Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax

Transkript

1 Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax Zweigstelle triamed Ostschweiz Users Friend GmbH Poststrasse Pfyn Telefon

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Einleitung 3 2. Arbeiten mit triamed-vorlagen Erstellen der triamed-vorlage Anwenden der triamed-vorlage Arbeiten mit Vorlagen allgemein Erstellen der Vorlage Anwenden der Vorlage triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

3 1. Einleitung Es besteht vielfach der Wunsch, in der elektronischen Krankengeschichte, wie mit Papier, auch einfach Skizzenvorlagen, mit pro Patient bzw. Kontakt individuellen Ergänzungen und Hinweisen, bearbeiten und speichern zu können. Am Markt gibt es dafür zur Zeit kein spezialisiertes elektronisches Werkzeug. Daher soll nachfolgend gezeigt werden, wie mit den in triamed vorhandenen Möglichkeiten und mit Standard- Software (z.b. MS-Office ab Version 2007) einfach Skizzen bearbeitet und in den betreffenden Krankengeschichten abgelegt werden können. Falls Sie selbst solche Vorlagen erstellen möchten, ist es hilfreich, wenn Sie das Erstellen von triamed- Vorlagen und das Arbeiten damit bereits kennen und wenn Sie auch über gute Kenntnisse der Microsoft Office Produktpalette verfügen. Andernfalls erstellt Ihnen unser Support gerne individuelle Vorlagen nach Ihren Wünschen. Bitte beachten Sie bei Verwendung von Skizzen die ggf. darauf bestehenden Copyrights. Da wir keine urheberrechtfreien Skizzen gefunden haben, können wir Ihnen z.z. keine fertigen Vorlagen anbieten. 2. Arbeiten mit triamed-vorlagen Skizzen in Vorlagen Das Arbeiten mit Skizzen in Vorlagen bietet den Vorteil, dass nebst der zu bearbeitenden Skizze auch Daten aus triamed auch der KG übernommen werden können. Wie Sie das machen können, wird nachfolgend im Detail aufgezeigt. Die Verwendung von Daten aus triamed bietet den Vorteil, dass z.b. durch Übernahme des Patientennamens und des Geburtsdatums auf das Dokument auch bei einer Weitergabe ob elektronisch oder auf Papier jederzeit und automatisch eine eindeutige Zuweisung zum Patienten sichergestellt ist. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

4 2.1. Erstellen der triamed-vorlage Mit Hauptmenu Berichte/Dokumente Vorlagen gelangen Sie in das Vorlagentool: Im Vorlagenbrowser sehen Sie die schon erstellten Vorlagen, können deren Eigenschaften bearbeiten, die Vorlagen deaktivieren oder bearbeiten und auch neue Vorlagen erstellen. Mit dem Filter können Sie die Anzeige so einstellen, dass nur aktive oder auch deaktivierte Vorlagen angezeigt werden. Bestimmt die Vorlageneigenschaften inkl. Seriendruckfelder Vorlagen deaktivieren, damit sie nicht mehr angezeigt werden. Anzeige Filter für aktive und / oder deaktivierte Vorlagen. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

5 Erstellen Sie nun eine neue Vorlage: Vorlage Neu erstellen Bezeichnung vergeben Vergeben Sie anschliessend: Eine sinnvolle Bezeichnung Bestimmen Sie den Adressaten Bestimmen Sie Vorlagen und Dokumenten-Kategorie Wählen Sie die nötigen Datenfelder (aus performancegründen bitte wirklich nur die Nötigen!) Setzen Sie das Häkchen, dass die aus der Vorlage entstehenden Dokumente beim jeweiligen Patienten archiviert werden. Adressat bestimmen Vorlagen Kategorie festlegen Dokumenten Kategorie festlegen Bestimmen, dass Dokumente archiviert werden Datenfelder wählen Dies als Übersicht. Die einzelnen Punkte werden nachfolgend im Detail beschrieben. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

6 Bezeichnung vergeben Adressat Vergeben Sie hier den Namen, welche Ihre neue Vorlage tragen soll. Bestimmt, an wen die mit der Vorlage erstellten Dokumente gehen sollen. Bei der Ausführung der Vorlage sind diese Informationen zwingend anzugeben (Pflichtfeld). Ist der Patient Adressat, so wird dieser bei Ausführung der Vorlage vorgeschlagen (letzter gewählter Patient bzw. Patient dessen KG aufgerufen ist). Adressat festlegen Vorlagen-Kategorie Dieses Feld ist vorbelegt mit dem Ort, den Sie in der Konfiguration bei den Mandanteneinstellungen als Verzeichnis für Vorlagen hinterlegt haben. Wenn Sie auf das Lupensymbol klicken, öffnet sich das Fenster Kategorien. Darin können Sie auch neue Kategorien anlegen und bestehende bearbeiten. Bitte beachten Sie aber, dass Stammdatenänderungen weitreichende Folgen haben können. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall unseren Support. Vorlage Kategorie bearbeiten triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

7 Dokument Kategorie In Dokumente Kategorie können Sie definieren, in welcher Kategorie das bei Ausführung der Vorlage erstellte Dokument abgelegt werden soll. Diese Einstellung ist fakultativ. Eine voreingestellte Kategorie ist zum Ausführungszeitpunkt veränderbar. Sie erhalten auch hier beim Klicken auf das Lupensymbol die in den Mandanteneinstellungen vordefinierten Kategorien zur Auswahl und könnten diese bearbeiten oder erweitern. Bitte beachten Sie aber auch hier, dass Stammdatenänderungen weitreichende Folgen haben können. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall unseren Support. Dokumente Kategorie Vorgabewert erfassen Datenfelder Nun können die Datenfelder, welche in der Vorlage zur Verfügung stehen sollen, ausgewählt werden. Standard-Datenfelder wählen Datenfelder Auswahlbereich Standard-Felder Datenfelder Auswahl Bei Anwahl von Standard-Felder werden standardmässig gewisse Datenfelder für den Seriendruck in der Vorlage verfügbar (inkl. der meisten KG- Daten des Patienten). Die Auswahl der für die Vorlage zur Verfügung stehenden Daten erfolgt über folgendes Fenster: triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

8 Ausgefüllte Kästchen bedeuten unvollständige Auswahl der verfügbaren Datenfelder Das Häkchen bedeutet vollständige Auswahl der unter diesem Punkt verfügbaren Datenfelder KG-Datenfelder: Die Auswahl der KG-Datenfelder erfolgt durch Anwahl der im folgenden Fenster alphabetisch dargestellten Begriffe (Setzen eines Häkchens); die Bezeichnung der Begriffe ist identisch mit derjenigen der Navigationspunkte in der KG. Bitte NIE die ganze Krankengeschichte auswählen Bitte selektieren Sie nie die ganze Krankengeschichte. Würden Sie dies nämlich tun, würde die Dokumenterstellung sehr lange dauern, da eine riesige Datenmenge bearbeitet würde. Wörterbucheinträge: Prinzipiell besteht die Möglichkeit, jeden Wörterbucheintrag aus der KG (also Einträge jedes auf den Bildschirmen vorhandenen klinischen Begriffes) in eine Berichtvorlage als Seriendruckfeld zu übernehmen: triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

9 Übernahme von Wörterbucheinträgen in Vorlagenfelder Falls Sie auch Wörterbucheinträge verwenden möchten, empfiehlt es sich, auch hier sehr selektiv vorzugehen, da die Wörterbücher sehr umfangreich sind. Also bitte nicht ganze Wörterbücher sondern nur die gewünschten Einträge wählen. KG-Vorlagenfelder konfigurieren Die für die Vorlage aus der Krankengeschichte gewählten Felder können noch mit weiteren Kriterien versehen werden. Klicken Sie dazu auf KG-Felder konfigurieren Vorlagenfelder konfigurieren Meldung, dass bisher nicht gespeichert wurde- bitte bestätigen triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

10 Vorlagenfelder Hier kann wo sinnvoll - der zeitliche Bereich zur Datenübernahme aus den gewählten KG-Datenfeldern für jedes Seriendruckfeld der Vorlage individuell angepasst werden: Datumbereich für die Datenübernahme festlegen Möglichkeit der Druckausgabe der Definitionen Standardmässig ist beim Datumbereich Alle gesetzt, d.h. es werden alle KG- Einträge in den Bericht übernommen. Individuell kann eine beliebige Zeitspanne, für die die Datenüber-nahme gilt, als Anzahl zurückliegende Tage ab Berichter-stellungsdatum eingestellt werden (standardmässig sind 90 Tage eingestellt): Die Seriendruckfelder sind nach der Navigation in der KG benannt. Hier 20-80: Allergien Medikamente Es kann auch nur der letzte KG-Eintrag angewählt werden: Bei den grau hinterlegten Feldern ist keine Einstellung des Datum-bereiches möglich (da nicht sinnvoll). Datenfelder Liste drucken: Die Liste der Datenfelder kann zur besseren Übersicht auch gedruckt werden ( Felder drucken ). Dies empfiehlt sich bei grösserer Anzahl von zu übernehmenden Seriendruckfeldern; es erleichtert später deren Auswahl und Platzierung auf der Vorlage. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

11 Datumbereich in Dokument anpassen Der Datumbereich eines Seriendruckfeldes kann auch für den einzelnen Bericht später noch angepasst werden (vgl. 2.1). Es empfiehlt sich jedoch, diese bereits für die Vorlage korrekt festzulegen. Schliessen Sie anschliessend das Fenster Vorlagenfelder konfigurieren mit OK. Nun können Sie noch die folgenden Einstellungen vornehmen: Vorlage als Serienbrief definieren Vorlage als KG Light Vorlage definieren Definieren, dass erstellte Dokumente immer beim Patient abgelegt werden. Bemerkungen zur Vorlage Serienbrief KG Light: Dokumente archivieren: Bemerkungen: hier müsste das Häkchen gesetzt werden, wenn diese Vorlage als Serienbrief verschickt werden sollte. hier müsste das Häkchen gesetzt werden, sofern die Vorlage eine KG light Vorlage sein soll. Ab der Vorlage erstellte Dokumente werden beim betreffenden Patienten archiviert. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Datenfeld vom Typ Patient ist. Achtung: Dokumente archivieren muss aktiviert sein, damit die später erzeugten Dokumente beim Patienten abgespeichert werden. hier können individuelle Bemerkungen und Kommentare zur Vorlage hinterlegt werden Sobald die Vorlageneigenschaften definiert sind, kann das Fenster mit Speichern geschlossen werden. Vorlage bearbeiten: Bei einer neuen Vorlage wird nach dem Fenster Vorlagen Eigen-schaften automatisch das neue Dokument erstellt, archiviert und dann in MS Word zur Vorlagenbearbeitung geöffnet. Die Vorlagen werden im Archiv gespeichert. Wenn Serienbrief ausgewählt wurde kann nur noch ein Adressat für die Datenfelder ausgewählt werden. In der Vorlagenbearbeitung von MS Word, können nun die einzelnen Seriendruckfelder ausgewählt und auf dem Bericht platziert werden: triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

12 Seriendruckfelder auswählen und an der gewünschten Stelle platzieren Seriendruckfelder auswählen und an der gewünschten Stelle platzieren Hier kann auch hier die obenerwähnte Liste der KG-Serienfelder hilfreich sein. Mit Vorschau Ergebnisse haben Sie die Möglichkeit, sich die Felder im Klartext anzeigen zu lassen In der Ansicht Vorschau Ergebnisse können Sie sich die Felder im Klartext anzeigen lassen. Auch die Position und die Formatierung entspricht besser dem Endergebnis der Anwendung der Vorlage. Die Seriendruckfeld-bezeichnungen sind oft sehr lang und führen zu (ungewollten) Um-brüchen. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

13 Logo in Kopfzeile Seriendruckfelder Importierte Skizze Ergänzen Sie Ihre Vorlage nun mit z.b. Ihrem Praxislogo in der Kopfzeile, mit Grafiken etc. Sie können selbstverständlich die Seriendruckfelder auch mit den Möglichkeiten von Word nachbearbeiten, z.b. Schriftgrösse, Fett, Farbe etc. einstellen. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

14 Wollen Sie später komfortabel z.b. Felder farbig ausfüllen, können Sie sich die Grafik auch aus einzelnen Elementen selbst zusammen-stellen / zeichnen. Die MS Office Produkte bieten Ihnen dazu recht komfortable Möglichkeiten, so z.b. mit den vordefinierten Formen. Auch ein Freihandzeichnen ist möglich. Vordefinierte Formen in MS Word Sind Sie mit der Vordefinition fertig, verlassen Sie Word mit Speichern und Schliessen. Im triamed sehen Sie die Vorlage wie folgt: Sie müssen diese jetzt noch speichern und freigeben über die Menüleiste oder rechte Maustaste und Speichern und freigeben. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

15 Speichern und freigeben über Menü oder mit rechter Maustaste Danach steht die Vorlage unter Neuer Bericht bzw. Bericht (in der KG) zur Verfügung Anwenden der triamed-vorlage An beliebiger Stelle in triamed Neues Dokument Berichte wählen triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

16 Die gewünschte Skizzenvorlage auswählen Je nach den Definitionen in der Vorlage müssen hier Ergänzungen vorgenommen werden Sind KG-Daten in der Vorlage enthalten, können Sie noch wo sinnvoll - den zeitlichen Bereich für jedes Seriendruckfeld individuell anpassen. Standardmässig ist beim Datumbereich Alle gesetzt, d.h. es werden alle KG- Einträge in das neue Dokument übernommen. Bei KG-Daten kann der zeitliche Bereich pro Seriendruckfeld angepasst werden. Bei den grau hinterlegten Feldern ist keine Einstellung des Datum-bereiches möglich (da nicht sinnvoll). Die Dokument-Eigenschaften müssen mit mindestens einem Titel ergänzt werden triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

17 Die Daten werden zusammengestellt. Die Dauer hängt stark von der Anzahl der in der Vorlage gewählten Datenfelder ab. Word wird geöffnet, das Dokument ist ergänzt mit den aus der KG vorausgefüllten Seriendruckfeldern und kann nun mit allen - auch den grafischen - Tools von Word nachbearbeitet werden. Beim Verlassen von Word werden Sie gefragt, ob Sie speichern oder Verwerfen wollen. Die Option Dokumente archivieren in der Vorlage (s. 2.1) speichert das Dokument automatisch. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

18 2.3. Arbeiten mit Vorlagen allgemein triamed kann ja beliebige Datenformate archivieren. Diese Tatsache kann genutzt werden, um Skizzenvorlagen mit beliebigen, Ihnen zusagenden Werkzeugen zu erstellen und danach mit diesen zu arbeiten. Es bieten sich in erster Linie solche Werkzeuge an, die allgemein bekannt und weit verbreitet sind so z.b. MS PowerPoint oder MS Paint.NET. Gegenüber den vorstehend beschriebenen Möglichkeiten mit triamed- Vorlagen besteht hier der Unterschied, dass keine automatischen Datenübernahmen aus triamed in die Skizzen möglich sind und die Ablage der Skizzen in die KG geringfügig aufwändiger ist. Vorteilhaft kann dagegen sein, dass das gewählte Tool Funktionalität bietet, die MS Word nicht oder nicht gleich komfortabel bietet Erstellen der Vorlage Es würde den Rahmen dieser Dokumentation sprengen, alle Möglichkeiten aufzeigen zu wollen. Exemplarisch sei hier auf MS PowerPoint eingegangen, welches sich auf den meisten heute im Einsatz stehenden PCs mit Windows Betriebssystem findet. Logo in Vorlage Textfeld in Vorlage Selbst erstellte Skizze in Vorlage Vordefinierte Symbole in Vorlage werden nicht gedruckt triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

19 2.5. Anwenden der Vorlage Die erstellte Vorlage hinterlegen Sie in einem beliebigen Verzeichnis Ihres PC s. Sie können diese nicht als Vorlage deklarieren oder mit Schreibschutz versehen, da diese sonst mit diesen Attributen ins triamed übernommen würde und damit nicht bearbeitbar wäre. Wollen Sie nun eine der Vorlagen patientenbezogen anwenden, gehen Sie wie folgt vor: Sie wählen an der gewünschten Stelle in der KG Neues Dokument -. Datei Erfassen Sie hier die nötigen Informationen zu dieser Skizze, insbesondere aber den Pfad der Vorlage triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

20 Antworten Sie hier mit Nein. Legen Sie bitte auch eine schreib- und löschgeschützte Kopie an, falls hier jemand die archivierte Datei trotzdem löschen würde Eine Kopie der Vorlage ist nun dem KG-Archiv-Eintrag angefügt und kann bearbeitet werden. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21

21 Nehmen Sie nun Ihre Eintragungen z.b. auch mit Hilfe der vordefinierten Symbole vor. Beim Verlassen von PowerPoint werden Sie gefragt, ob Sie speichern wollen. Bitte bejahen Sie dies. Die bearbeitete Skizze ist nun beim Patienten archiviert. Sie kann jederzeit angesehen oder z.b. über die Versandmappe versandt werden. Wenn Sie andere Tools als MS PowerPoint verwenden, differieren die Abläufe für triamed kaum die Unterschiede liegen in den Möglichkeiten des für die Vorlagenerstellung und Bearbeitung verwendeten Tools. triamed Anleitung Handbuch_neues Layout /21