Projektmanagement für Ingenieure

Transkript

1 Projektmanagement für Ingenieure

2 Walter Jakoby Projektmanagement für Ingenieure Ein praxisnahes Lehrbuch für den systematischen Projekterfolg 2., aktualisierte und erweiterte Auflage Mit164 Abbildungen, 59 Tabellen und 66 Übungsaufgaben

3 Prof. Dr. Walter Jakoby FH Trier Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Vieweg Springer Fachmedien Wiesbaden 2010, 2013 Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Springer Vieweg ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media

4 Vorwort zur 2. Auflage Die positive Resonanz auf das Buch macht mir Mut, weitere Arbeit zu investieren, und die schon nach kurzer Zeit erforderliche Neuauflage, gibt mir die Gelegenheit, Konzept und Inhalt gezielt weiterzuentwickeln. Neu hinzugekommen sind die beiden Kapitel über Kosten- und Qualitätsmanagement. Ausführlicher werden die Aktivitäten zum Projektabschluss dargestellt. Das Kapitel über Software-Werkzeuge wurde um eine kompakte Anleitung zum Gebrauch von MS-Excel für einfache Planungsaufgaben erweitert und der Schnelleinstieg in MS-Project wurde auf die neueste Version 2010 aktualisiert. Mit der 2. Auflage wird der Lehrbuchcharakter des Buches noch stärker betont: Jedes Kapitel beginnt mit einer kurzen Inhaltsangabe und der Nennung der Lernziele; alle beschriebenen Begriffe und Methoden werden an Beispielen verdeutlicht; am Ende jedes Kapitels findet sich ein Repetitorium mit Zusammenfassung, Checklisten, Verständnisfragen und Übungsaufgaben. Der begrenzte Platz im Buch macht eine Konzentration auf das Wesentliche nötig. Daher werden die Lösungen zu den Fragen und Übungsaufgaben im Online-Bereich, den der Verlag zum Buch eingerichtet hat ( zur Verfügung gestellt. Dort sind auch weitere Unterlagen zu finden, wie z. B. Abbildungen, Formulare und Projektdateien. Für die gute und angenehme Zusammenarbeit danke ich Herrn Dapper und Frau Himmel vom Springer Vieweg Verlag und Frau Fromm von Fromm MediaDesign. Mein herzlicher Dank gilt auch allen Leserinnen und Lesern, deren Hinweise, Nachfragen und Anmerkungen mich angeregt und motiviert haben. Trier und Lorscheid, im Oktober 2012 Walter Jakoby

5 VI Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Projekte einmalige, zielorientierte und zeitbegrenzte Vorhaben sind fester Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Sie sind die Reaktion auf steigende Anforderungen in Form komplexer technischer Probleme, kürzer werdender Innovationszyklen, wachsenden Kostendrucks und zunehmender Vernetzung. Um die dabei auftretenden Probleme zielgerichtet zu lösen, Teams termintreu zu führen und Produkte marktgerecht zu gestalten, müssen unstrukturierte Arbeitsflüsse in Prozessen organisiert und durch konsequente Planung und Steuerung als Projekte verwirklicht werden. Selbstverständlich hat es immer schon Projekte gegeben, die einfach so zum Erfolg geführt wurden. Es hat aber auch einfach so schon manche Projektpleite gegeben. Je höher die Anforderungen und je härter die Randbedingungen sind, desto weniger werden ungemanagte Projekte gelingen. Projektmanagement ist aber keine Kanone, die man auspackt, um jeden kleinen Projektspatzen zu fangen. Es stellt vielmehr eine Palette systematischer Methoden zur Verfügung, die zur Lösung unterschiedlicher Probleme genutzt werden können. Man muss wissen, wie man die Methoden anwendet, man muss wissen, welche man braucht und wann man sie braucht. Dieses Buch soll Absolventen technischer Studiengänge und berufserfahrenen Ingenieuren und Informatikern eine praxisnahe und kompakte Einführung in die Methoden des Projektmanagements geben. Meine Erfahrungen als Projektleiter und als Projektberater bilden nicht nur die fachliche Basis, sondern vor allem die Motivation zum Schreiben des Buchs. Technische Fragestellungen sind oft schon komplex genug; allzu gerne werden daher Fragen zu Kosten und Terminen beiseite geschoben und das Planen und Steuern der Projekte anderen überlassen. Projektmanagement ist in vielen betriebswirtschaftlichen Studiengängen zu finden; in manchen technischen Studiengängen klafft hier eine Lücke. Dies wird der heutigen beruflichen Wirklichkeit nicht gerecht. Wer sich im Dreiklang von Funktionen, Terminen und Kosten nur auf eine Komponente konzentriert, erfüllt seine Aufgabe nur so weit wie ein Musiker, der einen Akkord mit nur einem Ton zu spielen versucht. Ich hoffe, dass dieses Buch zum erfolgreichen Zusammenspiel technischer und wirtschaftlicher Denkweisen beitragen kann, damit aus kreativen Ideen in strukturierten Projekten innovative Produkte werden. Lorscheid, im August 2010 Walter Jakoby

6 Inhaltsverzeichnis 1 Projekte In 7 Schritten zum Projekt Definitionen Projektbeispiele Abgrenzung von Nicht-Projekten Klassifizierung von Projekten Systeme und Projekte Systemdefinition Projekte aus Systemsicht Projekte als Problemlösungsprozesse Probleme Prozesse Projektmanagement Der Projektmanagement-Prozess Entwicklung des Fachgebiets Normen, Standards, Zertifizierung Fallbeispiele Repetitorium Problemlösungsprozesse Der allgemeine Problemlösungsprozess Problemanalyse Problemerkennung Problemstrukturierung Erstellung eines Zielsystems Von der Zielwolke zum Zielsystem Zielvariablen und Zielkriterien Randbedingungen und Gütekriterien Zielstrukturierung Lösungssynthese Bedingungen der Ideenfindung Methoden der Ideenfindung Lösungsauswahl Intuitive und qualitative Entscheidungen Analytische Entscheidungsverfahren Repetitorium Projektgründung Das Zieldreieck von Projekten Der Projektauftrag Bedeutung und Inhalt des Projektauftrags Auftragsdokumente... 77

7 VIII Inhaltsverzeichnis Formale Anforderungen Lastenheft und Pflichtenheft Inhalt und Gliederung von Lasten- und Pflichtenheft Projektkalkulation Das Aufwands-Auftrags-Dilemma Mögliche Lösungen Repetitorium Projektorganisation Aufbauorganisation Linienorganisation von Unternehmen Formen der Aufbauorganisation Auswahlkriterien für die Organisationsform Projektbeteiligte Ablauforganisation Teilprozesse eines Projekts Standard-Ablaufstrukturen Varianten von Ablaufstrukturen Organisation der Informationsflüsse Information, Kommunikation, Dokumentation Informationsmanagement Informationsmanagement im Projekt Das Projektmanagement-Handbuch Repetitorium Strukturplanung Produktstrukturplanung Der Produktstrukturplan Zusammensetzung des Produktstrukturplans Vorgehensweise zur Planerstellung Projektstrukturplanung Der Projektstrukturplan Produktorientierte Gliederung Prozessorientierte Gliederung Standard-Projektstrukturpläne Repetitorium Projektschätzung Methodische Grundlagen des Schätzens Ziel des Schätzens Schätzmethoden Bedingungen des Schätzens Mathematische Grundlagen des Schätzens Wahrscheinlichkeitsrechnung Verteilungsfunktionen Zwei- und Dreipunktschätzung

8 Inhaltsverzeichnis IX 6.3 Schätzung der Projektdauer Schätzung des Aufwands bei Software-Systemen Repetitorium Ablauf- und Terminplanung Ablaufmodelle Anordnungsbeziehungen Netzpläne Planungsmethoden Critical-Path-Method Metra-Potential-Methode PERT-Methode Gantt-Diagramme Kapazitätsplanung Repetitorium Risikomanagement Projektrisiko Unsicherheiten in Projekten Der Risikobegriff Der Risikomanagement-Prozess Risiko-Identifikation Risiko-Bewertung Risiko-Minderung Eventualfallplanung Risiko-Überwachung Repetitorium Kostenmanagement Kosten Grundbegriffe der Kostenrechnung Arbeitskosten Kostenplanung in Projekten Projektkalkulation Kostenverteilung Kostencontrolling mittels Earned Value Analyse Aufgabe und Ziele des Kostencontrollings Ermittlung der Istwerte Analyse von Plan-, Ist- und Sollzahlen Repetitorium Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement-Systeme Total Quality Management Quality Function Deployment Qualitätsmanagement in Projekten Repetitorium

9 X Inhaltsverzeichnis 11 Projektsteuerung Projektkontrolle Projektdatenerfassung Projektdatenauswertung Fortschrittsplanung Meilenstein-Trendanalyse Fortschrittssteuerung Projektabschluss Wozu ein Projektabschluss? Abnahme des Projektergebnisses Der richtige Zeitpunkt für den Projektabschluss Erkenntnissicherung Projektauflösung Repetitorium Der Mensch im Projekt Selbstmanagement Methoden des effizienten Arbeitens Umgang mit Stress Projektleiter Aufgaben eines Projektleiters Anforderungen an Projektleiter Führungsstile Projektteams Teambildung Personalauswahl Team-Entwicklungsphasen Repetitorium Software-Werkzeuge Software-Werkzeuge im Projektmanagement Einordnung der PM-Software-Werkzeuge Anforderungen an PM-Software-Werkzeuge Der Markt für PM-Software Office-Werkzeuge im Projektmanagement Einsatzbereiche von Office-Werkzeugen Tabellenkalkulation am Beispiel von MS-Excel Handhabung wichtiger Projektlisten und -pläne mit MS-Excel MS-Project: Schnelleinstieg Die Struktur von MS-Project Die Benutzeroberfläche von MS-Project Vorgangsplanung Ressourcenplanung Dateihandhabung Repetitorium

10 Inhaltsverzeichnis XI Anhang A1 Formulare A1.1 Projekt-Dokument A1.2 Projektdefinition A1.3 Arbeitspaketbeschreibung A1.4 Besprechungsbericht A1.5 Statusbericht A1.6 To-Do-Liste A1.7 Risikoanalyse A2 Glossar A3 Verweise A3.1 Literatur A3.2 Hyperlinks A3.3 Normen A4 Verzeichnisse A4.1 Formelzeichen A4.2 Beispiele A4.3 Abbildungen A4.4 Tabellen Sachwortverzeichnis