Form & Database Designer. Datenstruktur und Oberfläche unternehmensspezifisch anpassen

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1 Form & Database Designer Datenstruktur und Oberfläche unternehmensspezifisch anpassen 1

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: September 2015

3 Form & Database Designer Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Form Designer light - kostenlos Lizenz eintragen Eigene Datensatz-Typen anlegen Datensatz-Typ erstellen - Beispiel Funktionen im Bereich Form Designer Überblick Funktionen Gut zu wissen Das Kontrollfenster Der Objektinspektor Register und Abschnitt Felder Feld Teilnehmer/Ressourcen Verknüpfung Primärverknüpfungselement Kennzahlfeld Indirekte Verknüpfung Verknüpfungsliste Objektinspektor: Indirekte Verknüpfungsliste Felder Typ und Status Web-Element Text Objektinspektor: Notizfeld Verteilerauswahl Report Formelfeld Formel-Editor Formeln eingeben Felder vorbelegen Datentypen und Operatoren im Formel-Editor Operator Minus Operator Plus Beispiele für Formelfelder FAQ Freigegebene Standardfelder Erweiterbare Register Zeitgesteuerte Aktualisierung

4 Form & Database Designer Grundsätzliches 1 Grundsätzliches Mit dem Modul Form & Database Designer erweitern Sie CAS genesisworld mit neuen Datensatz-Typen nach Ihren Anforderungen, gestalten die Datensatzfenster des Desktop-Clients passend für Ihre Arbeitsabläufe und definieren Funktionen mit dem Formel-Editor, um logische Gesetzmäßigkeiten in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Funktionen für den Form & Database Designer finden Sie in der Management Konsole in 2 Bereichen. Im Bereich Datenbank können Sie beliebige weitere Datensatz-Typen anlegen. Im Bereich Form Designer passen Sie die Datensatzfenster für alle Datensatz-Typen im Desktop-Client von CAS genesisworld an und definieren Funktionen mit dem Formel-Editor. Für teamworks werden Formulare für neue Datensatz-Typen im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole angepasst. Für mobile CRM-Lösungen werden neue Felder über eine XML-Datei ergänzt. Genaue Informationen dazu finden Sie im jeweiligen Leitfaden unter CAS Produkt-Dokumentation. Im Form Designer vorgenommene Einstellungen gelten nicht CAS genesisworld Web. 1.1 Form Designer light - kostenlos Bereits mit der Standard Edition von CAS genesisworld ohne Lizenz für Form & Database Designer können Sie pro Datensatz-Typ ein eigenes Register anlegen sowie bis zu 10 Felder auf unterschiedlichen Registern eines Datensatzes einfügen. Verschiedene Optionen für das Layout sind ebenfalls möglich, wie z. B. die Darstellung mit ein oder zwei Spalten. Mit Textfeldern fügen Sie Benennungen oder Beschreibungen für Ihr Unternehmen ein. 1.2 Lizenz eintragen Für den Form & Database Designer tragen Sie die Lizenz in der Management Konsole ein. Die Funktionen im Bereich Datenbank und im Bereich Form Designer der Management Konsole können Sie über die zwei Lizenzen Database Designer und Form Designer für Benutzer einzeln freischalten. 4

5 Form & Database Designer Eigene Datensatz-Typen anlegen 2 Eigene Datensatz-Typen anlegen Mit dem Modul Form & Database Designer sind beliebige weitere Datensatz-Typen zusätzlich zu den bei der Installation ausgelieferten Datensatz-Typen möglich. Im Bereich Datenbank der Management Konsole erstellen Sie eigene Datensatz-Typen mit den gewünschten Feldern nach speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens, für die ebenfalls die üblichen Funktionen von CAS genesisworld verfügbar sind, wie z. B. Benennungen in verschiedenen Sprachen, Eingabehilfen, Ansichten oder Regeln. Alle Funktionen für neue Datensatz-Typen und neue Felder sind auch ohne das Modul Form & Database Designer verfügbar und in der Online-Hilfe der Management Konsole beschrieben. 2.1 Datensatz-Typ erstellen - Beispiel Mit neuen Datensatz-Typen können Sie einfach und schnell Ihr CRM-System an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Vorhandene Strukturen werden so einfach abgebildet und Sie bleiben flexibel für neue Entwicklungen. Den neuen Datensatz-Typ Geschenke möchten Sie mit den Feldern Stichwort, Anlass, Preis usw. anlegen. Diese Felder können anschließend in der Management Konsole 5

6 Form & Database Designer Eigene Datensatz-Typen anlegen konfiguriert werden und sind danach für jeden Benutzer mit den gewohnten Funktionen verfügbar. Klicken Sie im Bereich Datenbank der Management Konsole auf die Schaltfläche Neuer Datensatz-Typ. Das Fenster Neuen Datensatz-Typ anlegen öffnet sich. Geben Sie Geschenke bei Namen und Titel ein. Tragen Sie GESC als Kürzel ein. Diese Einstellung kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Das Kürzel können Anwender bei der Suche als Parameter verwenden. Wählen Sie Dieser Datensatz-Typ ist benutzersensitiv. Wählen Sie Erweiterter Datensatz-Typ. Wählen Sie Datensatz-Typ ist verknüpfbar. Wählen Sie Datensatz-Typ ist im CAS genesisworld-client sichtbar. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie nun auf den neu erstellten Datensatz-Typ Geschenke in der Liste Eigene Datensatz-Typen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Spalte, um eine neue Spalte anzulegen. 6

7 Form & Database Designer Eigene Datensatz-Typen anlegen Geben Sie Stichwort bei Name ein. Den Datentyp varchar und die Länge von 50 können Sie unverändert lassen. Aktivieren Sie die Option Pflichtfeld und klicken Sie auf OK. Legen Sie anschließend ebenso die Felder Preis und Anlass an. Wählen Sie bei Preis den Datentyp money anstelle von varchar. Bei Anlass verwenden Sie den Datentyp varchar. Klicken Sie auf Übernehmen, um den Datensatz-Typ zu speichern. Neue Datensatz-Typen oder Spalten werden erst dann in der Datenbank gespeichert, wenn Sie auf Übernehmen klicken. Auf diese Weise können Sie zunächst mehrere Datensatz-Typen und Spalten anlegen, bevor Sie die Datenbankstruktur ändern. Nachdem Sie den neuen Datensatz-Typ angelegt haben, ist im Desktop-Client automatisch das entsprechende Datensatzfenster verfügbar. Die Register Details, Journal 7

8 oder Akte und die jeweiligen Funktionen wie Neu, Ändern, Verknüpfen usw. sind vorhanden. Dieses Datensatzfenster können Sie mit dem Form Designer nach Ihren Anforderungen gestalten. 3 Funktionen im Bereich Form Designer Mit den Funktionen im Bereich Form Designer passen Sie Datensatzfenster bzw. Masken der verschiedenen Datensatz-Typen von CAS genesisworld an. Bei Bedarf sind diese Anpassungen auch mehrsprachig möglich. Für alle vorhandenen Datensatz-Typen können Sie vorhandene Register anpassen und neue Register anlegen. Für neue Register können Sie mehrere Einstellungen vornehmen, z. B. Benennungen in mehreren Sprachen, eigenes Layout, verschiedene Abschnitte, die Position des Registers oder spezielle Zugriffsberechtigungen. Neue Register lassen sich exportieren und importieren. In Registern und Abschnitten von Registern lassen sich die meisten Standardfelder von CAS genesisworld einfügen. Bestimmte Eigenschaften von Feldern und die Formatierung können Sie ändern. Für spezielle Felder wie Teilnehmer/Ressourcen, Notizen, Typ und Status, Web-Element oder Elemente für Verknüpfungen sind zusätzliche Möglichkeiten vorhanden. Dies gilt auch bei Elementen für Primärverknüpfungen, wenn Sie die Premium Version einsetzen. Durch den Formel-Editor können Sie Formeln mithilfe von Feldern, mathematischen Funktionen und Operatoren verwenden. Dabei können Sie Felder vom aktuellen Datensatz und von verknüpften Datensätzen berücksichtigen. Durch Formeln können Sie beispielsweise bestimmte Felder farblich hervorheben, Pflichtfelder dynamisch bestimmen oder aufgrund von bestimmten Werten automatisch andere Felder ausfüllen. Das Gestalten von Datensatzfenstern für neue Datensatz-Typen ist mit den Funktionen des Form Designers ebenfalls möglich. 3.1 Überblick Funktionen Im Bereich Form Designer der Management Konsole finden Sie die Funktionen zum Anpassen der Datensatzfenster für im Standard ausgelieferte Datensatz-Typen und eigene Datensatz-Typen sowie den Formel-Editor. Die Anpassungen nehmen Sie über eine grafische Oberfläche vor. Kenntnisse in Programmier- oder Skriptsprachen sind nicht erforderlich. 8

9 Mit der Schaltfläche Vorschau in der Symbolleiste öffnen Sie das Fenster Suche des Desktop-Clients. Suchen und öffnen Sie einen Datensatz. Das Datensatzfenster zeigt Ihre Anpassungen so, wie sie nach der Übernahme der Änderungen im Desktop-Client angezeigt werden. Falls Sie den geöffneten Datensatz in der Vorschau ändern und speichern, wird dieser Datensatz wie jeder Datensatz in CAS genesisworld gespeichert. Der Datensatz der Vorschau ist ein normaler Datensatz und kein temporäres Modell des Form Designers. Importieren und Exportieren importiert bzw. speichert Anpassungen über eine XML-Datei. Anpassungen für einen bestimmten Datensatz-Typ oder ein bestimmtes einzelnes Register können Sie ebenfalls exportieren oder importieren. Beim Export öffnet sich nach dem Anklicken von Speichern im Dateiauswahlfenster ein kleines Fenster. In einer Baumstruktur werden alle angepassten Datensatz-Typen und Register angezeigt. Den Export einzelner Anpassungen aktivieren Sie über Kontrollkästchen. Beim Import öffnet sich das Fenster mit der Baumstruktur, nachdem Sie eine Importdatei mit mehreren Anpassungen zum Öffnen gewählt haben. Mit Formular können Sie Felder für neue Datensätze vorbelegen. Ein Klick auf die Schaltfläche Formular öffnet den Formel-Editor. 9

10 Datensatz-Typ wählen In diesem Bereich stehen alle Datensatz-Typen der Datenbank, an der Sie angemeldet sind. Auch von Ihnen selbst angelegte Datensatz-Typen werden angezeigt. Neu angelegte eigene Datensatz-Typen werden erst nach einem Neustart der Management Konsole im Form Designer angezeigt. Hier wählen Sie den Datensatz-Typ, für den Sie ein neues Register erstellen bzw. ein bereits angelegtes Register anpassen möchten. Formular für den gewählten Datensatz-Typ Hier wird eine Vorschau des Registers mit den vorhandenen und von Ihnen angelegten Elementen angezeigt. Damit sehen Sie bereits beim Erstellen des Registers das entsprechende Aussehen im Desktop-Client von CAS genesisworld. Beim Anpassen von Registern können Sie in der Vorschau horizontal und vertikal scrollen. Im Desktop-Client sind jedoch bei zu kleinen Fenstern keine Scrollbars vorhanden. Bedenken Sie deshalb, dass ein angepasstes Register auch bei Clients mit niedriger Auflösung korrekt angezeigt werden sollte. Kontrollfenster Mit dem Kontrollfenster legen Sie neue Register, Abschnitte oder Felder an und bestimmen deren Position. Objektinspektor Mit dem Objektinspektor ändern Sie Eigenschaften eines Registers, Abschnitts oder sonstigen Elements, das Sie im Formular markiert haben. 3.2 Gut zu wissen Anpassungen mit dem Form Designer sind für den Desktop-Client und bei allen Datensatz-Typen und freigegebenen Standardfeldern je nach Datensatz-Typ möglich, siehe Kapitel "Freigegebene Standardfelder" auf Seite 66. Die verfügbaren Datensatz-Typen variieren je nachdem, welche Erweiterungen Sie einsetzen. Nicht freigegebene Felder sind solche, die wichtige Funktionen bieten und bei denen Abhängigkeiten mit anderen Feldern bestehen. Bestimmte Änderungen könnten das Arbeiten mit CAS genesisworld beeinträchtigen, weshalb diese Felder für den Form Designer nicht verfügbar sind. Auch für den Form Designer freigegebene Standardfelder bieten Funktionen, z. B. synchrone Feldwerte bei Adressen, Abhängigkeiten zu anderen Feldern oder die Anzeige spezieller Schaltflächen wie bei einem Datum. Die wichtigsten Funktionen bleiben nach einer Änderung mit dem Form Designer erhalten. 10

11 Eigenschaften und Funktionen wie beispielsweise der Aufruf eines Links durch Anklicken von Text oder besondere Formatierungen eines Felds können nicht gewährleistet werden. Falls Sie solche Felder anpassen, sind ausgiebige Tests empfehlenswert. Bestimmte Abschnitte auf im Standard vorhandenen Registern lassen sich mit dem Form Designer nicht bearbeiten. Dies gilt insbesondere für die Register Allgemein und Details. Wenn Sie weitere Felder im Register Allgemein aufnehmen möchten, legen Sie einen eigenen Abschnitt an. Einige Register wie beispielsweise das Register Akte und das Register Journal lassen sich mit dem Form Designer nicht anpassen. Wenn Sie neue Felder für einen Datensatz-Typ mit dem Datenbank Designer anlegen, lassen sich diese immer mit dem Form Designer bearbeiten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig unterschiedliche Register im Form Designer bearbeiten. Besonderheiten für den Datensatz-Typ Anpassungen beim Datensatz-Typ gelten nur für archivierte s. s auf dem -Server und lokal gespeicherte s sind keine Datensätze von CAS genesisworld. 3.3 Das Kontrollfenster Mit dem Kontrollfenster rufen Sie die Funktionen für neue und vorhandene Elemente auf. Klicken Sie auf einen Eintrag, z. B. auf Neues Register oder Neuer Abschnitt. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die entsprechenden Eigenschaften festlegen. Um ein vorhandenes Element zu ändern, markieren Sie das Element in der Oberfläche. Klicken Sie auf Eigenschaften ändern, um das gleiche Fenster wie beim Anlegen des Elements zu öffnen. Änderungen werden nicht sofort gespeichert, sondern erst nachdem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen geklickt haben. Die Änderungen sind im Desktop-Client nach einem Neustart des Desktop-Clients verfügbar. Jedes Feld oder Verknüpfungselement steht in einem Abschnitt und jeder Abschnitt steht in einem Register. Wenn Sie ausgelieferte Datensatz-Typen anpassen, sind Abschnitte und Register bereits vorhanden. Mit den Pfeilen ändern Sie die Position des markierten Registers, Abschnitts oder Felds. Wenn Sie die Oberfläche für eigene Datensatz-Typen festlegen, fügen Sie einfach ein Feld oder ein Verknüpfungselement ein. Sind noch keine Register oder Abschnitte vorhanden, werden diese automatisch angelegt. Eigenschaften ändern öffnet das Fenster Objektinspektor. In diesem Fenster ändern Sie die Eigenschaften des gewählten Registers, Abschnitts oder Felds. 11

12 Mit dem Form Designer können Sie sowohl Felder einfügen, die im Standard von CAS genesisworld ausgeliefert werden, als auch Ihre eigenen, neu angelegten Felder. Mit Neuer Platzhalter legen Sie kein Feld an, sondern sperren eine Anzahl Spalten und Zeilen für weitere Felder. Auf diese Weise können Sie Felder anwenderfreundlich sortieren und gruppieren. 3.4 Der Objektinspektor Mit dem Objektinspektor legen Sie die Eigenschaften der Elemente fest. Um ein vorhandenes Element zu ändern, markieren Sie das Element und klicken auf Eigenschaften ändern. Das Fenster Objekteigenschaften öffnet sich Register und Abschnitt Die Einstellungen im Fenster Objektinspektor sind für Register und Abschnitt sehr ähnlich. 12

13 Besonderheiten Das Register Akte ist fest vorgegeben und kann nicht mit dem Form Designer geändert werden. Das Register lässt sich nicht auswählen und wird im Form Designer angezeigt, um die Position neuer Register im Desktop-Client relativ zur Akte festzulegen. Register rechts vom Register Akte werden im Desktop-Client auch dann ganz rechts angezeigt, wenn das Register Akte verschoben oder ausgeblendet wird. Wenn bei einem eigenen Datensatz-Typ keine Anpassungen mit dem Form Designer vorhanden sind, wird im Desktop-Client ein Register Allgemein angezeigt, auf dem die angelegten Felder automatisch angeordnet sind. Dieses Register wird bei einem eigenen Datensatz-Typ ausgeblendet, sobald Sie mit dem Form Designer ein neues Register für den Datensatz-Typ angelegt haben. Register links vom Register Allgemein werden im Desktop-Client auch dann ganz links eingeblendet, wenn das Register Allgemein verschoben oder ausgeblendet wird. Die Anzeige nach dem Register Allgemein ist nur möglich, wenn das Register Allgemein nicht ausgeblendet oder verschoben wird. Die Anzeige nach dem Register Details ist nur möglich, wenn das Register Details nicht ausgeblendet oder verschoben wird. Das Register Cockpit bei Datensatz-Typen kann nicht mit dem Form Designer geändert werden, sondern mit Bausteinen, die der Administrator oder Benutzer festlegen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Cockpit für Administratoren und Online-Hilfe für Anwender, Seite Register Cockpit in Datensatzfenstern. Manche Elemente sind relativ groß, bzw. die Größe wird je nach Inhalt automatisch angepasst. Die Eigenschaft Anordnung: Anzahl Zeilen wird ignoriert, wenn das Element das letzte Element des Registers ist. Beispielsweise wird bei einem Notizfeld oder einer Verknüpfungsliste immer die maximal verfügbare Höhe angezeigt. Abschnitte gliedern ein Register. In jedem Abschnitt ist ein eigenes Layout möglich. Anzeige Im Register Anzeige geben Sie eine Bezeichnung für das ausgewählte Register ein, mithilfe der Schaltfläche auch mehrsprachig. Bei bestimmten Datensatz-Typen können Sie im Register Allgemein den Abschnitt mit Kategorie und Schlagworte ausblenden. 13

14 Formatierung Spalten und Zeilen Für Register und Abschnitte sind beliebig viele Spalten möglich. Im Register Formatierung Spalten legen Sie eine beliebige Anzahl Spalten und deren Breite fest, die in einem Register oder einem Abschnitt angezeigt werden. Die Einstellungen für ein Register vererben sich auf die Einstellungen für den Abschnitt. Eine Aufteilung in feste Proportionen 1:1, 1:2 und 2:1 ist bei 2 Spalten möglich. Felder ohne Schaltflächen verbreitern heißt, dass in diesen Fällen die ganze Breite der Spalte verwendet wird. Bei bestimmten Feldern werden Schaltflächen automatisch angezeigt, beispielsweise bei Feldern für ein Datum. Ist die Option Benutzerdefinierte Werte verwenden nicht aktiv, dann ist die Breite (Bezeichnung) Pixel automatisch auf 80 festgelegt. Dieser Wert wird dann für alle Spalten verwendet. Wenn die Option Benutzerdefinierte Werte verwenden aktiv ist, dann geben Sie die Breite bei Bezeichnung und die Gesamtbreite der Spalte ein. Alle Werte lassen sich beliebig einstellen. Ein Test im Desktop-Client ist empfehlenswert. Bei einem Abschnitt können Sie zusätzlich eine Spaltenüberschrift für jede Spalte eingeben, mithilfe der Schaltfläche auch mehrsprachig. 14

15 Jede Änderung der Anzahl und der Breite der Spalten für ein Register wirkt sich auf alle Abschnitte des Registers aus. Wenn Sie diese Eigenschaften im Objektinspektor für einen Abschnitt ändern, hat dies dagegen keine Auswirkungen auf andere Abschnitte. Im Register Formatierung Zeilen legen Sie den Zeilenabstand in Pixeln fest. Ein höherer Zeilenabstand fördert die Lesbarkeit, ein kleiner Zeilenabstand führt zu einer kompakteren Darstellung. Die Schaltfläche setzt den Zeilenabstand wieder auf den Standardwert von 4 Pixeln. Sichtbarkeit Im Register Sichtbarkeit bestimmen Sie bei benutzersensitiven Datensatz-Typen, welche Benutzer bzw. Gruppen das Register bzw. den Abschnitt im Desktop-Client sehen dürfen. Damit können Sie z. B. festlegen, dass nur bestimmte Anwender im Datensatz einer Adresse sehen dürfen, ob ein Kunde ein Geschenk erhalten hat. Beim Datensatz-Typ Adressen legen Sie zusätzlich fest, ob das Register bzw. der Abschnitt bei Firmen, Ansprechpartnern bzw. Einzelkontakten sichtbar sein soll. Anzeigelogik In diesem Register steuern Sie über eine Formel, ob Benutzer das Element im Desktop- Client sehen bzw. ändern dürfen, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite

16 Damit legen Sie beispielsweise fest, dass ein Abschnitt nur bei einem bestimmten Status des Datensatzes angezeigt wird Felder Felder mit umfangreichen Einstellungen wie beispielsweise Teilnehmer/Ressourcen, Notizen oder Felder für Verknüpfungen werden im Kontrollfenster als eigene Einträge angezeigt. Beim Anlegen oder Ändern aller anderen Felder haben Sie üblicherweise ähnliche Möglichkeiten. Mit dem Form Designer können Sie sowohl freigegebene Standardfelder einfügen als auch Ihre eigenen, neu angelegten Felder, siehe Kapitel "Freigegebene Standardfelder" auf Seite 66. Besonderheiten Bei den Datensatz-Typen, die im Standard ausgeliefert werden, lassen sich vorhandene Felder in den Registern Allgemein und Details nicht anpassen, die im Standard ausgeliefert werden. Zusätzliche Felder in diesem Register sind möglich, wenn Sie einen neuen Abschnitt einfügen. Im Register Allgemein ist ein neuer Abschnitt über dem Feld Notizen möglich. Im Register Details ist ein neuer Abschnitt unter den vorhandenen Feldern möglich. Die automatische Nummernvergabe ist möglich, wenn für einen Datensatz-Typ das entsprechende Feld mit dem Namen GWAUTONUM vorhanden ist. Dieses Feld legen Sie im Bereich Datenbank der Management Konsole an, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Nummernvergabe. Wenn das Feld GWAUTONUM für den Datensatz-Typ vorhanden ist, dann kann es gemeinsam mit der Schaltfläche zur automatischen Erzeugung mit dem Form Designer verwendet werden. Nummernfelder mit der vorherigen Benennung [Tablesign]Number, wie z. B. TDONUMBER für Aufgaben, unterstützen diese Funktion ebenfalls weiterhin. Felder wie Start, Ende, Dauer oder Alarmzeit lassen sich nicht anlegen und werden daher im Kontrollfenster nicht angezeigt. Vorsicht ist bei allen Feldern notwendig, bei denen Funktionen oder Berechnungen im Desktop-Client durchgeführt werden. Bei diesen Feldern können unerwünschte Seiteneffekte auftreten. Testen Sie daher in diesen Fällen besonders sorgfältig. 16

17 Für einige Standardfelder sind Optionen im Register Zusatzfunktion deaktiviert, damit keine Konflikte mit vorhandenen Funktionen auftreten. Allgemein Wählen Sie in der Dropdown-Liste, welches Feld der Datenbank angezeigt werden soll. Geben Sie ggf. einen Info-Text ein. Dieser Text wird als Quick-Info (Hint) angezeigt, wenn Anwender mit der Maus auf das Feld zeigen. Aktivieren Sie Pflichtfeld, wenn das Feld unter bestimmten Bedingungen vom Anwender ausgefüllt werden muss, damit ein Datensatz gespeichert werden kann. Unter welchen Voraussetzungen das Feld ein Pflichtfeld ist, legen Sie mit einer Formel fest, siehe Kapitel "Beispiele für Formelfelder" auf Seite 62. Beachten Sie, dass die Option Pflichtfeld nur gespeichert wird, wenn Sie zusätzlich eine Formel eingeben. Wenn ein Feld immer ausgefüllt werden soll, setzen Sie die Option Pflichtfeld für das Feld im Bereich Datenbank. Wenn Sie Nur lesen aktivieren, dient das Feld nur der Information, kann aber nicht geändert werden. Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Hintergrundfarbe verwenden hebt das Feld im Desktop-Client im Datensatzfenster hervor, beispielsweise ein Pflichtfeld. Die Hintergrundfarbe können Sie mit einer Formel steuern, so dass sich beispielsweise die Farbe in Abhängigkeit von anderen Feldern ändert, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite

18 Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt. Zusatzfunktion Bei Zusatzfunktion lassen Sie einen Hyperlink, einen Ordner oder bestimmte Eingabehilfen für das Feld anzeigen. Bei einem Weblink geben Sie eine Internet-Adresse ein. Im Desktop-Client wird dann bei diesem Feld eine Schaltfläche angezeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Internet-Adresse im Browser. Bei einem Ordner werden im Desktop-Client automatisch Schaltflächen angezeigt, mit denen Anwender einen Ordner öffnen oder wählen können. Diese Zusatzfunktion ist bei Feldern mit dem Datentyp varchar möglich. 18

19 Die Optionen Gruppenliste bzw. Benutzerliste als Eingabehilfe erlauben Anwendern das Eintragen von Gruppen bzw. Benutzern aus CAS genesisworld in diesem Feld. Bei einer Gruppenliste öffnet die Schaltfläche ein Fenster mit allen verfügbaren Gruppen. Wählen Sie die Gruppen, aus denen die Anwender wählen sollen. Wenn bei einer Benutzerliste keine Eingabehilfen für das Feld im Bereich Datenbank festgelegt sind, dann wählen Sie den gewünschten Typ der Eingabehilfe. In einer Benutzerliste sind jeweils eine Auswahlliste und eine Mehrfachauswahl mit oder ohne Eingabemöglichkeit verfügbar, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Eingabehilfen verwalten. Eine Gruppenliste und eine Benutzerliste können Sie kombinieren: Wählen Sie zunächst Gruppenliste als Eingabehilfe. Fügen Sie dann ein weiteres Feld ein und wählen Sie Benutzerliste als Eingabehilfe. Aktivieren Sie dann die Option Gruppenfeld benutzen. Nun lässt sich in einer Dropdown-Liste im Desktop-Client eine Gruppe wählen. In einer zweiten Dropdown-Liste werden dann die Benutzer der Gruppe angezeigt und ein Benutzer lässt sich wählen. Ist mindestens eine Eingabehilfe für das Feld angelegt, dann ist der Eintrag in der Dropdown-Liste Typ automatisch eingestellt. Im Desktop-Client sind dann die Einträge der Eingabehilfe verfügbar und zusätzlich ist die Wahl von Benutzern möglich. Ändern Sie den Typ der Eingabehilfe, ist die Benutzerliste weiterhin verfügbar. Im Form Designer ist keine Änderung notwendig. Erforderlich ist allerdings ein Neustart des Applikationsservers. Bei einem Auswahlbaum als Eingabehilfe ist eine Benutzerliste als Eingabehilfe nicht möglich. Mit Auswahl einschränken legen Sie fest, dass im Desktop-Client nur bestimmte Benutzer gewählt werden können. Der vom System angelegte Benutzer Administrator wird in der Liste nicht angezeigt, selbst wenn Sie ihn hier auswählen. Die Option Aktuellen Benutzer beim Anlegen automatisch eintragen trägt diesen Benutzer in das Feld ein. Bei s funktioniert die Option Aktuellen Benutzer beim Anlegen automatisch eintragen nicht, weil diese in einem eigenen Fenster angelegt werden und das im Form Designer anpassbare Fenster nur zur Bearbeitung dient. Bei Dokumenten funktioniert die Option Aktuellen Benutzer beim Anlegen automatisch eintragen nur dann, wenn entweder keine Vorlage verwendet wird oder wenn im Bereich Datenbank eingestellt ist, dass dieses Feld nicht duplizierbar ist. Bei Kurznotizen, die über die Schaltfläche Kurznotiz angelegt werden, funktioniert die Option Aktuellen Benutzer beim Anlegen automatisch eintragen nicht. 19

20 Aktivieren Sie Dynamische Eingabehilfe, dann können Anwender aus einer Eingabehilfe mit Auswahlliste wählen - je nach dem Wert anderer Felder bzw. einer Formel, siehe Kapitel "Beispiele für Formelfelder" auf Seite 62. So lassen sich beispielsweise eine Benutzerliste mit der Liste einer Eingabehilfe gleichzeitig verwenden bzw. mischen. Im Form Designer wird ebenfalls der Typ der Eingabehilfe automatisch erkannt, ob eine Eingabehilfe etwa eine Mehrfachauswahl oder einen Auswahlbaum bietet. Anzeigelogik In diesem Register steuern Sie über eine Formel, ob Benutzer das Element im Desktop- Client sehen bzw. ändern dürfen, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Damit legen Sie beispielsweise fest, dass ein Abschnitt nur bei einem bestimmten Status des Datensatzes angezeigt wird. 20

21 Weitere Register bei einzelnen Feldern Enthält ein Feld ein Datum oder eine spezielle Zahl wie Rabatt oder Umsatz, wird außerdem das Register Formatierung angezeigt. Das Format Standard-Formatierung ist bei neu eingefügten Feldern voreingestellt. Bei einem Feld vom Datentyp Dezimal können Sie die Anzahl der Dezimalstellen nach dem Komma einstellen. Ein solches Feld lässt sich auch mit Tausender-Trennzeichen anzeigen. Beachten Sie, dass Rundungsfehler auftreten können. Mindestens zehn Nachkommastellen sind in der Datenbank empfehlenswert. Bei einem Feld vom Datentyp Währung sind 2 Dezimalstellen vorgegeben. Für Felder mit einem Datum lassen sich längere oder kürzere Anzeigen mit oder ohne Uhrzeit einstellen. Aktivieren Sie die Option Schaltfläche "Heute" anzeigen, können Anwender das heutige Datum mit einem Klick eintragen. Bei einigen Erweiterungen ist eine Zeiterfassung möglich, beispielsweise bei Helpdesk. In diesen Fällen können Sie in der Management Konsole die Dauer eines Personentags im Bereich Zeiterfassung festlegen. Bei Feldern mit einer Fließkommazahl oder ganzen Zahl ist dann auch die Dauer in Personentagen als Formatierung einstellbar Feld Teilnehmer/Ressourcen Mit diesem Element können Benutzer oder Ressourcen als Teilnehmer im Datensatz eingetragen werden. Wenn Sie die Option Kompaktes Layout aktivieren, werden die Teilnehmer ohne Bild angezeigt. Auf diese Weise können im Feld ohne scrollen mehr Teilnehmer und Ressourcen angezeigt werden. Das Teilnehmerfeld hat eine feste Höhe von 2 Zeilen und wird über die komplette Fensterbreite angezeigt. 21

22 3.4.4 Verknüpfung Mit diesem Element sehen Benutzer im Datensatz einen verknüpften Datensatz mit bestimmten Feldern bzw. können diese Verknüpfung ändern. Dabei werden Verknüpfungen der Kardinalität m:1 oder 1:1 verwendet, weil mit diesen Verknüpfungsarten immer genau ein Datensatz verknüpft werden kann. Ein solches Element ist beispielsweise das Feld Kunde bei Verkaufschancen oder Adresskurzinfo bei Telefonaten. Anwender aktualisieren Zielfelder von Formelfeldern, Kennzahlfeldern, direkten oder indirekten Verknüpfungsfeldern mit der Aktion Werte aktualisieren über die Dropdown-Liste Aktion in Listenansichten. Die Felder werden bei allen markierten Datensätzen gleichzeitig aktualisiert und die einzelnen Datensätze müssen nicht geöffnet werden. Nur wenn Anwender die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können sie neue Aktionen ausführen, anlegen oder speichern und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Rechte für Aktionen. Die Aktion Werte aktualisieren ist nur bei Datensatz-Typen verfügbar, für die mindestens ein Zielfeld durch ein Formelfeld, ein Kennzahlfeld, ein direktes oder ein indirektes Verknüpfungsfeld beschrieben wird. Die Werte können von Administratoren in regelmäßigen Abständen mit der zeitgesteuerten Aktualisierung automatisch aktualisiert werden, siehe Kapitel "Zeitgesteuerte Aktualisierung" auf Seite 71. Allgemein Wählen Sie den Datensatz-Typ für die verknüpften Datensätze, die angezeigt werden sollen. Legen Sie einen Filter fest, wenn nur bestimmte Datensätze dieses Datensatz-Typs über die Suchfunktion des Verknüpfungsfelds gefunden werden sollen. Wählen Sie die Verknüpfungsart, die berücksichtigt werden soll. In der Dropdown- Liste Verknüpfungsart werden Verknüpfungen der Kardinalität m:1 oder 1:1 angezeigt. Die Option Bei Firma/Ansprechpartner nur die Ansprechpartner verfügbar machen ist nur beim Datensatz-Typ Adressen bei Verknüpfungen zu Adressen verfügbar. Damit können über das Verknüpfungsfeld nur Ansprechpartner von der Firma eingetragen werden, zu der auch die Adresse mit dem Verknüpfungsfeld gehört. Mit der Option Feldwert aus Verknüpfung speichern wählen Sie in der Dropdown- Liste Feld ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ, in dem der Feldwert aus dem verknüpften Datensatz gespeichert werden soll. 22

23 Beispiel: Erstellen Sie bei einer Adresse ein Verknüpfungsfeld für den Preis eines Geschenks. Nun legen Sie in den Eigenschaften des Verknüpfungsfelds fest, dass die Preise zusätzlich in einem Feld der Adresse gespeichert werden sollen. Dies führt dazu, dass die Preise von Geschenken in den normalen Listenansichten von Adressen angezeigt werden und Anwender über dieses Feld filtern oder gruppieren können. Der Standardfall ist ein Feld mit dem Datentyp varchar. Im Register Anzeige unter Feld wählen wird automatisch das Feld des verknüpften Datensatzes eingestellt, aus dem der Feldwert übernommen wird. Wenn Sie allerdings ein Feld mit dem Datentyp Bit, ein Feld für ein Datum, eine Fließkommazahl oder ganze Zahl wählen, dann müssen Sie im Register Anzeige unter Feld wählen das Feld des verknüpften Datensatzes wählen, aus dem der Feldwert übernommen wird. Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Wählen Sie bei Feldliste die Felder des verknüpften Datensatz-Typs, die im Feld angezeigt werden. Die Felder können Sie auch über eine Formel festlegen, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Aktivieren Sie bei Editieren des übernommenen Werts erlauben, ob der aus dem verknüpften Datensatz übernommene Wert durch Benutzer im Datensatzfenster geändert werden kann. Damit wird für ein Feld automatisch der Wert aus der Verknüpfung übernommen, solange das Feld leer ist. Ein Benutzer kann anschließend das Feld unabhängig vom verknüpften Datensatz ändern. Ein übernommener und dann geänderter Wert wird im verknüpften Datensatz nicht geändert, nur im aktuellen Datensatz. Hintergrundfarbe verwenden hebt das Feld im Desktop-Client im Datensatzfenster hervor. Die Hintergrundfarbe können Sie mit einer Formel steuern, so dass sich beispielsweise die Farbe in Abhängigkeit von anderen Feldern ändert. Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. 23

24 Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt. Auswahloptionen Mit der Standarddarstellung wird die übliche Anzeige mit den Schaltflächen zum Eintragen einer Verknüpfung angezeigt. Mit Historie anzeigen lassen Sie alle zuletzt mit der eingestellten Verknüpfungsart verknüpften Datensätze anzeigen. Benutzer können dann schnell den passenden Datensatz finden. Dropdown-Liste mit verfügbaren Verknüpfungselementen bietet Benutzern alle Datensätze zur Auswahl, die verknüpft werden können. Bei mehr als 100 Datensätzen müssen Benutzer allerdings die Suche verwenden. Legen Sie fest, ob die Schaltflächen zum Ändern der Verknüpfung oder Öffnen des verknüpften Datensatzes angezeigt werden sollen. Bei Verknüpfungen zu Dokumenten können Sie zusätzlich Details zur Neuanlage sowie zum Öffnen verknüpfter Dokumente festlegen. Neuanlage eines Dokuments über Dateiauswahl-Dialog starten öffnet den Dialog zur Auswahl einer Datei, wenn ein Dokument über das Verknüpfungselement neu angelegt wird. Mit einer Formel können Sie zusätzlich den gewünschten Ordner angeben. Wenn Sie keinen Ordner angeben, öffnet sich die Dateiauswahl immer mit dem Ordner Dokumente des angemeldeten Benutzers. Wenn die Option Neuanlage eines Dokuments über Dateiauswahl-Dialog starten nicht aktiviert ist, kann der Anwender beim Anlegen eines Dokuments über das Verknüpfungselement zwischen einer Dokumentvorlage und einer Datei wählen. Mit Feldwerte aus Dokumentvorlage bei Neuanlage übernehmen können Sie automatisch alle Feldwerte von einer gespeicherten Dokumentvorlage in das neue Dokument übernehmen. Wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage. Nur Feldwerte für das neue Dokument werden übernommen. Die in der Dokumentvorlage gespeicherte Archivdatei wird ignoriert. Die Option Archivdokument direkt öffnen und Dropdown für Öffnen-Optionen anbieten ersetzt die Schaltfläche zum Öffnen des Dokuments durch die Schaltfläche zum Bearbeiten. Mit Klick auf die Schaltfläche wird der Datensatz des Dokuments geöffnet und die zugeordnete Anwendung zum Bearbeiten der Archivdatei gestartet. Zusätzlich ist ein 24

25 Menü mit den Optionen Datensatz öffnen, Archivdatei zum Lesen öffnen und Archivdatei zum Bearbeiten öffnen im Verknüpfungselement verfügbar. Dieses Menü ist mit dieser Option auch dann verfügbar, wenn die Schaltfläche zum Öffnen bzw. Bearbeiten des Dokuments ausgeblendet ist. Zusatzfunktion In diesem Register können Sie eine zweistufige Auswahl von Verknüpfungen einrichten. Um dies einzusetzen, benötigen Sie 2 Elemente für Verknüpfung in dem entsprechenden Datensatzfenster. Anwender wählen dann in einer Dropdown-Liste einen bestimmten Datensatz, der mit dem geöffneten Datensatz verknüpft ist. In einer zweiten Dropdown-Liste werden dann nur noch die Datensätze angezeigt, die mit dem ersten gewählten Datensatz in einer bestimmten Verknüpfungsart verknüpft sind. Beispiel Die Arbeitsorganisation erfolgt bei Ihnen über Projekte. Jedes Projekt hat einen Auftraggeber. Dieser Auftraggeber ist immer eine Firma. Für jedes Projekt ist ein zentraler Ansprechpartner beim Auftraggeber festzulegen. Häufig führen Sie mehr als ein Projekt für die gleiche Firma durch, wobei sich die zentralen Ansprechpartner unterscheiden können. Projekte und Firmen sind mit der Verknüpfungsart Auftraggeber der Kardinalität m:1 verknüpft. Projekte und Ansprechpartner sind mit einer Verknüpfungsart Projektkontakt verknüpft, ebenfalls mit der Kardinalität m:1. In Projekten fügen Sie daher einen Abschnitt Kontaktperson ein und dann 2 Elemente für Verknüpfung ein: Das erste Element heißt Auftraggeber, das zweite heißt Projektkontakt. Den passenden Datensatz-Typ, die Verknüpfungsart und die weiteren Einstellungen legen Sie nacheinander für die 2 Elemente der Verknüpfung fest. Wenn das Verknüpfungsfeld, das als Filter verwendet wird, zur Auswahl einer Firma dient, dann ist die Verknüpfungsart Projektkontakt zusätzlich verfügbar. In diesem Fall stehen im zweiten Verknüpfungsfeld nur die zentralen Ansprechpartner der im ersten Verknüpfungsfeld gewählten Firma zur Auswahl. Vorgehen Fügen Sie beim Datensatz-Typ Projekte ein Element Verknüpfung ein. Im Objektinspektor für das Element Verknüpfung wählen Sie im Register Allgemein den Datensatz-Typ Adressen. Legen Sie einen Filter fest, so dass nur Firmen berücksichtigt werden. Wählen Sie die Verknüpfungsart Auftraggeber. 25

26 Aktivieren Sie die Option Feldliste und wählen Sie dann z. B. Verantwortlicher. Fügen Sie nun ein zweites Element Verknüpfung ein, am besten neben oder unter dem ersten Element. Aktivieren Sie im Objektinspektor für das zweite Element im Register Zusatzfunktion das Kontrollkästchen Verknüpfungsfeld als zusätzlichen Filter verwenden. Im Verknüpfungsfeld wählen Sie den Eintrag Auftraggeber. Bei Verknüpfungsart wählen Sie die eindeutige Verknüpfungsart Projektkontakt. Werte auch bei nicht sichtbarem Verknüpfungsfeld in Feld speichern Im Register Allgemein wählen Sie mit Feldwert aus Verknüpfung speichern ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ. Die Option Werte auch bei nicht sichtbarem Verknüpfungsfeld in Feld speichern im Register Zusatzfunktion speichert den Feldwert außer bei bestimmten Vorgaben der Anzeigelogik. Auch bei Pflichtfeldern ist die Option Werte auch bei nicht sichtbarem Verknüpfungsfeld in Feld speichern empfehlenswert. Beispiel Im Bereich Datenbank haben Sie als Pflichtfeld das Feld vom aktuellen Datensatz- Typ festgelegt, in dem der Feldwert aus dem verknüpften Datensatz gespeichert werden soll. Nur mit der Option erhalten Anwender eine Meldung, wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, das zugehörige Register nicht geöffnet wird und das Feld nicht noch an anderer Stelle im Datensatzfenster vorhanden ist. Ob ein Feld in einem Datensatzfenster sichtbar ist oder nicht, kann verschiedene Gründe haben. Folgende Regeln bestimmen die Wirkung der Option Ergebnis auch bei nicht sichtbarem Verknüpfung in Feld speichern. Das Ergebnis des Verknüpfung wird in einem nicht sichtbaren Feld gespeichert, wenn ein Benutzer den Datensatz öffnet. Dies gilt auch, wenn ein Benutzer das Register mit dem Verknüpfung nicht öffnet. Dies gilt auch, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Verknüpfung über das Register Anzeigelogik ausgeblendet wird. Dies gilt nicht, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Verknüpfung über das Register Sichtbarkeit für bestimmte Benutzer oder für bestimmte Adresstypen ausgeblendet wird. Hintergrund dafür ist, dass bei der benutzerabhängigen Anzeige von Registern und Abschnitten üblicherweise Zugriffsrechte der Benutzer abgebildet werden. Ist ein Register oder Abschnitt für einen Benutzer nie sichtbar, so ist dies gleichbedeutend mit fehlenden Lese- und Schreibrechten auf die zugehörigen Daten. 26

27 Vergleichbares gilt auch, wenn ein Register oder Abschnitt für einen Adresstyp ausgeblendet wird. Wenn die aktuelle Adresse beispielsweise ein Ansprechpartner ist, dann haben Anpassungen für eine Firma keinen Einfluss. Formatierung Enthält das Feld aus dem verknüpften Datensatz ein Datum oder eine Zahl, wird außerdem das Register Formatierung angezeigt. Bei einem Feld vom Datentyp Dezimal können Sie die Anzahl der Dezimalstellen nach dem Komma einstellen. Ein solches Feld lässt sich auch mit Tausender-Trennzeichen anzeigen. Beachten Sie, dass Rundungsfehler auftreten können. Mindestens zehn Nachkommastellen sind in der Datenbank empfehlenswert. Bei einem Feld vom Datentyp Währung sind 2 Dezimalstellen vorgegeben. Für Felder mit einem Datum lassen sich längere oder kürzere Anzeigen mit oder ohne Uhrzeit einstellen. Aktivieren Sie die Option Schaltfläche "Heute" anzeigen, können Anwender das heutige Datum mit einem Klick eintragen. Anzeigelogik In diesem Register steuern Sie über eine Formel, ob Benutzer das Element im Desktop- Client sehen bzw. ändern dürfen, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Damit legen Sie beispielsweise fest, dass ein Abschnitt nur bei einem bestimmten Status des Datensatzes angezeigt wird Primärverknüpfungselement Dieses Element wird nur Benutzern der Premium Edition von CAS genesisworld angezeigt. Das Element ist nur bei Datensatz-Typen von Bedeutung, die übergeordnete Datensätze besitzen können. Außerdem muss in der Management Konsole im Bereich Sonstiges bei Verknüpfungsarten eingestellt sein, dass Primärverknüpfungen für den entsprechenden Datensatz-Typ möglich sind, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Überblick Primärverknüpfungen. Neues Primärverknüpfungselement fügt das Element Übergeordnet mit dem Verknüpfungsassistenten ein. 27

28 3.4.6 Kennzahlfeld Ein Kennzahlfeld verwenden Sie, um Werte von mehreren verknüpften Datensätzen des aktuellen Datensatzes zusammenzufassen. Je nach Feld sind die Funktionen Minimum, Maximum, Durchschnitt und Summe verfügbar. Mit Filter, Teilnehmer und Verknüpfungsarten legen Sie fest, welche Datensätze zusammengefasst werden sollen. Den Wert aus einem Kennzahlfeld können Sie in einem Feld des aktuellen Datensatzes speichern. Beispielsweise lassen Sie die Summe aller Umsätze von verknüpften Projekten in einer Adresse mit einem Kennzahlfeld anzeigen. Anwender aktualisieren Zielfelder von Formelfeldern, Kennzahlfeldern, direkten oder indirekten Verknüpfungsfeldern mit der Aktion Werte aktualisieren über die Dropdown-Liste Aktion in Listenansichten. Die Felder werden bei allen markierten Datensätzen gleichzeitig aktualisiert und die einzelnen Datensätze müssen nicht geöffnet werden. Nur wenn Anwender die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können sie neue Aktionen ausführen, anlegen oder speichern und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Rechte für Aktionen. Die Aktion Werte aktualisieren ist nur bei Datensatz-Typen verfügbar, für die mindestens ein Zielfeld durch ein Formelfeld, ein Kennzahlfeld, ein direktes oder ein indirektes Verknüpfungsfeld beschrieben wird. Die Werte können von Administratoren in regelmäßigen Abständen mit der zeitgesteuerten Aktualisierung automatisch aktualisiert werden, siehe Kapitel "Zeitgesteuerte Aktualisierung" auf Seite 71. Allgemein 28

29 Wählen Sie in der Dropdown-Liste, welche verknüpften Datensätze für das Kennzahlfeld betrachtet werden sollen. Wenn Sie die Option Anzahl wählen, dann wird im Kennzahlfeld die Anzahl der verknüpften Datensätze angezeigt. Wenn Sie die Option Berechnung wählen, können Sie anschließend das Feld und die Funktion des verknüpften Datensatz-Typ wählen. Je nach gewähltem Feld sind die Funktionen Summe, Minimum, Maximum oder Durchschnitt möglich. Bei Feldern mit einem Datum wird beispielsweise die Funktion Durchschnitt nicht angezeigt. Wenn Sie im Feld Verknüpfter Datensatz-Typ Belege gewählt haben, sind alle Felder für Geldbeträge mit und ohne Berücksichtigung des Statistikfaktors verfügbar. Durch den Statistikfaktor werden z. B. Rechnungen addiert, Gutschriften subtrahiert und Angebote oder Lieferscheine nicht berücksichtigt. Rechnungen haben einen Statistikfaktor von 1, Gutschriften einen Statistikfaktor von -1 und Angebote und Lieferscheine haben einen Statistikfaktor von 0. Mit der Option Ergebnis in Feld speichern wählen Sie in der Dropdown-Liste Feld ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ, in dem das Ergebnis der Formel gespeichert werden soll. Geben Sie ggf. einen Info-Text ein. Dieser Text wird als Quick-Info (Hint) angezeigt, wenn Anwender mit der Maus über dem Feld schweben. Kennzahlfelder über verknüpfte Adressen berücksichtigen in der Grundeinstellung auch deaktivierte Adressen. Wenn Sie deaktivierte Adressen bei der Berechnung nicht berücksichtigen möchten, dann hinterlegen Sie im Register Datensätze des Objektinspektors eine Filterbedingung nach dem Feld Adresse deaktiviert. Datensätze Wählen Sie über einen Filter, über Teilnehmer und über Verknüpfungsarten, welche verknüpften Datensätze für das Kennzahlfeld betrachtet werden sollen. Interne Verknüpfungsarten können Sie bei allen Verknüpfungsarten berücksichtigen und zwar mit der Option Systemverknüpfungen einbeziehen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Überblick Verknüpfungsarten oder Online-Hilfe für Anwender, Seite Verknüpfungsarten. Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. 29

30 Hintergrundfarbe verwenden hebt das Feld im Desktop-Client im Datensatzfenster hervor, beispielsweise ein Pflichtfeld. Die Hintergrundfarbe können Sie mit einer Formel steuern, so dass sich beispielsweise die Farbe in Abhängigkeit von anderen Feldern ändert, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt. Zusatzfunktion Im Register Allgemein wählen Sie mit der Option Ergebnis in Feld speichern ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ, in dem das Ergebnis des Kennzahlfelds gespeichert werden soll. Die Option Ergebnis auch bei nicht sichtbarem Kennzahlfeld in Feld speichern im Register Zusatzfunktion speichert das Ergebnis, außer bei bestimmten Vorgaben der Anzeigelogik. Auch bei Pflichtfeldern ist die Option Werte auch bei nicht sichtbarem Kennzahlfeld in Feld speichern empfehlenswert. Beispiel Im Bereich Datenbank haben Sie als Pflichtfeld das Feld vom aktuellen Datensatz- Typ festgelegt, in dem der Feldwert aus dem Kennzahlfeld gespeichert werden soll. Nur mit der Option erhalten Anwender eine Meldung, wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, das zugehörige Register nicht geöffnet wurde und das Feld nicht noch an anderer Stelle im Datensatzfenster vorhanden ist. Ob ein Feld in einem Datensatzfenster sichtbar ist oder nicht, kann verschiedene Gründe haben. Folgende Regeln bestimmen die Wirkung der Option Ergebnis auch bei nicht sichtbarem Kennzahlfeld in Feld speichern. Das Ergebnis des Kennzahlfeld wird in einem nicht sichtbaren Feld gespeichert, wenn ein Benutzer den Datensatz öffnet. Dies gilt auch, wenn ein Benutzer das Register mit dem Kennzahlfeld nicht öffnet. 30

31 Dies gilt auch, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Kennzahlfeld über das Register Anzeigelogik ausgeblendet wird. Dies gilt nicht, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Kennzahlfeld über das Register Sichtbarkeit für bestimmte Benutzer oder für bestimmte Adresstypen ausgeblendet wird. Hintergrund dafür ist, dass bei der benutzerabhängigen Anzeige von Registern und Abschnitten üblicherweise Zugriffsrechte der Benutzer abgebildet werden. Ist ein Register oder Abschnitt für einen Benutzer nie sichtbar, so ist dies gleichbedeutend mit fehlenden Lese- und Schreibrechten auf die zugehörigen Daten. Vergleichbares gilt auch, wenn ein Register oder Abschnitt für einen Adresstyp ausgeblendet wird. Wenn die aktuelle Adresse beispielsweise ein Ansprechpartner ist, dann haben Anpassungen für eine Firma keinen Einfluss. Anzeigelogik In diesem Register steuern Sie über eine Formel, ob Benutzer das Element im Desktop- Client sehen bzw. ändern dürfen, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Damit legen Sie beispielsweise fest, dass ein Abschnitt nur bei einem bestimmten Status des Datensatzes angezeigt wird Indirekte Verknüpfung Dieses Element zeigt eine :1-Verknüpfung eines Datensatzes an, der dem aktuellen Datensatz wiederum über eine :1-Verknüpfung zugeordnet ist. Das kann z. B. der Mutter-Konzern des Mutter-Konzerns einer Firmenadresse sein. Anwender aktualisieren Zielfelder von Formelfeldern, Kennzahlfeldern, direkten oder indirekten Verknüpfungsfeldern mit der Aktion Werte aktualisieren über die Dropdown-Liste Aktion in Listenansichten. Die Felder werden bei allen markierten Datensätzen gleichzeitig aktualisiert und die einzelnen Datensätze müssen nicht geöffnet werden. Nur wenn Anwender die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können sie neue Aktionen ausführen, anlegen oder speichern und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Rechte für Aktionen. Die Aktion Werte aktualisieren ist nur bei Datensatz-Typen verfügbar, für die mindestens ein Zielfeld durch ein Formelfeld, ein Kennzahlfeld, ein direktes oder ein indirektes Verknüpfungsfeld beschrieben wird. 31

32 Die Werte können von Administratoren in regelmäßigen Abständen mit der zeitgesteuerten Aktualisierung automatisch aktualisiert werden, siehe Kapitel "Zeitgesteuerte Aktualisierung" auf Seite 71. Allgemein Wählen Sie unter Verknüpfter Datensatz den Datensatz-Typ für die direkt verknüpften Datensätze und die Verknüpfungsart. Diese direkt verknüpften Datensätze werden nicht angezeigt, sondern die indirekt verknüpften Datensätze, die Sie im nächsten Schritt wählen. Wählen Sie unter Indirekt verknüpfter Datensatz den Datensatz-Typ und die Verknüpfungsart für die anzuzeigende Verknüpfung des zuerst gewählten Datensatzes. Werte des indirekt verknüpften Datensatzes können Sie in einem Textfeld speichern. Wählen Sie bei Verknüpfung als Text speichern das gewünschte Feld. Dabei werden alle Felder als Text gespeichert, die im Register Anzeige zur Anzeige gewählt sind. Die indirekt angezeigte Verknüpfung können Anwender im Desktop-Client nicht direkt ändern. In den Grundeinstellungen ist eine Schaltfläche zum Öffnen des indirekt verknüpften Datensatzes verfügbar. Diese Schaltfläche können Sie verbergen, indem Sie die Option Schaltfläche zum Öffnen des verknüpften Datensatzes ausblenden aktivieren. Anzeige Die Einstellungen in diesem Register beziehen sich auf die Anzeige der indirekten Verknüpfung. Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Wählen Sie bei Feldliste die Felder des verknüpften Datensatz-Typs, die im Feld angezeigt werden. Hintergrundfarbe verwenden hebt das Feld im Desktop-Client im Datensatzfenster hervor. Die Hintergrundfarbe können Sie mit einer Formel steuern, so dass sich beispielsweise die Farbe in Abhängigkeit von anderen Feldern ändert. Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. 32

33 Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt Verknüpfungsliste Mit diesem Element lassen Sie mehrere verknüpfte Datensätze im Register anzeigen, entweder als Liste oder als Akte. Allgemein Wählen Sie, welcher verknüpfte Datensatz-Typ angezeigt werden soll. Legen Sie einen Filter fest, wenn nur bestimmte Datensätze dieses Datensatz-Typs angezeigt und über die Suchfunktion der Verknüpfungsliste gefunden werden sollen. Markieren Sie die Verknüpfungsarten, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie mehr als eine Verknüpfungsart anzeigen lassen, kann der Anwender im Desktop-Client von CAS genesisworld über die Verknüpfungsliste keine neuen Verknüpfungen eintragen. Beispielsweise lassen Sie die verschiedenen Ansprechpartner einer Verkaufschance unabhängig von der Verknüpfungsart in einer gemeinsamen Liste anzeigen. In diesem Fall können Anwender keine neuen Verknüpfungen eintragen, weil auch die Angabe der Verknüpfungsart notwendig wäre. Dies lässt sich mit dem Form Designer nicht realisieren. Zeigt eine Verknüpfungsliste nur Datensätze einer Verknüpfungsart, dann wird eine neue Verknüpfung automatisch mit dieser Verknüpfungsart eingetragen. Wenn Sie die Verknüpfungsart Primärverknüpfung wählen, werden auch indirekte Primärverknüpfungen angezeigt. Im Datensatz einer Adresse ist das z. B. ein Dokument, für das neben der Adresse mit einem zugehörigen Projekt oder Vorgang eine Primärverknüpfung vorhanden ist. Anwender können solche indirekten Primärverknüpfungen bei einer im Bereich Form Designer erzeugten Verknüpfungsliste nicht entfernen, sondern nur im entsprechenden Datensatz im Feld Übergeordnet. Beim Datensatz-Typ Adressen legen Sie die Startansicht fest. Sie können zwischen 3 Optionen wählen: Firmen- oder Ansprechpartnerakte, Sammelakte oder Konzernakte. Firmen - oder Ansprechpartner zeigt alle Verknüpfungen der Firmenadresse bzw. zur Adresse des Ansprechpartners. Sammelakte zeigt alle verknüpften Datensätze aller Ansprechpartner und der Firma. 33

34 Konzernakte funktioniert wie die Sammelakte. Zusätzlich werden firmenübergreifend die Verknüpfungen aller Firmen angezeigt, die im Register Firmenstruktur unter der Adresse oder der zugehörigen Firma stehen. Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Die Bezeichnung wird bei Benutzern als Überschrift über der Liste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Wenn Sie die Option Verknüpfungsarten anzeigen wählen, wird die Verknüpfungsart als erste Spalte in der Verknüpfungsliste angezeigt. Wählen Sie ein vorhandenes öffentliches Ansichtsformat für die Liste. Statt der Liste können Sie für die Anzeige der Verknüpfungen die Akte verwenden. Für die Akte legen Sie mit Höhe Liste (Pixel) fest, wie hoch das Element angezeigt wird. Bei Navigator geben Sie einen öffentlichen Verknüpfungsnavigator vor und stellen die Breite dafür ein. Diese Einstellung können Anwender ändern, wenn Sie die erforderlichen Rechte für Navigatoren haben. Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. 34

35 Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt. Auswahloptionen Wenn Sie im Register Allgemein mehr als eine Verknüpfungsart anzeigen lassen, kann der Anwender im Desktop-Client von CAS genesisworld über die Verknüpfungsliste keine neuen Verknüpfungen eintragen. Im Register Auswahloptionen sind dann automatisch alle Optionen aktiviert. Über eine Verknüpfungsliste für Adressen können Sie keine neuen verknüpften Adressen anlegen. Deshalb ist die Option zum Ausblenden der Schaltfläche Neue Verknüpfung immer automatisch deaktiviert. Diese Einstellungen lassen sich erst dann ändern, wenn Sie im Register Allgemein nur eine Verknüpfungsart anzeigen lassen. Wenn Sie nur eine Verknüpfungsart anzeigen lassen, können Sie Schaltflächen zum Ändern von Verknüpfungen anzeigen lassen. Die Option Schaltfläche "Verknüpfung entfernen" ausblenden ist immer aktiv, wenn mehr als eine Verknüpfungsart gewählt wurde und die Option Verknüpfungsarten anzeigen im Register Anzeige nicht aktiv ist. In diesem Fall kann die Option Schaltfläche "Verknüpfung entfernen" ausblenden nicht deaktiviert werden Objektinspektor: Indirekte Verknüpfungsliste Mit diesem Element lassen Sie mehrere indirekt verknüpfte Datensätze im Register anzeigen, entweder als Liste oder als Akte. Allgemein Wählen Sie den verknüpften Datensatz-Typ und die Verknüpfungsart. Wählen Sie, welcher indirekt verknüpfte Datensatz-Typ angezeigt werden soll. Legen Sie einen Filter fest, wenn nur bestimmte Datensätze dieses Datensatz-Typs angezeigt und über die Suchfunktion der Verknüpfungsliste gefunden werden sollen. Markieren Sie die Verknüpfungsarten, die angezeigt werden sollen. Sie können zwischen mehreren Verknüpfungsarten wählen. 35

36 Wenn Sie die Verknüpfungsart Primärverknüpfung wählen, werden auch indirekte Primärverknüpfungen angezeigt. Im Datensatz einer Adresse ist das z. B. ein Dokument, für das neben der Adresse mit einem zugehörigen Projekt oder Vorgang eine Primärverknüpfung vorhanden ist. Beim Datensatz-Typ Adressen legen Sie bei Startansicht fest, ob je nach Adresstyp nur die Firmen- oder die Ansprechpartnerakte oder prinzipiell immer die Sammelakte angezeigt werden soll. Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Die Bezeichnung wird bei Benutzern als Überschrift über der Liste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Wählen Sie ein vorhandenes öffentliches Ansichtsformat für die Liste. Statt der Liste können Sie für die Anzeige der Verknüpfungen die Akte verwenden. Für die Akte legen Sie mit Höhe Liste (Pixel) fest, wie hoch das Element angezeigt wird. Bei Navigator geben Sie einen öffentlichen Verknüpfungsnavigator vor und stellen die Breite dafür ein. Diese Einstellung können Anwender ändern, wenn Sie die erforderlichen Rechte für Navigatoren haben. 36

37 Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt Felder Typ und Status Dieses Element zeigt die zweistufige Eingabehilfe Typ und Status, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Eingabehilfen für Typ und Status. Das Element wird nur bei Benutzern der Premium Edition von CAS genesisworld angezeigt. Beim Datensatz-Typ müssen die Felder GWSTYPE und GWSSTATUS angelegt sein. Geben Sie im Register Anordnung bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamtbreite (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich die Felder erstrecken sollen Web-Element Mit diesem Element lassen Sie Internet- oder Intranet-Seiten in einem Datensatz anzeigen. Die URL kann sich aus statischen und dynamischen Inhalten zusammensetzen. Ein dynamischer Inhalt ist der Wert eines Feldes des jeweiligen Datensatzes. Beispiele: Bei Adressen lassen Sie die Homepage in einem eigenen Register anzeigen. Oder bei Geschenken verlinken Sie direkt auf die jeweiligen Produktseiten. Die Internetseiten möchten Sie direkt im jeweiligen Datensatz anzeigen lassen. 37

38 Geben Sie im Register Parameter den Link ein, der im Web-Element angezeigt werden soll. Mithilfe einer Formel fügen Sie dynamische Inhalte in die URL ein, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Wenn Sie eine Formel eingetragen haben, wird immer die Formel verwendet, auch wenn zusätzlich ein Link eingetragen und ausgewählt wurde. Wenn Sie den Link verwenden möchten, müssen Sie die Formel löschen. Bei Anordnung geben Sie an, wie viele Zeilen das Web-Element hoch sein soll. Bei größeren Seiten wird eine Bildlaufleiste angezeigt. Beispiel: Homepage bei einer Adresse anzeigen Legen Sie für den Datensatz-Typ Adressen im Bereich Form Designer ein neues Register an. Klicken Sie im Kontrollfenster auf Neues Web-Element. Wählen Sie im Fenster Eigenschaften von Web-Element die Option Formel. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Formel-Editor zu öffnen. Wählen Sie unter Datensatzfelder den Eintrag Homepage Klicken Sie auf OK Text Mit diesem Element lassen Sie einen Text in einem Datensatz anzeigen. Im Register Allgemein geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen lassen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Text mehrsprachig einzutragen. Im Register Anordnung legen Sie die Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) des Texts fest. Im Register Anzeigelogik können Sie mittels einer Formel festlegen, ob der Text nur unter bestimmten Voraussetzungen angezeigt werden soll. 38

39 Objektinspektor: Notizfeld Mit diesem Element lassen Sie ein Notizfeld in einem Datensatz anzeigen. Das Element ist nur verfügbar, wenn für den entsprechenden Datensatz-Typ ein Notizfeld angelegt wurde und wenn das Notizfeld im aktuellen Register noch nicht eingebunden wurde. Ein Notizfeld kann für jeden Datensatz-Typ nur einmal in der Datenbank angelegt werden. Ein Notizfeld legen Sie im Bereich Datenbank an, indem Sie eine neue Spalte mit dem Namen NOTES2 erstellen. Im Register Anordnung legen Sie die Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) des Texts fest Verteilerauswahl Das Element Verteilerauswahl ist nur für Adressen verfügbar. Die Verteilerauswahl ist eine Eingabehilfe vom Typ Mehrfachauswahl ohne Eingabemöglichkeit. Beim Speichern wird die Adresse in den gewählten Verteilern eingetragen und/oder aus deaktivierten Verteilern entfernt. Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Filter einzustellen. Sie können z. B. die Auswahl der Verteiler nach Verteilertyp einschränken. Im Register Anordnung legen Sie die Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) des Texts fest. Im Register Anzeigelogik können Sie mittels einer Formel festlegen, ob das Feld nur unter bestimmten Voraussetzungen angezeigt werden soll Report Wenn Sie die Erweiterung Report einsetzen, ist das Element Neuer Report verfügbar. 39

40 Damit lassen Sie im Datensatz eine Auswertung anzeigen. Der aktuelle Datensatz wird als Filter für die Abfrage verwendet. Die Anzeige des Reports bezieht sich also immer auf den geöffneten Datensatz und ist daher für jeden Datensatz unterschiedlich. Der Report wird nur bei den Benutzern angezeigt, die in der entsprechenden Lizenz eingetragen sind. Im Register Allgemein öffnet die Schaltfläche Bearbeiten das Fenster Vorlage bearbeiten, in dem Sie die entsprechenden Daten wählen und Einstellungen festlegen. Geben Sie im Register Anordnung bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Bei größeren Seiten wird eine Bildlaufleiste angezeigt Formelfeld Eine Formel fügen Sie mit einem Formelfeld auf die Oberfläche eines Fensters ein. Ein Formelfeld ist ein virtuelles Feld, das nicht in der Datenbank gespeichert wird und nur auf der Oberfläche verfügbar ist. Das Ergebnis bzw. der Wert einer Formel kann allerdings auf Wunsch in der Datenbank gespeichert werden, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Beim Element Formelfeld lassen Sie den Wert des Felds oder Funktionen für ein Feld aus bestimmten anderen Feldern mithilfe einer Formel berechnen. Der Wert des Felds Formelfeld kann in einem weiteren Feld gespeichert werden. Ergebnisse eines Formelfelds können die Oberfläche steuern und zwar die Anzeige von anderen Feldern, die Hintergrundfarbe von anderen Feldern, die Anzeige von Feldern aus verknüpften Datensätzen, ob andere Felder bearbeitet werden können, mögliche Eingaben in bestimmte andere Felder, ob ein Feld bei bestimmten Eingaben ein Pflichtfeld wird oder ob bestimmte Eingabehilfen für Anwender in Abhängigkeit von Feldwerten angezeigt werden. Den Wert eines Formelfelds können Sie in jedem Register und in jedem Abschnitt einfügen. Anwender aktualisieren Zielfelder von Formelfeldern, Kennzahlfeldern, direkten oder indirekten Verknüpfungsfeldern mit der Aktion Werte aktualisieren über die Dropdown-Liste Aktion in Listenansichten. Die Felder werden bei allen markierten Datensätzen gleichzeitig aktualisiert und die einzelnen Datensätze müssen nicht geöffnet werden. 40

41 Nur wenn Anwender die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können sie neue Aktionen ausführen, anlegen oder speichern und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Rechte für Aktionen. Die Aktion Werte aktualisieren ist nur bei Datensatz-Typen verfügbar, für die mindestens ein Zielfeld durch ein Formelfeld, ein Kennzahlfeld, ein direktes oder ein indirektes Verknüpfungsfeld beschrieben wird. Die Werte können von Administratoren in regelmäßigen Abständen mit der zeitgesteuerten Aktualisierung automatisch aktualisiert werden, siehe Kapitel "Zeitgesteuerte Aktualisierung" auf Seite 71. Allgemein Mit der Option Ergebnistyp bestimmen legen Sie über die Dropdown-Liste Typ fest, ob das Ergebnis der Formel ein boolescher Wert, eine Fließkommazahl, ein Datum bzw. eine Uhrzeit, eine ganze Zahl oder eine Zeichenfolge ist. Mit der Option Ergebnis in Feld speichern wählen Sie in der Dropdown-Liste Feld ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ, in dem das Ergebnis der Formel gespeichert werden soll. Der Datentyp des gewählten Feldes bestimmt dabei den Ergebnistyp der Formel. Bei Name geben Sie ein, wie das Feld mit der Formel heißen soll. Geben Sie ggf. einen Info-Text ein. Dieser Text wird als Quick-Info (Hint) angezeigt, wenn Anwender mit der Maus auf das Feld zeigen. Die Schaltfläche öffnet das Fenster Formel-Editor. Eine vorhandene Formel wird im gleichnamigen Feld angezeigt. 41

42 Anzeige Geben Sie ggf. eine von der Datenbank abweichende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bezeichnung mehrsprachig einzutragen. Hintergrundfarbe verwenden hebt das Feld im Desktop-Client im Datensatzfenster hervor, beispielsweise ein Pflichtfeld. Die Hintergrundfarbe können Sie mit einer Formel steuern, so dass sich beispielsweise die Farbe in Abhängigkeit von anderen Feldern ändert, siehe Kapitel "Formel-Editor" auf Seite 44. Anordnung Geben Sie bei Gesamtbreite (Spalten) und Gesamthöhe (Zeilen) die jeweilige Anzahl ein, über die sich das Feld erstrecken soll. Damit muss das Element nicht unbedingt auf der gesamten Breite des Fensters angezeigt werden. Ist das letzte Element eines Registers ein Notizfeld, ein Web-Element, ein Report oder eine Verknüpfungsliste, dann wird die Eigenschaft Anordnung: Gesamthöhe (Zeilen) für dieses Element ignoriert. In diesem Fall wird das Element immer mit der maximal verfügbaren Höhe angezeigt. Formatierung Einstellungen in diesem Register sind nur möglich, wenn Sie im Register Allgemein einen Ergebnistyp angegeben haben. Dann legen Sie hier fest, in welcher Formatierung das Ergebnis der Formel angezeigt werden soll. Welche Einstellungen bei Format bzw. Nachkommastellen möglich sind, ist vom Ergebnistyp im Register Allgemein abhängig. 42

43 Zusatzfunktion Im Register Allgemein wählen Sie mit der Option Ergebnis in Feld speichern ein Feld vom aktuellen Datensatz-Typ, in dem das Ergebnis der Formel gespeichert werden soll. Aus technischen Gründen kann ein Zirkelbezug zwischen zwei Formelfeldern nicht immer ausgeschlossen werden. Beispiel: Sie haben 2 Formelfelder, die jeweils in ein eigenes Zielfeld schreiben. Jede Formel verwendet das Zielfeld des jeweils anderen Formelfeldes in der Formel zur Berechnung. Dadurch entsteht eine zirkuläre Abhängigkeit zwischen den beiden Formelfeldern, die zu unerwünschten Nebenwirkungen führen kann. Wir raten dringend davon ab, zirkuläre Abhängigkeiten zwischen Formelfeldern zu definieren. Die Option Ergebnis auch bei nicht sichtbarem Formelfeld in Feld speichern im Register Zusatzfunktion speichert das Ergebnis, außer bei bestimmten Vorgaben der Anzeigelogik. Auch bei Pflichtfeldern ist die Option Werte auch bei nicht sichtbarem Formelfeld in Feld speichern empfehlenswert. Beispiel Im Bereich Datenbank haben Sie als Pflichtfeld das Feld vom aktuellen Datensatz- Typ festgelegt, in dem der Feldwert aus dem Formelfeld gespeichert werden soll. Nur mit der Option erhalten Anwender eine Meldung, wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, das zugehörige Register nicht geöffnet wurde und das Feld nicht noch an anderer Stelle im Datensatzfenster vorhanden ist. 43

44 Ob ein Feld in einem Datensatzfenster sichtbar ist oder nicht, kann verschiedene Gründe haben. Folgende Regeln bestimmen die Wirkung der Option Ergebnis auch bei nicht sichtbarem Formelfeld in Feld speichern. Das Ergebnis des Formelfeld wird in einem nicht sichtbaren Feld gespeichert, wenn ein Benutzer den Datensatz öffnet. Dies gilt auch, wenn ein Benutzer das Register mit dem Formelfeld nicht öffnet. Dies gilt auch, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Formelfeld über das Register Anzeigelogik ausgeblendet wird. Dies gilt nicht, wenn das Register oder der Abschnitt mit dem Formelfeld über das Register Sichtbarkeit für bestimmte Benutzer oder für bestimmte Adresstypen ausgeblendet wird. Hintergrund dafür ist, dass bei der benutzerabhängigen Anzeige von Registern und Abschnitten üblicherweise Zugriffsrechte der Benutzer abgebildet werden. Ist ein Register oder Abschnitt für einen Benutzer nie sichtbar, so ist dies gleichbedeutend mit fehlenden Lese- und Schreibrechten auf die zugehörigen Daten. Vergleichbares gilt auch, wenn ein Register oder Abschnitt für einen Adresstyp ausgeblendet wird. Wenn die aktuelle Adresse beispielsweise ein Ansprechpartner ist, dann haben Anpassungen für eine Firma keinen Einfluss. 3.5 Formel-Editor Mit dem Formel-Editor können Sie Formeln erstellen aus Feldern des aktuellen Datensatzes, Feldern verknüpfter Datensätze, Ergebnissen bereits erstellter Formeln, mathematischen Ausdrücken wie bestimmte Werte eines Datums und Operatoren wie größer, kleiner, Addition usw. Über Ergebnisse von Formeln steuern Sie sehr detailliert die Oberfläche und Bedienung von CAS genesisworld, beispielsweise die Anzeige von Feldern, die Hintergrundfarbe von anderen Feldern, die Anzeige von Feldern aus verknüpften Datensätzen, ob ein Feld bearbeitet werden kann, die möglichen Eingaben, ob ein Feld bei bestimmten Eingaben ein Pflichtfeld wird oder 44

45 ob bestimmte Eingabehilfen für Anwender in Abhängigkeit von Feldwerten angezeigt werden. Außerdem können Sie eine Formel mit einem Formelfeld auf die Oberfläche eines Fensters einfügen und dann weitere Funktionen je nach dem Wert dieses Felds durchführen lassen, siehe Kapitel "Formelfeld" auf Seite 40. Hinweise Beim Erstellen einer Formel wird geprüft, ob ein dauerhafter Zyklus entstehen würde. Beispiel: Zwei Formelfelder A und B; Formel A = B + 1; Formel B = A + 1. Eine solche Festlegung führt zu einem Zyklus und ist daher nicht gültig. Beachten Sie, dass auch nicht sichtbare Felder mit Formeln bei der Prüfung von zyklischen Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Ergebnisse verschiedener Formeln können im gleichen Feld eines Datensatzes gespeichert werden. Stellen Sie vor dem Einsatz sicher, dass nicht in dasselbe Feld fälschlicherweise unterschiedliche Werte eingetragen werden Formeln eingeben Das Ergebnis in einem Formelfeld kann folgende Werte annehmen: boolescher Wert, Datum/Uhrzeit, Fließkommazahl für Dezimalwert, Währung oder Dauer in Personentagen bzw. 24-Stunden-Tagen, ganze Zahlen oder Zeichenfolgen. Ländereinstellungen zur Formatierung von Zahlen und Datumswerten werden aus den Windows-Einstellungen ausgelesen und bei der Darstellung von Anpassungen im Bereich Form Designer berücksichtigt. Dies betrifft insbesondere das Dezimaltrennzeichen und das Tausendertrennzeichen bei Fließkommazahlen. Hinweise Bei der Eingabe von Fließkommazahlen im Formel-Editor wird immer der Punkt als Dezimaltrennzeichen verwendet. Tausendertrennzeichen werden bei der Eingabe nicht unterstützt. 45

46 Bei berechneten Feldern dürfen keine Anführungszeichen oder Kommata verwendet werden: Der Ausdruck {Adressen.Rabatt}*"1,19" ist falsch, {Adressen.Rabatt}*1.19 ist richtig. Bei Anführungszeichen " in Formeln tragen Sie das Backslash-Zeichen \ davor ein, also so: \" Wenn Sie für einen Ordner einen Backslash \ benötigen, dann geben Sie ein zusätzliches Backslash-Zeichen ein, so wird z. B. \\public\dokumente zu \\\\public\\dokumente oder C:\Dokumente zu C:\\Dokumente. Formeln setzen Sie aus Feldern von CAS genesisworld, Funktionen und Operatoren zusammen. Formeln prüfen Klicken Sie auf die Schaltfläche Formel prüfen. Wenn Sie die Formel mit OK übernehmen, findest ebenfalls eine Prüfung statt. Unter anderem wird geprüft, ob der Ergebnistyp der Formel korrekt ist, ob Funktionen und Operatoren passende Parameter enthalten und ob alle Anführungszeichen und Klammern geschlossen wurden. Eventuelle Fehler werden angezeigt und der Cursor springt automatisch zum ersten Fehler. 46