OPplus Branchenlösung

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1 OPplus Branchenlösung Certified For Microsoft Dynamics NAV für Microsoft Dynamics NAV alle Versionen Handbuch BASIS Handbuch VERBÄNDE gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Allgemein 4 Struktur dieses Handbuchs 4 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole 4 Navigationsbereich OPplus 5 Das Modul OPplus Basis (Gruppe Basis) 6 Basis Einrichten OPplus einrichten 6 OPplus einrichten Button Funktion Einrichtungsdaten OPplus erstellen 6 OPplus einrichten Register Erw. Ausgleich 7 OPplus einrichten Register Autom. Ausgleich I 9 OPplus einrichten Register Autom. Ausgleich II 11 Automatischer Ausgleich II - Beispielszenarien Belegnummer Beginn ab/länge 15 OPplus einrichten Register Zlg. Import 18 OPplus einrichten Register Texte 19 OPplus einrichten Register Währung 20 Basis Einrichten Kontierungshinweistexte 20 Basis Einrichtung GV Code Kontierungsregeln 21 Basis Einrichtung Kontierungsregeln 21 Kontierungsregeln - Register Zeile 1 24 Kontierungsregeln - Register Zeile 2 26 Kontierungsregeln - Register Zeile 3 28 Kontierungsregeln - Register Zeile 4 30 Kontierungsregeln - Register Optionen 32 Basis Einrichtung Debitorenkarte 33 Basis Einrichtung Kreditorenkarte 35 Basis Einrichtung Bankkonten 36 Basis Einrichtung Erw. Debitor Bankkonten Debitor Bankkonto für den Import sperren Basis Einrichtung Erw. Kreditor Bankkonten Kreditor Bankkonto für den Import sperren Basis Einrichtung Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen 38 Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen 38 Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen Button Vorlage Buch.-Blattnamen 39 Basis Einrichtung Zlg. Import Schnittstelle 39 Basis Einrichtung Zlg. Import Verzeichnisse 43 Zahlungsbedingungen Gutschrift sofort fällig 47 Basis Einrichtung CSV Port Karte 47 CSV Port Karte Register Allgemein 48 CSV Port Karte Register Import 50 CSV Port Karte Register Export 51 CSV Port Karte Felder der Zeile 53 CSV Port Karte Button Zeile Mapping 54 CSV Port Karte Button CSV Port 55 CSV Port Karte Button Funktionen 56 CSV Port Karte - Karte der Zeilen 58 Schritt für Schritt: Einrichten eines CSV-Ports für den Bankimport 60 Hinweis zu CSV-Port Import direkt in ein Fibu Buch.-Blatt 61 Import von Zahlungsdateien (Kontoumsätze) 62 Basis Zlg. Import via CSV Port (mit Standardschnittstelle) 62 Basis Zlg. Import via CSV Port (ohne Standardschnittstelle) 62 Basis Zlg. Import via MT Basis Zlg. Import via BESR (Zahlungsimport CH) 65 Basis Zlg. Import via CREMUL (Zahlungsimport AT) 65 Basis Zlg. Import via REMADV 66 Basis Zlg. Import via REMADV und ZIS 67 Basis Zlg. Import via REMADV als CSV 70 Basis Zlg. Import via Kreditkarte (EPA) 70 Basis Zlg. Importjournal 71 Zlg. Importjournal Button Journal 72 Zlg. Importjournal Button Funktionen 74 Zlg. Importjournal löschen 74

3 Basis / Verbände Übertrag der importierten Zahlungsdateien in Fibu Buch.-Blätter 75 Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt 75 Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt, Button Funktion Zlg. Import 76 Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt, Button Funktion Zlg. Import -> Logfile 76 Basis Erw. Zahlungseingang (Funktionalitäten des Buch.-Blattes) 79 Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt Zusätzliche Spalten 79 Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt Aktion -> Funktion 80 Das Fenster Komfortausgleich 81 Das Fenster Komfortausgleich Button Funktion 82 Das Fenster Erweiterter Ausgleich 83 Das Fenster Erweiterter Ausgleich Button Ausgleich 86 Vorkontierung / OP Ausgleich beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter 87 Vorkontierung beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter 87 OP-Ausgleich beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter 89 Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.- Blätter 90 Praxistipps für den Einsatz des Erweiterten Ausgleichs von OPplus 95 Skonto gewährt bzw. Skonto erhalten 95 Skonto bei Teilzahlungen 95 Darstellung Dimension für Skontokorrektur 95 Darstellung Splitbuchung beim Verlassen des Erw. Ausgleiches 96 Beispiele Prozessablauf beim Zlg. Import mit dem Modul Basis 96 Export der Kontoauszugsdaten aus der Banksoftware 97 Prozessablauf Basis allgemeingültige Voraussetzungen 98 Prozessablauf Beispiel Import MT940 (einzelne Datei) 98 Prozessablauf Beispiel Import MT940 (mehrere Dateien) 99 Prozessablauf Beispiel Import CSV Port (Standardschnittstelle) 99 Basis - Währungstool 100 OPplus einrichten Register Währung 100 Währungseinrichtung 101 OPplus einrichten Button Funktion Währungswechselkurse importieren 101 Automatische Aktualisierung der Währungswechselkurse 102 Basis Kassenbuch 104 Basis Journal Kassenbuch 106 Fremdwährungskassenbuch 106 Basis Scheckeinreicher 107 Basis / Zahlungsverkehr / Sachkonto Offene Posten Fremdwährung 109 OPplus einrichten Register Währung 109 Anwendungsbeispiel Kurs FW mit MW ausgleichen 110 Anwendungsbeispiel Kurs FW in FW ausgleichen 112 Anwendungsbeispiel Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen 114 Das Modul OPplus Verbände (Gruppe Verbände) 116 Verbände Verband 116 Erweiterter Ausgleich zusätzliche Felder bei Verband 118 Erweiterter Ausgleich Buchung im Erw. Ausgleich splitten bei Verband118 Verbände Debitor / Kreditor Verbund 118 Verbände Debitorverband Offene Posten / Kreditorverband Offene Posten 121 Erweiterter Ausgleich zusätzliche Felder bei Deb./Kred. Verbund 123 Erweiterter Ausgleich Buchung im Erw. Ausgleich splitten bei Debitor / Kreditor Verbund 123 Mahnung inkl. Kreditorenposten bei Debitor / Kreditor Verbund 124 Mahnungen erstellen (Report 188) 124 Mahnungszeilen vorschlagen (Report 189) 125 Kreditorenposten - Mahnstufe und Mahnungsposten

4 HANDBUCH OPplus Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: OPplus Basis OPplus Verbände Die Funktionalitäten dieser beiden Module befinden sich in den Gruppen Basis und Verbände des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzliche wichtige Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden

5 Basis / Verbände Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird:

6 HANDBUCH OPplus Das Modul OPplus Basis (Gruppe Basis) Dieses Kapitel beschreibt Einrichtung und Anwendung des Moduls OPplus Basis, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Basis. Basis Einrichten OPplus einrichten Im Fenster OPplus Einrichtung werden die Ersteinrichtungsdaten erstellt (einmalig) sowie Vorgabeinformationen für den Bankimport und Ausgleich hinterlegt. Sie müssen das Fenster OPplus Einrichtung für jeden Mandanten, den Sie mit Microsoft Dynamics NAV verwalten, ausfüllen. Dieser Abschnitt beschreibt die Registerkarten und die Felder im Fenster OPplus Einrichtung. Um das Fenster OPplus Einrichtung anzuzeigen, klicken Sie im Navigationsbereich auf OPplus Basis Einrichten OPplus einrichten OPplus einrichten Button Funktion Einrichtungsdaten OPplus erstellen Bevor Sie mit dem Modul Basis arbeiten können, müssen Sie zwingend die Ersteinrichtungsdaten erstellen: Klicken Sie im Navigationsbereich auf OPplus Basis Einrichten OPplus einrichten Button Funktion Einrichtungsdaten OPplus erstellen Die gezeigte Abfrage erscheint für jeden Mandanten Ihrer Datenbank, unabhängig davon, von welchem Mandanten aus Sie diese Funktion aufrufen. Durch diese Ersteinrichtung werden u.a. bestimmte Einrichtungsfelder mit Daten vorbelegt sowie die für das Modul notwendigen Fibu-Buchblätter angelegt. Nur beim erstmaligen Aufruf werden alle Einrichtungsdaten erstellt, so dass vorhandene Konfigurationsdaten nicht überschrieben werden. Beim Erstellen der OPplus Einrichtungsdaten werden automatisch OPplus Rollen angelegt. Diese müssen dann den jeweiligen Benutzern zugeordnet werden, damit Sie mit den OPplus Modulen reibungslos arbeiten können

7 Basis / Verbände OPplus einrichten Register Erw. Ausgleich F e ld Release Nr. Grenzwert Skontoausbuchung B e s c h r e ibung Zeigt die Versionsnummer der installierten OPplus-Version an. Beim erstmaligen Ausführen der Funktion Einrichtungsdaten OPplus erstellen wird der Wert auf 10,00 voreingestellt. Hier tragen Sie den gültigen Wert in Mandantenwährung (MW) ein, welcher bei der Funktion Saldo ausgleichen im Fenster Erweiterter Ausgleich der Grenzwertvalidierung dienen wird. Ist der verbleibende Ausgleichssaldo kleiner oder gleich als der hier eingetragene Wert, wird der Ausgleichssaldo vom System als Skonto ausgebucht. Ist der verbleibende Ausgleichssaldo höher als der hier eingetragene Wert, wird der Ausgleichssaldo vom System nicht als Skonto verbucht. Dieser Grenzwert wird nur beim Ausführen der Funktion Saldo ausgleichen berücksichtigt. Eine nachträgliche manuelle Erhöhung des Betrages in der zugehörigen Fibu Buch.-Blattzeile würde eine Übersteuerung ermöglichen. Verbandsnummern Ausgleich mit Enter verlassen ESC wie OK im Erw. Ausgleich Buchung im Erw. Ausgleich splitten Hier geben Sie den Code der Nummernserie ein, die bei der Anlage von Verbänden verwendet werden soll. Wenn Sie hier keinen Haken setzen, muss der OK-Button explizit angeklickt werden, um das Fenster Erweiterter Ausgleich so zu verlassen, dass die durchgeführten Aktionen wirksam werden. Beim erstmaligen Ausführen der Funktion Einrichtungsdaten OPplus erstellen wird der Haken in diesem Feld gesetzt. Wenn Sie hier einen Haken setzen, verhält sich die ESC-Taste im Fenster Erweiterter Ausgleich analog zum OK-Button. Bei dieser Einstellung müssen Sie explizit den Button Abbrechen betätigen, wenn Sie den Ausgleich unterbrechen wollen. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Buchung im Buchungsblatt als Splitbuchung (Aufteilungsbuchung) dargestellt, sofern Sie einen Ausgleich im Erweiterten Ausgleich mit einem Ausgleichssaldo bestätigen. Dabei wird die erste Zeile als Bankbuchung, die folgenden Zeilen als Buchungen auf die Personenkonten, die letzte Zeile ggf. als

8 HANDBUCH OPplus F e ld Zahlungsdatum berücksichtigen Mehrfachzahlung zulassen Zlg. Summe Buchen Kassenbuch beim Buchen automatisch drucken Dimension für Skontokorrektur Dimension für Ausgleichsdetailposten Handbuch im Internet B e s c h r e ibung Saldobuchung getätigt. Wenn Sie das Feld frei lassen, wird jede Zeile für sich ins Buchungsblatt gestellt, mit dem entsprechenden Bankkonto als Gegenkonto. Siehe auch Kapitel Darstellung Splitbuchung beim Verlassen des Erw. Ausgleiches Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden im Erweiterten Ausgleich nur die Posten angezeigt, deren Buchungsdatum vor dem Buchungsdatum der zugehörigen Fibu Buch.-Blattzeile liegt. Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie eine Rechnung/Gutschrift innerhalb eines Fibu Buch.-Blattes durch mehrere (Teil-) Zahlungen ausgleichen wollen. Haben Sie im Erweiterten Ausgleich mehrere Posten markiert, so wird die Zahlung beim Buchen in ihre jeweiligen Anteile gesplittet. Setzen Sie hier einen Haken, wird zunächst auf dem Debitor die Gesamtzahlungssumme gebucht, anschließend als Storno wieder ausgebucht, und dann erfolgen die einzelnen Ausgleichsbuchungen. In diesem Feld definieren Sie, ob beim Buchen der Buch.-Blätter der Buch.-Blattvorlage KASSE der Bericht Kassenbuch automatisch gedruckt werden soll. Für die Skontokorrektur können Sie aus den folgenden Parametern wählen: MWST. Posten Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionen der MWST-Posten gebildet. Fibu Buch.-Blattzeile (immer) Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionen der Fibu Buch.-Blattzeile übernommen Nicht leere Fibu Buch.-Blattzeile Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionen der Fibu Buch.-Blattzeile übernommen, wenn hier explizit Werte angeben werden. Sachkonto (immer) Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionsvorgaben des Skontokontos übernommen Fibu Buch.-Blattzeile (wenn MWST Posten leer) Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionen der MWST-Posten gebildet. Werden hier keine gefunden, so werden die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung aus der Fibu Buch.-Blattzeile übernommen. Sachkonto (wenn MWST Posten leer) Die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung werden aus den Dimensionsvorgaben der MWST-Posten übernommen. Werden hier keine gefunden, so werden die Dimensionen der Skontokorrekturbuchung aus den Vorgaben des Skontokontos übernommen. Analog zur Skontokorrektur können Sie aus folgenden zwei Parametern für die Dimension der Ausgleichsdetailposten wählen: Fibu Buch.-Blattzeile Die Dimensionen werden aus den Dimensionen der Fibu Buch.-Blattzeile übernommen. Ausgeglichener Posten Die Dimensionen werden aus den ausgeglichenen Posten übernommen. Hier wird die Adresse der Homepage von OPplus angezeigt. Zum Download des aktuellen Handbuchs klicken Sie auf den HyperlinkButton rechts neben dem Feld

9 Basis / Verbände OPplus einrichten Register Autom. Ausgleich I F e ld Skontotoleranzbetrag B e s c h r e ibung Dieses Feld enthält den maximalen Betrag in Mandantenwährung einer Skontotoleranz. Die OPplus-Module werten ausschließlich dieses Feld aus. Einstellungen aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung des Standards werden nicht berücksichtigt. Min. Länge Debitornummer Max. Länge Debitornummer Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Debitorennummern ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Debitorennummern ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). In Verbindung mit dem Feld Min. Länge Debitornummer erhalten Sie so einen Längenbereich, welcher beim Import gegen die Tabelle Debitor validiert wird. Min. Länge Kreditornummer Max. Länge Kreditornummer Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Kreditornummern ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Kreditornummern ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). In Verbindung mit dem Feld Min. Länge Kreditornummer erhalten Sie so einen Längenbereich, welcher beim Import gegen die Tabelle Kreditor validiert wird. Min. Länge Debitor Belegnr. Max. Länge Debitor Belegnr. Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Debitor Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Debitor Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Min. Länge Debitor Ext. Belegnr. Max. Länge Debitor Ext. Belegnr. Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Debitor Ext. Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Debitor Ext. Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0)

10 HANDBUCH OPplus F e ld B e s c h r e ibung Min. Länge Kreditor Belegnr. Max. Länge Kreditor Belegnr. Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Kreditor Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Kreditor Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Min. Länge Kreditor Ext. Belegnr. Max. Länge Kreditor Ext. Belegnr. Tragen Sie hier die minimale Länge Ihrer Kreditor Ext. Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Tragen Sie hier die maximale Länge Ihrer Kreditor Ext. Belegnummer ein. Sie können das Feld auch leer lassen (entspricht dem Wert 0). Führende Nullen überlesen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden beim Zlg. Import führende Nullen im Verwendungszweck nicht berücksichtigt. Dieses Feld sollten Sie z. B aktivieren, wenn Ihre Belegnr. oder Debitoren/Kreditorennummern mit mehreren Nullen beginnen können und Sie davon ausgehen, dass diese im Verwendungszweck bei Überweisungen weggelassen werden. Abwarten im Deb. Posten berücksichtigen Abwarten im Kred. Posten berücksichtigen Debitor Saldomethode Kreditor Saldomethode Debitorkontierung ohne Posten akzeptieren Kreditorkontierung ohne Posten akzeptieren Gültige Zeichen im Beleg Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird ein Ausgleich beim Import in das Buchblatt nicht vorgenommen, wenn in dem zugehörigen Debitorenposten imfeld Abwarten ein Eintrag vorhanden ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird ein Ausgleich beim Import in das Buchblatt nicht vorgenommen, wenn in dem zugehörigen Kreditorenposten im Feld Abwarten ein Eintrag vorhanden ist. Ein Haken in diesem Feld bewirkt, dass der Zahlbetrag mit dem Saldo des Debitors verglichen wird. Stimmt dieser überein, werden alle offenen Posten des jeweiligen Debitors für den Ausgleich markiert. Ein Haken in diesem Feld bewirkt, dass der Zahlbetrag mit dem Saldo des Kreditors verglichen wird. Stimmt dieser überein, werden alle offenen Posten des jeweiligen Kreditors für den Ausgleich markiert. Ist dieser Haken gesetzt, so wird eine Kontierung des Debitors auch vorgenommen, wenn dieser keine offenen Posten hat. Sie sollten dieses Feld aktivieren, wenn Sie häufig mit Vorkassezahlungen arbeiten. Ist dieser Haken gesetzt, so wird eine Kontierung des Kreditors auch vorgenommen, wenn dieser keine offenen Posten hat. Tragen Sie hier alle Buchstaben und Ziffern ein, die entweder in Ihren Belegnummern oder in Ihren Debitoren/ Kreditorennummern vorkommen können. Dieses Feld kann bis zu 20 Zeichen enthalten, sowohl Ziffern als auch Buchstaben. Die Funktion Zlg. Import verwendet die Eintragungen in diesem Feld folgendermaßen: Zunächst werden alle Verwendungszweckzeilen zu einer einzigen Zeile zusammengezogen. In dieser werden alle Zeichen aus dem Bankbeleg durch Leerzeichen ersetzt, die nicht im Feld Gültige Zeichen im Beleg eingetragen sind. Nur über die verbleibenden Zeichen wird versucht Ausgleiche zu erkennen und vorzuschlagen. Filter Debitornummer Filter Kreditornummer Wenn in diesem Feld ein NAV-typischer Filter eingetragen wird, wird der automatische Ausgleich der offenen Posten optimiert. Das bedeutet, dass nur Suchbegriffe, die den Filterkriterien entsprechen, bei der Debitorensuche berücksichtigt werden. Wenn in diesem Feld ein NAV-typischer Filter eingetragen wird,

11 Basis / Verbände F e ld Filter Debitor Belegnr. Priorität Bankkontensuche Priorität Zalungstranskationssuche Logfile beim Zahlungsimport erstellen B e s c h r e ibung wird der automatische Ausgleich der offenen Posten optimiert. Das bedeutet, dass nur Suchbegriffe, die den Filterkriterien entsprechen, bei der Kreditorensuche berücksichtigt werden. Wenn in diesem Feld ein NAV-typischer Filter eingetragen wird, wird der automatische Ausgleich der offenen Posten optimiert. Das bedeutet, dass nur Suchbegriffe, die den Filterkriterien entsprechen, bei der Belegnummernsuche berücksichtigt werden. Dieses Feld steuert, ob die Suche über die Bankverbindungen vor oder nach der Suche über die Verwendungszwecke ausgeführt wird. Dieses Feld steuert, ob die Suche über die Transaktionen vor oder nach der Suche über die Verwendungszwecke ausgeführt wird. Wenn hier der Haken gesetzt worden ist, so wird beim Import eines Importjournals ins Zahlungsbuchblatt eine Log-Datei unter dem Verzeichnis C:\Temp\LOG.TXT erstellt. Diese beinhaltet die abgearbeiteten Schritte zur Findung von Konto + Beleg. Sinnvoll ist dieser Haken nur dann, wenn unklar ist, wieso bestimmte Belege nicht gefunden werden. So kann an Hand der erstellten Datei nachvollzogen werden, welche Suchroutinen das Programm durchlaufen wird. Es ist zu empfehlen diesen Haken dann hier wieder zu entfernen, da die Performance dadurch beeinträchtigt wird. OPplus einrichten Register Autom. Ausgleich II F e ld Debitor Belegnr. analysieren Debitor Ext. Belegnr. analysieren B e s c h r e ibung Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Belegnummern der Debitorenposten zur Analyse herangezogen. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die externen Belegnummern der Debitorenposten zur Analyse herangezogen. Kreditor Belegnr. analysieren Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Belegnummern der Kreditorenposten zur Analyse herangezogen

12 HANDBUCH OPplus F e ld Kreditor Ext. Belegnr. analysieren B e s c h r e ibung Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die externen Belegnummern der Kreditorenposten zur Analyse herangezogen. Debitor Bankverbindung analysieren Kreditor Bankverbindung analysieren Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Bankverbindungen der Debitoren analysiert und für den Ausgleich herangezogen. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Bankverbindungen der Kreditoren analysiert und für den Ausgleich herangezogen. Debitor Bankverbindung einfügen Kreditor Bankverbindung einfügen Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden automatisch die nicht vorhandenen Bankverbindungen für die Debitoren angelegt. Diese Bankverbindung ist in dem Debitor Bankkonto entsprechend gekennzeichnet und wird lediglich für Bankimporte genutzt. Sie können diese Funktionalität auch je Debitor abstellen [Kapitel Basis Einrichten Debitorenkarte ] Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden automatisch die nicht vorhandenen Bankverbindungen für die Kreditoren angelegt. Diese Bankverbindung ist in dem Kreditor Bankkonto entsprechend gekennzeichnet und wird lediglich für Bankimporte genutzt. Sie können diese Funktionalität auch je Kreditor abstellen [ Kapitel Basis Einrichten Kreditorenkarte ] Debitorenposten Betrag analysieren Kreditorposten Betrag analysieren Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird ein Ausgleich auf den Debitorenposten auch dann vorgenommen, wenn in den Verwendungszwecken zwar keine Belegnummer angegeben wird, das System aber genau einen offenen Posten findet, dessen Betrag mit dem Zahlbetrag übereinstimmt. Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird ein Ausgleich auf den Kreditorenposten auch dann vorgenommen, wenn in den Verwendungszwecken zwar keine Belegnummer angegeben wird, das System aber genau einen offenen Posten findet, dessen Betrag mit dem Zahlbetrag übereinstimmt. Aufträge analysieren Bestellungen analysieren Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden beim Import in die Fibu- Buchblätter auch die offenen Aufträge analysiert um eine Kontierung zu erreichen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden beim Import in die Fibu- Buchblätter auch die offenen Bestellungen analysiert um eine Kontierung zu erreichen. Deb. Belegnummer Beginn ab Deb. Belegnummer Länge Hier legen Sie den Beginn der Debitor Belegnummer im Verwendungszweck fest. Es können positive, sowie negative Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, ab welcher Stelle der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck diese mit den Belegnummern in den OP verglichen werden sollen, weil z.b. alle Rechnungen mit dem gleichen Zeichen beginnen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Hier tragen Sie Länge der Debitor Belegnummer im Verwendungszweck ein. Ein Eintrag in diesem Feld erzwingt den Mindestwert 1 im Feld Deb. Belegnummer Beginn ab. Es können nur positive Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, wie viel Stellen der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck mit den Belegnummern in den OP verglichen werden sollen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II

13 Basis / Verbände F e ld B e s c h r e ibung Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Ext. Deb. Belegnummer Beginn ab Ext. Deb. Belegnummer Länge Hier legen Sie den Beginn der Ext. Debitor Belegnummer im Verwendungszweck fest. Es können positive, sowie negative Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, ab welcher Stelle der angegebenen Ext. Belegnummer im Verwendungszweck diese mit den Ext. Belegnummern in den OP verglichen werden sollen, weil z.b. alle Rechnungen mit dem gleichen Zeichen beginnen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Hier tragen Sie Länge der Ext. Debitor Belegnummer im Verwendungszweck ein. Ein Eintrag in diesem Feld erzwingt den Mindestwert 1 im Feld Ext. Deb. Belegnummer Beginn ab. Es können nur positive Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, wie viel Stellen der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck mit den Ext. Belegnummern in den OP verglichen werden sollen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Kred. Belegnummer Beginn ab Kred. Belegnummer Länge Hier legen Sie den Beginn der Kreditor Belegnummer im Verwendungszweck fest. Es können positive, sowie negative Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, ab welcher Stelle der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck diese mit den Belegnummern in den OP verglichen werden sollen, weil z.b. alle Rechnungen mit dem gleichen Zeichen beginnen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Hier tragen Sie Länge der Kreditor Belegnummer im Verwendungszweck ein. Ein Eintrag in diesem Feld erzwingt den Mindestwert 1 im Feld Kred. Belegnummer Beginn ab. Es können nur positive Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, wie viel Stellen der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck mit den Belegnummern in den OP verglichen werden sollen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Ext. Kred. Belegnummer Beginn ab Ext. Kred. Belegnummer Länge Hier legen Sie den Beginn der Ext. Kreditor Belegnummer im Verwendungszweck fest. Es können positive, sowie negative Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, ab welcher Stelle der angegebenen Ext. Belegnummer im Verwendungszweck diese mit den Ext. Belegnummern in den OP verglichen werden sollen, weil z.b. alle Rechnungen mit dem gleichen Zeichen beginnen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge Hier tragen Sie Länge der Ext. Kreditor Belegnummer im Verwendungszweck ein. Ein Eintrag in diesem Feld erzwingt den Mindestwert 1 im Feld Ext. Kred. Belegnummer Beginn ab. Es können nur positive Ganzzahlen eingetragen werden. Dieses Feld bestimmt bei der OP-Suche während des Imports, wie viel Stellen der angegebenen Belegnummer im Verwendungszweck mit den Ext. Belegnummern in den OP verglichen werden sollen. Beispielszenarien finden Sie im Kapitel Automatischer Ausgleich II

14 HANDBUCH OPplus F e ld B e s c h r e ibung Beispielszenarien Belegnummer Beginn/Länge

15 Basis / Verbände Automatischer Ausgleich II - Beispielszenarien Belegnummer Beginn ab/länge Sie können über diese Felder für die Angaben der Debitor Belegnummer, Debitor Externen Belegnummer, Kreditor Belegnummer und Kreditor Externen Belegnummer in den Verwendungszwecken einen festgelegten Beginn und eine Länge für den Ausgleich bestimmen. Für das Feld Beginn ab können positive, sowie negative Ganzzahlen eingetragen werden. Für das Feld Länge können nur positive Ganzzahlen eingetragen werden. Beispielszenarien Im Folgenden werden ein paar Beispielszenarien aufgezeigt. Daran soll verdeutlicht werden, wie die verschiedenen Einrichtungen miteinander zusammen agieren. Positive Werte in Beginn ab ohne Länge Beispiel für dieses Szenario ist die Belegnummer GB Die ersten 3 Zeichen sollen hier übersprungen werden, da Sie nicht der signifikante Teil einer Belegnummer sind, sondern beispielsweise ein Kürzel für eine Niederlassung. In der Einrichtung muss dann also Beginn ab = 4 hinterlegt werden. Einrichtung Beginn ab 4 Länge 0 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck GB Belegnummer zum Ausgleich Für die Findung des Ausgleichsbeleges wird dann lediglich herangezogen. Negative Werte in Beginn ab ohne Länge Beispiel für dieses Szenario ist die Belegnummer GB. Die letzten 3 Zeichen sollen hier übersprungen werden, da Sie nicht der signifikante Teil einer Belegnummer sind, sondern beispielsweise ein Kürzel für eine Niederlassung. Nun ist es möglich hier einen negativen Wert in das Feld Beginn ab einzutragen. Dies wäre in diesem Beispiel -4. Durch das minus wird der eingetragene Wert einfach von hinten betrachtet: (von rechts nach links gelesen) BG Die 4 ist dann wieder der Beginn aber der 4. Stelle rückwärts gelesen. Einrichtung Beginn ab -4 Länge 0 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck GB Belegnummer zum Ausgleich Für die Findung des Ausgleichsbeleges wird lediglich herangezogen

16 HANDBUCH OPplus Verwendung von Länge Es ist nicht möglich explizit NUR eine Länge anzugeben. Wenn eine feste Länge verwendet werden soll und diese gleich beim ersten Zeichen beginnen soll, dann muss in Beginn ab eine 1 eingetragen werden. In einem Beispiel könnte es so aussehen, dass Die Belegnummer immer aus 8 Stellen besteht und am Ende verschieden lange Kürzel für Niederlassungen angefügt wurden. Beispielbelegnummer: ABC-01 In der Einrichtung wird dann der Wert Beginn ab auf 1 gesetzt. Die Länge wird dann auf 8 gesetzt. Einrichtung Beginn ab 1 Länge 8 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck ABC-01 Belegnummer zum Ausgleich Es steht der String also die ersten 8 Zeichen zur Belegsuche zur Verfügung. Positive Werte in Beginn ab mit Länge Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass am Beginn immer ein Kürzel übergeben wird, dann eine Belegnummer von fester Länge aufgeführt wird und noch ein Suffix mitgegeben wird. Eine beispielhafte Nummer wäre ABCD Die ersten 5 Zeichen gehören zum Präfix, es folgt eine 8- stellige Belegnummer und dann ein 4 stelliger Suffix. In der Einrichtung wäre dann nötig das Feld Beginn ab auf 6 zu setzen und die Länge auf 8 zu setzen. Einrichtung Beginn ab 6 Länge 8 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck ABCD Belegnummer zum Ausgleich Auch hier steht zur Belegsuche wieder zur Verfügung. Negative Werte in Beginn ab mit Länge In diesem Beispiel ist es so, dass das Präfix eine unbekannte Länge aufweist. Als Suffix hingegen besteht eine feste Länge. Es wird am Ende ein 3-stelliger Suffix aufgeführt. Die Belegnummer ist 8 Zeichen lang. Es wird dann für das Feld Beginn ab der Wert -4 eingetragen und für das Feld Länge der Wert 8. Beispielnummer 1: GB Einrichtung Beginn ab -4 Länge 8 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck GB Belegnummer zum Ausgleich Beispielnummer 2: GB Einrichtung Beginn ab -4 Länge 8 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck GB Belegnummer zum Ausgleich Bei beiden eingegangenen Belegnummern kommt am Ende der Wert für die Belegnummer heraus

17 Basis / Verbände Der String wird von OPplus gedreht BG und dann ab dem 4. Zeichen gelesen -> Dieser String wird dann wieder in Original-Leserichtung verwendet -> Der String wird von OPplus gedreht BG und dann ab dem 4. Zeichen gelesen -> Dieser String wird dann wieder in Original-Leserichtung verwendet -> Absicherung bei zu kurzen Werten Die Mindestlänge, die von OPplus auf Basis des Programmcodes zur Suche verwendet wird, ist 4. Wenn ein Suchbegriff durch den Beginn ab und/oder die Länge zu kurz sein würde, wird die Belegnummer so benutzt wie im Verwendungszweck angegeben Beispiel 1 Belegnummer wird mit 9 Stellen im Verwendungszweck angegeben Einrichtung Beginn ab 7 Länge 0 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck Belegnummer zum Ausgleich Da nur 3 Stellen übrig bleiben würden, wird die Belegnummer wie angegeben verwendet. Beispiel 2 - Belegnummer wird mit 8 Stellen im Verwendungszweck angegeben Einrichtung Beginn ab -5 Länge 6 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck Belegnummer zum Ausgleich Da nur 4 Stellen übrig bleiben und die Länge aber 6 Stellen ist, wird die Belegnummer wie angegeben verwendet. Beispiel 3 Belegnummer wird mit 9 Stellen im Verwendungszweck angegeben Einrichtung Beginn ab 5 Länge 3 Auswirkung Belegnummer im Verwendungszweck Belegnummer zum Ausgleich Da 5 Stellen übrig bleiben und die Länge aber 3 Stellen ist, wird die Belegnummer wie angegeben verwendet

18 HANDBUCH OPplus OPplus einrichten Register Zlg. Import F e ld Standardschnittstelle Zlg. Import Journalnummern Zlg. Import Schnittstellennummern B e s c h r e ibung In diesem Feld können Sie eine Standardschnittstelle für den Zahlungsimport via CSV Port hinterlegen. In diesem Feld müssen Sie die Nummernserie hinterlegen, die für den Import der Kontoauszüge verwendet werden soll. In diesem Feld müssen Sie die Nummernserie hinterlegen, die für die Codevergabe bei den Importschnittstellen verwendet werden soll. Dieses Feld sollte möglichst nur in dem Mandanten gefüllt sein, der zum Einlesen der Kontoauszüge verwendet wird. Sollten dafür mehrere Mandanten genutzt werden, sollten hier unterschiedliche Nummernserien hinterlegt sein. Dies führt sonst ggf. zu Problemen beim Mandantenübergreifenden Aufteilen! Standard-Zlg. Importdatei Importpfad MT940 Backup-Pfad MT940 Dateierweiterung MT940 Ist hier ein Pfad und Dateiname eingetragen, wird dieser Eintrag immer bei Verwendung der Standardschnittstelle beim Zlg. Import via CSV Port berücksichtigt. Hier tragen Sie den Pfad für den MT940 Import ein (z.b. C:\transfer\). Der Eintrag in diesem Feld wird bei der Funktion MT940-Verzeichnis berücksichtigt. Hier muss der Pfad eingetragen, wenn der Import File nicht gelöscht werden soll (z.b. C:\transfer\backup). Der Eintrag wird bei der Funktion MT940 Verzeichnis berücksichtigt. Hier kann die Dateierweiterung (z.b.: *.sta) für die MT940-Datei eingetragen werden. Der Eintrag in diesem Feld wird bei der Funktion MT940-Verzeichnis berücksichtigt

19 Basis / Verbände OPplus einrichten Register Texte F e ld Text Ausgleichsbuchung Zahlung Text Ausgleichsbuchung Text Saldobuchung Text Summenbuchung Zlg. Text Rundungsbuchung Ausgleichstexte bei Einzelausgleich verwenden B e s c h r e ibung In diesem Feld kann hinterlegt werden, welcher Text beim Ausgleich eines offenen Postens in das Beschreibungs-Feld der Fibu Buch Buch.-Blattzeile übertragen werden soll, wenn in der Fibu Buch.-Blattzeile die Belegart Zahlung ist. In diesem Feld kann hinterlegt werden, welcher Text beim Ausgleich eines offenen Postens in das Feld Beschreibung der Fibu Buch Buch.-Blattzeile übertragen werden soll, wenn in der Fibu Buch.-Blattzeile die Belegart leer ist. In diesem Feld kann hinterlegt werden, welcher Text bei Verwendung der Funktion Saldo ausgleichen im Fenster Erw. Ausgleich in das Feld Beschreibung der Fibu Buch Buch.-Blattzeile übertragen werden soll. In diesem Feld kann hinterlegt werden, welcher Text in das Feld Beschreibung der Fibu Buch Buch.-Blattzeile übertragen werden soll, wenn die Option Zlg.Summe buchen auf JA gesetzt ist [Feld auf Register Erw. Ausgleich ]. Hier kann hinterlegt werden, welcher Text bei einer von der Anwendung herbeigeführten Rundungsbuchung in das Feld Beschreibung übertragen werden soll. Mit aktiver Option werden die Texte auch beim manuellen Ausgleich verwendet, wenn dieser über die Maske Erweiterter Ausgleich erfolgt. Bei der Einrichtung der Texte können Sie folgende Platzhalter verwenden: Beispiel: %1 die Belegnummer des ausgeglichenen Postens %2 der Ausgleichsbetrag %3 der Skontobetrag %4 Skonto % %5 Kontonummer %6 Kontoname %7 externe Belegnummer %8 externe Belegnummer wenn gefüllt ansonsten die NAV interne Belegnummer %9 bei Kreditoren die externe Belegnummer wenn gefüllt ansonsten die NAV interne Belegnummer; bei Debitoren immer die interne NAV Belegnummer

20 HANDBUCH OPplus F e ld Text Ausgleichsbuchung Zahlung F e ldin h a lt Ausgl. %1,Zlg. %2./. Skt %3 Mit dieser Einrichtung würde bei Ausgleich der Rechnung F01001 mit einer Zahlung in Höhe von 470,40 unter Abzug von Skonto in Höhe von 9,60 folgender Text übersetzt: Ausgl. F01001,Zlg. -470,40./. Skt -9,60. Wenn Sie keine Texte einrichten, werden für die Buchungstexte analog zum Standard die Namen der jeweiligen Konten verwendet. OPplus einrichten Register Währung Dieses Register steht im Zusammenhang mit dem Währungstool und ist im Kapitel OPplus Währungstool erläutert. Basis Einrichten Kontierungshinweistexte Die Tabelle Kontierungshinweistexte wird vom Bankimport bei der Auswertung des Verwendungszwecks verarbeitet. F e ld Art Hinweistext Beginn ab Länge B e s c h r e ibung In diesem Feld wird die Art ausgewählt (Debitornummer, Kreditornummer oder Belegnummer). In dieses Feld werden die von den Debitoren oder Kreditoren genutzten Abkürzungen eingetragen (z.b. Kd-Nr. oder KD.). Wenn in diesem Feld ein Wert eingetragen ist, wird mit der Prüfung ab einer bestimmten Stelle begonnen. In dieses Feld kann die Länge der Belegnummer eingetragen werden. Präfix Hier kann ein Präfix angegeben werden (Beispiel 1). Suffix Hier kann ein Suffix angegeben werden (Beispiel 2). Beispiel 1: Kontonummer mit Präfix Ihre Debitorennummern beginnen stets mit D, es folgt eine 5-stellige Nummer ( D12345 ). Bei der Zahlung geben Ihre Kunden die Nummer mal mit dem D, mal ohne D an. Erstellen Sie eine Zeile vom Typ Kontonummer ; lassen Sie die Spalte Hinweistext leer; tragen Sie unter Präfix D ein: Die Anwendung versucht nun, sowohl die Variante D12345 als auch die Variante zuzuordnen

21 Basis / Verbände Beispiel 2: Belegnummer mit Suffix Ihre Rechnungsnummern beginnen stets mit einer 6-stelligen Nummer, der das Kürzel VR folgt: VR. Einige Kunden geben das Kennzeichen VR an, andere nicht. Erstellen Sie eine Zeile vom Typ Belegnummer ; lassen Sie den Hinweistext leer; tragen Sie unter Suffix VR ein:.beim Bankimport wird nun nach den Varianten mit und ohne Suffix gesucht. Basis Einrichtung GV Code Kontierungsregeln Die Tabelle GV Code Kontierungsregeln wird vom Bankimport bei der Auswertung des Verwendungszwecks verarbeitet. In dieser Ansicht werden Ihnen nur die Kontierungsregeln für das Feld Geschäftsvorfallcode (GV Code) der Bankbelege angezeigt (das bedeutet: es besteht ein programmtechnisch vordefinierter Filter auf dem Feld Feldnr. mit dem Filterwert 42). Mit OPplus Basis erhalten Sie in dieser Tabelle bereits Einträge für die GV Codes 004 (Abbuchung), 005( Einzug), 009(Rücklastschrift), 051(Überweisung) und 052( Dauerauftrag), wenn sie die Einrichtungsdaten erstellen. Sollten in einer Importdatei auf den Zeilen andere Werte im Feld GV Code enthalten sein, werden diese von der Anwendung automatisch als neue Schlagwörter 1 in dieser Tabelle eingetragen. Dabei wird das Feld Belegart immer mit Zahlung und das Feld Kontoart immer mit Debitor vorbelegt. Es ist hier auch möglich Gebühren (z.b. PayPal) mit zu berücksichtigen (Import via CSV-Port). Die Einrichtung der Gebühren findet dann über die Optionen statt ( Gebühren aus CSV-Port, Betrag ohne Gebühren und Gebührenvorzeichen drehen ). Alle weiteren Kontierungsregeln werden Ihnen über das Menü Basis Einrichten > Kontierungsregeln angezeigt. Die Erläuterung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Basis Einrichten > Kontierungsregeln. Sie können an dieser Stelle auch Kontierungsregeln für andere Felder des Bankbeleges eingeben. Geben Sie jedoch hier im Feld Feldnr. einen anderen Wert als 42 an, wird der Datensatz durch den fest vordefinierten Filter herausgefiltert. Sie können diesen dann aber immer noch über das Menü Basis Einrichten > Kontierungsregeln sehen/ändern. Basis Einrichtung Kontierungsregeln In dieser Ansicht werden Ihnen alle Kontierungsregeln mit Ausnahme derer für das Feld Geschäftsvorfallcode (GV Code) der Bankbelege angezeigt. Diese werden Ihnen über das Menü Basis Einrichtung > GV Code Kontierungsregeln angezeigt. Die Tabelle Kontierungsregeln wird vom Bankimport bei der Auswertung des Verwendungszwecks verarbeitet

22 HANDBUCH OPplus Anm.: Die Abbildung enthält nicht alle Spalten/Felder-> Weitere Optionen über Regel -> Karte zu finden Bitte beachten Sie, dass bei einer Kontierung immer nur 1 Kontierungsregel gezogen wird. Dies ist die erste, die im System gefunden wird. Wenn Sie 2 Kontierungsregeln einpflegen, bei denen das Schlagwort in beiden Fällen gleich ist, so muss die Kontierungsregel, die ein zweites Schlagwort beinhaltet, zwingend in der Reihenfolge über der allgemeinen Kontierungsregel stehen. Hier ein Beispiel: Nun wird das System zunächst schauen, ob es die Kombination Schlagwort 1 UND Schlagwort 2 gibt. Wenn ja, dann wird Konto 1400 verwendet. Wenn nein, dann wird nur Schlagwort 1 gesucht. Wenn dies der Fall ist, dann wird Konto 1600 verwendet. Wäre die Reihenfolge wie folgt: Würde das System schauen, ob es Schlagwort 1 gibt. Wenn ja, dann nimmt er Konto 1600 und beendet die Prüfung. Ob der speziellere Fall Inkl. Schlagwort 2 auch vorhanden ist und eventuell Konto 1400 eingetragen werden müsste, wird gar nicht mehr abgefragt. Demnach ist die Reihenfolge der Kontierungsregeln bei der Anlage schon wichtig. Immer zuerst die Einrichtung mit Schlagwort 1 und Schlagwort 2 und danach die Einrichtung mit Schlagwort 1 ohne Schlagwort 2. Da in dieser tabellarischen Ansicht nicht alle konfigurierbaren Felder angezeigt werden, muss man über den Button Regel auf die jeweilige Kontierungsregel-Karte verzweigen. Aus der Oben gezeigten Maske kann man über Regel in die Karte wechseln und hat die Möglichkeit für bis zu 4 Zeilen eine Vorkontierung einzurichten. Außerdem besteht u.a. die Möglichkeit die Buchungsgruppen, sowie die unterschiedlichen Shortcutdimensionen einzutragen

23 Basis / Verbände Sie können an dieser Stelle auch Kontierungsregeln für das Feld Geschäftsvorfallcode eingeben. Der Datensatz wird aber durch den fest vordefinierten Filter herausgefiltert. Sie können diesen dann aber immer noch über das Menü Basis Einrichtung > GV Code Kontierungsregeln sehen/ändern

24 HANDBUCH OPplus Kontierungsregeln - Register Zeile 1 F e ld Schlagwort B e s c h r e ibung Dieses Feld kann zur Kontierungshilfe herangezogen werden, um einen Textschlüssel (z.b. 070 für Schecks) oder den Text im Verwendungszweck oder im Feld Auftraggeber für einen Kontierungsvorschlag zu verwenden. Beim Zgl. Import via REMADV werden nun die Kontierungsregeln zur Kontierung der Abzugsarten genutzt. Beim Einlesen eines REMADV werden die gefundenen Abzugsarten im Feld Schlagwort eingetragen. Schlagwort 2 Dieses Feld kann zum Schlagwort 1 zusätzlich zur Kontierungshilfe herangezogen werden. Haben Sie beim Aufruf des REMADV einen Partner angegeben wird dieser im Feld Schlagwort 2 eingetragen. So haben Sie die Möglichkeit, pro Partner bei gleichen Abzugsarten unterschiedliche Kontierungen zu hinterlegen. Haben Sie einen Eintrag im Schlagwort 2 vorgenommen, wird die Kontierung nur vorgeschlagen, wenn das Schlagwort 1 und das Schlagwort 2 vorkommen. Import in kontonr. Belegart Kontoart Kontonr. Beschreibung Wenn Sie hier eine NAV Bankkontonummer eingetragen, wird die Kontierung nur vorgeschlagen, wenn das Schlagwort 1 (und ggf. das Schlagwort 2) in Verbindung mit dieser Bankverbindung vorkommt. Hier können Sie eine Belegart für die Vorkontierung wählen. Hier können Sie eine Kontoart angeben, wenn Bankbelege mit diesem Textschlüssel generell auf ein bestimmtes Konto gebucht werden. Hier können Sie eine Kontonummer angeben, wenn Bankbelege mit diesem Textschlüssel generell auf ein bestimmtes Konto gebucht werden. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Kontoart gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto. Dieses Feld dient der Eintragung einer Beschreibung (Buchungstext), welche im Kontierungsvorschlag erscheinen soll (z.b. Mietvertrag Firma Meyer ). Die Beschreibung der Buchblattzeile wird der Kontobezeichnung

25 Basis / Verbände F e ld Buchungsart Geschäftsbuch.gr. Produktbuch.gr. MwSt.-Geschäftsbuch.gr. MwSt.-Produktbuch.gr. Shortcutdim-1 bis 8 B e s c h r e ibung entnommen. Hier können Sie wie bei den wiederkehrenden Buchungsblättern des Standards Platzhalter verwenden. Es stehen folgende Codes zur Verfügung: %1 Laufender Tag als Name (z. B. Montag) %2 Laufende Woche als Nummer (z. B. 47) %3 Laufender Monat als Zahl (z.b. 11) %4 Laufender Monat als Name (z. B. November) %5 Name der aktuellen Buchhaltungsperiode (z. B. November) %6 Laufendes Jahr als Nummer (z. B. 2007) %7 vorheriger Monat als Nummer (z. B. 10) %8 vorheriger Monat als Text %9 Vorjahr als Nummer Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen

26 HANDBUCH OPplus Kontierungsregeln - Register Zeile 2 F e ld B e s c h r e ibung Belegart 2. Zeile In dieses Feld können Sie die Belegart für die Vorkontierung der 2. Zeile auswählen. Kontoart 2. Zeile Kontonr. 2. Zeile In dieses Feld geben Sie eine Kontoart an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. In dieses Feld geben Sie eine Kontonummer an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. Die Anwendung wird für diesen Bankbeleg beim Import dann automatisch eine zweite Zeile mit dieser Kontierung erstellen. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Kontoart 2. Zeile gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto Beschreibung 2. Zeile In Verbindung mit aktivierter Rücküberweisung in dieser Kontierungsregel wird die 2. Zeile nur dann errichtet, wenn Sie als Kontonr. 2. Zeile entweder ein Sachkonto erfasst haben oder die Kontoart 2. Zeile = Debitor ist und das Feld Kontonr.2 Zeile leer ist. Weiter Einzelheiten zu der Funktionalität Rücküberweisung können Sie dem Kapitel Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter entnehmen. Dieses Feld dient der Eintragung einer Beschreibung (Buchungstext), welche im Kontierungsvorschlag erscheinen soll (z.b. Mietvertrag Firma Meyer ). Die Beschreibung der Buchblattzeile wird der Kontobezeichnung entnommen. Hier können Sie wie bei den wiederkehrenden Buchungsblättern des Standards Platzhalter verwenden. Es stehen folgende Codes zur Verfügung: %1 Laufender Tag als Name (z. B. Montag) %2 Laufende Woche als Nummer (z. B. 47) %3 Laufender Monat als Zahl (z.b. 11) %4 Laufender Monat als Name (z. B. November)

27 Basis / Verbände F e ld Buchungsart 2. Zeile Geschäftsbuch.gr. 2. Zeile Produktbuch.gr. 2. Zeile MwSt.-Geschäftsbuch.gr. 2. zeile MwSt.-Produktbuch.gr. 2. Zeile Betrag 2. Zeile Prozent vom Betrag 2. Zeile B e s c h r e ibung %5 Name der aktuellen Buchhaltungsperiode (z. B. November) %6 Laufendes Jahr als Nummer (z. B. 2007) %7 vorheriger Monat als Nummer (z. B. 10) %8 vorheriger Monat als Text %9 Vorjahr als Nummer Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Wenn Sie in diesem Feld einen Betrag eingeben, wird sobald diese Kontierungsregel greift eine zweite Buchblattzeile erstellt auf welcher dann der Wert inkl. des Vorzeichens eingetragen wird. Bitte beachten Sie hierbei auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 2. Zeile reduzieren. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Prozent vom Betrag 2. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Über dieses Feld können Sie eine prozentuale Ermittlung des Betrags für die 2. Zeile einrichten. Dabei wird der Prozentsatz vom Betrag der Ursprungszeile gerechnet. Bitte beachten Sie hierbei auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 2. Zeile reduzieren. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Betrag 2. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Betrag 2. Zeile reduzieren Ist hier ein Haken gesetzt dann wird der Ursprungsbetrag der Zeile 1 um den Wert des Betrags 2. Zeile reduziert. Felder Shortcutdim-1 bis 8 2. Zeile Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen

28 HANDBUCH OPplus Kontierungsregeln - Register Zeile 3 F e ld B e s c h r e ibung Belegart 3. Zeile In dieses Feld können Sie die Belegart für die Vorkontierung der 3. Zeile auswählen. Kontoart 3. Zeile Kontonr. 3. Zeile Beschreibung 3. Zeile In dieses Feld geben Sie eine Kontoart an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. In dieses Feld geben Sie eine Kontonummer an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. Die Anwendung wird für diesen Bankbeleg beim Import dann automatisch eine zweite Zeile mit dieser Kontierung erstellen. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Kontoart 3. Zeile gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto. Dieses Feld dient der Eintragung einer Beschreibung (Buchungstext), welche im Kontierungsvorschlag erscheinen soll (z.b. Mietvertrag Firma Meyer ). Die Beschreibung der Buchblattzeile wird der Kontobezeichnung entnommen. Hier können Sie wie bei den wiederkehrenden Buchungsblättern des Standards Platzhalter verwenden. Es stehen folgende Codes zur Verfügung: Buchungsart 3. Zeile %1 Laufender Tag als Name (z. B. Montag) %2 Laufende Woche als Nummer (z. B. 47) %3 Laufender Monat als Zahl (z.b. 11) %4 Laufender Monat als Name (z. B. November) %5 Name der aktuellen Buchhaltungsperiode (z. B. November) %6 Laufendes Jahr als Nummer (z. B. 2007) %7 vorheriger Monat als Nummer (z. B. 10) %8 vorheriger Monat als Text %9 Vorjahr als Nummer Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird

29 Basis / Verbände F e ld B e s c h r e ibung dieser hier entsprechend eingetragen. Geschäftsbuch.gr. 3. Zeile Produktbuch.gr. 3. Zeile MwSt.-Geschäftsbuch.gr. 3. zeile MwSt.-Produktbuch.gr. 3. Zeile Betrag 3. Zeile Prozent vom Betrag 3. Zeile Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Wenn Sie in diesem Feld einen Betrag eingeben, wird sobald diese Kontierungsregel greift eine zweite Buchblattzeile erstellt auf welcher dann der Wert inkl. des Vorzeichens eingetragen wird. Bitte beachten Sie hierbei auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 3. Zeile reduzieren. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Prozent vom Betrag 3. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Betrag 3. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Über dieses Feld können Sie eine prozentuale Ermittlung des Betrags für die 3. Zeile einrichten. Die Grundlage zur Berechnung wird übe das Feld Grundlage für Prozent definiert. Bitte beachten Sie auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 3. Zeile reduzieren. Betrag 3. Zeile reduzieren Ist hier ein Haken gesetzt dann wird der Ursprungsbetrag der Zeile 1 um den Wert des Betrags 3. Zeile reduziert. Grundlage für Prozentberechnung Felder Shortcutdim-1 bis8 3. Zeile Reduzierter Betrag: falls vorherigen Zeilen den Ursprungsbetrag schon reduziert haben Ursprungsbetrag: rechnet vom Ursprungsbetrag Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen

30 HANDBUCH OPplus Kontierungsregeln - Register Zeile 4 F e ld B e s c h r e ibung Belegart 4. Zeile In dieses Feld können Sie die Belegart für die Vorkontierung der 4. Zeile auswählen. Kontoart 4. Zeile Kontonr. 4. Zeile Beschreibung 4. Zeile In dieses Feld geben Sie eine Kontoart an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. In dieses Feld geben Sie eine Kontonummer an, wenn bei Bankbelegen mit diesem Schlüssel generell der im Feld Differenzbetrag eingegebene Betrag auf ein bestimmtes Konto gebucht werden soll. Die Anwendung wird für diesen Bankbeleg beim Import dann automatisch eine zweite Zeile mit dieser Kontierung erstellen. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Kontoart 4. Zeile gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto. Dieses Feld dient der Eintragung einer Beschreibung (Buchungstext), welche im Kontierungsvorschlag erscheinen soll (z.b. Mietvertrag Firma Meyer ). Die Beschreibung der Buchblattzeile wird der Kontobezeichnung entnommen. Hier können Sie wie bei den wiederkehrenden Buchungsblättern des Standards Platzhalter verwenden. Es stehen folgende Codes zur Verfügung: Buchungsart 4. Zeile %1 Laufender Tag als Name (z. B. Montag) %2 Laufende Woche als Nummer (z. B. 47) %3 Laufender Monat als Zahl (z.b. 11) %4 Laufender Monat als Name (z. B. November) %5 Name der aktuellen Buchhaltungsperiode (z. B. November) %6 Laufendes Jahr als Nummer (z. B. 2007) %7 vorheriger Monat als Nummer (z. B. 10) %8 vorheriger Monat als Text %9 Vorjahr als Nummer Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen

31 Basis / Verbände F e ld Geschäftsbuch.gr. 4. Zeile Produktbuch.gr. 4. Zeile MwSt.-Geschäftsbuch.gr. 4. Zeile MwSt.-Produktbuch.gr. 4. Zeile Betrag 4. Zeile Prozent vom Betrag 4. Zeile B e s c h r e ibung Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewert hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen. Wenn Sie in diesem Feld einen Betrag eingeben, wird sobald diese Kontierungsregel greift eine zweite Buchblattzeile erstellt auf welcher dann der Wert inkl. des Vorzeichens eingetragen wird. Bitte beachten Sie hierbei auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 3. Zeile reduzieren. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Prozent vom Betrag 4. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Wird dieses Feld gefüllt, wird das Feld Betrag 4. Zeile automatisch auf den Wert 0,00 gesetzt. Über dieses Feld können Sie eine prozentuale Ermittlung des Betrags für die 4. Zeile einrichten. Die Grundlage zur Berechnung wird übe das Feld Grundlage für Prozent definiert. Bitte beachten Sie auch die Abhängigkeit zu der Einstellung im Feld Betrag 4. Zeile reduzieren. Betrag 4. Zeile reduzieren Ist hier ein Haken gesetzt dann wird der Ursprungsbetrag der Zeile 1 um den Wert des Betrags 4. Zeile reduziert. Grundlage für Prozentberechnung Felder Shortcutdim-1 bis 8 4. Zeile Reduzierter Betrag: falls vorherigen Zeilen den Ursprungsbetrag schon reduziert haben Ursprungsbetrag: rechnet vom Ursprungsbetrag Hier können Sie in Anhängigkeit zur Kontoart Eintragungen vornehmen. Ist in der Kontonr. bereits ein Vorgabewerte hinterlegt, so wird dieser hier entsprechend eingetragen

32 HANDBUCH OPplus Kontierungsregeln - Register Optionen F e ld Import unterdrücken Ausgleich unterdrücken Nur Kontoart prüfen Transitbuchung Betragsfilter Prüfe Betrag GV Code Filter B e s c h r e ibung Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Bankbelege mit diesem Textschlüssel beim Bankimport nicht berücksichtigt werden sollen. Dies ist z.b. sinnvoll bei Zahlungsausgängen (Schecks, Überweisungen), wenn diese bereits direkt auf das Bankkonto gebucht sind. Damit die unterdrückten Zeilen nicht offen im Journal stehen bleiben, werden diese automatisch auf gebucht gesetzt. Wenn Sie hier einen Haken setzen wird zwar kontiert, aber ein möglicher Ausgleich wird nicht vorgenommen. Ist das Feld Nur Kontoart prüfen aktiviert, wird der automatische Ausgleich beim Import nur für Konten der voreingestellten Kontoart versucht. Im Zusammenspiel von OPplus und den AddOn Modulen des deutschen Zahlungsverkehrs wurde die Transitfunktionalität wieder ergänzt. D.h. wenn Sie in den Kontierungsregeln eine Kontierung auf ein Bankkonto vornehmen und dieses als Transitbuchung kennzeichnen, wird dies zweizeilig übernommen, wobei die erste Zeile nicht als Transitbuchung gekennzeichnet wird und die zweite Zeile als Transitzeile gekennzeichnet wird. Hier können Sie definieren, bei welchem Betrag die Kontierungsregel angewandt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Leer - die Regel gilt bei positiven und negativen Beträgen. Dies ist die Standardeinstellung. Positiv - die Regel gilt nur, wenn der Betrag der Zlg. Importzeile positiv ist Negativ die Regel gilt nur, wenn der Betrag der Zlg. Importzeile negativ ist Ist dieses Feld gefüllt, so wird die Kontierungsregel nur angewendet, wenn der Zahlbetrag diesem Feld entspricht. Wenn Sie in diesem Feld einen Eintrag vornehmen, so gilt die Kontierungsregel nur für Importzeilen, die diesen Geschäftsvorfallcode beinhalten

33 Basis / Verbände F e ld Faktor Gebühren aus CSV-Port Betrag ohne Gebühren Gebührenvorzeichen drehen Rücküberweisung Abkürz. Gebühren Feldtrenner Auszugstext Dezimaltrenner Gebühren Als erledigt markieren Als Skonto in REMADV verarbeiten B e s c h r e ibung Dieser kann, wie auch im CSV Ports bspw. zum Ändern des Vorzeichens genutzt werden. Diese wird dann aber, je nach Einrichtung, pro GV-Code/Kontierungsregel vorgenommen. Anwendung findet dies, wenn in der einzulesenden Datei nur Absolutwerte übertragen werden und diese je nach GV-Code positiv oder negativ sind. Wenn dieser Haken gesetzt wird, wird der Wert der Spalte Gebühren aus der Zahlungsimportzeile als Betrag für die neue Gebühren-Buch-Blattzeile verwendet. Wird der Haken nicht gesetzt, wird der Betrag aus der GV-Code Kontierungsregel herangezogen. Außerdem werden bei gesetztem Haken die Gebührenzeilen mit einem Betrag = 0 nicht ausgegeben. Wird dieser Haken gesetzt, wird der Betrag unverändert aus der Zahlungsimportzeile übernommen. Wird der Haken nicht gesetzt, wird der Betrag um die Gebühren reduziert. Wird der Haken gesetzt, wird beim Übertrag das Vorzeichen der Gebühren gedreht: Wenn Sie in diesem Feld einen Haken setzen können Sie bei dieser Kontierungsregel die OPplus Funktion bzgl. einer Debitoren Rücklastschrift anwenden. Einzelheiten hierzu können Sie dem Kapitel Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter entnehmen. Wenn Sie eine 2. Zeile erzeugen wollen für einen Betrag der Gebühren, die im Verwendungszweck betragsmäßig angeben sind (z.b. bei Rücklastschriften, Fremdwährungszahlungen) können Sie in diesem Feld die Abkürzungen eintragen, die ihre Bank im Verwendungszweck hierfür listet. Unterschiedliche Abkürzungen können Sie hier dadurch eintragen, das Sie die Einzelwerte mit Semikolon trennen (Beispiel: GEB.;GEBUEHR;GEBUEHREN). Das System untersucht dann den Verwendungszweck, ermittelt den Betrag der Fremdgebühr und trägt diesen in der 2. Zeile als Betrag ein. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Kontierungsregel das Feld Kontonr. 2. Zeile gefüllt ist. Weitere Einzelheiten zu diesem Feld können Sie auch dem Kapitel Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter entnehmen. Dieses Feld steht im Zusammenhang mit dem vorhergehenden Feld Abkürz.Gebühren. Wenn Ihre Bank in den Verwendungszwecken der Importzeile einen Feldtrenner verwendet so geben Sie diesen hier ein. Dieses Feld steht im Zusammenhang mit dem vorhergehenden Feld Abkürz.Gebühren. In diesem Feld können Sie den Dezimaltrenner Komma oder Punkt auswählen. Die Vorbelegung ist Komma. Setzen Sie hier einen Haken wird der Ausgleichstatus auf Erledigt anstatt auf Automatisch gesetzt, wenn diese Kontierungsregel greift. Aktivieren Sie dieses Feld wird bei Nutzung dieser Kontierungsregel beim Import einer REMADV Datei die zugehörige Importzeile als Skonto verarbeitet. Basis Einrichtung Debitorenkarte Aus der Debitorenübersicht können Sie über Umschalt + F5 die Debitorenkarte im Bearbeitungsmodus aufrufen. Mit dem Modul Basis wird die Debitorenkarte um das Register OPplus ergänzt:

34 HANDBUCH OPplus F e ld Verbandsnr. B e s c h r e ibung In dieses Feld geben Sie die Nummer des Debitorenverbandes ein, zu dem der Debitor gehört. Um die Verbandsnummer zu sehen, die angelegt sind klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld. Wie ein Verband eingerichtet wird, können Sie im Kapitel Basis Einrichtung Verband nachlesen. Verbandsschlüssel Dies Feld steht im Zusammenhang mit dem Feld Verbandsnr.. Hier kann optional ein Verbandsschlüssel zur späteren Sortierung in der Maske Erweiterter Ausgleich eingegeben werden. Standardbank Std.-Entgeltregelung Avis ab Posten Neuer Kopf ab Posten Bankkonto beim Bankimport überlesen Autom. Ausgleich unterdrücken Hier können Sie die Bankverbindung hinterlegen, die beim Einsatz des Zahlungsverkehrs von OPplus genutzt wird. Um alle Banken des Debitors zu sehen, die angelegt sind, klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung die Einstellung in der Einrichtung des OPplus Zahlungsverkehrs. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Dieses Feld zeigt an, ob importierte Bankverbindungen bei diesem Debitor automatisch angelegt werden sollen oder nicht (= überlesen). Das Feld ist mit der Option Nein (= leer) vorbelegt. Dieses Feld zeigt an, ob der automatische Ausgleich unterdrückt werden soll oder nicht. Das Feld ist mit der Option Nein (= leer) vorbelegt

35 Basis / Verbände Basis Einrichtung Kreditorenkarte Aus der Kreditorenübersicht können Sie über Umschalt + F5 die Kreditorenkarte im Bearbeitungsmodus aufrufen. Mit dem Modul Basis wird die Kreditorenkarte um das Register OPplus ergänzt: F e ld Verbandsnr. Verbandsschlüssel Standardbank Std.-Entgeltregelung Avis ab Posten Neuer Kopf ab Posten Bankkonto beim Bankimport überlesen Autom. Ausgleich unterdrücken B e s c h r e ibung Geben Sie hier die Nummer des Kreditorenverbandes ein, zu dem der Kreditor gehört. Um die angelegten Verbandsnummer zu sehen, klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld. Wie ein Verband eingerichtet wird, können Sie im Kapitel Basis Einrichtung Verband nachlesen. Hier kann optional ein Verbandsschlüssel zur späteren Sortierung in der Maske Erweiterter Ausgleich eingegeben werden. Hier können Sie die Bankverbindung hinterlegen, die beim Einsatz des Zahlungsverkehrs von OPplus genutzt wird. Um alle Banken des Kreditors zu sehen, die angelegt sind, klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung die Einstellung in der Einrichtung des OPplus Zahlungsverkehrs. Dieses Feld wird vom OPplus Zahlungsverkehr verwendet. Dieses Feld zeigt an, ob importierte Bankverbindungen bei diesem Kreditor automatisch angelegt werden sollen oder nicht (= überlesen). Das Feld ist mit der Option Nein (= leer) vorbelegt. Dieses Feld zeigt an, ob der automatische Ausgleich unterdrückt werden soll oder nicht. Das Feld ist mit der Option Nein (= leer) vorbelegt

36 HANDBUCH OPplus Basis Einrichtung Bankkonten Über diesen Menüpunkt greifen Sie auf die Bankkontoübersicht zu. Es handelt sich dabei um die gleiche Form, die auch über den Navigationsbereich Finanzmanagement verfügbar ist. Basis Einrichtung Erw. Debitor Bankkonten Mit dem Modul Basis stehen beim Debitor Bankkonto folgende Optionen zur Verfügung: das Bankkonto für den Import sperren Debitor Bankkonto für den Import sperren Mitunter ist es sinnvoll, ein Debitor Bankkonto für den Import zu sperren: Bareinzahlungen kommen z.b. immer vom selben Konto der Auftraggeber-Bank. Damit die Anwendung nicht jeweils eine falsche Kontonummer vorschlägt, nämlich die des ersten Debitors, der nach Einsatz von OPplus eine Bareinzahlung vorgenommen hat, müssen Sie dieses Konto für den Bankimport sperren, so dass diese Bankverbindung vom Importmodul nicht mehr ausgewertet wird. Um ein Bankkonto eines Debitors zu für den Import zu sperren, öffnen Sie das Menü Basis Einrichten Erw. Debitor Bankkonten. Sie sehen nun die Erw. Debitor Bankkontenübersicht. Über die Schaltfläche Bankkonto können Sie das markierte Bankkonto für den Import sperren: Wenn Sie ein Debitor Bankkonto für den Import sperren, wird ein neuer Datensatz angelegt. Dieser enthält keine Debitornummer. Im Feld Name wird der Text Gesperrt für BI, ergänzt um das Tagesdatum, z.b. Gesperrt für BI , eingetragen. Der Originaldatensatz bleibt erhalten. Über die Schaltfläche Bankkonto erreichen Sie auch die Übersicht der gesperrten Debitor Bankkonten: Wenn Sie ein Debitor Bankkonto für den Import gesperrt haben, kann es nicht wieder entsperrt werden. In einem solchen Fall müssten Sie das Bankkonto neu anlegen. Bei der Ersteinrichtung von OPplus werden Ihre eigenen Bankkonten von der Anwendung automatisch

37 Basis / Verbände für den Import gesperrt. Damit Sie Ihre eigenen gesperrten Bankkonten sehen können, werden Ihnen diese beim Aufruf der Erw. Debitoren Bankkontenübersicht am Beginn der Tabelle ebenfalls angezeigt. Basis Einrichtung Erw. Kreditor Bankkonten Mit dem Modul Basis stehen beim Kreditor Bankkonto folgende Optionen zur Verfügung: Das Bankkonto für den Import sperren Kreditor Bankkonto für den Import sperren Um ein Bankkonto eines Kreditors zu für den Import zu sperren, öffnen Sie das Menü Basis Einrichten Erw. Kreditor Bankkonten. Sie sehen nun die Erw. Kreditor Bankkontenübersicht. Über die Schaltfläche Bankkonto können Sie das markierte Bankkonto für den Import sperren: Wenn Sie ein Kreditor Bankkonto für den Import sperren, wird ein neuer Datensatz angelegt. Dieser enthält keine Kreditornummer. Im Feld Name wird der Text Gesperrt für BI, ergänzt um das Tagesdatum, z.b. Gesperrt für BI , eingetragen. Der Originaldatensatz bleibt erhalten. Die Liste der gesperrten Kreditor Bankkonten erreichen Sie ebenfalls über die Schaltfläche Bankkonto: Wenn Sie ein Kreditor Bankkonto für den Import gesperrt haben, kann es nicht wieder entsperrt werden. In einem solchen Fall müssten Sie das Bankkonto neu anlegen. Bei der Ersteinrichtung von OPplus werden Ihre eigenen Bankkonten von der Anwendung automatisch

38 HANDBUCH OPplus für den Import gesperrt. Damit Sie Ihre eigenen gesperrten Bankkonten sehen können, werden Ihnen diese beim Aufruf der Erw. Kreditoren Bankkontenübersicht am Beginn der Tabelle ebenfalls angezeigt Basis Einrichtung Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen Über die Ersteinrichtung [Kapitel OPplus einrichten Button OPplus Einrichtungsdaten OPplus erstellen] werden folgende OPplus Fibu Buch.-Blattvorlagen erstellt: KASSE Kassenbuch Die Fibu Buch.-Blattvorlage KASSE ist dem Menüpunkt Basis Kassenbuch zugeordnet. Einzelheiten bzgl. der Funktionalität Kassenbuch finden Sie in dem Kapitel Modul Basis Funktionalität KAS- SENBUCH erläutert. SCHECK Scheckeinreicher Die Fibu Buch.-Blattvorlage SCHECK ist dem Menüpunkt Basis Scheckeinreicher zugeordnet. Einzelheiten bzgl. der Funktionalität Scheckeinreicher finden Sie in dem Kapitel Modul Basis Funktionalität SCHECKEINREICHER erläutert. ZE-ERW Erw. Zahlungseingang Die Fibu Buch.-Blattvorlage ZE-ERW ist dem Menüpunkt Basis Erw. Zahlungseingang zugeordnet. In dieser Fibu Buch.-Blattvorlage steht Ihnen der Zlg. Import, der erweiterte Ausgleich und der Komfortausgleich zur Verfügung. Einzelheiten bzgl. der Funktionalität Erweiterter Zahlungseingang finden Sie u.a. in dem Kapitel Basis Erw. Zahlungseingang (Funktionalitäten des Buch.-Blattes) erläutert ZA-ERW Erw. Zahlungsausgang Die Fibu Buch.-Blattvorlage ZA-ERW ist Teil des Moduls Zahlungsverkehr. Sie können die neuen Fibu Buch.-Blattvorlagen über Basis Einrichtung Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen ansehen: Die OPplus Fibu Buch.-Blattvorlagen sind mit der Ausgleichsmethode Erweitert vordefiniert. Die Ausgleichsmethode Erweitert definiert, dass Sie im Fibu Buch.-Blatt unter der Funktion Buchungen ausgleichen... den Erweiterten Postenausgleich aufrufen. Sie sollten die Standardzahlungsbuchungsblätter nicht auf Ausgleichsmethode Erweitert einrichten, denn im Standard werden die Möglichkeiten, die der Erweiterte Ausgleich im Bereich Skonto bietet, nicht genutzt. Über den Button Vorlage können Sie je Vorlage auf die Übersicht der zugeordneten Buchblattnamen wechseln

39 Basis / Verbände Erw. Fibu Buch.-Blattvorlagen Button Vorlage Buch.-Blattnamen Je Erw. Fibu Buch.-Blattnamen können Sie folgende Parameter einstellen: Verwendungszwecke zeigen Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Verwendungszwecke auch in der Maske Erweiterter Ausgleich angezeigt werden sollen. Anzahl gefüllter Zeilen In diesem Feld wird die Anzahl der Buchblattzeilen gezeigt, die im Feld Beschreibung einen Eintrag haben. Saldobuchung unterdrücken Wenn Sie den Erweiterten Ausgleich mit OK verlassen, obwohl Sie einen Saldo zwischen den zugeordneten Rechnungen und der Zahlung haben, wird diese Differenz in einer neuen Buchungsblattzeile eingestellt. Dieses Verhalten können Sie dadurch abstellen, indem Sie hier einen Haken setzen. Saldo beim Ausgleich prüfen Wenn Sie den Erweiterten Ausgleich mit OK verlassen, obwohl Sie einen Saldo zwischen den zugeordneten Rechnungen und der Zahlung haben, müssen Sie, sofern diese Option angehakt ist, diese Differenz erst bestätigen, bevor Sie den Ausgleich verlassen können. Skontodatum prüfen Hier legen Sie die Voreinstellung für das Feld Skt. Datum aus dem Erweiterten Ausgleich fest. Unabhängig von der Einstellung beim Ausgleich selbst wird bei jedem neuen Ausgleich das Feld Skt. Datum aus diesem Vorgabefeld übernommen. Skontodifferenzen bilden Hier legen Sie die Voreinstellung für das Feld Skt. Diff. aus dem Erweiterten Ausgleich fest. Unabhängig von der Einstellung beim Ausgleich selbst wird bei jedem neuen Ausgleich das Feld Skt. Diff. aus diesem Vorgabefeld übernommen. Skt. Datum vs. Belegdatum prüfen Normalerweise wird das Skontodatum gegen das Buchungsdatum der Zahlung geprüft. In der Regel ist dieses auch identisch mit dem Belegdatum der Zahlung. Sind beide nicht identisch und soll das Skontodatum gegen das Belegdatum geprüft werden, so setzen Sie hier einen Haken. Basis Einrichtung Zlg. Import Schnittstelle Die Tabelle Zlg. Import Schnittstelle regelt die Beziehung zwischen Kontoangaben in externen Dateien (Auszüge und Avise) und den Konten der Anwendung. Dabei muss es sich nicht notwendigerweise um Bankkonten handeln. Der Import von Kontoauszügen mit mehr als 512 Zeichen im Verwendungszweck ist mit OPplus möglich

40 HANDBUCH OPplus An dieser Stelle wird geregelt, welche Konten bei welchem Mandanten importiert werden: Weiter kann festgelegt werden, welchem (Bank-) Konto die Buchungen zugeordnet werden und welches Buchungsblatt ggf. bei der Weiterverarbeitung Verwendet finden soll. Sollten Sie Dateien einlesen, die Bankverbindungen enthalten, die noch nicht in dieser Tabelle vorhanden sind, legt das System beim Zlg. Import via CSV und beim Zlg. Import via MT940 für jede gefundene Kombination aus Bank-ID, Konto-ID und Währungs-ID eigenständig eine neue Zeile an. Voraussetzung ist die Zuweisung einer Nummernserie im Feld Zlg. Importschnittstellennummern auf dem Register Bankimport der OPplus- Einrichtung. Weitere notwendige Inhalte müssen vom Benutzer manuell gepflegt werden. In die Tabelle Zlg. Import Zeile werden nur Umsätze jener Konten eingelesen, denen im Feld Import in Mandant der Tabelle Zlg. Import Schnittstellen ein Wert zugewiesen ist. Die Importschnittstellen werden beim ersten Stapelimport der MT940 Dateien automatisch mit den korrespondierenden Bankkonten der einzelnen Mandanten versorgt, wenn dies möglich ist. Anm.: Die Abbildung enthält nicht alle Spalten/Felder F e ld Code Neu Import in Mandant Schnittstellen Bank-ID Schnittstellen Währungs- ID B e s c h r e ibung Das System legt beim Import für jede neue Bankverbindung in der Importdatei automatisch eine neue Zlg. Import Schnittstelle an. Das Feld Code wird dabei vom System anhand der hinterlegten Nummernserie für die Zlg. Import Schnittstellennummern gefüllt. Der Code kann auch manuell eingegeben oder geändert werden, solange die Eindeutigkeit gewahrt bleibt. Dies ist eine Markierung für eine Schnittstelle, die noch nicht freigegeben ist. Wird über den Import eine neue Schnittstelle angelegt, so wird diese als Neu gekennzeichnet. Dieser Haken kann manuell oder durch Einrichtung eines Mandanten geändert werden. In diesem Feld tragen Sie den Mandanten ein, bei dem eingelesene Zahlungsinformationen eingetragen werden sollen. In diesem Feld können Sie nur Werte aus der Tabelle Mandant eingeben. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Bleibt dieses Feld leer, wird das gewählte Konto beim Import überlesen. Durch dieses Feld wird eine Bank identifiziert: Bei der Schnittstelle spielt es keine Rolle, ob dies durch Angabe einer regulären Bankleitzahl, BIC oder dergleichen geschieht. Das Feld kann auch leerbleiben. Für die Identifizierung eines Kontos in einer externen Zahlungsinformations-Datei (Auszug, Avis) wird eine eindeutige Kombination aus Konto, Bank und Währung benötigt; wenigstens erforderlich ist dabei die Angabe eines Kontos. In diesem Feld müssen Sie den Währungscode des externen Kontos eintragen. Der Wert muss mit dem Währungscode übereinstimmen, der in der externen Datei enthalten ist (z.b. EUR für Euro, USD für

41 Basis / Verbände F e ld Schnittstellen Kontonr. Import in Kontoart Import in Kontonr. Import als B e s c h r e ibung US-Dollar). Dieses Feld identifiziert eine Kontonummer in der externen Datei. In diesem Feld wählen Sie die Kontoart, auf das die Zahlungsinformationen der gewählten Importschnittstelle beim Einlesen in ein Fibu Buch.-Blatt vorkontiert werden sollen. Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung: Sachkonto, Debitor, Kreditor und Bankkonto. In diesem Feld müssen Sie die Kontonummer eingeben, auf das die Zahlungsinformationen der gewählten Importschnittstelle beim Einlesen in ein Fibu Buch.-Blatt vorkontiert werden sollen. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Kontoart gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto Der Lookup vom Feld Import in Kontonr. wird jeweils in dem Mandanten ausgeführt, der in Import in Mandant angegeben ist. Wenn der Eintrag im Feld "Import in Mandant" geändert wird, wird der Inhalt des Feldes "Import in Kontonr." entfernt. In diesem Feld wählen Sie aus ob das Konto, definiert als Import in Kontonr. in der Importschnittstelle, als Konto oder Gegenkonto in die Fibu Buch.-Blattzeilen eingetragen werden soll. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Auswahl sich darauf auswirkt, ob die Beträge positiv oder negativ im Buchblatt dargestellt werden. Wird das Import in Konto in das Feld Kontonr. geschrieben, und z.b. das Personenkonto (Debitor/Kreditor) somit in das Feld Gegenkonto, wird damit auch der Effekt unterdrückt, dass der Buchungstext bei Änderung des Gegenkontos geändert wird. Wird das Import in Konto im Feld Gegenkonto importiert, und die Kontierung des Feldes Kontonr. geändert, so wird der vorhandene Buchungstext von der Anwendung NICHT wie im Standard durch die jeweilige Kontobezeichnung überschrieben. Belegnummernpräfix Letzte Auszugsnr. Import in Buch.- Blattvorlagenname Import in Buch.- Blattname Beschreibung füllen mit In diesem Feld können Sie einen Präfix eintragen, aus dem beim Import der Bankbelege in die Buchungszeile eine Belegnummer nach folgendem Schema generiert wird: Belegnummernpräfix + Kontoauszugsnummer + Kontoauszugszeilennummer. Wenn Sie das Belegnummernpräfix sprechend gestalten (z.b. mit Informationen zum Jahr und zur Bank), können Sie später aus der Belegnummer direkt herauslesen, auf welchem Auszug die Zahlung zu finden ist. Beispiel : Eintragung im Feld Belegnummernpräfix : SPK10- Erzeugte Belegnummer: SPK Entspricht Zeile 7 auf Auszug Nr. 016 bei der Sparkasse im Jahr 2010 In diesem Feld wird die letzte Auszugsnummer angezeigt, die von der gewählten Schnittstelle verwendet wurde. Hier legen Sie fest, welche Buchungsblattvorlage für die Weiterverarbeitung der gewählten Schnittstelle verwendet werden soll. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Hier legen Sie fest, welches Buchungsblatt für die Weiterverarbeitung der gewählten Schnittstelle verwendet werden soll. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Import in Buch.- Blattvorlagenname gewählten Buch.-Blattvorlage ab. In diesem Feld wählen Sie aus mit welcher Information der Zlg. Importzeile das Feld Beschreibung in der Fibu Buch.-Blattzeile gefüllt werden soll. Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

42 HANDBUCH OPplus F e ld B e s c h r e ibung Leer (die Beschreibung wird wie im Standard mit der Bezeichnung der eingetragenen Kontonummer gefüllt) Auftraggeber Buchungstext Verwendungszweck Ein Gegenkonto pro Journal Ausgleich unterdrücken Import via MT940 MT940b verarbeiten Posten nach Buchung löschen Als Auszug verwalten MT942 als Auszug kennzeichnen Vormerkposten importieren MT940b verarbeiten Unstrukturierte Verwendungszwecke ANSI in ASCII konvertieren Ein Gegenkonto pro Journal bedeutet, dass beim Zahlungsimport das Gegenkonto nicht in jeder Zeile eingefügt wird, sondern als Gegenbuchung auf der letzten Zeile. Die Option Ausgleich unterdrücken verwenden Sie, wenn Sie Posten importieren wollen, die ohne Ausgleichsroutinen aus den Zlg- Importposten übernommen werden sollen. Wurden mit dieser Schnittstelle MT940 Kontoauszüge eingelesen, setzt das System hier einen Haken. Setzen Sie hier einen Haken wird der Import als MT940b-Datei verarbeitet. Diese Datei wird in der Regel über das Programm Business Line ausgelesen und hat eine andere Namenssyntax (Endung.zus ) als MT940-Datein. Das Feld Posten nach Buchung löschen bewirkt, dass nach dem Buchen der Zlg. Importposten gelöscht wird. Das Feld Als Auszug verwalten führt dazu, dass die importierten Zahlungen durch die Buchung als Bankkontoauszüge im Sinne der Standardanwendung verwaltet werden. D.h. es wird die Navision Standard Bankkontenabstimmung hierdurch simuliert. Das Feld MT942 als Auszug kennzeichnen steuert, ob Sie überhaupt Vormerkdateien einlesen wollen. Das Feld Vormerkposten importieren steuert, ob Sie diese Vormerkposten als echte Zahlungsposten weiterverarbeiten wollen. Das Feld MT940b verarbeiten steuert, ob das System beim Einlesen einer MT940-Datei eine zugehörige MT94B-Datei einlesen soll. Dieses Feld gilt nur für Auszüge im Format MT940: Zwar gelingt es der Anwendung in der Regel, anhand der Importdatei selbständig zu entscheiden, ob die Verwendungszweck- Zeilen strukturiert oder unstrukturiert vorliegen, mitunter aber bleibt das Ergebnis unbefriedigend. Versuchen Sie in diesem Fall, die Auswertung durch Aktivieren des Felds "Unstrukturierte Verwendungszwecke" zu verbessern. Hier legen Sie fest, ob die externe Datei aus dem Windows- Zeichenformat (ANSI) in das der Anwendung (ASCII) konvertiert werden soll. Vorzeichen prüfen Dies schaltet die Kumulierung zwischen Rechnungen und Gutschriften ab und betrachtet diese einzeln. Funktionalität anhand eines Beispiels: Im System hat der Kunde eine offene Rechnung (Belegnummer 12345)über 100 und eine offene Gutschrift (Belegnummer 12345) über 20. Wird in der Zahldatei der Betrag von 80 mit der Belegnummer übertragen, so gleicht das System beide Posten automatisch aus

43 Basis / Verbände F e ld B e s c h r e ibung Werden in der Zahldatei zwei Datensätze für jeden Posten übertragen, würde der automatische Ausgleich über OPplus nicht funktionieren, da der kumulierte Betrag der Belegnummer im System 80 entspricht und nicht 100 (Rechnung) oder 20 (Gutschrift). Für diesen Fall gibt es in der Zahlungsimportschnittstelle das Feld Vorzeichen prüfen. Dies schaltet die Kumulierung zwischen Rechnungen und Gutschriften ab und betrachtet diese einzeln. Es wird bei dem oben genannten Beispiel zunächst die Rechnung über 100 ausgeglichen und danach die Gutschrift über 20. Es können Probleme auftreten, wenn man die Kontoauszüge, die über mehrere Mandanten verteilt werden, nicht im Standard-Einlese-Mandanten importiert hat, sondern in einem, der in der Liste der Mandanten darüber steht. Wechselt man dann in einen Mandanten, in dem noch Zeilen zu verarbeiten sind, sucht das System in allen Mandanten nach der dazugehörigen Schnittstelle, um die notwendigen Informationen zu erhalten. Da die Nummerierung immer wieder von vorne beginnt, wird die Schnittstelle aus dem falschen Mandanten herangezogen. Dies führt zu Fehlermeldungen. Es darf nur ein Mandant mit Schnittstellen versorgt und eingerichtet sein. Basis Einrichtung Zlg. Import Verzeichnisse In den Zlg. Import Verzeichnissen werden Importverzeichnisse für die verschiedenen Zlg. Importdateitypen hinterlegt. So ist es möglich folgende Dateitypen über eine Stapelverarbeitung einzulesen: MT940 CSV Port CREMUL BESR REMADV Kreditkarte

44 HANDBUCH OPplus F e ld Dateiart Verzeichnis B e s c h r e ibung In diesem Feld wird die Dateiart ausgewählt, die durch die Stapelverarbeitung importiert werden soll. In diesem Feld wird das zu importierende Verzeichnis eingetragen. Dies muss der komplette Dateipfad sein. Zum einen ist wichtig, dass am Ende des Dateipfades ein Backslash \ steht. Zum anderen muss unbedingt darauf geachtet werden, dass der User bei Verzeichnissen, die auf einem Server liegen, Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von Dateien hat. Backup-Pfad Alle eingelesen Dateien werden nach erfolgreicher Verarbeitung in dem hier eingetragenen Verzeichnis gesichert. Zum einen ist wichtig, dass am Ende des Dateipfades ein Backslash \ steht. Zum anderen muss unbedingt darauf geachtet werden, dass der User bei Verzeichnissen, die auf einem Server liegen, Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von Dateien hat. Dateifilter Sollte ein Verzeichnis mehrere Dateien beinhalten, kann hier ein Filter auf eine Dateiendung gesetzt werden. Dies ist z.b. bei MT940 sinnvoll, da diese z.b. immer als eine STA-Datei gespeichert werden. Durch die Eingabe von *.STA werden auch ausschließlich Dateien mit der Endung STA importiert. CSV Port Sofern ein CSV Port zum Import aufgerufen werden soll, so kann hier der vorher eingerichtete CSV Port eingetragen werden. Dieser wird dann für den Import herangezogen. In der Maske befinden sich ebenfalls die Funktionen zum Einlesen eines Verzeichnisses. Um ein Verzeichnis in einer Stapelverarbeitung einzulesen, stellen Sie sich auf den gewünschten Datensatz und klicken auf Verzeichnis einlesen

45 Basis / Verbände Des Weiteren besteht die Möglichkeit ein vorher eingelesenes Verzeichnis wiederherzustellen. Dabei werden die eingelesenen Dateien aus dem Backup-Verzeichnis wieder in das Ursprungsverzeichnis zurückgeschoben. Dazu nutzen Sie einfach die Funktion Verzeichnis wiederherstellen. Dabei werden alle Objekte, die sich im Backup-Verzeichnis befinden, wiederhergestellt. Dies geschieht unabhängig von Einlesedatum oder Einlesezeit. Ein kleines Beispiel zur Nutzung dieser Funktion: Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie zum Beispiel einen CSV Port nutzen, um Zahlungen zu importieren. Hier kann es vorkommen, dass keine Kontonummern in der Schnittstelle übergeben werden. Im CSV Port wird also ein Vorgabewert definiert. Nach dem Import mehrerer Dateien fällt dann auf, dass ein Zahlendreher in der Einrichtung vorhanden ist. Dieser Zahlendreher wird korrigiert, das Verzeichnis widerhergestellt und neu eingelesen. Um alle eingerichteten Verzeichnisse zu importieren, nutzen Sie die Funktion Alle einlesen. Dabei werden nacheinander alle Verzeichnisse importiert und im Backup-Verzeichnis gesichert

46 HANDBUCH OPplus Sofern Schnittstellen neu angelegt werden, wird das Feld Neu in der Zlg. Import Schittstelle auf Ja gesetzt. Sofern Schnittstellen vorhanden sind, die das Kennzeichen neu enthalten, kann nicht importiert werden

47 Basis / Verbände Zahlungsbedingungen Gutschrift sofort fällig Über das Modul OPplus Basis haben Sie die Möglichkeit das Fälligkeitsdatum in Gutschriften automatisch auf das Buchungsdatum setzen zu lassen. Gutschriften sind damit sofort fällig. Die Einrichtung findet über die Zahlungsbedingung statt: Hier gibt es das Feld Gutschrift sofort fällig. Basis Einrichtung CSV Port Karte Dieses Kapitel richtet sich an die technische Abteilung in Ihrem Haus. Über diesen Menüpunkt werden die Schnittstellen zu externen Text-Dateien im CSV-Format verwaltet. Wenn Sie das Menü aufrufen, öffnet sich eine CSV Port Karte. Die CSV Port Ansicht besteht aus dem Kopf und den zugehörigen Zeilen. Mit OPplus erhalten Sie bereits folgende vordefinierte Standard-Bankschnittstellen: MULTICASH, SFIRM-I und SFIRM-II

48 HANDBUCH OPplus CSV Port Karte Register Allgemein Um einen neuen CSV Port anzulegen, müssen Sie im Kopf stehend, einen neuen Datensatz einfügen (F3). Optional kann dies auch aus der Übersicht vorgenommen werden. F e ld Code B e s c h r e ibung Dieses Feld enthält einen eindeutigen Code für den CSV-Port. Sie müssen hier eine Eingabe machen, bevor Sie die übrigen Felder ausfüllen können. Beschreibung Hier tragen Sie eine Beschreibung des CSV-Ports ein. Dieses Feld kann bis zu 50 Zeichen enthalten. Dateiname Hier müssen Sie den kompletten Pfad und Dateiname der zu bearbeitenden Datei eintragen. Über den AssistButton rechts im Feld kann eine bestehende Datei ausgewählt werden. Der Eintrag ist zwingend bei der CSV-Port Karte, die als Standardschnittstelle verwendet werden soll. Sie können in einer CSV Importkarte auch mit sog. Wildcards arbeiten. Dann muss die Importdatei beim Import aber jeweils ausgewählt werden. Beispiel: Richtung Bankimport Tabelle Sortieren n. Schlüssel Hier legen Sie fest, ob es sich um eine Import- oder Exportschnittstelle handelt. Die Einstellung hat Auswirkung auf andere Felder in der CSV-Karte, die dann entsprechend aktiv werden bzw. ausgegraut sind. Wird im Feld Bankimport ein Haken gesetzt, wird die Schnittstelle an die Zahlungsimportdatei gebunden. Importierte Daten gehen immer in die Tabelle Zahlungsposten. In diesem Fall müssen Sie dafür Sorge tragen, dass mindestens die Felder Bank-ID, Konto-ID und Währungs-ID definiert sind. In dieses Feld tragen Sie die Nummer der Tabelle in der NAV-Datenbank ein, die von der aktuellen Schnittstelle gelesen oder bearbeitet werden soll. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Dieses Feld ist nur bei der Richtung EXPORT aktiv. Hier bestimmen Sie die Sortierung für den Export. Über den AssistButton rechts im Feld erreichen Sie die für die gewählte Tabelle zur Verfügung stehenden Schlüssel

49 Basis / Verbände F e ld Import File löschen Zeichensatz ext. Datei XML Feldtrenner Feldbegrenzer Feste Spaltenbreite Zeilenänge Imp. / Exp. Protokollieren Nur letzten Vorgang protokollieren B e s c h r e ibung In dieses Feld kann eingetragen werden, ob die Importdatei (z.b. umsatze.txt) nach dem Import gelöscht werden soll oder nicht. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Fragen - Nachdem die Datei importiert ist erhalten Sie eine Abfrage, ob die Datei gelöscht werden soll oder nicht. Ja - Die Datei wird nach dem Import immer gelöscht. Es erfolgt dabei keine Abfrage. Nein - Die Datei wird nach dem Import nicht gelöscht. Es erfolgt dabei keine Abfrage. In diesem Feld wird der Zeichensatz der Ziel- bzw. Quelldatei angegeben: NAV (ASCII) oder Windows (ANSI). Dieses Feld ist nur bei der Richtung EXPORT aktiv. Setzen Sie einen Haken werden bestimmte andere Felder ausgegraut/inaktiv. In diesem Feld wird der Feldtrenner der Ziel- bzw. Quelldatei angegeben. Machen Sie hier keine Angaben, wird das Tabulator-Zeichen eingesetzt. Import: In diesem Feld wird geregelt, ob Feldinhalte in sog. Delimiter (Feldbegrenzer) eingeschlossen werden sollen. Zur Auswahl stehen folgende Werte <keine> = keine Begrenzer = doppelte Anführungszeichen = einfache Anführungszeichen Export: Feldinhalte, die das als Separator (Feldtrenner) definierte Zeichen enthalten, werden immer zwischen doppelten Anführungszeichen ausgegeben. Ist hier ein Haken gesetzt, können Sie in dem Feld Zeilenlänge einen Wert eintragen. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Feste Spaltenbreite = Ja. Den festen Wert tragen Sie dann hier ein. Legt fest, ob die mit der gewählten Schnittstelle vorgenommenen Import- bzw. Exportvorgänge protokolliert werden sollen. Das Feld hat keine Auswirkung bei der Bearbeitung von Kontoauszügen und Avisen. Diese werden im Zahlungsjournal automatisch protokolliert. Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn Imp./Exp.protokollieren = JA ist. Setzen Sie hier einen Haken dann wird im CSV-Protokoll immer nur der letzte Vorgang aufgeführt

50 HANDBUCH OPplus CSV Port Karte Register Import F e ld Bestehende überspringen OnModify/OnValidate -Trigger ausführen Zeilen überspringen Zeilen abschneiden Beträge Dezimaltrenner Tausendertrennzeichen Datumsformat Filtertext Filtertext als auslassen B e s c h r e ibung Dieses Feld ist nur bei der Richtung IMPORT aktiv. Ist hier ein haken gesetzt überspringt der Import solche Zeilen, die sich bereits mit identischen Werten in der Zieltabelle befinden. Dieses Feld ist nur bei der Richtung IMPORT aktiv. Ist die Option aktiv, legt sie fest, ob Sätze beim Einfügen oder Ändern nach den Regeln der zugrunde liegenden Tabelle validiert werden sollen. Dieses Feld ist nur für den Import relevant. Hier legen Sie fest, wie viele Zeilen, die am Beginn einer Import-Datei stehen übersprungen werden sollen. Dieses Feld ist nur für den Import relevant. Hier legen Sie fest, wie viele Zeilen am Ende einer Import- Datei überlesen werden sollen. Der Wert von numerischen Feldern kann bei der Ein- bzw. Ausgabe folgendermaßen behandelt werden: wie gespeichert, d.h. wie in der Datei / Tabelle vorgefunden absolut, d.h. Absolutbetrag umkehren, d.h. Vorzeichen umkehren. Hier tragen Sie den Dezimaltrenner ein, der Standardwert ist, (Komma). Hier tragen Sie das Tausendertrennzeichen ein, der Standardwert ist. (Punkt). Hier können Sie das Datumsformat der Quelldatei eintragen. Sie verwenden dazu die Platzhalter d, m und y. Im CSV-Port hat man die Möglichkeit Zeilen mit bestimmten Textphrasen zu filtern. Beim Import wird die gesamte Zeile auf den Text geprüft. In Abhängigkeit zum Feld mit dem Namen Filtertext als auslassen wird die Zeile dann importiert oder nicht. Beim Import wird die gesamte Zeile auf den Filtertext geprüft. Ist die Phrase vorhanden, wird die Zeile importiert. Wenn der Haken bei Filtertext als auslassen gesetzt ist, wird diese Zeile nicht eingelesen

51 Basis / Verbände CSV Port Karte Register Export F e ld Feldnamen ausgeben Datumsformat Dezimalformat Null als Leerstring Format Wahrheitsfelder Bool. Groß/Kleinschreibung Groß/Kleinschreibung Textfeld Beträge Dezimaltrenner Tausendertrennzeichen B e s c h r e ibung Dieses Feld ist nur bei der Richtung EXPORT aktiv. Ist dieses Feld markiert, werden in der ersten Zeile der Exportdatei die Feldnamen ausgegeben. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier kann ein gültiger Format-String zur Ausgabe von Datumsfeldern eingetragen werden. Dieser Wert kann für jedes definierte Feld individuell geändert werden. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier kann ein gültiger Format-String zur Ausgabe von Dezimalfeldern eingetragen werden. Dieser Wert kann für jedes definierte Feld individuell geändert werden. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Ist dieses Feld markiert, werden Zahlenfelder mit dem Wert Null nicht mit der Ziffer "0", sondern als leere Zeichenfolge ausgegeben. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier kann die Ausgabe von Wahrheitsfeldern festgelegt werden. Zur Auswahl stehen: "'ja/nein", "yes/no", "wahr/falsch", "true/false" sowie "0/1". Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Die Groß-/Kleinschreibung regelt die Darstellung der bei "Format Wahrheitsfelder" gewählten Werte. Zur Auswahl stehen: alles groß ("JA/NEIN") alles klein ("ja/nein") gemischt ("Ja/Nein"). Hier wird die Groß-/Kleinschreibung von Textfeldern / Spalten geregelt. Zur Auswahl stehen: alles groß alles klein unverändert, d.h. wie in Tabelle oder Datei vorgefunden. Dieser Wert kann für einzelne Spalten/Felder überschrieben werden über den Menüpunkt Feld im Button Funktionen. Der Wert von numerischen Feldern kann bei der Ein- bzw. Ausgabe folgendermaßen behandelt werden: wie gespeichert, d.h. wie in der Datei / Tabelle vorgefunden absolut, d.h. Absolutbetrag umkehren, d.h. Vorzeichen umkehren. Hier tragen Sie den Dezimaltrenner ein, der Standardwert ist, (Komma). Hier tragen Sie das Tausendertrennzeichen ein, der Standardwert ist. (Punkt)

52 HANDBUCH OPplus Erweiterung Formatstring / Fixtext Da in CSV-Dateien auch Werte übergeben werden, die noch nachkalkuliert werden müssen, damit sie in NAV entsprechend verwendet werden können, gibt es jetzt die Möglichkeit, Formeln in die CSV-Ports zu integrieren. Zum Beispiel wird ein Betrag übergeben, der aber noch mit einem Gebührenbetrag aus einer anderen Spalte addiert werden soll oder ein Wert soll um die MwSt angehoben werden. Um Formeln nutzen zu können, wurde das Feld Formatstring / Fixtext erweitert. Dieses Feld dient zur Eingabe der Formel. Damit die Formel auch als solche erkannt wird, muss für das Feld die Eigenschaft Formel vorhanden gesetzt werden. Um Felder in einer neuen Spalte für eine Berechnung zu nutzen, können die Spalten mit dem Zeichen # angegeben werden. Dazu muss dann der Haken bei Verwendung für Feldverknüpfung gesetzt werden. Das veranlasst das System dazu, sich den Wert zu merken. Diese Felder können vor der Verarbeitung in der Formel bereits über die Feldeinstellungen vorformatiert werden (z.b. Vorzeichen, Faktor). Zusätzlich kann auch das kalkulierte Feld über die Feldeigenschaften noch angepasst werden. Die Formeln werden der Reihenfolge nach abgearbeitet. Mathematische Regeln, wie Punktrechnung vor Strichrechnung, muss über das Setzen von Klammern realisiert werden. Auch das Berechnen mit Prozenten ist nicht implementiert, das das Prozentzeichen für die Verwendung von Prozentcodes zur Benutzung von Variablen (Heute, Monatsletzter ) genutzt wird. Mit dieser neuen Funktionalität sind aber komplexere Berechnungen möglich. Formelbeispiele:

53 Basis / Verbände Berechnung Eingabemöglichkeit (nach Ergebniswunsch) Spalte 2 * 0,19 #2*0,19 Spalte 2 + Spalte 4 #2+#4 Spalte 2 + Spalte 4 * 2 (#2+#4)*2 oder #2+(#4*2) Spalte 2 * 2 + Spalte 4 * 2 (#2*2)+(#4*2) Spalte 2 + Spalte 4 * 2 * 0,19 ((#2+#4)*2)*0,19 Für die Berechnung stehen folgende Rechenarten zur Verfügung: Addition: + Subtraktion: - Division: / Multiplikation: * Potenz: ^ CSV Port Karte Felder der Zeile Anm.: Die Abbildung enthält nicht alle Spalten/Felder F e ld Spalte B e s c h r e ibung Hier tragen Sie die Position des gewählten Felds in einer Zeile der Aus- bzw. Eingabedatei ein, sozusagen seine Spaltennummer. Standardmäßig werden die Spaltennummern mit dem Faktor 10 multipliziert, um ggf. eine nachträgliche manuelle Anordnung zu erleichtern. Beim Import ist zwingend zu beachten, dass die Reihenfolge der externen Spalten eingehalten wird. Unterdrücken Import: Diese Spalte ist zwar in der Datei vorhanden, wird aber beim Einlesen übersprungen. Export: Dieses Feld wird bei der Ausgabe nicht berücksichtigt

54 HANDBUCH OPplus F e ld Feldnr. Feldname Nicht validieren Filter Beschreibung Formatstring/Fixtext Präfix Suffix Zeilenlänge B e s c h r e ibung In diesem Feld tragen Sie die Nummer des Eingabe-/Ausgabefelds ein. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Tabelle des CSV Karten Kopfes gewählten Tabelle ab. In diesem Feld wird der Name des ausgewählten Feldes angezeigt. Er dient nur der Information und kann nicht geändert werden. Ist hier ein Haken gesetzt, wird der Wert in NAV ohne Validate importiert. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier können Sie für das gewählte Feld nach den geltenden Regeln der Anwendung einen Filter eingeben. Hier geben Sie eine optionale Beschreibung der Ein- bzw. Ausgabespalten an. Lesen Sie über den Menüpunkt "Datei einlesen u. testen" im Button Funktionen eine Datei ein, werden hier die in der ersten Zeile gefundenen Werte eingetragen: Das ist hilfreich für die Zuweisung der entsprechenden Tabellenfelder, insbesondere wenn sich dort aussagekräftige Spaltenüberschriften befinden sollten. Import: Das ausgewählte Feld wird konstant mit der hier ggf. eingegebenen Zeichenfolge gefüllt. Export: Hier können Sie für das gewählte Feld nach den geltenden Regeln der Anwendung eine Formatierungsangabe machen. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier tragen Sie eine feste Zeichenfolge ein, die vor dem eigentlichen Feldinhalt ausgeben werden soll. Eingetragen wird z.b. der Wert Kundennummer, der Feldinhalt lautet 4711, ausgegeben wird Kundennummer4711. Um das Ergebnis Kundennummer 4711 zu erzielen, muss zusätzlich der Haken beim Feld Leerstelle vorher gesetzt sein. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel CSV Port Karte Button Funktionen. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Eine feste Zeilenfolge, die zusätzlich zum eigentlichen Feldinhalt ausgeben werden soll. Eingetragen wird z.b. der Wert EUR, der Feldinhalt lautet 22,54, ausgegeben wird 22,54EUR. Um das Ergebnis 22,54 EUR zu erzielen, muss zusätzlich der Haken beim Feld Leerstelle nachher gesetzt sein. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel CSV Port Karte Button Funktionen. Dieses Feld ist für die Berechnung der Länge der Ausgabezeile gedacht und kann nicht geändert werden. Weitere Einstellungen je Zeile können bei Bedarf über den Button Funktionen Feld auf der CSV-Port Feldkarte vorgenommen werden. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel CSV Port Karte Button Funktionen. CSV Port Karte Button Zeile Mapping Es ist möglich im CSV Port ein Mapping vorzunehmen und dadurch vorhandene Werte der Quelldatei (Alter Wert) beim Import auf neue Werte umzustellen. Dies kann bspw. bei Kostenstellen Verwendung finden

55 Basis / Verbände CSV Port Karte Button CSV Port Übersicht Verwenden Sie diese Funktion, um eine Übersicht aller Objekte im aktiven Fenster anzuzeigen. CSV Protokoll Hierüber können Sie sich die protokollierten Aktionen des CSV-Ports ansehen, wenn die importierten Daten kein Bankimport waren. Aktionen bzgl. CSV Ports ungleich Bankimport /Avis werden nur protokolliert, wenn auf dem Register Optionen des CSV Port Kartenkopf das Feld Imp / Exp protokollieren aktiviert ist. Zlg. Importjournal Hierüber können Sie sich die protokollierten Aktionen des CSV Ports ansehen, wenn die importierten Daten ein Bankimport waren. Kopie anlegen Wenn Sie diese Funktion aufrufen, erzeugt die Anwendung eine identische Kopie des aktiven CVS Ports mit dem Zusatz +.Kopieren Sie z.b. den Port Multicash, erzeugt die Anwendung einen neuen CSV Port mit dem Code Multicash+. Exportieren Diese Funktion exportiert die Stammdaten des CSV Ports in eine Datei

56 HANDBUCH OPplus CSV Port Karte Button Funktionen Vorschau Nur für den Import. Die Vorschau erweist sich vor allem bei der Definition eines Ports mit festen Feldpositionen als nützlich, was u.u. ein mühseliges Geschäft sein kann. Zur Anzeige der Vorschau nutzen wir bis auf weiteres die Standardform 8626 Migrationsdatensätze. Bitte beachten Sie, dass diese Form die Felder stets in der Reihenfolge der Tabellendefinition anzeigt, nicht in der, die Sie für den CSV-Port definiert haben. Bitte beachten Sie ferner, dass in diesem Zusammenhang die Spalte Ungültig ohne Bedeutung ist und dass der Button Migration ohne Funktion ist -- schlimmstenfalls kann darüber ein Runtime Error ohne Folgen hervorgerufen werden. Import / Export Über diese Funktion wird entsprechend der eingestellten Richtung der Import / Export ausgeführt. Felder/Spalten Alle aktiv in allen Zeilen das Feld Unterdrücken auf Nein setzen Alle inaktiv in allen Zeilen das Feld Unterdrücken auf Ja setzen Alle validieren in allen Zeilen das Feld Nicht validieren auf Nein setzen Nichts validieren in allen Zeilen das Feld Nicht validieren auf Ja setzen Spaltennr. 1,2,3 das Feld Spalte neu von 1 an durchnummerieren. Die angezeigte Sortierung bleibt erhalten. Spaltennr. 10,20,30 das Feld Spalte neu von 10 an durchnummerieren. Die angezeigte Sortierung bleibt erhalten. Felder/Spalten neu

57 Basis / Verbände Das Untermenü Felder / Spalten neu enthält Funktionen, mit denen die Definition der Felder / Spalten für den CSV-Port komplett neu erstellt werden. Aus Tabelle neu einlesen fügt eine Zeile für jedes Felder der ausgewählten Tabelle ein. Aus Datei neu einlesen Testet die Datei und legt für jede gefundene Spalte eine Zeile an. Tipp: Wenn eine umfangreiche Tabellendefinition vorliegt, die Importdatei aber nur wenige Spalten enthält, benutzen Sie am besten die Funktion Felder / Spalten -> Alle inaktiv, und aktivieren anschließend die gewünschten Felder. Benutzerdefiniert neu erstellen 5, 10 oder 20 Spalten mit den Standardeinstellungen anlegen Felder/Spalten anhängen Das Untermenü Felder / Spalten anhängen enthält Funktionen, mit denen vorhandenen Definitionen weitere Felder / Spalten hinzugefügt werden. Die einzelnen Punkte entsprechen denen des Untermenüs Felder / Spalten neu: Aus Tabelle Aus Datei anhängen Benutzerdefiniert anhängen

58 HANDBUCH OPplus CSV Port Karte - Karte der Zeilen Folgende zusätzlichen Felder stehen in der Karte CSV Port Zeilen zur Verfügung: F e ld Unterdrücken Nicht validieren Links abschneiden Rechts abschneiden Feldlänge Formatstring/ Fixtext B e s c h r e ibung Import: Diese Spalte ist zwar in der Datei vorhanden, wird aber beim Einlesen übersprungen. Export: Dieses Feld wird bei der Ausgabe nicht berücksichtigt. Ist hier ein Haken gesetzt, wird der Wert in NAV ohne Validate importiert. Legt fest, wie viele Zeichen links abgeschnitten werden sollen. Beispiel: Eingetragen ist der Wert 3, und der Feldinhalt lautet Kd. 4711, ausgegeben würde Legt fest, wie viele Zeichen rechts abgeschnitten werden sollen. Beispiel: eingetragen ist der Wert 3, der Feldinhalt lautet 200,22EUR, ausgeben wird 200,22. Hier können Sie die Feldlänge definieren. Import: Das ausgewählte Feld wird konstant mit der hier ggf. eingegebenen Zeichenfolge gefüllt. Export: Hier können Sie für das gewählte Feld nach den geltenden Regeln der Anwendung eine Formatierungsangabe machen. Es stehen mehrere %-Codes zur Verfügung, um z.b. ein fehlendes Datum zu ergänzen. Die vorhandenen Platzhalter kann der Anwender sich über den Assist-Edit anschauen. %1 = Heute %2 = Arbeitsdatum %3 = Monatsletzter des vergangenen Monats %4 = Monatsletzter des aktuellen Monats # = Spalten miteinander verknüpfen (Beispiel Spalte 10 und 58 : #10#58) Feldverknüpfung Wie im Screenshot zu sehen, ist es nun auch möglich Felder miteinander zu verknüpfen. Hierfür wurde der Platzhalter # eingefügt. Über UMSCHALT + F5 kommt man in die Karte der Zeile. Hier gibt es das Feld Verwendung für Feldmapping. Dieses muss angehakt sein, wenn das Feld zur Verknüpfung herangezogen werden soll

59 Basis / Verbände F e ld B e s c h r e ibung Um dann eine Verbindung zwischen Zeilen herzustellen, muss in der Spalte Formatstring/Fixtext eine Raute ( # ) gefolgt von der Spaltennummer eingegeben werden. Trennzeichen sind erlaubt. Präfix Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier tragen Sie eine feste Zeichenfolge ein, die vor dem eigentlichen Feldinhalt ausgeben werden soll. Eingetragen wird z.b. der Wert Kundennummer, der Feldinhalt lautet 4711, ausgegeben wird Kundennummer4711. Um das Ergebnis Kundennummer 4711 zu erzielen, muss zusätzlich der Haken beim Feld Leerstelle vorher gesetzt sein. Dieses Feld wird auf der CSV Port Kartenzeile angezeigt und wurde bereits im Kapitel CSV Port Karte - Felder der Zeile erläutert. Leerstelle vorher Suffix Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Legt fest, ob zwischen dem eigentlichen Feldinhalt und der unter Text vorher eingetragenen Zeichenfolge eine Leerstelle eingefügt werden soll, so dass z.b. Kd.Nr statt Kd.Nr.4711 ausgegeben werden kann. Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Eine feste Zeilenfolge, die zusätzlich zum eigentlichen Feldinhalt ausgeben werden soll. Eingetragen wird z.b. der Wert EUR, der Feldinhalt lautet 22,54, ausgegeben wird 22,54EUR. Um das Ergebnis 22,54 EUR zu erzielen, muss zusätzlich der Haken beim Feld Leerstelle nachher gesetzt sein. Dieses Feld wird auf der CSV Port Kartenzeile angezeigt und wurde bereits im Kapitel CSV Port Karte - Felder der Zeile erläutert. Leerstelle nach Automatisch hochzählen Wert für automatisches Hochzählen Von Spalte Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Legt fest, ob zwischen dem eigentlichen Feldinhalt und der unter Text nachher eingetragenen Zeichenfolge eine Leerstelle eingefügt werden soll, so dass z.b. 22,54 EUR statt 22,54EUR ausgegeben werden kann. Setzen Sie hier einen Haken wird der Wert aus dem Feld Wert für automatisches Hochzählen entsprechend um 1 je Importzeile erhöht. Hier tragen Sie den Wert für das automatische Hochzählen ein. Ist im Feld feste Spaltenbreite der Haken gesetzt, kann im Feld von Spalte angegeben werden, ab welchem Zeichen / Spalte eingelesen werden soll. Als Länge wird der Wert aus dem

60 HANDBUCH OPplus F e ld Bis Spalte Spaltenbreite Auffüllen Zeichen z. Auffüllen Beträge Inc/Dec Faktor Groß/Kleinschrei bung Textfeld Verwendung für Feldverknüpfung B e s c h r e ibung Feld Spaltenbreite verwendet. Wird zur Zeit nicht verwendet Dieses Feld ist nur für den Export relevant. Hier kann die maximale Ausgabebreite des gewählten Felds angegeben werden. Zugehörige Formatierungen (z.b. Präfix, Suffixr ) werden eingerechnet, nicht aber Feldbegrenzer oder - trenner. Ist das Feld Spaltenbreite gefüllt, kann hier festgelegt werden, ob die Spalte auf der linken oder der rechten Seite mit dem im Feld Füllzeichen eingetragenen Zeichen aufgefüllt wird. Ist der Feldinhalt länger als der bei Spaltenbreite eingegebene Wert, wird er an der entsprechenden Position gekürzt. Soll die gewählte die Spalte auf der linken oder der rechten Seite gefüllt werden, kann hier ein beliebiges Füllzeichen eingetragen werden. Eine Eingabe in diesem Feld ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn unter Spaltenbreite ebenfalls ein Wert eingetragen wurde. Betragsfelder können auf drei Arten behandelt werden: Wie gespeichert (der Betrag wird übernommen, wie in Datei oder Tabelle vorgefunden) Absolut (der Betrag wird vorzeichenlos betrachtet) Umkehren (das Vorzeichen des Betrags wird umgekehrt) Beträge in diesem Feld werden um den eingegebenen Betrag erhöht oder vermindert. Beträge in diesem Feld werden mit dem eingetragenen Wert multipliziert. Hier wird die Groß-/Kleinschreibung von Textfeldern / Spalten geregelt. Zur Auswahl stehen: wie gespeichert (d.h. wie in Tabelle oder Datei vorgefunden.) klein groß Die Eintragung je Feld hat höhere Priorität als der Eintrag auf der CSV Port Karte im Kopf. Diese Option muss aktiviert werden, wenn Sie in dem Feld Formatstring/Fixtext eine Verknüpfung eingetragen haben. Schritt für Schritt: Einrichten eines CSV-Ports für den Bankimport Auszugsdatei analysieren Öffnen Sie ein Muster der externen Auszugsdatei in einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Feldtrenner, Zeichensatz und eventuell überflüssige Kopf- und Fußzeilen. Wir nehmen hier an, dass Sie eine CSV-Datei im ANSI-Zeichensatz mit Semikolon als Feldtrenner vorfinden; in der ersten Zeile finden sich Spaltenüberschriften, in der letzten ist der Saldo ausgewiesen. Dazwischen befinden sich die Umsätze eines Ihrem Bankimport bislang unbekannten Kontos. Sie sollten bei der Einrichtung mit einer Kopie der Auszugsdatei arbeiten, weil das System den Zugriff auf eine bereits geöffnete CSV-Datei in der Regel mit einer Fehlermeldung verweigert. Auch im laufenden Betrieb kann dies passieren, wenn die Datei aus irgendeinem Grund anderweitig geöffnet ist. CSV-Port anlegen OPplus Basis Einrichtung CSV Port Vergeben Sie einen Code und eine Beschreibung. Tragen Sie Pfad und Namen der Auszugsdatei ein. Setzen Sie den Haken im Feld Bankimport: Die Felder Richtung, Tabelle sowie Sortieren nach Schlüssel werden automatisch mit den erforderlichen Werten gefüllt. Legen Sie Zeichensatz (Windows) und Feldtrenner (Semikolon) fest. CSV-Port Zeilen anlegen Nun muss für jede Spalte der Auszugsdatei eine CSV-Port-Zeile erstellt werden. Diese etwas mühselige Arbeit erleichtert die Funktion Datei einlesen und testen (Button Funktionen). Sollte die Auszugsdatei den

61 Basis / Verbände technischen Mindestanforderungen für einen Bankimport nicht entsprechen, bricht die Funktion mit einer Fehlermeldung ab. Bei erfolgreichem Aufruf wird für jede Spalte der Auszugsdatei eine CSV-Port-Zeile angelegt. Dabei werden die Felder Position und Beschreibung gefüllt. Die Reihe der Positionsnummern ist großzügig gespreizt, um das nachträgliche Einfügen zu erleichtern, die Werte im Feld Beschreibung stammen aus der ersten Zeile der Auszugsdatei. In unserem Beispiel finden wir hier nun - untereinander angeordnet wohlgemerkt - die Spaltenüberschriften der Auszugsdatei. Zeilen und Spalten zuordnen Ordnen Sie den Spalten, die Sie übernehmen wollen, die entsprechenden Felder der Tabelle Zlg. Importzeile zu. Dazu klicken Sie auf den LookUpButton des Feldes Feldnr. Es öffnet sich die CSV Port Feldauswahl. Felder, die bereits ausgewählt wurden, sind hier fett markiert. Suchen Sie das gewünschte Feld, bestätigen Sie die Wahl mit dem OK-Button, und das Fenster Feldauswahl schließt sich. In der Zeile des CSV-Ports sind nun die Nummer und im Feld Beschreibung der Name des Felds zu sehen. Arbeiten auf diese Weise Zeile für Zeile ab. Es ist nicht nötig, Spalten, die übersprungen werden sollen, ausdrücklich mit Unterdrücken = Ja zu markieren; solange einer Zeile / Spalte kein Feld zugeordnet ist, wird sie beim Import ohnehin ignoriert. Unerlässlich ist allerdings, in den Zeilen des CSV-Ports die exakte Reihenfolge der Spalten in der Auszugsdatei beizubehalten. Nur der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass Sie Spalten, die rechts von der letzten zu importierenden stehen, in Ihrem Port ohne Schaden löschen könnten. Überprüfen Sie, ob die für den Bankimport unverzichtbaren Felder Bank-ID ( Bankleitzahl), Bank Account-ID ( Bankkonto) und Currency-ID ( Währungscode )zugewiesen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie diese per Hand nachtragen. Fügen Sie die fehlenden Felder dann hinzu. Stoßen Sie jetzt einen ersten Importversuch an: Button Funktionen Import/Export. Aufgrund der Spaltenbezeichnungen in der ersten Zeile unserer imaginären Datei werden Sie eine Fehlermeldung erhalten. Tragen Sie im CSV-Port-Kopf nun nach Zeile überspringen : 1 ; auch die letzte Zeile des Auszugs mit dem Saldo interessiert uns nicht, daher wird auch im Feld Zeilen abschneiden der Wert 1 eingetragen. Nun sollte der neue CSV-Port den technischen Anforderungen genügen. Einrichten der Zlg. Importschnittstelle Nehmen Sie einen weiteren Importversuch vor. Jetzt erhalten Sie die Meldung 1 Zlg. Importschnittstelle angelegt. Diese Schnittstelle muss nun für die Weiterverarbeitung gewissermaßen freigeschaltet werden. Dazu öffnen Sie Übersicht der Zahlungsimport-Schnittstellen: OPplus Basis Einrichtung Zgl. Importschnittstelle. Die gerade neu angelegte Bankverbindung finden Sie am Ende. Füllen Sie zunächst nur das Feld Import in Mandant aus - über das Feintuning der Schnittstelle erfahren Sie mehr an anderer Stelle des Handbuchs. Schließen Sie das Fenster, wechseln Sie wieder in die CSV-Port-Karte, stoßen Sie dort ein letztes Mal die Funktion Import/Export an und schließen Sie Karte. Kontrolle des Imports Das Ergebnis des Imports sehen Sie im Zahlungsimport-Journal: OPplus Basis Zlg. Importjournal. Hinweis zu CSV-Port Import direkt in ein Fibu Buch.-Blatt Wenn eine Datei über einen CSV-Port direkt in ein Buch-Blatt importiert werden soll, ist auf einige Dinge zu achten: Der Haken bei "Bankimport" darf nicht gesetzt sein. Damit ist die Auswahl der Zieltabelle möglich. Wenn der Haken gesetzt ist, wird die Importtabelle direkt auf "Zlg. Importzeile" gesetzt. Um die Daten in ein Buch-Blatt einzulesen ist die Tabelle 81"Fibu Buch. -Blattezeile" zu wählen. Wenn die Schlüsselfelder (Buch.-Blatt Vorlagenname, Buch.-Blattname, Zeilennummer) nicht über die Datei eingelesen werden, sind diese unten an Feldzuweisungen anzufügen

62 HANDBUCH OPplus Damit die Zeilennummer dann auch automatisch hochgezählt und eingetragen werden, gibt es in der Karte zur Zeile die Felder "Automatisch hochzählen" und "Wert für automatisches Hochzählen" worüber der Intervall festgelegt wird. Import von Zahlungsdateien (Kontoumsätze) Dieses Kapitel behandelt den Import von Kontoumsätzen aus externen Dateien. Abhängig von deren Format und von der OPplus-Einrichtung führt der Weg über separate Menüpunkte. Basis Zlg. Import via CSV Port (mit Standardschnittstelle) Wenn Sie eine Standardschnittstelle definiert haben, bei der ein gültiger Dateiname hinterlegt ist, erhalten Sie bei Aufruf des Zlg. Import via CSV Port folgende Abfrage: Ja = Die in der Standardschnittstelle hinterlegte Datei wird eingelesen und es erfolgen die entsprechenden Einträge im Zlg. Importjournal. Nein = Es öffnet sich die Übersicht der vorhandenen CSV-Ports zur Auswahl. Die weiteren Schritte entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Basis Zlg. Import via CSV Port (ohne Standardschnittstelle) Sie können in der OPplus Einrichtung auf dem Register Zlg. Import eine Standardschnittstelle definieren (siehe Kapitel OPplus einrichten Registerkarte Zlg. Import. Damit diese für den Zlg. Import via CSV verwendet werden kann, muss entweder in der OPplus Einrichtung das Feld Standard- Zlg. Importdatei oder in der zugehörigen CSV-Karte das Feld Dateiname vorbelegt sein. Basis Zlg. Import via CSV Port (ohne Standardschnittstelle) Haben Sie keine Standardschnittstelle definiert oder ist auf der CSV-Karte der Standardschnittstelle kein Dateiname eingetragen, öffnet sich bei Aufruf des Zlg. Import via CSV Port die CSV Port Übersicht mit vorhandenen CSV Ports für den Bankimport. Wählen Sie den Port aus, mit dem Sie den Import durchführen wollen, und starten Sie ihn über die Schaltfläche Funktionen Import / Export:

63 Basis / Verbände Bitte beachten Sie, dass nur solche CSV Ports verwendet werden können, bei denen im Feld Dateiname ein gültiger Eintrag vorhanden ist. Die in dem ausgewählten CSV Port hinterlegte Datei wird eingelesen und die entsprechenden Eintragungen ins Zlg. Importjournal werden angelegt

64 HANDBUCH OPplus Basis Zlg. Import via MT 940 Wenn Sie den Bericht Zlg. Import via MT940 aufrufen, öffnet sich das Dateiimportdialogfenster für eine STA- Datei: Wenn Sie die Eintragungen mit Öffnen bestätigen, wird die ausgewählte Datei eingelesen und die entsprechenden Eintragungen im Zlg. Importjournal vorgenommen. Wenn eine Schnittstelle neu angelegt wird, so enthält diese das Kennzeichen Neu. Ist dieses Feld gesetzt, kann kein Import vorgenommen werden. Sollte jedoch vor Aufruf der Funktion Zlg. Import via MT940 schon eine Schnittstelle das Kennzeichen neu haben, bekommen Sie folgende Meldung: Die Option Ja führt den Import aus. Alle als Neu gekennzeichneten Schnittstellen werden dabei vom System überlesen. Die Option Nein bricht den Import ab

65 Basis / Verbände Hintergrund: Wenn man erst einmal die Bankdaten eines Mandanten einlesen und die anderen Banken vorerst hinten anstellen möchte, dann werden nur die Bankdaten der korrekt angelegten Schnittstellen verarbeitet. Dieses Feld wird nur beim MT940 Import berücksichtigt. Mit der Funktion MT940 Verzeichnis lassen sich die MT940-Dateien eines kompletten Verzeichnisses in einem Arbeitsschritt einlesen. Die Funktion ist über das Zlg. Importjournal zu erreichen und wird im Abschnitt Zlg. Importjournal Button Funktionen MT940-Verzeichnis näher erläutert. Basis Zlg. Import via BESR (Zahlungsimport CH) Wenn Sie den Bericht Zlg. Import via BESR aufrufen, öffnet sich folgendes Dateiimportdialogfenster für eine V11-Datei: Wenn Sie die Eintragungen mit Öffnen bestätigen, wird die ausgewählte Datei eingelesen und die entsprechenden Eintragungen im Zlg. Importjournal vorgenommen. Basis Zlg. Import via CREMUL (Zahlungsimport AT) Wenn Sie den Bericht Zlg. Import via CREMUL aufrufen, öffnet sich folgendes Dateiimportdialogfenster für eine Cremul-TXT-Datei:

66 HANDBUCH OPplus Wenn Sie die Eintragungen mit Öffnen bestätigen, wird die ausgewählte Datei eingelesen und die entsprechenden Eintragungen im Zlg. Importjournal vorgenommen. Basis Zlg. Import via REMADV Mit dieser Stapelverarbeitung können Sie ein Zahlungsavis im REMADV Format in ein Buchungsblatt importieren. F e ld Buch-Blattvorlagenname Buch.-Blattname B e s c h r e ibung Geben Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage ein, welche die Buchungszeilen aufnehmen sollen. Klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld, um die bestehenden Fibu Buch.-Blattvorlagen einzublenden. Geben Sie den Namen des Fibu Buch.-Blattes ein, das die Buchungszeilen aufnehmen sollen. Klicken Sie auf den AssistButton rechts im Feld, um die bestehenden

67 Basis / Verbände F e ld Dateiname Belegnr. Belegnr. hochzählen Buchungsdatum Buch.-Blatt leeren Gegenkonto Partner B e s c h r e ibung Fibu Buch.-Blattnamen einzublenden. Hier sind der komplette Pfad und Dateiname der zu bearbeitenden Datei einzutragen. Über den AssistButton kann eine bestehende Datei ausgewählt werden. In dieses Feld müssen Sie eine Belegnummer eintragen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, erhält jede Buchblattzeile eine eigene Belegnummer, hochgezählt basierend auf dem Eintrag Belegnr. Geben Sie das Datum an, an dem die Sachposten gebucht werden sollen. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden vor Erstellen der Fibu Buchblattzeilen bereits vorhandene Zeilen gelöscht. In dieser Zeile wählen Sie im linken Feld die Kontoart für das Gegenkonto. Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung: Sachkonto, Debitor, Kreditor und Bankkonto. Rechts geben Sie die Kontonr. ein. Klicken Sie auf den AssistButton, um die bestehenden Kontonummern einzublenden. Die angezeigte Übersicht hängt von der gewählten Kontoart ab. Der Eintrag in diesem Feld kann bei den Kontierungsregeln im Schlagwort 2 benutzt werden. Haben Sie beim Aufruf des REMADV einen Partner angegeben wird dieser dort im Feld Schlagwort 2 eingetragen. So haben Sie die Möglichkeit, pro Partner bei gleichen Abzugsarten unterschiedliche Kontierungen zu hinterlegen. Beim Zgl. Import via REMADV werden die Kontierungsregeln zur Kontierung der Abzugsarten genutzt. Beim Einlesen eines REMADV werden die gefundenen Abzugsarten im Feld Schlagwort eingetragen. Haben Sie beim Aufruf des REMADV einen Partner angegeben wird dieser im Feld Schlagwort 2 eingetragen. So haben Sie die Möglichkeit, pro Partner bei gleichen Abzugsarten unterschiedliche Kontierungen zu hinterlegen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die im REMADV gefundene Belegnr. zur Belegsuche über die Kontierungshinweistexte zu beeinflussen. Basis Zlg. Import via REMADV und ZIS Mit dieser Stapelverarbeitung können Sie ein Zahlungsavis im REMADV Format importieren. Im Gegensatz zum Zlg. Import via REMADV wird dieser Import nicht direkt ins Buch.-Blatt importiert, sondern gemäß OPplus Logik über Zahlungsimportschnittstellen und Zahlungsimportjournale importiert. F e ld Dateiname B e s c h r e ibung Hier sind der komplette Pfad und Dateiname der zu bearbeitenden Datei einzutragen. Über den AssistButton kann eine bestehende Datei ausgewählt werden

68 HANDBUCH OPplus F e ld Partner Buchungsdatum B e s c h r e ibung Der Eintrag in diesem Feld kann bei den Kontierungsregeln im Schlagwort 2 benutzt werden. Haben Sie beim Aufruf des REMADV einen Partner angegeben wird dieser dort im Feld Schlagwort 2 eingetragen. So haben Sie die Möglichkeit, pro Partner bei gleichen Abzugsarten unterschiedliche Kontierungen zu hinterlegen. Geben Sie das Datum an, an dem die Sachposten gebucht werden sollen. Die Verarbeitungsroutinen beim Import ins Erw. Buch.-Blatt sind dann gemäß OPplus Standard. Es wird hierbei versucht eine Kontierung und eine automatische Auszifferung vorzunehmen. Nicht automatisch ausgezifferte Zeilen müssen dann hier vom Anwender bearbeitet werden. Wichtig beim Import via REMADV: Der Wert, der in der Option Partner angegeben wird, wird in der Zahlungsimportschnittstelle im Feld Schnittstellen Kontonr. eingetragen. Wird dieser Partner nicht gefunden, so wird eine neue Zahlungsschnittstelle angelegt. Außerdem werden in den GV Kontierungsregeln beim Import Datensätze angelegt. Diese beinhalten als Schlagwort einen Suchbegriff zur Kontierung (für Belege / für Abzüge / usw.) und als Schlagwort 2 den Partner. In diesem Beispiel wurden 2 GV Codes angelegt, die auf Belege hinweisen (DOC*) und 5 GV Codes, die auf Abzüge hinweisen (AJT*). Auf welche Konten diese gebucht werden, müssen Sie dann selbst entscheiden

69 Basis / Verbände Auch gibt es für diese Fälle ein neues Feld in den GV Code Kontierungsregeln: pro Beleg kontieren. Wenn hier der Haken gesetzt ist, hat dies den Effekt, dass pro Zeile im Buchblatt eine Zusatzzeile eingefügt wird. Ist der Haken nicht gesetzt, so wird am Ende eine Gesamtsummenzeile eingefügt. Für den Fall, dass der angelegte GV Code sich auf Skonto bezieht, gibt es das Feld Als Skonto im REMADV verarbeiten. Wenn hier der Haken gesetzt ist, so wird (wenn ein zugehöriger Beleg gefunden wird) Skonto auf den Beleg bezogen gebucht und ins Buchblatt gestellt. Werden keine Belege gefunden, so wird am Ende des Buchblattes eine kumulierte Summenzeile für den offenen, nicht zugeordneten Skontobetrag eingetragen. Die gleiche Funktionalität gilt für Delkredere

70 HANDBUCH OPplus Basis Zlg. Import via REMADV als CSV Mit dieser Stapelverarbeitung können Sie ein Zahlungsavis im REMADV Format (als CSV Datei) importieren. Im Gegensatz zum Zlg. Import via REMADV wird dieser Import nicht direkt ins Buch.-Blatt importiert, sondern gemäß OPplus Logik über Zahlungsimportschnittstellen und Zahlungsimportjournale importiert. Wird der Menüpunkt aufgerufen, öffnet sich (wie bspw. beim Import via MT940) direkt ein Auswahlfenster. Hier kann eine CSV Datei ausgewählt werden. Die Verarbeitungsroutinen beim Import ins Erw. Buch.-Blatt sind dann gemäß OPplus Standard. Es wird hierbei versucht eine Kontierung und eine automatische Auszifferung vorzunehmen. Nicht automatisch ausgezifferte Zeilen müssen dann hier vom Anwender bearbeitet werden. Basis Zlg. Import via Kreditkarte (EPA) Wenn Sie den Bericht Zlg. Import via Kreditkarte aufrufen, öffnet sich folgendes Dateiimportdialogfenster für eine Kreditkarten-TXT-Datei:

71 Basis / Verbände Wenn Sie die Eintragungen mit Öffnen bestätigen, wird die ausgewählte Datei eingelesen und die entsprechenden Eintragungen im Zlg. Importjournal vorgenommen. Basis Zlg. Importjournal In der Tabelle Zlg. Importjournal werden alle eingelesenen Dateien der CSV Ports für Bankimport / Avis und alle eingelesenen Dateien des MT940 Formats angezeigt. Es entsteht dabei pro Kontonummer in der externen Datei ein separater Eintrag. Zusätzlich besteht über den Button Funktion die Möglichkeit, mehr als eine MT940-Datei in einem Arbeitsschritt einzulesen. Einzelheiten hierzu weiter unten. Anm.: Die Abbildung enthält nicht alle Spalten/Felder F e ld Nr. B e s c h r e ibung Die Nummer des Zahlungsimport-Journals dient der eindeutigen Kennzeichnung. Der Wert wird vom System eingetragen und kann nachträglich nicht geändert werden. Der Wert entstammt dem Nummernkreis, der für Zlg. Importjournale vor der erstmaligen Verwendung im OPplus-Setup zugewiesen werden muss. Dateiformat Dateiname Zlg. Importschnittstelle Zeilen importiert Anzeige des verwandten Dateiformats beim Import. Der Wert wird vom System eingetragen und kann nachträglich nicht geändert werden. Ursprünglicher Pfad und Name der beim angezeigten Import verarbeiteten Datei. Anzeige der zugeordneten Zlg. Importschnittstelle. Sie können in die Details der Zlg. Importschnittstelle verzweigen, indem Sie auf den AssistButton rechts im Feld klicken. Anzahl der Posten, die beim angezeigten Import in die Tabelle Zahlungsimportzeile eingetragen wurden. Sie können die zur Berechnung herangezogenen Zahlungsimportzeilen einblenden, indem Sie auf den AssistButton rechts im Feld klicken

72 HANDBUCH OPplus F e ld Zeilen gebucht Betrag Import in Kontonr. Auszugsnr. Umsatzzeilen in Datei Importdatum Uhrzeit Benutzer-ID B e s c h r e ibung Anzeige, wie viel der zugehörigen Importzeilen gebucht wurden. Summe der Posten, die beim angezeigten Import in die Tabelle Zahlungsimportzeile eingetragen wurden. Sie können die zur Berechnung herangezogenen Zahlungsimportzeilen einblenden, indem Sie auf den AssistButton rechts im Feld klicken. Nummer des Bankkontos, in den die zugehörigen Zeilen importiert wurden. Zugehörige Bankauszugsnummer aus der Importdatei. Anzahl der Posten, die beim angezeigten Import insgesamt in der externen Datei gefunden wurden. Datum des angezeigten Import-Vorgangs. Uhrzeit des angezeigten Import-Vorgangs. Kennung des Benutzers, der den angezeigten Import-Vorgang veranlasst hat. Zlg. Importjournal Button Journal Import Zeilen Zu jedem Zlg. Importjournal lassen sich die zugehörigen Importzeilen über den Button Journal Import Zeilen anzeigen: F e ld Valutadatum Buchungsdatum Import in Kontoart Import in Konto Nr. Primanota Währungs-ID Betrag Verwendungszweck 1 Verwendungszweck 2 Zlg. Import Schnittstellencode Bank-ID Bankkonto-ID B e s c h r e ibung Dieses Feld zeigt das Valutadatum der angezeigten Zahlungsimportzeile. Das Buchungsdatum der angezeigten Zahlungsimportzeile. Dieses Feld zeigt die Kontoart für die das System in der Zlg. Import Schnittstelle beim Import einen Eintrag gefunden hat. Dieses Feld zeigt die Kontonr. für die das System in der Zlg. Import Schnittstelle beim Import einen Eintrag gefunden hat. Primanota der angezeigten Zahlungszeile. Das Währungskürzel der angezeigten Zahlungsimportzeile. Dieses Feld zeigt den Betrag der angezeigten Zahlungsimportzeile. Verwendungszweck 1 der angezeigten Zahlungsimportzeile. Verwendungszweck 2 der angezeigten Zahlungsimportzeile. Der Code der Zlg. Import Schnittstelle, über den die angezeigte Zahlungszeile eingelesen wurde. Bank-ID der angezeigten Zahlungsimportzeile. Die Bankkonto-ID der angezeigten Zahlungsimportzeile

73 Basis / Verbände F e ld Auszugsnr. Gebucht Gebuchte Belegnr. Lfd. Nr. Kontiert durch B e s c h r e ibung Dieses Feld zeigt die Auszugsnr. der angezeigten Zahlungsimportzeile. Gibt an, ob die angezeigte Zahlungsimportzeile bereits gebucht wurde. Sie können den Inhalt jederzeit ändern. Zeigt die Belegnr. mit der diese Importzeile gebucht wurde. Laufende Nummer der Import Zeile in der Tabelle Zlg. Import Zeilen. Dies Feld gibt die Information darüber, wodurch die Zeile kontiert wurde. Es gibt dabei folgende Möglichkeiten: GV Code Kontierungsregel Bankverbindung Kontonummer Belegnummer Auftrag Bestellung Ext. Belegnummer Kontierungsregel lfd. Nummer Kontiert durch Begriff Kontiert durch Beleg Wird die Kontierung über eine Kontierungsregel vorgenommen, wird hier direkt auf die zugehörige Kontierungsregel verwiesen Wenn die Kontierung durch ein Schlagwort vorgenommen wurde, wird hier der entsprechende Begriff eingetragen. Wenn die Kontierung durch einen Beleg vorgenommen wurde, wird hier die entsprechende Belegnummer eingetragen. Wichtig ist, dass OPplus bei der Ausgleichsfindung in 2 Schritten arbeitet. Im ersten Schritt wird lediglich versucht eine Kontierung durchzuführen. Dies geschieht anhand von Kontierungsregeln, Kontierungshinweistexten und Einrichtungen. Wenn hier ein Konto gefunden wurde, beginnt ein komplett anderer Programmabschnitt. Dieser ist für die Suche von Belegen zuständig und analysiert die verschiedenen Texte noch einmal auf Grund der Einrichtungen für Belege aus der OPplus Einrichtung. Durch diesen Hinweis auf die Kontierung weiß das System schon vorher, wie das Konto gefunden wurde. Sollte die Zuordnung der Zahlung durch eine Übereinstimmung von Belegnummer der Zahlung zu Belegnummer im System durch den Beleg geschehen sein, ist es möglich, dass der Beleg schon durch einen einfachen Filter gefunden wurde. Es müssen nicht mehr alle Posten durchsucht werden, um einen Beleg zu finden. Als gebucht kennzeichnen Die Anwendung kennzeichnet Importzeilen als Gebucht, wenn zugehörige Fibu Buch.-Blattzeilen gebucht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit zugehörige Importzeilen manuell als Gebucht zu kennzeichnen. Dies kann entweder für ein gesamtes Importjournal über den Button Journal Als gebucht kennzeichnen erfolgen oder je Importzeile über den Button Journal Import Zeilen Feld Gebucht. Importzeilen, die nicht als gebucht gekennzeichnet sind, werden beim Import des Zlg. Importjournals in ein Fibu Buch.-Blatt automatisch berücksichtigt. In Erw. Zahlungseingang importieren Über diesen Menüpunkt wird das aktuelle Zlg.-Importjournal in das Buchblatt importiert, das in der zugehörigen Zlg. Importschnittstelle hinterlegt ist. Erw. Zahlungseingang öffnen Über diesen Menüpunkt wird das Buchblatt geöffnet, das in der zugehörigen Zlg. Importschnittstelle hinterlegt ist

74 HANDBUCH OPplus Zlg. Importjournal Button Funktionen MT940-Verzeichnis Für die Funktion MT940- Verzeichnis müssen folgende Felder der OPplus Einrichtung definiert sein: Importpfad MT940 Backup-Pfad MT940 Dateierweiterung MT940 Wenn Sie die Funktion auswählen, importiert die Anwendung aus dem Importpfad MT940 alle vorhandenen Dateien mit der Dateierweiterung, die im Feld Dateierweiterung MT940 eingetragen ist. Für jede bei diesem Vorgang gefundene Bankverbindung wird ein Satz in der Tabelle Zlg. Importjournal erstellt. Parallel verschiebt die Anwendung die importierten Dateien aus dem Importpfad MT940 in den Backup- Pfad MT940. MT940 Diese Funktion erlaubt das Einlesen einer einzelnen MT940-Datei über den Bericht Zlg. Import via MT940. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via MT 940 (einzelne Datei). CSV-Port Diese Funktion fragt, wenn vorhanden, ob der Standard-CSV-Port verwendet werden soll. Sollte dies nicht der Fall sein, wird die CSV-Port Übersicht angezeigt. Basis Zlg. Import via via CSV Port BESR... Diese Funktion erlaubt das Einlesen einer einzelnen V11-Datei über den Bericht Zlg. Import via BESR. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via BESR. CREMUL Diese Funktion erlaubt das Einlesen einer einzelnen CREMUL-TXT-Datei über den Bericht Zlg. Import via CREMUL. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via CREMUL. REMADV Diese Funktion erlaubt das Einlesen eines einzelnen Zahlungsavises über den Bericht Zlg. Import via REMADV. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via REMADV. REMADV und ZIS Diese Funktion erlaubt das Einlesen eines einzelnen Zahlungsavises über den Bericht Zlg. Import via REMADV und ZIS. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via REMADV und ZIS. REMADV als CSV Diese Funktion erlaubt das Einlesen eines einzelnen Zahlungsavises über den Bericht Zlg. Import via REMADV und ZIS. Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via REMADV als CSV. Kreditkarte (EPA) Diese Funktion erlaubt das Einlesen einer einzelnen EPA-Datei über den Bericht Zlg. Import via Kreditkarte (EPA). Erläuterungen zu diesem Bericht finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via Kreditkarte(EPA). Zlg. Import Schnittstellen Diese Funktion öffnen die Zlg. Import Schnittstellen. Genauere Informationen zur den Schnittstellen finden Sie im Kapitel Basis Einrichtung Zlg. Import Schnittstelle. Zlg. Import Verzeichnisse Dies Funktion öffnet die Zlg. Import Verzeichnisübersicht. In dieser Maske können Sie hinterlegen, welches Verzeichnis für welchen Dateiimport berücksichtigt werden soll. Genauere Informationen zu den Zlg. Import Verzeichnissen erhalten Sie im Kapitel Basis Einrichtung Zlg. Import Verzeichnisse. Zlg. Importjournal löschen Sie können vorhandene Zlg. Importjournale löschen. Diese Funktionalität dient nicht nur der Anfangsphase, in der es dem Anwender doch einmal passieren kann, Dateien doppelt zu importieren sondern auch dem folgenden Szenario:

75 Basis / Verbände Es wird eine Datei eingelesen, bei der die Anwendung aufgrund einer neuen Bank in der Datei einen neuen Eintrag in der Tabelle Zlg. Import Schnittstellen vornimmt. Die zugehörigen Zeilen in der Datei werden bei diesem Import überlesen. Sie haben nun die Möglichkeit, die fehlenden Daten in der Tabelle Zlg. Import Schnittstelle nachzupflegen. Dann löschen Sie das ursprüngliche Zlg. Importjournal und starten den Import erneut. Aufgrund der nachgepflegten Daten werden die zugehörigen Zeilen mit eingelesen. Wenn Sie den ursprünglichen Import mit der Funktion MT940-Verzeichnis durchgeführt haben müssen Sie die Datei erst zurückholen (siehe Abschnitt Zlg. Importjournal Button Funktionen Datei zurückholen). Sie können Importjournale auch dann löschen, wenn zugehörige Importzeilen als gebucht gekennzeichnet sind. Bitte beachten Sie dabei, dass dabei bei dem zugehörigen gebuchten Posten die Information im Feld Imp. Zahlungsbeleg (= Lfd. Nr. der Importzeile) verloren geht. Übertrag der importierten Zahlungsdateien in Fibu Buch.-Blätter Der Übertrag der importierten Zahlungsposten (Kontoumsätze und Avise) in Fibu Buch.-Blätter kann abhängig von der Vorgehensweise - über die folgenden Menüpunkte erfolgen: Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt Rufen Sie die Stapelverarbeitung über dieses Menü auf, erfolgt der Übertrag der Zlg. Importzeilen in die Fibu Buch-Blätter, die in den Zlg. Importschnittstellen hinterlegt sind. Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt, Button Funktion Zlg. Import Rufen Sie die Stapelverarbeitung aus einem Fibu Buch.-Blatt heraus auf, erfolgt der Übertrag der Zlg. Importzeilen immer in dieses Fibu Buch.-Blatt, d.h. der Eintrag in der Zlg. Importschnittstelle wird übersteuert. Informationen für den Import von Avisen im Format REMADV finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import via REMADV. Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt Rufen Sie die Stapelverarbeitung Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt über Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt auf, erstellen Sie Fibu Buch.-Blatt Zeilen auf der Basis der Zlg.-Importzeilen. Die Zlg. Importzeilen werden dabei in das Fibu Buch.-Blatt geschrieben, das in den zugehörigen Zlg. Importschnittstellen hinterlegt ist. Bei der Erstellung der Fibu Buch.-Blattzeilen werden die Einträge der folgenden Felder der Zlg. Importschnittstellen berücksichtigt: Import in Kontoart Import in Kontonr. Belegnummernpräfix Import in Buch.-Blattvorlage Import in Buch.-Blattname Erläuterungen zu den Feldern der Zlg. Importschnittstelle finden Sie im Kapitel Basis Einrichtung Zlg. Importschnittstelle. Beim Aufruf öffnet sich folgendes Berichtsfenster:

76 HANDBUCH OPplus Register Zlg. Importzeile Auf diesem Register können Sie filtern, welche Zeilen der Tabelle Zlg. Importzeilen berücksichtigt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Einträge in der Spalte Filter bzgl. der Felder der Tabelle Zlg. Importzeilen manuell vorzunehmen sind. Sie müssen dabei auf die korrekte Schreibweise achten. Das Feld Importjournalnr. kann per Lookup in der Spalte Filter gefüllt werden. Wenn Sie die getroffene Auswahl mit OK bestätigen, werden die gefilterten Zlg. Importzeilen unter Berücksichtigung der hinterlegten Kriterien der zugehörigen Zlg. Importschnittstelle in Fibu Buch.-Blätter importiert. Während des Imports in die Fibu Buch.-Blätter wird von der Anwendung anhand der Einstellungen in der OPplus Einrichtung, den Kontierungshinweistexten und den Kontierungsregeln, versucht Ausgleiche auf offene Posten zu erzielen sowie weitere Vorkontierungen vorzunehmen. Nach erfolgreichem Übertrag in die Fibu Buch.-Blätter müssen Sie diese einzeln bearbeiten und buchen. Erläuterungen hierzu finden Sie im Kapitel Basis Erw. Zahlungseingang (Bearbeiten der importierten Daten). Register Optionen In den Optionen haben Sie die Möglichkeit sich den Import protokollieren zu lassen. Die Tätigkeit wird dann protokoliert und in einer separaten Tabelle gespeichert. Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt, Button Funktion Zlg. Import Rufen Sie den Bericht Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt über den Button Funktion aus einem Fibu Buch.-Blatt auf, werden dabei - abweichend zu dem Aufruf über Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt - die Zlg. Importzeilen immer in das Fibu Buch.-Blatt geschrieben, aus dem heraus Sie diese Stapelverarbeitung gestartet haben. Bei der Erstellung der Fibu Buch.-Blattzeilen werden folgende Felder der Zlg. Importschnittstelle berücksichtigt: Import in Kontoart Import in Kontonr. Belegnummernpräfix Erläuterungen zu den Feldern der Zlg. Importschnittstelle finden Sie im Kapitel Basis Einrichten Zlg. Importschnittstelle) Die Erläuterung bzgl. der Register Zlg. Importzeilen und Optionen der Stapelverarbeitung Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt finden Sie im Kapitel Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt. Wollen Sie den Import in die Fibu Buch.-Blätter vornehmen, die in der Tabelle Zlg. Importschnittstelle hinterlegt sind, müssen Sie die Stapelverarbeitung zwingend über das Navigationsmenü Basis Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt aufrufen. Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt, Button Funktion Zlg. Import -> Logfile Um eine Logfile zu erstellen, muss in der Einrichtung der Haken Logfile beim Zahlungsimport erstellen in der OPplus Einrichtung gesetzt sein

77 Basis / Verbände Wenn der Zlg. Import aufgerufen wird und keine Lfd. Nr. eingetragen wird, kommt eine Fehlermeldung: Wenn eine Logfile erstellt werden soll, ist es von Nöten, dass eine Lfd. Nr. eingetragen wird, um die Performance aufrecht zu erhalten und die Datei übersichtlich zu halten. Dies stört auch nicht weiter, da das Logfile für Testzwecke zu nutzen ist und aufzeigen soll, wieso ein bestimmter Beleg nicht automatisch ausgeziffert wird. Die Datei hat folgenden Aufbau: 1. Einrichtungen OPplus 2. Suche pro Zeile a. Verwendungszwecke b. Anzeige der Suchbegriffe aus Verwendungszwecke c. Spezialsuchbegriffe (Erweiterungen durch Einrichtungen)

78 HANDBUCH OPplus 3. Suche (Hier wird angezeigt, ob die Suche erfolgreich war, oder nicht) a

79 Basis / Verbände Basis Erw. Zahlungseingang (Funktionalitäten des Buch.-Blattes) In diesem Kapitel werden die Unterschiede des OPplus Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blattes im Vergleich zum Standard dargestellt. Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt Zusätzliche Spalten Ausgleichsstatus Dieses Feld wird vom System je Zeile gefüllt Ausgleichsstatus Automatisch : ein oder mehrere Posten wurden ausgeglichen Ausgleichsstatus Kontiert : das System hat eine Kontierung eingetragen, aber es wurde kein Ausgleich vorgenommen Ausgleichsstatus Offen: es waren beim Import keinerlei Treffer möglich Zu buchender Skontobetrag Wird mit der aktuellen Buchungsblattzeile genau ein Beleg ausgeglichen (d.h. die Felder Ausgleich-mit Belegart und Ausgleich-mit Belegnr. sind gefüllt), so wird in diesem Feld der Betrag angezeigt, der tatsächlich als Skonto gebucht wird. Dieses Feld kann manuell geändert werden. Wird dieses Feld geändert, so wird die Änderungsdifferenz automatisch vom Betrag abgezogen. Beispiel: Z u s t a n d B e t r a g Z u b u c h e n d e r S k o n t o b e t r a g Vor Änderung -98,00-2,00 Eingabe -3,00 Nach Änderung -97,00-3,00 Zugeordneter Ausgleichsbetrag, Zugeordneter Skontobetrag Werden mit der aktuellen Buchungsblattzeile mehrere Belege ausgeglichen (d.h. die Felder Ausgleich-mit Belegart und Ausgleich-mit Belegnr. sind nicht gefüllt), so können Sie mit Hilfe der DrillDown-Funktion [F6] auf diesen Feldern sehen, wie der Zahlungsbetrag auf offene Posten aufgeteilt ist und welcher Skontobetrag insgesamt gebucht wird:

80 HANDBUCH OPplus Zwei weitere zusätzliche Spalten bedienen die Funktionalität Rücküberweisung: Rücküberweisung und Öffnen von-id. Einzelheiten hierzu können Sie dem Kapitel Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter entnehmen. Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt Aktion -> Funktion Posten ausgleichen [Umschalt+F9] Es öffnet sich die Maske Erweiterter Ausgleich, welche immer dann benötigt wird, wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen ausgeglichen werden sollen. Rundungszeilen f. MW-Konvertierung einfügen Sie können die Funktion Rundungszeilen f. MW-Konvertierung einfügen" verwenden, um eine Rundungskorrekturzeile in das Fibu Buch.-Blatt einzufügen. Diese Rundungskorrekturzeile wird die Mandantenwährung ausgleichen, wenn auch der Fremdwährungsbetrag ausgeglichen ist. Dann können Sie das Buch.-Blatt buchen. Posten suchen [F5] Ist in der Buchungsblattzeile die Kontoart (bzw. Gegenkontoart) Debitor angegeben, so wechselt man durch Eingabe von F5 in die Anzeige aller Debitorenposten. Wird diese Anzeige mit OK verlassen, so wird die entsprechende Debitorennr. in das Feld Kontonr. (bzw. Gegenkontonr.) übertragen. Analoges gilt für die Kontoart Kreditor (bzw. Gegenkontoart). Der Cursor wird daraufhin direkt in das Feld Betrag positioniert

81 Basis / Verbände Zlg. Import Dieser Menüpunkt ist im Kapitel Basis Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt Button Funktion Zlg. Import erläutert. Komfortausgleich[Umschalt+F3] Aufgrund der Komplexität der Maske Komfortausgleich wird diese im Kapitel Der Komfortausgleich separat erläutert. Zlg. Importzeile zeigen [Strg+F3] Über diesen Menüpunkt können Sie sich die zugehörige Zlg. Importzeile anzeigen lassen. Rücklastinfos verarbeiten Diese Funktion ist Bestandteil der Funktionalität Rücküberweisung. Einzelheiten hierzu können Sie dem Kapitel Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter entnehmen. Das Fenster Komfortausgleich Zur schnellen Kontrolle und zur weiteren Zuordnung eignet sich die Maske Komfortausgleich, auf die im Folgenden näher eingegangen wird. Zum Komfortausgleich gelangt man über den Button Funktion im Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt oder direkt über Umschalt + F3. In dieser Maske sind alle für den Ausgleich relevanten Informationen zusammengefasst. Im oberen Abschnitt Buchung finden Sie Ihre Buchungsblattzeilen und im unteren Abschnitt Offene Posten folgendermaßen die zugehörigen Posten: - Ist ein Sachkonto eingetragen, werden Ihnen im unteren Bereich die Posten des Sachkontos angezeigt, absteigend sortiert nach Buchungsdatum

82 HANDBUCH OPplus Wenn Sie das OPplus Modul OP-geführte Sachkonten parallel im Einsatz haben, und ein OP-geführtes Sachkonto im Feld Kontonr. eingetragen ist, sehen Sie alle zugehörigen offenen Sachposten. - Ist ein Debitor im Feld Kontonr. eingetragen, sehen Sie im OP-Fenster nur offene Debitorenposten von diesem Debitor. Ist das Feld Kontonr. leer, sehen sie alle offenen Debitorenposten. - Ist ein Kreditor im Feld Kontonr. eingetragen, sehen Sie im OP-Fenster nur offene Kreditorenposten von diesem Kreditor. Ist das Feld Kontonr. leer, sehen sie alle offenen Kreditorenposten. Auf der rechten Seite befinden sich die Informationen zum Auszug aus der Importzeile. Die ausgeglichenen Posten werden dabei in grüner Schriftfarbe und fett formatiert dargestellt. Ergänzen nicht gefüllter Kontonummern: Um die fehlenden Kontonummern zu erfassen, gibt es in der Maske Komfortausgleich verschiedene Möglichkeiten: Durch Eingabe Sie können die Kontonummer selbstverständlich wie gewohnt direkt in das Feld Kontonr. der Buchungsblattzeile eingeben. Durch das Feld Belegsuche Wenn das Feld Kontonr. leer ist, werden Ihnen alle Offenen Posten der eingetragenen Kontoart im unteren Drittel angezeigt (z.b.: Kontoart = Debitor, Anzeige aller offenen Debitorenposten). Geben Sie nun die Belegnummer im Feld Belegsuche ein, durchsucht das System das Feld Belegnummer der offenen Posten. Sollte die Belegnummer gefunden werden, wird die Anzeige der offenen Posten automatisch auf den zugehörigen Debitoren / Kreditoren gefiltert. Durch Suchen in den offenen Posten Wenn Sie in den offenen Posten den Cursor auf den richtigen Posten positioniert haben, wird die Kontonummer durch Eingabe von F9 (Ausgleichs-ID setzen) automatisch in die Buchungsblattzeile übernommen. Der Ausgleich Der Ausgleich des aktuellen Postens erfolgt durch Eingabe von F7. Hierdurch werden die Felder Ausgleichmit Belegart und Ausgleich-mit Belegnr. mit denen des Postens gefüllt. Das Feld Betrag bleibt unverändert, und in das Feld zu buchender Skontobetrag wird der angezeigte Wert aus der Spalte Skonto übernommen. Anschließend wird die ausgeglichene Zeile farbig markiert dargestellt. Die Spalte Offen zeigt die Differenz aus dem Restbetrag des Postens und der Summe aus Betrag und Skontobetrag der Buchungsblattzeile. Ist der Ausgleich eines Postens fälschlicherweise erfolgt, so kann er durch erneutes Drücken von F7 einfach zurückgenommen werden. Die Maske Komfortausgleich dient dazu, schnell und unkompliziert große Datenmengen zuordnen und ausgleichen zu können. Sie sollten anfangs sehr sorgfältig schauen und kontrollieren, denn Ihre Eingaben werden nicht auf Plausibilität geprüft. Das Fenster Komfortausgleich Button Funktion Über diesen Button stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

83 Basis / Verbände Posten ausgleichen Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in das Fenster Erweiterter Ausgleich. Karte Dies öffnet je nach Kontoart der Zeile die Sachkontokarte, Debitorenkarte oder Kreditorenkarte. Sofern die Kontonummer gefüllt ist, wird in der jeweiligen Karte der Datensatz direkt angezeigt. Ansonsten wird der erste Datensatz angezeigt. Posten suchen Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Erw. Debitorposten. In der Anzeige der Offenen Posten haben Sie die Möglichkeit über Filter den passenden Posten zu finden. In dem Kapitel Das Fenster Komfortausgleich finden Sie weitere hilfreiche Erläuterungen zum Einsatz der oben aufgeführten Funktionen in der Praxis. Das Fenster Erweiterter Ausgleich Wenn Sie im Erw. Zahlungseingang Buch.-Blatt oder im Fenster Komfortausgleich stehend die Funktion Posten ausgleichen [Umschalt + F11] aufrufen, öffnet sich die Maske Erweiterter Ausgleich, welche immer dann benötigt wird, wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen ausgeglichen werden sollen. Durch den erweiterten Ausgleich ist eine Verteilung von Zahlungen unter Berücksichtigung von Skonto und/oder Abzugsbeträgen in beliebiger Höhe auf beliebige Rechnungen möglich. Praxisbeispiel: An einen Debitor werden zwei Ausgangsrechnungen geschrieben. Rechnungsnummer 50 über 80,00 Euro und Rechnungsnummer 51 über 100,00 Euro. Der Debitor zahlt einen Betrag i.h.v. 128,00 Euro, welcher sich auf zwei Ausgangsrechnungen bezieht. Mit diesem Betrag ist die eine Rechnung-Nr. 50 über 80,00 Euro zu 100% bezahlt worden. Die restlichen 48,00 beziehen sich auf die Rechnung-Nr. 51 über 100 Euro. Der Kunde hat die Rechnung um 50% (50 Euro gekürzt) und von den verbleibenden 50 Euro hat er sich 2 Euro (Skonto) abgezogen. Die gekürzten 50 Euro sind strittig und sollen als offen auf der Rechnung 51 stehen bleiben. Hier wird aber auch eine Maske angezeigt, die sich vom gewohnten Bild unterscheidet, es ist der sogenannte Erweiterte Ausgleich. Vieles in dieser Maske entspricht dem, was bereits in der Maske Komfortausgleich beschrieben wurde. Die Spalte Skonto ist eine berechnete Spalte. Sie ergibt sich aus dem Feld Restskonto möglich des Postens. Allerdings wird das Skontodatum nur dann berücksichtigt, wenn sie im Feld Skt. Datum ein Häkchen gesetzt ha

84 HANDBUCH OPplus ben. Sie können außerdem die im Posten hinterlegte Skontobedingung durch Eingabe eines Skontowertes in das linke untere Feld Skonto mit einem anderen Wert vorbelegen. Die sich neu ergebenden Skontowerte werden zwar beim Ausgleich berücksichtigt, nicht aber in die Posten zurückgeschrieben. Zusätzlich haben Sie hier die Option Skt. Diff.. Mit dieser Option Skonto Differenz bilden legen Sie fest, wie der Erweiterte Ausgleich sich bei Ablauf der Skontofrist verhält. In Kombination mit dem Feld Skt. Datum erreichen Sie, dass beim Betätigen der Taste F7 für Ausgleich der angezeigte Skontobetrag automatisch als offener Betrag stehen bleibt, sofern die Skontofrist überschritten ist. Sie haben so die Möglichkeit, diese unberechtigten Skontoabzüge als Differenz offen stehen zu lassen und beim Kunden anzumahnen. Die drei Spalten Skonto, Skonto % und Zahlung können Sie den Ausgleichsbetrag pro Rechnung individuell aufteilen. Durch Eingabe in das Feld Skonto wird der eingegebene Betrag als Skonto anerkannt und der Posten mit der Differenz aus Offen Skonto als Zahlung geschlossen. Die Plausibilitätsprüfung Skonto kann auch auf Posten, die ohne Belegart gebucht wurden, angewandt werden. Sie können auch bei Überzahlungen den Skontobetrag so editieren, dass die Überzahlung als Skonto gebucht wird. Analoges gilt, wenn Sie einen Prozentwert erfassen. Geben Sie einen Wert in das Feld Zahlung ein, so bleibt der Skontobetrag unverändert und der Offene Betrag ergibt sich aus der Differenz von Restbetrag Zahlung Skonto. Sie können also mit Hilfe dieses Moduls unter Navision durchaus Skonto anerkennen, und dennoch einen Restbetrag auf dem Posten stehen lassen. Zahl- und Skontobeträge werden so gebucht, wie Sie es in der Ausgleichsmaske festlegen und nicht, wie es zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung im Posten hinterlegt wurde. Auch in dieser Maske können Sie eine Ausgleichsmarkierung mit F7 setzen und löschen. Die Funktion Rest ausbuchen führt dazu, dass der Betrag der Spalte Offen zum Betrag in Skonto addiert wird und der Posten somit über Skonto geschlossen wird. Hinweis: Dies ist auch möglich, wenn der Wert im Zahlbetrag 0 ist, Sie können also auf einfache Weise Differenzen über Skonto ausbuchen. Die Funktion Saldo ausgleichen führt dazu, dass der Saldo, der sich aus den bisher zugeordneten Rechnungen und der Zahlung ergibt, über Skonto im aktuellen Posten geschlossen wird. Sind Sie mit der Zuordnung der Rechnungen fertig, so betätigen Sie den OK-Button. Sie sehen jetzt, dass das Feld Ausgleich-mit Belegnr. leer ist, dafür können Sie die zugeordneten Beträge im Feld Zugeordneter Ausgleichsbetrag anzeigen. Der Ausgleichsvorgang kann jederzeit unterbrochen und wieder aufgenommen werden. Aber nur durch Betätigen des OK-Buttons (bzw. der Enter- oder ESC-Taste, siehe unten) wird das Feld Ausgleichs-ID mit dem Wort DETAILPOSTEN gefüllt, und nur dann wird der Ausgleich auch verbucht. Im erweiterten Ausgleich wird, soweit vorhanden, die höchste Mahnstufe zu einem offenen Posten als zusätzliches Feld angezeigt. Werden bei Teilzahlungen jeweils Skonti gewährt, so können in der Ausgleichsmaske die bereits gewährten Skontowerte angezeigt werden. Der insgesamt mögliche Skontobetrag berechnet sich aus dem vereinbarten abzgl. des Parameters bereits gewährten Skontobetrags (jeweils in Mandantenwährung). Weitere Besonderheiten im Erweiterten Ausgleich:

85 Basis / Verbände In der Maske Erweiterter Ausgleich haben Sie die Möglichkeit, die Spalte Zahlungstext einzublenden. Hier können Sie schon beim Erfassen des Ausgleichs jeder einzelnen ausgeglichenen Position einen individuellen Buchungstext zuordnen. Wird kein Text zugeordnet, so werden die Texte gemäß der Grundeinrichtung verwendet. Im Erw. Ausgleich ist es außerdem möglich über den LookUp des Feldes Ausgl. Restbetrag direkt in den Posten zu verzweigen. Ist zusätzlich das Modul Postenanzeige & Druck im Einsatz, so wird auch die jeweilige Erw. Postendarstellung von OPplus angezeigt

86 HANDBUCH OPplus Das Fenster Erweiterter Ausgleich Button Ausgleich Über diesen Button stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Rest ausbuchen Diese Funktion führt dazu, dass der Betrag der Spalte Offen zum Betrag in Skonto addiert wird und der Posten somit über Skonto geschlossen wird. Dies ist auch möglich, wenn der Wert im Zahlbetrag 0,00 ist. Sie können also auf einfache Weise Differenzen über Skonto ausbuchen. Ausgleich übernehmen/löschen Über diesen Menüpunkt erfolgt der Ausgleich des aktuellen Postens. Ist der Ausgleich eines Postens fälschlicherweise erfolgt, so kann der Ausgleich durch erneutes Aufrufen dieser Funktion wieder zurückgenommen werden. Ausgleich für Markierte setzen Diese Funktion ermöglicht es Ihnen auf mehreren markierten Datensätzen den Ausgleich gleichzeitig zu setzen. Einen fälschlicherweise erfolgten Ausgleich können Sie über den Menüpunkt Ausgleich übernehmen/löschen wieder zurücknehmen (oder durch Drücken der F7 Taste). Saldo ausgleichen Bleibt in der Zeile beim Ausgleich setzen ein offener Saldo auf dem Posten, den Sie über Skonto ausgleichen wollen, so können Sie dies über diese Funktion durchführen. Hierdurch wird der aktuelle Wert der Spalte Offen über Skonto ausgebucht. Sie können über diese Funktion allerdings nur maximal den Betrag ausbuchen, der in der OPplus Einrichtung im Feld Grenzwert Skontoausbuchung eingetragen ist. Posten suchen Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Schnellsuche. In der Anzeige der Offenen Posten sind die Felder Debitorennr. und Belegnr. im Titel rot eingefärbt. Dies soll darauf hindeuten, dass sich diese Felder anders als im Standard verhalten. Geben Sie in einem dieser beiden Felder einen Suchbegriff ein, wird sofort nach dem eingegebenen Begriff sortiert und gesucht. Wird der eingegebene Begriff nicht gefunden, so wird auf den Posten positioniert, der dem gesuchten Begriff am nächsten ist. Auch an dieser Stelle gilt, dass Ihre Eingabe nur zum Suchen dient. Sie wird nicht in den Posten zurückgeschrieben. Bankauszug zeigen Über diesen Menüpunkt wird Ihnen die zugehörige Zlg.Importzeile als Bankauszug angezeigt. Postenbemerkungen Dieser Menüpunkt steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie parallel das OPplus Modul Erw. Postenanzeige und Druck lizenziert haben. Sie gelangen hierüber in die Postenbemerkung des aktuell markierten Postens

87 Basis / Verbände Ausgeglichene Buchungen Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die ausgeglichenen Debitoren- bzw. Kreditorenposten des aktuell markierten Postens im unteren Teil des Fensters Erw. Asugleich. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn sich auf dem Posten Teilausgleiche befinden. Haben Sie das OPplus Modul OP-führende Sachkonten parallel im Einsatz werden Ihnen hierüber ebenfalls ausgeglichene Sachposten angezeigt. Gesamten Ausgleich löschen Über diese Menüpunkt können Sie den gesamten aktuellen Ausgleich löschen. Weitere Felder Die weiteren Menüpunkte (Skt. Datum berücksichtigen, Skt. Differenz bilden, Nur offene Posten, Nur ausgeglichene Posten, Verband und Kontoart) finden Sie auch unter dem Reiter Optionen wieder. In dem Kapitel Das Fenster Erweiterter Ausgleich finden Sie weitere hilfreiche Erläuterungen zum Einsatz der oben aufgeführten Funktionen in der Praxis. Vorkontierung / OP Ausgleich beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter Vorkontierung beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter Das Füllen der Kontonummer geschieht in vier Schritten, die durchlaufen werden, solange keine Kontonummer zugeordnet wurde. 1. Schritt: Kontierungsregeln Ist über die Kontierungsregeln eine Kontonummer zugeordnet, wird diese eingetragen. Die Zuordnung über Kontierungsregeln kann eine große Hilfe darstellen: So ist es z.b. möglich, eine Vorkontierung auf das entsprechende Sachkonto vorzunehmen, wenn im Verwendungszweck der Text Sollzinsen erscheint. Wird neben einem Schlagwort ein Schlagwort 2 in der Tabelle der Kontierungsregeln angegeben, so müssen beide Schlagworte im Bankbelege gefunden werden, um eine Kontierung auszulösen. Die Einstellungen können für jede Bankverbindung individuell gehandhabt werden. Zudem kann die Vorkontierung mit den globalen Dimensionen 1 und 2 (in der Regel Kostenstelle, Kostenträger), sowie den Shortcutdimensionen und die Buchungsgruppen versorgt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Einstellungen bzgl. einer Transitbuchung oder einer zweiten, dritten oder vierten Buchungszeile vorzunehmen. Praxisbeispiel: Die Bank bucht am den Betrag von 25 Euro für Sollzinsen 10/2011 ab und gibt im Verwendungszweck nur Sollzinsen an. Es soll auf das Sachkonto 2110 gebucht werden mit Text Zinsaufwand 10/

88 HANDBUCH OPplus Weitere Erläuterungen zu den Kontierungsregeln finden Sie im Kapitel Basis Einrichten Kontierungsregeln. 2. Schritt: Bankverbindung Wenn es sich nicht um eine Bareinzahlung handelt, kann aus der Bankverbindung auf den Debitor bzw. Kreditor geschlossen werden, falls diese Bankverbindung in Ihrem System gespeichert ist. Dieses System kann lernen! Sobald eine Buchungszeile einem Debitor bzw. Kreditor zugeordnet wurde, wird die entsprechende Bankverbindung automatisch in die Tabelle Debitor Bankkonten bzw. Kreditor Bankkonten eingetragen. Sie können die automatisch angelegte Bankverbindung daran erkennen, dass ein Hinweis in der Debitor Bankkontokarte eingetragen wird, aus welchem Auszug diese Bankverbindung importiert wurde. Auf dem Reiter OPplus ist das Feld Eingefügt durch Bankimport dann mit einem Haken versehen

89 Basis / Verbände Wenn Sie für bestimmte Debitoren / Kreditoren die importierten Bankverbindungen nicht speichern wollen, können Sie dies je Stammdatensatz separat definieren. Erläuterungen hierzu finden Sie im Kapitel Basis Einrichten Debitorenkarte bzw. Basis Einrichten Kreditorenkarte Ein Anwendungsbeispiel sind zum Beispiel Debitoren, die für eine Anzahl verschiedener Debitoren Zahlungen leisten, ohne dass diese Debitoren zu einem Verband gehören würden. Als Beispiel wäre eine Stadtverwaltung zu nennen, die Zahlungen für diverse öffentliche Einrichtungen leistet. 3. Schritt: Kundennr. ist in den Verwendungszwecken angegeben 4. Schritt: Belegnr. ist in den Verwendungszwecken angegeben. Damit das Zuordnen einer Kontonummer über die in den Verwendungszwecken angegebenen Informationen funktioniert, müssen in der OPplus Einrichtung die Felder Gültige Zeichen im Beleg, Länge Debitornummer und Länge Kreditornummer gefüllt sein. Die Stapelverarbeitung Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt geht folgendermaßen vor: Zunächst werden alle Verwendungszweckzeilen zu einer einzigen Zeile zusammengezogen. In dieser werden alle Zeichen aus dem Bankbeleg durch Leerzeichen ersetzt, die nicht im Feld Gültige Zeichen im Beleg eingetragen sind. Sie sollten hier alle Buchstaben und Ziffern eintragen, die entweder in Ihren Beleg- oder Ihren Kontonummern auftreten können. In der Regel sind dies die Ziffern 0 bis 9, oft ein R für Rechnung, ein G für Gutschrift und ggf. noch Trennzeichen. In diesem Fall würden Sie eintragen: Gültige Zeichen im Beleg: RG- Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Ihre Kontonummern Buchstaben und Ziffern enthalten. Nun bleiben als Verwendungszweck bestimmte Restworte stehen, die nur aus den angegebenen Zeichen bestehen. Alle diese Worte, die so viel Zeichen lang sind, wie im Feld Länge Debitornummer (bzw. Kreditornummer) angegeben sind, werden darauf getestet, ob sie einer gültigen Kontonummer entsprechen. Führt auch dieser Weg zu keiner gültigen Kontonummer, so werden diese Worte im vierten Schritt daraufhin geprüft, ob es einen offenen Debitorenposten, bzw. Kreditorenposten gibt, dessen Belegnummer dem gesuchten Wort entspricht. Für die Kontobestimmung über die Belegnummer sind die Felder Debitor Belegnr. analysieren, Kreditor Belegnr. analysieren, Debitor Ext. Belegnr. analysieren, Kreditor Ext. Belegnr. analysieren einerseits und andererseits die Felder Min. Länge Debitor Belegnr, Max. Länge Debitor Belegnr., Min. Länge Debitor Ext. Belegnr., Max. Länge Debitor Ext. Belegnr., Min. Länge Kreditor Belegnr., Max. Länge Kreditor Belegnr.,Min. Länge Kreditor Ext. Belegnr. und Max. Länge Kreditor Ext. Belegnr. ausschlaggebend. Die Felder, die Sie auf analysieren geschlüsselt haben, werden untersucht. Die Voreinstellung des Systems ist, dass bei Debitorenposten nach dem Feld Belegnr. und bei Kreditorenposten nach dem Feld Ext. Belegnr. gesucht wird. Geben Sie in den entsprechenden Längenfeldern einen Wert ein, so werden nur die Worte aus den Belegtexten untersucht, die die entsprechende Länge aufweisen. In der Voreinstellung sind diese Felder nicht gefüllt. Füllen Sie diese Felder nur, wenn Ihre Belegnummern immer bestimmte Längen aufweisen. Kontierungshinweistexte Auch die Tabelle Kontierungshinweistexte wird beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blatt verarbeitet. Erläuterungen hierzu finden Sie im Kapitel Basis Einrichten Kontierungshinweistexte. Haben Sie zusätzlich das Modul OP-geführte Sachkonten im Einsatz werden beim Import in die Fibu- Buch.-Blätter auch diese offenen Posten zum automatischen Ausgleich berücksichtigt. OP-Ausgleich beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter Voraussetzung für den OP-Ausgleich ist, dass bei der Vorkontierung das Feld Kontonr. gefüllt wurde. Nur wenn das System über einen der beschriebenen vier Schritte im Kapitel Vorkontierung durch OPplus beim Zlg. Import in Fibu Buch.-Blätter eine Kontonummer finden konnte, wird versucht, den OP-Ausgleich vorzunehmen. Hierbei haben die Felder Startposition Belegnummer, Startposition Ext. Belegnummer, Skontotoleranztage und Skontotoleranzbetrag eine zentrale Bedeutung

90 HANDBUCH OPplus Der OP-Ausgleich selbst findet wiederum in mehreren Schritten statt: 1. Schritt: Saldomethode Der Saldo des Kontos entspricht der Zahlung. Dann werden alle offenen Posten auf dem Konto durch diese Zahlung geschlossen. 2. Schritt: Belegmethode Alle offenen Posten des gefundenen Kontos werden nach folgender Methode geprüft: Ist der Beleg mit der Belegnummer ab Feld Startposition Belegnummer im Verwendungszweck genannt? Alle so gefundenen Posten werden markiert. Hat das System nur einen Posten gefunden, wird der Zahlbetrag mit dem Rechnungsbetrag (unter Berücksichtigung der Skontotoleranzen) verglichen und ggf. zum Ausgleich markiert. Hat das System mehrere Posten gefunden, so muss die Summe der Rechnungsbeträge (abzgl. der erlaubten Skontobeträge) mit der Zahlung übereinstimmen, dann werden die entsprechenden Rechnungen zum Ausgleich markiert. Beispiel: Ihre Belegnummern lauten R , R , G ; der Kunde gibt oft im Auszug nur an: R-Nr ,12018,./ Das System würde diese Belege finden, wenn Sie das Feld Startposition Belegnummer auf 6 einstellen, da Ihre Belegnummern erst ab der 6. Stelle signifikant sind. Je höher Sie den Wert einstellen, desto ungenauer wird die Suche. Die Wahrscheinlichkeit von Fehlzuordnungen steigt. Je niedriger Sie den Wert einstellen, desto exakter müssen die Angaben im Auszug mit der tatsächlichen Belegnummer übereinstimmen. Dies führt dazu, dass u.u. weniger Posten zugeordnet werden. Diese Ausführungen gelten analog für das Feld Ext. Belegnummer. Hinweis: Die Suche funktioniert nur dann debitorisch, wenn in der Einrichtung das Feld Debitor Externe Belegnummer analysieren aktiviert ist. 3. Schritt: Betragsmethode Wird beim Zlg. Import ins Erw. Zlg.Eingangsbuchblatt kein offener Posten aufgrund der Belegnummer gefunden, wird nach dem offenen Betrag gesucht. Wird genau ein offener Posten gefunden, der mit dem Zahlbetrag übereinstimmt, wird der Ausgleich zugeordnet. Voraussetzung ist aber, dass bereits über andere Verfahren die Kontierung der Importzeile stattgefunden hat. Die Betragssuche wird also nur innerhalb eines bereits zugeordneten Kontos vorgenommen. Funktionalität Rücküberweisung (= Rücklastschriften) beim Zlg. Import in Fibu Buch.- Blätter Die Funktion Rücküberweisung dient der schnellen Verarbeitung von Rücklastschriften bzgl. ausgeglichener Debitorenposten. Diese Funktion kann momentan nur dann eingesetzt werden, wenn es zu einem Beleg auch eine eindeutige Zahlung gibt (also nicht bei einer Lastschrift für > 1 Belegnummer je Debitor). Voraussetzung für eine erfolgreiche Anwendung ist, dass der Ursprungsdebitorenposten mit der Belegart Rechnung mit dem zugehörigen Debitorenposten der Belegart Zahlung bereits ausgeglichen ist. Deutsche Geldinstitute verwenden für Rücklastschriften einen bestimmten Geschäftsvorfallcode (derzeit 009), welcher auch in den elektronischen Kontoauszügen mitgegeben wird. Die Funktionalität der Rücküberweisung - hebt durch Ihre Kennzeichnung der ursprünglichen Zahlung den dortigen Ausgleich auf ( wodurch Rechnung und Ursprungszahlung wieder offen sind) - setzt den Ausgleich der Rücklastschrift auf die Ursprungszahlung und - erzeugt Ihnen für die im Verwendungszweck angegeben Gebühren eine 2. Zeile im Buch.-Blatt, bereits kontiert aus der Kontierungsregel für den GV Code 009 und dem Gebührenbetrag als Betrag. Hierbei können Sie in der Kontierungsregel wählen, ob die 2. Zeile (also der Gebührenbetrag) auf ein Aufwandskonto oder auf dem zugehörigen Debitoren gebucht werden soll, damit die Rücklastschriftgebühr dort dann als Forderung (=offener Posten) zu finden ist. Folge daraus ist, dass die Ursprungsrechnung wieder offen ist und somit beim nächsten Zahlungsvorschlag wieder berücksichtigt wird

91 Basis / Verbände Folgende Einrichtungen und Menüs sind bei dieser Funktion vorzunehmen / zu verwenden: Zeile Feld Abkürz. Gebühren, Feld Feldtrenner und Feld Dezimaltrenner Erw. ZE Buch.-Blattzeile: Feld Rücküberweisung und Feld Öffnen von ID Erw. ZE Buch.-Blatt Button Funktion -> Menü Rücklastinfo verarbeiten GV Kontierungsregeln: Feld ;Schlagwort 1 Rücküberweisung, Feld Kontonr. 2. Hinweis: Es wird keine 2. Zeile bei Rücküberweisung erzeugt, wenn die Kontoart der 2. Zeile Sachkonto ist und keine Kontonummer eingetragen worden ist. D. Nur wenn auch eine Sachkontonummer (ggf. für Gebühren) eingerichtet ist, wird diese Zeile auch erzeugt. Wird die Kontoart "Debitor" oder "Kreditor" gewählt wird und keine Kontonummer eingetragen, so wird automatisch die Kontonummer der vorherigen Zeile herangezogen und eingetragen. Beispiel Kontierungsregel GV Code Rücküberweisung mit Eintrag Sachkonto Nebenkosten Geldverkehr als Kontonr. 2. Zeile Für den Rücklastschrift-GV Code 009 aktivieren Sie unter Basis Einrichten GV Kontierungsregeln das Feld Rücküberweisung und tragen in dem Feld Kontonr. 2. Zeile das Sachkonto zur Verbuchung der anfallenden Gebühren ein. Kennen Sie zusätzlich die Abkürzung der Gebühren aus dem Verwendungszweck tragen Sie diese ebenfalls in der Kontierungsregel ein, bei Bedarf auch den Feldtrenner und den korrekten Dezimaltrenner. Beispiel:

92 HANDBUCH OPplus Wenn eine Buchblattzeile aufgrund dieser Kontierungsregel, eine Kontierung erhält, wird diese in der Erw. Fibu Buch.-Blattzeile als Rücküberweisung gekennzeichnet und die 2. Zeile wird mit dem im Verwendungszweck gefundenen Gebührenbetrag gefüllt. Beispiel: Beispiel Kontierungsregel GV Code Rücküberweisung mit Eintrag Debitor als Kontoart. 2. Zeile Für den Rücklastschrift-GV Code 009 aktivieren Sie unter Basis Einrichten GV Kontierungsregeln das Feld Rücküberweisung und tragen in dem Feld Kontoart 2. Zeile Debitor ein. Kennen Sie zusätzlich die Abkürzung der Gebühren aus dem Verwendungszweck tragen Sie diese ebenfalls in der Kontierungsregel ein, bei Bedarf auch den Feldtrenner und den korrekten Dezimaltrenner. Beispiel: Wenn eine Buchblattzeile aufgrund dieser Kontierungsregel eine Kontierung erhält, wird diese in der Erw. Fibu Buch.-Blattzeile als Rücküberweisung gekennzeichnet und die 2. Zeile wird mit dem im Verwendungszweck gefundenen Gebührenbetrag gefüllt. Die Kontierung der 2. Zeile ist jetzt der gleiche Debitor wie aus der ersten Zeile. Beispiel:

93 Basis / Verbände Weiterverarbeitung in der Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blattzeile In der Zeile mit der Kennung Rücküberweisung gehen Sie nun in das Feld Öffnen von ID und verzweigen in das dahinterliegende Fenster Rücküberweisungsposten öffnen, indem Ihnen die auf dem zugehörigen Debitoren und ausgeglichenen Zahlungen angezeigt werden: In dem Fenster Rücküberweisungsposten öffnen setzen Sie auf dem entsprechenden Posten mit ID setzen die Öffnen-ID : Verlassen Sie das Fenster mit OK (=Enter) verlassen wird das Feld Öffnen von ID in der Buchblattzeile gefüllt:

94 HANDBUCH OPplus Ist das Feld Öffnen von-id gefüllt führen Sie über den Button Funktion die Funktion Rücklastinfos verarbeiten aus: Bei dieser Funktion werden die gebuchten Ausgleiche der Zahlungsposten gekennzeichnet mit der Öffnen von- ID wieder aufgehoben und parallel wird die Ausgleich-ID auf die nun wieder offene Ursprungszahlung gesetzt: Danach müssen Sie noch buchen. Ein Buchen der Zahlposten bei nicht verarbeiteten Rücküberweisungsposten ist ausgeschlossen. Im anderen Fall erscheint eine entsprechende Meldung:

95 Basis / Verbände Praxistipps für den Einsatz des Erweiterten Ausgleichs von OPplus Skonto gewährt bzw. Skonto erhalten Im Gegensatz zum Standard wird bei mehrfachen Zahlungen mit Skonto für eine Rechnung im Debitorenposten im Feld Skonto gewährt (MW) nicht der jeweils letzte Betrag gespeichert, sondern die Summe der gewährten Skonti. Analoges gilt für Kreditorenposten. Skonto bei Teilzahlungen Um im Standard Skonto zu realisieren, müssen Sie die vom Ausgleich betroffenen Posten schließen. Mit Hilfe von OPplus können Sie Skonto auch dann realisieren, wenn Sie bei Posten nur einen Teilausgleich buchen wollen. Darstellung Dimension für Skontokorrektur Wird OPplus eingesetzt, so werden die Dimensionen beim Erstellen einer Rechnung auch in den MWST- Posten gespeichert, so dass bei der Steuerkorrekturbuchung im Zusammenhang mit gewährten Skonti die entsprechenden Dimensionscodes zurückgebucht wurden. Es kann aber sein, dass keine MWST-Posten bei der Rechnung gebildet wurden oder dass aus anderen Gründen die Dimensionsposten z. B. aus dem Skontokonto selbst berechnet werden sollen. Einbuchen einer Rechnung mit zwei Artikeln auf zwei verschiedene Kostenstellen Belegart Sachkontonr. Betrag Lfd. Nr. BEREICH KOSTENSTELLE Rechnung , Rechnung , Rechnung , Rechnung , Rechnung , Rechnung , Rechnung , Rechnung , Fall 1 Navision Standard bei Zahlung ohne Kostenstelle Belegart Sachkontonr. Betrag Lfd. Nr. BEREICH KOSTENSTELLE Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Fall 2 Mit OPplus Einstellung MWST. Posten Belegart Sachkontonr. Betrag Lfd. Nr. BEREICH KOSTENSTELLE Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung Zahlung

96 HANDBUCH OPplus Fall 3 Mit OPplus Fibu-BuchBlZeile Immer Belegart Sachkontonr. Betrag Lfd. Nr. BEREICH KOSTENSTELLE Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , Fall 4 Mit OPplus Sachkonto Immer (Kostenstelle Verkauf im Konto hinterlegt) Belegart Sachkontonr. Betrag Lfd. Nr. BEREICH KOSTENSTELLE Zahlung , Zahlung , Zahlung , Zahlung , VERKAUF Zahlung , VERKAUF Zahlung , Zahlung , Darstellung Splitbuchung beim Verlassen des Erw. Ausgleiches In der OPplus Einrichtung können Sie definieren, ob Buchungen beim Verlassen des Erw. Ausgleiches gesplittet werden sollen oder nicht. Beispiel: Sie erfassen eine Zahlung über mit Gegenkonto GIRO und gleichen eine Rechnung in Höhe von ,70 auf Debitor und eine Rechnung über ,63 auf Debitor aus. Der Ausgleich wird mit einem Saldo von 41,33 verlassen. Die folgende Tabelle zeigt die resultierenden Buchungsblattzeilen je nach Einstellung des Feldes: Buchung im Erw. Ausgleich splitten: Nein BuchungsdatumBelegart Belegnr. Kontoart Kontonr. Beschreibung Betrag Gegenkontoart Gegenkontonr Zahlung 4711 Debitor Möbel-Meller KG ,70 Bankkonto GIRO Zahlung 4711 Debitor Blütenhaus GmbH ,63 Bankkonto GIRO Zahlung 4711 Debitor Ausgleichssaldo 41,33 Bankkonto GIRO Buchung im Erw. Ausgleich splitten Ja BuchungsdatumBelegart Belegnr. Kontoart Kontonr. Beschreibung Betrag Gegenkontoart Gegenkontonr Zahlung 4711 Bankkonto GIRO Möbel-Meller KG ,00 Sachkonto Zahlung 4711 Debitor Möbel-Meller KG ,70 Sachkonto Zahlung 4711 Debitor Blütenhaus GmbH ,63 Sachkonto Zahlung 4711 Debitor Ausgleichssaldo 41,33 Sachkonto Beispiele Prozessablauf beim Zlg. Import mit dem Modul Basis In diesem Kapitel werden mögliche Prozessabläufe bei Einsatz des Moduls Basis der Branchenlösung OPplus dargestellt. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Darstellung in diesem Kapitel erfolgt, um aufzuzeigen, wie ein Unternehmen die Funktionalitäten dieses Moduls im Tagesgeschäft nutzbringend einbinden könnte. Das bedeutet, dass die dargestellten Prozesse nicht unbedingt auf Ihr Unternehmen zutreffen müssen. Um Nutzungsvorteile zugeschnitten auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen ermitteln zu können, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter

97 Basis / Verbände Export der Kontoauszugsdaten aus der Banksoftware Der Transfer der Kontoauszugsdaten erfolgt mit Ihrer Banksoftware. Dies ist z.b. das Programm Multicash (z.b. im Einsatz bei der Deutschen Bank bzw. DB direct), bei der Dresdner Bank wird das Programm unter dem Namen Drecash, bei der Commerzbank unter dem Namen Cotel, bei den Volksbanken unter dem Namen Genocash angeboten) oder das Programm S-Firm (bei den Sparkassen). In dieser Software tragen Sie alle Bankkonten ein, deren Kontoauszugsdaten Sie exportieren wollen. Die Berechtigungen dazu müssen Sie mit Ihrer Bank abstimmen. Beachten Sie, dass Sie mit einer Software alle Auszugsdaten auf Ihren Rechner transferieren können, auch die der Banken, die Ihnen die Software nicht zur Verfügung gestellt hat. Das Übertragen der Kontoauszugsdaten in Ihr Bankprogramm kann täglich automatisiert erfolgen. Die Auszugsdaten werden im standardisierten Format MT 940 auf der Festplatte gespeichert. Dieses Format kann wahlweise direkt in MS Dynamics NAV eingelesen werden oder das Programm wandelt diese Daten in eine sogenannte WVD-Datei (Weiterverarbeitungsdatei) um, welche in der Regel den Namen UMSATZ.TXT trägt. Diese Datei enthält dann alle Auszugsinformationen aller Bankverbindungen, deren Daten Sie in Multicash oder S-Firm importiert haben. Auch das Erstellen dieser Datei kann automatisiert werden. Wie Sie in Ihrem Bankprogramm die erforderlichen Einstellungen vornehmen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch der Banksoftware, oder fragen Sie Ihren Kundenberater. Mit OPplus erhalten Sie folgende vordefinierte Standard-Bankschnittstellen für den Datenimport: MUL- TICASH, SFIRM-I und SFIRM-II. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel Basis Einrichten CSV Port Karte

98 HANDBUCH OPplus Prozessablauf Basis allgemeingültige Voraussetzungen Bevor Sie nach dem Import externer Daten beim Ausgleich offener Posten eine annehmbare Trefferquote dank definierter Kontierungsregeln erwarten können, sollten Sie anhand der folgenden Checkliste Mindesteinstellungen in der Anwendung vorgenommen haben: B e r e ich OPplus-Ersteinrichtungsdaten erstellen Zlg. Importschnittstellen pflegen Konfigurationsdaten einstellen, u.a. OPplus Einrichtung Autom. Ausgleich Kontierungshinweistexte Kontierungsregeln Anlegen Verband Checkpo in t Muss Muss je Importschnittstelle: Mindestangabe Import in Mandant unternehmensspezifisch (optional) unternehmensspezifisch (optional) Anlegen debitorisch/kreditorischer Verbund Debitor/Kreditor Bankkonto Import unterdrücken Debitor/Kreditor Bankkonto Ausgleich unterdrücken Debitor/Kreditor Avis Posten individuell definiert CSV-Ports anlegen unternehmensspezifisch (optional) unternehmensspezifisch (optional) unternehmensspezifisch (optional) unternehmensspezifisch (optional) unternehmensspezifisch (optional) Um die Trefferquote zu erhöhen, empfehlen wir, folgende OPplus-Tabellen auf der Grundlage Ihrer aktuellen Daten kontinuierlich zu pflegen: Basis Einrichten Kontierungshinweistexte Basis Einrichten GV Code Kontierungsregeln Basis Einrichten Kontierungsregeln Prozessablauf Beispiel Import MT940 (einzelne Datei) A) Prozessablauf, wenn beim Datei-Import neue Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden und die entsprechenden Kontoumsätze auch in einen Mandanten eingelesen werden sollen: 1. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Datei einlesen 2. Im Fenster Zlg. Import via MT940 den Dateinamen eintragen (manuell oder über AssistButton rechts im Feld) und die Richtung Importieren auswählen, mit OK bestätigen. 3. Die Datei wird eingelesen und es erfolgt ein Eintrag in der Tabelle Zlg. Importjournale. 4. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Pflege neu angelegter Zlg. Import Schnittstellen 5. Basis Zlg. Importjournal Auswahl des Zlg. Importjournals aus Schritt 1 markieren und löschen 6. Nach erfolgreichem Löschen erneutes Einlesen der MT940-Datei aus Schritt 1 (Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Datei einlesen) 7. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter B) Prozessablauf, wenn keine neuen Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden: 1. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Datei einlesen 2. Im Fenster Zlg. Import via MT940 den Dateinamen eintragen (manuell oder über AssistButton rechts im Feld) und die Richtung Importieren auswählen, mit OK bestätigen. 3. Die Datei wird eingelesen und es erfolgt ein Eintrag in der Tabelle Zlg. Importjournale. 4. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Gegencheck, dass keine neuen Zlg. Import Schnittstellen vorhanden sind 5. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter

99 Basis / Verbände Prozessablauf Beispiel Import MT940 (mehrere Dateien) A) Prozessablauf, wenn beim Datei-Import neue Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden und die entsprechenden Kontoumsätze auch in einen Mandanten eingelesen werden sollen: 1. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Verzeichnis 2. Wenn Sie die Auswahl bestätigen, wird das MT940-Verzeichnis durchsucht und vorhandene Dateien importiert. 3. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Pflege neu angelegter Zlg. Import Schnittstellen 4. Basis Zlg. Importjournal Auswahl der Zlg. Importjournale aus Schritt 1 markieren und löschen 5. Nach erfolgreichem Löschen erneutes Einlesen der Daten aus Schritt 1 (Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Verzeichnis) 6. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter B) Prozessablauf, wenn keine neuen Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden: 1. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion MT940-Verzeichnis 2. Wenn Sie die Auswahl bestätigen, wird das MT940-Verzeichnis durchsucht und vorhandene Dateien importiert. 3. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Gegencheck, dass keine neuen Zlg. Import Schnittstellen vorhanden sind 4. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter Prozessablauf Beispiel Import CSV Port (Standardschnittstelle) A) Prozessablauf, wenn beim Datei-Import neue Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden und die entsprechenden Kontoumsätze auch in einen Mandanten eingelesen werden sollen: 1. Basis Zlg. Import via CSV 2. Bitte die Abfrage Standardschnittstelle verwenden? Mit Ja bestätigen, damit die im CSV Port hinterlegte Datei importiert wird. 3. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Pflege neu angelegter Zlg. Import Schnittstellen 4. Basis Zlg. Importjournal Auswahl der Zlg. Importjournale aus Schritt 1 markieren und löschen 5. Nach erfolgreichem Löschen erneutes Durchführen von Schritt 1 und 2 6. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter B) Prozessablauf, wenn keine neuen Zlg. Importschnittstellen angelegt wurden: 1. Basis Zlg. Import via CSV 2. Bitte die Abfrage Standardschnittstelle verwenden? Mit Ja bestätigen, damit die im CSV Port hinterlegte Datei importiert wird 3. Basis Zlg. Importjournal Button Funktion Zlg. Import Schnittstellen Gegencheck, dass keine neuen Zlg. Import Schnittstellen vorhanden sind 4. Übertrag der importierten Daten in Fibu Buch.-Blätter

100 HANDBUCH OPplus Basis - Währungstool Mit dem Modul Basis erhalten Sie die Möglichkeit die Euro-Umrechnungskurse, veröffentlicht von der Europäischen Zentralbank (EZB), für Ihre Fremdwährungen halbautomatisch einzulesen. Voraussetzung hierfür sind vorhandene Währungscodes in der Tabelle Währungen (Finanzmanagement Einrichtung Allgemein Währung). Es werden nur die Wechselkurse eingelesen, zu denen auch der bei der EZB gültige Währungscode in der Tabelle Währungen vorhanden ist. OPplus einrichten Register Währung Wenn Sie die OPplus Ersteinrichtungsdaten erstellen werden Ihnen auf dem das Register Währung bereits die korrekten URLs der EZB eingetragen, die für den Import der Währungswechselkurse benötigt werden. URL neuesten Kurse URL Kurse letzte 90 Tage URL vorherigen Kurse Der Eintrag wird bei dem Import mit der Option Neuesten Kurse verwendet. In der zugehörigen Datei der EZB sind nur die aktuellen Umrechnungskurse bzgl. des Euros enthalten. Der Eintrag wird bei dem Import mit der Option Letzte 90 Tage verwendet. In der zugehörigen Datei der EZB sind alle Umrechnungskurse der letzten 90 Tage bzgl. des Euros enthalten. Der Eintrag wird bei dem Import mit der Option Vorherigen Kurse verwendet. In der zugehörigen Datei der EZB sind alle Umrechnungskurse ab dem 4. Januar 1999 bzgl. des Euros enthalten. Zusätzlich ist es aber möglich sich in Absprache mit Ihrem Partner 3 weitere Felder einblenden zu lassen, die zum Thema Fremdwährung gehören. Diese Felder sind mit Beispielen im Bereich OPplus Fremdwährung genauer beschrieben

101 Basis / Verbände Währungseinrichtung In der Währung gib ein Feld: EZV Import Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen 4 Optionen zu wählen: 1. Deaktiviert: Dies ist die Standard-Einrichtung. Durch den Import wird für diese Währung nichts geändert. 2. Einfügen: Diese Option sorgt dafür, dass alte Kurse bleiben, wie sie sind und nur neue Kurse eingefügt werden beim Import. 3. Aktualisieren: Diese Option sorgt dafür, dass die alten, vorhandenen Datensätze ggf. aktualisiert werden; es werden jedoch keine neuen Kurse eingefügt. 4. Einfügen+Aktualisieren: Diese Option sorgt dafür, dass ein Komplettupdate durchgeführt wird. Bestehende Kurse werden ggf. angepasst und neue Kurse werden in die Tabelle eingefügt. OPplus einrichten Button Funktion Währungswechselkurse importieren Wenn Sie diesen Menüpunkt aufrufen öffnet sich folgendes Optionsfenster: Neueste Letzte 90 Tage Diese Option importiert die Daten, die von der EZB über die URL für die neuesten Kurse veröffentlicht werden. Diese Option importiert die Daten, die von der EZB über die URL für die Kurse der letzten 90 Tageveröffentlicht werden. Somit ist es nicht mehr nötig die kompletten Kurse von 1999 bis heute einzulesen

102 HANDBUCH OPplus Vorherige Diese Option importiert die Daten, die von der EZB über die URL für die vorherigen Kurse veröffentlicht werden. Die zugehörige Datei der EZB beinhaltet alle Wechselkurse ab dem 4. Januar 1999 bis zum letzten Tagesdatum. Diese Option ist also mit Bedacht auszuwählen. Wenn Sie die Eingabe mit OK bestätigen, werden Ihre Wechselkurse aktualisiert. Es werden dabei nur die Wechselkurse eingelesen, zu denen auch der bei der EZB gültige Währungscode in der Tabelle Währungen vorhanden ist. Außerdem gibt es eine Überprüfung des Mandantenwährungscodes aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung. Dieser Code MUSS zwingend auf EUR gesetzt sein. Des Weiteren darf in der Tabelle Währungswechselkurs kein Datensatz für EUR vorhanden sein. Dies kann nämlich ggf. zu falschen Einträgen führen. Ist dies nicht der Fall, bekommt der Anwender eine Fehlermeldung: Automatische Aktualisierung der Währungswechselkurse Wenn Sie die Funktion Währungswechselkurse importieren durchführen wird die Tabelle Wechselkurse je Startdatum in der EZB Datei in folgenden Feldern wie folgt aktualisiert: F e ld Startdatum B e s c h r e ibung In dieses Feld wird der Wert des Feldes CUBETIME aus der EZB Datei geschrieben. Ist für dieses Datum bereits ein Eintrag für diesen Währungscode vorhanden überschreibt der Import diesen ohne vorherige Warnung. Wechselkursbetrag Regulierung Wechselkursbetrag Bezug auf Wechselkursbetrag Bez. a. Reg.- Wechselkursbetrag Fester Wechselkursbetrag In dieses Feld wird der Werte des Feldes RATE aus der EZB Datei geschrieben. In dieses Feld wird der Werte des Feldes RATE aus der EZB Datei geschrieben. Dieses Feld wird immer mit dem Wert 1,0 gefüllt. Dieses Feld wird immer mit dem Wert 1,0 gefüllt. Dieses Feld wird immer mit dem Wert Bezug auf Währung gefüllt

103 Basis / Verbände

104 HANDBUCH OPplus Basis Kassenbuch Die Funktionalität Kassenbuch umfasst eine separate Fibu-Buch.-Blattvorlage KASSE sowie das Journal Kassenbuch. Sie erhalten hiermit die Möglichkeit, Ihre Kassen direkt in OPplus zu führen und notwendige Berichte ebenfalls direkt aus dem System heraus zu drucken. Im Unterschied zum Standard-Buchungsblatt haben Sie hier jeweils aktuell den aktuellen Saldo des Kassenkontos sowie den Saldo nach Buchung im Blick. Ferner verfügt das Modul über eine Plausibilitätsprüfung, so dass der Kassenbestand nicht negativ werden kann. Das Standard Buch.-Blatt Kassenbuch über das Menü Basis Kassenbuch öffnet sich. Bevor Sie die Funktionalität Kassenbuch nutzen können, müssen Sie je Kasse einen Buch-Blattnamen hinterlegen und dort mindestens ein Gegenkonto eintragen. Am Fuß des Kassenbuch Buch.-Blatts werden dann Währungscode, Anfangssaldo und Endsaldo des hinterlegten Gegenkontos angezeigt wie im folgenden Beispiel: Hinterlegen Sie im Buchblattnamen als Gegenkonto ein Sachkonto, wird das Feld Währungscode in der Fußzeile mit dem Mandantenwährungscode aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung belegt. Hinterlegen Sie ein Bankkonto, wird der Währungscode aus der Bankkontokarte übernommen. Siehe auch Basis - Fremdwährungskassenbuch

105 Basis / Verbände Im OPplus Kassenbuch wird bei der Erfassung eine Saldoprüfung in Abhängigkeit zum Eintrag im Feld Buchungsdatum vorgenommen, da der Saldo sondern je Tag positiv sein muss. Im Folgenden ein Beispiel mit der Überprüfung (Achtung Buchungsdatum beachten!): Bevor Sie buchen, können Sie über den Button Funktion das Kassenbuch drucken:

106 HANDBUCH OPplus Das Layout des Berichts Kassenbuch entspricht dem Aufbau der gebräuchlichen Kassenbücher aus dem Zweckform- Verlag. Haben Sie in der OPplus Einrichtung über das Feld Kassenbuch beim Buchen automatisch drucken definiert, dass das Kassenbuch beim Buchen gedruckt wird, wird der Druck beim Buchen des Kassenbuch Buch.-Blatts automatisch angestoßen. Basis Journal Kassenbuch Dieser Bericht verwendet ein Fibujournal als Grundlage. Deswegen kann er nur dann als Kassenbuch genutzt werden, wenn nicht (!) eines der folgenden Szenarien im Kassenbuch-Blatt in der abgefragten Periode vorkommt: - Sammelzahlungen (Ausgleich für mehr als eine Belegnummer) - Zahlungen mit Skonto / Zahlungstoleranzen - Wechselkursregulierung - Fremdwährungskasse Zusätzlich ist zu beachten, dass die Spalte Saldo des Berichtes den Saldo bezogen auf die Belegnummer widerspiegelt und nicht den Saldo pro Berichtszeile. Fremdwährungskassenbuch Fremdwährungskassen können mit OPplus in der Form geführt werden, dass sie je Fremdwährung ein NAV Bankkonto anlegen und dies in dem entsprechenden Kassenbuch-Buchblatt hinterlegen. Nur wenn Sie je Währungscode ein separates Buchblatt anlegen, können die Saldoprüfung sowie auch der Druck des Kassenbuches korrekt erfolgen

107 Basis / Verbände Basis Scheckeinreicher Die Funktionalität Scheckeinreicher ist für solche Firmen geeignet, die von ihren Kunden Schecks als Ausgleich für Ausgangsrechnungen erhalten und diese bei Ihrer Hausbank zwecks Gutschrift einreichen. Die Kreditinstitute erwarten in diesem Fall einen ausgefüllten Scheckeinreicher. In der Praxis wird dieser häufig manuell ausgefüllt und später in MS Dynamics NAV erneut manuell eine Zuordnung der Schecks (bzw. der Scheckgutschrift) auf die entsprechenden Ausgangsrechnungen vorgenommen. Durch das Modul Scheckeinreicher entfällt diese Doppelarbeit ebenso wie eine Beschränkung der Anzahl Schecks pro Scheckeinreicher. Sie erfassen die Scheckbeträge direkt im System, setzen dabei schon die Ausgleiche zu offenen Posten, drucken den Scheckeinreicher und verbuchen dann die erfassten Positionen. Über das Menü Basis Scheckeinreicher öffnet sich das Standard Buch.-Blatt Scheckeinreicher, welches drei zusätzliche Spalten enthält: Bankkontonummer In dieses Feld tragen Sie die Bankkontonummer des Scheckausstellers ein. Bankleitzahl Hier tragen Sie die Bankleitzahl der Bank des Scheckausstellers ein. Schecknummer In dieses Feld tragen Sie die Schecknummer ein. Über den Button Funktion Scheckeinreicher drucken können Sie den Scheckeinreicher drucken: Dieser (von OPplus erzeugte) Ausdruck wird von den Kreditinstituten akzeptiert:

108 HANDBUCH OPplus Bitte beachten Sie, dass Ihr Bankkonto, auf das der Scheckeinreicher eingereicht wird, in der Buch.- Blattzeile als Konto eingetragen werden muss. Der Bericht übernimmt nur dann die Bankadressdaten, die Kontonummer und Bankleitzahl aus der zugehörigen Bankkontokarte. Bei der Erfassung einer Scheckbuchung, darf das Bankkonto nicht als Gegenkonto eingetragen werden. Es muss eine Splittbuchung vorgenommen werden. Wenn eine Schecknummer eingetragen wird und das Gegenkonto gefüllt ist, bekommt der Anwender beim Buchen und auch beim Scheckdruck eine Fehlermeldung

109 Basis / Verbände Basis / Zahlungsverkehr / Sachkonto Offene Posten Fremdwährung Mit dem Modul Basis erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten mit Fremdwährungen umzugehen. Die betroffenen Felder sind im Auslieferungszustand nicht sichtbar und müssen in Absprache mit Ihrem Partner auf sichtbar gestellt werden. Hierdurch kann das Standard-Verhalten von Navision im Bereich Fremdwährung komplett übersteuert und geändert werden. OPplus einrichten Register Währung Für das Thema Fremdwährung gibt es 3 neue Felder, die zunächst alle auf Standard eingerichtet sind. Diese Einrichtung bedeutet, dass das Buchungs- und Ausgleichverhalten von Navision nicht geändert wird. A ll e E in r i c h tung e n w e r d e n n a c h fo lg e n d a n h a n d v o n Be is p i e l e n n o c h e inmal v e r d e u tl ic h t. Kurse FW mit MW ausgleichen Kurse FW in FW ausgleichen Hier gibt es 2 Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Buch.-Blattzeile Wenn ein Posten mit Fremdwährung in Mandantenwährung bezahlt wird, kann der Anwender die Option Standard wählen. Dann holt sich das System den Währungswechselkurses zum Buchungsdatum und setzt entsprechend die Ausgleiche mit umgerechneten Beträgen. Wählt der Anwender Buch.-Blattzeile aus, so kann der Anwender fest einen Kurs hinterlegen, der auch dann beim Buchen verwendet wird. Dies ist im Standard nicht möglich. Der Standard zieht sich beim Buchen immer den aktuell gültigen Kurs aus der Kurstabelle, unabhängig, was der Anwender in der Buch.-Blattzeile vorgibt. Hier gibt es 2 Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Urspr. Faktor

110 HANDBUCH OPplus A ll e E in r i c h tung e n w e r d e n n a c h fo lg e n d a n h a n d v o n Be is p i e l e n n o c h e inmal v e r d e u tl ic h t. Wenn ein Posten mit Fremdwährung in einer Fremdwährung bezahlt wird, kann der Anwender die Option Standard wählen. Dann holt sich das System den Währungswechselkurses zum Buchungsdatum und setzt entsprechend die Ausgleiche mit umgerechneten Beträgen. Hier können Kursdifferenzen entstehen. Wählt der Anwender Urspr. Faktor, so holt sich das System den Faktor des Ursprungspostens und bucht mit diesem Faktor 1:1 die Zahlung. Es können keine Kursdifferenzen entstehen. Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen Dieses Feld ist im Sachpostenausgleich relevant. Hier gibt es 3 Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Ja 3. Nein Ist das System auf Standard gestellt und ein Sachposten über 1000 USD wird durch den aktuellsten Kurs mit nur 900 USD ausgeziffert, so bucht Navision eine Kursdifferenz in Betrag und Betrag MW. Wird die Einstellung Ja verwendet, so zeigt das System an, dass die Rechnung seitens USD ausgeglichen ist. Lediglich der Betrag MW weicht ab. Es wird also ein Betrag von 0,00 (in USD) gebucht. Der Mandantenwährungsbetrag ist aber gefüllt und wird gebucht. Wird die Einstellung Nein gewählt, so wird der urspr. Währungsfaktor herangezogen. FW und MW Betrag stimmen somit überein und es gibt keine Differenzen zwischen den Beträgen des ursprünglichen und des Ausgleichspostens. Anwendungsbeispiel Kurs FW mit MW ausgleichen Einrichtung Standard Buchung einer Rechnung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 1,

111 Basis / Verbände Buchung einer Zahlung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 2 (Bankkonto in MW). Bei der Buchung wird auf dem Sachkonto 2662 die Kursdifferenz gebucht. Einrichtung Buch.-Blattzeile Buchung einer Rechnung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 1,5. Buchung einer Zahlung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 1,5 (manuell eingegeben) (Bankkonto in MW). Bei der Buchung wird der Ausgleich 1:1 ohne Kursdifferenz gebucht, da der gleiche Wechselkurs im Buchblatt eingetragen worden ist

112 HANDBUCH OPplus Anwendungsbeispiel Kurs FW in FW ausgleichen Einrichtung Standard Buchung einer Rechnung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 1,5. Buchung einer Zahlung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 2,0 (Bankkonto in USD). Bei der Buchung wird auf dem Sachkonto 2662 die Kursdifferenz gebucht

113 Basis / Verbände Einrichtung Urspr. Faktor Buchung einer Rechnung über 1000 USD mit einem Wechselkurs von 1,5. Buchung einer Zahlung über 1000 USD. Wenn dann der Ausgleich vorgenommen worden ist und man wieder in der Buchblattzeile den Währungscode anschaut, wurde dieser auf den Urspr. Faktor umgerechnet (Hier ~1,5) Bei der Buchung wird auf Grund des gleichen Betrages (MW) keine Kursdifferenz gebucht

114 HANDBUCH OPplus Anwendungsbeispiel Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen Es wird ein Zahlungsvorschlag über USD gebucht: Auf dem Sachkonto 1360 Geldstransit ist damit ein Offener Posten entstanden, an dem das Verhalten des Feldes erläutert werden kann. Einrichtung Standard Wird der Ausgleichsbetrag USD (1620) eingetragen, so ist der MW-Betrag in diesem Beispiel 810. Erfolgt nun der Ausgleich, so wird ein Ausgleichssaldo eingetragen, der Betrag und Betrag (MW) enthält. Einrichtung Ja Wird die Einstellung Ja verwendet, so zeigt das System an, dass die Rechnung seitens USD ausgeglichen ist. Lediglich der MW Betrag weicht ab. Es wird also ein Betrag von 0,00 (in USD) gebucht. Der Mandantenwährungsbetrag ist aber gefüllt und wird gebucht. Wird der Ausgleichsbetrag USD (1620) eingetragen, so ist der MW-Betrag in diesem Beispiel 810. Erfolgt nun der Ausgleich, so wird ein Ausgleichssaldo eingetragen, der NUR Betrag (MW) enthält

115 Basis / Verbände Einrichtung Nein Wird die Einstellung Nein gewählt, so wird der urspr. Währungsfaktor herangezogen. FW und MW Betrag stimmen somit überein und es gibt keine Differenzen zwischen den Beträgen des ursprünglichen und Zahlungsposten. Wird der Ausgleichsbetrag USD (1620) eingetragen, so ist der MW-Betrag in diesem Beispiel 810. Erfolgt nun der Ausgleich, so wird ein Ausgleichssaldo eingetragen, wird KEIN Ausgleichssaldo eingetragen

116 HANDBUCH OPplus Das Modul OPplus Verbände (Gruppe Verbände) Mit dem OPplus-Modul Verbände können Sie beliebig viele Debitoren zu einem Debitorenverband oder beliebig viele Kreditoren zu einem Kreditorenverband zusammenführen. Im Fenster Erweiterter Ausgleich ist es dann möglich, alle zu einem Verband gehörenden offenen Posten anzeigen zu lassen und somit einen Zahlbetrag verbandsübergreifend zuzuordnen. Verbände Verband Um einen Verband anzulegen, klicken Sie im Navigationsbereich OPplus auf Verbände Verband. Es öffnet sich die Form Verband Karte. Um einen neuen Verband anzulegen, drücken Sie F3(Datensatz einfügen). Nachfolgend erläutert sind nur die für die Anwendung wesentlichen Felder der Karte: F e ld Art Nr. Führende Kontonr. Kontonummer Zlg. B e s c h r e ibung Hier müssen Sie die Art des Verbands auswählen: Debitor oder Kreditor. Hier geben Sie die Nummer des Verbands ein. Für die Verwendung einer Nummernserie müssen Sie in der OPplus Einrichtung auf der Registerklarte Erw. Ausgleich im Feld Verbandsnummern einen entsprechenden Nummernseriencode hinterlegen. Hier tragen Sie die Nummer ein, die als führende Kontonr. des Verbandes gilt. Das Feld ist ebenfalls relevant bei parallelem Einsatz des Moduls OPplus Zahlungsverkehr, da aus der eingetragenen Kontonummer die für den Zahlungsverkehr notwendige Bankverbindung gezogen werden soll. Hier tragen Sie die Sachkontonummer ein, auf der die Gesamtzahlung des Verbandes gebucht werden soll. Ist dieses Feld gefüllt, wird zunächst die gesamte Zahlsumme auf dem Verband gegen die Bank gebucht, anschließend erfolgt eine Ausbuchung über das Konto Kontonummer Zlg. Und die einzelnen Verbandskonten werden gegen dieses Konto gebucht. Tragen Sie nun bei jenen Debitoren bzw. Kreditoren, die sie als Mitglieder des Verbandes kennzeichnen möchten, die gerade vergebene Verbandsnummer ein. Sie finden das Feld auf dem Register OPplus der zugehörigen Karte. Dort kann auch ein Verbandsschlüssel zugewiesen werden, anhand dessen Sie die Mitglieder des Verbands sortieren lassen können

117 Basis / Verbände Die Verbandsliste aller eingerichteten Verbände wird nach Aufruf des Punktes Übersicht (Umschalt + F5) aus der Verbandskarte angezeigt. Die Sortierung der Verbandsübersicht erfolgt standardmäßig in der Abfolge Art, Nr. aufsteigend. Sie können einem Verband beliebig viele Debitoren bzw. Kreditoren zuordnen. Welche Konten einem Verband zugeordnet sind, kann über den Button Verband Kontenübersicht der Verbandskarte eingesehen werden: Die Sortierung der Kontenübersicht erfolgt standardmäßig in der Abfolge Art, Nr. aufsteigend

118 HANDBUCH OPplus Erweiterter Ausgleich zusätzliche Felder bei Verband Verband: Zusätzliche Felder im Erweiterten Ausgleich Erweiterter Ausgleich Buchung im Erw. Ausgleich splitten bei Verband Abhängig von der im Feld Buchung im Erw. Ausgleich splitten (OPplus Einrichtung) gewählten Option werden die Buchungen beim Verlassen des Erweiterten Ausgleichs gesplittet oder nicht. Wenn die Option auf Ja gesetzt ist und Sie haben im Fenster Erweiterter Ausgleich einen Ausgleich über Verbände erfasst, wird die Buchung im Buchungsblatt als Splitbuchung (Aufteilungsbuchung) dargestellt. Siehe auch Kapitel Darstellung Splitbuchung beim Verlassen des Erw. Ausgleiches Verbände Debitor / Kreditor Verbund Das OPplus-Modul Verband erlaubt es, Debitoren und Kreditoren so zu verbinden, das ihre Posten zusammenhängend ausgewertet werden: Wir sprechen an dieser Stelle von einem debitorisch/kreditorischen Verbund. Dabei können einem Debitor beliebig viele Kreditoren zugeordnet werden, und umgekehrt. In der Praxis häufiger ist allerdings die einfache Verknüpfung eines Debitors mit einem Kreditor: wenn nämlich ein Kunde gleichzeitig als Lieferant auftritt. Alle zu einem solchen debitorisch/kreditorischen Verbund gehörenden Posten werden im Fenster Erweiterter Ausgleich angezeigt; somit können Sie einen Zahlbetrag dort auch verbundübergreifend zuordnen. Um einen Verbund anzulegen, klicken Sie im Navigationsbereich OPplus auf Verbände Debitor / Kreditor Verbund. Es öffnet sich die Verbundkarte

119 Basis / Verbände Um eine neue Verknüpfung anzulegen, drücken Sie die Tastenkombination F3 (Datensatz einfügen). Anschließend brauchen Sie nur noch einen Debitor und einen Kreditor auszuwählen. Die Felder im Einzelnen: F e ld Debitorennr. Kreditorennr. Debitor Name Debitor Ort Kreditor Name Kreditor Ort Datumsfilter Verb. Debitor Saldo (MW) Verb. Debitor Saldo bis Datum (MW) Verb. Debitor Bewegung (MW) B e s c h r e ibung Geben Sie hier die Nummer des Debitors ein, der zu dem Verbund gehören soll, oder wählen Sie eine mithilfe des AssistButtons. Tragen Sie hier die Nummer des zu verbindenden Kreditors ein. Die Anwendung kopiert den Namen aus der Tabelle Debitor. Sie können ihn an dieser Stelle nicht ändern. Wird aus der Tabelle Debitor kopiert. Hier nicht editierbar. Die Anwendung kopiert den Namen aus der Tabelle Kreditor. Sie können ihn an dieser Stelle nicht ändern. Wird aus der Tabelle Kreditor kopiert. Hier nicht editierbar. Der hier eingetragene Datumsfilter dient zur Grundlage der Berechnung der angezeigten Werte für Saldo bis Datum (MW) und Bewegung MW). Der aktuelle Saldo des verbundenen Debitors in Mandantenwährung. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Saldo automatisch auf der Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Debitorenposten. Sie können das Feld Saldo (MW) filtern, so dass sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1 und Globalen Dimensionswerten 2 basiert. Die Debitorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie über den AssistButton rechts im Feld. Der Saldo des verbundenen Debitors in Mandantenwährung bis zu dem Enddatum des eingetragen Datumsfilters. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Wert automatisch auf der Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Debitorenposten. Sie können das Feld Saldo (MW) filtern, so dass sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1 und Globalen Dimensionswerten 2 basiert. Die Debitorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie über den AssistButton rechts im Feld. Die Bewegung des verbundenen Debitors für die im Feld Datumsfilter eingegebene Periode in Mandantenwährung. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Betrag automatisch auf Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Debitorenposten. Sie können das Feld Verb. Debitor Bewegung (MW) filtern, so dass

120 HANDBUCH OPplus F e ld Verb. Kreditor Saldo (MW) Verb. Kreditor Saldo bis Datum (MW) Verb. Kreditor Bewegung (MW) B e s c h r e ibung sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1, Globalen Dimensionswerten 2 und/oder Daten basiert. Die Debitorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie mit dem AssistButton rechts im Feld. Der aktuelle Saldo des verbundenen Kreditors in Mandantenwährung. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Saldo automatisch auf der Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Kreditorenposten. Sie können das Feld Saldo (MW) filtern, so dass sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1 und Globalen Dimensionswerten 2 basiert. Die Kreditorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie über den AssistButton rechts im Feld. Der Saldo des verbundenen Kreditors in Mandantenwährung bis zu dem Enddatum des eingetragen Datumsfilters. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Wert automatisch auf der Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Kreditorenposten. Sie können das Feld Saldo (MW) filtern, so dass sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1 und Globalen Dimensionswerten 2 basiert. Die Kreditorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie über den AssistButton rechts im Feld. Die Bewegung des verbundenen Kreditors für die im Feld Datumsfilter eingegebene Periode in Mandantenwährung. Die Anwendung berechnet und aktualisiert den Betrag automatisch auf Grundlage des Feldes Betrag (MW) der Tabelle Detaillierte Kreditorenposten. Sie können das Feld Verb. Kreditor Bewegung (MW) filtern, so dass sein Inhalt nur auf bestimmten Globalen Dimensionswerten 1, Globalen Dimensionswerten 2 und/oder Daten basiert. Die Kreditorenposten, aus denen sich der Betrag zusammensetzt, erreichen Sie mit dem AssistButton rechts im Feld. Die Abbildung unten zeigt vier Zeilen, auf denen drei Verbünde zu sehen sind: Zeile 1: Verbund von Debitor mit Kreditor Zeile 2: Verbund Debitor und Kreditor Zeilen 3 und 4: Verbund von Debitor mit Kreditor und Kreditor

121 Basis / Verbände Verbände Debitorverband Offene Posten / Kreditorverband Offene Posten Diese Berichte stehen Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie parallel das OPplus Modul Erw. Postenanzeige und Druck lizenziert haben. Dann finden Sie diese Berichte in dem Menu Postenanzeige und Druck unterhalb der Untergruppe Debitoren bzw. Kreditoren: In diesem Modul gibt es die Möglichkeit für den Verband die Offenen Posten über den jeweiligen Bericht auszudrucken. Dabei haben Sie mehrere Einstellungsoptionen: Inkl. Bemerkungen Wenn es für einen Posten Bemerkungszeilen gibt, werden diese im Bericht für den Posten mit angedruckt. Inkl. Kreditor Wenn es für einen Debitoren / Kreditoren zugeordnete Kreditoren / Debitoren gibt, können diese auch mit ausgewiesen werden. Wenn dies geschehen soll, muss dieser Haken gesetzt werden

122 HANDBUCH OPplus Ausgabe in Excel Die Ausgabe in Excel exportiert die Datensätze nach Excel. Ausgleich zeigen Wenn die Posten schon Ausgleiche haben, dann können diese zugehörigen Ausgleiche mit angedruckt werden. Zwischensummen drucken Optional kann nach jedem Debitor/Kreditor eine Zwischensumme angedruckt werden. Sortierung Hier kann ausgewählt, nach welcher Sortierung die Posten angedruckt werden sollen

123 Basis / Verbände Erweiterter Ausgleich zusätzliche Felder bei Deb./Kred. Verbund Zusätzliche. Felder bei Deb./Kred. Verbund Erweiterter Ausgleich Buchung im Erw. Ausgleich splitten bei Debitor / Kreditor Verbund Abhängig von der im Feld Buchung im Erw. Ausgleich splitten (OPplus Einrichtung) gewählten Option werden die Buchungen beim Verlassen des Erweiterten Ausgleichs gesplittet oder nicht. Wenn die Option auf Ja gesetzt ist, und Sie haben im Fenster Erw. Ausgleich einen Ausgleich über debitorische/kreditorische Verbände erfasst, wird die Buchung im Buchungsblatt als Splitbuchung (Aufteilungsbuchung) dargestellt. Siehe auch Kapitel Darstellung Splitbuchung beim Verlassen des Erw. Ausgleiches

124 HANDBUCH OPplus Mahnung inkl. Kreditorenposten bei Debitor / Kreditor Verbund Mahnungen erstellen (Report 188) Bei Einsatz des Moduls Verbände können Sie bei der Erstellung der Mahnungen Kreditrenposten eines Deb./Kred.Verbundes berücksichtigen. Über Finanzmanagement Debitoren Periodische Aktivitäten Mahnungen rufen Sie über den Button Funktion den Report Mahnung erstellen auf. Dieser beinhaltet nun zwei zusätzliche Optionen Inklusiv verbundene Kreditoren (Inkl. verb. Kreditoren) und Inklusiv Überhang (Inkl. Überhang): Inkl. verb. Kreditoren Inkl. Überhang Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden bei der Mahnung an den Debitoren auch die Kreditorenposten des zugehörigen Deb./Kred.Verbundes in der Mahnung berücksichtigt und verrechnet. Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird auch dann eine Mahnung erstellt, wenn sich im Deb./Kred. Verbund in Summe ein Guthaben ergibt. Beispiel Mahnung innerhalb eines Deb./Kred.Verbundes:

125 Basis / Verbände Mahnungszeilen vorschlagen (Report 189) Bei Einsatz des Moduls Verbände können Sie bei der Erstellung der Mahnungen Kreditrenposten eines Deb./Kred.Verbundes berücksichtigen. Füllen Sie den Mahnungskopf manuell und rufen Sie über den Button Funktion den Report Mahnungszeilen vorschlagen auf. Dieser beinhaltet nun zwei zusätzliche Optionen Inklusiv verbundene Kreditoren (Inkl. verb. Kreditoren) und Inklusiv Überhang (Inkl. Überhang): Inkl. verb. Kreditoren Inkl. Überhang Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden bei der Erstellung der Mahnungszeilen auch die Kreditorenposten des zugehörigen Deb./Kred.Verbundes berücksichtigt und verrechnet. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden auch dann Mahnungszeilen erstellt, wenn sich im Deb./Kred. Verbund in Summe ein Guthaben ergibt. Kreditorenposten - Mahnstufe und Mahnungsposten In den Kreditorenposten wird Ihnen - analog zu den Debitorenposten - die letzte registrierte Mahnstufe je Posten im Feld Letzte registrierte Mahnstufe angezeigt

126 HANDBUCH OPplus Haben Sie zusätzlich das OPplus Modul Erw. Postenanzeige und Druck im Einsatz kann Ihnen ebenfalls in den folgenden Masken für die Kreditorenposten die letzte registrierte Mahnstufe angezeigt werden (das Feld Letzte registrierte Mahnstufe muss dazu bei Bedarf per Design eingefügt werden): Postenanzeige und Druck Kreditoren Kreditorenposten Postenanzeige und Druck Kreditoren Offene Kreditorenposten

127 Basis / Verbände Weitere Informationen zu OPplus finden Sie unter und gbedv GmbH & Co. KG Loger Straße 22b Osterholz-Scharmbeck Telefon: / Telefax: / [email protected] Internet: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber