Allgemeine Hinweise und Hilfestellung zum Umgang mit SAMS (für Abteilungsleiter/Mannschaftsverantwortliche)

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1 Allgemeine Hinweise und Hilfestellung zum Umgang mit SAMS (für Abteilungsleiter/Mannschaftsverantwortliche) Was ist SAMS? SAMS steht für Sports Association Management Software Was kann SAMS? Die onlinegestützte Software wickelt alle Verwaltungstätigkeiten von Sportverbänden elektronisch ab. Die Software befindet sich in ständiger Weiterentwicklung. Zu den Funktionalitäten zählen u. a.: Personenverwaltung Spielbetrieb Halle Lizenzverwaltung Veranstaltungsmanagement Kaderverwaltung Sportstättenverwaltung Organisationsverwaltung Warum SAMS? Servicesteigerung für Mitgliedsvereine Effizienzsteigerung Verbandsgeschäftsstelle Unterstützung der ehrenamtlichen Funktionsträger Benutzerhinweise für Abteilungsleiter/Mannschaftsverantwortliche: SAMS ist ein auf Hierarchien basierendes System. D. h., dass je nach Funktion unterschiedliche Rechte zur Verfügung stehen. So hat ein Abteilungsleiter andere Rechte als ein Mannschaftsverantwortlicher. Zum Überblick der einzelnen Rechte nachfolgend eine Tabelle: Recht Abteilungsleiter Mannschaftsverantwortlicher Funktionen zuweisen - Vereinsvorsitzenden - Abteilungsleiter - Stellv. Abteilungsleiter - Veranstaltungswart - BFS-Wart - Beachwart - Passverantwortlichen - Schatzmeister - Rechnungsempfänger - Jugendwart - Ergebnismelder (für alle Mannschaften) - Mannschaftsverantwortlichen - Stellv. Mannschaftsverantwortlichen - Trainer - Mannschaftsverantwortlichen - Stellv. Mannschaftsverantwortlichen - Trainer - Co-Trainer - Physiotherapeut - Ergebnisdienst (nur für diese Mannschaft) 1

2 Lizenzverwaltung - Lizenzen drucken - Lizenzen verlängern - Lizenzen freigeben - Passfoto aktualisieren - Lizenzen drucken - Passfoto aktualisieren Ergebnisdienst - Ja (für alle Mannschaften) - Ja (nur für jeweilige Mannschaft) Mannschaftsverwaltung Spielbetriebs- Artikel Strafen einsehen Veranstaltungsverwaltung Vereinsverwaltung - Mannschaftslizenzen einsehen - Mannschaft bearbeiten - Mannschaftsliste bearbeiten - Dokumente bearbeiten und hochladen (Für alle Mannschaften) - Erstellen - Bearbeiten - Löschen - Veröffentlichen - Ja - Ja - Vereinsmitglieder zu Veranstaltungen anmelden (noch nicht aktiviert) - Lizenzantrag stellen - Mitgliedsantrag stellen - Vereinswechsel stattgeben - Mannschaftsmeldung - Vereinslizenzen einsehen - Rechnungen einsehen - Kontodaten bearbeiten - SEPA-Mandat erteilen - Stammdaten bearbeiten - Stammdaten einsehen - Kontaktdaten bearbeiten - Vereinsmitglieder entfernen - Dokument bearbeiten und hochladen - Mannschaftslizenzen einsehen - Mannschaft bearbeiten - Mannschaftsliste bearbeiten - Dokumente bearbeiten und hochladen (nur für jeweilige Mannschaft) - Erstellen - Bearbeiten - Löschen - Veröffentlichen - Keine Rechte - Keine Rechte Sie sehen, dass an jede Funktion unterschiedliche Rechte geknüpft sind. Im Großen und Ganzen gibt es für Sie zwei Funktionärsebenen. Einmal die Funktionärsebene des Vereins und die Funktionärsebene der Mannschaft. Zur Übersicht und dem besseren Verständnis sind alle Funktionäre noch einmal nach ihrer Zugehörigkeit in nachfolgender Tabelle aufgeführt: Vereinsfunktionär - Vereinsvorsitzender - Abteilungsleiter - Stellv. Abteilungsleiter - Veranstaltungswart - BFS-Wart - Beachwart - Passverantwortlicher - Schatzmeister - Rechnungsempfänger - Jugendwart - Ergebnismelder (für alle Mannschaften) Mannschaftsfunktionär - Mannschaftsverantwortlicher - Stellv. Mannschaftsverantwortlicher - Trainer - Co-Trainer - Physiotherapeut - Ergebnisdienst (nur für diese Mannschaft) Auf den nachfolgenden Seiten soll Ihnen Schritt für Schritt die Funktionalität von SAMS aus Sicht eines Abteilungsleiters gezeigt werden. 2

3 1. Login Um Zugriff auf alle Funktionen von SAMS zu erhalten, ist es notwendig sich einzuloggen. Dazu haben alle Vereinsvorsitzenden, Abteilungsleiter und Mannschaftsverantwortliche ihre Zugangsdaten erhalten. Diese unterscheiden sich zu den Zugangsdaten für das alte System und konnten nur zugesendet werden, wenn korrekte -Adressen bei uns hinterlegt waren. Sie erreichen die Loginseite über unsere Homepage Verband Login Mannschaften (Abbildung 1) oder alternativ über Abbildung 1: Login Sie werden dann auf folgende Seite weitergeleitet: Abbildung 2: Loginseite 3

4 Sobald Sie sich mit Ihren korrekten Daten eingeloggt haben, sollten Sie folgende Seite sehen: Abbildung 3: nach dem Login Lassen Sie sich bitte an dieser Stelle nicht verwirren. Sobald Sie auf der linken Seite die Container Benutzer, Veranstaltungen und Verein XY (hier können auch mehrere aufgelistet sein) sehen, sind Sie eingeloggt. 4

5 2. Container Benutzer Im Container Benutzer haben Sie die Möglichkeit, in die jeweiligen Untermenüs News & Abos, eigene Lizenzen, eigene Daten und Buchhaltung zu navigieren. Mit einem Klick auf Startseite sehen Sie folgende Seite: Abbildung 4: Startseite Hier werden Sie in übersichtlicher Form über neue Nachrichten, die als Rundschreiben verfasst wurden, über zu erledigende Aufgaben (ToDo-Liste) und über mögliche Ergebniseintragungen informiert. Im Bereich Ergebnisdienst (roter Pfeil) werden Ihnen alle für Sie freigeschalteten Mannschaften angezeigt. Mit einem Klick auf Ergebnis eintragen werden Sie sofort zur Ergebniseingabe weitergeleitet. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in einem nachfolgenden Abschnitt. Unter News & Abos können Sie veröffentliche Rundschreiben einsehen, welche unter anderem von Staffelleitern oder anderen Funktionären geschrieben wurden. (Abbildung 5) 5

6 Abbildung 5: News & Abos Unter eigene Lizenzen haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre persönlichen Lizenzen (Spielerpass, Schiedsrichter) anzuschauen. (Abbildung 6) Als Abteilungsleiter sehen Sie hier sowohl das Lizenz freigeben Symbol, als auch das Lizenz drucken Symbol. Nichtabteilungsleiter sehen hier nur ihre Lizenzen aufgelistet, ohne die Möglichkeit des Drucks oder der Lizenzfreigabe (ausgenommen Schiedsrichterlizenzen). 6 Abbildung 6: eigene Lizenzen

7 Unter eigene Daten haben Sie die Möglichkeit, Ihre Benutzerdaten zu verwalten. Darunter zählen: Stammdaten, Systemdaten (Benutzername, Passwort), Kontaktdaten, Porträtdaten, Buchhaltung, Passfoto, Mitgliedschaften. (Abbildung 7) Abbildung 7: eigene Daten Hier können Sie auch die Sichtbarkeit Ihrer Daten verwalten. Über die Auswahlmöglichkeiten öffentlich, login und admin entscheiden Sie, wer Ihre Daten sehen kann. öffentlich : login : admin : Ihre Daten sind ohne vorherigen Login sichtbar. Ihre Daten sind nur nach dem Login in SAMS sichtbar. Ihre Daten sind nur für Administratoren sichtbar. In diesem Bereich sind Sie als Benutzer angehalten, Ihre Daten zu pflegen, da dies die Daten sind, auf die wir in der Geschäftstelle und ggf. andere Mannschaften zugreifen, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sollten hier fehlerhafte Daten (falsche Adresse, falsches Geschlecht, Tippfehler) vorliegen, sollten diese umgehend korrigiert werden, da sonst in Zukunft Rechnungen und Mitteilungen nicht ordnungsgemäß zugestellt werden können. 7

8 Unter Buchhaltung können Sie Ihre Rechnung und SEPA-Lastschriftenmandate einsehen. (Abbildung 8) Wir können Ihnen hier jedoch nur Rechnungen hinterlegen, wenn Sie unter eigene Daten Buchhaltung Ihre Kontodaten hinterlegt haben. Abbildung 8: Buchhaltung 8

9 3. Container Veranstaltungen Hier können Sie sich mit einem Klick auf Veranstaltungen zu Aus- und Fortbildungen anmelden. (Abbildung 8) Abbildung 9: Veranstaltungen Es werden Ihnen alle verfügbaren Veranstaltungen angezeigt, zu denen Sie sich oder zu denen Sie ein Vereinsmitglied anmelden möchten. 9

10 4. Container Verein In diesem Container haben Sie Zugriff auf Ihre Vereinsdaten (Funktionäre, Mitglieder, Schiedsrichter usw.), Rechnungen, Mannschaften und Ordnungsstrafen. Über den Menüpunkt Verein können Sie Ihre ganze Volleyballabteilung verwalten. Sie können Lizenzen beantragen, Vereinsmitglieder hinzufügen und entfernen, Spielerpässe übernehmen und vieles mehr. (Abbildung 10) Abbildung 10: Vereinsverwaltung Im Untermenü Funktionäre können Sie Vereinsmitgliedern bestimmte Funktionen zuweisen. Diese sind unter anderem: Schatzmeister, Rechnungsempfänger, Passverantwortlicher, Ergebnismelder und weitere. (Abbildung 11) 10

11 Abbildung 11: Funktionärsverwaltung Im Untermenü Mitglieder ist es Ihnen möglich, Mitglieder hinzuzufügen, Benutzerdaten zu bearbeiten und Logindaten zuzusenden. (Abbildung 12) Hinweis: Die Vereinsmitgliedschaft im SAMS ist keine Vereinsmitgliedschaft im rechtlichen Sinn. Diese dient lediglich der Rechtesteuerung im SAMS. Vereinsmitgliedschaften werden benötigt, um Funktionären den Zugriff auf ihre Vereinsdaten zu ermöglichen. Eine Funktionärsrolle allein genügt nicht, um auf die Vereinsdaten zugreifen zu können. Es ist immer auch eine Vereinsmitgliedschaft erforderlich. D. h., jede Person, die eine Funktion haben soll, muss auch als Mitglied in SAMS hinterlegt sein, da sie sonst nicht auswählbar ist. Des Weiteren stehen Ihnen hinter jedem Vereinsmitglied folgende Aktionen zur Verfügung: Benutzerdaten bearbeiten Zugangsdaten zusenden nicht möglich (keine adresse hinterlegt) Zugangsdaten zusenden möglich ( adresse ist hinterlegt) Lizenz-Neuantrag Vereinsmitglied nicht löschbar, da mindestens eine gültige Lizenz hinterlegt Vereinsmitglied löschen Im Untermenü Spieler können Sie Lizenz für den Vereinswechsel mit folgendem Symbol freigeben. (Abbildung 13) 11

12 Abbildung 12: Mitgliederverwaltung Abbildung 13: Spielerverwaltung 12

13 Im Menüpunkt Buchhaltung können Sie Ihre Vereinsrechnungen einsehen, Bankdaten ändern, SEPA-Lastschriftenmandate erteilen und einsehen. Im Menüpunkt Mannschaften werden Ihnen alle Mannschaften angezeigt, die Ihrem Verein zugeordnet sind. Als Abteilungsleiter haben Sie hier die Möglichkeit, für alle Mannschaften Ihres Vereins diverse Einstellungen vorzunehmen. Sie haben Zugriff auf die Stammdaten und die jeweiligen Mannschaftslisten. (Abbildung 14) Abbildung 14: Mannschaftsverwaltung Unter Stammdaten können Sie Mannschaftsfunktionäre (Mannschaftsverantwortliche, Trainer) anlegen, Spielergebnisse einsehen und eintragen und Sie haben Zugriff auf die Kontaktdaten des Staffelleiters und der Mannschaftsverantwortlichen der jeweiligen Liga. (Abbildung 15) Da wir uns nun auf der Funktionsebene der Mannschaft bewegen, haben ab diesem Zeitpunkt auch alle Mannschaftsverantwortlichen die gleichen Zugriffsrechte wie die Abteilungsleiter. So können Aufgaben delegiert werden und es bleibt nicht alles am Abteilungsleiter hängen. 13

14 Abbildung 15: Stammdaten Mannschaften Über den Punkt Spielplan und Ergebnisse (roter Pfeil) erhalten Sie Zugriff auf die Spielrundenübersicht, in der Sie Ergebnisse eintragen können. Hinweis: Sie können nur Ergebnisse eintragen, bei der Sie als Gastgeber angeführt sind. Eine Nachbesserung, dass alle am Spiel beteiligten Mannschaften Ergebnisse eintragen können, ist bereits beauftragt. Über den Punkt Kontakte (grüner Pfeil) erhalten Sie Zugriff auf die Kontaktdaten des Staffelleiters und der Mannschaftsverantwortlichen der anderen Mannschaft aus Ihrer Liga. Im Menüpunkt Ordnungsstrafen (linke Seite) erhält der Abteilungsleiter mannschaftsübergreifend eine Übersicht über alle ausgestellten Ordnungsstrafbescheide. Will der Mannschaftsverantwortliche Ordnungsstrafen für seine Mannschaft einsehen, ist es ihm nur über den Menüpunkt Mannschaften Stammdaten Ordnungstrafen möglich. (Abbildung 15) 14