Mail Einrichtung von Formular und Mailfunktion

Transkript

1 Mail Einrichtung von Formular und Mailfunktion 1. Formulareinrichtung Die Einrichtung eines Mailformulars ist erforderlich, wenn beim Druck mit Vordrucken gearbeitet wird; die Mail aber natürlich auch Logo, Absenderadressen etc. enthalten soll. Der Ablauf soll am Beispiel Angebot erläutert werden. Folgendes ist zu tun: Im Formulareinrichter FRM ein geeignetes Windows Formular auswählen, mit F5 die Grundparameter des Formulars ansehen, ein Formular neu anlegen und die Parameter eingeben, z.b. Anschließend dieses Formular markieren und mit F6 = Formulareinrichtung anwählen. Dort den Tab-Reiter Importe anwählen, im Feld Formular die Nummer des Vorlageformulars eingeben und unten rechts Import Formular auslösen. Danach den Tab-Reiter Formularbereiche anwählen. Jetzt werden die Bereiche des Vorlageformulars angezeigt; diese können bearbeitet werden.

2 Das Logo bzw. die gewünschte Grafik in eine BMP Datei wandeln (z.b. mit Paint) und speichern. Diese Grafik in das Formular einlesen. Auf dem Tab-Reiter Formularbereiche den Bereich 1 Kopf erste Seite anwählen. Jetzt (z.b.) in Zeile 1, Spalte 1 die Zeilenfunktion 22 Bitmap aus Datei auswählen. Die (vermutete) Textlänge LG (hier 85) eingeben und danach in der Spalte Text den Speicherort der Grafik eingeben. Danach unten F6 betätigen. (Der Knopf erscheint nur, wenn im Formularstamm ein Vorschaubeleg zugeordnet wurde) Mit Veränderung der Textlänge LG kann dann ggf. nachjustiert werden. Alternativ kann die Grafik auch aus der Dokumentenverwaltung geladen werden; mehr dazu im Anhang. 2. Zuordnung des Formulars zur Vorgangsklasse In der Formularzuordnung wird das Standardformular (z.b. für den Druck) zugeordnet. Wenn alternative Formulare allen Kunden zusätzlich zur Verfügung gestellt werden sollen, dann erfolgt das in den Vorgangsdruckklassen. Im einfachsten Fall existiert nur die Standardeinrichtung der Vorgangsklasse 0, die dann auch bei allen Kunden im Abschnitt Klassen unten rechts eingetragen ist. Diese wird jetzt erweitert. Unter Administration / Drucker / Vorgangsdruckklassen bzw. Direktsprung VRGD F8 für Neu, bzw., falls schon vorhanden, F5 = Ändern betätigen. Dann Zeile anfügen: Jetzt die Vorgangsklasse, hier Angebot und die Unterklasse, hier jeweils mit F3 auswählen; die anderen Parameter wie u.a.. Die Zeile markieren und mit F5 die Funktion Formulare/Drucker zuordnen. Es wird das gewünschte Formular (hier 119) und der geeignete Drucker (s.u.) zugeordnet. (Es können weitere alternative Formulare bereitgestellt werden, deshalb die zusätzlichen Zeilen) Nachdem die Eingaben gespeichert wurden, steht allen Kunden, bei denen die Vorgangsdruckklasse 0 eingetragen ist, für den Angebotsdruck neben dem in FRZ eingetragenen Standardformular das Formular 119 zur Verfügung. Analog ist mit den anderen Vorgangsklassen zu verfahren.

3 3. Einrichtung eines Maildruckers Der Maildrucker ist mit diesen Angaben im Druckerstamm DRST anzulegen: Vergewissern Sie sich in der Systemsteuerung unter Geräte / Drucker, dass es den in Queue/Datei einzutragenden Drucker edocprintpro auch gibt.

4 4. Zusammenführung In der Angebotsbearbeitung AGB einen Vorgang anwählen, anschließend Ausgabe / Lieblingsdruckerdruck anwählen. In der oberen Hälfte werden die zwei Formulare angezeigt, darunter die verfügbaren Drucker. Unten rechts mit Druckerauswahl den Maildrucker (s. Punkt 3) zusätzlich auswählen. Er steht jetzt allen Vorgangsklassen zur Verfügung; die Einrichtung ist abgeschlossen 5. Mail aus AGB heraus In der Angebotsbearbeitung AGB einen Vorgang anwählen, anschließend Ausgabe / Lieblingsdruckerdruck anwählen. Mit der Auswahl des Formulars und des Druckers wird mit F10 der Mailversand aktiviert: Im oberen Abschnitt werden die möglichen Mail- und Faxadressen zur Auswahl bereitgestellt; im unteren Teil kann eine manuelle Zuordnung erfolgen sowie textliche Information mitgegeben werden. Zusätzlich können unten rechts z.b. Anhänge ausgewählt werden. Mit der Einrichtung einer privaten Druckfunktion, kann die Vermailing weiter vereinfacht werden; s. dazu den Anhang.

5 Anhang A1: Bitmap aus der Dokumentenverwaltung lesen Voraussetzung hierfür ist, dass die Importoption der Dokumentenverwaltung freigeschaltet ist. Mit F3 im Feld Text wird die Dokumentenverwaltung mit dem Ordner Druckbitmap aktiviert. Hier kann auf bestehende Einträge zugegriffen werden oder eine neue Bitmap Über den Hinzufügen Dialog wird die Grafik eingelesen. Anschließend muss über Ändern (F5) die Belegklasse Druckbitmap zugeordnet werden sowie unter Belegreferenz eine fortlaufende Nummer des Typs 01FA vergeben werden. Jetzt kann die Grafik aus der Dokumentenverwaltung übernommen werden: positionieren auf die Grafik und die Dokumentenverwaltung schließen. A2: Druckfunktion anlegen Die dauerhafte Arbeit mit einer wiederkehrenden Kombination aus Formular und Drucker kann erleichtert werden, indem innerhalb des Lieblingdruckers die Kombination aus Formular und Drucker markiert wird und anschließend (unten rechts) private Druckfunktion anlegen gewählt wird. Danach öffnet sich der Dialog zum Zugriffsschutz, wo die Zugriffsberechtigungen einzutragen sind. Nach Verlassen und Wiedereinstieg in die Anwendung AGB steht in der Option Box jetzt die Funktion AG Mail, Senden an zum direkten Vermailen von Belegen zur Verfügung.