bzw. Vertretungen zwischen Telearbeitern und Mitarbeitern im Betrieb klären Telearbeiter an die betrieblichen Aufstiegs- und Fortbildungschancen anbinden 2.2 Vertragliche Ausgestaltung organisatorische Details ausgestalten / u. U. Abschluß einer Betriebsvereinbarung zur Telearbeit zwischen Betriebsrat und der Unternehmensleitung Tage im Betrieb bzw. zu Hause Kernarbeitszeiten Zeiterfassung Leistungskontrolle Technische Einrichtung Kostenübernahme durch Unternehmen bzw. Telearbeiter klären Haftung bei Schäden / Versicherungsschutzes (auch Information der Berufsgenossenschaft) Arbeitsverträge an die individuelle Situation der jeweiligen Telearbeiter anpassen Fortbildungsmöglichkeiten der Telearbeiter festlegen Möglichkeit der Beendigung des Telearbeitsverhältnisses und Rückkehr in den Betrieb gewährleisten

3 Umsetzung von Telearbeit (Führungskraft) Seite 3 von Ausgestaltung des Telearbeitsplatzes vorhandene private Ausstattung des Telearbeiters auf Eignung für Telearbeit überprüfen den Telearbeitsplatz (aus datenschutzrechtlichen Gründen abschließbar) mit ergonomisch gestalteten Büromöbeln ausstatten, wenn nicht bereits vorhanden wenn notwendig: Sitzmöglichkeiten für Besucher, Kunden usw. schaffen zweiten Telefonanschluß (u. U. ISDN) für den Arbeitsraum legen lassen Ausrüstung des Telearbeitsplatzes mit IuK-Technologien, die mit den Geräten im Betrieb kompatibel sind (Auswahl): Computer und u. U. zusätzliche Hardware (z. B. ISDN-Karte) Software für (Auswahl): Bürotätigkeiten Datensicherung Datenschutz Virenschutz / Internet Internet-Anschluß Drucker Telefon Fax-Gerät wenn notwendig: Videokonferencing, TelNet usw. Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit sonstigen notwendigen Materialien: Büromaterial Vordrucke des Betriebs Arbeitsunterlagen Telefonanschlüsse der Mitarbeiter sonstige wichtige Adressen und Telefonnummern sonstige Materialien Bedarf der Telearbeiter ermitteln und Anpassung an diesen Bedarf gewährleisten 2.4 Ausgestaltung im Betrieb Arbeitsplätze der Führungskräfte im Betrieb für die Kommunikation mit den Telearbeitern ausgestalten Arbeitsplätze der Mitarbeiter im Betrieb für die Kommunikation mit den Telearbeitern einrichten splattform zwischen Betrieb (Mitarbeiter und Führungskräfte) und Telearbeiter mit Hilfe von IuK-Technologien schaffen bei alternierender Telearbeit die Büroarbeitsplätze umorganisieren (z. B. Einführung von Desk-Sharing ) Bedarf der Telearbeiter, Mitarbeiter im Büro und der Führungskräfte ermitteln und Anpassung an diesen Bedarf gewährleisten

4 Umsetzung von Telearbeit (Führungskraft) Seite 4 von 5 3 Praktische Umsetzung 3.1 Beginn der Umsetzung Überprüfung und u. U. Anpassung des Ablaufplans alle Betriebsangehörigen informieren: Präsentation der bisherigen Ergebnisse Erstellung von Unterlagen Klärung von Fragen in Gesprächen mit den Betroffenen Schulung der Telearbeiter: Arbeitsorganisation und Zeitmanagement Schulung der Führungskräfte: Management und Führung von Telearbeitern Schulung der Mitarbeiter im Büro: 3.2 Laufendes Projektmanagment Regelmäßige Gespräche bzw. Teamsitzungen mit allen Beteiligten führen: zur Klärung von Fragen Erfahrungsaustausch auftretende soziale Probleme abfangen Ausräumung von Reibungen im Ablauf oder Kommunikation sonstige aktuelle Themen Laufende Überprüfung und Nachbesserung des Umsetzungkonzeptes mit den Erfahrungen der Betroffenen in den Bereichen: Zufriedenheit aller Beteiligten zwischen Betrieb und Telearbeitern Gestaltung der Arbeitsabläufe Aufgabenverteilung Zeitplanung Leistungskontrolle Unternehmensziele Ziele der Telearbeiter Ergebnisse dokumentieren Telearbeiter und Mitarbeiter im Betrieb (mit Hilfe der Primärmedien) über die Entwicklung der Umsetzung laufend informieren Weiterbildungsmaßnahmen für die Telearbeiter und die Mitarbeiter im Betrieb anbieten

5 Umsetzung von Telearbeit (Führungskraft) Seite 5 von Erweiterte Kosten - Nutzen - Analyse tatsächliche Kosten der Telearbeit ermitteln Produktivität (quantitativ und qualitativ) ermitteln, durch Befragung von: Telearbeitern Führungskräften Mitarbeitern im Büro Rentabilität von Telearbeit für das Unternehmen ermitteln 4 Weiterführung von Telearbeit Anhand der Kosten-Nutzen-Analyse und der Mitarbeiterbefragung überprüfen, welche weiteren Möglichkeiten für den Einsatz von Telearbeit im Unternehmen bestehen. Anhand der Ergebnisse und Erfahrungen entscheiden, ob Telearbeit weiterhin im Unternehmen betrieben wird bzw. ob sie großflächiger eingeführt wird.