Bericht und Antrag an den Einwohnerrat

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1 STADT AARAU Stadtrat Rathausgasse Aarau Tel /10 Fax kanzlei@aarau.ch Aarau, 6. März 2000 GV / 193 Bericht und Antrag an den Einwohnerrat WOSA: Einführung EDV-Kostenrechnungs- und Controllingsystem Sehr geehrter Herr Präsident Sehr geehrte Damen und Herren Der folgende Bericht und Antrag an den Einwohnerrat baut auf dem Bericht "Wirkungsorientierte Stadtverwaltung Aarau (WOSA)" vom 29. März 1999 (GV / 112) auf. Gestützt darauf hat der Einwohnerrat am 17. Mai 1999 einen einmaligen Kredit von 370'000 Franken und jährlich wiederkehrende Kredite von 80'000 und 60'000 Franken bewilligt. 1. Ausgangslage Der Einwohnerrat hat an seiner Sitzung vom 17. Mai 1999 im Rahmen des WOSA-Projektes befristete Versuche zur Reorganisation der Verwaltungsführung beschlossen. Unter 9.2 "Einmaliger Kredit, über den der Einwohnerrat voraussichtlich Mitte 2000 zu befinden haben wird", wurde in der Botschaft vom 29. März 1999 darauf hingewiesen, dass für die Einführung "Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling" für Hardware- und Software sowie für die externe Implementierung mit Kosten "in der Grössenordnung von zusätzlichen rund 270'000 Franken" (Seite 12) zu rechnen sein wird (vgl. auch Investitionsprogramm vom 6. September 1999, Seite 1). 2. Projektbeschrieb und Kosten In einer Arbeitsgruppe wurden zusammen mit der externen Beratungsfirma, mundi ag, drei entsprechende Varianten zur Realisierung dieses weiteren, wichtigen Schrittes innerhalb des WOSA-Projekts evaluiert, die letztlich alle gleich teuer zu stehen kommen. Als die am besten geeignete entpuppte sich dabei nach heutigem Wissensstand diejenige unter dem Kennwort "VEMAG / Inova". Wie bei den beiden anderen müssen auch hier die Programme der bestehenden VEMAG-Module wie Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Lohn, Immobilien, Auftragsabwicklung, Lager, Kleinfakturierung, Einwohnerkontrolle, Grabverwaltung und Objektdaten konfiguriert, teilweise angepasst und ergänzt werden, damit diese Daten via Hauptbuch in die Kostenrechnung fliessen können (75'000 Franken). Die Schnittstellen müssen sichergestellt (30'000 Franken) und das Kostenrechnungskonzept auf das EDV-System adaptiert (20'000 Franken) werden. Für die Leistungserfassung, Kostenrechnung und Indikatorenrechnung werden die Module der Firma Inova und Mobatime (40'000, 30'000, 50'000 und 15'000 Franken)

2 2 gewählt, und schliesslich ist der Einsatz einer Datenbank für den Betrieb der verschiedenen Module und Auswertungsprogramme (40'000 Franken) notwendig. In einigen Aussenstellen sind aus betrieblichen Gründen Zeiterfassungsgeräte vorgesehen (30'000 Franken). Für Unvorhergesehenes werden rund 10% des "Nettobetrages" von total 330'000 Franken (30'000 Franken) eingesetzt: Kostenrechnung Inova Konfiguration VEMAG bis zum Hauptbuch 75'000 Schnittstellen 30'000 Leistungserfassung (z.b. Mobatime) 15'000 Inova TimeWorkshop (Leistungserfassung) 40'000 Inova CostWorkshop ("Kostenrechnung") 30'000 Inova IndikatorWorkshop (Leistungs- und Wirkungsmessung) 50'000 Adaption Konzept in die EDV 20'000 Datenbank-Software MS SQL-Server / Oracle 40'000 5 Zeiterfassungsgeräte für Aussenstationen 30'000 Unvorhergesehenes 30'000 Total 360'000 Das in diesem Bericht beschriebene EDV-Projekt deckt die folgenden Bereiche ab: Konfiguration des installierten VEMAG-Systems, Anschaffung und Installation der Zeiterfassungsgeräte, Installation und Aufbau der Leistungsrechnung, der Kostenrechnung, des Controllingsystems und der Indikatorenrechnung. In den Kosten von total 360'00 Franken sind auch die Beschaffung der Lizenzen und die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inbegriffen. Die Kostensteigerung von 90'000 Franken gegenüber der im eingangs erwähnten Bericht des Stadtrates an den Einwohnerrat vom 29. März 1999 (Ziffer 9.2., Seite 12) angegebenen "Grössenordnung" von 270'000 Franken ist einerseits bedingt dadurch, dass, wie bereits erwähnt, 5 Zeiterfassungsgeräte angeschafft und installiert werden sollen (+ 30'000 Franken), und andererseits dadurch, dass die Datenbank-Lizenz nicht berücksichtigt wurde (+ 40'000 Franken). Die restlichen 20'000 Franken der Differenz machen die Erhöhung des Betrages für Unvorhergesehenes ( 30'000 Franken) aus.

3 3 Die nachfolgende Grafik zeigt das Zusammenspiel der verschiedenen Module auf. Die Module unterhalb der Linie im Bereich von Windows NT sind neu. Die oberen im Bereich Unix müssen entsprechend konfiguriert werden, da dort die Daten entstehen, die in der Kostenrechnung benötigt werden. Der Stadtrat stellt dem Einwohnerrat wie folgt Antrag: Der Einwohnerrat möge für die Einführung eines Kostenrechnungs- und Controllingsystems einen Kredit von Fr. 360'000.- zu Lasten der Investitionsrechnung bewilligen. Mit freundlichen Grüssen IM NAMEN DES STADTRATES Der Stadtammann Der Stadtschreiber Dr. Marcel Guignard Dr. Martin Gossweiler

4 4 Verzeichnis der aufliegenden Akten: Offerte Mobatime AG (Zeiterfassungssystem) Offerte OrgaTime AG (Zeiterfassungssystem) Zeit AG (Zeiterfassungssystem) Offerte Müller AG (Zeit- und Leistungserfassungssystem) Offerte Inova Solutions (Leistungserfassung, Kostenrechnung, Indikatorenrechnung; in der Kostenzusammenstellung ist die Kostenrechnung nicht aufgeführt) Offerte VEMAG AG (Gesamtofferte für die Einführung Kostenrechnung, inkl. konzeptionelle Arbeiten) Stand und Ausblick des WOSA-Projekts

5 Stand und Ausblick des WOSA-Projektes Die nachfolgende Grafik zeigt den aktualisierten Projektablauf der Vorbereitungsphase. In der darauf folgenden Tabelle werden die einzelnen Aktivitäten in Bezug auf den Stand vom Februar 2000 kommentiert. Vorgangsname Leitbild Stadtrat 4. Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, 2000 Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Produktegruppen / Produkte Produkteliste Produktedefinitionen Behandlung Produktedefinitionen im SR Globalkredite/Produktebudget Leistungsaufträge Konzept Leistungsaufträge Erarbeitung Leistungsaufträge Leistungsaufträge / Globalkredite ER Leistungsaufträge / Globalkredite OBG KORE / Controlling Konzept Kostenrechnung Konzept und Evaluation EDV KORE/Contr Kredit EDV KORE/Controlling Kredit ER Kostenrechnung Beschaffung, Installation, Probelauf EDV Datentransfer+Ausbildung EDV Projektplan Phase 1 - Vorbereitungsphase Vorgang Inhalt Stand/Bemerkungen Leitbild Stadtrat Erarbeitung der Ziele des Stadtrates ausgearbeitet Erarbeitung der Rollen- und Kompetenzenver- ausgearbeitet teilung zwischen Verwaltung, Stadtrat, Ortsbürgergemeinde, Kommissionen und Einwohnerrat Erarbeitung der Vorstellungen des Stadtrates Bis auf einige offene Punkte ausüber den Dispositionsspielraum der Verwal- gearbeitet tung Produktegruppen / Ausarbeitung der Produkteliste pro Pilotbe- ausgearbeitet Produkte reich Produktedefinitionen erstellen im Projektteam abgeschlossen, wird Anfangs März im SR behandelt Kosten pro Produkt ermitteln geplant März / April / Mai

6 Vorgang Inhalt Stand/Bemerkungen Leistungsaufträge Politische Steuerungsinstrumente entwerfen: geplant 1. und 2. Quartal 2000 Leistungsauftrag, Globalkredit, Globalbudget Beschlussfassung der Behörde über die de- geplant 1. und 2. Quartal 2000 finitive Ausgestaltung der politischen Steuerungsinstrumente Kostenrechnung und Erarbeitung des Konzeptes für die Kosten- ausgearbeitet Controlling rechnung (KORE) Erarbeiten des Konzeptes für Controlling und in Arbeit Führungsverantwortung inklusive Leistungsund Wirkungsrechnung und Arbeitszeiterfassung Anpassung des Berichtswesens an die Anfor- in Arbeit derungen von WOSA Formulierung eines Pflichtenheftes für die ausgearbeitet Führung der KORE mit Hilfe der Informatik Einholen und Evaluation von Offerten, Be- in Arbeit, Offerten eingeholt, zur schaffungsentscheid und Kreditantrag an den Zeit werden die angebotenen Einwohnerrat Systeme begutachtet Beschaffung und Installation der Informatik geplant Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitar- geplant beiter