Herzlich Willkommen im HRS Tagungs- und Gruppenportal Tagung-Online Gruppe-Online

Transkript

1 Herzlich Willkommen im HRS Tagungs- und Gruppenportal Tagung-Online Gruppe-Online

2 Inhalt Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich? Anmeldung und Profilverwaltung Suchfunktionen Hotelliste und Hoteldetails Vergleichen von Hotels Online-Anfrage von Tagungen Veranstaltungsübersicht Angebot und Angebotsvergleich Buchung, Änderung und Stornierung Gruppe-Online Seite 2

3 Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich? Tagung-Online das Tagungsportal mit folgenden Funktionalitäten: Anfragetool für Tagungen/Gruppen mit Express- und erweiterter Suchfunktion Die Vorteile auf einen Blick: schnelle und effiziente Suche Abfrage bis zu vier Hotels Standardisierte Angebote Speichern von Suchprofilen online Kontakt zu den Hotels Seite 3

4 Anmeldung Sie sind bereits bei Tagung-Online registriert? Dann melden Sie sich bitte hier mit Benutzernamen und Kennwort an. Neu bei Tagung-Online? Registrieren Sie sich bitte einmalig mit Ihren Daten. Seite 4

5 Anmeldung Bitte registrieren Sie sich einmalig. Belegen Sie alle Pflichtfelder (rote Sternchen) Geben Sie einen Benutzernamen und ein mind. 6-stelliges Kennwort ein. Mit Benutzernamen und Kennwort können Sie sich zukünftig bei Tagung- Online als Kunde anmelden. Wählen Sie die Firmenzuordnung aus. Benennung eines Stellvertreters möglich (z.b. im Urlaubsfall) Seite 5

6 Anmeldung Füllen Sie Ihre Firmenadresse aus sowie Kontaktdaten (für Übermittlung an das Hotel) Bei abweichender Rechnungsanschrift bitte das entsprechenden Häkchen setzten: Eingabe nun möglich. Eingabe einer Kontakttelefonnummer erforderlich. Eingabe der gewünschten Sprache und Währung Seite 6

7 Profilverwaltung Sie haben jederzeit die Möglichkeit durch Auswahl der Benutzerdaten Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren Adresse Firmenadresse Kontaktdaten Firmenadresse Sprache und Währung Seite 7

8 Profilverwaltung Nach der Anmeldung bzw. Registrierung kommen Sie direkt in Ihre Veranstaltungsübersicht und können Ihre Anfragen nach Status auswählen sowie die Details der Anfrage abrufen. Alle Vorgänge werden hier aufgelistet, dadurch erhalten Sie eine Transparenz und können Ihre Arbeitsabläufe optimieren -> enorme Zeiteinsparung Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Details zu sehen. Gehen Sie auf Hotelsuche und starten Sie Ihre neue Anfrage Seite 8

9 Suchfunktionen Starten Sie hier mit der Express-Suche Alternativ können Sie auch mit der erweiterten Suchfunktion starten Express-Suche: für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort Erweiterte Suche: für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Tagungsprofil (Zeiten, Technik, Raumgröße, unterschiedliche Teilnehmeranzahl) Speichern Sie Ihre Suchkriterien als Suchprofil Seite 9

10 Express-Suche Die Express-Suche ist geeignet für Standard-Anfragen. Geben Sie folgende Informationen ein: Ziel Ort Region Adresse oder wählen Sie einen Ihrer Firmenstandorte aus Datum Zimmeranzahl Teilnehmeranzahl Bestuhlungsart Auswahl der Tagungspauschale Entscheidungsfrist für Angebote: Datum auswählen Tagesmeeting ohne Übernachtung; bitte Haken setzen bei keine Übernachtung benötigt Mit einem Klick auf Hotel suchen kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen. Seite 10

11 Erweiterte Suche Nutzen Sie die erweiterte Suche für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten. Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels. Geben Sie bitte folgende Informationen ein: Ziel Datum Hoteltyp Lage Umgebung Seite 11

12 Erweiterte Suche Geben Sie bitte folgende Informationen ein: Veranstaltungsart Anzahl Teilnehmer Zimmerbedarf Sonstige Wünsche Alternativtermin (sofern vorhanden) Seite 12

13 Erweiterte Suche Geben Sie für den/ die Veranstaltungstag/e Ihre Anforderungen und Wünsche ein: Anzahl der Räume Uhrzeit Bestuhlung Technik: siehe Tagungspauschale Raum Tagesablauf / Pausen Teilnehmeranzahl, Tagungspauschale Sie können eigene Dateien wie z. B Raumplan anhängen Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Veranstaltungen als Suchprofil ab Seite 13

14 Erweiterte Suche Tagesablauf: Wählen Sie Verpflegungszeiten aus und bestimmen Sie die Uhrzeit. Nur ausgewählte Verpflegungszeiten werden an das Hotel übermittelt. Eine Auswahl verschiedener weiterer Verpflegungsangebote ist möglich, so wie ein Feld für eigene Einträge (Sonstiges) Es ist möglich, Anhänge beizufügen Klicken Sie auf Weiter Seite 14

15 Hotelliste Online-Anfrage von Tagungen Anfrage von bis zu 4 Tagungshotels Kennzeichnung Ihrer Vertragshotels Erhalt eines übersichtlich gestalteten Angebotes innerhalb von 12 Arbeitsstunden Seite 15

16 Hotelliste Nicht erfüllte Kriterien werden in der Hotelliste dargestellt: Bestuhlung nicht möglich Zu geringe Zimmerkapazität Bei Nicht-Vertragshotels Keine Preisangabe; diese erfolgt über Anfrage beim Hotel Seite 16

17 Hotelliste Hotelliste jederzeit neu sortierbar Entfernung zu Hauptbahnhof, Zentrum Tagungspauschalen auf-/absteigend Hotelname auf-/absteigend Teilnehmerkapazität auf-/absteigend Tagungsräume auf-/absteigend In der Preis- und Symbolerklärung oder auf den roten Infobuttons erhalten Sie weitere Informationen zu Bezeichnungen und Symbolen Geben Sie einen Veranstaltungsnamen ein Für Details zum Hotel klicken Sie auf den Hotelnamen Seite 17

18 Hoteldetails Anzahl Tagungsräume Längen- und Flächenangaben Bestuhlungsart Ausstattungsmerkmale Seite 18

19 Vergleichen von Hotels Hotels markieren und direkt nebeneinander vergleichen Bis zu 4 Hotels auswählen Nach Auswahl der Hotels klicken Sie bitte auf vergleichen Seite 19

20 Vergleichen von Hotels Über das Auswahlmenü können Sie das gewünschte Hotel zur Ansicht ändern Sie können sich die Hotelfotos oder die Tagungsraum-Fotos anzeigen lassen Verglichen werden: Rate Übernachtung Tagungspauschale Extraleistungen Hotelbewertung Seite 20

21 Vergleichen von Hotels Vergleichen werden: generelle Hotelinfos Entfernungen Hotelausstattung Zimmerausstattung Serviceleistung im Hotel akzeptierte Zahlungsmittel Seite 21

22 Online-Anfrage von Tagungen Markieren Sie Ihre Wunschhotels und klicken Sie auf Anfrage als Bis zu 4 Hotels auswählen Tipp: Je detaillierter Ihre Angaben in der erweiterten Suche sind, desto besser kann das Angebot vom angefragten Hotel unterbreitet werden Seite 22

23 Online-Anfrage von Tagungen Ihre Anfrage wurde versandt Innerhalb der nächsten 12 Arbeitsstunden erhalten Sie eine mit dem Direkt-Link zum angefragten Angebot Erhalten Sie binnen dieser Frist kein Angebot, wird automatisch von HRS eine Erinnerung an das angefragte Hotel versandt Mit Zur Übersicht wechseln Sie in die Veranstaltungsübersicht, um Ihre bereits verschickten Anfragen oder Buchungen zu sehen Seite 23

24 Online-Anfrage von Tagungen Zurückziehen einer Anfrage möglich Anfrage über das Pluszeichen in der Veranstaltungsübersicht öffnen: Auf Anfrage verwerfen klicken Sie werden gebeten einen Grund für das Zurückziehen der Anfrage anzugeben Seite 24

25 Veranstaltungsübersicht In der Veranstaltungsübersicht finden Sie alle Anfragen, Angebote und akzeptierten Angebote bzw. Buchungen Klicken Sie auf das Pluszeichen um die Details zu sehen: Hotels, Status, Optionen usw. Seite 25

26 Angebot Mit einem Klick auf Angebot akzeptieren erfolgt Ihre Reservierung. Die weiteren angefragten Hotels erhalten automatisch über das System eine Absage. Auch eine Änderung Ihrer Anfrage ist möglich. Seite 26

27 Angebotsvergleich Bei Anfrage mehrerer Hotels erhalten Sie standardisierte Angebote, die Sie einfach vergleichen können. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Auswahl. Die Anfrage kann auch noch zurückgezogen werden. Die jeweilige Anfrage kann geändert werden. Seite 27

28 Änderung Möchten Sie Ihre Anfrage ändern, ist es zunächst nötig, die Angebotsentbindung zu bestätigen. Sobald Ihnen der Hotelier ein neues Angebot unterbreitet, wird das alte Angebot ungültig. Nach Klicken auf Weiter gelangen Sie zu den Änderungsoptionen: Zeitraum (Tagesmeeting ohne Übernachtung, Anzahl Übernachtungen, Anzahl Veranstaltungstage) Übernachtungen (Anzahl der Zimmer) Veranstaltung (Anzahl Teilnehmer, Verpflegungsleistungen, Bestuhlung, ) Seite 28

29 Änderung Änderung folgender Angaben sind möglich: Zimmeranzahl Uhrzeiten Ausstattung der Tagungsräume Termin Nachträglich Siehe Tabelle Eingabe zusätzlicher Anmerkungen Eingabe zusätzlicher Verpflegungswünsche, Anmerkungen und weitere Extras möglich je Veranstaltungstag Nach Klick auf Weiter gelangen Sie auf die Zusammenfassung der Änderungsanfrage Seite 29

30 Änderung Die Änderungsanfrage ist nun unter den bestehenden Angeboten aufgelistet. Zurückziehen/Verwerfen einer Änderungsanfrage möglich Ebenso kann die Anfrage erneut geändert werden Seite 30

31 Buchung Um die Buchung durchzuführen, klicken Sie bitte auf das jeweilige Angebot ( Angebot ansehen ) Sie können auswählen zwischen: Ändern, Ablehnen oder Akzeptieren durch Klick auf das jeweilige Feld Seite 31

32 Buchung Auswahl des Leistungsempfängers (Land, Firmenzuordnung) Auswahl der Zahlungsmodalitäten Übernachtung inkl. Aller Extras und Tagung a/c Firma Übernachtung, Frühstück und Tagung Selbstzahler Übernachtung, Frühstück und Tagung a/c Firma Übernachtung & Frühstück Selbstzahler, Tagung a/c Firma Angabe der Rechnungsadresse und Kostenstelle Angabe eines neuen Ansprechpartners möglich Nach Klick auf Angebot akzeptieren wird die Buchungsbestätigung generiert Seite 32

33 Buchungsbestätigung Bestätigung auf der Website sowie parallel per Das Hotel wird sich mit Ihnen per in Verbindung setzen Ebenso kann die Buchung jeder Zeit in der Veranstaltungsübersicht eingesehen werden Seite 33

34 Stornierung von Tagungs- und Gruppenbuchungen Klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht auf Buchung ansehen weiter unten auf der Seite: Kostenlos stornieren Ist das kostenfreie Stornodatum noch nicht überschritten, kann die Buchung kostenlos storniert werden. Eine wird an den Besteller und an das Hotel versandt. Ist die Stornierungsfrist bereits überschritten, lautet der Button kostenpflichtig stornieren. Es wird die gleiche versandt. Absprache über Bedingungen läuft zwischen Hotel und Besteller. Seite 34

35 Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Gruppenbereich? Gruppe-Online das Portal mit folgenden Funktionalitäten: Anfragetool für Gruppen mit Express- und erweiterter Suchfunktion Anfragen ab 5 Zimmer Speichern des Suchprofils Auswahl von bis zu 4 Hotels für Online-Anfrage standardisierte Angebote innerhalb von 12 Arbeitsstunden CI-Integration Suche nach Firmenstandorten Corporate Design Kennzeichnung der Vertragshotels mit Firmenlogo Integration von verhandelten Firmenraten Seite 35

36 Suchfunktionen bei Gruppe-Online Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an (Anmeldung und Zugangsdaten analog zu Tagung-Online s. S. 5 und 6) Auch in Gruppe-Online können Sie sowohl eine Express- als auch eine erweiterte Suchfunktion starten: Express-Suche: für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort Erweiterte Suche: für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Reiseprofil (Preisvorstellungen, Lage des Hotels, weitere Services, ) Seite 36

37 Express-Suche Die Express-Suche ist geeignet für kleinere Standard-Anfragen Geben Sie folgende Informationen ein: Ziel Ort Region Adresse oder wählen Sie einen Ihrer Firmenstandorte aus Datum Zimmeranzahl Evtl. Wünsche Mit einem Klick auf Hotel suchen kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen. Seite 37

38 Erweiterte Suche Nutzen Sie die erweiterte Suche für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten. Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels. Geben Sie bitte folgende Informationen ein: Ziel Datum Hoteltyp Lage Umgebung Seite 38

39 Erweiterte Suche Geben Sie Ihre Anforderungen und Wünsche ein: Anzahl Reisende Evtl. Wünsche Preisvorstellung Zimmerbedarf Verpflegung Weitere Services,. Seite 39

40 Erweiterte Suche Hängen Sie Dateien an: Name des Anhangs Datei hochladen Geben Sie ein Datum für die gewünschte Entscheidungsfrist des Angebots an Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Anfragen als Suchprofil ab Seite 40

41 Ihr Kontakt bei HRS Hotel Reservation Service (HRS) Hotel Reservation Service (HRS) Abteilung Gruppen & Tagungen Telefon: Fax: Produkttraining Mariann Göke Telefon: Fax: Seite 41