Projektmanagement Am Anfang eines Projektes steht die Analyse. ð Was erwarten die Benutzer? ð Wie soll es aussehen?

Transkript

1 1. Qualität und Funktionalität Am Anfang eines Projektes steht die Analyse. Was erwarten die Benutzer? Wie soll es aussehen? Grundlegendes Was soll es können? Wozu soll es benutzt werden? Spezifikation des Zielproduktes: Ziel der Spezifikation ist es, zwischen denen, die das Produkt (Ergebnis des Projektes) nutzen und denen, die es erstellen werden, zu einer gemeinsamen Auffassung zu kommen Das Budget eines Projektes richtet sich einerseits nach den für die Fertigstellung geschätzten und andererseits nach dem, was das Unternehmen dafür ausgeben kann bzw. will. Eine Budgetüberschreitung macht unter Umständen den erwarteten Nutzen zunichte und gefährdet damit den Projekterfolg. Vorsicht: Es gibt sie nicht, die eierlegende Wollmilchsau Ein Projekt ist durch feste begrenzungen limitiert. Zu einem bestimmten punkt muss das Projekt fertig sein und den Benutzern übergeben werden. Alle - und Nutzenüberlegungen der Vorbereitungsphase haben sich am punkt ihrer Wirksamkeit orientiert. Eine Terminüberschreitung verringert den erwarteten Nutzen bzw. macht ihn zunichte und gefährdet damit den Projekterfolg.

2 Unfähige Mitarbeiter - im Tagesgeschäft unbrauchbar und daher frei für das Projekt. Ein paar Literatur-Tips 2. Unfähige Projektleiter - die denen man die Leitung einer Abteilung nicht zutraut, denen man aber einmal eine Beförderung zukommen lassen muss. 3. Unklare Ziele - mündlich vereinbart und in einem unauffindbaren Protokoll nachträglich formuliert. 4. Nachträgliche Änderungen an den Anforderungen - "zwischen Tür und Angel zugerufen" 5. "Ressourcenklau" zwischen rivalisierenden Projekten Streit im Team - durch den Zwang Menschen im gleichen Projekt arbeiten zu lassen, die sich nicht mögen und die sich nicht für die Projektarbeit beworben haben. 7. Zu viel an Kontrolle der Teammitglieder - Frustration, weil den Teammitgliedern nichts zugetraut wird. 8. Zu wenig an Kontrolle der Teammitglieder - Teammitglieder definieren ihre eigenen Ziele. 9. Widerstand durch die zukünftigen Benutzer Unklarheiten über das Ziel des Projektes und dessen Auswirkungen. 10. Konflikte zwischen EDV- und Fachabteilung. Gründe, warum Projekte Eine kleine Statistik aus dem Jahr 2002

3 Das magische Dreieck Das Teufelsquadrat nach Sneed Qualität und Funktionalität In seiner Darstellung weist dieses Modelleinige Unzulänglichkeiten vor allem in der Verdeutlichung der Zusammenhänge auf. Die drei Ecksäulen spannen ein Dreieck auf, dessen Fläche als Darstellung der Produktivität des Projektes angesehen werden kann. Seine Fläche ist konstant. Verändert sich der Wert eines der Eckpfeiler, verändern sich dementsprechend auch die anderen Werte. Verringert sich die geforderte Qualität, verringern sich auch und. Verringert man die, erhöht sich entweder die oder verringert sich die Qualität. In der Realität treten entsprechend Mischformen auf. Inhalt Qualität Harry Sneed* geht einen ähnlichen Weg, jedoch wird die Zielgröße Qualität und Funktionalität aufgespalten in Inhalt und Qualität dieser Leistung. Daraus ergeben sich nun vier Zielgrößen. Wird eine Zielgröße geändert, so wirkt sich das unweigerlich auf die anderen Zielgrößen aus. Auch hier gilt die Annahme, dass die zwischen den Ecksäulen aufgespannte Fläche (hier ein Quadrat) nicht nur als Darstellung der Produktivität angenommen werden kann, sondern auch je Projekt in seinem Flächeninhalt konstant ist. *Harry Marsh Sneed (* 14. März 1940 in Gulfport, Mississippi, USA) ist einer der Pioniere der Software-Testtechnologie und Dozent für Software Engineering am Institut für Wirtschaftsinformatik an den Universitäten Regensburg (Deutschland), Passau (Deutschland), Dresden (Deutschland) und Budapest (Ungarn) und lehrt als Gastdozent an den Universitäten Sannio (Italien), Szeged (Ungarn), Koblenz (Deutschland), FH Technikum Wien (Österreich) und Hagenberg (Österreich) Das Teufelsquadrat nach Sneed Critical Success Factors Inhalt Qualität Beispiel: Das Projekt soll einen Monat früher als geplant fertig werden. Das kann bedeuten, dass es teurer wird (Zielgröße ), dass einige Bestandteile nicht umgesetzt werden können (Zielgröße Inhalt), oder dass die Erwartungen bezüglich der Zielgröße Qualität herunter geschraubt werden müssen Das Teufelsquadrat kann gut für folgende Zwecke eingesetzt werden: Grobe Zieldefinition und Visualisierung zum Projektstart: Was wollen wir im Projekt erreichen? Steuerung von Änderungen während der Projektlaufzeit: Wie wirken sich Änderungen auf unsere Projektziele aus? Der Auftraggeber Die Ziele Das Team Die Organisation Die Vorgehensweise Die Ressourcen Der Projektleiter

4 Der Auftraggeber Die Ziele Verantwortungsbereiche des Auftraggebers sind: Zu jedem Projekt müssen die Ziele in schriftlicher Form so vorliegen: Sicherstellung, dass sich der erwartete Nutzen nach Projektabschluss auch wirklich einstellt. Ausstattung des Projektes mit o ausreichendem Budget, o den notwendigen Ressourcen, o geeigneten Mitarbeitern aus der Zielumgebung des Projektes. o dass sie verständlich sind, o dass sich die Betroffenen damit identifizieren können, o dass sie in sich widerspruchsfrei sind, o dass sie realistisch erreichbar sind o und keinen Spielraum für nachträgliche Interpretationen offen lassen. Ebenso müssen die "Nicht-Ziele" ("Das darf nicht passieren", "Das gehört nicht zur Aufgabe") schriftlich vereinbart sein. Das Team Die Organisation Anforderungen an das Persönlichkeitsprofil von Teammitgliedern sind: Kompetenzen und Entscheidungswege sind klar zu definieren. o fachliche Qualifikation o Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen o Fähigkeit zur Kommunikation o (auch und besonders mit Fachfremden!). Notwendige Administration muss festgelegt sein. Es muss Vereinbarungen geben, in welcher Form das Management unterstützend tätig wird. Es muss Vereinbarungen geben, in welcher Form regelmäßig Fortschritt und Qualität geprüft und nachgewiesen werden.

5 Die Vorgehensweise Die Ressourcen Vor Beginn des Projektes ist zu definieren, wie vorgegangen wird, Definition eines bestimmten Phasenmodells. Definition von Zwischenergebnissen - Meilensteine. Definition der Abnahmeprozedur durch den Auftraggeber. Zu jedem punkt des Projektes muss klar sein: o Wie weit wollten wir zu diesem punkt sein? o Wo stehen wir jetzt? o Wie geht es weiter? Die Ressourcen umfassen: o Spezialisten o zukünftige Anwender o Berater o Tools o Räumlichkeiten o Material o Rechenzeiten Es ist notwendig dafür zu sorgen, dass Ressourcen jeweils in ausreichender Menge, zum richtigen punkt und in der notwendigen Qualität bereitstehen. Der Projektleiter Verständnisfragen Er ist offiziell in seiner Funktion zu ernennen. Mit den Kompetenzen auszustatten, projektinterne Entscheidungen auch personelle treffen zu können. Es ist Mittler zwischen dem Team und den zukünftigen Benutzer. Er hat Sorge zu tragen, dass das Team ungestört Arbeiten kann. Er muss menschlich dazu in der Lage sein, ein temporär zusammengestelltes Team von Menschen mit unterschiedlichen Spezialkenntnissen auf ein Ziel hin zu führen. Nennen Sie die drei Seiten eines Projektes und erläutern Sie deren Zusammenhang Welche kritischen Erfolgsfaktoren bestimmen den Projekterfolg? Erläutern Sie den Zusammenhang! Aus welchen Gründen Projekte am Häufigsten? Welche wesentliche Aufgabe bei der Projektdurchführung leiten Sie daraus ab?