Februar 2013 kurze Version

Transkript

1 Bid Referat 22: Landservice, Regionale Vermarktung Autorin Tel ??? Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 1 von 12

2 IMPRESSUM Herausgeber: Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Fachbereich: Landservice, Regionalvermarktung Nevinghoff Münster Tel.: Februar 2013 kurze Version Gefördert durch das Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 2 von 12

3 1 LAGE DES BÜROS UND RAUMFUNKTIONEN Liegt das Büro günstig? Wie wird der Raum genutzt? Lage des Büros und weiterer Büroarbeitsplätze im Unternehmen: im Wohnhaus im Betriebsgebäude Büro bedarfsgerecht gut erreichbar ungünstige Lage Zweitbüro vorhanden weitere Arbeitsplätze für Bürotätigkeiten vorhanden (z. B. Telefonstation im Flur, großer Tisch im Wohnzimmer ) Büro-Raumfunktionen (Ist-Situation) Arbeitsraum für Büroarbeiten Ablageraum für aktuelle Unterlagen Besprechungsraum (Besucher) Mitarbeiterbesprechungen Archiv. Weitere Nutzungen Spielzimmer Stauraum Wohnraum. Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 3 von 12

4 2 GRUNDRISS, BEWEGUNGSFLÄCHEN, LICHT Grundriss, Verkehrs- und Bewegungsflächen: Der Raum ist ausreichend groß und bietet genügend Platz für alle, die im Büro arbeiten Größe in qm² Der Raumzuschnitt ist gut Alle Fenster und Türen sind gut zu öffnen und sind nicht zugestellt Verkehrwege mind. 80 cm Freier Zugang zu allen Möbeln Freier Zugang zum Arbeitsplatz Freie Bewegungsfläche am Arbeitsplatz (hinter dem Arb.pl. mind.100 cm; mind. 1,5 m²) Keine Stolperfallen, Hindernisse (Kabel ) Licht und Beleuchtung: Heller Raum durch ausreichend Fenster und natürliches Licht Beleuchtung des Raumes ist ausreichend Arbeitsplatz gut beleuchtet Blendschutz am Fenster vorhanden Wandfarben hell und freundlich Fußboden gut zu reinigen, trittfreudig Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 4 von 12

5 3 MÖBEL UND BILDSCHIRMARBEITSPLATZ Möbel Schreibtischgröße ist ausreichend Mindestmaß 80 x 180 m Arbeitsfläche ist frei zum Arbeiten Rollcontainer ist vorhanden und günstig zu erreichen Schreibtischstuhl ergonomisch Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz und Beinfreiheit sind gewährleistet Schränke und Regale sind funktionsgerecht (Akten stehen sicher, Schränke sind gut zu öffnen) Ablagemöglichkeit für Akteneinsicht günstig (Auszugsboden, Schreibtisch in der Nähe, anderer Tisch) Besprechungsplatz ist den Anforderungen entsprechend eingerichtet Tresor ist vorhanden und bietet ausreichend Platz Bildschirmarbeitsplatz Sitzposition ergonomisch Bildschirmabstand ca. 50 cm Bildschirmposition ohne Blendung Keine Stolperfallen o. Hindernisse Bildschirm flimmerfrei Handballenauflage und Gel-Mouse-Pad Tastatur entsprechend Anforderung Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 5 von 12

6 4 TECHNISCHE AUSSTATTUNG, SOFTWARE Welche Geräte u. Software werden genutzt und tragen zur Effizienz bei? Vorhanden? Telefonanlage den Anforderungen des Unternehmens entsprechend Anrufbeantworter mit kundenfreundlicher Ansage PC-Arbeitsplatz (siehe 6) vorhanden CD-Brenner Internetanschluss den Anforderungen des Unternehmens entsprechend Drucker Scanner Faxgerät Kopierer (Flachbettkopierer) Multifunktionsgeräte Smartphone, PDA u. ä. -Adresse Signatur Outlook o. a. Sonstige Software Reparaturen, Wartung und Updates erfolgen problemlos? Datensicherung erfolgt regelmäßig Datensicherheit (Firewall, Virenschutz, Spamfilter) ist gewährleistet Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 6 von 12

7 5 ARBEITSPLATZORGANISATION - SCHREIBTISCH Arbeitsmittel und Greifzonen Sichthüllen in verschiedenen Farben Stapelboxen / Briefkörbe Papierkorb Stifte, Textmarker Weitere Arbeitsmittel den Anforderungen im Büro entsprechend Auf dem Schreibtisch sind nur Arbeitsgeräte, die täglich gebraucht werden Im Schreibtisch sind nur Arbeitsgeräte und Unterlagen mit täglichem oder wöchentlichem Zugriff In der Nähe des Schreibtisches sind die Unterlagen, die häufig gebraucht werden Greifzonen werden auch in Schränken und Regalen berücksichtigt Beschriftung aller Boxen und Akten eindeutig und klar Adressverzeichnis mit allen betrieblichen Kontakten zentral vorhanden Notfallhandbuch, Betriebshandbuch Alles hat seinen Platz Definierter Posteingang Definierter Postausgang Mitarbeiterfächer Aktenplan Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 7 von 12

8 6 INFORMATIONSBEARBEITUNG Arbeitsprozesse überprüfen Wie werden Informationen, die im Büro ankommen, weiter bearbeitet? Wo gibt es Schwachstellen, die Zeit kosten oder Stress verursachen? Wie ist der Weg der Post vom Eingang bis zur Ablage? Wann und wie werden s bearbeitet? Wie werden eingehende Telefonanrufe bearbeitet? Gibt es Vordrucke für Gesprächsnotizen? Wie erfolgt die Dokumentation zur Einhaltung des landwirtschaftlichen Fachrechts u. a. und welche Schnittstellen zwischen Büro und Außenbereich müssen gemanagt werden? Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 8 von 12

9 7 WIEDERVORLAGE Aufbewahrung und Terminerinnerung Ort, an dem die Unterlagen bis zur Wiedervorlage und Bearbeitung aufbewahrt werden: Stapel zu erledigen direkt auf dem Schreibtisch Stapelboxen / Briefkörbe Ziel-Ablage (Aktenordner etc.) Pultordner Terminstation Definierter Ort für Wiedervorlagen Es erfolgt Trennung von Unterlagen, die noch zu bearbeiten sind und denen, die nur noch abgeheftet werden müssen oder bei Zeiten gelesen werden sollen. Terminerinnerung erfolgt durch: Terminkalender, Organizer Outlook Handy, Smartphone Regelmäßige Bearbeitung der Wiedervorlage Register 1-31 Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 9 von 12

10 8 Ablage Ablagearten und Beschriftung Ablagearten: Liegende Ablage (Stapel) Stehordner (breit und schmal) Stehsammler (für Kataloge) Stehmappen in Boxen (Mappei oder Classei-System Hängeregistratur Beschriftung: Beschriftung eindeutig Farben werden genutzt Register, Deckblätter, Trennblätter werden in allen Ordnern eingesetzt und genutzt Ablage ist klar geregelt und Zuordnung wird eingehalten Geordnete Archivablage Schnittstellen zu anderen vorgegebenen Registern: QS CC QM KKL Global GAP Öko-Kontrollen Weitere Alle Unterlagen sind innerhalb von 30 Sekunden auffindbar Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 10 von 12

11 9 TERMINE UND AUFGABENPLANUNG Terminkalender Buchkalender Spiral-Tischkalender Outlook Jahresplaner Magnetwand Wandkalender Projektplaner Pinnwand Jahreswerbeplan Fristenkalender zur Einhaltung des landwirtschaftlichen Fachrechts To-Do-Listen Terminplanung - Planungszeiträume Jahresplanung Monatsplanung Wochenplanung Tagesplanung Schriftliche Arbeitsplanung Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 11 von 12

12 10 WEITERE INFORMATIONEN Weitere Informationen zum Agrarbüromanagement finden Sie auf unserer Website Fachinformationen rund um das Agrarbüro (Büroorganisation, Dokumentation, Personalverwaltung, Termin- und Zeitmanagement u. a.) Aktuelle Nachrichten und Termininformationen Formularcenter mit Downloads und Links Beratungsangebote Seminare und Veranstaltungen WiN Weiterbildung im Netzwerk Agrarbüro-Newsletter mit praktischen Tipps für Ihr Büro! Wenn Sie Fragen zum Basis-Check haben oder eine betriebsindividuelle Beratung, incl. Basischeck mit ergänzenden Fachinformationen zu den einzelnen Punkten u. a., wünschen, rufen Sie uns einfach an oder senden uns eine . Wir helfen Ihnen gerne weiter: Ingrid Böhl Borkener Straße Coesfeld Telefon Fax Heidrun Gerwin-Wegener Platanenallee Unna Telefon Fax Maria Schäkel Rütger-von-Scheven-Str Düren Telefon Fax Monika Vinnemann Hembergener Straße Saerbeck Telefon Fax Fachbereich 52: Landservice, Regionalvermarktung Büroorganisation_Basischeck_2013-kurz Seite 12 von 12