Storebox Admin Guide. Swisscom (Schweiz) AG

Transkript

1 Storebox Admin Guide Swisscom (Schweiz) AG

2 Inhalt 2. Grundlagen 3 2. User erstellen 6 3. Plan erstellen User bearbeiten Spezielles 33

3 3 Grundlagen

4 Was ist Storebox? 4 Was ist Storebox? Storebox ist der sichere Business-Speicher in der Cloud, besonders geeignet für den Austausch von Geschäftsdaten. Der Service läuft in Rechenzentren von Swisscom in der Schweiz. Storebox zeichnet sich durch drei Eigenschaften aus: Speicher, Synchronisation, Sicherheit Speicher Alle Daten befinden sich in der Cloud von Swisscom. Dies garantiert eine hohe Verfügbarkeit. Der Zugriff auf die Daten ist immer klar geregelt. Er lässt sich bis auf die Stufe der einzelnen Anwender definieren und wird vom Administrator-User Ihrer Firma verwaltet. Innerhalb der Firma ermöglichen spezifische Ordner die Zusammenarbeit in Teams. Externe Mitarbeitende können bequem via Link zum Lesen oder Bearbeiten eines Dokuments eingeladen werden. Synchronisation Daten in der Cloud von Swisscom sind immer und überall verfügbar, unabhängig vom Endgerät und dessen Betriebssystem. Selbst aus Apps von Drittanbietern lässt sich dank einer geeigneten Schnittstelle auf die in Storebox gespeicherten Daten zugreifen. Sicherheit Swisscom steht für höchste Sicherheit und für Datenhaltung in der Schweiz. Ihre Geschäftsdaten lagern verschlüsselt in Swisscom Rechenzentren in der Schweiz und sind georedundant auf mehrere Standorte verteilt. Die Daten in Storebox werden regelmässig automatisch gesichert und als Kunde/Kundin haben Sie die Möglichkeit, die Daten selbstständig wiederherzustellen.

5 Ordnerstruktur 5 \myfiles \projects > Persönlicher Ordner für den Benutzer > Nicht sichtbar für die Gruppe > Unterordner können beliebig erstellt werden > Allgemeiner Ordner für dedizierte Benutzer derselben Ablage > Unterordner können beliebig erstellt werden > Lese/Schreib-Rechte auf Gruppe / User einschränkbar > Allgemeiner Ordner für alle Benutzer derselben Ablage > Unterordner können beliebig erstellt werden Invitations \public \PreviousVersions \backups > System-Ordner > Für automatische Snapshots pro Ordner > Nur via WebDAV sichtbar > Belastet Storage-Quota nicht > System-Ordner > Read-Only > Für Restore von Backupdaten (Client Software, Devices )

6 6 User erstellen

7 Im Portal anmelden (/2) 7 Sobald Sie für einen Storebox Account registriert wurden, erhalten Sie eine automatisch generierte . In dieser finden Sie den Hyperlink zum Storebox Portal () sowie die Zugangsdaten (2), die Sie für den Log-in benötigen. Test User 2

8 Im Portal anmelden (2/2) 8 Tragen Sie den Benutzernamen () und das Passwort (2), welches Sie in der erhalten haben, in die entsprechenden Felder ein. Danach klicken Sie auf den «Log In» Button (3), um Storebox zum ersten Mal zu benutzen. 2 3

9 Dashboard (/4) 9 Im Dashboard erhalten Sie einen Überblick über Ihr Portal. Unter anderem ist hier aufgelistet, wie viele User in Ihrer Storebox aktiv sind, über wie viel Speicherkapazität Sie verfügen, etc.

10 Dashboard (2/4) 0 Im Diagramm «Cloud-Speicher (GB)» sehen Sie, wie hoch Ihre Speicher-Limite ist, wie viel Speicher bereits reserviert und wie viel () in Benutzung ist. Im Diagramm «Benutzer» sehen Sie, wie viele User in den letzten 30 Tagen erstellt worden sind und wie viele User total vorhanden sind (2). 2

11 Dashboard (3/4) Das Diagramm «Server-Agent-Licenses» zeigt Ihnen, wie viele «Server Backups» im Einsatz oder reserviert sind (). Unter «Workstation-Backup-Lizenzen» sehen Sie, wie viele Clients (auch «Agents» genannt) im Einsatz sind und wie viele reserviert sind (2). 2

12 Dashboard (4/4) 2 Unter «Cloud-Drive-Lizenzen» sehen Sie, wie viele Benutzerzugänge beansprucht bzw. reserviert worden sind (). Das Diagramm «Gerätelizenzen» zeigt an, wie viele NAS Gateway Lizenzen reserviert worden sind (2). 2

13 Userübersicht 3 Um die Gesamtübersicht aller User einzusehen, wechseln Sie nach erfolgreichem Log-in mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in die Rubrik «Verwaltung» () und klicken danach auf «Benutzer» (2). 2

14 Gesamtsicht der User 4 In dieser Ansicht sehen Sie alle relevanten Informationen zu allen Usern, welche ein Konto auf Ihrem Storebox Teamportal haben. Sie können dieser Auflistung beispielsweise entnehmen, wie viel Speicher Ihre User benutzen, ob sie einen Client konfiguriert haben, etc.

15 User erstellen (/2) 5 Zur Erstellung eines neuen Users klicken Sie unter «Benutzer» () auf «Neu» (2), damit der Vorgang gestartet wird. 2

16 User erstellen (2/2) 6 Tragen Sie in der nun erscheinenden Eingabemaske die Angaben des Users ein (). Unter «Provisionierung» (2) können Sie dem User danach mit Hilfe eines «Plans» die jeweilige Speicherkapazität zuteilen. 2

17 Plan vergeben (/2) 7 Klicken Sie auf das Auswahlfeld neben «Plan» (). Sie gelangen damit zur Auswahl der verschiedenen Pläne, welche u.a. dazu dienen die Speicherkapazität des Users zu bestimmen. Mit einem Klick auf das Auswahlfeld neben «Abo-Ende» (2) können Sie bestimmen, wie lange ein Plan gültig sein soll. 2

18 Plan vergeben (2/2) 8 Rufen Sie im nächsten Schritt mit einem Klick auf den Dropdown () die zur Verfügung stehenden Pläne auf. Mit einem Klick auf einen der Pläne (2) weisen Sie dem jeweiligen User einen Plan zu. Klicken Sie zum Schluss auf «OK» (3) und schliessen Sie den Vorgang ab. 2 3

19 Provisioning 9 Wenn Sie nun in die Ansicht «Users» wechseln, sehen Sie den neu erstellten User (inkl. Plan) in der Gesamtübersicht aller User auf dem Portal (siehe «Gesamtsicht der User»).

20 20 Plan erstellen

21 Planübersicht 2 Um zur Übersicht über alle Pläne zu gelangen, klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung auf dem Teamportal zunächst auf «Provisionierung» () und anschliessend auf «Pläne».

22 Plan erstellen (/5) 22 Um den Vorgang zur Erstellung eines neuen «Plans» zu starten, klicken Sie auf «Neuer Plan» ().

23 Plan erstellen (2/5) Plan Services 23 Jetzt können Sie die einzelnen «Services» () bestimmen. > Cloud-Backup-Service: Darf der User einen Backup auf dem Portal einrichten? > Seeding unterstützt: Darf der User externe Speichermedien via NAS Gateway mit Storebox verbinden? (aktuell nicht unterstützt) > Fernzugriff: Darf der User auch von anderen Geräten auf seinen Storebox Account zugreifen? > Cloud Drive: Darf der User das Cloud Drive nutzen (Hochladen, Runterladen)? > Einladungen zulassen: Darf der User Dateien und Ordner mit einem «Invitation»-Link versenden? Mit einem Mausklick auf «Weiter» (2) setzen Sie den Vorgang fort. 2

24 Plan erstellen (3/5) Snapshot-Einstellungen 24 Unter «Snapshot-Aufbewahrungsrichtlinie» können Sie definieren, wie lange () der Client eine Momentaufnahme («Snapshot») der Daten in Ihrem Cloud Drive aufbewahren soll. Sie können Aufbewahrungs-zeiten für tägliche, wöchentliche, monatliche, quartalsweise und jährliche Snapshots definieren. Mit einem Mausklick auf «Weiter» (2) können Sie den Vorgang fortsetzen. 2

25 Plan erstellen (4/5) Name und Beschreibung 25 Nun können Sie Ihrem erstellten Plan einen Namen () geben. Der Plan erscheint dann bei der Vergabe an die einzelnen User jeweils unter diesem Namen in der Auswahlliste. Mit einem Klick auf «Weiter» (2) gelangen Sie zum nächsten Schritt. 2

26 Plan erstellen (5/5) Begrenzungen 26 Im letzten Schritt können Sie die einzelnen Begrenzungen Ihres Plans definieren. > Speicher: Menge der Speicherkapazität in GB > Server-Agent-Lizenzen: Anzahl Server Clients (ermöglicht den Backup eines Servers) > Workstation-Backup-Lizenzen: Anzahl Storebox Clients (ermöglicht den Backup einer Workstation) > Gerätelizenzen: Anzahl NAS-Gateway-Lizenzen (ermöglicht den Anschluss eines NAS- Gateways an ein Portal) Mit einem Mausklick auf «Weiter» (2) können Sie den Vorgang abschliessen. 2

27 27 User bearbeiten

28 User Administration (/2) 28 Um einen User zu bearbeiten, klicken Sie unter «Benutzer» () auf «Bearbeiten» (2), damit der Vorgang gestartet wird. 2

29 User Administration (2/2) 29 Hier können Sie nun einzelne User bearbeiten, bzw. Passwort, -Adresse, Benutzernamen etc. ändern () und mit «Speichern» (2) sichern, so dass die Änderungen nicht verloren gehen. 2

30 Passwort ändern - Ablaufdatum festlegen 30 In der Bearbeitungsansicht haben Sie ausserdem die Möglichkeit, das Passwort () zu ändern, in dem Sie das vorhandene Passwort einfach überschreiben. Zudem können Sie ein Ablaufdatum des Passworts festlegen (2), damit der User gezwungen wird, sein Passwort nach Ablauf dieses Datums zu ändern. Mit einem Klick auf «Speichern» (3) speichern Sie die Änderungen. 2 3

31 User löschen 3 Für das Löschen von Usern klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung auf «Benutzer» (). Anschliessend wählen Sie die Benutzer aus (2), die Sie löschen möchten. Klicken Sie nun auf «Löschen» (3) und bestätigen Sie den Löschvorgang abschliessend mit einem Mausklick auf «Nur Benutzer löschen» (4)

32 Abmelden 32 Um sich erfolgreich vom Portal abzumelden, klicken Sie unten links auf «Abmelden» ().

33 33 Spezielles

34 Versionen (/3) 34 Unter «Protokolle» () haben Sie die Möglichkeit zu beobachten, welche Aktionen auf dem Portal ausgeführt wurden.

35 Versionen (2/3) 35 Mit einem Mausklick auf «System» () haben Sie die Möglichkeit verschiedene Optionen zu beobachten: > System: Zeigt auf, ob ein Systemupdate ansteht oder Systemfehler vorliegen > Lokales Backup: Backup von Gerät auf NAS-Gateway > Cloud Backup: NAS auf Portal oder Client auf Portal > Cloud-Sync: Zeigt Synchronisationsaktivitäten auf > Zugang: Zeigt auf, wer sich wann zuletzt eingeloggt hat > Prüfung: Zeigt auf, was erstellt wurde (User, Projekte etc.) > Agents: Zeigt alle Aktivitäten des Clients auf (Backup, Verbindungen etc.)

36 Versionen (3/3) 36 In diesem Beispiel wurde die Option «Prüfung» ausgewählt (), welche alle Aktivitäten in Bezug auf das Erstellen der User, Pläne, Projekte etc. aufzeichnet. Diese Darstellung zeigt auf, welcher User für welche Aktion zuständig gewesen ist. Die Aufzeichnung kann nachverfolgt werden.

37 Notifications 37 Unter «Einstellungen» « -Benachrichtigungen» () sehen Sie vordefinierte Einstellungen, welche den Zeitpunkt bestimmen, wann eine bestimmte Benachrichtigungen per an den jeweils betroffenen User versendet werden. Im Kästchen «Limit beträgt» (2) können Sie bspw. festlegen, bei welcher Speicherauslastung dem User mittgeteilt werden soll, dass sein Speicherplatz zur Neige geht (hier: 90%). 2

38 Virtual Portal Settings 38 Unter «Einstellungen für das Portal» () sehen Sie diverse globale Einstellungen des Portals. Auf Anfrage kann das Service Desk von Swisscom Storebox folgende Punkte für Sie ändern: Minimale Passwortlänge, Support , Support URL, Enable Homefolders, Enable Projects (2). 2

39 Invitations verwalten 39 Um einen Überblick über die einzelnen Einladungen zu erhalten, klicken Sie auf «Einstellungen» und anschliessend auf «Einladungen» (). Hier können Sie unter anderem die Einladungen begutachten oder auch löschen.

40 Alerts (/3) 40 Sie können sich per über die Aktivitäten der einzelnen User benachrichtigen lassen, indem Sie unter «Protokolle & Warnungen» auf « -Warnungen» klicken (). Mit einem Klick auf «Neu» (2) erstellen Sie einen neuen « -Warnungen». 2

41 Alerts (2/3) 4 Nun können Sie auswählen, aus welcher Rubrik Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten. Klicken Sie auf den Dropdown (), um die einzelnen Bereiche auszuwählen.

42 Alerts (3/3) 42 Wählen Sie schliesslich im Dropdown-Menü noch das einzelne Ereignis aus, über das Sie benachrichtigt werden möchten ().