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1 KOST WEB Portal Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 1 von 12

2 KOST WEB Portal Basisnutzung - Artikelpflege 1 Einführung Datenbankstruktur Anleitung Artikelpflege Anmeldung Startseite Produktdatenbank Neuen Artikel anlegen Verpflichtende Angaben Allgemeine Produktangaben Zusätzliche Angaben Artikel freigeben Artikel speichern Artikel bearbeiten Artikel duplizieren Artikel löschen Artikel auslisten Artikel freigeben Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 2 von 12

3 1 Einführung Am 13. Dezember 2014 trat die Verordnung (EU) Nr. 1169/2011, betreffend Information der Verbraucher über Lebensmittel, nach einer Übergangsfrist von drei Jahren in Kraft. Die Verordnung gilt für Lebensmittelunternehmer auf allen Stufen der Lebensmittelkette, sofern deren Tätigkeiten die Bereitstellung von Informationen über Lebensmittel an die Verbraucher betreffen. Sie gilt für alle Lebensmittel, die für den Endverbraucher bestimmt sind, einschließlich Lebensmitteln, die von Anbietern von Gemeinschaftsverpflegung abgegeben werden, sowie für Lebensmittel, die für die Lieferung an Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung bestimmt sind. Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung sind Einrichtungen jeder Art (darunter auch Fahrzeuge oder fest installierte oder mobile Stände) wie Restaurants, Kantinen, Schulen, Krankenhäuser oder Catering-Unternehmen, in denen im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit Lebensmittel für den unmittelbaren Verzehr durch den Endverbraucher zubereitet werden Diese Verordnung gilt für durch Verkehrsunternehmen erbrachte Verpflegungsdienstleistungen, wenn der Abfahrtsort innerhalb der Hoheitsgebiete der Mitgliedstaaten liegt, für die die Verträge gelten. Über das WEB Portal der Firma KOST Software GmbH haben Produzenten die Möglichkeit, Informationen und Änderungen einzupflegen. Ein Benutzername sowie ein Passwort werden Ihnen von der KOST Software GmbH zur Verfügung gestellt. 1.1 Datenbankstruktur Für die Datenfreigabe im WEB-Portal bzw. damit die Daten dem Kunden zur Verfügung stehen, gibt es zwei Möglichkeiten: Erste Variante: Produzenten können, über die Kost Nährwert-Excel Erstanlage ihre Artikel und die dazugehörigen Informationen einpflegen. Dieses Excel wird in die Kost Grunddatenbank eingelesen. Danach kann der Produzent im Kost Web Portal seine Artikel auf Richtigkeit prüfen und diese dann freigeben. Erst wenn er die Artikel freigegeben hat, stehen die Daten dem Kunden zur Verfügung. Die Kost Kunden haben dann die Möglichkeit, sich die Informationen über den Kost Artikelabgleich in ihre Datenbank zu laden. Zweite Variante: Der Produzent meldet sich direkt im Web-Portal an und pflegt seine Artikel direkt auf der Webseite ein. Auch hier gilt, dass gespeicherte Artikel nicht sofort dem Kost Kunden zur Verfügung stehen, sondern erst nach Freigabe durch den Produzenten. Erst dann kann sich der Kost Kunde diese Informationen über den Artikelimport in die eigene Datenbank laden. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 3 von 12

4 Wenn außerhalb der EU produzierte Lebensmittel importiert werden, ist der Importeur der verantwortliche Lebensmittelunternehmer und muss die importierten Produkte gemäß der LMIV auszeichnen. 2 Anleitung Artikelpflege 2.1 Anmeldung Nach Eingabe des Benutzernamens und Kennworts erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche Anmelden eine Weiterleitung zur Artikelübersicht. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 4 von 12

5 2.2 Startseite Auf der Startseite werden alle Artikel aufgelistet, die durch das KOST CSV-Eigenformat eingelesen worden sind. Die unterschiedlichen Farben kennzeichnen, ob der Artikel zur Freigabe bereit ist oder nur gespeichert wurde. Grau hinterlegte Artikel sind gespeicherte Artikel, die noch nicht zur Freigabe bereit sind. Grün hinterlegte Artikel sind zur Freigabe bereit. Gelb hinterlegte Artikel sind Artikel, die man markiert hat, um diese zu bearbeiten Über den Icon kann man nach bereits vorhandenen Informationen suchen, über das Icon werden die Produktdatenblätter der Artikel angezeigt (falls gepflegt: Bilder, Nährwertangaben, Allergene, Inhaltsstoffe sowie QM- Faktoren) und über das Icon hat man die Möglichkeit, den Artikel direkt zu bearbeiten. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 5 von 12

6 2.3 Produktdatenbank Beachten Sie: Wenn ein Artikel keine deklarationspflichtigen Allergene, Zusatzstoffklassen oder Zusatzinformationen enthält, müssen Sie den Haken keine deklarationspflichtigen Allergene enthalten bzw. keine deklarationspflichtigen Zusatzstoffklassen vorhanden bzw. keine deklarationspflichtigen Zusatzinformationen setzen. Grün hinterlegte Artikel sind bereit zur Freigabe. Sie können die Übersicht über verschiedene Textfelder (Artiklebezeichnung, Warengruppen usw.) einschränken. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 6 von 12

7 Es besteht die Möglichkeit, anhand von Artikelbzeichnung und EAN/GTIN zu filtern. Die Global Trade Item Number (GTIN) wird von der GS1 verwaltet und vergeben. Es gibt sie in unterschiedlichen Formaten. Außerdem können Sie die Anzeige auf bestimmte Warengruppen oder nach Status einschränken. Die Warengruppe bzw. Produktgruppe bietet die Möglichkeit, das Produkt grob zu klassifizieren. Der Status eines Artikels gibt bekannt, ob dieser schon freigegeben wurde steht dem Kunden zum Download zur Verfügung oder ob dieser noch nachgepflegt werden muss (gelb hinterlegte Artikel in der Übersicht). Der Zielmarkt kann eingeschränkt werden. Dieser gibt an, für welches Land der Datenverantwortliche den Artikel veröffentlichen möchte. Ein Artikel kann z.b. in Österreich produziert, aber in Deutschland verkauft werden. Ein Artikel kann auch für mehrere Länder bestimmt sein. 2.4 Neuen Artikel anlegen Um Ihre Artikel zu pflegen bzw. anzulegen betätigen Sie die Schaltfläche Neuen Artikel anlegen. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 7 von 12

8 2.5 Verpflichtende Angaben Allgemeine Produktangaben Unter Verantwortlicher Lebensmittelunternehmer wird Ihr Login-Name angezeigt. Dieser ist nicht änderbar. Sollten Sie feststellen, dass der ausgewiesene Login nicht Ihrem Login entspricht, melden Sie sich vom Portal ab und erneut mit Ihren Login-Daten an. Alle grün hinterlegten Felder sind Pflichtfelder, welche unbedingt ausgefüllt werden müssen. Fehlen Pflichtangaben kann der Artikel nicht freigegeben werden und wird in der Übersicht gelb hinterlegt. Über die folgenden Icons finden Sie Gesetzestexte, Informationen oder können nach bereits vorhandenen Informationen suchen. Geben Sie die Bezeichnung des Artikels (Verkehrsbezeichnung) ein. Die Bezeichnung sollte eindeutig und leicht verständlich sein. In der Rechtlich vorgeschriebenen Bezeichnung hinterlegen Sie die vorgeschriebene Bezeichnung gemäß der geltenden Rechtsvorschrift der Europäischen Union. Beispiel: Vanilletraum (Verkehrsbezeichnung) Joghurt mit Vanillegeschmack aus Vanillearoma (rechtlich vorgeschriebene Bezeichnung). Nähere Informationen finden Sie in den Gesetzestexten. Das Gleiche gilt für die Beschreibende Bezeichnung. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Verfügung stellen können, müssen Sie jeweils den Haken nicht ausgezeichnet setzen. Weisen Sie den Artikel einer passenden Produktgruppe zu. Wählen Sie diese über das Dropdownfeld Produktgruppe zuweisen aus. Diese Gruppe dient zur Klassifizierung der Artikel. In Folge können durch diese Auswahl geforderte Angaben ein- bzw. ausgeblendet werden. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 8 von 12

9 Sie haben die Möglichkeit, nach passenden Produktgruppen zu suchen. Geben Sie im Textfeld das Stichwort für Ihre Suche ein und klicken Sie auf das Lupen-Icon. Es werden Ihnen alle Produktgruppen angezeigt, die das eingegebene Stichwort beinhalten. Die Basiseinheit gibt die kleinste Einheit eines Produktes an - wie beispielsweise die Flasche in einem Kasten oder die einzelne Packung in einem Karton. Der zugehörige ISO-Code wird automatisch vom System hinterlegt. Die Nettofüllmenge ist in Liter, Milliliter, Kilogramm oder Gramm auszudrücken. Beispiel: 1000 Milliliter, 10 Kilo. Im Feld Einheit wählen Sie jene Einheit aus, auf die sich die Nettofüllmenge bezieht. Das Abtropfgewicht in Gramm muss nicht angegeben werden. Dies ist auch nur dann sinnvoll, wenn Sie z.b. eine Dose mit der dazugehörigen Abtropfmenge einstellen. Wenn Sie die Angaben für ein Produkt einpflegen, das über keine Abtropfmenge verfügt, setzen Sie den Haken nicht ausgezeichnet. Hinterlegen Sie die Allergene. Hat das Produkt keine auszeichnungspflichtigen Allergene, aktivieren Sie die Auswahl keine deklarationspflichtigen Allergene enthalten. In der Zutatenliste geben Sie an, welche Stoffe (einschließlich Aromen, Lebensmittelzusatzstoffe) enthalten sind, sowie jeden Bestandteil einer zusammengesetzten Zutat, der bei der Herstellung oder Zubereitung eines Lebensmittels verwendet wird. Rückstände gelten nicht als Zutat. Nähere Informationen finden Sie über das Icon in den Gesetzestexten. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 9 von 12

10 Enthält das Lebensmittel Aspartam (eine Pheylalaninquelle) so aktivieren Sie diese Auswahl. Geben Sie das Datum bekannt, ab wann der Artikel veröffentlicht werden kann. Dies kann auch weit in der Zukunft liegen, wenn es sich z.b. um einen Saisonartikel handelt. 2.6 Zusätzliche Angaben Unter den zusätzlichen Angaben haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Angaben zum Artikel zu machen. Haben Sie eine Produktbeschreibung oder andere zusätzliche Beschreibungen, werden diese in den jeweiligen Textfeldern hinterlegt. Genauere Details finden Sie über die Icons Gesetzestext sowie Information. Unter den Ernährungshinweisen geben Sie bekannt, ob das Produkt Halal, Kosher, ohne Rindfleisch, ohne Schweinefleisch, vegan oder vegetarisch ist. Setzen Sie einfach die jeweiligen Haken. Sollten Sie keine Ernährungshinweise zum Produkt angeben, setzen Sie den Haken für nicht ausgezeichnet. Die Nährwertdeklaration ist erst ab verbindlich. Bis dahin ist sie freiwillig zu hinterlegen. Im Textfeld Nährwerte (Big 7) können Sie angeben, ab wann Sie diese Werte zur Verfügung stellen möchten. Wenn Sie in der Tabelle die Werte für Fett, Kohlenhydrate (alle mit Sternchen gekennzeichneten Pflichtangaben) etc. eingeben und das Icon anklicken, berechnet das System die Energie in KJ und in kcal automatisch. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 10 von 12

11 Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Vitamine und Mineralstoffe zu hinterlegen. Sobald Sie alle verpflichtenden Angaben hinterlegt haben, haben Sie die Möglichkeiten Ihre Angaben nur zu speichern oder, wenn Sie sicher sind, dass alle Angaben korrekt sind, den Artikel gleich freizugeben. 2.7 Artikel freigeben Setzen Sie den Haken Freigabevorschrift akzeptiert und betätigen Sie mit der Schaltfläche Freigabe. Sollte diese ausgegraut sein, fehlen noch verpflichtende Angaben. 2.8 Artikel speichern Wenn Sie Ihre Angaben vorläufig nur speichern, aber noch nicht freigeben möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Speichern. 2.9 Artikel bearbeiten Artikel, die noch nicht freigegeben sind bzw. bei denen sich Informationen geändert haben, können mit der Schaltfläche Artikel bearbeiten nachgepflegt werden. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 11 von 12

12 2.10 Artikel duplizieren Mit der Schaltfläche Artikel duplizieren haben Sie die Möglichkeit bestehende Artikel mit deren Informationen zu kopieren. Dies bedeutet, dass eventuell nicht alle Informationen, wie z.b. Einheiten, Zielmärkte, Produktbeschreibungen oder aber auch Allergene und Nährwerte, nochmals gepflegt werden müssen. Dies erleichtert Ihnen die Anlage der Artikel und spart Zeit Artikel löschen Wenn man einen Artikel löschen möchte, markiert man den Artikel in der Artikelübersicht und klickt auf die Schaltfläche Artikel löschen. Dies ist allerdings nur bei gespeicherten Artikeln möglich. Danach öffnet sich ein Fenster, wo man gefragt wird, ob man den ausgewählten Artikel wirklich löschen möchte Artikel auslisten Hier hat man die Möglichkeit, Artikel auszulisten. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Artikel bereits freigegeben wurde. Wenn man einen Artikel auslisten möchte, wird der Artikel markiert und bestätigt anschließend mit der Schaltfläche Artikel auslisten. Dieser Artikel wird dann ausgeblendet und kann nicht mehr heruntergeladen werden Artikel freigeben Artikel, welche freigegeben wurden, stehen dem Kunden zum Download zur Verfügung. Um einen Artikel freigeben zu können, müssen Sie zuvor die Freigabevorschriften akzeptieren. Sie sichern dadurch zu, dass alle Angaben, die Sie zu dem Produkt gemacht haben, richtig sind. Dies beinhaltet die volle rechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Auszeichnungen. Thema: Kost Webportal Basisnutzung Seite 12 von 12