Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten. 1 Was ist bwsync&share...

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1 1. Was ist bwsync&share Seite 1 Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten Kurzanleitung Steinbuch Centre for Computing, KIT Fassung vom Inhalt 1 Was ist bwsync&share Dienstbeschreibung Funktionalität Daten synchronisieren Daten teilen Wer darf bwsync&share nutzen? Shibboleth-Nutzer Externe Nutzer Registrieren Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten Registrierung für externe Nutzer Willkommensmail externe Nutzer Passwort vergessen? Login Webseite Login für Shibboleth-Nutzer Login für externe Nutzer Logout Übersicht über die Funktionsbereiche Gemeinsames Arbeiten Synchronisieren Nutzungsbedingungen Leistungen und Nutzerkreis Datenschutz Speicherplatz Datensicherheit Verfügbarkeit... 19

2 Seite 2 1. Was ist bwsync&share 1 Was ist bwsync&share 1.1 Dienstbeschreibung Der Dienst bwsync&share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg. Dieser wird seit dem am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben. Informationen zum Landesdienst finden sich auf den Webseiten des ALWR: Dieser Dienst wird im Rahmen der DFN-Cloud auch den Mitgliedern des DFN-Vereins angeboten ( Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten. Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung. 1.2 Funktionalität Daten synchronisieren bwsync&share ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern und mobilen Endgeräten zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Es stehen neben der hardwareunabhängigen Weboberfläche unterschiedliche Clienten zur Verfügung (Windows und Mac Desktop, Apps für Android und iphone/ipad). Abb. 1 Sync Daten teilen bwsync&share bietet die Möglichkeit, gemeinsam auf Daten zuzugreifen und diese mit verschiedenen Nutzer auszutauschen bzw. sie gemeinsam zu bearbeiten. Dabei stellt ein Nutzer sein Speicherkontingent zur Verfügung und erteilt weiteren Nutzer detaillierte Berechtigungen. Darüber hinaus können Links zum Download von Dateien oder Ordnern versandt werden.

3 1. Was ist bwsync&share Seite 3 Abb. 2 Share

4 Seite 4 2. Wer darf bwsync&share nutzen? 2 Wer darf bwsync&share nutzen? 2.1 Shibboleth-Nutzer Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten werden in diesem Handbuch als Shibboleth-Nutzer bezeichnet. Die Übermittlung der erforderlichen Daten zur Anmeldung und Berechtigungsabfrage zwischen lokaler Benutzerverwaltung und dem Dienst bwsync&sahre übernimmt ein Shibboleth-Identity-Provider. Ob alle oder nur eine bestimmte Gruppe innerhalb einer lokalen Institution berechtigt sind, legt die dortige Benutzerverwaltung fest. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Servicedesk/Helpdesk. Shibboleth-Nutzer müssen sich für den Dienst registrieren. Dabei muss den Nutzungsbedingungen des Dienstes zugestimmt werden. 2.2 Externe Nutzer Um die Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb der teilnehmenden Institutionen zu ermöglichen, können weitere Nutzer von Shibboleth-Nutzern zum Dienst eingeladen werden. Dabei wird ein eigenes Benutzerkonto in bwsync&share angelegt, das keiner lokalen Institution zugeordnet wird. Diese eingeladenen Nutzer werden in diesem Handbuch externe Nutzer genannt. Die initialen Daten sind die Mail-Adresse, an die die Einladung versandt wird sowie ein vom Nutzer gesetztes Passwort. Auch externe Nutzer müssen sich registrieren und den Nutzungsbedingungen zustimmen. Externe Nutzer erhalten keinen eigenen Speicherplatz und dürfen ohne explizite Rechte des Speicherplatz-Inhabers (eines Shibboleth-Nutzers) keine administrativen Aktionen ausführen. Die gesperrten Aktionen sind entsprechend ausgegraut bzw. werden nicht angezeigt.

5 3. Registrieren Seite 5 3 Registrieren Um den bwsync&share-dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen. 3.1 Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten Für Studierende und Beschäftigte der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten erfolgt die Registrierung über eine Webschnittstelle. Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite Wählen Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren. Abb. 3 Auswahl der Heimatinstitution Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet. Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von bwsync&share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird. Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken Sie auf Login.

6 Seite 6 3. Registrieren Abb. 4 Shibboleth-Anmeldeseite (Beispiel KIT) Sollten Sie keine Berechtigung für bwsync&share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw. Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk. Als Mitglied der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten wird Ihr Benutzerkonto in der Benutzerverwaltung von bwsync&share als Shibboleth-Nutzer bezeichnet. Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für Landesdienste am KIT weitergeleitet. In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu Anzeigeproblemen. Diese können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei Intranetsites in Kompaktansicht anzeigen entfernen. Oder verwenden Sie einen Firefox Browser. Klicken Sie in der Navigation bei bwsync&share auf Dienstbeschreibung, Registrieren.

7 3. Registrieren Seite 7 Abb. 5 Registrierungsseite Shibboleth-Nutzer Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den Hacken vor Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden setzen. Klicken Sie anschließend auf Registrieren. Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel des Benutzerhandbuchs. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Willkommensmail an die Ihrem lokalen Benutzerkonto zugeordneten Mail-Adresse.

8 Seite 8 3. Registrieren Abb. 6 Willkommensmail Shibboleth-Nutzer Sie erhalten eine Speicherquota von 25 GB. Sie können zu den Ordnern Ihres Kontingents weitere Nutzer einladen und ihnen Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Wer kein Shibboleth-Nutzer ist, erhält keine eigene Speicherquota. Er muss von einem Shibboleth- Nutzer als Externer Nutzer zu dessen Speicherbereich eingeladen werden. Informationen zum Einladen weiterer Nutzer finden Sie im entsprechenden Kapitel des Benutzerhandbuchs. 3.2 Registrierung für externe Nutzer Sie sind kein Mitglied einer teilnehmenden Hochschule oder Universität? Sie können auf Ordner von Shibboleth-Nutzern zugreifen, wenn diese Sie dazu einladen und Ihnen Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Die Einladung erfolgt anhand Ihrer Mail-Adresse, die dann auch als Benutzerkonto in bwsync&share dient. Sie werden per über die Einladung sowie über das Anlegen eines Benutzerkontos informiert Willkommensmail externe Nutzer Abb. 7 Willkommensmail Externe Nutzer

9 3. Registrieren Seite 9 Wenn Sie zum ersten Mal eingeladen werden, erhalten Sie zusätzlich eine Willkommens- Mail. Sie müssen sich im Anschluss registrieren und den Nutzungsbedingungen zustimmen. Bei der Registrierung vergeben Sie ein Passwort, mit dem Sie sich am Dienst bwsync&share anmelden können. Klicken Sie den mittleren Link, Sie werden auf die Sync&Share Gast Registrierung weitergeleitet. Sollte diese Willkommensmail verloren gehen, setzen Sie auf der Startseite des Dienstes das Passwort zurück: Anmeldung für Externe Nutzerkennung = Mail-Adresse eintragen auf: Passwort zurücksetzen klicken, Mail wird versandt (s.u.). Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu, tragen Sie Vor- und Nachname ein und vergeben Sie ein Passwort, das Sie zum Anmelden am Dienst bwsync&share benötigen. Danach: Speichern. Abb. 8 Registrierungsseite Externe Nutzer Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel des Benutzerhandbuchs. Sie können sich jetzt auf als Externer anmelden und haben Zugriff auf den Ordner, zu dem Sie eingeladen wurden. Sie können auch die unter Clients herunterladen ( zur Verfügung gestellten Clients nutzen Passwort vergessen? Öffnen Sie die Webseite und wählen Sie aus der Institutionsliste Externe Nutzer aus.

10 Seite Registrieren Abb. 9 Auswahl Externe Nutzer Geben Sie Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen. Abb. 10 Anforderung neues Passwort Eine Mail wird versandt. Überprüfen Sie Ihr Mail-Postfach und folgen Sie dem Link.

11 3. Registrieren Seite 11 Abb. 11 Mail Passwortrücksetzung Vergeben Sie ein neues Passwort. Sobald Sie ein den Regeln entsprechendes Passwort eingegeben haben, wird der Button Passwort jetzt neu setzen aktiviert. Abb. 12 Neues Password

12 Seite Login Webseite 4 Login Webseite Die Webseite bwsync&share kann hardware-unabhängig genutzt werden. Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite Abb. 13 Startseite 4.1 Login für Shibboleth-Nutzer Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich einmalig für den Dienst registrieren ( Als Studierender oder Beschäftigter der Hochschulen und Universitäten in Baden- Württemberg melden Sie sich mit Ihrem lokalen Benutzerkonto über Shibboleth an. Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von bwsync&share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird. Wählen Sie Ihre Institution aus und klicken Sie auf Anmelden. Abb. 14 Auswahl Institution

13 4. Login Webseite Seite 13 Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet. Abb. 15 Beispiel KIT Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken Sie auf Login. Nach erfolgreicher Shibboleth-Anmeldung sehen Sie die Übersicht Ihrer Folder. Sollten Sie keine Berechtigung für bwsync&share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw. Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk. 4.2 Login für externe Nutzer Wählen Sie Externe Nutzer bei Institution aus. Abb. 16 Anmeldung Externe

14 Seite Login Webseite Geben Sie Ihre Mail-Adresse als Nutzerkennung und das Passwort an. Abb. 17 Anmeldung Externe - Eingabe Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier zurücksetzen. Tragen Sie als Nutzerkennung Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen (s.o.). Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Folder, zu denen Sie eingeladen wurden. 4.3 Logout Zum Abmelden schließen Sie den Browser. 4.4 Übersicht über die Funktionsbereiche Für jeden Funktionsbereich finden Sie im Handbuch entsprechende Informationen. Abb. 18 Übersicht Ordner-Ebene

15 4. Login Webseite Seite 15 Abb. 19 Übersicht Dokument-Ebene 1 Ordner-Ebene Zurück zur Auflistung der Ordner (Start-Bildschirm) 2 Übersicht über hergestellte Links zu Ordnern oder Dateien 3 Download-Seite für die derzeit zur Verfügung stehenden Clients 4 Informationen und Einstellungen zum Benutzerkonto 5 Impressum des Dienstbetreibers KIT für die Webseite bwsyncandshare.kit.edu 6 Durch die Shibboleth-Authentifizierung ist ein Abmelden über das Schließen des Browsers nötig 7 Neuer Ordner anlegen 8 Navigationspfad Ordner/Unterordner 9 Suchfeld für Dateien 10 Ordner der aktuellen Ebene 11 Berechtigungen für den Ordner verwalten 12 Download des Ordners als zip-datei bzw. Download der Datei 13 Erstellen eines Links für den Zugriff Dritter auf den Ordner bzw. die Datei 14 Umbenennen des Ordners/der Datei 15 Löschen des Ordners/der Datei 16 Neues Unterverzeichnis erstellen 17 Dateien des aktuellen Ordners mit aktuellem Speicherdatum 18 Upload-Bereich 19 Anzeigen gelöschter Dateien dieses Ordners (Archiv) 20 Datei-Ebene - Zurück zur Auflistung der Dateien 21 Galerie-Ansicht für Bilder 22 Mediaplayer 23 Berechtigungen für den Ordner verwalten 24 Einstellungen des Ordners

16 Seite Gemeinsames Arbeiten 5 Gemeinsames Arbeiten Mit bwsync&share lässt sich kooperatives Arbeiten je nach Anforderung unterschiedlich organisieren. Abb. 20 Gemeinsam Arbeiten - Funktionalität Sie können auf Ihre Daten Zugriff gewähren, indem Sie Links auf Ordner oder Dateien versenden. Dabei haben Sie jedoch keine Kontrolle darüber, wer letztendlich die Daten herunterlädt. Diese Funktionalität kann gut für das Bereitstellen von Informationen wie z.b. Newslettern genutzt werden. Ein Upload via Link ist nicht möglich. Um in der Gruppe gemeinsam an den Dateien arbeiten zu können, können Sie weitere Nutzer einladen. Die Berechtigten und deren Berechtigung kann jederzeit nachvollzogen und geändert werden. Zum plattformunabhängigen Bearbeiten von Office-Dokumenten steht die Online- Anwendung Only Office zur Verfügung. Damit kann ein Dokument über die Weboberfläche auch von verschiedenen Nutzern gleichzeitig geöffnet und synchron geändert werden. Die Änderungen werden allen Teilnehmern einer Session live angezeigt.

17 6. Synchronisieren Seite 17 6 Synchronisieren Mit bwsync&share können Sie mit unterschiedlicher Hardware oder über die Webseite auf Ihre Daten zugreifen. Der Desktop-Client synchronisiert dabei automatisch die lokale Kopie Ihrer Dateien. Abb. 21 Synchronisieren - Funktionalität Zur Installation und Nutzung der Clients stehen entsprechende Handbücher bereit. Die App- Stores erreichen Sie über die Download-Seite:

18 Seite Nutzungsbedingungen 7 Nutzungsbedingungen Nutzungsbedingungen bwsync&share - bwsync&share Version Leistungen und Nutzerkreis Der Dienst bwsync&share ist ein Online-Speicherdienst, der Mitarbeitern und Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg zur Verfügung steht. Der Dienst ermöglicht es autorisierten Nutzern ihre Daten zwischen ihren Desktop-Rechnern, mobilen Endgeräten und den Speichersystemen des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zu synchronisieren. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich machen. Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystemen des KIT stellt das KIT für verschiedene Plattformen (Linux, Windows, Mac OS, Android, Apple) Klienten-Software zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten. 7.2 Datenschutz Wenn Sie sich für den bwsync&share-dienst registrieren, werden die folgenden Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung für den Zweck der Authentifizierung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort zum Zwecke der Diensterbringung gespeichert: Vor- und Nachname adresse Heimateinrichtung Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID) Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast) Mit Ihrer Zustimmung willigen Sie ein, dass die oben genannten Daten an KIT für den Zweck der Authentifizierung und der Diensterbringung übertragen werden. Wenn Sie nicht am bwsync&share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den bwsync&share Dienst übertragen. Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden beachtet. Es gelten die Regeln der 'Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation' (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie (abzurufen unter Speicherplatz Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 25 GB beschränkt.

19 7. Nutzungsbedingungen Seite Datensicherheit Die Kommunikation zwischen den Endgeräten des Nutzers und der Dienstinfrastruktur des KIT erfolgt verschlüsselt. Die abgespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des KIT abgelegt. Der Datenzugriff ist beschränkt auf: Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat. Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden Zugriffsrechten autorisiert hat. Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht. 7.5 Verfügbarkeit Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der Servicezeit (werktags von bis Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante Dienstunterbrechungen (z.b. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von fünf Tagen angekündigt.