Interne Revision. Bericht gemäß 49 SGB II

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1 Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Leistung Arbeitnehmer SGB II (Geschäftsprozess Erkennung, Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II) Überregionale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 2 3. Revisionsergebnisse Geschäftsprozessbeschreibungen zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte Identifizierung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Internes Kontrollsystem Zugesagte Maßnahmen der ge 9 Anlage Abkürzungsverzeichnis Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni 2013

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Leistung Arbeitnehmer Geschäftsprozess Erkennung, Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II zu prüfen. Im Rahmen der Prüfung sollte für die im Ergebnis der Revision Leistung Arbeitnehmer Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II identifizierten besonders risikobehafteten Prozessphasen bei der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte festgestellt werden, ob die einbezogenen ge zu den risikobehafteten Arbeitsschritten bei der Identifizierung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Prozesse definiert hatten, inwieweit diese den relevanten Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells SGB II entsprachen, ob die Identifizierung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen analog den in den ge definierten Prozessen oder dem Geschäftsprozessmodell SGB II erfolgten, ob die Einhaltung der grundlegenden Prozessabläufe zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Identifizierung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen durch organisatorische Sicherungsmaßnahmen und eine entsprechende Fachaufsicht gewährleistet war. Als besonders risikobehaftete Prozessphasen bei der Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte waren im Rahmen der oben genannten Revision die Teilprozesse qualifizierte Antragsausgabe bearbeiten sowie qualifizierte Antragsannahme bearbeiten erkannt worden. Bei der Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche waren im Rahmen der oben genannten Revision die Teilprozesse Wiedervorlagen zur Überwachung Auskunftsersuchen bearbeiten und Wiedervorlagen zur Überwachung Erinnerung Auskunftsersuchen bearbeiten sowie spezifische Regelungen der ge zum Teilprozess Höhe des Unterhaltsanspruchs berechnen als besonders risikobehaftet identifiziert worden. Die Beurteilung von IT-Kontrollen sowie datenschutzrechtlicher Aspekte waren nicht Gegenstand dieser Revision. Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

4 2. Zusammenfassung Eigene Prozessbeschreibungen der ge und die zentral bereitgestellten Referenzprozesse des Geschäftsprozessmodells der BA spielten bei der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte kaum eine Rolle. Dementsprechend wurden wesentliche Prozessschritte häufig nicht oder nicht zeitnah durchgeführt. Die risikobehafteten Arbeitsschritte für den Prozess der Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte waren in einer der 4 geprüften ge durchgängig definiert worden. Die in dieser ge definierten Prozesse entsprachen inhaltlich den risikoorientiert ausgewählten Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells. Für die Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche war in keiner ge eine Prozessdefinition vorhanden (Ziffer 3.1). Die unabdingbaren Prozessschritte zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche erfolgten häufig nicht entsprechend der Referenzprozesse des Geschäftsprozessmodells (Ziffer 3.2). Organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Regelungen zur Fachaufsicht waren überwiegend nicht umfassend und systematisch getroffen worden. Bei der Durchführung der Fachaufsicht wurden in den geprüften ge Defizite festgestellt (Ziffer 3.3). 3. Revisionsergebnisse 3.1 Geschäftsprozessbeschreibungen zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte Die risikobehafteten Arbeitsschritte für den Prozess der Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte waren in einer der 4 geprüften ge durchgängig definiert worden. Die in dieser ge definierten Prozesse entsprachen inhaltlich den risikoorientiert ausgewählten Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells. Für die Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche war in keiner ge eine Prozessdefinition vorhanden. Mit der Einführung des Geschäftsprozessmodells (GPM) der BA im Rechtskreis SGB II wurde den ge ein optionales Werkzeug zur Verfügung gestellt, um insbesondere die wichtigen Kernprozesse in ihren operativen Abläufen anhand von Referenzprozessen zu analysieren und mit Blick auf eine gute Aufgabenerledigung und Zielerreichung auszurichten. Den Geschäftsführungen der ge wurde daher u. a. empfohlen, die wichtigen Kernprozesse ihrer ge mit den Referenzprozessen des GPM abzugleichen und diese mit Blick auf Verbesserungsmöglichkeiten zu überprüfen. Sollbeschreibung GPM SGB II Die Referenzprozesse des GPM sollen dazu beitragen, den Mitarbeitern einen Überblick über Abläufe für die Bearbeitung von Kundenanliegen zu verschaffen sowie die Führungskräfte bei der Optimierung der Geschäftsprozesse zu unterstützen, indem über die Referenzprozesse Schwachstellen bei den eige- Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

5 nen Geschäftsprozessen identifiziert und Anpassungen abgeleitet werden können. Alle zur Aufgabenerledigung erforderlichen zentralen Arbeitsmittel sind direkt im Prozess (als Verlinkung, Satellit oder Verweis) in Form eines Gesamtpaketes hinterlegt. Die für die Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte relevanten Geschäftsprozesse sind dem Wertschöpfungskettendiagramm Neuantrag zuzuordnen. Der für die Verfolgung von Unterhaltsansprüchen relevante Teilprozess Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen ist dem Wertschöpfungskettendiagramm sonstige Leistungsprozesse zuzuordnen. Die Referenzprozesse des GPM waren in keiner der 4 geprüften ge als Grundlage für die Prozesse zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsfälle festgelegt worden. Mit den Geschäftsprozessen zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsfälle hatten sich von den 14 befragten Interviewpartnerinnen und Interviewpartnern der 4 einbezogenen ge nach eigener Aussage 6 Interviewpartnerinnen und Interviewpartner bisher noch nicht detailliert beschäftigt. 3 Interviewpartnerinnen und Interviewpartner hielten die Prozessphasen grundsätzlich für praxisgerecht, sahen aber die Notwendigkeit von Anpassungen an die individuellen Rahmenbedingungen vor Ort. 5 Interviewpartnerinnen und Interviewpartner beurteilten die Prozessphasen als nicht praxisgerecht. Vorbehalte waren z. B. damit begründet worden, dass die Prozesse sehr allgemein und abstrakt, zu umfassend und unübersichtlich definiert seien. Ihre Handhabung sei zu kompliziert. Eine ge hatte für die Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte eine eigene Prozessbeschreibung in Form einer Geschäftsanweisung formuliert. Die Geschäftsanweisung vom März 2012 beinhaltete ebenfalls Bearbeitungschecklisten für verschiedene Teilprozesse und beschrieb damit die risikobehafteten Arbeitsschritte bei der Identifizierung, wie die Antragsausgabe und Antragsannahme. 3 ge hatten einzelne Prozessschritte zur Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte in unterschiedlichem Detaillierungsgrad über verschiedene Bearbeitungschecklisten definiert. Die Prozesse waren jedoch nicht durchgängig beschrieben. In einer dieser ge war im Zuge der Umstrukturierung des Leistungsbereiches außerdem festgelegt worden, dass seit August 2012 jeder Neuantrag auf Leistungen nach dem SGB II im Zuge der Leistungsbewilligung einem/r Unterhaltssachbearbeiter/-in zur Prüfung eventueller unterhaltsrelevanter Aspekte vorzulegen war. Schriftliche Festlegungen, bis zu welchem Teilprozess die Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte in Verantwortung des Leistungsbereichs zu bearbeiten war, lagen in 3 ge vor. Die 4. ge hatte keine schriftlichen Festlegungen zur Abgrenzung der Schnittstelle zwischen Leistungsbereich und Unterhaltssachbearbeitung. Nach Aussage der Interviewpartnerinnen und Interviewpartner dieser ge sei es gängige Praxis, dass alle identifizierten Unterhaltssachverhalte an die Unterhaltssachbearbeitung weitergeleitet und dort ab Versendung der Rechtswahrungsanzeige/des Auskunftsersuchens bearbeitet würden. Feststellungen Referenzprozesse des GPM Eigene Prozessbeschreibungen zur Identifizierung Schnittstelle Leistungsbereich zur Unterhaltssachbearbeitung Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

6 In keiner der 4 geprüften ge waren für die beiden als risikobehaftetet identifizierten Teilprozesse zur Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche Prozesse definiert worden. Bezogen auf die Identifizierung der Unterhaltssachverhalte entsprachen die internen Festlegungen und Regelungen zur Antragsausgabe und Antragsannahme in der einen ge mit eigener Prozessbeschreibung inhaltlich den Teilprozessen der Referenzprozesse des GPM. Die eigenen ergänzenden Regelungen zum Prozess waren nach Aussage der Interviewpartnerinnen und Interviewpartner aufgrund der regionalen und kommunalen Besonderheiten erforderlich. In den anderen 3 ge entfiel eine vergleichende Betrachtung zum GPM, da es keine Prozessbeschreibungen zur Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte gab. Eigene Prozessbeschreibungen für Verfolgung Abgleich mit dem GPM Eine vergleichende Betrachtung zum GPM entfiel aufgrund der fehlenden Prozessbeschreibungen zur Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche in allen 4 ge. Die ge sahen kaum die Notwendigkeit, Prozesse zu definieren. Durch die fehlenden eigenen Prozessbeschreibungen oder eine Nutzung der Referenzprozesse des GPM als Grundlage für die internen Arbeitsabläufe bei der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte in den ge werden Optimierungspotenziale für die eigene Aufgabenerledigung nicht erkannt und bleiben ungenutzt. Den ge wird empfohlen, die Prozesse zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte zu definieren bzw. die Referenzprozesse des GPM zu nutzen. Bewertung Empfehlung an die ge 3.2 Identifizierung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Die unabdingbaren Prozessschritte zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche erfolgten häufig nicht entsprechend der Referenzprozesse des Geschäftsprozessmodells. Mit 5 SGB II werden die auf Rechtsvorschriften beruhenden Leistungen Anderer gesetzlich als vorrangig gegenüber den Leistungen nach dem SGB II definiert. Hierzu zählen auch Unterhaltsansprüche nach dem BGB. Sollbeschreibung Bestehende Unterhaltsansprüche, zu denen keine Zahlungen erfolgen, gehen nach 33 SGB II bis zur Höhe der geleisteten Aufwendungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes auf die ge über. Daneben besteht nach 60 Absatz 2 SGB II die Auskunftspflicht der/des Unterhaltsverpflichteten. Mangels eigener Prozessbeschreibungen für die risikoorientiert ausgewählten Teilprozesse in den geprüften ge bzw. inhaltlicher Übereinstimmung dieser mit den Referenzprozessen (siehe Ziffer 3.1) wurde für insgesamt 80 Unterhaltsfälle geprüft, inwieweit die im GPM definierten Referenzprozesse bei der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte eingehalten worden waren. Feststellungen Vergleich mit Referenzprozessen Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

7 Bei einer qualitativ hochwertigen Antragsausgabe wären vorrangige Leistungsansprüche sofort zu erkennen/identifizieren und entsprechende Bearbeitungsschritte einzuleiten gewesen. Hierzu wäre es erforderlich, alle antragsrelevanten Informationen zu erheben. Die unterhaltsrelevanten Fragen zum Personenstatus bei Antragstellung auf Alg II waren in 67 der 80 Fälle (84 %) geklärt worden. In 9 Fällen wurden die unterhaltsrelevanten Informationen nicht ordnungsgemäß erhoben und in den übrigen 4 war die Klärung der Fragen zum Personenstatus aufgrund mangelnder Dokumentation nicht ersichtlich. Auf der Basis der gewonnenen Informationen waren in 60 Fällen (75 %) die erforderlichen unterhaltsrelevanten Unterlagen ausgehändigt und weitere entscheidungsrelevante Dokumente für die Antragsabgabe angefordert worden. In 12 Fällen wurden nicht alle erforderlichen Unterlagen ausgehändigt bzw. angefordert. In weiteren 8 Fällen konnte die Antragsausgabe wegen fehlender Dokumentation des Vorgangs inhaltlich und/oder zeitlich nicht nachvollzogen werden. Der Anteil der Fälle, in denen die Prozessphase Qualifizierte Antragsausgabe nicht ordnungsgemäß erfolgte bzw. dokumentiert war, lag bei 25 %. Dieser differierte in den geprüften ge zwischen 10 % und 45 % aller einbezogenen Fälle. Mit einer qualifizierten Antragsannahme wäre ein zeitnaher und vollständiger Rücklauf der Antragsunterlagen zu sichern gewesen. Durch eine entsprechende Terminierung der Antragsannahme waren 69 der 80 Leistungsanträge (86 %) innerhalb eines Zeitraums von bis zu einem Monat seit Antragstellung abgegeben worden. Die vollständigen unterhaltsrelevanten Unterlagen als Grundlage für die Entscheidung über den Leistungsantrag waren in 49 Fällen (61 %) bei der ersten Antragsannahme vorgelegt worden. In 31 Fällen fehlten entscheidungsrelevante Unterlagen wie z. B. Anlagen UH zum Leistungsantrag, Nachweise oder Vereinbarungen zu Unterhaltszahlungen, Geburtsurkunden und Vaterschaftsanerkennungen. In 2 weiteren Fällen lagen zwar die unterhaltsrelevanten Unterlagen vor, der Leistungsantrag war jedoch aufgrund anderer fehlender Unterlagen nicht bearbeitungsreif gewesen. Identifizierung Teilprozess Qualifizierte Antragsausgabe Teilprozess Qualifizierte Antragsannahme Somit war in insgesamt 33 der 80 einbezogenen Fälle (41 %) im Zuge der Antragsannahme eine Nachforderung fehlender Unterlagen notwendig. Die Nachforderung der Unterlagen war für 21 der 33 Fälle (64 %) dokumentiert, wovon 18 ordnungsgemäß terminiert worden waren. In 12 Fällen war die Nachforderung der Unterlagen versäumt oder nicht dokumentiert worden. So wurde z. B. in einer ge ohne Nachweis der außergerichtlichen Vereinbarung zur Unterhaltszahlung die vom erwerbsfähigen Leistungsberechtigten angegebene Unterhaltszahlung der Bearbeitung zugrunde gelegt. In der ge mit eigener Prozessbeschreibung in Form einer Geschäftsanweisung war eine Optimierung des Prozesses im Rahmen der Einzelfallprüfung im Ansatz ersichtlich. Das Gesamtergebnis der Einzelfallprüfung war jedoch durch die Bearbeitung von Unterhaltsfällen aus der Zeit vor Einführung der Geschäftsanweisung im März 2012 negativ beeinflusst worden (Fallauswahl April 2011 bis August 2012). Für 14 der insgesamt 80 in allen 4 ge geprüften Fälle war bereits vor Versand der Rechtswahrungsanzeige mit Auskunftsersuchen durch die Unterhaltssachbearbeitung festgestellt worden, dass zum Zeitpunkt der Bearbeitung kein Unterhaltsanspruch bestand. Gründe hierfür waren z. B. vorübergehende fehlende Leistungsfähigkeit, volljährige Kinder bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres ohne berufliche Erstausbildung, die keine Ausbildung absolvierten. In 2 weiteren Fällen war der Verzicht auf den Versand des Auskunftsersu- Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

8 chens aus Sicht der Internen Revision nicht nachvollziehbar. In 64 Fällen war die Rechtswahrungsanzeige mit dem Auskunftsersuchen versandt bzw. zugestellt worden. Der Eingang der Auskunft war in 31 der 64 Fälle termingerecht, in 24 Fällen nicht oder verspätet überwacht worden, in 8 Fällen war eine Überwachung wegen fehlender Dokumentation nicht nachvollziehbar und in einem Fall wurde für die Erteilung der Auskunft kein Termin gesetzt. Die Vollständigkeit der Auskunft war in 40 Fällen geprüft worden. Trotz vorliegender Auskunft wurde diese in 2 Fällen nicht bearbeitet. In den anderen 22 Fällen lag keine Auskunft der/des Unterhaltsverpflichteten vor. Verfolgung Teilprozess Wiedervorlage zur Überwachung Auskunftsersuchen In einer der geprüften ge brach der Prozess der Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche bei der Prüfung des Eingangs der Auskunft ab. Weitere Prozessschritte, wie z. B. eine Erinnerung zum Auskunftsersuchen wären erforderlich gewesen. Von den 64 Auskunftsersuchen konnte der Teilprozess Wiedervorlage zur Überwachung Auskunftsersuchen durch eine termingerechte und vollständige Beantwortung der Auskunftsersuchen in 18 Fällen (28 %) entsprechend dem Referenzprozess des GPM abgeschlossen werden. In den verbleibenden 46 Fällen versandten die ge in 15 Fällen (33 %) ordnungsgemäß unverzüglich eine Erinnerung zum Auskunftsersuchen mit Terminstellung an die Unterhaltsverpflichteten, erinnerten die ge in 15 Fällen (33 %) die/den Unterhaltsverpflichtete/n zeitverzögert (z. B. 2 Monate nach dem 1. Wiedervorlagetermin) an das Auskunftsersuchen, erfolgte aufgrund der fehlenden Überwachung der Wiedervorlagen zum Auskunftsersuchen oder zur Vollständigkeit der Auskunft in 13 Fällen (28 %) keine Erinnerung zum Auskunftsersuchen, wurde in 3 Fällen aus unterschiedlichen Gründen keine Erinnerung versandt (aufgrund fehlerhafter Anschrift keine Erinnerung möglich und später Amtsermittlung; verspäteter Eingang der Auskunft bevor Erinnerung versandt worden war). 28 der insgesamt 30 Erinnerungen zum Auskunftsersuchen waren mit entsprechenden Wiedervorlageterminen versehen. Von den 28 Erinnerungen mit Terminstellung wurden 14 Fälle termingerecht überprüft, so dass im weiteren Verlauf die Feststellung der Unterhaltshöhe oder der Nichtleistungsfähigkeit des/der Unterhaltsverpflichteten möglich war, wurde in 2 Fällen im Zuge der termingerechten Prüfung festgestellt, dass der Unterhaltsverpflichtete die Auskunft erneut nicht erteilt hatte, wurde in 11 Fällen der Eingang der Auskunft nach Erinnerung nicht bzw. nicht termingerecht überwacht und in einem Fall war die termingerechte Prüfung nicht ersichtlich. Gleichwohl konnte dieser Fall abgeschlossen werden, da der Unterhaltsberechtigte zum Unterhaltsverpflichteten zurückgezogen war. Teilprozess Wiedervorlage zur Erinnerung Auskunftsersuchen Bei nicht erteilter Auskunft waren die Unterhaltspflichtigen einer ge vor der Nutzung der Amtsermittlung bzw. Einleitung eines Bußgeldverfahrens abwei- Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

9 chend vom Referenzprozess ein zweites Mal an das Auskunftsersuchen erinnert worden. In allen Fällen, in denen wegen nicht erteilter Auskunft weitergehende Maßnahmen zu prüfen waren, war dies erfolgt. Bei den Berechnungen zur Höhe des Unterhaltsanspruches (Berechnungen zum unterhaltsrechtlichen Bedarf der Berechtigten, zur Prüfung der Bedarfsdeckung der Berechtigten und zur Leistungsfähigkeit der Unterhaltsverpflichteten) war es nach Aussage der Interviewpartnerinnen und Interviewpartner in einer ge aufgrund einer Überlastungssituation gängige Praxis, die Höhe der jeweiligen Unterhaltsforderung ohne Vergleichsberechnungen auf der Grundlage der unterhaltsrechtlichen Bedarfsermittlung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festzulegen. Vergleichsberechnungen würden nur durchgeführt, wenn der nach dem BGB berechnete Unterhalt vom Unterhaltspflichtigen nicht akzeptiert würde. Teilprozess Höhe des Unterhaltsanspruchs berechnen Die Sollstellung der Unterhaltsforderungen sei nach Aussage der Interviewpartnerinnen und Interviewpartner einer ge in der Vergangenheit nicht weisungsgemäß entsprechend Bedarfsanteilsmethode vorgenommen worden. Stattdessen sei die Aufteilung der realisierten Unterhaltsforderungen in geschätzter Höhe unter Beachtung der Horizontalübersicht laut IT-Verfahren A2LL auf den kommunalen Träger und die BA erfolgt. In einer weiteren ge lag der Sollstellung der Unterhaltsforderung ein Beschluss der Trägerversammlung vom 14. August 2007 zugrunde, wonach realisierte Unterhaltsansprüche im Verhältnis von 60 % auf die BA und 40 % auf den kommunalen Träger aufzuteilen sind. Der Beschluss widerspricht der Festlegung, dass die Unterhaltsforderungen getrennt nach den Leistungsträgern in Höhe der tatsächlich erbrachten Leistungen zum Soll zu stellen sind. Anhand der Einzelfallprüfung war ersichtlich, dass die unabdingbaren Prozessschritte zur Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche häufig nicht entsprechend der Referenzprozesse des GPM erfolgten. Wenn wesentliche Prozessschritte nicht bzw. nicht zeitnah eingeleitet werden, besteht das Risiko einer zu hohen Zahlung passiver Leistungen. Den ge wird empfohlen, die Prozessschritte zur Identifizierung und Verfolgung von potenziellen Unterhaltsansprüchen entsprechend den Referenzprozessen des GPM durchzuführen. Bewertung Empfehlung an die ge Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

10 3.3 Internes Kontrollsystem Organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Regelungen zur Fachaufsicht waren überwiegend nicht umfassend und systematisch getroffen worden. Bei der Durchführung der Fachaufsicht wurden in den geprüften ge Defizite festgestellt. Interne Kontrollsysteme (IKS) sind Bestandteil der Qualitätssicherung im SGB II und dienen der Sicherstellung einer rechtmäßigen, wirtschaftlichen und wirksamen Aufgabenerledigung. Die wesentlichen Bestandteile eines IKS sind organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Fachaufsicht. Sollbeschreibung Fehler können vermieden werden, wenn organisatorische Sicherungsmaßnahmen getroffen sind und praktiziert werden. Diese stellen Regelungen dar, die bereits im Vorfeld nicht rechtmäßiges oder unwirtschaftliches Handeln verhindern sollen. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Die Grundsicherungsstellen entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Das Verfahren zur Durchführung der Kontrollen ist durch eine eindeutige Verfahrensregelung, ein internes Fachaufsichtskonzept, zu beschreiben und im IKS zu integrieren. Organisatorische Sicherungsmaßnahmen zur Identifizierung potenzieller Unterhaltsansprüche waren in allen 4 ge ergriffen worden, jedoch in unterschiedlichem Detaillierungsgrad. Über Prozessbeschreibungen (siehe Ziffer 3.1), Bearbeitungschecklisten, Arbeitshilfen und/oder Festlegungen zu Schnittstellen und den Verantwortlichkeiten zwischen Leistungs- und Unterhaltssachbearbeitung waren Regelungen getroffen worden, die insbesondere eine ordnungsgemäße Bearbeitung der Teilprozesse zur Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte unterstützen sollten. Die organisatorischen Sicherungsmaßnahmen waren in einer ge systematisch, in den anderen 3 ge überwiegend punktuell für einzelne Teilprozessschritte beschrieben. So lag z. B. der Antragsausgabe/-annahme in allen 4 ge jeweils eine selbst definierte Bearbeitungscheckliste in unterschiedlicher Qualität zugrunde. In einer dieser ge war diese Checkliste systematisch in den beschriebenen Prozessablauf integriert worden. In 2 ge enthielten sie die wesentlichen Antragsunterlagen für die Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte ohne Integration in eine Prozessbeschreibung. In der 4. ge beinhaltete die Checkliste nur wenige, für die Identifizierung erforderliche Aspekte. Feststellungen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Für die Prozesse zur Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte hatten die ge keine konkreten Regelungen im Sinne organisatorischer Sicherungsmaßnahmen vorgelegt. Grundlage der Fachaufsicht waren in 2 ge die Regelungen ihres Fachaufsichtskonzeptes. In der 3. ge sollte die Fachaufsicht auf der Grundlage eines Arbeitspapiers Fachaufsicht Leistungsbereich durchgeführt werden. Ein einheitliches Fachaufsichtskonzept sei nach Aussage der Geschäftsführung in Erarbeitung. In der 4. ge lag der Entwurf eines IKS-Konzeptes vor. Fachaufsicht Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

11 Vorhandene fachaufsichtliche Regelungen betrafen fast ausschließlich die Identifizierung potenzieller Unterhaltssachverhalte. Die Aufgaben der Unterhaltssachbearbeitung zur Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche waren in keiner der geprüften ge Gegenstand fachaufsichtlicher Regelungen. Der Aspekt einer zeitnahen Bearbeitung von Unterhaltssachverhalten war in den fachaufsichtlichen Fragestellungen nicht berücksichtigt. Die zentral zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel zur Unterstützung der Fachaufsicht (Ufa-Tools einschließlich Fragenkataloge) beinhalteten ebenfalls keine entsprechenden Fragestellungen. Zwischenzeitlich wurde der Fragenkatalog zu Geldleistungen überarbeitet und berücksichtigt nun die Verpflichtung zur unverzüglichen Bearbeitung von Unterhaltsansprüchen. In einer ge entsprach die Fachaufsicht den Vorgaben des Fachaufsichtskonzeptes. In einer ge mit Fachaufsichtskonzept wurde seit Sommer 2011 wegen Neuorganisation eine systematische Fachaufsicht entsprechend der Geschäftsanweisung nicht mehr durchgeführt. Eine ge nahm die Fachaufsicht entsprechend des dort vorhandenen Arbeitspapiers Fachaufsicht Leistungsbereich wahr. In einer weiteren ge wurde die Fachaufsicht entsprechend des Entwurfes des IKS-Konzeptes ausgeübt, jedoch nicht regelmäßig wie vorgesehen in jedem Monat. Eine systematische, institutionalisierte Fachaufsicht für die Identifizierung und insbesondere auch die Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche war in keiner ge durchgeführt worden. Begründet wurde die unzureichende Fachaufsicht durch die Interviewpartnerinnen und Interviewpartner mit fehlenden Regelungen in der ge bzw. dem Vorrang personeller Stabilisierung im Bereich der Unterhaltssachbearbeitung. Defizite bei organisatorischen Sicherungsmaßnahmen und/oder der Fachaufsicht bergen das Risiko, dass Mängel bei der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltssachverhalte nicht erkannt und abgestellt werden. Die Nichtberücksichtigung des Aspektes der zeitnahen Bearbeitung der Vorgänge im Rahmen der Fachaufsicht erhöht das Risiko einer teilweisen oder vollständigen Verwirkung von Ansprüchen. Die Interne Revision empfiehlt, durch Festlegung systematischer und umfassender organisatorischer Sicherungsmaßnahmen die Identifizierung und Verfolgung potenzieller Unterhaltsansprüche zu unterstützen und auf der Grundlage eigener Regelungen risikoorientiert eine systematische und regelmäßige Fachaufsicht durchzuführen. Bewertung Empfehlungen an die ge 3.4 Zugesagte Maßnahmen der ge Auf der Grundlage der Empfehlungen der Internen Revision haben die ge im Hinblick auf die Definition von Prozessen zur Identifizierung und Verfolgung von potenziellen Unterhaltssachverhalten zugesagt, schrittweise Prozessbeschreibungen, die sich auch an den Referenzprozessen des GPM orientieren, zu erarbeiten bzw. die Übernahme der Referenzprozesse zu prüfen, organisatorische Sicherungsmaßnahmen zu überarbeiten oder zu erstellen, fehlende Aspekte in ein Fachaufsichtskonzept aufzunehmen bzw. ein Fachaufsichtskonzept zu erstellen. Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

12 Die beabsichtigten Maßnahmen sind aus Sicht der Internen Revision geeignet, den festgestellten Mängeln zu begegnen und zur Verbesserung der Qualität beizutragen. Die Interne Revision wird die Umsetzung der zugesagten Maßnahmen nachhalten. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni

13 Abkürzungsverzeichnis Anlage Alg II A2LL Arbeitslosengeld II Arbeitslosengeld II- Leistungen zum Lebensunterhalt (web-basierte Fachsoftware zur Umsetzung des SGB II-Leistungsrechts) BA BGB Bundesagentur für Arbeit Bürgerliches Gesetzbuch ge GPM Gemeinsame Einrichtung nach 44b SGB II Geschäftsprozessmodell IKS IT Interne Kontrollsysteme Informationstechnik SGB II Sozialgesetzbuch - Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende UFa Unterstützung Fachaufsicht VerBIS Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Leistung Arbeitnehmer SGB II Juni