Interne Revision. Bericht gemäß 49 SGB II. Leistung Arbeitgeber SGB II Überregionale Revision. Revision SGB II

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1 Interne Revision Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Leistung Arbeitgeber SGB II Überregionale Revision Leistung Arbeitgeber SGB II November 2011

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 2 3. Revisionsergebnisse Ordnungsmäßigkeit der Zuweisung und Betreuung von Teilnehmern Bewilligung und Durchführung von Maßnahmen Wirkungsanalyse und Einflussfaktoren für die Planung Interne Kontrollsysteme Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Fachaufsicht Sonstige Feststellungen 10 Anlage Abkürzungsverzeichnis Leistung Arbeitgeber SGB II November 2011

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Leistung Arbeitgeber SGB II zu prüfen. Im Fokus der Revision standen Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante nach 16d Satz 1 SGB II. Durch die Revision sollte festgestellt werden, welche Fehlerquellen und Risiken bei Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante bestehen. Daneben sollten Erkenntnisse zur Planung, zum Einsatz und zur Wirksamkeit dieses Instrumentes gewonnen werden. Daraus ergaben sich für die Revision folgende Zielfragen: Erfolgten Zuweisung und Betreuung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch die gemeinsame Einrichtung ordnungsgemäß und wurden nach Beendigung der Maßnahme die Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert? Wurden die Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante ordnungsgemäß bewilligt und durchgeführt? Wie wird die Wirksamkeit von Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante durch die gemeinsame Einrichtung erhoben und analysiert? In welcher Form werden die Erkenntnisse bei der Planung von Arbeitsgelegenheiten berücksichtigt? Von welchen Einflussfaktoren ist der Einsatz von Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante abhängig? Welche Regelungen haben die gemeinsamen Einrichtungen implementiert, um eine rechtskonforme Bewilligung von Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante zu gewährleisten? Wie wird deren Einhaltung fachaufsichtlich kontrolliert? Die Beurteilung von IT-Kontrollen sowie die Richtigkeit der Auszahlung waren nicht Gegenstand dieser Revision. Leistung Arbeitgeber SGB II November

4 2. Zusammenfassung In den gemeinsamen Einrichtungen bestehen bei den Entscheidungen zu Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante nach 16d Satz 1 SGB II insbesondere bezüglich der Zuweisung und Betreuung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer wesentliche Mängel in der Umsetzung der Weisungen. Ein wirksames internes Kontrollsystem wurde bei keiner der geprüften gemeinsamen Einrichtungen festgestellt. 51 % aller getroffenen Entscheidungen zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern waren nicht ordnungsgemäß. Fehlerhäufungen wurden insbesondere festgestellt bei der Prüfung der Nachrangigkeit (81 %), der Ordnungsmäßigkeit des Profilings (53 %), der Dokumentation der Integrationsstrategie (67 %), der individuellen Zuweisungsdauer (81 %), der hinreichenden Bestimmung der Zuweisung (80 %), der weiteren Einbindung in Betreuungs-/Vermittlungsaktivitäten (60 %) und der Auswertung von Teilnehmerbeurteilungen (64 %) (Ziffer 3.1). 24 % aller getroffenen Entscheidungen zu den Maßnahmen waren nicht ordnungsgemäß. 70 % der Maßnahmebeschreibungen boten keine ausreichende Grundlage für eine rechtmäßige Bewilligung und Durchführung der Maßnahmen (Ziffer 3.2). Die Einbeziehung der Ergebnisse der spezifischen Wirksamkeitsanalyse in die Planung von Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante und das Arbeitsmarktprogramm erfolgt nicht systematisch (Ziffer 3.3). Umfassende organisatorische Sicherungsmaßnahmen, die eine zielgerichtete und rechtmäßige Umsetzung unterstützten, lagen in einer der 5 geprüften gemeinsamen Einrichtungen vor (Ziffer 3.4.1). Maßnahmen zu Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante waren in 4 von 5 gemeinsamen Einrichtungen und Teilnehmer an Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante in allen 5 gemeinsamen Einrichtungen im Fachaufsichtskonzept enthalten. Die Fachaufsicht wurde in 4 gemeinsamen Einrichtungen entsprechend der getroffenen Regelungen ausgeübt, reichte jedoch nicht aus um eine ordnungsgemäße Aufgabenerledigung sicher zu stellen (Ziffer 3.4.2). Leistung Arbeitgeber SGB II November

5 3. Revisionsergebnisse 3.1 Ordnungsmäßigkeit der Zuweisung und Betreuung von Teilnehmern 51 % aller getroffenen Entscheidungen zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern waren nicht ordnungsgemäß. Fehlerhäufungen wurden insbesondere festgestellt bei der Nachrangigkeit (81 %), der Ordnungsmäßigkeit des Profilings (53 %), der Dokumentation der Integrationsstrategie (67 %), der individuellen Zuweisungsdauer (81 %), der hinreichenden Bestimmung der Zuweisung (80 %), der weiteren Einbindung in Betreuungs-/Vermittlungsaktivitäten (60 %) und der Auswertung von Teilnehmerbeurteilungen (64 %). Die Gewährung von Arbeitsgelegenheiten ist immer nachrangig gegenüber der Vermittlung in Arbeit oder Ausbildung, Qualifizierung und anderen Eingliederungsleistungen (ultima ratio); dies gilt auch für Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante (AGH E). Die Entscheidungen zur Auswahl und Zuweisung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfolgt ausschließlich durch die gemeinsame Einrichtung (ge) auf der Basis eines individuellen Profilings und hat sich in ihrer Dauer an den individuellen Erfordernissen des erwerbsfähigen Leistungsberechtigten (elb) zu orientieren. Über das verbindliche Soll der Arbeitshilfe AGH und der Regelungen zur Eingliederungsvereinbarung hinaus wurde die Frage, ob der Zuweisung in Tätigkeiten in AGH ein dokumentiertes Profiling zugrunde lag, nur dann positiv bewertet, wenn das Profiling innerhalb von sechs Monaten vor der Zuweisung durchgeführt und das Ergebnis im IT- Fachverfahren VerBIS dokumentiert worden war. Die Frage wurde auch bejaht, wenn die Gültigkeit eines älteren Profilings durch einen entsprechenden Vermerk explizit bestätigt wurde. Sollbeschreibung Die Teilnahme an AGH E ist verbindlich in einer Eingliederungsvereinbarung (EinV) festzulegen. Die Art der Tätigkeit, Tätigkeitsort, zeitlicher Umfang, zeitliche Verteilung und Höhe der Entgeltzahlung sind durch die ge in der EinV oder in einem schriftlichen Angebot zu bestimmen. Die mit der Zuweisung in AGH E verfolgten Ziele sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Maßnahmeteilnehmer sind während der Maßnahme in die Betreuungs-/Vermittlungsaktivitäten des Jobcenters weiter einzubinden. Die ge hat nach Beendigung der Maßnahme die Daten des Kundenprofils im IT- Fachverfahren VerBIS um die Angaben des Trägers zur Beurteilung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu ergänzen. Unmittelbar nach Beendigung der Maßnahme hat die ge gemeinsam mit der/dem elb in einem Beratungsgespräch die Strategie für den weiteren Eingliederungsprozess unter Berücksichtigung der neu erworbenen oder vertieften Fähigkeiten und Kenntnisse fortzuentwickeln. Das Ergebnis des Beratungsgesprächs ist zu dokumentieren und in die Eingliederungsvereinbarung aufzunehmen. Über das verbindliche Soll hinaus wurde die Betreuung der/des elb im Anschluss an die Maßnahme nur dann positiv bewertet, wenn das Folgegespräch innerhalb von zwei Monaten nach Beendigung der Maßnahme geführt wurde. Von den geprüften Entscheidungen zu den 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmern waren 826 (51 %) nicht ordnungsgemäß. Bei 121 von 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmern (81 %) war nicht nachvoll- Feststellungen ultima ratio Leistung Arbeitgeber SGB II November

6 ziehbar, aus welchen Gründen keine vorrangigen Eingliederungsleistungen für die Umsetzung vereinbarter Strategien und Ziele eingesetzt worden sind. Vor Zuweisung in eine AGH E war für insgesamt 80 der 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmer (53 %) das Profiling nicht ordnungsgemäß erstellt worden. Davon war für 38 Teilnehmerinnen und Teilnehmer (47 %) entweder kein Profiling vorhanden oder die Erstellung lag länger als 6 Monate zurück bzw. die Gültigkeit eines älteren Profilings wurde nicht explizit bestätigt. In 42 Fällen (53 %) war der Einsatz in einer AGH E aufgrund des im Profiling dokumentierten Fazits und Zieles nicht nachvollziehbar. Vor Beginn der Maßnahme war mit 59 von 150 Teilnehmern (39 %) keine EinV abgeschlossen worden, welche die Teilnahme an einer AGH E beinhaltete. Die für die einzelne Teilnehmerin bzw. den einzelnen Teilnehmer mit der Zuweisung in AGH E verfolgte Integrationsstrategie war für 100 (67 %) und die für eine effiziente Umsetzung individuell benötigte Zuweisungsdauer für 121 (81 %) der 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht ausreichend dokumentiert. Bei 18 Entscheidungen (12 %) konnte anhand der Datenlage im IT-Fachverfahren VerBIS nicht eindeutig festgestellt werden, ob die Zuweisung durch die ge erfolgte. Profiling Zuweisung Der Vermittlungsvorschlag, mit dem die Zuweisung durch die ge erfolgte, war bei 133 Teilnehmerinnen und Teilnehmern im IT-Fachverfahren VerBIS einsehbar. Bei 107 dieser 133 Zuweisungen (80 %) fehlte die genaue Bestimmung der Art der Tätigkeit bzw. des Tätigkeitsortes, des zeitlichen Umfanges, der zeitlichen Verteilung und/oder der Höhe der Entgeltzahlung. 30 von 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmern hatten die Maßnahme vorzeitig beendet. Für diese elb erfolgte durch die Interne Revision keine Beurteilung einer ausreichenden Betreuung während der Maßnahme. Bei 72 der verbleibenden 120 Fälle (60 %) war in den Bewerberprofilen im IT-Fachverfahren VerBIS nicht nachvollziehbar dokumentiert, ob die ge ihrer Verpflichtung nachgekommen waren, die elb während der Teilnahme an AGH E weiter in Betreuungs- und Vermittlungsaktivitäten einzubeziehen. Für 39 von 140 Teilnehmerinnen und Teilnehmern (28 %), die die Maßnahme beendet hatten und danach weiter hilfebedürftig waren, war kein Beratungsgespräch zur Anpassung der Integrationsstrategie und/oder die Fortschreibung der EinV dokumentiert worden. Bei 95 von den 149 relevanten Teilnehmerinnen und Teilnehmern (64 %) konnte die Ergänzung des Kundenprofils auf Grundlage einer Teilnehmerbeurteilung nicht nachvollzogen werden. Die hohen Fehlerquoten verdeutlichen, dass die ge ihrem gesetzlichen Auftrag einer rechtmäßigen Leistungserbringung und insbesondere einer passgenauen Zuweisung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer nur ungenügend nachgekommen sind. Den ge wird empfohlen, bei der Gewährung von Eingliederungsleistungen die festgelegten Prozessabläufe einzuhalten und nachvollziehbar zu dokumentieren. Betreuungs- und Vermittlungsaktivitäten während der Maßnahme Betreuungsaktivitäten im Anschluss an die Maßnahme Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen Leistung Arbeitgeber SGB II November

7 3.2 Bewilligung und Durchführung von Maßnahmen 24 % aller getroffenen Entscheidungen zu den Maßnahmen waren nicht ordnungsgemäß. 70 % der Maßnahmebeschreibungen boten keine ausreichende Grundlage für eine rechtmäßige Bewilligung und Durchführung der Maßnahmen. Für elb, die keine Arbeit finden können, sollen Arbeitsgelegenheiten geschaffen werden. AGH E sollten inhaltlich so ausgestaltet werden, dass sie eine individuelle berufliche Weiterentwicklung ermöglichen und zu einer Integration in den allgemeinen Arbeitsmarkt nach Abschluss der Maßnahme führen können. Die Tätigkeiten in einer AGH E müssen immer wettbewerbsneutral, jedoch im Gegensatz zu Arbeitsgelegenheiten mit Mehraufwandsentschädigung (AGH MAE) nicht zwingend zusätzlich sein und im öffentlichen Interesse liegen. Ausnahmen bilden die im Vergabeverfahren eingerichteten AGH E, deren Arbeiten immer auch im öffentlichen Interesse liegen und zusätzlich sein müssen. Die Maßnahmeträger haben als Grundlage für eine rechtmäßige Leistungserbringung eine konkrete und aussagekräftige Maßnahmebeschreibung vorzulegen. Insbesondere muss darin auf das Maßnahmeziel, die Tätigkeit/Arbeitsinhalte/Einsatzfelder, die Lage und Verteilung der Arbeitszeit, die Art, den Umfang und die Qualität von Betreuung und Qualifizierung sowie auf die Qualifikation des eingesetzten Anleiterpersonals ausführlich eingegangen werden. Die Maßnahmebeschreibung muss eine Begründung zur Wettbewerbsneutralität und je nach Erfordernis zum öffentlichen Interesse sowie zur Zusätzlichkeit der Tätigkeiten enthalten. Sollbeschreibung Die Maßnahmeträger/Arbeitgeber haben die Unfallversicherung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an AGH E sicherzustellen und nachzuweisen. Per Auflage im Bewilligungsbescheid ist die Freistellung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Termine in der Berufsberatung und für Vorstellungsgespräche bei einem anderen Arbeitgeber unter Fortzahlung des Arbeitsentgeltes zu regeln. Eine gewerbsmäßige oder gemeinnützige Arbeitnehmerüberlassung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in einer AGH E ist zulässig, wenn der Maßnahmeträger/Arbeitgeber über eine entsprechende Erlaubnis verfügt und die Zustimmung des Jobcenters vorliegt. Das Jobcenter hat regelmäßig und anlassbezogen Maßnahmeprüfungen vor Ort durchzuführen, sich über die von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auszuübenden Tätigkeiten zu informieren und die Ergebnisse zu dokumentieren. Sofern der Bewilligungsbescheid zu AGH E mit der Auflage versehen wird, nach Beendigung der Maßnahme einen Ergebnisbericht vorzulegen, hat die ge die Einhaltung dieser Auflage zu überwachen. Da verbindliche Sollvorgaben nicht existieren, wurde diese Frage dann positiv bewertet, wenn die Ergebnisberichte innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der bewilligten Förderdauer vorgelegen haben oder von der ge angefordert wurden. Von getroffenen Entscheidungen zu den 100 geprüften Maßnahmen waren 591 (24 %) nicht ordnungsgemäß. Insgesamt 70 der 100 überprüften Feststellungen Leistung Arbeitgeber SGB II November

8 Maßnahmekonzepte boten keine ausreichende Grundlage, um die Eingliederungsleistung AGH E ordnungsgemäß zu erbringen. Von den 100 geprüften Maßnahmen waren 12 erwerbswirtschaftlich angelegt. Von den 88 auf zusätzliche und im öffentlichen Interesse liegende Arbeiten ausgerichteten AGH E waren 13 (15 %) Vergabe-Maßnahmen. Von den 100 geprüften Maßnahmen war in 48 Fällen die Entscheidung hinsichtlich der Wettbewerbsneutralität nicht ordnungsgemäß. Bei 25 Tätigkeiten war die Wettbewerbsneutralität nicht gegeben und bei 23 Tätigkeiten konnte eine Konkurrenz zur Wirtschaft und zum allgemeinen Arbeitsmarkt aufgrund der fehlenden Beschreibung in den Antragsunterlagen nicht ausgeschlossen werden. Für die 13 Vergabe-Maßnahmen waren darüber hinaus das öffentliche Interesse und die Zusätzlichkeit der Arbeiten zu beurteilen. Für 3 Vergabe- Maßnahmen war die Entscheidung zum öffentlichen Interesse und/oder für 10 Maßnahmen die Entscheidung hinsichtlich der Zusätzlichkeit nicht nachvollziehbar. Bei einer Maßnahme lag Zusätzlichkeit nicht vor. In 27 von 100 Maßnahmekonzepten fehlte im Hinblick auf die Zielsetzung von AGH E eine aussagefähige Beschreibung von Arbeitsinhalten und Einsatzfeldern. Ein Ziel entsprechend der Intention von AGH E war bei 53 Maßnahmen nicht oder nicht ausreichend beschrieben. Die Lage und Verteilung der Arbeitszeit war bei 42 Maßnahmen und der Einsatzort bei 11 Maßnahmen nicht oder nicht für alle Tätigkeiten bestimmt. Ausrichtung Wettbewerbsneutralität Öffentliches Interesse und Zusätzlichkeit In 36 von 100 AGH E war eine Qualifizierung Teil der Maßnahme. Für 11 dieser Maßnahmen (31 %) lagen keine oder keine konkreten Aussagen zu Art und Umfang sowie zur Qualität der Qualifizierung vor. Für 62 der 100 Maßnahmen traf der Träger keine oder nur unzureichende Aussagen hinsichtlich der Qualifikation des Anleiterpersonals in den Einsatzorten und Einsatzstellen. Für 40 von 100 Maßnahmen fehlte im Bewilligungsbescheid die Regelung zur Freistellung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Termine in der Berufsberatung bzw. Vorstellungstermine bei anderen Arbeitgebern unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts. Für 59 der 100 Maßnahmen lag kein Nachweis über den Abschluss einer Unfallversicherung vor. In 20 von 100 Maßnahmen wurden die Tätigkeiten der AGH E in Einsatzstellen außerhalb der Betriebsstätten des Maßnahmeträgers durchgeführt. Für 9 dieser Maßnahmen war nicht nachvollziehbar, ob in diesen Fällen die erforderliche Überprüfung der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung stattfand. Für 61 von 100 Maßnahmen wurde keine Maßnahmekostenpauschale gewährt. Für 7 von 39 Maßnahmen (18 %) mit Maßnahmekostenpauschale war die festgesetzte Höhe nicht plausibel im Hinblick auf das Maßnahmekonzept. Für 91 der 100 Maßnahmen waren keine Maßnahmeprüfungen durch die jeweilige ge vor Ort nachvollziehbar. Alle ge hatten die Vorlage von Ergebnisberichten beauflagt. In 2 ge lagen die Entscheidung und Bewilligung Förderumfang Maßnahmekonzept Maßnahmeprüfungen Ergebnisberichte Leistung Arbeitgeber SGB II November

9 17 relevanten Ergebnisberichte innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der bewilligten Förderdauer nicht vor. Auch eine Überwachung der Vorlage war nicht dokumentiert. In einer ge waren zum Zeitpunkt der Prüfung seit Ablauf der bewilligten Förderdauer noch keine 3 Monate verstrichen. In einer der geprüften ge wurden Maßnahmen durchgeführt, die nicht der Intention von AGH E entsprachen. Hier wurde eine AGH E mit einer individuellen Dauer von 1 Monat für 180 Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingerichtet. Die erste Phase beinhaltete ein vierzehntägiges Profiling mit Einzelgesprächen und ggf. Coaching. Daran schloss sich eine zweiwöchige Qualifizierungsphase an, in der in der Gruppe die Vermittlung von allgemeinbildenden Inhalten (z. B. Deutsch, Mathematik) sowie ein Bewerbungstraining und ggf. einwöchige Praktika vorgesehen waren. Bei der Bewilligung und Durchführung von AGH E-Maßnahmen wurden die Weisungen von den ge häufig nicht oder nur unzureichend beachtet. Den ge wird empfohlen, die Einhaltung der materiell rechtlichen Vorschriften bei der Einrichtung und Durchführung von Maßnahmen/Projekten sicherzustellen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Einzelfeststellungen Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen 3.3 Wirkungsanalyse und Einflussfaktoren für die Planung Die Einbeziehung der Ergebnisse der spezifischen Wirksamkeitsanalyse in die Planung von Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante und das Arbeitsmarktprogramm erfolgt nicht systematisch. Für eine effiziente Mittelverwendung und einen hohen Integrationserfolg ist eine kontinuierliche Planung des Maßnahmeportfolios entsprechend der Rahmenbedingungen des lokalen Arbeitsmarktes oder der Bedürfnisse der Kunden notwendig. Maßnahmen können nur dann den gewünschten Integrationserfolg erreichen, wenn diese Zielstellung bereits in der Planungsphase berücksichtigt wurde. Dazu gehört u. a. die Erstellung des Arbeitsmarktprogramms. Auch sind bereits bei der Maßnahmeplanung Ergebnisse aus Auswertungen bisheriger Maßnahmen hinsichtlich Teilnehmerstruktur, Maßnahmegestaltung und Dauer und deren Beziehung zur erzielten Integrationswirkung zu berücksichtigen. Ebenso bietet die BA-Wirkungsanalyse Treatment Effect and PRediction (TrEffeR) den ge seit dem fundierte Informationen zur Förderwirkung von Maßnahmen der aktiven Arbeitsmarktpolitik. Von den 150 in die Prüfung einbezogenen Teilnehmer/-innen hatten 7 (5 %) innerhalb von 3 Monaten nach Ende der Maßnahmeteilnahme eine Beschäftigung mit mindestens 15 Stunden/Woche aufgenommen. Geförderte Beschäftigungen (Folgeförderungen) wurden hierbei nicht berücksichtigt. Die Eingliederungsquote für AGH E, die in den Eingliederungsbilanzen ausgewiesen wird, ist deutlich höher als 5 %. Diese Differenz ist auf methodische Unterschiede zurückzuführen (z. B. Untersuchungszeitpunkt 6 Monate nach Teilnahmeende, Berücksichtigung von Folgeförderungen). Wird die Eingliederungsquote nach 3 Monaten für die in die Revision einbezogenen Maßnahmen ebenfalls ohne die Berücksichtigung von Folgeförderungen ermittelt, liegt sie laut einer Sonderauswertung des Bereiches Statistik der Zentrale der BA auf dem von der Internen Revision festgestellten Niveau. Sollbeschreibung Feststellungen Leistung Arbeitgeber SGB II November

10 Alle geprüften ge führten nach ihren Angaben eine Wirksamkeitsanalyse zu AGH E durch. Hierzu wurden aussagegemäß die über TrEffeR zur Verfügung gestellten Wirkungsanalysen von allen ge genutzt. Weitere Erkenntnisse wurden entsprechend der Angaben in den Interviews über unterschiedliche Quellen gewonnen: Die Einbeziehung der Ergebnisse der spezifischen Wirksamkeitsanalyse in die Planung von AGH E und das Arbeitsmarktprogramm erfolgt nicht systematisch. Wirksamkeitsanalyse 2 ge forderten zusätzlich von den Maßnahmeträgern eine Statistik über die Integration bzw. Verbleibsquoten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ab. 2 von 5 ge nutzten Zwischenberichte um die Wirksamkeit von AGH E zu erheben. 2 von 5 ge werteten die Ergebnisberichte nach Beendigung der Maßnahme aus. Eine ge nutzte die Ergebnisse von eigenen Maßnahmeüberprüfungen. In 2 ge wurden die Erkenntnisse der verantwortlichen Maßnahmebetreuerinnen und Maßnahmebetreuer abgefragt. In allen ge wurden im Arbeitsmarktprogramm die Einflussfaktoren, die den Einsatz bestimmter Eingliederungsleistungen bedingen, beschrieben. Die ge zeigten geplante Aktivitäten zur Förderung des lokalen Arbeitsmarktes und für spezifische Kundengruppen auf. Von den ge wurden in den Arbeitsmarktprogrammen und den durchgeführten Interviews unter anderem die folgenden Einflussfaktoren benannt: Einflussfaktoren für die Planung Geschäftspolitische Ziele der BA für das jeweilige Jahr eigene Ziele Arbeitsmarktlage im lokalen Wirtschaftsraum Gesamtvolumen des Eingliederungstitels für das jeweilige Jahr Kundenstruktur Einfluss kommunaler Träger in der Trägerversammlung Wirksamkeit Bei keiner der geprüften ge erfolgte im Arbeitsmarktprogramm eine differenzierte Abgrenzung zwischen AGH E und AGH MAE bezüglich spezieller Einsatzfelder oder Zielkunden. In den Interviews mit den Teamleitern/Teamleiterinnen Markt und den Geschäftsführungen wurde des Weiteren erfragt, in welcher Form die erhobenen Daten aus der Wirksamkeitsanalyse bei der Planung von AGH E berücksichtigt werden. In 2 ge werden aussagegemäß die Ergebnisse der durch die Maßnahmeträger durchzuführenden Erfolgskontrollen bzw. Verbleibsquoten berücksichtigt. In einer ge finden nach ihren Angaben die Erhebungen und Analysen nur bedingt Berücksichtigung bei der Maßnahmeplanung, da sich die Maßnahmen wiederholen und wiederkehrend auf eine gleichbleibende Kunden- und feste Trägerstruktur zurückgegriffen wird. In 2 ge werden nach eigenen Angaben die Erkenntnisse der verantwortlichen Maßnahmebetreuer bei der Maßnahmeplanung berücksichtigt. Bewertung Leistung Arbeitgeber SGB II November

11 Den ge wird empfohlen, im Hinblick auf die Wirksamkeit der Maßnahmen Daten systematisch zu analysieren und die Ergebnisse bei der Maßnahmeplanung in transparenter Form zu berücksichtigen. Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen 3.4 Interne Kontrollsysteme Interne Kontrollsysteme sind Bestandteil der Qualitätssicherung im SGB II und dienen der Sicherstellung einer rechtmäßigen, wirtschaftlichen und wirksamen Aufgabenerledigung. Die wesentlichen Bestandteile eines internen Kontrollsystems sind organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Fachaufsicht Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Umfassende organisatorische Sicherungsmaßnahmen, die eine zielgerichtete und rechtmäßige Umsetzung unterstützten, lagen in einer der 5 geprüften gemeinsamen Einrichtungen vor. Fehler können vermieden werden, wenn organisatorische Sicherungsmaßnahmen getroffen sind und praktiziert werden. Diese stellen Regelungen dar, die bereits im Vorfeld nicht rechtmäßiges oder unwirtschaftliches Handeln verhindern sollen. Sie umfassen u. a. folgende Aspekte: Sollbeschreibung Prozesse, Schnittstellen und Zuständigkeiten festlegen sowie Kompetenzen zuweisen und dokumentieren. Durch eine ge wurden Regelungen zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit in Form einer Planungs- und Umsetzungskonzeption AGH getroffen. Alle 5 geprüften ge gaben an, dass für die Zusammenarbeit mit den Trägern und die Betreuung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer verantwortliche Maßnahmebetreuerinnen und Maßnahmebetreuer benannt wurden. In 3 von 5 ge wurden nach den Angaben im Interview zusätzlich AGH-Koordinatorinnen und -Koordinatoren installiert, die für die Zusammenarbeit mit den Trägern und die interne Koordination der AGH-Belange verantwortlich waren. Umfassende organisatorische Sicherungsmaßnahmen, die eine zielgerichtete und rechtmäßige Planung und Umsetzung unterstützten, lagen nur in einer ge vor. Den ge wird empfohlen, durch dokumentierte Prozesse sowie die Festlegung von Zuständigkeiten und Schnittstellen das Risiko einer nicht ordnungsgemäßen Ausgabenerledigung zu verringern. Feststellungen Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen Fachaufsicht Maßnahmen zu Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante waren in 4 von 5 gemeinsamen Einrichtungen und Teilnehmer an Arbeitsgelegenheiten in der Entgeltvariante in allen 5 gemeinsamen Einrichtungen im Fachaufsichtskonzept enthalten. Die Fachaufsicht wurde in 4 gemeinsamen Einrichtungen entsprechend der getroffenen Regelungen ausgeübt, Leistung Arbeitgeber SGB II November

12 reichte jedoch nicht aus um eine ordnungsgemäße Aufgabenerledigung sicher zu stellen. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Sollbeschreibung Die ge entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Das Verfahren zur Durchführung der Kontrollen ist durch eine eindeutige Verfahrensregelung, ein internes Fachaufsichtskonzept, zu beschreiben und im internen Kontrollsystem (IKS) zu integrieren. Folgende Bestandteile sind verpflichtende Kriterien der Fachaufsicht im IKS: Auswahl und Umfang der zu prüfenden Fälle, Prüfgegenstand, Prüfhäufigkeit, Dokumentationsrichtlinien und Richtlinien zur Berichterstattung. Form und Umfang der Fachaufsicht hängen dabei von der im Rahmen der Risikobeurteilung individuell erarbeiteten Risikostrategie ab. Ein Fachaufsichtskonzept für den Bereich Markt und Integration war in allen geprüften ge vorhanden. Die Einbeziehung des Prüfgegenstandes AGH E in das Fachaufsichtskonzept erfolgte in den ge in unterschiedlichem Umfang. Maßnahmen zu AGH E waren in 4 ge und Teilnehmer an AGH E in 5 ge im Fachaufsichtskonzept enthalten. Regelungen zum Prüfumfang und Prüfhäufigkeit sowie zu Verantwortlichkeiten für die Fachaufsicht gab es in allen 5 ge. 4 ge hatten im Fachaufsichtskonzept Dokumentationsrichtlinien und Richtlinien zur Berichterstattung festgelegt. Feststellungen In 4 ge wurde die Fachaufsicht entsprechend der getroffenen Regelungen durchgeführt. In einer ge war die Einbeziehung von AGH E in das Fachaufsichtskonzept erst kurz vor Beginn der Revision erfolgt. Die Umsetzung konnte deshalb nicht geprüft werden. Die festgestellten Defizite in der Umsetzung von AGH E zeigen, dass die durchgeführte Fachaufsicht nicht ausreicht. Den ge wird empfohlen, alle Eingliederungsleistungen risikoorientiert in fachaufsichtliche Aktivitäten einzubeziehen. Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen 3.5 Sonstige Feststellungen Für die Eingliederungsleistung AGH E wurden von der Zentrale keine Vordrucke zur Verfügung gestellt. Aufgrund der fehlenden Arbeitsmittel entwickelten alle ge eigene Vordrucke. In 4 ge wurden die Vordrucke AGH MAE auf die Erfordernisse von AGH E angepasst. Eine ge verwendete zur Bewilligung und Abrechnung von AGH E Vordrucke für Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen. Keine einheitlichen Vordrucke Leistung Arbeitgeber SGB II November

13 4 der 5 Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer der geprüften ge bemängelten die bestehende Arbeitshilfe und wiesen auf die Notwendigkeit konkreter Formulierungen zu Inhalt, Abwicklung und Ausrichtung von AGH E hin. Arbeitshilfe AGH Aufgrund der anstehenden gesetzlichen Neuregelungen wird auf eine Empfehlung an die Zentrale der BA zu den Arbeitsmitteln verzichtet. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Leistung Arbeitgeber SGB II November

14 Interne Revision Abkürzungsverzeichnis Anlage A2LL AGH E AGH MAE BA COSACH elb EinV ge HEGA IKS SGB II SGB III TrEffeR VerBIS Arbeitslosengeld II - Leistungen zum Lebensunterhalt (web-basierte Fachsoftware zur Umsetzung des SGB II - Leistungsrechts) Arbeitsgelegenheiten - Entgeltvariante Arbeitsgelegenheiten mit Mehraufwandsentschädigung Bundesagentur für Arbeit Computerunterstützte Sachbearbeitung in der Arbeitsvermittlung Erwerbsfähiger Leistungsberechtigter/erwerbsfähige Leistungsberechtigte Eingliederungsvereinbarung Gemeinsame Einrichtung nach 44 SGB II in der ab dem geltenden Fassung Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung Internes Kontrollsystem Sozialgesetzbuch - Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende Sozialgesetzbuch - Drittes Buch - Arbeitsförderung Treatment Effect and PRediction, BA-Wirkungsanalyse von geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Leistung Arbeitgeber SGB II November