Oracle erweiterte Beschaffung

Transkript

1 Oracle erweiterte Beschaffung von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung Armin Cibulski Oracle e-business Solutions

2 Beschaffung im Überblick Verträge & Lieferanten Lieferantenleistung Vertragsauslauf & Erneuerung Bezugsquelle Einkauf Abrechnung Lieferantenauswahl Verhandlungen Bedarfsanforderung Genehmigung & Bestellung Wareneingang Zahlung

3 geschäftliche Herausforderungen organisatorische Herausforderungen unzureichende Einflußmöglichkeiten nicht integrierte Prozeße Mitarbeiter durch Routinetätigkeiten ausgelastet steigender Druck bei Einsparungszielen gleiche oder größere jährliche Einsparungen Resourcenzwänge spare mehr mit weniger Inflation, Währungsschwankungen Einkaufs- Organisation Vorgaben erfüllen schlechte Sichtbarkeit Vertragsausnutzung gesetzliche Anforderungen Wettbewerbsdruck Outsourcing schnellere Produkteinführungen globaler Wettbewerb

4 Warum sind Kosteneinsparungen schwer zu erreichen? Routineaufgaben behindern strategische Aktivitäten strategisch hoch Ausgaben Analyse Bedarfs- Optimierung Vertrags- Verhandlung Wert mittel Projekt- basierter Einkauf Überwachungs- Möglichkeiten Interne Benchmarks gering beantworten von Lieferantenfragen Hilfe Bedarfsträger Katalog Verwaltung erzeugen manueller Bestellungen

5 Beschaffungs-Transformation hoch Strategischer Wert niedrig Taktischer Einkauf manuelle Bestellungen Beantwortung von Lieferantenanfragen Hilfe für f r Bedarfsanforderer Katalogverwaltung Beschaffungskosten Beschaffungsautomatisierung Beschaffungsrichtlinien Vertragsverhandlung Ausgabenverwaltung Strategischer Einkauf Schaffung von Mehrwert kollaborative Beschaffung Bedarfsoptimierung alle Warengruppen, alle Prozesse niedrig Vollständigkeit hoch

6 Kundenaussagen reduzierte Artikelkosten um 20% bezogen Artikel bei Kostenreduktion um 20% Erhöhung der Rabattstaffel um 5% Reduktion der Beschaffungszykluszeiten um 75% Reduktion der Bestellbarbeitungszeit um 86% Reduktion der Bestellbarbeitungszeit um 89% Einsparungen von über $11M im Einkauf Einsparungen von $1.1M jährlich Thompson Travel Group Einsparungen von über 25% bei indirekten Gütern Implementierung Internet Procurement in nur 60 Tagen

7 weitere Kunden Thompson Travel Group

8 Grundlage: einheitliche Informations-Architektur Contracts Projects Develop Market Sell einheitliche Datenquelle als Datengrundlage Anwendungsdesign der Lösungen ist bereits für Kooperation ausgelegt HR Finance Maintain Service Kunden, Lieferanten, Produkte, Fulfill Order Plan Einkauf Make Integrationsdienste basieren auf offenen Standards modularer Einsatz basierend auf Geschäftsprozessen Implementierung in einer globalen Instanz

9 Oracle erweiterte Beschaffung Integrierte Suite für schlanke Geschäftsprozesse Bedarfs- Bündelung Indirekte Güter Ausgabenreduzierung bei Gütern und Dienstleistungen Ausgaben Analyse Online Bezugsquellen Warengruppen Verwaltung Lieferanten- Zusammenarbeit Aufträge Dienste schlanke Beschaffungsprozesse Genehmigung Warenkorb- Lösung automatisierte Zahlung Lieferanten Portal Logistik Konstruktions- Güter Budget-basierte Beschaffung Lieferanten Netzwerk Verbuchung Direkte Materialien Vertrags- Verwaltung Einhaltung von Vorgaben Lieferanten Leistung Profil Verwaltung

10 vordefinierte Ausgaben-Analyse Einsparungspotentiale sofort erkennen? werden Volumenrabatte beim Lieferanten ausgenutzt?? wie ist der Status der Vertragsausnutzung?? welche Abteilungen haben die größten Beschaffungsausgaben? Warengruppe L I E F E R A N T Warengruppe ORGANISATION Lieferant Ausgaben-Analyse nach - Artikel / Warengruppe - Lieferant - Organisation - Einkäufer - Lage - Zeit - Vertrag überwachen von Preistrends & Warengruppen bestimme Vertragsnutzung Organisation Ad Hoc

11 Online Verhandlung & Zusammenarbeit effizienter Bezugsquellen finden RFI / Survey RFQ Online Auktion Online Verhandlungen Online Experten Zusammenarbeit Zuschlagsoptimierung (11i.10+) Vertragserstellung Globale Verträge unterzeichnete Verträge Templates, Standard Bedingungen (T&C) Advanced pricing 1-click Neuverhandlung bei Verträgen Automatische Implementierung Bestellungen Rahmen- Verträge Bezugs- Regeln automatische Einhaltung von Preisen & Bedingungen Auswahl bevorzugter Lieferanten Nutzen von Einsparpotentialen & Nutzen des offenen Wettbewerbs

12 Online Verhandlung & Zusammenarbeit effizienter Bezugsquellen finden Online Gebotsanalyse und Bewertung Zuschlagsregeln Formular-basierte Vertragserstellung kürzere Zykluszeiten und bessere Zuschlagserteilung

13 strukturierte Lieferanten Kommunikation Einkäufer Lieferanten Qualifikationen Forecast & Pläne Lieferanten v.1 v.2 Bestellungen Änderungsaufträge Lieferbenachrichtigungen Rechnungen & Zahlungen Stundenabrechnungen

14 Einhaltung von Vertragsbedingungen Erzwinge Einhaltung verhandelter Preise und Bedingungen Sourcing Contracts iprocurement Purchasing verhandle Preise und Bedingungen erstelle Vertragswerk bestimme Vertragsinhalte Direkte self-service Bestellungen an bevorzugte Lieferanten zu verhandelten Bedingungen Einkaufstransaktionen zu verhandelten Bedingungen automatische Umsetzung verhandelter Preise und Bedingungen in jeder Transaktion

15 Einhaltung von Vertragsbedingungen Erzwinge Einhaltung verhandelter Preise und Bedingungen Statusübersicht der Vertragsbedingungen Beispiel für f r Vertragsbedingungen - monatlicher Fortschrittsbericht über Meilensteine - Prototyperstellung innerhalb von 3 Monaten ab Vertragsunterzeichnung - Durchführung hrung eines Referenzbesuchs - Erfüllungsbest llungsbestätigung tigung von Industriestandards Statusübersicht der Vertragsinhalte Erfüllungsüberwachung während und nach der Verhandlung Überwachung der Lieferanten und der internen Vertragsanwendung

16 vollständige Automatisierung des Prozesses Anforderung-bis-Bezahlung mehr Raum für strategische Aktivitäten Identifizierung & Qual. von Lieferanten erzeuge & genehmige Anforderung elektron. Rechnung Sourcing Strategie Gebots Auswertung erzeuge Bestellung Zahlung an Lieferanten (EFT) operativer Einkauf verhandle Rahmenvertrag wähle Lieferanten sende Bestellung elektr. an Lieferanten Wareneingang und Inspektion Leistungs- Analyse Vertrags- anpassung neue Strukturen bei strategischen Aktivitäten & automatische Ausführung von Routinetransaktionen

17 verschiedene Beschaffungsmodelle wähle geeignetes Modell nach Warengruppe Bedarf Bez.Quelle Kauf Zahlung Bedarf Bez.Quelle Kauf Zahlung GE 1 GE 2 GE 3 GE 1 Shared Service GE 2 dezentral zentrales Sourcing, lokale Ausführung Bedarf Bez.Quelle Kauf Zahlung Bedarf Bez.Quelle Kauf Zahlung GE 1 Shared Service automatische finanzielle Auflösung GE 1 Shared Service automatische finanzielle Auflösung GE 2 vollständige Shared Services GE 2 Transfer an lokale Geschäftseinheit

18 Beispiel: Mitarbeiter-initiierte Änderungen Self-service Autragsverfolgung Self-service Auftragsänderung mit Genehmigung Self-service Wareneingang steuert Rechnung Änderung von Menge, Datum, Preis Genehmigung der Änderung Einkäufer sichtet und aktualisiert Bestellung automatische Benachrichtigung des Lieferanten

19 strukturierte Lieferanten Kommunikation Einkäufer Lieferantenportal: Online Self-Service Lieferanten XML EDI

20 strukturierte Lieferanten-Kommunikation Lieferanten Portal Dokumenten Suche Benachrichtigung aktuelle Aufträge keine Schulung globale abgesicherte Sicht einfache und erweiterte Suche aktuelle Lieferungen Zugriff auf gesamten Geschäftsprozess Anhänge Excel Import und Export

21 Auswertungen ändern des Ausgabe-Verhaltens Artikel ohne Rahmenvertrag Verträge nicht optimal genutzt

22 Budget-basierte Beschaffung Budget-Einhaltung wird sichergestellt Aktualisierung mit Daten zu Ausgaben Projekt Bedarf Projekt Budget oder Förderung Mittel verfügbar? Ja Dokument erzeugen Zahlung - Rechnung, Stundenabrechnung Nein geänderte Anforderung automatischer Aktualisierung der Projektbudgets durch Abgleich der Daten um Mittelverfügbarkeit sicherzustellen Nahtloser Datenfluß von Projects zu Procurement zu Kreditoren

23 Budget-basierte Projektbeschaffung Budget-Einhaltung wird sichergestellt Oracle unterstützt verschiedene finanzielle Kontrollmethoden Projekt Budgets Belastungen Fördergelder *erfordert Oracle Financials

24 erweiterte Beschaffungslösung Contracts Develop Market Projects HR Finance Maintain Service Kunden, Lieferanten, Produkte, Fulfill Make Sell Order Plan Einkauf Sourcing Procurement Contracts iprocurement Services Procurement Purchasing isupplier Portal Oracle Supplier Network Daily Business Intelligence

25 Entwicklung der Oracle Beschaffungslösung Grundfunktionen unternehmensweite Bedarfs- Anforderungen (Lieferant oder internes Lager) Integrierte Anlageverwaltung und Produktionsplanung Self-service Lieferantenanfragen und Transaktionen flexibler Rechnungsabgleich automatische Rechnungen und Debit Memos Projekt- und budgetbasierter Einkauf Vielfach Attribut- Punktsystem für Auktionen und Angebotsanfragen Offene Plattform für Bedarfe, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen integrierte Ausgaben- und Lieferantenauswertungen Workflow-getriebene Automatisierung Neu in 11i.9 globale Verträge Lieferanten-verwaltete Lager und Konsignationslager Änderungsauftrag für Bedarfsanforderer und Lieferanten Lieferantenregistrierung und -Profileverwaltung kollaboratives sourcing Patent-angemeldeter transparenter Punch-out Neuverhandlung von Rahmenverträgen mit einem Klick erweiterte XML Unterstützung inklusive cxml für leichte Ariba Migrationen zeitlich abgestufte Preise für direkte Materialien Neu in 11i.10 Services procurement Zeitarbeit und Dienstleistungen, Verhandlung bis Bezahlung Procurement contracts globale Standards zu Vertragsbedingungen, Verhandlungen, Dokumenten & -Änderungsverwaltung, Vertragserfüllung Formel-basierte Preise und Stufenrabatte (Advanced Pricing) Retroaktive Preisänderungen inkl. Rechnungsanpasssungen Verhandlungen mit subjektiven Bewertungenund was-wenn Analysen, Empfehlungen für automatischen Zuschlag Shared Services Procurement Bedarfsanforderung mit SmartForms Verfolgung der Bedarfsanforderungen über gesamten Lebenszyklus Lieferantenverwaltete Bankdaten

26 unterstützt globale Unternehmen denke global, handle lokal 30 Sprachen viele Währungen Kunden in über 100 Ländern alle Sprachen können in der gleichen Unicode Umgebung installiert werden Unterstützung gesetzlicher und lokaler Anforderungen

27 Modulare Architektur Implementíerung basiert auf Geschäftsanforderungen Zeit Implementierung nach Geschäftsprozessen Starte mit einem Flow und erreiche initialen Erfolg füge weitere Prozesse zu unterstütze geänderte Geschäftsanforderungen Prozesse werden nahtlos integriert ersetze inhomogene Systeme vermeide Datensynchronisation verringere Zeit und Kosten der Implementierung

28 Senken der Total Cost of Ownership (TCO) Betrieb auf Single Global Instance E-Business On Demand Rollen: Anforderungen: Sie verwalten: Oracle verwaltet: Konsolidierung der Datenzentren und Datenbanken App Admin DB/AS Admin Sys Admin HW Admin Verfügbarkeit Sicherheit Performanz Änderungen Probleme 50% Kostensenkung 50% bessere Dienste Kernkompetenz vorhersehbare Kosten geringe Linux Hardwarekosten standardisierte offene Integrationsplattform 3x schneller, 5x günstiger leicht in Mengen zu automatisieren hochverfügbar Oracle s Linux-Erfahrungen Produktions-Mittelschicht Produktions-DB Demo-Umgebungen Entwicklung Outsourcing-Kunden 100% Linux RAC Cluster (Unix) 100% Linux 100% Linux 70% Linux Customers, Suppliers, Products, Infrastruktur für Geschäftsereignisse Industrie Standard-Protokolle zentralisierte Integrationsplattform vereinfachte B2B Integration, Applikationsschnittstellen, und Prozess Verwaltung

29 zusammenfassend...

30 Überdenkung der Routineprozesse strategisch Vertrags- verhandlung Bedarfs- Optimierung hoch Ausgaben Analyse Wert mittel Interne Benchmarks Überwachungs- möglichkeiten Projekt- basierter Einkauf gering beantworten von Lieferantenanfragen Hilfe Bedarfsträger Katalog Verwaltung erzeugen manueller Bestellungen Mitarbeiter-Auslastung

31 Überdenkung der Routineprozesse automatisiere Routineaufgaben, Fokus auf höherwertige Aktivitäten strategisch Oracle erweiterte Beschaffung Vertrags- verhandlung Bedarfs- Optimierung hoch Ausgaben Analyse Wert mittel Interne Benchmarks Überwachungs- möglichkeiten Projekt- basierter Einkauf gering beantworten von Lieferantenanfragen Hilfe Bedarfsträger Katalog Verwaltung erzeugen manueller Bestellungen Mitarbeiter-Auslastung

32 Oracle erweiterte Beschaffung Kostenreduzierung bei Gütern G und Dienstleistungen schlanke Beschaffungsprozesse erzwinge Einhaltung der Vorgaben

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