Bewerbungsbedingungen

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1 Vergabeunterlagen für die Öffentliche Ausschreibung Entwicklungsberatung im DPMA (BUL 61/17) Bewerbungsbedingungen

2 Bewerbungsbedingungen Seite 2 1. Übersicht Aufgabenstellung des Deutschen Patent- und Markenamts Aufbau der Vergabeunterlagen Abschnitt Bewerbungsbedingungen Abschnitt Vertragsunterlagen Abschnitt Eigenerklärung und Angebotsschreiben Formulare Rechtliche Grundlagen Hinweispflicht Angebotseinreichung Vordruck für die Angebotserstellung Form und Einreichung Fristen Angebotsfrist Bindefrist Bieter- und Rückfragen Inhalt des Angebots Durchführung und Bewertung des Interviews Bewertung der Angebote Ermittlung des Bewertungspreises Ermittlung der Preispunkte Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Sprache Zu erbringende Leistungen Nebenangebote Auszug aus dem Gewerbezentralregister Zuschlagerteilung Kosten Pflicht zur Verschwiegenheit Umsatzsteuer... 11

3 Bewerbungsbedingungen Seite 3 1. Übersicht Auftraggeber Gegenstand des Vergabeverfahrens Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch den Bundesminister der Justiz und für Verbraucherschutz, dieser vertreten durch die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamtes Aufgaben der Entwicklungsberatung der Beschäftigten des DPMA, insbesondere die Durchführung von Konfliktmoderationen, Mediationen, Teamentwicklungen, Fortbildungen, Superrevisionen Vertragslaufzeit Zuschlagserteilung bis 31. Dezember 2022 Leistungsbeginn ab Zuschlagserteilung Frist für Bieterfragen 7. Dezember 2017 Frist für die Angebotseinreichung Durchführung der Interviews 15. Dezember bis 19. Januar 2018 Bindefrist 15. Februar 2018 Angebotsabgabe Das Angebot ist anhand des Abschnitts Eigenerklärung und Angebotsschreiben zu erstellen. Die dort geforderten Angaben sind vollständig zu erbringen. 2. Aufgabenstellung des Deutschen Patent- und Markenamts Das Deutsche Patent- und Markenamt ist eine obere Bundesbehörde im nachgeordneten Bereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Aufbauorganisation des Deutschen Patent- und Markenamtes in Form eines Organisationsschaubilds sowie der aktuelle Jahresbericht können im Internet unter abgerufen werden. Hauptaufgabe des Deutschen Patent- und Markenamtes ist es, gewerbliche Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster, Marken und Designs) für technische und gewerbliche Innovationen zu erteilen bzw. einzutragen und zu verwalten sowie die Öffentlichkeit über diese Schutzrechte in Kenntnis zu setzen. 3. Aufbau der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Abschnitten:

4 Bewerbungsbedingungen Seite Abschnitt Bewerbungsbedingungen Der Abschnitt Bewerbungsbedingungen beinhaltet allgemeine Informationen zum DPMA, zu den Vergabeunterlagen sowie die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens geltenden Bedingungen. Die Bewerbungsbedingungen sind zum Verbleib beim Bieter bestimmt Abschnitt Vertragsunterlagen Der Abschnitt Vertragsunterlagen enthält den bei Zuschlagserteilung abzuschließenden Vertrag zur Entwicklungsberatung im DPMA. Die Vertragsunterlagen sind zum Verbleib beim Bieter bestimmt Abschnitt Eigenerklärung und Angebotsschreiben Anhand des Abschnitts Eigenerklärung und Angebotsschreiben ist das Angebot zu erstellen. Die Eigenerklärung beinhaltet die vom Bieter auszufüllende Eigenerklärung, die insbesondere Angaben zum Bieter, zu Ausschlussgründen sowie zu Eignungskriterien enthält. Das Angebotsschreiben beinhaltet das vom Bieter auszufüllende Angebotsschreiben, das die Angebotspreise enthält Formulare Die folgenden Formulare sind ggf. im Rahmen des Vergabeverfahrens zu verwenden: 1. Fragenkatalog Dieses Formular ist bei der Stellung von Bieterfragen zu verwenden (vgl. hierzu unten Kapitel 8). 2. Erklärung zur Bietergemeinschaft Sofern es sich beim Bieter um eine Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft handelt, ist dem Angebot dieses Formular beizufügen. 3. Nähere Angaben zur Eignungsprüfung Dieses Formular ist nur dann zwingend mit dem Angebot einzureichen, wenn der Bieter in der Eigenerklärung (vgl. den Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben ) angibt, dass ein Ausschlussgrund vorliegt. Gibt der Bieter dort hingegen an, dass keiner der Ausschlussgründe vorliegt, muss dieses Formular nicht eingereicht werden. Außerdem kann der Bieter mit Hilfe dieses Formulars Angaben zu einem Präqualifizierungsverfahren einreichen. 4. Rechtliche Grundlagen Die vergebende Stelle verfährt bei der Vergabe insbesondere nach der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung UVgO). Auf den Vertragspreis findet die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz Nr. 244), zuletzt geändert durch Artikel 70 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 (BGBl. I S. 1864)

5 Bewerbungsbedingungen Seite 5 Anwendung. Nicht Vertragsbestandteil werden insbesondere Allgemeine Geschäfts-, Lieferund Zahlungsbedingungen des Bieters, auch nicht durch spätere Beifügung, entsprechendem Hinweis oder Ähnlichem nach Vertragsschluss. Eine Einbeziehung solcher Bedingungen führt zum Ausschluss des Angebotes. 5. Hinweispflicht Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder einen Verstoß gegen Vergabevorschriften, hat er das Deutsche Patent- und Markenamt unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen. 6. Angebotseinreichung 6.1. Vordruck für die Angebotserstellung Für das Verfassen des Angebotes ist der Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben zu verwenden. Dieser steht als Word-Dokument zur Verfügung. Die darin vorgegebenen hellgrau unterlegten Felder können durch Füllen erweitert werden. Die Bieter sind verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu machen. Die Eintragung kann nicht durch Beifügung von Unternehmensprospekten oder Ähnlichem ersetzt werden. Das DPMA ist nicht verpflichtet, sich die geforderten Angaben aus Unternehmensprospekten, Bilanzunterlagen oder Ähnlichem zusammenzusuchen Form und Einreichung Das Angebot ist schriftlich in 1-facher Ausfertigung einzureichen. Dabei ist grundsätzlich die Postanschrift zu nutzen ist. Die Einreichung des Angebotes bei der Dokumentenannahme des DPMA (Öffnungszeiten: werktags Montag bis Donnerstag 7:30 Uhr bis 15:00 Uhr, Freitag 7:30 Uhr bis 14:00 Uhr), der Einwurf in den (Nacht-)Briefkasten sowie die Einreichung als Paketsendung sind ausschließlich bei der Hausanschrift möglich. Eine Abgabe in anderen Dienstgebäuden ist nicht zulässig. Postanschrift: Hausanschrift: Deutsches Patent- und Markenamt, Vergabestelle, München Deutsches Patent- und Markenamt, Vergabestelle, Zweibrückenstraße 12, München Das Angebot ist in einem äußerlich mit folgendem Hinweis deutlich gekennzeichneten und verschlossenen Umschlag einzureichen:

6 Bewerbungsbedingungen Seite 6 Nicht öffnen! Angebot Entwicklungsberatung im DPMA BUL 61/17 Angebotsfrist: 15. Dezember 2017, 24:00 Uhr Dieser gekennzeichnete und verschlossene Umschlag kann sich seinerseits in einem weiteren neutralen Umschlag befinden. Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebots sind in gleicher Weise wie das Angebot zu behandeln und einzureichen. 7. Fristen 7.1. Angebotsfrist Die Angebotsfrist endet am 15. Dezember 2017 um 24:00 Uhr Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Es können nur Angebote zugelassen werden, die frist- und ordnungsgemäß eingehen. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich nicht vom Bieter zu vertreten ist, können berücksichtigt werden. Bis zum Ablauf dieser Frist kann das Angebot berichtigt oder geändert werden. Ebenso ist bis zu dieser Frist die Zurückziehung des Angebots möglich Bindefrist Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Die Bindefrist endet am 15. Februar 2018 um 24:00 Uhr Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden.

7 Bewerbungsbedingungen Seite 7 8. Bieter- und Rückfragen Rückfragen zum Vergabeverfahren und fachliche Bieterfragen sind zulässig, sofern bis zum 7. Dezember 2017 um 24:00 Uhr eingehen. Für Fragen ist das Formular Bieterfragen zu verwenden, die diesen Vergabeunterlagen beigefügt sind. Die Fragen sind an folgende -Adresse zu adressieren: Vergabestelle@dpma.de Als Betreff ist Bieterfrage zu BUL 61/17 anzugeben. Über rechtzeitig eingehende Bieterfragen und deren Beantwortung informiert das DPMA unverzüglich an der Stelle, an der auch die Vergabeunterlagen veröffentlicht sind. Die Bieter sind verpflichtet, selbstständig bis zum Ende der Angebotsfrist mögliche Informationen abzurufen. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebots zu beachten. Bieterfragen und entsprechende Antworten werden zum Bestandteil der Vergabeunterlagen. Das Deutsche Patent- und Markenamt behält sich vor, Bieterfragen sachgerecht umzuformulieren. Die Bieter sollen darauf achten, im Rahmen ihrer Fragen keine Informationen zu übermitteln, die nicht zur Weitergabe an Dritte geeignet sind. Sollten solche Informationen in der Bieterfrage enthalten sein, so muss der jeweilige Bieter ausdrücklich darauf hinweisen. Das DPMA ist nicht zu einer selbständigen Prüfung verpflichtet. Darüber hinaus werden keine telefonischen oder schriftlichen Auskünfte über den Stand des Vergabeverfahrens erteilt. Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber oder seinen Mitarbeitern betreffend das Vergabeverfahren ist zu unterlassen. 9. Inhalt des Angebots Das Angebot muss vollständig sein. Es muss alle geforderten Angaben enthalten. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Der Angebotsvordruck sowie die weiteren Erklärungen sind mit Namen (Firma) des Bieters sowie mit Datum und handschriftlicher Unterschrift zu versehen. Nicht unterschriebene Angebotsvordrucke und Erklärungen gelten als nicht abgegeben. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein, dürfen also nicht korrigierbar oder ohne Spuren zu entfernen sein. Die Vertragsunterlagen müssen nicht mit Angebotsabgabe abgegeben werden. Hinweise oder Erläuterungen sind in möglichst knapper Form abzufassen. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, nach seinem Ermessen Gelegenheit zur Nachreichung fehlender Erklärungen und Nachweise zu geben; ein Anspruch auf Einräumung einer solchen Gelegenheit besteht nicht. Kommt ein Bieter einer solchen Gelegenheit zur Nachreichung nicht oder nicht innerhalb der vom Auftraggeber angegebenen Frist nach, wird sein Angebot nicht berücksichtigt. Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. Ein diesbezüglicher Verweis in den Angebotsunterlagen führt zum Ausschluss des Bieters.

8 Bewerbungsbedingungen Seite 8 Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot als Anlage beigefügt werden. Entwürfe und Ausarbeitungen gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über. 10. Durchführung und Bewertung des Interviews Zur Ermittlung der Leistungspunktzahl werden die entsprechenden Bieter zu einem Interview eingeladen. Diese haben eine Dauer von 60 bis 90 Minuten. Sie finden in einem Dienstgebäude des DPMA in München an einem Werktag zu regulären Bürozeiten im Zeitraum vom 11. Dezember 2017 bis 19. Dezember 2017 statt. Die Teilnahme am Interview ist zwingende Voraussetzung für die Beteiligung am Vergabeverfahren. An den Interviews müssen diejenigen Personen teilnehmen, die im Rahmen der Vertragserfüllung tatsächlich tätig werden sollen (vgl. hierzu 6 Abs. 1 des Vertrags). Das Interview erfolgt anhand eines standardisierten Interviewleitfadens und enthält Fragen unter anderem zu Fachkompetenz, Kundenorientierung sowie zur Zusammenarbeit mit internen Akteuren. Des Weiteren werden anhand verschiedener Fallbeispiele die Eignung der/s Bewerberin/s hinsichtlich ihrer/seiner Fähigkeiten und Kompetenzen, wie z. B. Empathie, Kommunikationsvermögen oder vernetztes Denken, überprüft. Das Interview besteht aus neun Fragen und wird mit Hilfe eines standardisierten Auswertungsbogens bewertet. Hierbei können in Bezug auf die folgenden Kriterien jeweils 0 bis 4 Leistungspunkte erreicht werden: 1. Fachliche Kompetenz 2. Empathie 3. Kommunikationsvermögen 4. Bereitschaft zur Zusammenarbeit 5. Vernetztes Denken 6. Kundenorientierung 7. Ressourcenorientierung Insgesamt können somit pro Angebot maximal 28 Leistungspunkte erreicht werden. 11. Bewertung der Angebote Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das nicht im Rahmen der formellen Prüfung (Prüfung auf Vollständigkeit sowie auf rechnerische und fachliche Richtigkeit), der Prüfung der Ausschlussgründe und der Eignungsprüfung sowie der Preisprüfung (Prüfung, ob Angebotspreise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen) ausgeschlossen wurde. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste der nicht ausgeschlossenen Angebote erteilt. Zuschlagskriterien sind hierbei zum einen der aus den Angebotspreisen ermittelte Bewertungspreis (vgl. Kapitel 11.1), zum anderen die beim Interview erreichte Leistungspunktzahl (vgl. Kapitel 10).

9 Bewerbungsbedingungen Seite Ermittlung des Bewertungspreises Der Bewertungspreis ermittelt sich aus den vom Bieter im Angebotsschreiben (vgl. den Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben) angegebenen Preisen wie folgt: P_B = 5 x (15 x P_T x P_S x P_T x P_S x P_T x P_S x P_S) Dabei gelten folgende Parameter P_B Bewertungspreis P_T1 Tagessatz gemäß 9 Abs. 2 des Vertrages P_S1 Stundensatz gemäß 9 Abs. 2 des Vertrages P_T2 Tagessatz gemäß 9 Abs. 3 des Vertrages P_S2 Stundensatz gemäß 9 Abs. 3 des Vertrages P_T3 Tagessatz gemäß 9 Abs. 4 des Vertrages P_S3 Stundensatz gemäß 9 Abs. 4 des Vertrages P_S4 Stundensatz gemäß 9 Abs. 5 des Vertrages Der Berechnung des Bewertungspreises liegt in Bezug auf die dargestellten Multiplikatoren eine Schätzung in Bezug auf die Anzahl der anfallenden Maßnahmen zu Grunde. Diese Schätzung dient alleine der Angebotsbewertung und entfaltet keine verbindliche Wirkung im Vertrag, auch nicht als Mindestwert Ermittlung der Preispunkte Anhand des Bewertungspreises des jeweiligen Angebots werden für das jeweilige Angebot Preispunkte berechnet, und zwar nach folgender Formel: Preispunktzahl = 12 x ( 2 Bewertungspreis Bestpreis ) Als Bestpreis im Sinne dieser Formel wird dabei der Bewertungspreis desjenigen Angebots angesehen, das zuschlagsfähig ist und den geringsten Bewertungspreis aufweist. Ein Angebot kann maximal 12 Preispunkte erhalten Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden für das jeweilige Angebot die Preispunkte sowie die Leistungspunkte addiert. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl ist das wirtschaftlichste Angebot.

10 Bewerbungsbedingungen Seite Sprache Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit dem Deutschen Patent- und Markenamt und das Interview sind in deutscher Sprache zu führen. Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bieter eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes in deutscher Sprache oder beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen. 13. Zu erbringende Leistungen Die zu erbringenden Leistungen sind in den Vertragsunterlagen dargestellt. Im Falle der Zuschlagserteilung sind vom Auftragnehmer alle dort dargestellten Leistungen zu erbringen. 14. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 15. Auszug aus dem Gewerbezentralregister Ab einem Auftragswert von Euro wird das Deutsche Patent- und Markenamt beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (gemäß 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO) anfordern und bei der Eignung entsprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt. Der Bieter hat hierfür die erforderlichen Informationen in der Eigenerklärung anzugeben. 16. Zuschlagerteilung Sofern das Deutsche Patent- und Markenamt innerhalb der Bindefrist einen Zuschlag erteilt, kommt damit mit dem entsprechenden Bieter der in den Vertragsunterlagen dargestellte Vertrag zu Stande. Zur Bestätigung dieses Vertragsschlusses fertigt das Deutsche Patent- und Markenamt jeweils zwei Abschriften des um die entsprechenden Anlagen ergänzten Vertrages und sendet diese dem Auftragnehmer zu. Dieser verpflichtet sich mit der Angebotsabgabe, jeweils eine unterzeichnete Abschrift innerhalb von zehn Tagen an das Deutsche Patent- und Markenamt zurück zu senden. 17. Kosten Für das Bearbeiten und Einreichen des Angebots sowie für die Teilnahme am Interview wird keine Entschädigung gewährt. Die Angebote inklusive der Anlagen verbleiben auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens dauerhaft beim Deutschen Patent- und Markenamt und gehen in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland über.

11 Bewerbungsbedingungen Seite Pflicht zur Verschwiegenheit Die Vergabeunterlagen dürfen ausschließlich zur Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des eventuell folgenden Auftrags verwendet werden. Jede Benutzung für andere Zwecke ist untersagt. Der Bieter hat auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebots beschäftigten eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie diejenigen von Unterauftragnehmern zu verpflichten. 19. Umsatzsteuer Bieter haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten. Hierzu ist u. a. die aktuelle Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer im Angebotsschreiben anzugeben. Die Umsatzsteuer-Id.-Nr. des Deutschen Patent- und Markenamtes lautet: DE