Schulverwaltung Baden-Württemberg ASV-BW ASV-BW. Schuljahreswechsel

Transkript

1 Schulverwaltung Baden-Württemberg ASV-BW ASV-BW Stand:

2 Inhaltsverzeichnis Vorbereitung Einrichten des neuen Schuljahres Planungsphase Abschluss wiederholen 2. Datenbank... sichern und wiederherstellen mit pgadmin III 12

3 1 Der in ASV-BW unterteilt sich in folgende Arbeitsschritte: Vorbereitung Einrichten des neuen Schuljahres Planungsphase Abschluss 1.1 Vorbereitung Überprüfen Sie zunächst, ob die neueste Programmversion installiert ist und die Wertelisten sich auf dem aktuellsten Stand befinden. Tragen Sie, soweit bekannt, bei allen Schulabgängern auf dem Reiter 'Ein-/ Austritt' ihrer Schülerpersonalkarte ein Schulaustrittsdatum ein. Kontrollieren Sie ferner, dass bei allen Schülern, die Sie im nächsten Schuljahr noch brauchen, kein Schulaustrittsdatum eingetragen ist. Kontrollieren Sie ebenso, ob Sie bei den Stundentafeln oder Wertelisten Gültigkeitszeiträume definiert haben, die zum Schuljahresende ablaufen. Verlängern Sie diese gegebenenfalls, da Ihnen ansonsten die betroffenen Stundentafeln und Wertelisten im neu eingerichteten Schuljahr nicht mehr zur Verfügung stehen. Versehen Sie die relevanten Klassen auf dem Reiter 'Stammdaten' des Moduls 'Klassen' mit passenden Versetzungszielen. Versehen Sie auch die Klassengruppen auf dem Reiter 'Klasse/-ngruppen' mit einer Zielklasse für Schuljahr 2016/17. Allgemein ist vor dem Hintergrund des ASV-BW-Klassenkonzepts sinnvoll, die Klassengruppen im Bezug auf ihre Kennung möglichst durchgehend zu bezeichnen. So sieht die für die Einrichtung eines neuen Schuljahres optimal geeignete default-einstellung beispielsweise aus wie folgt: 3

4 Hier werden die Fünfer aus der Klassengruppe 1 mit allen notwendigen Angaben in die Klassegruppe 1 der sechsten Klasse übernommen und da dies in allen anderen Klassengruppen der anderen Klassen identisch abläuft, müssen nach dem Einrichten des neuen Schuljahres an keiner Stelle mehr Daten ergänzt oder nachgepflegt werden. Ähnlich effizient lässt sich das Schuljahr mit anderen durchgehend verwendeten Klassengruppenbezeichnungen einrichten. Probleme beim Einrichten eines neuen Schuljahres hingegen bereiten alle Arten uneinheitlicher Klassengruppenbenennungen. Sie verursachen erheblichen Mehraufwand, weil die Daten im nächsten Schuljahr nachgepflegt werden müssen. Im Beispiel unten wandern die Schüler der Klassengruppe 5a beim Einrichten des neuen Schuljahres in eine neue Klassengruppe 5a, die nun allerdings der Klasse 6a (Zielklasse der Klassengruppe) untergeordnet ist. Dieser Klassengruppe 5a fehlen jedoch notwendige Angaben und Merkmale (z.b. Stundentafel), die von der Klassengruppe 6a in eine andere Klassengruppe mit anderer Kennung übertragen werden (blauer Pfeil). Dadurch ergeben sich die beiden Korrekturoptionen, dass Sie entweder die Klassengruppe der Schüler (hier 5a) nachbearbeiten können oder die Schüler in die komplette Klassengruppe mit allen Angaben sammelversetzen. 4

5 1.2 Einrichten des neuen Schuljahres Ab dem Beginn des zweiten Schulhalbjahres bis zum letzten Schultag ( , 23:59 Uhr) steht diese Funktion zur Verfügung. Organisieren Sie sich zur Anlage des neuen Schuljahres ein Zeitfenster, in dem niemand außer Ihnen auf ASV-BW zugreift. Rufen Sie über 'Datei' und 'Verwaltung' den Menüpunkt 'Neues Schuljahr einrichten' auf: Treffen Sie im Fenster 'Neues Schuljahr einrichten' auf den verschiedenen Reitern die gewünschte Auswahl. Wechseln Sie hierzu mit den Steuerelementen 'Weiter' und 'Zurück' in der Ecke unten links zwischen den verschiedenen Reitern vor und zurück. Bei Klick auf 'abbrechen' rechts unten wird der Prozess abgebrochen. Achtung - alle bereits gemachten Eingaben gehen dabei verloren. Erst wenn alle notwendigen Informationen auf den diversen Reitern erfasst sind, sollten Sie den Prozess mit Klick auf 'neues Schuljahr einrichten' starten. Bei allen Wertehilfefenstern mit Auswahloption gibt es ein Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird. Es können alle Werte aus- bzw. abgewählt oder die getroffene Wahl umgekehrt werden. 5

6 Reiter 'Klassen' Block 'Klassendaten übernehmen' Das Wertehilfefenster zeigt alle Klassen mit der dazugehörigen Zielklasse, sowie der Klassenleitung und Stellvertretung. Durch Auswahl wird die Klassenleitung und Stellvertretung in die Zielklasse übernommen. Block 'Fächerwahl übernehmen' Bei allen ausgewählten Klassen wird die getroffene Fächerwahl im Modul 'Schüler/Fächerwahl' in das neue Schuljahr übernommen. Neu hinzugekommene Wahlpflichtfächer bleiben leer Pflichtfächer werden automatisch aktiviert (Empfehlung: Für alle Klassen die Fächerwahl übernehmen) Block 'Zielklasse ergänzen' Es werden alle Klassengruppen angezeigt, die noch keine Zielklasse eingetragen haben. Klassengruppen ohne Zielklasse werden NICHT ins neue Schuljahr übernommen. Reiter 'Lehrkräfte' Lehrkräfte, die vor dem angezeigten Datum nicht mehr in ASD-BW der Schule zugeteilt waren, werden nicht ins neue Schuljahr übernommen. 6

7 Reiter 'Pflicht-/Wahlunterricht' Block 'Pflicht-/Wahlpflichtunterricht (Matrix) übernehmen' Es werden grundsätzlich alle Unterrichtselemente ins neue Schuljahr kopiert. Jedoch werden z.b. alle Unterrichtselemente der Klasse 5a im aktuellen Schuljahr in die Klasse 5a im neuen Schuljahr kopiert. Abweichungen von der Stundentafel können zusätzlich kopiert werden. Block 'Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten' Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: o Option 'bei keinem Unterrichtselement': Es werden nur die Fächer und Anzahl der Wochenstunden kopiert o Option 'bei allen Unterrichtselementen': Es wird bei allen Unterrichtselementen neben Fach und Wochenstunden die Lehrkraft kopiert. o Option 'nur für einige Fächer': Es wird nur für die ausgewählten Fächer, neben dem Fach und Wochenstunden die Lehrkraft kopiert. Empfehlung: Da Lehraufträge oft in der Zielklasse fortgeführt werden, ist die Einstellung 'bei keinem Unterrichtselement' für mehrjährige Bildungsgänge sinnvoll, da eine Lehrkraft, die ein Fach in einer Klasse 5 unterrichtet, ansonsten im neuen Schuljahr wieder der Klasse 5 zugeordnet wäre anstatt der Klasse 6. Reiter 'Besonderer Unterricht' 7

8 Block 'Besonderen Unterricht übernehmen' Bei Bedarf kann hier bei der Übernahme zwischen den verschiedenen Arten des besonderen Unterrichts differenziert werden, falls beispielsweise nur die Elemente aus 'Pflicht-/Wahlpflichtunterricht' übernommen werden sollen Block 'Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten' Hier kann entweder 'bei keinem Unterrichtselement' oder 'bei allen Unterrichtselementen' gewählt werden. Schaltfläche 'neues Schuljahr einrichten' Nach Klick auf 'neues Schuljahr einrichten' erhalten Sie folgenden Hinweis: Nach Klick auf 'OK' wird eine neue Zeitscheibe angelegt: Am Ende erhalten Sie eine Übersicht der noch zu prüfenden Daten im Fenster 'Hinweis' sowie als pdf-protokoll. Bitte speichern Sie die dazugehörige Datei 'protocol.pdf' unbedingt an zentraler Stelle, da Sie anhand der Einträge darin später in der Planungsphase den Datensatz prüfen und gegebenfalls anpassen müssen. So ist beispielsweise das Feld 'Versetzung/Herkunft' zunächst bei allen Schülern im neuen Schuljahr leer und muss in der anschließenden Planungsphase ergänzt werden. 8

9 1.3 Planungsphase Sortieren Sie die Klassen neu und speichern Sie in den Klasseneigenschaften auf dem Reiter 'Stammdaten', wer im neuen Schuljahr die Klassenleitung/ stellvertretende Klassenleitung hat. Tipp: Mit der Tabellenansicht können Sie schnell zwischen den Klassen und den Klassengruppen wechseln. 9

10 Legen Sie gegebenenfalls Organisationsklassen für Neuanmeldungen an und geben Sie die neuen Schülerdaten ein. Alternativ können Sie die Neuanmeldungen in der Planungsphase auch direkt in deren zukünftigen Klassen erfassen. Überprüfen Sie die Zusammensetzung der Klassengruppen und korrigieren Sie diese bei Bedarf. Klassengruppenwechsel werden während der Planungsphase nicht in die Laufbahn eingetragen. Versetzung im aktuellen Schuljahr: Wird ein bereits vorhandener Schüler nach bereits erfolgter Einrichtung des neuen Schuljahres im aktuellen Schuljahr in die Parallelklasse versetzt (z.b. als Mobbingopfer), muss diese Versetzung sowohl im aktuellen als auch im neu eingerichteten Schuljahr gemacht werden. Identifizieren Sie die Wiederholer und weisen Sie alle diese Schüler und Schülerinnen den neuen Klassen zu, denn in ASV-BW werden zunächst alle Schüler versetzt. Weder eine im Zeugnis eingetragene Nichtversetzung noch der Eintrag von 'Versetzung/Herkunft' auf dem Reiter '2016/17' der Schülerpersonalkarte wirkt sich dahingehend aus, dass beim jeweiligen Schüler eine Wiederholung eingetragen wird. Daher müssen Wiederholer in der Planungsphase des neuen Schuljahres in die Vorgängerklasse zurückversetzt werden, damit auf deren Reiter 'Laufbahn' der Schülerpersonalkarte die wiederholte Klasse dokumentiert wird. Eine Wiederholung, die erst nach Abschluss der Planungsphase eingegeben wird, wird nicht mehr in die Laufbahn eingetragen. Umzug: Ändert sich eine Schüleradresse nach bereits erfolgter Einrichtung des neuen Schuljahres, werden die neu angegebenen Adress- und Stammdaten in allen Schuljahren gleich angezeigt. Nachzügler: Zieht ein Schüler erst nach bereits erfolgter Einrichtung des neuen Schuljahres zu, muss er nachträglich per Sammelversetzung in das bereits vorhandene neue Schuljahr versetzt werden. Schüler, die den Schulabschluss nicht bestanden haben: Hat ein Schüler die Abschlussprüfung nicht geschafft und möchte das letzte Schuljahr wiederholen, muss auch er per Sammelversetzung in das neue Schuljahr versetzt werden. 1.4 Abschluss Erstellen Sie eine Datensicherung. Wechseln Sie anschließend ins neue angelegte Schuljahr und rufen Sie dort über 'Datei', 'Schulische Daten' und 'Schulen' das Schulprofil Ihrer Dienststelle auf. Überprüfen Sie, ob wirklich alle Aufgaben erledigt sind, bevor Sie den endgültig abschließen, da dieser Schritt im nachhinein nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. 10

11 Wechseln Sie dann auf den Reiter 'Organisation' des neuen Schuljahres. Im Bearbeitungsmodus ist hier die Schaltfläche 'Aktive Planungsphase beenden' aktiviert und ein Klick darauf schließt den unwiderruflich ab. Die Schullaufbahndaten der Schüler werden geschrieben und Sie erhalten eine Abfrage, ob leere Klassengruppen gelöscht werden sollen. Bestätigen Sie hier, dass dies in Ordnung ist, können Sie den abschließen. 1.5 wiederholen Sollte das neu angelegte Schuljahr nicht den Erwartungen entsprechen oder ist eine Wiederholung des s aus anderen Gründen notwendig, melden Sie sich bitte als Benutzer 'admin' im System an und gehen Sie über die Menüpunkte 'Datei' und 'Verwaltung' zu 'Zeitscheibe löschen'. Achtung! Dabei gehen alle Daten des neuen Schuljahres verloren (auch bereits neu erfasste Schüler). 11

12 Datenbank sichern und wiederherstellen mit pgadmin III 2 Datenbank sichern und wiederherstellen mit pgadmin III Sicherung der Datenbank (Backup) Stoppen Sie bitte zuerst den ASV-Server bzw. beenden Sie den entsprechenden Dienst. Starten Sie dann das Tool pgadmin III aus dem Ordner PostgreSQL 9.2. Bitte verwenden Sie unbedingt diese Version des Tools. Dadurch hat Ihr pgadmin III die Versionsnummer oder höher. Ältere Versionen lassen sich nicht mehr verwenden. Öffnen Sie den Datenbankserver und öffnen Sie die Datenbankliste im Objektbrowser. Wählen Sie aus dem Kontextmenu der Datenbank, die Sie sichern wollen, den Punkt 'Sicherung...'. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster auf den Reitern 'Datei-Optionen', 'Dump- Optionen #1' und 'Dump-Optionen #2' die angezeigten Einstellungen: Wählen Sie bei einem ASV-BW-Backup als Format 'Benutzerspezifisch', als Kodierung 'UTF8' sowie als Rollenname 'asv'. 12

13 Datenbank sichern und wiederherstellen mit pgadmin III Wählen Sie bei Dump Optionen 1: mit Blobs Wählen Sie bei Dump Optionen 2: Ausführliche Meldungen Wiederherstellen einer Datenbank (Restore) Stoppen Sie bitte zuerst den ASV-Server bzw. beenden Sie den entsprechenden Dienst. Starten Sie dann das Tool pgadmin III aus dem Ordner PostgreSQL 9.2. Bitte verwenden Sie unbedingt diese Version des Tools. Dadurch hat Ihr pgadmin III die Versionsnummer oder höher. Ältere Versionen lassen sich nicht mehr verwenden. Öffnen Sie den Datenbankserver und öffnen Sie die Datenbankliste im Objektbrowser. Wählen Sie aus dem Kontextmenu der Datenbank, die Sie wiederherstellen wollen, den Punkt 'Wiederherstellen...': 13

14 Datenbank sichern und wiederherstellen mit pgadmin III Wählen Sie in den folgenden Dialogen die entsprechenden Einstellungen für Format (benutzerdefiniert oder tar), Dateiname und Rollenname (postgres bzw. asv, je nachdem welcher Rollenname für die wiederherzustellende Datenbank verwendet wurde). Achten Sie darauf, bei den Restore-Optionen #2 'Löschen vor dem Wiederherstellen' zu aktivieren (Ausnahme: wenn Sie die Wiederherstellung in eine leere Datenbank starten). 14

15 Datenbank sichern und wiederherstellen mit pgadmin III Löschen vor dem Wiederherstellen ist selektiert. Nach Klick auf die Schaltfläche 'Wiederherstellen' unten wird die Datenbank wiederhergestellt. 15