EpiCan. Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

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1 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster

2 Inhalt Funktionsweise des Word-Addin DOC2KREBS... 3 Aufbau des Steuerblocks... 3 Extraktion der Befunddaten mittels DOC2KREBS... 4 ISDN-Verbindung in das KV-SAFENET... 5 Das Programm EpiCan starten... 5 Übersicht: Bedienelemente im EpiCan-Hauptfenster... 6 Die Programmsteuerung im Hauptfenster... 6 Einstellungen für EpiCan... 7 Import der von DOC2KREBS erzeugten LDT-Dateien... 8 Tumorfall manuell hinzufügen... 9 Tumorfall speichern Tumorfall bearbeiten Tumorfall löschen Tumorfälle sortieren Tumorfälle filtern Der Versand der Meldungen Abkürzungsverzeichnis/Definitionen EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

3 Funktionsweise des Word-Addin DOC2KREBS Das LDT-Format wurde von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung als Datenaustauschformat zwischen den EDV-Systemen von Arztpraxen definiert. Dieses Format nutzt das Epidemiologische Krebsregister NRW (EKR NRW) für die Übermittlung krebsrelevanter Befunde. Ein von der Firma MEDACOM speziell für diese Aufgabe entwickeltes Word-Addin namens DOC2KREBS.DOT extrahiert die für die Meldung relevanten Daten aus dem aktuellen Arztbrief und speichert diese in eine LDT-Datei. Alle so erzeugten LDT-Dateien werden in einem zentralen Importverzeichnis gesammelt. Die Befundextraktion aus einem Arztbrief mittels DOC2KREBS-Makro ist nur möglich, wenn Ihre Word-Textvorlagen angepasst werden. Dass heisst, Ihre Vorlagen werden um einen so genannten Steuerblock (s. unten) ergänzt. Die im Steuerblock benutzten Variablen sind abhängig von dem in Ihrer Praxis benutzten Praxisprogramm. Das Word-Addin DOC2KREBS.DOT wird anschließend in das Startup-Verzeichnis von Word kopiert. Erzeugen Sie auf der Basis dieser Textvorlagen einen Arztbrief, werden die Variablen im Steuerblock durch die entsprechenden Daten aus dem Praxisprogramm ersetzt. Das Makro DOC2KREBS starten Sie, sobald der Befund vollständig geschrieben ist. Das Makro ermittelt dann aus dem Arztbrief die für die Meldung relevanten Daten, speichert diese in die LDT-Datei und entfernt zum Schluss den Steuerblock aus dem Arztbrief. Sie können den Arztbrief danach in gewohnter Weise (drucken, faxen, mailen) benutzen. Aufbau des Steuerblocks <Steuerblock> EmpfName: $Üarztname# AbsPraxis: Test PatNr: $Patnr# PatNameVorname: $Nachname#, $Vorname# PatGeburtsdatum: $Gebdatum# PatGeschlecht: $Geschlecht# PatPlzOrt: $Plz# $Ort# PatStrasse: $Strasse# Übergabepfad Krebsregister: Z:\Krebsregister ZeichensatzKrebsregister: 7-Bit NameAIS: xyz </Steuerblock> Name des Empfängers Name der Absenderpraxis Nummer des Patienten Nachname und Vorname des Patienten Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ Geschlecht PLZ und Ort des Patienten Strasse Importverzeichnis verwendeter Zeichencode Name des Praxisprogramms EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 3

4 Extraktion der Befunddaten mittels DOC2KREBS Das Makro DOC2KREBS wird durch Mausklick gestartet, sobald der Befund vollständig geschrieben ist Es erfolgt die Abfrage, ob ein krebsrelevanter Befund vorliegt. Quittieren Sie diese mit JA, erscheint eine weitere Abfrage, ob der Patient mit einer Kontaktaufnahme einverstanden ist. Sollte der Patiernt der Kontaktaufnahme widersprechen, quittieren Sie die Abfrage mit NEIN. Ein Klick auf ABBRUCH bewirkt, dass als Status für diesen Parameter der Wert UNBEKANNT generiert wird. Die Nutzdaten werden im Arztbrief in zwei Auszeichnungsmarken eingeschlossen. Der Anfang ist durch <krg>, das Ende durch </krg> gekennzeichnet. Alle Befundinformationen, die sich im Arztbrief zwischen diesen Marken befinden, übernimmt das Makro anschließend in eine LDT-Datei und speichert diese in dem Importverzeichnis. Nach Abarbeitung des Makros werden Steuerblock sowie Anfangs- und Endemarke wieder aus dem Arztbrief entfernt. Sie sind verpflichtet, Ihre Patienten über die Meldung an das EKR NRW zu informieren. Hierfür steht auf der Website ein Informationsblatt bereit. Die Information der Patienten darf unterbleiben, wenn medizinische oder psychologische Gründe dafür sprechen. Das EKR NRW ist nur am ersten Befund interessiert. Deshalb wird nur dann ein Befund gesendet, wenn in den letzten zwei Jahren für den Patienten keine Meldung erfolgte. Damit das Makro diesen Zustand ermitteln kann, legt es bei der ersten Versendung eine entsprechende Datei in einem Unterordner des Importverzeichnisses an. Die im Importverzeichnis gesammelten LDT-Dateien können zu einem beliebigen Zeitpunkt in das Programm EpiCan importiert und anschließend an das EKR NRW versendet werden. 4 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

5 ISDN-Verbindung in das KV-SAFENET Wird Ihr PC-Arbeitsplatz mit Hilfe einer ISDN-Verbindung (etwa über eine USB-FritzCard) mit dem KV-SAFENET verbunden, so sollten Sie vor dem Start von EpiCan die ISDN-Verbindung in das KV-SAFENET aufbauen. Auf Ihrem Desktop ist dafür eine Verknüpfung hinterlegt: Machen Sie einen Doppelklick auf diese Verknüpfung. Es erscheint die Dialogbox VERBINDUNG MIT KV- SAFENET herstellen Tragen Sie hier Benutzername und Kennwort ein. Klicken Sie anschließend auf den Button WÄHLEN Sie sehen verschiedene Meldungen (Öffnen des Anschlusses,, Verbindung mit allen Geräten hergestellt). Als letzte Meldung erscheint: Die Verbindung ist hergestellt. Die Verbindung in das KV-SafeNet ist nun vollständig aufgebaut. EpiCan kann gestartet werden. Das Programm EpiCan starten EpiCan ermöglicht es, krebsrelevante Befunde elektronisch an das EKR NRW zu übermitteln. Gestartet wird EpiCan durch einen Doppelklick auf das Symbol EpiCan auf dem Desktop Im ersten Schritt wird Java geladen und die Software aktualisiert. Dann werden die Grunddaten aus der Datenbank eingelesen. Wenn dieser Ladevorgang abgeschlossen ist, erscheint das Hauptfenster von EpiCan. In der Tabelle des Hauptfensters sind alle bereits importierten oder manuell erfassten, aber noch nicht an das Krebsregister versandten Fälle aufgeführt. Die Check-Box in der Spalte KOMPL gibt an, ob der Fall vollständig dokumentiert und für den Versand bereit ist. In der letzten Spalte ANZ kann die Zahl der fehlgeschlagenen Übertragungsversuche des jeweiligen Datensatzes abgelesen werden. EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 5

6 Übersicht: Bedienelemente im EpiCan-Hauptfenster Dateien importieren Menüleiste EpiCan beenden alle kompletten Tumorfälle zum EKR senden Anzahl Tumorfälle Bearbeiten, löschen und hinzufügen von Tumorfällen: Navigation innerhalb der Datensätze: zur ersten eine Seite Eingabe der eine Seite zur letzten Tabellenseite zurück Seitennummer vor Seite Die Programmsteuerung im Hauptfenster DATEN EINSTELLUNGEN IMPORTIEREN VERSENDEN BEENDEN Individuelle Programmanpassungen Einlesen Dateien anderer Programme Tumorfälle an das EKR NRW senden EpiCan beenden LOOK&FEEL METAL CDE/MOTIF WINDOWS WINDOWS CLASSIC Anpassung der Oberfläche von EpiCan mittels vier vorgefertigter Schemata HILFE INFO HILFE Informationen zur Version von EpiCan Online-Hilfe 6 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

7 Einstellungen für EpiCan Bei der Installation werden bereits grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, diese müssen aber eventuell noch angepasst werden. Vornehmen können Sie diese Anpassungen im Menü DATEN/EINSTELLUNGEN des Hauptfensters. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN sind individuelle Informationen abgelegt. Einstellungen auf der Registerkarte PROXY sollten nur von Systemadministratoren vorgenommen werden. Alle Anpassungen nach der Installation sind nur einmalig erforderlich und bleiben dann für die weiteren Sitzungen erhalten. Im Feld DATENPFAD wird das Verzeichnis festgelegt, in welchem EpiCan die erfassten Daten speichern soll. Das Feld IMPORTVERZEICHNIS verweist auf das Verzeichnis, in welchem die zu importierenden LDT-Dateien abgelegt werden. Möchten Sie die voreingestellten Verzeichnisse für Datenpfad und Importverzeichnis ändern, klicken Sie jeweils rechts auf den Button mit den drei Pünktchen. Es öffnet sich dann die Dialogbox ÖFFNEN. Schliessen Sie die Einstellungen für Datenpfad und Importverzeichnis jeweils mit einem Klick auf den Button ANLEGEN ab. Erst dann übernimmt EpiCan diese Verzeichnisse in die interne Verwaltung. Ihre Auswahl unter ART DER MELDESTELLE steuert, welche Masken zur Erfassung Ihres Befundes erforderlich sind. Als Hämatologie/Onkologie wählen Sie hier bitte PATHOLOGISCHES INSTITUT EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 7

8 Import der von DOC2KREBS erzeugten LDT-Dateien Beim Importvorgang werden Meldungen, die von dem Word-Makro DOC2KREBS in LDT-Dateien extrahiert wurden, in EpiCan übernommen. Sie starten den Dateiimport durch einen Klick auf den Button IMPORTIEREN. Alternativ können Sie auch das Menü DATEN/ IMPORTIEREN aufrufen. Es öffnet sich die Dialogbox IMPORT: Klicken Sie auf den Button DATEI HINZUFÜGEN, es öffnet sich dann eine weitere Dialogbox ÖFFNEN. In dieser Dialgobox werden alle Dateien angezeigt, die in dem Importverzeichnis vorhanden sind. Markieren Sie die Datei(en), die importiert werden soll(en) und klicken Sie auf den Button ÖFFNEN. Die Dateien werden dann in die Dialogbox IMPORT übernommen. Sie können Dateien wieder aus dieser Liste enfernen, indem Sie sie markieren und dann den Button DATEI LÖSCHEN anklicken. Die Meldungen aus der Datei bzw. aus den Dateien werden in EpiCan übernommen, sobald Sie auf den Button IMPORT STARTEN klicken. Dateien, die erfolgreich importiert wurden, werden anschließend grün markiert. Dateien, die nicht importiert werden konnten, sind rot. Im Feld PROTOKOLL wird angezeigt, wie viele Patienten und Tumorfälle in die EpiCan-Datenbank importiert wurden. Erfolgreich importierte Dateien werden nach dem Import umbenannt und erhalten die Dateierweiterung.KRG Sie werden aber nicht aus dem Importverzeichnis gelöscht. 8 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

9 Tumorfall manuell hinzufügen Sie können der Tabelle manuell Tumorfälle hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button HINZUFÜGEN. Es öffnet sich die Dialogbox BEARBEITUNG VON MELDUNGEN. Die Dialogbox enthält neun Formulare. Welche Formulare jeweils freigegeben sind, ist abhängig von der eingestellten Meldestellenart. Um einen Fall vollständig zu erfassen, empfiehlt es sich, die freigegebenen Formulare der Reihe nach zu bearbeiten. Fettgedruckte Felder sind Pflichfelder, eine Eingabe ist zwingend. Fehlt in einem Pflichtfeld der Eintrag, kann der Fall zwar gespeichert werden, er wird in dem Hauptfenster aber als nicht komplett markiert. Einem Melder können mehrere Meldestellen zugeordnet sein. In diesem Fall muss die für den Fall zutreffende Meldestelle eingestellt werden. Klicken Sie dazu in dem Formular PERSON auf den Pfeil des Dropdown-Feldes MELDESTELLE und wählen Sie die zutreffende Meldestelle aus. In den weiteren Feldern geben Sie die Patientendaten ein. Im Feld REFERENZNUMMER tippen Sie Ihre interne Aufnahmenummer ein. Achten Sie bei der Anschrift auf das separate Feld für die Hausnummer. Tippen Sie die Postleitzahl ein, trägt das Programm selbsttätig den zugehörigen Ort ein. Sie können den Ort aber auch aus einer Liste übernehmen. Klicken Sie dazu rechts auf den Button mit den drei Pünktchen. Es öffnet sich die Dialogbox ORTSAUSWAHL. EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 9

10 Tumorfall speichern Enthält eines der Eingabefelder einen Eintrag, werden am unteren Formularrand die Button zum Speichern freigegeben: Speichert Tumorfall, bleibt dann in dem Formular Speichert Tumorfall, öffnet dann ein neues leeres Formular Speichert Tumorfall, wechselt dann zum Hauptfenster Schliesst Tumorfall, ohne zu speichern. Anschließend Wechsel in das Hauptfenster Ein noch nicht vollständig bearbeiteter Tumorfall kann abgespeichert werden, beim Speichern erfolgt der Hinweis, dass die Meldung unvollständig ist. Gleichzeitig werden Felder mit fehlenden oder fehlerhaften Eingaben rot markiert. Wird der Hinweis mit einem Klick auf JA quittiert, wird der Tumorfall in das Hauptfenster übernommen. Tumorfall bearbeiten Soll ein Tumorfall bearbeitet werden, diesen markieren und dann den Button BEARBEITEN anklicken. Alternativ können Sie auch den Tumorfall in der Tabelle doppelt anklicken. In beiden Varianten öffnet sich wieder die Dialogbox BEARBEITUNG VON MELDUNGEN. Fehlt in einem Datensatz eine Eingabe oder ist sie fehlerhaft, wird sowohl der dazugehörige Karteikartenreiter als auch das Feld rot markiert. 10 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

11 Tumorfall löschen. Innerhalb der Tabelle können einzelne oder auch mehrere Tumorfälle markiert und durch Anklicken des Button LÖSCHEN entfernt werden. Bei jedem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Tumorfälle tatsächlich gelöscht werden sollen. Erst wenn diese Sicherheitsabfrage mit JA quittiert wird, werden die Tumorfälle entfernt. Tumorfälle sortieren Die einfachste Methode zur Sortierung ist der Klick auf den Tabellenkopf einer Spalte. Beispielswiese sortiert ein Klick auf den Tabellenkopf der Spalte VORNAME den Tabelleninhalt absteigend nach den Vornamen. Gekennzeichnet wird dieses durch die Anzeige Ein weiterer Klick sortiert aufsteigend. Durch einen dritten Klick wird die Sortierung wieder aufgehoben. Alternativ können auch die in dem Dropdown- Feld SORTIERUNG hinterlegten Sortierreihenfolgen verwendet werden. Klicken Sie dazu auf das schwarze Dreieck des Dropdown-Feldes. Es öffnet sich eine Liste mit vorgegebenen Sortierreihenfolgen. Die gewünschte Sortierung wird durch Anklicken ausgewählt. Anschließend auf den Button SORTIEREN klicken. Die Tumorfälle werden dann in die angegebene Reihenfolge sortiert. EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 11

12 Tumorfälle filtern EpiCan bietet die Möglichkeit, die Tumorfälle nach individuellen Vorgaben zu filtern. Aktiviert wird die Filterung durch Anklicken des Button FILTERN. Es öffnet sich die Dialogbox FILTERUNG. In diese Dialogbox können Sie Namen oder Begriffe eingeben, nach denen EpiCan die Tumorfälle filtern soll. Haben Sie beispielsweise für Name Perpendekel eingetragen, zeigt EpiCan anschließend im Hauptfenster nur noch Tumorfälle mit dem Nachnamen Perpendekel an. Es werden nur die Datensätze gezeigt, die dem eingegebenen Kriterium entsprechen Mit den Platzhaltern * und? lässt sich die Filterung auf Begriffe erweitern, die nicht genau bekannt sind. Platzhalter sind Zeichen, die als Stellvertreter für einen einzelnen Buchstaben oder für eine Buchstabengruppe eingesetzt werden: * ersetzt eine Buchstabengruppe? ersetzt einen einzelnen Buchstaben M??er findet alle Tumorfälle, deren Nachnamen Meier, Mayer, Meyer oder Maier lauten P* findet alle Tumorfälle, deren Nachnamen mit einem P beginnen Zurücksetzen können Sie einen eingegebenen Filter über den Button LEEREN. Wenn die Tumorfälle einer Tabelle gefiltert werden, bedeutet dies, dass die Anzahl der angezeigten Tumorfälle beschränkt wird. Beim Filtern werden aber keine Tumorfälle gelöscht. 12 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

13 Der Versand der Meldungen Sie versenden die Tumorfälle an das EKR NRW durch Anklicken des Button VERSENDEN. Falls Sie sich gegenüber dem EKR NRW noch nicht authentifiziert haben, öffnet sich die Dialogbox BENUTZERINFORMATIONEN. Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorgegeben. Ihr Kennwort müssen Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigt haben, startet der Versand. In der Dialogbox VERSANDSTATUS wird der Fortschritt des Versandes angezeigt. Zum Abschluss der Übertragung erhalten Sie eine Versandstatistik mit der Zahl der erfolgreich versendeten Meldungen. Nach Quittieren mit dem Button OK ist das Versenden der Meldungen abgeschlossen und Sie kehren zum Hauptfenster zurück. Beim Versendevorgang werden die Daten auf Ihrem Rechner ein erstes Mal verschlüsselt und dann an den Pseudonymisierungsdienst der KV und an das EKR NRW geschickt. Es werden nur Datensätze versendet, die in der Tabelle des Hauptfensters als komplett gekennzeichnet sind. Zum Versand Ihrer Meldungen muss eine Verbindung zum KV-SafeNet aufgebaut sein. EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 13

14 Abkürzungsverzeichnis/Definitionen EKR NRW EKR NRW: Epidemiologisches Krebsregister Nordrhein- Westfalen ISDN ISDN: Integrated Services Digital Network; Internationaler Standard für ein digitales Telekommunikationsnetz KBV KBV: Kassenärztliche Bundesvereinigung LDT LDT: Labordatentransfer; Spezielles Datenaustauschformat für den Bereich der ambulanten ärztlichen Versorgung KV KV: Kassenärztliche Vereinigung KV-SafeNet Sicheres Netzwerk der Kassenärztlichen Vereinigungen. Es verbindet einzelne Arztpraxen, medizinische Einrichtungen und Krankenhäuser mit den Rechenzentren der KVen. Word-Addin Zusatz-Programm für das MS-Office-Programm WORD 14 EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen

15 Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Bei Problemen oder Rückfragen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: 0251 / info@krebsregister.nrw.de Das Epidemiologische Krebsregister NRW wird finanziert durch das Land Nordrhein-Westfalen. Die Aufbauphase des Epidemiologischen Krebsregisters NRW wird außerdem gefördert von der Deutschen Krebshilfe e.v. Finanziert durch: Gefördert durch: EpiCan Anleitung für niedergelassene internistische Onkologen 15