Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung. Online-Seminarreihe Lohn mit DATEV LODAS. Begleitunterlage.

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1 Fortbildung online Die TeleTax GmbH das Gemeinschaftsunternehmen der Steuer beraterverbände und der DATEV Online-Seminarreihe Lohn mit DATEV LODAS Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Begleitunterlage März 2017 Stand

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Angaben sind Musterdaten und speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt liche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright TeleTax GmbH: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /02-01

3 Inhalt Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Seite 1. Erste Tätigkeitsstätte 4 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Sonderfälle Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten Kosten der Unterkunft 55

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5 Ihr Referent Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Gunther Schwanke Rechtsanwalt Referent und Autor Inhalte 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft Durchgeführt von

6 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Einleitung Die Abrechnung von Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit stellt einen Schwerpunkt der Lohnabrechnung dar. Dabei sind vielfältige Vorschriften im Steuer- und Sozialversicherungsrecht und nicht zuletzt die Reisekostenreform 2014 zu beachten. Fehler in der Abrechnung werden oftmals erst in einer späteren Betriebsprüfung entdeckt und können zu teuren Nachforderungen führen. Aus diesem Grund sollten die Grundlagen des Reise- und Bewirtungskostenrechts immer präsent sein. 1

7 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Einleitung Angemessene Ersatzleistungen des Arbeitgebers für Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer aus Anlass seiner vorübergehenden, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, gehören nicht zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitsentgelt ( 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG) und sind demzufolge auch sozialversicherungsfrei. Soweit Lohnsteuer anfällt und diese mit 25 % pauschaliert versteuert werden kann ( 40 Abs. 2 EStG), tritt ebenfalls Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein. Die Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers als Werbungskosten abzugsfähig ( 3c Abs. 1 EStG). 2

8 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Einleitung Bei einer vorübergehenden, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer seine Aufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei erstatten. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten und Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen sowie Auslandstagegelder, vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten. 3

9 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.1 Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG 1.2 Zuordnung durch den Arbeitgeber 1.3 Dauerhafte Zuordnung 1.4 Beispiele 1.5 Quantitative Zuordnungskriterien ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG) 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 4

10 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.1 Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG Zentraler Punkt des Reisekostenrechts ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. 5

11 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.1 Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG Tätigkeitsstätte Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne feste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten im Sinne von 9 Abs. 4 Satz 1 EStG. Das häusliche Arbeitszimmer kann ebenfalls keine Tätigkeitsstätte sein. Baucontainer, die z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, stellen ortsfeste betriebliche Einrichtungen dar (Rdn. 3 des BMF-Schreibens vom ). 6

12 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.1 Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG Tätigkeitsstätte beim Arbeitgeber, einem verbundenen Unternehmen oder einem Dritten Die Annahme einer Tätigkeitsstätte erfordert nicht, dass es sich um eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (Betriebsstätte) handelt. Auch Betriebsstätten bei verbundenen Unternehmen des Arbeitgebers werden erfasst. Sogar betriebliche Einrichtungen bei einem Dritten können eine erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers bilden. 7

13 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.2 Zuordnung durch den Arbeitgeber Zuordnung durch den Arbeitgeber Die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers bestimmt sich primär nach der Zuordnung durch den Arbeitgeber ( 9 Abs. 4 Satz 1 EStG). Nur wenn eine solche Zuordnung fehlt oder nicht eindeutig ist, kommen quantitative Kriterien zur Einordnung zum Zuge ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG). Die Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die ausführenden Absprachen und Weisungen bestimmt ( 9 Abs. 4 Satz 2 EStG). Der Arbeitnehmer muss in der ihm zugeordneten Betriebsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden (z. B. Abgabe von Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krank- und Urlaubsmeldungen). Eine rein organisatorische Zuordnung (z. B. der Ort an dem die Personalakte geführt wird) genügt nicht. Auch die Übersendung von Krank- und Urlaubsmeldungen durch Dritte (Post, Bote, Familienangehörige) reicht für eine Zuordnung nicht aus, da ein Tätigwerden auch ein persönliches Erscheinen des Arbeitnehmers voraussetzt. 8

14 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.2 Zuordnung durch den Arbeitgeber Dokumentationspflicht des Arbeitgebers Die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte ist vom Arbeitgeber zu dokumentieren (die Zuordnung muss eindeutig sein!). Regelungen im Arbeitsvertrag oder Nachtrag zum Arbeitsvertrag Tarifvertrag oder Protokollnotiz Weitere Indizien (Reisekostenabrechnung, Ansatz geldwerter Vorteil bei Privatnutzung Kfz für Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte) Eine reine Negativfestlegung, also die arbeitsvertragliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer keiner Tätigkeitsstätte zugeordnet sein soll, lässt 9 Abs. 4 EStG nicht zu. Fehlt es an einer ordnungsgemäßen Zuordnung, gelten die quantitativen Auslegungsregelungen nach 9 Abs. 4 Satz 4 EStG. 9

15 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.3 Dauerhafte Zuordnung Dauerhafte Zuordnung Die Zuordnung durch den Arbeitgeber zu einer Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein, damit eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Davon ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet bzw. bis auf Weiteres (= dauerhaft), für die gesamte Dauer des befristeten oder unbefristeten Arbeitsverhältnisses und/oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll. Der Gesetzgeber geht von einer Prognoseentscheidung aus. Damit also eine Auswärtstätigkeit vorliegt, darf durch die Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer neuen Betriebsstätte keine neue erste Tätigkeitsstätte begründet werden. Entscheidendes Kriterium ist, dass der Einsatz vorübergehend erfolgen soll. 10

16 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.4 Beispiele Beispiele Beispiel 1 Arbeitnehmer A ist als EDV-Betreuer für die Niederlassungen des Arbeitgebers in Nürnberg, Erlangen, Fürth und Ansbach zuständig. Nach dem Arbeitsvertrag ist der Arbeitnehmer der Zentrale des Arbeitgebers in Nürnberg zugeordnet. Da dort aber ein EDV-Kollege ständig vor Ort ist, arbeitet A die überwiegende Zeit in Ansbach, Fürth und Erlangen. Monatlich ist er nur etwa an zwei Tagen in der Zentrale in Nürnberg tätig. Für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte kommt es nicht auf den Schwerpunkt der Arbeitsleistung, sondern primär auf die Zuordnung durch den Arbeitgeber an. Er muss nur an der zugewiesenen Tätigkeitsstätte überhaupt tätig sein. Die erste Tätigkeitsstätte des A befindet sich daher in Nürnberg. Ist A in Fürth, Erlangen oder Ansbach tätig, liegt eine betriebliche Auswärtstätigkeit vor. 11

17 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.4 Beispiele Beispiel 2 Der unbefristet beschäftigte Arbeitnehmer B wird für ein Projekt befristet für 18 Monate in die Niederlassung des Arbeitgebers in München geschickt. Nach 18 Monaten stellt sich heraus, dass das Projekt länger dauern und die Entsendung nach München um weitere 36 Monate verlängert wird. Eine (neue) erste Tätigkeitsstätte wird begründet, wenn eine dauerhafte Zuordnung erfolgt. Eine solche ist anzunehmen, wenn eine Tätigkeit über 48 Monate andauern soll. Die Dauer der Zuordnung ist durch eine Prognoseentscheidung zu bestimmen. Durch die Entsendung des Mitarbeiters für 18 Monate nach München wurde keine erste Tätigkeitsstätte begründet. Es liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Obwohl durch die Verlängerung um 36 Monate die Gesamtdauer 54 Monate beträgt und damit der Zeitraum von 48 Monate überschritten wurde, liegt in München weiterhin keine erste Tätigkeitsstätte vor. Auch für die Verlängerung ist eine Prognoseentscheidung zu treffen. Da die Verlängerung nur 36 Monate erfolgen sollte, fehlt auch in diesem Zeitpunkt eine dauerhafte Zuordnung. 12

18 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.4 Beispiele Beispiel 3 Arbeitnehmer C wird für 2 Jahre befristet eingestellt und soll ein Bauprojekt des Arbeitgebers (Sitz in München) in Nürnberg betreuen. Das Bauprojekt wird mindestens 2 Jahre dauern. C hat von Beginn der Beschäftigung an seine erste Tätigkeitsstätte in Nürnberg, da er für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses dem Arbeitsort in Nürnberg zugewiesen ist. 13

19 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.4 Beispiele Beispiel 4 Arbeitnehmer D wird als Projektleiter vom Arbeitgeber (Sitz in Nürnberg) in einem Bauprojekt beim Kunden vor Ort in München eingesetzt. Da nicht absehbar ist, wie lange das Bauprojekt andauert, erfolgt der Einsatz bis auf Weiteres. Da der Einsatz von Beginn an nicht vorübergehend ist, sondern unbefristet erfolgt, liegt ab dem ersten Tag eine (neue) erste Tätigkeitsstätte in München vor. 14

20 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.5 Quantitative Zuordnungskriterien ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG) Quantitative Zuordnungskriterien Fehlt es an einer Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch arbeitsrechtliche Festlegung oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, sieht 9 Abs. 4 Satz 4 EStG typisierende quantitative Zuordnungskriterien vor. Eine erste Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung ist dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig wird. 15

21 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.5 Quantitative Zuordnungskriterien ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG) Hinweis Der Arbeitnehmer muss die betriebliche Einrichtung aufsuchen, um dort seine eigentliche berufliche Tätigkeit auszuüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, um dort Vorbereitungs- oder Hilfsarbeiten auszuführen, z. B. um ein Firmenfahrzeug, Material oder Auftragsbestätigungen abzuholen oder Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abzugeben, führt (ohne dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber!) noch nicht zur Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte. 16

22 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.5 Quantitative Zuordnungskriterien ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG) Auch die Zuordnung nach den quantitativen Merkmalen in 9 Abs. 4 Satz 4 EStG hat aufgrund einer in die Zukunft gerichteten Prognose zu erfolgen. Die erste Tätigkeitsstätte kann sich durch einen Wechsel der Verhältnisse oder durch eine Zuordnung durch den Arbeitgeber für die Zukunft verändern. Beispiel 5 Arbeitnehmer E wird vom Arbeitgeber unbefristet eingestellt. Er soll seine Tätigkeit an zwei vollen Tagen in der Betriebsstätte des Arbeitgebers und an drei Tagen in seinem Home-Office ausüben. Das Home-Office ist nie erste Tätigkeitsstätte. Da geplant ist, dass E an zwei vollen Arbeitstagen in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers tätig wird, liegt dort seine erste Tätigkeitsstätte. Durch eine Umstellung des Computersystems zum genügt es, wenn E ab diesem Zeitpunkt nur noch einen Tag pro Woche unmittelbar im Betrieb des Arbeitgebers, ansonsten in seinem Home-Office tätig wird. Ab hat E am Betrieb des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte (mehr), da er weder typischerweise arbeitstäglich noch je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage noch mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig wird. 17

23 1. Erste Tätigkeitsstätte 1.5 Quantitative Zuordnungskriterien ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG) Wegen einer Erkrankung des Kollegen ist E im Juli und August 2017 an vier bis fünf Tagen pro Woche in der Betriebsstätte des Arbeitgebers tätig. Auch die quantitativen Einordnungsmerkmale in 9 Abs. 4 Satz 4 EStG müssen dauerhaft vorliegen. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse vorübergehend hiervon ab, bleibt es bei der einmal getroffenen Prognoseentscheidung. E hat daher auch im Juli und August 2017 im Betrieb des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte, obwohl er dort an mehr als zwei vollen Arbeitstagen pro Woche tätig wird. 18

24 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 19

25 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Mehrere Tätigkeitsstätten Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben ( 9 Abs. 4 Satz 5 EStG). Wird der Arbeitnehmer an mehreren Betriebsstätten tätig, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen ( 9 Abs. 4 Satz 6 EStG). Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht nach 9 Abs. 4 Satz 6 EStG keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte ( 9 Abs. 4 Satz 7 EStG). 20

26 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Beispiel Arbeitnehmer G wohnt in Nürnberg und ist an vier Tagen pro Woche in der Filiale des Arbeitgebers in Erlangen sowie an einem Tag pro Woche in der Filiale in Nürnberg tätig. Der Arbeitgeber hat keine Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte vorgenommen. Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten und bestimmt der Arbeitgeber nicht die erste Tätigkeitsstätte, ist diese nach der Entfernung zur Wohnung des Arbeitnehmers vorzunehmen. Hier liegt die Betriebsstätte in Nürnberg näher zur Wohnung als die Betriebsstätte in Erlangen. 21

27 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Bei der zur Wohnung am nächsten liegenden Betriebsstätte müssen wenn der Arbeitgeber keine Zuordnung vornimmt die zeitlichen Kriterien im Sinne von 9 Abs. 4 Satz 4 EStG erfüllt sein. An der Betriebsstätte in Nürnberg wird der Arbeitnehmer nur an einem Tag pro Woche tätig. Die quantitativen Zuordnungskriterien nach 9 Abs. 4 Satz 4 EStG sind nicht erfüllt, da der Arbeitnehmer weder arbeitstäglich, noch zwei volle Arbeitstage pro Woche, noch ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig wird. Die Betriebsstätte in Nürnberg stellt daher keine Tätigkeitsstätte dar. Die erste Tätigkeitsstätte befindet sich daher in Erlangen (obwohl die Betriebsstätte in Nürnberg näher zur Wohnung liegt). Abwandlung: Würde der Arbeitnehmer an zwei Tagen pro Woche in Nürnberg und an drei Tagen pro Woche in Erlangen tätig, erfüllen beide Betriebsstätten die Voraussetzungen des 9 Abs. 4 Satz 4 EStG. Nimmt der Arbeitgeber in diesem Fall keine Zuordnung vor, wäre die Betriebsstätte in Nürnberg die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers nach 9 Abs. 4 Satz 7 EStG (näher zur Wohnung gelegen). 22

28 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Zusammenfassender Überblick Wird der Arbeitnehmer in einer ortfesten betrieblichen Einrichtung - des Arbeitgebers oder - eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder - bei einem Dritten tätig? Nein Keine erste Tätigkeitsstätte Ja Ist der Arbeitnehmer durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen dauerhaft dort zugeordnet? Dauerhaftigkeit liegt insbesondere vor bei: - unbefristeter Tätigkeit - Tätigkeit für Dauer Dienstverhältnis - Tätigkeit von mehr als 48 Monaten 1. Prüfung Nein Ja Dies ist die erste Tätigkeitsstätte, die ein Arbeitnehmer höchstens haben kann. Keine dauerhafte Zuordnung durch Arbeitgeber feststellbar 23

29 2. Mehrere Tätigkeitsstätten Zusammenfassender Überblick Keine erste Tätigkeitsstätte Nein Soll der Arbeitnehmer in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung - arbeitstäglich oder - zwei volle Arbeitstage oder - 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden? 2. Prüfung Ja Liegen die Voraussetzungen nur für eine Tätigkeitsstätte vor? Ja Nein Vom AG bestimmte TK ist erste TK Ja Hat der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt? Nein Zur Wohnung nächstgelegene Tätigkeitsstätte ist erste Tätigkeitsstätte Die eine Tätigkeitsstätte ist erste Tätigkeitsstätte 24

30 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 3.1 Sammelpunkt 3.2 Weiträumiges Tätigkeitsgebiet 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 25

31 3. Sonderfälle 3.1 Sammelpunkt Sammelpunkt Hat der Arbeitgeber keine Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte vorgenommen, führt ein arbeitstägliches Aufsuchen einer Betriebsstätte nur dann zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn dort ein Teil der Arbeitsleistung erbracht wird. Allein Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten, wie das Abholen eines Dienstfahrzeugs, genügen nicht. Bestimmt aber der Arbeitgeber durch arbeitsrechtliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer sich typischerweise arbeitstäglich an einem dauerhaft festgelegten Ort einfinden soll, um dort seine unterschiedlichen Einsatzorte aufzusuchen oder dort die Arbeit aufzunehmen (sog. Sammelpunkt), werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt, auch wenn dieser Ort die quantitativen Merkmale für die erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Für diese Fahrten darf nur die Entfernungspauschale angesetzt werden ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Ein Sammelpunkt liegt nicht vor, wenn sich Arbeitnehmer an einem bestimmten Ort treffen, um von dort aus gemeinsam zu ihren Tätigkeitsstätten zu fahren. Hier fehlt es an einer arbeitsrechtlichen Festlegung durch den Arbeitgeber. 26

32 3. Sonderfälle 3.1 Sammelpunkt Beispiel Arbeitnehmer F ist als Busfahrer tätig. Der Arbeitgeber legt fest, dass F arbeitstäglich das Busdepot aufsuchen muss, um von dort die Arbeit aufzunehmen. Bus- oder Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Da der Arbeitgeber hier aber bestimmt, dass diese arbeitstäglich einen von ihm festgelegten Ort aufsuchen müssen (Busdepot), liegt beim Busdepot ein sog. Sammelpunkt vor. Fahrten des Arbeitnehmers dorthin werden gleich behandelt mit Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. 27

33 3. Sonderfälle 3.2 Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Seit der Reisekostenreform im Jahr 2014 handelt es sich bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet nicht um eine erste Tätigkeitsstätte. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll (z. B. Förster, Zusteller oder Hafenarbeiter). Soll der Arbeitnehmer aufgrund der Weisungen des Arbeitgebers seine berufliche Arbeitsleistung dauerhaft typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, finden für die Fahrten zwischen Wohnung zu diesem Gebiet ebenfalls die Entfernungspauschalen Anwendung. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet von verschiedenen Zugängen aus betreten, ist die Entfernungspauschale nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für zusätzliche Kilometer bei Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können die tatsächlichen Aufwendungen/Kilometerpauschalen angesetzt werden. 28

34 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 4.1 Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge 4.2 Dienstwagen 4.3 Öffentliche Verkehrsmittel 4.4 BahnCard 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 29

35 4. Fahrtkosten 4.1 Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge Wenn ein Arbeitnehmer zur Ausführung seiner Auswärtstätigkeit ein eigenes Fahrzeug (Kraftwagen, Motorrad oder Motorroller, Moped, Mofa) benutzt, kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten des Arbeitnehmers in Form von individuellen oder pauschalen Kilometergeldern steuerfrei ersetzen. Dabei kommen folgende Fahrten infrage: Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und dem Ort der Auswärtstätigkeit, Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten, Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers oder der ersten Tätigkeitsstätte und der Unterkunft am Ort der Auswärtstätigkeit, wenn der Arbeitnehmer auswärts übernachtet, Fahrten zwischen der auswärtigen Unterkunft und der Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten und Zwischenheimfahrten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten. 30

36 4. Fahrtkosten 4.1 Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge Ohne Einzelnachweise kann der Arbeitgeber nach Maßgabe des Bundesreisekostengesetzes folgende pauschale Kilometersätze bei Auswärtstätigkeiten steuerfrei ersetzen: für Kraftwagen: 0,30 EUR andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 EUR Ein individueller Kilometersatz ist durch Einzelberechnung aus den tatsächlichen Kosten zu ermitteln. Will der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen individuellen Kilometersatz steuerfrei ersetzen, so muss der Arbeitnehmer die tatsächlichen Gesamtkosten seines Fahrzeugs für einen Zeitraum von 12 Monaten im Einzelnen nachweisen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto zu nehmen. 31

37 4. Fahrtkosten 4.1 Kilometersätze beim Benutzen eigener Fahrzeuge Beispiel Arbeitnehmer A erwirbt am einen Pkw inkl. Umsatzsteuer für ,00 EUR. Anhand der für 12 Monate vorgelegten Belege ergibt sich folgende Berechnung des individuellen Kilometersatzes zum : Absetzung für Abnutzung: 5.000,00 EUR Kraftfahrzeugsteuer 250,00 EUR Haftpflichtversicherung 400,00 EUR Vollkaskoversicherung 750,00 EUR Benzinkosten 2.750,00 EUR Reparaturen, Wartung, Pflege 550,00 EUR Zinsen 300,00 EUR Pkw-Kosten für 12 Monate insgesamt ,00 EUR Nach dem vorgelegten Fahrtenbuch wurden in der Zeit vom bis insgesamt km gefahren. Auf einen Kilometer entfällt somit ein tatsächlicher Aufwand von 0,50 EUR. Diesen Kilometersatz kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei der Durchführung von Auswärtstätigkeiten steuer- und beitragsfrei ersetzen. 32

38 4. Fahrtkosten 4.2 Dienstwagen Dienstwagen Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten einen Firmenwagen zur Verfügung, handelt es sich auch bei der Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten um einen steuerfreien Reisekostenersatz. In diesem Fall darf der Arbeitgeber jedoch nicht zusätzlich einen pauschalen Kilometersatz steuerfrei erstatten. 33

39 4. Fahrtkosten 4.3 Öffentliche Verkehrsmittel Öffentliche Verkehrsmittel Die dem Arbeitnehmer für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel bei Auswärtstätigkeiten entstehenden Fahrtkosten (z. B. für Bahnfahrkarte, Flugticket, Nahverkehrsticket, etc.) können vom Arbeitgeber in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzt werden. Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die Fahrtkosten fast immer nachgewiesen werden. Ist dies ausnahmsweise nicht möglich, so ist zumindest zu belegen, dass die Auswärtstätigkeit überhaupt stattgefunden hat; die Höhe der Fahrtkosten ist dann durch die Angabe des Reiseweges glaubhaft zu machen. 34

40 4. Fahrtkosten 4.4 BahnCard BahnCard Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die Anschaffungskosten für eine BahnCard, so ist dieser Arbeitgeberersatz steuer- und beitragsfrei, wenn der Arbeitnehmer die BahnCard zur Verbilligung der Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten mit der Deutschen Bahn verwendet. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Reisen, liegt ein steuerpflichtiger Vorteil dann nicht vor, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die BahnCard und die verbilligten dienstlichen Fahrten unter den Fahrtkosten liegen, die ohne BahnCard entstanden wären. Beispiel Arbeitnehmer A führt ab und zu Auswärtstätigkeiten mit der Deutschen Bahn durch, deren Aufwendungen der Arbeitgeber ersetzt. Der Arbeitnehmer erwirbt eine BahnCard für 62 EUR, die zu einer Preisermäßigung von 25 % beim Erwerb von Fahrtkarten berechtigt. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten der BahnCard. Ohne deren Erwerb würde der steuerfreie Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers im Laufe eines Jahres voraussichtlich 300,00 EUR betragen. Der Arbeitgeber wendet somit 287,00 EUR auf (75 % von 300,00 EUR = 225,00 EUR für die Fahrkarten und 62,00 EUR für die BahnCard). Da dieser Betrag niedriger ist als die fiktiven Kosten, kann der gesamte Betrag steuerfrei bleiben. 35

41 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.1 Pauschalen 5.2 Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) 5.3 Pauschalbesteuerung ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 36

42 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.1 Pauschalen Pauschalen Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es zwei Pauschalbeträge: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden am Kalendertag kann Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 24,00 Euro steuerfrei ersetzt werden, bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (sowie am An- und Abreisetag) können 12,00 Euro steuerfrei ersetzt werden. Die Abwesenheit ist grundsätzlich gesondert für jeden Kalendertag zu bestimmen. Mehrere Abwesenheitszeiten sind zusammen zu rechnen. Mondscheinklausel : Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12,00 Euro Pauschale für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. 37

43 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.1 Pauschalen Mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit kann eine Pauschale von 24,00 Euro erstattet werden für alle Tage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Vereinfacht ist die Abrechnung an An- und Abreisetagen: Unabhängig davon, wie lange der Arbeitnehmer an diesen Tagen von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, wird eine Pauschale von jeweils 12,00 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. kann vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. 38

44 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.1 Pauschalen Beispiel 1 Arbeitnehmer A fliegt am Montag um Uhr von seiner Arbeitsstätte in München nach Hamburg, um dort am nächsten Tag an einer Messe teilzunehmen. Der Rückflug erfolgt am Mittwoch um Uhr. Ab Uhr ist A wieder in seinem Büro tätig. Der Arbeitgeber kann für Dienstag (Abwesenheit 24 Stunden) eine Verpflegungspauschale von 24,00 Euro steuerfrei ersetzen (bzw. der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen). Die Abwesenheitsdauer am An- und Abreisetag spielt hingegen keine Rolle. Allein entscheidend ist, dass nach dem Anreisetag und vor dem Abreisetag eine Übernachtung erfolgt. Der Arbeitgeber kann A sowohl für Montag als auch für Mittwoch die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 12,00 Euro steuerfrei erstatten. 39

45 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.2 Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) Erfolgt eine berufliche Auswärtstätigkeit längerfristig, ist die steuerfreie Erstattungsmöglichkeit (bzw. der Werbungskostenabzug) der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert ( 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund Unterbrechung ist unerheblich. 40

46 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.2 Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) Beispiel 2 Arbeitnehmer B und C werden vorübergehend beim Kunden des Arbeitgebers zum Aufbau von Fertigungsbändern ab eingesetzt. B ist von bis für zwei Wochen im Urlaub. Am ist sein Projekt abgeschlossen. Ab muss er nochmals zum Kunden, da Teile der von ihm programmierten Fertigungssteuerung nicht funktionieren. C ist vom bis wegen eines Bandscheibenvorfalls erkrankt und setzt seine Tätigkeit ab beim Kunden fort. Der Verpflegungsmehraufwand ist bei einem Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate (und nicht auf drei Monate!) beschränkt. Der Arbeitgeber kann B daher Verpflegungsmehraufwand nur bis steuerfrei ersetzen. Bei einer Unterbrechung von 4 Wochen beginnt die Dreimonatsfrist neu, unabhängig davon, welcher Unterbrechungsgrund vorliegt. Daher kann der Arbeitgeber dem B ab dem und dem C ab für (weitere) drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen wieder steuerfrei ersetzen. 41

47 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.2 Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden soll. Die Dreimonatsfrist gilt also nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an maximal zwei Tagen pro Woche aufgesucht werden soll oder wird. Unterstützt im Beispiel 2 Arbeitnehmer E den Kollegen B beim Kunden vor Ort an zwei Tagen pro Woche und ist er die übrigen drei Tage am Firmensitz des Arbeitgebers tätig, erfolgt für E keine Begrenzung des steuerfreien Ersatzes des Verpflegungsmehraufwandes auf drei Monate. Die Dreimonatsfrist findet bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen, wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen oder Schiffen keine Anwendung. Dies gilt auch bei einer Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. 42

48 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.3 Pauschalbesteuerung ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) Pauschalbesteuerung ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) Hat der Arbeitgeber, z. B. aufgrund tarifvertraglicher Vorgaben oder einzelvertraglicher Vereinbarungen dem Arbeitnehmer höhere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen, als in 9 Abs. 4a Satz 3 EStG vorgesehen, können diese weiterhin mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent der Lohnsteuer unterworfen werden, soweit die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen die gesetzlichen Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Ist der Arbeitgeber nach Ablauf der Dreimonatsfrist weiterhin verpflichtet, dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand zu ersetzen, kommt ab diesem Zeitpunkt die Pauschalbesteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG nicht in Betracht. 43

49 5. Verpflegungsmehraufwendungen 5.3 Pauschalbesteuerung ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) Beispiel 3 Arbeitnehmer F erhält während einer viermonatigen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber für Verpflegungsmehraufwendungen täglich einen Betrag in Höhe von 60,00 Euro. In den ersten drei Monaten ist die Verpflegungspauschale in Höhe von 24,00 Euro steuerfrei. Weitere 24,00 Euro können der Pauschalversteuerung in Höhe von 25 % nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG unterworfen werden. Die verbleibenden 12,00 Euro müssen individuell als Arbeitslohn versteuert werden. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist der gesamte Betrag von 60,00 Euro individuell als Arbeitslohn zu versteuern. 44

50 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.1 Bewertung und Besteuerungsverzicht 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz 6.3 Zusammenfassung 7. Kosten der Unterkunft 45

51 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.1 Bewertung und Besteuerungsverzicht Bewertung und Besteuerungsverzicht Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte übliche Mahlzeit kann mit den amtlichen Sachbezugswerten nach 2 SvEV bewertet werden (2017: Frühstück 1,70 Euro, Mittag- und Abendessen 3,17 Euro). Als üblich gilt eine Mahlzeit, wenn der Preis hierfür 60,00 Euro nicht übersteigt. Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Über einem Preis von 60,00 Euro wird unterstellt, dass es sich um ein Belohnungsessen handelt. Diese sind mit dem tatsächlichen oder geschätzten Preis als Arbeitslohn zu versteuern. 46

52 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.1 Bewertung und Besteuerungsverzicht Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber Eine Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Unerheblich ist dabei, ob die Rechnung unmittelbar vom Arbeitgeber beglichen wird oder dem Arbeitnehmer der Rechnungsbetrag im Rahmen der Reisekostenabrechnung ersetzt wird. Ebenso gilt eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber gestellt, wenn sie auf dessen Veranlassung von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. 47

53 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.1 Bewertung und Besteuerungsverzicht Beispiel 1 Der beim Arbeitgeber in Nürnberg beschäftigte EDV-Mitarbeiter A wird für 6 Stunden in der Niederlassung des Arbeitgebers in Erlangen tätig. Dort kann er kostenfrei ein Mittagessen in der Kantine einnehmen. Der Arbeitgeber hat dem A eine Mahlzeit gestellt. Nach dem Gesamtbild der Verhältnisse ist diese auch als üblich anzusehen. Die steuerliche Erfassung der Mahlzeit kann nach 8 Abs. 2 Satz 6 und 7 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert für ein Mittagessen angesetzt (und nach 40 Abs. 2 Satz 1 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuert) werden. Hat der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zur gestellten Mahlzeit zu leisten, verringert diese den steuerlichen Arbeitslohn (Abzug von den Sachbezugswerten). Hätte im Beispiel 1 A für das Mittagessen einen Eigenanteil von 3,17 Euro bezahlen müssen, wäre kein zusätzlicher Arbeitslohn anzusetzen. 48

54 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Die steuerliche Erfassung einer vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit nach den Sachbezugswerten als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale nach 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen kann (oder der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten kann), 8 Abs. 2 Satz 9 EStG. Wird unter dieser Voraussetzung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Verpflegungspauschalen gekürzt und zwar für das Frühstück um 20 % für das Mittag- und das Abendessen um jeweils 40 % der für eine 24-stündige Abwesenheit maßgeblichen Verpflegungspauschale für das In- bzw. Ausland ( 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). 49

55 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Beispiel 2 Arbeitnehmer B (erste Tätigkeitsstätte in Nürnberg) nimmt für eine Woche an einer Konferenz in Hamburg teil und übernachtet von Montag bis Freitag (4 Nächte) im Hotel. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und beträgt pro Tag 100,00 Euro zzgl. 20,00 Euro für das Frühstück. Während der Konferenz (Montag bis Freitag) wird ein (übliches) Mittagessen zu Verfügung gestellt, dessen Kosten dem Arbeitgeber mit den Gesamtkosten in Rechnung gestellt werden. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer folgenden Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten bzw. der Arbeitnehmer kann die folgenden Beträge als Werbungskosten ansetzen: VMA Kürzung Rest Montag (Anreisetag) 12,00-9,60 2,40 Dienstag 24,00-4,80 / - 9,60 9,60 Mittwoch 24,00-4,80 / - 9,60 9,60 Donnerstag 24,00-4,80 / - 9,60 9,60 Freitag 12,00-4,80 / - 9,60 0,00 31,20 50

56 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Soweit der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht steuerfrei erstattet, kann der Arbeitnehmer diesen bei seiner Einkommenssteuer als Werbungskosten ansetzen. Lohnkonto Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. 51

57 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Zuzahlung durch den Arbeitnehmer Muss der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zu den vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten leisten, sind diese beim Abzug der Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand zu berücksichtigen. Beispiel 3 Arbeitnehmer C (erste Tätigkeitsstätte in Nürnberg) wird vom Arbeitgeber für zwei Tage in die Niederlassung in Frankfurt geschickt, um dort eine Maschine einzurichten. C reist Sonntag Abend (19.00 Uhr) an, übernachtet zwei Mal und fährt Dienstag um Uhr zurück nach Nürnberg. Bei der Reisekostenabrechnung erstattet der Arbeitgeber die auf seinen Namen ausgestellte Hotelrechnung (100,00 Euro Übernachtung sowie 20,00 Euro Frühstück). In der Niederlassung in Frankfurt kann der Arbeitnehmer in der Kantine ein Mittagessen gegen Zahlung von 3,00 Euro einnehmen. 52

58 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.2 Ausschluss der Sachbezugswerte bei Werbungskostenansatz Der Arbeitgeber kann folgenden Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten: VMA Kürzung Rest Sonntag (Anreisetag) 12,00 0,00 12,00 Montag 24,00 4,80 ( 9,60 3,00) 12,60 Dienstag 12,00 4,80 ( 9,60 3,00) 0,60 25,20 53

59 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 6.3 Zusammenfassung Zusammenfassung Wird vom Arbeitgeber (oder auf Veranlassung von einem Dritten) dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit gestellt, erfolgt der Ansatz nach Sachbezugswerten (mit Möglichkeit der Pauschalbesteuerung i. H. v. 25 %), wenn der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist, der Arbeitgeber die Abwesenheitszeiten nicht überwacht oder kennt, die Dreimonatsfrist ( 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) abgelaufen ist. In allen anderen Fällen erfolgt eine Kürzung der Verpflegungsmehraufwandspauschalen. 54

60 Reise- und Bewirtungskosten Grundlagen für die rechtssichere Abrechnung Inhalt 1. Erste Tätigkeitsstätte 2. Mehrere Tätigkeitsstätten 3. Sonderfälle 4. Fahrtkosten 5. Verpflegungsmehraufwendungen 6. Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten 7. Kosten der Unterkunft 7.1 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) 7.2 Zeitliche Begrenzung 7.3 Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG) 55

61 7. Kosten der Unterkunft 7.1 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Als Werbungskosten abzugsfähig bzw. steuerfrei erstattbar durch den Arbeitgeber sind die Unterkunftskosten bei einer Auswärtstätigkeit. Unterkunftskosten sind die notwendigen Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist. 56

62 7. Kosten der Unterkunft 7.1 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) Berufliche Veranlassung Eine berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers so gut wie ausschließlich betrieblich bzw. dienstlich unterwegs ist. Bei gemischt veranlassten Unterkunftskosten können diese in einen dienstlichen und privaten Teil aufgeteilt werden (zumindest sofern eine Schätzung möglich ist). Beispiel 1 Der Arbeitnehmer nimmt an einer Fortbildung teil, die im Europapark Rust stattfindet. Am Vormittag finden täglich Seminarveranstaltungen statt. Der Nachmittag steht jeweils zur freien Verfügung. Die Unterkunftskosten können aufgrund einer Schätzung in einen beruflich veranlassten und einen privat veranlassten Teil getrennt werden. Der Arbeitgeber kann daher 50 % der Unterkunftskosten steuerfrei erstatten. Übernimmt der Arbeitgeber die Unterkunftskosten in voller Höhe, sind 50 % der Unterkunftskosten der Lohnbesteuerung zu unterziehen. 57

63 7. Kosten der Unterkunft 7.1 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) Kosten der Unterkunft Die Kosten der Unterkunft bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung (z. B. Nutzung des Hotelzimmers, eines möblierten Zimmers oder einer Wohnung). Zu den Kosten zählen unter anderem: Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines möblierten Zimmers oder einer Wohnung, Nebenleistungen wie Kultur- und Tourismusförderabgaben oder Fremdenverkehrsabgabe. Aus Vereinfachungsgründen lässt es die Finanzverwaltung zu, dass für jede Übernachtung im Inland der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20,00 Euro steuerfrei erstatten kann (R 9.7 LStR). 58

64 7. Kosten der Unterkunft 7.1 Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) Trennung der Kosten für Unterkunft und Mahlzeiten Die Kosten für Mahlzeiten im Rahmen der Übernachtung (insbesondere die Kosten des Frühstücks) gehören nicht zu den Unterkunftskosten. Die Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung, die nur über die Verpflegungspauschalen ( 9 Abs. 4a EStG) berücksichtigt werden können. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist dieser Gesamtbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen. Als Kürzungsbeträge sind dabei für das Frühstück 20 Prozent (d. h. 4,80 Euro), für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent (d. h. 9,60 Euro), der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden anzusetzen. 59

65 7. Kosten der Unterkunft 7.2 Zeitliche Begrenzung Zeitliche Begrenzung Die Kosten der Unterkunft bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit können grundsätzlich zeitlich unbeschränkt ersetzt werden. Allerdings können die Kosten der Unterkunft nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an der selben Tätigkeitsstätte (wenn überhaupt noch eine Auswärtstätigkeit vorliegt und nicht schon eine erste Tätigkeitstätte begründet wurde) nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.000,00 Euro im Monat steuerfrei ersetzt werden ( 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 3 EStG). Die Beschränkung auf 48 Monate gilt allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens 6 Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monate-Frist. 60

66 7. Kosten der Unterkunft 7.2 Zeitliche Begrenzung Beispiel 2 Der in Nürnberg wohnende Arbeitnehmer A ist in der Zentrale des Arbeitgebers, die durch diesen als erste Tätigkeitsstätte bestimmt wurde, an zwei Tagen in der Woche tätig. An den anderen drei Tagen betreut er die Filiale in Frankfurt. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich. Der Arbeitgeber kann A die Kosten der Unterkunft für die beruflich veranlasste Tätigkeit in Frankfurt steuerfrei ersetzen. Dies gilt zeitlich unbeschränkt. Allerdings können die Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000,00 Euro pro Monat steuerfrei erstattet werden. 61

67 7. Kosten der Unterkunft 7.3 Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG) Doppelte Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand (=Lebensmittelpunkt) unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt, 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 2 EStG. Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt dabei das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus, 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 3 EStG. Berufliche Veranlassung Das Beziehen einer Zweitwohnung oder -unterkunft muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Aus Vereinfachungsgründen kann von einer Zweitunterkunft am Ort der ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden, wenn der Weg von der Zweitunterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt. 62

68 7. Kosten der Unterkunft 7.3 Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG) Beispiel 3 Die Mitarbeiterin A hat ihren Hauptwohnsitz in Stuttgart (finanzielle Beteiligung) und in München ihre erste Tätigkeitsstätte. Stuttgart und München sind ca. 240 km voneinander entfernt. A findet in Prien am Chiemsee eine Zweitwohnung, die ca. 90 Kilometer von ihrer ersten Tätigkeitsstätte in München entfernt ist (monatliche Kosten: 800,00 Euro). Die Zweitwohnung gilt als beruflich erforderlich, da die Strecke zwischen Zweitwohnung und erster Tätigkeitsstätte (90 km) weniger als die Hälfte der Entfernung zwischen Hauptwohnsitz und erster Tätigkeitsstätte (120 km) beträgt. 63

69 7. Kosten der Unterkunft 7.3 Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG) Höhe der Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland werden die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der Wohnung oder Unterkunft, höchstens aber bis zu einem nachgewiesenen Betrag von 1.000,00 Euro im Monat anerkannt. Diese können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten angesetzt werden. Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit ist nicht erforderlich. Auch kommt es auf die Zahl der Wohnungs(mit)benutzer nicht an. Der Arbeitgeber kann im vorhergehenden Beispiel daher A die vollen 800,00 Euro für die Zweitwohnung steuerfrei ersetzen (bzw. A könnte diese als Werbungskosten ansetzen). 64

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