Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Projektportfolios, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen, - Risikomanagement Operatives Projektmanagement 7. - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - -Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Strategisches Projektcontrolling Übersicht Kapitel 6 6 Die richtigen Projekte auswählen - Strategisches Projektcontrolling 6.1 Strategische Projektplanung 6.2 Nutzwertanalyse 6.3 Projektportfolios 6.4 Risikomanagement Risiko identifizieren Risiko bewerten Risikovorsorge Risikoüberwachung 6.5 Wirtschaftlichkeitsrechnungen Gewinnvergleichsrechnung Rentabilitätsrechnung Amortisationsrechnung Kapitalwertmethode Interne Zinsfußmethode Anwendung in der Praxis 3

4 Strategisches Projektcontrolling 6.5 Verfahren der Wirtschaftlichkeitberechnung Wirtschaftlichkeitsrechnungen Statische Verfahren - Der unterschiedliche zeitliche Anfall der Ein- und Auszahlungen wird nicht berücksichtigt. - Die angenommenen Ein- u. Auszahlungen werden als Summe einer einzelnen Durchschnittsperiode betrachtet. Kostenvergleichsrechnung Gewinnvergleichsrechnung Rentabilitätsrechnung Dynamische Verfahren - Der unterschiedliche zeitliche Anfall der Ein- und Auszahlungen wird berücksichtigt. - Grundlage sind prognostizierte Einund Auszahlungsströme, die durch Abzinsen auf einen bestimmten Bezugszeitpunkt vergleichbar gemacht werden. Kapitalwertmethode Interne Zinsfußmethode Amortisationsrechnung 4

5 Strategisches Projektcontrolling Rentabilitätsrechnung Rentabilitätsrechnung = Berechnung der Verzinsung des eingesetzten Kapitals Rentabilität = Verhältnis des in einem bestimmten Zeitraum erwirtschafteten Gewinns zum eingesetzten Kapital Rentabilität = Gewinn x 100 Kapitaleinsatz 5

6 Strategisches Projektcontrolling Rentabilitätsrechnung Return on Investment (ROI) ROI x Gewinn : Erlös - Variable Kosten Vorräte Umsatzrentabilität Kapitalumschlag Umsatzerlöse Umsatzerlöse : Kapitaleinsatz Deckungsbeitrag - Fixe Kosten Anlagevermögen + Umlaufvermögen + Forderungen + Liquide Mittel 6

7 Strategisches Projektcontrolling Amortisationsrechnung (Pay-off-Rechnung) Die Amortisationsrechnung ermittelt die Zeit der Rückgewinnung des eingesetzten Kapitals. Amortisations- = dauer Kapitaleinsatz Einzahlungsüberschüsse/Jahr 7

8 Strategisches Projektcontrolling Kapitalwertmethode Definition Kapitalwert Der Kapitalwert ist die Summe der abgezinsten Zahlungen (abgezinste Einnahmen abgezinste Auszahlungen) innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Prinzip der Abzinsung Kalkulationszeitpunkt Zeitachse Annahme: Verzinsung von 4 %. 8

9 Strategisches Projektcontrolling Kapitalwertmethode Vorgehen bei der Ermittlung des Kapitalwertes: 1. Kapitalrückfluss = Einzahlungen oder Einsparungen pro Periode feststellen und mit einem festgelegten Zinssatz abzinsen. 2. Kapitalbedarf = Auszahlungen pro Periode ermitteln und abzinsen. 3. Kapitalwert ermitteln= Summe der abgezinsten Kapitalrückflüsse - Summe der abgezinsten Kapitalbedarfe - Anschaffungsauszahlung = Kapitalwert Kapitalwert Formel: n K = Σ (Et At) * 1/(1+i)ᵗ - A0 t=1 At = Auszahlung im Jahre t i = Kalkulationszinssatz (Kalkulationszinsfuss) A0 = Anschaffungsauszahlung im Jahre 0 Et = Einzahlung im Jahre t Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

10 Strategisches Projektcontrolling Interne Zinsfußmethode Interner Zinsfuß: Rechnerische Interpolation: Zwei Versuchszinssätze werden mit den dafür berechneten Kapitalwerten (Formel Kapitalwert) in die Differenzen-Quotientenformel eingesetzt: r = i1 - K01 * i2 - i1 K02 - K01 r = interner Zinfuß i = Versuchszinssatz 1 oder 2 K0 = Kapitalwert 1 oder 2 i = P/100 10

11 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen, - Risikomanagement Operatives Projektmanagement 7. - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - -Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

12 Übersicht Kapitel Ernennung des Projektleiters 7.2 Bildung des Projektteams 7.3 Festlegung der Projektziele und des Projektinhalts 7.4 Erstellung einer groben Projektplanung 7.5 Aufbau der Projektorganisation 7.6 Erstellung des Projektauftrags 7.7 -Workshop und Kick-off-Meeting

13 7 Aufgaben in der phase 1. Ernennung des Projektleiters 2. Bildung des Projektteams 3. Festlegung der Projektziele 4. Erstellung einer groben Projektplanung 5. Aufbau der Projektorganisation 6. Erste Risikoanalyse (bereits behandelt) 7. Erstellen des Projektauftrags 8. Durchführen eines -Workshops und Kick-off-Meetings

14 7.2 Bildung des Projektteams Ablauf der Teamentwicklung nach B. W. Tuckman Formierungsphase Grundlagen Projektmanagement/Projektcontrolling Die Aufgaben werden definiert und Regeln vereinbart. Unsicherheit und Angst bezüglich der neuen Situation prägen das Bild. Das Engagement und der Arbeitseifer sind noch mäßig. Konfliktphase Die Strategie wird erarbeitet und die Aufgaben für die Projektteilnehmer konkretisiert. Die Diskrepanz zwischen Erwartungen und Wirklichkeit wird deutlich.es kommt zu Konflikte zwischen den Teammitgliedern. Regelphase Arbeitsphase Die Kooperation zwischen den einzelnen Teammitgliedern wächst. Die Unzufriedenheit nimmt ab. Der Graben zwischen Erwartungen und Wirklichkeit wird überbrückt. Der Umgang miteinander ist von Vertrauen und gegenseitiger Unterstützung geprägt. Die Mitarbeiter fühlen sich wohl im Team und haben sich vollständig mit dem Projekt identifiziert. Synergien werden in der Gruppe genutzt, so dass die Potentiale der einzelnen Teammitglieder optimal genutzt werden können. Auflösungsphase Unsicherheit über die zukünftige Arbeit, Trauer über das Auseinandergehen des Teams und Motivationsverlust prägen das Bild. Quelle: Schröder, J.-P., Diekow, S., Wie Sie Projekte zum Erfolg führen,berlin 2006

15 7.2 Bildung des Projektteams Aufgabe des Projektleiters ist es im Rahmen eines Teambildungsprozess dafür zu sorgen, dass sich die Teammitglieder mit den Projektaufgaben identifizieren, sie mit den Projektzielen vertraut sind und diese akzeptieren, schwelende Konflikte offen gelegt und diskutiert werden, eine positive Projektkultur entsteht. Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

16 7.3 Festlegen der Projektziele Vorgehen der Zielfestlegung: 1. Stakeholdererwartungen berücksichtigen Wichtigster Stakeholder ist hier der Auftraggeber bzw. Kunde. 2. Priorisierung der Projektziele Die Prioritäten der drei Zielgrößen (Termin, Kosten, Leistung) sind in Abstimmung mit dem Auftraggeber festzulegen, damit eine maximale Zufriedenheit des Auftraggebers/Kunden gewährleistet werden kann. Unterteilung in Muss- und Kannziele empfohlen. 3. Zielformulierung: SMART-Regel beachten 4. Zielhierarchie festlegen Globalziel anhand von Zielgruppierungen in Teilziele unterteilen.

17 7.3 Zielhierarchie Globalziel Zielklasse 1 Zielklasse 2 Zielklasse 3 Detailziel 1/1 Detailziel 2/1 Detailziel 3/1 Detailziel 1/2 Detailziel 2/2 Detailziel 3/2

18 7.3 Beispiel Zielhierarchie Die BSL GmbH (Betriebswirtschaftliche Software Lösungs GmbH) ist ein mittelständisches Unternehmen. Die Firma entwickelt betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware für kleine Unternehmen. Die BSL möchte zur nächsten Messe eine maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen auf den Markt bringen. Globalziel Maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen Zielklassen Detailziele Zeitziel Die Buchhaltungssoftware ist bis zur nächsten Messe in 18 Monaten entwickelt und marktreif. Finanz- und Das genehmigte Budget ist nicht zu überschreiten. Abweichungstoleranz = 5% Kostenziele Ein jährlicher Gewinn (vor Zinsen und Steuern) innerhalb 3 Jahren > ist zu erzielen. Umsatzrentabilität > 14 %. Leistungsziele Ablaufziele - Leistungsumfang der Software: Komplette Buchhaltung inkl. Jahresabschluss, Zahlungsverkehr und Mahnwesen, Auswertungen und Berichtserstellung - Software ist für Personen ohne Buchhaltungsvorkenntnisse selbständig erlernbar und hat einen hohen Anwendungskomfort. Klare Bedienerführung, übersichtliche Menüs und Oberflächen mit hilfreichen Assistenten. - Buchhaltungssoftware ist kompatibel mit den Produkten der BSL - Die Firmenressourcen sind auszuschöpfen. Es gibt keine weiteren Einstellungen. - Eine ausführliche Projektdokumentation ist zu erstellen.

19 7.3 Probleme mit der Zieldefinition? Grundlagen Projektmanagement/Projektcontrolling 19

20 7.4 Erstellung einer groben Projektplanung Folgende Pläne sind in der Startphase zu erstellen: ein erstes Grobgerüst des Projektstrukturplans (wird in der Planungsphase im Detail entwickelt) Eine erste grobe Aufwands- und Kostenschätzung. Einen groben Meilensteinplan. Eine möglichst ausführlichen Ablauf- und Terminplanung für die nächste Projektphase (= Planungsphase).

21 7.5 Interne Projektorganisation/Projektinstanzen Auftraggeber extern/intern Lenkungsausschuss Gesamtprojektleiter Projektcontroller Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Projektteam 1/1 Projektteam 1/2 Projektteam 2/1 Projektteam 2/2

22 7.6 Projektauftrag Definition Projektauftrag: Der Projektauftrag (auch Projektleitervereinbarung) ist die schriftliche Beauftragung des Projektleiter durch den unternehmensinternen Auftraggeber (Unternehmensleitung, Bereichsleitung) ein Projekt abzuwickeln. Zweck des Projektauftrags: Damit wird eine klare Aufgabenstellung und Vorgehensweise der Projektdurchführung vereinbart. Auftraggeber und Projektleiter sollen ein einheitliches Verständnis über den Projektinhalt erhalten. Er gibt Sicherheit für Projektleiter und Auftraggeber. Der Auftraggeber kann im Projektauftrag alle Erwartungen an das Projekt definieren und der Projektleiter weiß damit genau was von Ihm erwartet wird. Andererseits kann der Projektleiter bestimmte Rahmenbedingungen abstecken, die aus seiner Sicht für einen guten Projektverlauf unabdingbar sind. Die Unterzeichnung des Projektauftrags markiert die Projektfreigabe und oftmals den offiziellen Beginn des Projektes.

23 7.6 Beispiel Projektauftrag Projekt-Nr. /Auftrag-Nr. Projektbeschreibung Zielsetzung: Aufgabenstellung: Kritische Erfolgsfaktoren: Rahmenbedingungen: Projektabnahme: Projektbezeichnung Projektbeteiligte Auftraggeber: Lenkungsausschuss: Betroffene Abteilung: Projektleiter: Projektteam: Zugeordnete Spezialisten: Projekttermine Starttermin: geplanter Endtermin: Zwischentermine: Budget: Datum/ Unterschrift Auftraggeber Kontierungen: Datum/ Unterschrift Projektleiter

24 7.7 -Workshop Zweck eines -Workshop Erarbeitung von Sachergebnissen Die wesentlichen Projektbeteiligten erarbeiten die ersten Schritte und Grundlagen für die weiteren Projektphasen. (Projektziele, Projektstrukturplan, Kostenschätzung, usw.) Maßnahme zur Teambildung Der -Workshop bietet die Möglichkeit, zum informellen kennenlernen und schafft persönliche Beziehungen zwischen den einzelnen Teilnehmern, dass Konflikte frühzeitig aufgedeckt werden, das Team für die zukünftige Arbeit zu motivieren und einzuschwören, dass sich ein Wir-Gefühl in der Projektmannschaft entwickelt.

25 7.7 Tagesordnung für einen workshop 1. Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer 2. Vorstellung der Tagesordnung und Vereinbarung von Regeln für die Zusammenarbeit in der Startsitzung und im Projekt. 3. Abfrage der Erwartungen der Teilnehmer an die Startsitzung 4. Informationssammlung 5. Überblick über das vorgegebene Projektmanagement 6. Identifizierung der Stakeholder und Festlegung der groben Projektziele 7. Erstellung eines ersten Projektstrukturplans 8. Erste Kostenschätzung 9. Festlegung der Projektphasen und der wichtigsten Meilensteine 10. Detaillierte Planung für die nächste Projektphase 11. Projektorganisation und Informations- und Kommunikationssystem 12. Projektrisiken 13. Weiteres Vorgehen, insbesondere die nächsten Termine und Aufgaben 14. Feedbackrunde Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

26 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen, - Risikomanagement Operatives Projektmanagement 7. - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - -Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

27 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)