Sprachrufnummern bearbeiten

Transkript

1 Sprachrufnummern bearbeiten Allgemein Bevor Sie eine Rufnummer verwenden können, muss diese zuerst einem Ziel (IP-Telefon, Softphone, Fritz-Box oder auch Rufgruppen, Mailboxen und Weiterleitungen) zugeordnet bzw. an ein Ziel weitergeleitet werden. Im ersten Teil dieses Hilfeartikels erhalten Sie zunächst eine Hilfestellung zur Schnelleinrichtung Ihrer Rufnummer. Das Ziel ist hier primär die Zuordnung der Rufnummer zu einem Ziel, um über die Rufnummer erreichbar zu sein. Der zweite Teil des Hilfeartikels gibt Ihnen eine detaillierte Hilfestellung zu den verschiedenen Weiterleitungstypen, Anruffiltern und Weiterleitungszielen. Sie haben die Möglichkeit Weiterleitungen nach Wochentag, Datum und Uhrzeit einzurichten. Dadurch können Sie eingehende Anrufe vorab beliebig steuern und somit Ihre Erreichbarkeit optimieren können. Navigation 1. Klicken Sie bitte auf das Stift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus der Rufnummer zu gelangen. Schnelleinrichtung Bitte folgen Sie den folgenden Schritten, um Ihre Rufnummer einem Ziel zuzuordnen:

2 1. Da es sich hier um die Rufnummer handelt über die Sie Telefongespräche führen, wählen Sie zunächst "Sprache" als Verwendungstyp der Rufnummer. 2. Klicken Sie bitte nun auf "Weiterleitungsregel anlegen".

3 3. Bitte wählen Sie hier Weiterleitungstyp 1 als Regel für die Weiterleitung. Diese greift zu jeder Tages- und Nachtzeit, sofern das Ziel (Endgerät) erreichbar ist. Bei Nicht-Erreichbarkeit greift die Basisregel (oder, je nach Konfiguration, andere eingerichtete Weiterleitungsregeln). 4. Wählen Sie hier ein Ziel aus: In diesem Beispiel wird an das IP-Endgerät "Büro" weitergeleitet "nach Unbegrenzt" bedeutet, dass die Weiterleitung unmittelbar geschieht. Das IP-Endgerät "Büro" wird also unmittelbar einen Anruf signalisieren, nachdem die Verbindung zu der Sprachrufnummer: aufgebaut wurde. Sie haben die Rufnummer dem gewünschten Ziel zugeordnet und sind somit über die Rufnummer erreichbar. Detaillierte Einrichtung Der folgende Hilfeartikel geht detailliert auf die einzelnen Weiterleitungstypen, Anruffilter und Weiterleitungsziele ein. Nachdem Sie das Stift-Symbol in der Rufnummernliste geklickt haben, gelangen nun in die Übersicht, in der Sie ihre

4 Sprachrufnummern verwalten und Weiterleitungsregeln für diese einrichten können: 1. Sollten Sie die Rufnummer von einer Sprachrufnummer in einen anderen Typ ändern wollen (z.b. eine Faxnummer), können Sie über das Drop-Down-Menü tun. 2. Mindestens eine Weiterleitung muss eingerichtet werden, wenn Sie auf einem IP-Endgerät erreichbar sein möchten. Denn zu dem Zeitpunkt, wenn Sie eine Rufnummer erhalten und aktivieren, ist diese mit keinem IP-Endgerät verknüpft. Damit die angerufene Rufnummer in einem gewünschten Ziel z.b. einem stationären IP-Endgerät oder auch einem Softphone klingeln kann, muss also eine Weiterleitung eingerichtet werden, die die Rufnummer zum dem gewünschten Ziel führt. Um eine Weiterleitung einzurichten, klicken Sie bitte auf "Neue Weiterleitung anlegen". 3. Dies Basisregel greift, wenn Sie keine Weiterleitungsregeln eingestellt haben. Voreingestellt ist dabei eine StandardMailboxansage von fonial. Sofern also die Sprachrufnummer angerufen wird und keine Weiterleitung eingerichtet ist, wird der Anrufende also auf kein IP-Endgerät weitergeleitet, sondern automatisch auf diese Mailbox geleitet. Sie können diese Ansage im Drop-Down-Menü jedoch auch gegen eine eigene Mailboxansage oder ein (virtuelles) Freizeichen tauschen. Das Freizeichen hat die Funktion dem Anrufenden zu signalisieren, dass die Rufnummer aktiv ist, auch wenn sie mit keinem Endgerät verknüpft ist. Kurz: Es klingelt also kein IP-Endgerät wenn die Rufnummer angerufen wird, da keine Weiterleitung auf ein IP-Endgerät einrichtet wurde, der Anrufende hört aber trotzdem ein Freizeichen. Ihre Rufnummer

5 Nachdem Sie auf "Neue Weiterleitung anlegen" gedrückt haben, haben Sie nun im Bereich der Sprachrufnummern die Möglichkeit, eingehende Anrufe mit Hilfe von eigenen Weiterleitungsregeln zu steuern und somit Ihre Erreichbarkeit zu optimieren. Je nach Bedarf richten Sie Regeln für Wochentage oder Feiertage mit Zeitkomponenten (z.b. von Uhr) ein. Es können beliebig viele Weiterleitungsregeln verschiedener Weiterleitungstypen eingerichtet und in der Abfolge priorisiert werden. 1. Bitte wählen Sie zuerst den Verwendungstyp der Rufnummer aus. In diesem Fall: Sprache. 2. Bei "Name" können Sie eine Weiterleitung individuell benennen, z.b. "Weiterleitung an Werktagen". 3. Wählen Sie die Priorität aus, die einer Weiterleitung beigemessen werden soll. Die Priorität eins hat dabei die höchste Priorität. Diese sollten Sie Ereignissen zuteilen, die Vorrang haben, beispielsweise Feiertagen und Ferienzeiten. So erscheint es logisch, einer Urlaubs- und Feiertagsregelung die Priorität eins einzuräumen und dann der "normalen" Werktagsregelung die Priorität zwei. Oder aber (wenn man Feier- und Urlaubstage gänzlich außen vor lässt) Sie räumen einer Regelung für Mittwochs (beispielsweise wenn Sie Mittwochs nur halbtags arbeiten) die erste Priorität ein und allen anderen Werktagen als Normalfall die zweite Priorität. 4. Nun können Sie den Weiterleitungstyp auswählen und die Weiterleitung einrichten. Das wird Ihnen auf den nächsten Darstellungen näher erläutert. Weiterleitungstyp auswählen und Weiterleitung einrichten Im Folgenden werden Ihnen die unterschiedlichen Weiterleitungstypen näher erläutert und gezeigt, wie Sie Weiterleitungen einrichten. Weiterleitungstyp 1

6 1. Weiterleitungstyp 1 können Sie auswählen, wenn die Weiterleitung ohne besondere Regel angelegt werden soll, d.h. die Weiterleitung gilt ohne Ausnahme an allen Wochentagen und jederzeit. Weiterleitungstyp 2: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag 1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2, wenn die Weiterleitung an bestimmten Wochentagen und Uhrzeiten gelten soll. Die Wochentage und die Uhrzeiten können individuell bestimmt werden. 2. Wählen Sie die gewünschten Wochentage aus, an denen die Weiterleitung gelten soll. 3. Geben Sie die Zeitspanne ein, in der die Weiterleitung gelten soll. Sofern Sie an verschiedenen Wochentagen verschiedene Uhrzeiten eingeben wollen, müssen Sie dies über mehrere

7 Weiterleitungsregeln machen. Weiterleitungstyp 3: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum 1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 3, wenn die Weiterleitung zu bestimmten Tagen und Uhrzeiten gelten soll. Es besteht die Möglichkeit, mehrere verschiedene Tage (Daten) in einer Weiterleitungsregel zu erfassen. 2. Tragen Sie das gewünschte Datum ein, an dem die Weiterleitung gelten soll. 3. Tragen Sie hier die gewünschte Zeitspanne ein, in der die Weiterleitung gelten soll. 4. Wenn Sie eine weitere Bedingung anlegen möchten (einen weiteren Tag), klicken Sie bitte auf "Neue Bedingung anlegen". Anruffilter für anonyme Anrufe

8 Wenn Sie einen Anruffilter aktivieren möchten, haben Sie zwei Optionen: 1. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie anonyme Anrufe filtern möchten. Diese Anrufe werden dann automatisch auf ein von Ihnen bestimmtes Weiterleitungsziel (z.b. Mailbox) weitergeleitet. Um alle Anrufe grundsätzlich und jeder Zeit auf ein bestimmtes Ziel (wie die Mailbox) weiterzuleiten, ist es sinnvoll, dafür eine eigene Regel anzulegen, in der nur der Weiterleitungstyp 1 kombiniert mit dem Filter für anonyme Anrufe angelegt sind. Dieser Regel ist dann die Priorität 1 zuzuordnen, da sie immer gilt und damit eine höhere Bedeutung hat, als Umleitungen an Feiertagen oder in Urlaubszeiten. Individuelle Anruffilter

9 1. Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und/ oder Ländervorwahlen: Setzen Sie diesen Filter, wenn bestimmte Rufnummern (Einzelrufnummern, Ortsrufnummern oder Rufnummern mit einer bestimmten Ländervorwahl) direkt auf ein Weiterleitungsziel Ihrer Wahl (z.b. Mailbox) weitergeleitet werden sollen. 2. Geben Sie dazu die jeweiligen Einzelrufnummern, Orts- und/ oder Ländervorwahlen ohne Leer- und Sonderzeichen ein. Verwenden Sie Platzhalter, wie z.b * um Rufnummern bestimmter Vorwahlbereiche zu filtern. Der schwarze Kasten bietet Ihnen eine Hilfestellung, wie Sie die Rufnummern eingeben können. Auch hierbei gilt, dass für Anruffilter in der Regel eine eigene Weiterleitung mit der höchsten Priorität sinnvoll ist (vgl. Anruffilter für anonyme Anrufe). Weiterleitungsziel wählen

10 1. Wählen Sie aus, wohin die Rufnummer weitergeleitet werden soll. Hier können Sie zum Beispiel eine Rufnummer, Mailbox, Rufgruppe oder auch eine IVR wählen. Für weitere Informationen zum Anlegen einer IVR folgen Sie bitte dem Artikel "IVR einrichten". 2. Sie können auch noch weitere Weiterleitungsziele auswählen (auf die nach einer bestimmten Zeit weitergeleitet werden soll), wenn Sie auf "Neues Weiterleitungsziel anlegen" klicken.

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12 3. Wenn Sie ein weiteres Ziel angelegt haben, können Sie wieder individuell auswählen, wohin der Anruf nach einer bestimmten Zeitspanne weitergeleitet werden soll (was nur dann Sinn ergibt, wenn als erstes Weiterleitungsziel nicht die Mailbox ausgewählt wurde). 4. Legen Sie fest, nach welcher Zeitspanne der Anruf von dem Weiterleitungsziel 1 an das zweite Weiterleitungsziel weitergeleitet werden soll. Speichern oder weitere Weiterleitung anlegen 1. Klicken Sie dann entweder auf "Weiterleitung speichern", oder 2. Klicken Sie auf "Neue Weiterleitung anlegen", wenn Sie eine weitere Weiterleitung anlegen möchten. Neue Weiterleitung anlegen

13 Wenn Sie zusätzlich der Ersten noch eine oder mehrere neue Weiterleitung anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Geben Sie den Namen der zweiten Weiterleitung ein, wie z.b. Regel Wochenenden. 2. Geben Sie die Priorität der zweiten Weiterleitung an. (Priorität 1 steht immer über Priorität 2, d.h. bei Ausnahmen sollten Sie Priorität 1 auswählen und bei regelmäßigen Weiterleitungen Priorität 2.) 3. Gehen Sie wie vor beschrieben auch für die neue(n) Weiterleitung(en) vor. Hierbei können Sie eine Weiterleitung auch aktivieren bzw. deaktivieren (Klick auf den grünen Haken bzw. den roten Kreis) oder Löschen (Klick auf den Papierkorb). In unserer Hilfestellung "Fallbeispiele Weiterleitungen" finden Sie Anwendungsbeispiele für Weiterleitungen. Video: Rufnummern bearbeiten: Sprache Video: Weiterleitungen Basisregel Video: Weiterleitungstyp 1 Video: Weiterleitungstyp 2 Video: Weiterleitungstyp 3 Video: Weiterleitungen Anruffilter Video: Weiterleitungsziel fonial GmbH