Lieferanten Benutzerhandbuch Ausschreibungen mit SAP SRM 7.01

Transkript

1 Ausschreibungen mit SAP SRM 7.01 Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Verwendete Abkürzungen in diesem Dokument Grundlagen Einloggen im SRM via NetWeaver Business Client (NWBC) Navigation im NWBC Ausschreibungsüberblick Neue Abfragen definieren Personalisierte Abfragen Kriterienschnellpflege nutzen um Ausschreibungen zu suchen Einsehen von Ausschreibungen Ausschreibungsinformation Ausschreibungsinformation Parameter der Ausschreibung Ausschreibungsinformationen Fragen Ausschreibungsinformation Notizen und Anlagen Positionen Positionen - Positionsdaten Positionen Fragen Positionen Notizen und Anlagen Notizen und Anlagen Erforderliche Buttons in der Ausschreibung Erforderliche Buttons im Angebot Angebot anlegen Ausschreibungsinformationen Ausschreibungsinformationen Grunddaten Ausschreibungsinformationen Fragen Ausschreibungsinformationen Notizen und Anlagen Positionen Positionsübersicht Positionsdetails Positionsdaten...24 Seite 2

3 4.2.3 Positionsdetails Fragen Positionsdaten Notizen und Anlagen Notizen und Anlagen Zusammenfassung Tracking Status des Angebots Übersicht Status bei positiver Antwort Status bei negativer Antwort...29 Seite 3

4 1 Verwendete Abkürzungen in diesem Dokument Abkürzung ERP Beschreibung Enterprise Resource Planning system (unser SAP ERP, auch R/3 genannt) NWBC NetWeaver Business Client (portalunabhängiger Navigationsrahmen) PO Purchase order (deutsch:bestellung) POWL Personal Object Worklist (deutsch: persönlicher Arbeitsvorrat) RFx Request for a bid (deutsch: Ausschreibung) SAP Name des Unternehmens, wird auch als Hinweis auf das von ihnen gelieferte Softwaresystem genutzt SC Shopping cart (deutsch: Warenkorb) SRM Supplier Relationship Management Seite 4

5 1 Grundlagen 1.1 Einloggen im SRM via NetWeaver Business Client (NWBC) Bitte loggen Sie sich über den folgenden Link in das SAP SRM ein: Entwicklungsumgebung: Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, den Sie via Mail vom Flughafen Düsseldorf erhalten haben. 1.2 Navigation im NWBC Abhängig von den Benutzerrollen und Berechtigungen werden im SRM NWBC ein Kopfmenü und ein Feinnavigationsmenü angezeigt: Das Feinnavigationsmenü passt sich in Abhängigkeit zu den gewählten Funktionsbereichen des Kopfmenüs an: Seite 5

6 2 Ausschreibungsüberblick Der NWBC gibt Ihnen die Möglichkeit einen Überblick über alle Ausschreibungen zu bekommen, zu denen Sie eingeladen wurden. Dazu navigieren Sie in den Bereich Ausschreibungen : Sie können die Seite mittels des Buttons Aktualisieren aktualisieren. Nachdem Sie die Seite aktualisiert haben, können Sie die Ausschreibungen sehen, zu denen Sie eingeladen wurden. Im Bereich Aktive Abfragen werden verschiedene Abfragen durch das System unterstützt. Seite 6

7 2.1 Neue Abfragen definieren Sie haben die Möglichkeit personalisierte Abfragen zu definieren oder Sie können bereits definierte Abfragen ändern. Über den Button Neue Abfrage definieren können Sie eine neue Abfrage definieren. Im ersten Schritt wählen Sie den Objekttyp Web-Ausschreibung. Wenn Sie wünschen, können Sie auch eine bereits existierende Abfrage als Vorlage wählen. Im zweiten Schritt wählen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für die neue Abfrage. Seite 7

8 Als Letztes haben Sie die Möglichkeit die Abfrage zu benennen. Diese muss zudem aktiviert und einer Kategorie zugeordnet werden. Hierzu kann auch eine neue Kategorie angelegt werden. 2.2 Personalisierte Abfragen Über den Link Personalisieren kann die Sicht auf Abfragen gepflegt werden. Dabei können Sie angeben, welche Abfragen angezeigt werden sollen oder ausgeblendet werden sollen. Hierzu fügen Sie verfügbare Abfragen zu den aktiven Abfragen hinzu oder entfernen letztere. Außerdem können Abfragen oder Kategorien umbenannt oder umsortiert werden. Seite 8

9 Über die Registerkarte Layout können Sie die Sicht auf Abfragen ändern. Sie können entweder Register oder Linkmatrix auswählen: 2.3 Kriterienschnellpflege nutzen um Ausschreibungen zu suchen Die definierten Abfragen geben Ihnen auch die Möglichkeit, individuelle Suchkriterien zu verwenden: Die folgenden Felder stehen in der Kriterienschnellpflege zur Verfügung: Ereignisnummer (Nummer der Ausschreibung) Seite 9

10 Ereignisstatus (Status der Ausschreibung) Meine Angebote von: Seite 10

11 3 Einsehen von Ausschreibungen Bevor Sie ein Angebot machen, können Sie die Ausschreibung detailliert einsehen. Dazu navigieren Sie zum Bereich Ausschreibungen. Um die Ausschreibung im Detail zu sehen, haben Sie die Möglichkeiten: Nachdem Sie die gewünschte Ausschreibung ausgewählt haben (die Zeile der Ausschreibung muss markiert sein) wählen sie den Button Ereignis anzeigen : Selektieren Sie den Link der Ereignisnummer im Überblick Seite 11

12 3.1 Ausschreibungsinformation Nachdem Sie die Ausschreibung selektiert haben öffnet sich ein neues Fenster. Dort finden Sie die folgenden Bereiche die nun im Detail erklärt werden Ausschreibungsinformation Parameter der Ausschreibung In diesem Bereich finden Sie allgemeine Informationen über die Ausschreibung. Zeitzone Starttermin: Ab diesem Termin können Sie ein Angebot abgeben. Falls kein Termin angegeben ist, können Sie ab sofort Angebote abgeben. Abgabefrist: Dieser Termin ist der späteste Zeitpunkt, bis zu dem Angebote abgegeben werden können. Seite 12

13 Öffnungsdatum: Ab diesem Zeitpunkt können Einkäufer alle abgegebenen Angebote einsehen. Ende der Bindefrist: Die vom Einkäufer ausgewählte Bindefrist für die Angebote. Währung Partner- und Lieferinformationen Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Ausschreibung: Anforderer (im Allgemeinen der verantwortliche Einkäufer) Auftraggeber (Kontaktperson) Lieferadresse Lieferant Standort Ausschreibungsinformationen Fragen In diesem Bereich sehen Sie die Fragen zu auf allgemeinen Daten und Informationen, die der Einkäufer der Ausschreibung hinzugefügt hat: Ausschreibungsinformation Notizen und Anlagen In diesem Teilbereich finden Sie Notizen zur Ausschreibung sowie Anlagen, die vom Einkäufer hinzugefügt wurden: Seite 13

14 3.2 Positionen Die Registerkarte Positionen gibt Ihnen einen Überblick über alle Positionen der Ausschreibung: Um eine Zeile im Detail zu sehen, wählen Sie die Zeile aus und klicken auf den Button Details. Ein neuer Teilbereich mit den Detailinformationen öffnet sich: Seite 14

15 3.2.1 Positionen - Positionsdaten Die Registerkarte Positionsdaten des Teilbereiches Positionen gibt Ihnen die folgenden Informationen: Unter Identifikation finden sich die Detailangaben zur ausgewählten Position: Produkt-ID Beschreibung Produktkategorie Paket: Als Paket werden zusammengehörige Positionen bezeichnet. Sie müssen in diesem Fall auf alle Positionen im Paket bieten. Angebotsmodifikation zugelassen: Wenn diese Checkbox angehakt ist, können Sie Alternativprodukte vorschlagen, die Sie anbieten möchten. Unter Währung, Werte und Preisinformationen finden sich die folgenden Detailangaben: Benötigte Menge Zudem finden sich die Partner- und Lieferinformationen, analog zu den Angaben auf Kopfebene. Wenn Sie Kontakt mit einem Ansprechpartner aufnehmen wollen, wählen Sie die Person und betätigen den Button senden. Ihr standardmäßiges programm öffnet sich und die adresse des ausgewählten Ansprechpartners wird in das Empfängerfeld übertragen: Seite 15

16 3.2.2 Positionen Fragen Zudem finden Sie auf Positionsebene ebenso Fragen des Einkäufers zu der ausgewählten Position: Positionen Notizen und Anlagen Im Bereich Notizen und Anlagen finden sich die Notizen und Anlagen der jeweiligen Position: Wenn Sie den vollständigen Text einer Notiz einsehen möchten, klicken Sie einfach auf den Link der Beschreibung: Wenn Sie eine Anlage öffnen möchten, klicken Sie ebenfalls auf den Link der Beschreibung. Seite 16

17 3.3 Notizen und Anlagen Die Registerkarte Notizen und Anlagen vermittelt Ihnen einen Überblick über alle Notizen und Anlagen, die der Ausschreibung auf Kopf- und Positionsebene hinzugefügt wurden. 3.4 Erforderliche Buttons in der Ausschreibung In einer geöffneten Ausschreibung können Sie folgende Buttons nutzen: Fragen und Antworten: Gibt Ihnen die Möglichkeit Fragen direkt an den Einkäufer zu stellen Seite 17

18 Registrieren: Sie können sich für die Ausschreibung registrieren, um ein Angebot abzugeben. Nachdem Sie sich für die Ausschreibung registriert haben, erscheint die folgende Systemnachricht und die Buttons auf Kopfebene verändern sich. Teilnehmen: Über diese Funktion können Sie dem Einkäufer vor der eigentlichen Angebotsabgabe mittteilen, dass Sie an der Ausschreibung teilnehmen möchten. Nicht teilnehmen: Über diese Funktion können Sie dem Einkäufer mitteilen, dass Sie nicht an der Ausschreibung teilnehmen möchten. Nachdem Sie die Teilnahme an der Ausschreibung bestätigt haben, können Sie nun Ihr Angebot für diese Ausschreibung anlegen: Angebot anlegen: Über diese Funktion können Sie ein Angebot für die Ausschreibung erstellen Seite 18

19 3.5 Erforderliche Buttons im Angebot Nachdem Sie sich für die Ausschreibung registriert haben, stehen verschiedene Buttons zur Auswahl: Senden: Sendet Ihr Angebot zur Ausschreibung, nachdem Sie alle benötigten Informationen gepflegt haben. Schließen: Schließt das Fenster Ihres Angebotes. Schreibgeschützt: Ermöglicht den Wechsel in den Anzeigemodus. Prüfen: Button dient zur Prüfung des Angebots, ob dieses Fehler beinhaltet. Sichern: Button dient zum Sichern der durchgeführten Änderungen. Exportieren / Über diesen Button haben Sie die Möglichkeit, das Angebot in eine Microsoft-Excel- Importieren: Datei zu exportieren, dies offline zu bearbeiten und anschließend zur Angebotsabgabe wieder in das System zu laden. Aktualisieren: Aktualisiert die aktuelle Ansicht Seite 19

20 4 Angebot anlegen Nachfolgend wird die Anlage eines Angebots detailliert beschrieben. Die Funktion Angebot anlegen (bzw. Antwort anlegen ) kann entweder direkt in der POWL oder aus der Ausschreibung heraus ausgewählt werden: 4.1 Ausschreibungsinformationen Die Registerkarte Ausschreibungsinformation zeigt allgemeine Informationen zur Ausschreibung und gliedert sich in die Bereiche Grunddaten, Fragen sowie Notizen und Anlagen: Ausschreibungsinformationen Grunddaten Dieser Bereich zeigt Ausschreibungsinformationen sowie Angebotsinformationen: Im Bereich Partner- und Lieferinformationen können Sie, sofern der Einkäufer diese während der Anlage der Ausschreibung gepflegt hat, Informationen zu den Kontaktpersonen einsehen. Seite 20

21 Des Weiteren können Sie im Bereich Grunddaten die folgenden Felder pflegen: Ereignisparameter Zahlungsbedingungen: F4-Suchhilfe nutzbar Dienstleistung und Leistung Incoterm Bezeichnung / Ortsangabe: F4-Suchhilfe nutzbar Seite 21

22 4.1.2 Ausschreibungsinformationen Fragen Bei der Angebotsanlage können zudem Fragen zur Ausschreibung beantwortet werden. In manchen Fällen kann es möglich sein, einen Kommentar zu einer Frage zu schreiben. Fragen die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, müssen beantwortet werden Ausschreibungsinformationen Notizen und Anlagen Hier können Sie die Notizen und Anlagen einsehen: Während Sie ein Angebot anlegen, haben Sie die Möglichkeit den Text Anmerkung des Bieters auszuwählen. Dort können Sie einen Text schreiben, der an den Einkäufer weitergeleitet wird: Seite 22

23 Über den Button Anlage hinzufügen können Anlagen hinzugefügt werden. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Dateien ausgewählt und eine Beschreibung hinzugefügt werden können: Nachdem die Anlage hinzugefügt wurde sieht es wie folgt aus. Um hier Änderungen zu machen nutzen Sie den Button Beschreibung bearbeiten : 4.2 Positionen Die Registerkarte Positionen im Angebot zeigt einen Positionsüberblick und wenn notwendig einen detaillierteren Überblick über die jeweiligen Positionen: Seite 23

24 4.2.1 Positionsübersicht Die Positionsübersicht zeigt alle Positionen in tabellarischer Form aufgelistet: Positionsdetails Positionsdaten Die Registerkarte Positionsdaten öffnet sich, wenn Sie den Button Details nutzen, nachdem Sie eine Position selektiert haben. Seite 24

25 Sie können hier die folgenden Felder pflegen: Lieferantenproduktnummer Preis Preiseinheit Liefertage Incoterm-Klauseln / Ort Positionsdetails Fragen Analog zur Kopfebene können auf Positionsebene ebenso Fragen des Einkäufers beantwortet werden. Fragen mit einem Sternchen (*) müssen beantwortet werden Positionsdaten Notizen und Anlagen Ebenfalls analog zur Kopfebene können auf Positionsebene Notizen und Anlagen bearbeitet werden: Seite 25

26 4.3 Notizen und Anlagen Die Registerkarte Notizen und Anlagen zeigt nochmals alle relevanten Texte und Anlagen, die mit der Ausschreibung verbunden sind: Des Weiteren ist es möglich, auch in diesem Bereich eine Anlage hinzuzufügen. Dazu ist es notwendig, dass Sie Ihre Anlage mit den allgemeinen Informationen des Angebotes oder einer spezifischen Position verbinden. Wenn Sie Ihre Anlage mit einer bestimmten Position verbinden möchten, müssen Sie die entsprechende Positionsnummer angeben: Seite 26

27 4.4 Zusammenfassung Die Registerkarte Zusammenfassung fasst einige Informationen über das Angebot zusammen. Es können in dieser Registerkarte keine Daten bearbeitet werden. 4.5 Tracking Die Registerkarte Tracking gibt einen Überblick über die existierenden Versionen der Ausschreibung sowie existierende Versionen des Angebotes. Wenn verschiedenen Versionen bestehen, können Sie diese auch vergleichen. Dazu nutzen Sie den Button Vergleichen. Seite 27

28 5 Status des Angebots 5.1 Übersicht Nachdem Sie die Übersicht aktualisiert haben, wird das Angebot in Ihrem POWL angezeigt: Um das Angebot einzusehen, klicken Sie auf die Angebotsnummer oder die ausgewählte Ausschreibung und nutzen Sie den Button Antwort anzeigen. 5.2 Status bei positiver Antwort Nachdem der Einkäufer das Angebot positiv geprüft hat, werden Sie per informiert und in der Übersicht wird das Angebot mit dem Status in Prüfung angezeigt: Seite 28

29 5.3 Status bei negativer Antwort Es besteht die Möglichkeit, dass ein Ihr Angebote ablehnt. In diesem Fall werden Sie per informiert und in der Übersicht wird das abgelehnte Angebot mit dem Status Abgelehnt angezeigt: Seite 29