SEPA-Umstellung mit VARIO 7.4

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1 SEPA-Umstellung mit VARIO Grundlegendes Zum 1. Februar 2014 wird SEPA auch bei Lastschriften verpflichtend. Die neue VARIO 7.4 unterstützt Sie dabei, Ihre Adressdaten mit den für SEPA notwendigen Daten zu versehen und einen reibungslosen Übergang zu den SEPA-Lastschriften durchzuführen. Im SEPA-Verfahren ersetzt die IBAN die bisherige Kontonr. und die BIC die bisherige Bankleitzahl. Zusätzlich benötigen Sie zum Einzug von Lastschriften eine Gläuber-ID, welche Sie bei der Bundesbank beantragen können. Des Weiteren wird jede Lastschrift mit einem kundenspezifischen Merkmal versehen, der sogenannten Mandatsnr. Diese ist in VARIO gleich der Kundennr. Sie haben allerdings die Möglichkeit, ein festes Präfix zu wählen, welches zusammen mit der Kundennr. die Mandatsnummer bildet. Weitere Informationen unter Punkt 3. 2.Anreicherung der Adressdaten um IBAN und BIC Nach dem ersten Start der neuen Version erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Möglichkeit erhalten, die Adressen, die bisher nur eine Kontonr. und BLZ enthalten, um IBAN und BIC zu erweitern. Sollten Sie die Umstellung nicht sofort durchführen, werden Sie beim nächsten Start erneut danach gefragt. Sie können den Assistenten auch jederzeit über den Menüpunkt (Extras => System => Reorganisation => IBAN/BIC berechnen/importieren) aufrufen. Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die fehlenden IBANs/BICs einzuspielen. 2.1 Berechnung über externes Programm Die erste Variante exportiert die bisherigen Daten aus dem Adressstamm im DK-Format. Dabei wird eine CSV-Datei erstellt, welche, neben der eindeutigen Adressnummer, die bisherige Kontonummer und die Bankleitzahl enthält. Diese CSV-Datei mit dem Namen IBAN-hin.csv wird mittels eines Konverter-Programms mit den fehlenden Informationen angereichert. Dabei werden auch bankenspezifische Besonderheiten berücksichtigt und ggf. fehlerhafte Daten erkannt. Das Konverter-Programm erhalten Sie bspw. von Ihrer Bank. Alternativ kann die Konvertierung auch durch den Support der VARIO Software AG durchgeführt werden. Senden Sie dazu die Datei an

2 Nach der Übersetzung durch das Konverter-Programm erhalten Sie eine neue CSV-Datei namens IBAN-rück.csv. Diese enthält neben den zuvor ausgespielten Daten auch die Angaben zu IBAN und BIC und ein Merkmal, ob die Übersetzung korrekt durchgeführt wurde. (Feld Nr. 10 der CSV-Datei) Eine Übersicht der möglichen Merkmale ist im Anhang beigefügt. Es ist empfehlenswert, die CSV-Datei nochmals anhand der Statuswerte zu prüfen, um fehlerhafte Daten zu erkennen. 2.2 Umsetzung der Kontonr. und Bankleitzahl Bei diesem Verfahren wird die BIC anhand der internen Bankleitzahlenliste ermittelt und die IBAN aufgrund der eingetragenen BLZ/Kontonr. berechnet. Da bei diesem Verfahren keinerlei Prüfungen durchgeführt werden und auch andere, bankenspezifische Besonderheiten nicht berücksichtigt werden, sollten Sie dieses Verfahren nur verwenden, wenn die Berechnung über das externe Programm (Pkt. 2.1) nicht erfolgen kann. 1. Vorbereitung 3.1 Prüfung der Bankstammdaten Um die Software auf SEPA-Lastschriften vorzubereiten, stellen Sie bitte zunächst sicher, dass alle Konten, mit denen Sie SEPA-Lastschriften durchführen möchten, über die Informationen IBAN, BIC und die Gläubiger-ID verfügen. Rufen Sie dazu die Bankstammdatenverwaltung über den Menüpunkt auf und hinterlegen Sie die notwendigen Daten. 3.2 Prüfung der verfügbaren Geschäftsvorfälle / Bankenfreischaltung Um sicherzustellen, dass Ihr Konto seitens der Bank für SEPA-Lastschriften freigegeben ist, klicken Sie in der Bankstammdatenverwaltung bitte zunächst auf den Reiter Online-Banking (DDBAC) und anschließend auf Unterstützte Geschäftsvorfälle anzeigen. Sollten bei den SEPA-Lastschriften keinerlei Haken zu sehen sein, so synchronisieren Sie bitte zunächst das Konto erneut mit der Bank. Schließen Sie dazu das Fenster Unterstützte Geschäftsvorfälle und klicken Sie auf Synchronisierung starten. Sie werden zur Eingabe der Bank-PIN aufgefordert. Sollten die SEPA-Lastschriften auch nach der Synchronisation nicht verfügbar sein, so lassen Sie das Konto bitte von der Bank für SEPA freischalten.

3 3.3 Mandatsnummern-Präfix und Datum der Umdeutung Bei SEPA-Lastschriften wird eine sogenannte Mandatsnummer übermittelt, um auf Seiten des Zahlungspflichtigen eine eindeutige Zuordnung herstellen zu können. VARIO überträgt grundsätzlich als Mandatsnummer die Kundennummer. Sie haben allerdings die Möglichkeit, dieser ein festes Präfix voranzustellen. Dieses können Sie in der Parameterverwaltung unter Globale Parameter => Sonstiges einstellen. Aus einer Kundennummer und dem Präfix VARIO wird somit bspw. die Mandatsreferenznummer VARIO Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung des Präfix eventuell bestehende Lastschriftmandate ungültig werden, da diese auf die alte Mandatsnummer ausgestellt wurden! Des Weiteren wird bei SEPA-Lastschriften das Datum des Lastschriftmandats übertragen. VARIO wird dafür das Anlagedatum der Adresse verwenden. Bei Adressen, die bereits vor der Umstellung auf SEPA angelegt wurden, wird das Umstellungsdatum übertragen. Aus dem Grund ist es wichtig, dass Sie das Datum der Umdeutung (alter) Einzugsermächtigungen in den Parametern hinterlegen. 2. SEPA-Umstellung 4.1 Gesetzliche Vorgaben Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Kunden über das Datum der SEPA-Umstellung, Ihre Gläubiger-ID sowie die für den Kunden geltende Mandatsreferenznummer zu informieren. Bestehende Einzugsermächtigungen können Sie als Lastschriftmandat übernehmen ( Umdeutung ). Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Der Zahlungspflichtige ist 14 Tage vor Fälligkeit einer Lastschrift über das Fälligkeitsdatum und die Höhe der Fälligkeit zu informieren ( Vorankündigung ). Diesen Zeitraum können Sie vertraglich verkürzen. Eine weitere Neuigkeit zu bisherigen Lastschriften bezieht sich auf das Fälligkeitsdatum und die Vorlauf- bzw. Bearbeitungszeit: Zukünftig muss jeder Lastschrift ein Datum der Fälligkeit zugewiesen werden. An genau diesem Tag wird die Lastschrift dem Zahlungspflichtigen belastet. In Abhängigkeit der Art der SEPA-Lastschrift muss diese bereits eine bestimmte Zeitspanne vor dieser Fälligkeit der einlösenden Bank vorliegen. Art der SEPA-Lastschrift Vorlage bei einlösender Bank Vorlage bei eigener Bank SEPA-Basislastschrift (Erstlastschrift) 5 Tage vor Fälligkeit 6 Tage vor Fälligkeit SEPA-Basislastschrift (Folgelastschrift) 2 Tage vor Fälligkeit 3 Tage vor Fälligkeit SEPA-Eillastschrift (nur in DE) 1 Tag vor Fälligkeit 2 Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmenlastschrift 1 Tag vor Fälligkeit 2 Tage vor Fälligkeit

4 Diese Tage errechnen sich aufgrund der sogenannten TARGET-Tage, bei denen europaweit folgende Tage nicht enthalten sind: Sam- und Sonntage Neujahr (1. nuar) Tag der Arbeit (1. Mai) Erster/Zweiter Weihnachtstag (25. und 26. Dezember) Karfreitag und Ostermontag 4.2 Umstellung der Zahlungsbedingung Um nun die SEPA-Lastschrift zu aktivieren, öffnen Sie die Verwaltung der Zahlungsbedingungen (Menüpunkt 1.1.2). Ändern Sie nun die Zahlungsbedingungen, welchen bisher der Typ Bankeinzug hinterlegt ist, auf SEPA Basislastschrift um. Die gültige Vorankündigung (siehe Punkt 4.1) wird im Feld Nettotage bzw. falls es sich um eine skontierte Zahlungsbedingung handelt, im Feld Skonto-Tage eingetragen. Beim Abspeichern werden nun alle noch offenen Posten dieser Zahlungsbedingung von Lastschrift auf SEPA-Lastschrift umgestellt. 4.3 Berechnung des Einzugsdatums Bei offenen Posten, welche per SEPA eingezogen werden, wird Ihnen ein neues Feld Einzug am innerhalb der Verwaltung der Offenen Posten (Menüpunkt 7.2) angezeigt. Dies ist das Datum, an dem die Lastschrift an die eigene Bank übermittelt werden muss, um in Abhängigkeit der Vorlauf- und Bearbeitungszeiten (siehe Pkt. 4.1) eine Belastung zum Fälligkeitsdatum zu erreichen. Dieses Einzugsdatum kann unter bestimmten Voraussetzungen bereits vor dem Rechnungsdatum liegen. Beispiel Rechnungsstellung am Sonntag, Fälligkeit Erstmaliger Einzug per SEPA-Basislastschrift bei einem neuen Kunden. Um die Fälligkeit zu erreichen, muss die Lastschrift bereits 6 TARGET-Tage vorher bei der eigenen Bank eingereicht werden. Als errechnetes Einzugsdatum wird somit der eingetragen. 4.4 Einzug von SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften ziehen Sie wie bisher über den Menüpunkt 7.4. ( Lastschriftverfahren ) ein. Dabei werden alle offenen Posten berücksichtigt, deren Einzugsdatum erreicht ist. Sollte das Einzugsdatum bereits überschritten worden sein, so wird das an die Bank übermittelte Fälligkeitsdatum entsprechend angepasst. Beispiel

5 Ein offener Posten mit Fälligkeit und Einzugsdatum wird zum eingezogen. Zwischen dem und dem liegen 6 TARGET-Tage. Diese werden dem tatsächliche Einzugsdatum hinzugerechnet, um das neue Fälligkeitsdatum zu errechnen. Im Prinzip findet somit eine Verschiebung des Fälligkeitsdatums zum Einzugsdatum statt. In diesem Beispiel wird als neues Fälligkeitsdatum der übermittelt. ( TARGET-Tage)

6 Anhang Mögliche Statuswerte IBAN-rück.csv Status Bedeutung Import? 00 Umstellung war erfolgreich oder nicht erforderlich 01 Umstellung war erfolgreich, die Kontonummer wurde bei der Berechnung ersetzt (z.b. Spendenkonto). 10 Bankleitzahl (Feld 5b) ungültig 11 Aufbau Kontonummer (Feld 5c) falsch, z.b. auf Grund der gemeldeten Prüfziffernrechnung. 12 Das Kreditinstitut hat die Bankleitzahl nicht für die Ermittlung der IBAN freigegeben. 13 Die gemeldete Bankleitzahl ist zur Löschung vorgemerkt und wurde durch die Nachfolgebankleitzahl ausgetauscht. 14 Die IBAN wurde auf der Basis einer zur Löschung vorgemerkten Bankleitzahl ermittelt. Es liegt keine Nachfolgebankleitzahl vor. 15 Für die Berechnung wurde eine Nachfolge-Bankleitzahl verwendet. 16 Die Bankleitzahl wird von der Deutschen Bundesbank gelöscht. In der nächsten Ausgabe des Bankleitzahlenbestandes wird diese Bankleitzahl nicht mehr enthalten sein. Diese Bankleitzahl kann zur IBAN-Ermittlung nicht verwendet werden. 23 Für die übergebene Bankleitzahl kann kein BIC ermittelt werden. 40 Konto ist kein Konto der umstellenden Stelle (gem. Feld 5 oder 5b). eine Umstellung ist nicht erfolgt. 49 Die Umwandlung von BLZ und Kontonummer in eine IBAN wurde durchgeführt. Hierzu wurden aber Erfahrungswerte verwendet. Die Wahrscheinlichkeit einer korrekten Umwandlung ist zwar hoch aber nicht garantiert. Bitte überprüfen Sie das Ergebnis. 50 Für diese Bankleitzahl kann keine IBAN ermittelt werden. Bitte fragen Sie bei der kontoführenden Stelle nach. 51 Die errechnete IBAN kann verwendet werden. Da das Ergebnis nicht eindeutig ist, wird empfohlen beim Kunden nachzufragen.