Bewerber-Auswahl. Der Weg zu den besten neuen Mitarbeitern.

Transkript

1 Bewerber-Auswahl Der Weg zu den besten neuen Mitarbeitern 1

2 Die Besten auswählen Leistung 130 % Leistungen werden von Menschen gemacht. Mitarbeiter sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Wir sollten hervorragende Mitarbeiter einstellen. Hire people with passion, people better than you! (Steve JOBS, Apple). Hoch qualifizierte Personen bringen mehr Leistung und machen das Unternehmen attraktiv für weitere Leistungsträger 80% Die unteren 15 % 100% Die mittleren 70 % Die besten 15 % 2

3 Bewerber motivieren Insbesondere dann, wenn gute Bewerber schwer zu bekommen sind: Bewerber motivieren! Employer- Branding ist gut, aber der wichtigste Faktor für die Motivation der Bewerber ist der Bewerbungsprozess und die gefühlte Motivation der Leute, mit denen es der Bewerber zu tun hat! Der Auswahlprozess ähnelt einem Verkaufs- Gespräch: Wenn der Bewerber nicht motiviert ist, kommt er nicht! 3

4 Neue Mitarbeiter Employer Branding Personnel Marketing Definition Requirements 1. Vor-screening 2. Interview / Assessment 3. Entscheidung / Feedback On- Boarding Personnel- Development People Management und Bewerber- Auswahl: Win-Win-Situation für alle Beteiligten! Die besten Mitarbeiter für das Unternehmen Entscheidungssicherheit für die Bewerber Beste Präsentation unseres Unternehmens 4

5 Touchpoints Gute Kandidaten motivieren, zu uns zu kommen. Jeden Touchpoint des Kandidaten mit unserem Unternehmen professionell managen, eine überzeugende positive Erfahrung für den Kandidaten. Bewerber auf keinen Fall das Gefühl geben, Bittsteller zu sein! Bewerber an jedem Punkt voll informiert halten, wie der Prozess weitergeht! Touchpoint Requirements Done Offer release Application sent First interview Feedback Contract Negotiation Contract Conclusion Attractive, compelling Feedback within one week, Telephone, Give complete information package about position First impression at the extrance Be punctual & prepared Show spirit of the company Create trust & comfort zone for candidate Be responsive & helpful Quick feedback independently of result Quick internal workflow & Feedback On time Precise Attractive 5

6 Anforderungen Die wichtigsten Anforderungen: Fachkenntnisse Erfahrung Soft Skills Assets: z.b. Beziehungen, besondere Branchen-Kenntnisse Wichtig: Realistische Anforderungen! Überqualifikation bringt Unzufriedenheit Professional Skills Soft Skills Experience Assets 6

7 Fehler-Möglichkeiten Einstellen Nicht einstellen Ungeeignete Kandidaten einstellen (Fehler 1) ist teuer, je nach Position und Zeitpunkt der Beendigung der Beschäftigung können hohe Kosten entstehen (100 T und mehr). Perlen nicht erkennen bzw. nicht gewinnen zu können(fehler 2) ist schmerzlich, aber nicht teuer. Zu vermeiden durch bessere Motivation der Bewerber und gute Interviews Fehler 1 OK OK Fehler 2 Keine Eignung Hohe Eignung 7

8 Anforderungen und Erfassungs-Methoden 1 Anforderungen Einstellungstermine, Arbeits-Ort, Gehalts-Vorstellungen 2 Fachliche Ausbildung 3 4 Selbstvertrauen, Initiative, Belastbarkeit Kontaktbereitschaft, Freundlichkeit, Offenheit 5 Leistungswillen, Optimismus 6 Systematisches, strukturiertes Vorgehen, Flexibilität 7 Zuverlässigkeit, Integrität Methoden zur Erfassung Unterlagen / Zeugnisse / Lebenslauf / Bewerbungs-Schreiben Fach-Interview, Zeugnisse, Lebenslauf, Bewerbungs-Schreiben, Fallstudien Verhalten beim Interview, bei Round-Table-Diskussion, bei Fallstudien Verhalten / Körpersprache beim Interview / Round-Table- Gespräch Interview, Biografische Daten, Auseinandersetzung mit Leistungssituationen, persönliche Hobbies, Lebens-Erfahrungen Sprechweise, Darstellung von Inhalten, Fallstudien Bewertung von Fallstudien, Meinungen, Einstellungen zu bestimmten Themen 8

9 1 Informations-Quellen Quelle Vorteile Nachteile Bewerbungs -Unterlagen. Lebenslauf 2 Interview 3 Referenzen Immer vorhanden; Anforderungen auf der Sach-Ebene gut zu erkennen Einfach durchzuführen, viele Informationen Sehr aussagefähig, vor allem für Eigenschaften, die schwer zu beobachten sind 4 Tests Meist gut abgesichert 5 Assessment Center 6 Round Table Diskussion 7 Arbeits- Proben Sehr gute Beurteilung der allgemeinen Persönlichkeitseigenschaften Einfach durchzuführen, Informationen über Kommunikationsfähigkeiten z.b. Präsentationen, Verkaufs-Rollenspiel, Postkorb, etc. Meist standardisiert, Gefahr von Vorurteilen Erfordert Training und Erfahrung Manchmal schwer zu bekommen Geben nur punktuelle Messwerte wieder, Gefahr der Über- Interpretation Sehr aufwändig, oft sehr persönlichkeits-lastig People Management-Faktoren überwiegen Keine Nachteile 9

10 Lebenslauf & Zeugnisse 1 Daten Übereinstimmung von Zeugnis-Daten und Lebenslauf Interpretation 2 Unübliche Wechsel-Termine? Warum? Kündigungen? 3 Grund des Wechsels erkennbar? Evtl. Hinweis auf Probleme 4 Lücken zwischen Austrittstermin und Ausstellungstermin des Zeugnisses? 5 Bescheinigung für Weiterbildung? Fachliche Kompetenzen 6 Schulnoten 7 Dauer des Studiums / Studienfach- Wechsel Fehlende Arbeitszeugnisse? Mangelnde Übereinstimmung von Zeugnis-Daten und Lebenslauf? Evtl. Hinweis darauf, dass Austritt nicht geplant war Eher wenig aussagekräftig. Wenn zwischendurch mal gute Leistungen: Hinweis auf hohe Intelligenz Motivation / Unsicherheit / Probleme im Studium / Überforderung 8 Häufigkeit des Arbeitsplatz-Wechsels Evtl. Konflikt-Situationen / Leistungs-Probleme 9 Verlauf des Lebenslaufs Lücken: Arbeitslosigkeit, Motivationsprobleme, sonstige Probleme; Aufwärts-Entwicklung erkennbar? 10 Soziale Umgebung Verheiratet, Kinder, Wohneigentum: Höhere Motivation 10

11 Vor-Screening Der erste Filter: Vor- Screening. Passen Verfügbarkeit, Wohnort, Gehaltsvorstellungen? Fragebereiche Fachliche Ausbildungen, Berufserfahrung? Einstellungsdatum frühestens? Bis wann müssten Sie die Entscheidung haben? Firmensitz für Sie als Arbeitsort ok? Sprachen? Einkommens-Vorstellungen? In welchen Unternehmen bisher gearbeitet? Bereitschaft, den Wohnort zu wechseln? Informationen 11

12 Beispiele für Interview-Fragen: Fachkenntnisse im Bereich IT IT-Engineering / Software Development: Mit welchen Mitteln kann man Datenbankabfragen beschleunigen? Was ist ein Unit-Test? Wofür wird er gebraucht? Ein Software-Problem ist aufgetreten: Wie gehen Sie vor? Eine Web-Anwendung funktioniert nicht: Was tun Sie? Wie wird eine Pivot-Tabelle erstellt? Was macht der S-Verweis / Exel? Die Anforderungen in Interview-Fragen umsetzen. Das Vorhanden-Sein von Fachkenntnissen kann auch (zeitsparend) am Telefon erfragt werden. Fragen gut vorbereiten, dann bekommt man tragfähige Bewertungen Erfahrung: Erfahrung mit JAVA, SQL, einschlägigen Frameworks? Selbst schon Page-Objects erstellt? Eigene Apps entwickelt? Beschreibung? Haben Sie Schon einmal Software entwickelt, die in mehreren Sprachen verfügbar sein soll? An welchen Software-Projekten haben Sie mitgearbeitet? Beschreiben Sie das komplexeste SW-Projekt, an dem Sie mitgearbeitet haben 12

13 Vorbereitung Face-to-Face-Interviews 1 Alle Unterlagen vorbereitet? Das Interview ist das hauptsächliche Auswahl- Instrument. Interviews geben die beste Auskunft über spezifische Fragestellungen, die durch andere Methoden nicht erfassbar sind. Durch sorgfältige Vorbereitung bekommen wir beste Ergebnisse 2 Einladung der Teilnehmer rechtzeitig verschickt? Wegbeschreibung / Verkehrsverbindungen? Tel-Nr.? Name des Ansprechpartners im Unternehmen? 3 Termin überprüft? 4 5 Räumlichkeiten vorbereitet: Erfrischungen, Schreibmaterial, Unterlagen? Repräsentativer Raum? Firmen-Broschüre, Visitenkarten, Präsentationsmedien, Präsentationsmaterial vorbereitet? 6 Reisekosten-Abrechnung vorbereitet? 7 Alle Interviewer auf die Interviews vorbereitet? 13

14 Leitlinien für Interviews Holen Sie die Bewerber am Empfang ab, bzw. organisieren Sie die Begleitung bis zu Ihrem Raum Stellen Sie sich und alle weiteren Teilnehmer / Beteiligten vor Bedanken Sie sich dafür, dass der Bewerber zu Ihnen gekommen ist Erklären Sie Zeit- und Ablaufplan. Wie wird es weitergehen? Was sind die nächsten Schritte? Erfragen Sie Abreise-Zeiten des Bewerbers: Müssen fest gebuchte Verkehrsmittel erreicht werden? Sichern Sie Diskretion und Vertraulichkeit zu, insbesondere Beachtung von Sperrvermerken Behandeln Sie Bewerber immer mit Wertschätzung und Respekt auf Augenhöhe Erklären Sie, warum Sie ein ausführliches Interview führen: Nutzen für den Bewerber, Aufgabe des Unternehmens. Mit offenen Karten spielen Vertrauen aufbauen. Mit Vertrauen bekommt man mehr und bessere Informationen 14

15 Interviews Fragenkatalog und Bewertungen Fragen-Katalog Bewertungen Vorgehen: Die richten Fragen auswählen Antworten mitschreiben, mit den Bewertungen vergleichen Indirekte Botschaften und Körpersprache beachten Hintergrund-Informationen zu einzelnen Skills siehe 15

16 Die richtigen Fragen und Sie erfahren (fast) alles! Nur Fragen verwenden, die einen klaren Bezug zu den Anforderungen haben! Fragetechnik Technik Beispiel Wo einzusetzen? Erlaubnis einholen Wollen Sie mir eine Frage gestatten? Darf ich fragen.? Bewerber auf Augenhöhe ansprechen, Vertrauen Offene Fragen, W-Fragen Wie..warum wann womit Fragen zu Lebenslauf, Berufserfahrung, etc. Weiter Fragebereich Mögen Sie mir einen Überblick über Ihren bisherigen Lebenslauf geben? Fähigkeit zur klaren Strukturierung von Informationen Fragen erklären Ich frage das, weil dies ein zentraler Punkt ist Vertrauen / gute Beziehung Konkrete Fragen Wann / in welchen Bereichen haben Sie Führungsverantwortung übernommen? Geben sehr gute Informationen über tatsächliche Erfahrungen Normalitäts-Suggestion Häufig kann man finden, dass..wie ist das bei Ihnen? Bei schwierigen Themen Alternativ-Fragen Tendieren Sie mehr zu X oder zu Y? Erleichterung bei schwierigen Themen Aktives Zuhören Das hört sich so an als ob. Gehe ich richtig in der Annahme, dass. Bei schwierigen Themen mehr Information bekommen Highlights-Fragen Auf welche Leistungen sind Sie besonders stolz? Bewerber Gelegenheit geben, positive Punkte ausreichend zu beleuchten 16

17 Soft Skills Persönliche Vision Selbst-Wirksamkeit Einsatzbereitschaft Positive Energie Motivation Intelligenz Überblick Struktur Komplexitäts- Reduktion Soziale Kompetenz Dies sind die wichtigsten Soft- Skills. Mehr siehe / Talent Finder Antizipieren von Gefühlen anderer Menschen Körpersprache verstehen Angepasste Kommunikation 17

18 Entscheidungs-Vorbereitung Die Interviewer schreiben ihre Eindrücke auf Die Interviewer tauschen ihre Beobachtungen aus und einigen sich auf eine gemeinsame Bewertung Auswertung: Welche speziellen Assets bringt der Bewerber mit? Was könnte grössere Schwierigkeiten machen? Welche Entwicklungsmassnahmen wären notwendig? 18

19 Präsentation des Unternehmens Kunden Aufgaben, Chancen, Möglichkeiten Philosophie und Kultur Die Menschen bei uns Produkte Bewerber sollten sich die Position und deren Anforderungen gut vorstellen können, um die richtigen Entscheidungen für sich selbst treffen zu können 19

20 Verabschiedung Nochmals Dank für die Teilnahme Weiteres Vorgehen besprechen Evtl. Taxi bestellen oder für Transport zu öffentlichen Verkehrsmitteln sorgen Respekt und Wertschätzung zeigen. Den Bewerber zum Ausgang begleiten 20

21 Absagen Leitgedanken: Bei jeder Bewerbung gibt es naturgemäss Absagen. Wichtig ist, Absagen konstruktiv zu gestalten. Feedback kann das Selbstwertgefühl massiv beeinflussen und sollte daher mit grosser Verantwortung gehandhabt werden. Leitbild: Abgelehnte Bewerber sollten unser Unternehmen in guter Erinnerung behalten Die positiven Punkte der Bewerber deutlich herausarbeiten und ausführlich darstellen Die Entscheidung ist keine Bewertung der Persönlichkeit, sondern lediglich die Übereinstimmung mit den Anforderungen der Position Die Anforderungen der Position nochmals deutlich machen Abweichungen zum Bewerber-Profil aufzeigen und erklären Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg: Stärken ausbauen. Man muss nicht für alle Anforderungen Spitze sein. Wichtiger ist, die eigenen Talente zu erkennen und richtig auszubauen. Nur auf Feldern spielen, in denen man gewinnen kann Vor allem der Win-Win-Aspekt ist hier wichtig: Es wäre schädlich für den Lebenslauf, nach kurzer Zeit die Stelle zu wechseln, weil sie doch nicht so richtig passt Dem Bewerber die Möglichkeit geben, Stellung zu nehmen und Fragen zu stellen 21

22 Neun Leitlinien für erfolgreiche Bewerber-Auswahl 1. Die Bewerber-Auswahl zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten machen 2. Keine Kompromisse. Nur Personen einstellen, von denen wir überzeugt sind. Hire people better than you 3. Für Bewerber ist die Wahl eines Arbeitsplatzes eine weit reichende Entscheidung. Diese wichtige Entscheidung bei allen Beteiligten sorgfältig vorbereiten 4. Vertrauen aufbauen. Mit hohem Vertrauen bekommen wir mehr und bessere Informationen 5. Beurteilen und Einstellen neuer Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil der Führungsaufgaben. Nur Führungskräfte können die wichtigen Entscheidungen treffen, nicht die Personalabteilung 6. Um die Sicherheit von Bewertung und Entscheidung zu garantieren, ausschliesslich geprüfte Methoden mit hohem Qualitäts-Standard einsetzen 7. Nicht nach Schwächen suchen, die eine Ablehnung rechtfertigen, sondern Bewerbern die Gelegenheit geben, alle Stärken ins rechte Licht zu rücken 8. Bewerber sind an einer zutreffenden Aussage darüber interessiert, wie ihre eigenen Vorstellungen und die des Unternehmens übereinstimmen. Keine Scheu vor klaren Aussagen! 22

23 Wie geht s weiter: Onboarding / Weiterlernen Die neuen Mitarbeiter müssen in das Unternehmen integriert werden. Sie müssen die Kultur verstehen, sich einbringen, Spielregeln, Abläufe und Schnittstellen verstehen, Kontakte aufbauen. Das erfordert nochmal viel Engagement von allen. Und dann folgend noch viele weitere Lernschritte 23

24 Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle Unternehmen wie auch Mitarbeiter deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das Daily Management zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar. 24

25 Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-toolsshop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.b. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar