BMWi / BME-Preis: Innovative Beschaffungsprozesse, März Platz: Bayerisches Staatsministerium für Landwirtschaft und Forsten, München

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1 Hintergrund BMWi / BME-Preis: Innovative Beschaffungsprozesse, März Platz: Bayerisches Staatsministerium für Landwirtschaft und Forsten, München Dynamische Beschaffung im Freistaat Bayern; Umsetzung der neuen EU-Richtlinie zum elektronischen Einkauf Der Freistaat Bayern beschäftigt sich bereits seit mehreren Jahren mit dem Thema E-Procurement. Bereits 1998 wurde im Freistaat der erste Pilotversuch zur Online- Beschaffung von Tonern für Druck- und Kopiergeräte gestartet, im Februar 2000 kam ein zweites Projekt im Bereich Papierbeschaffung für das Innen-, Finanz- und Landwirtschaftsministerium sowie für die Polizei und die Bayerische Staatskanzlei hinzu. Mit der VOL/Akonformen Internet-Lösung für einen EU-Teilnahmewettbewerb mit nachfolgender beschränkter Ausschreibung konnten durch die Bündelung der Einkaufsprozesse alleine bei den Einkaufskosten Einsparungen von 26 Prozent realisiert werden. Die Prozess- und Transaktionskosten wurden um rund 80 Prozent gesenkt. Seit mehr als 3 ½ Jahren pilotiert der Freistaat Bayern mit einer speziellen E-Procurementlösung (abgekürzt ELBE), die auf die Bedürfnisse öffentlicher Vergabestellen angepasst wurde. Dieser Feldversuch ist bisher ein sehr großer Erfolg. Über 100 Vergabe/ Beschaffungsstellen und eine ebenso große Anzahl Lieferanten betreiben einen Marktplatz für C-Güter, in dem die Beschaffungsstellen regelmäßig ihren Bedarf an Office Supplies elektronisch anfragen und nach Wertung der Preise elektronische Zuschläge erteilen können. Dieser Prozess orientiert sich an dem freihändigen Vergabeverfahren der VOL und der dynamischen Beschaffung (gem. EU-Richtlinie). ELBE ist in Deutschland mittlerweile durch intensive Marktbearbeitung sehr bekannt und im öffentlichen Beschaffungswesen bereits ein Begriff. Ferner pilotierte der Freistaat Bayern vor ca. 5 Jahren mit einem Bündelungsausschreibungsverfahren NetPapier eine E-Vergabelösung, die die Beschaffung von Papier optimierte. Netpapier erhielt als Auszeichnung den renommierten E-Government-Pioneer- Award Dies unterstrich die innovative Rolle des Freistaates Bayern im Umfeld der elektronischen Beschaffung und führte unweigerlich zum definierten Anspruch, dieses Feld weiter auszubauen. Einer internen Untersuchung zufolge wurde aufgrund der dezentralen Beschaffungsorganisation im Freistaat Bayern ein hoher Prozentsatz aller Beschaffungen freihändig vergeben. Die freihändige Vergabe ist im Freistaat Bayern bis zu einem Höchstwert gem. 3 Nr. 4 Buchst. p VOL/A von Euro möglich. Insgesamt wurden zum Zeitpunkt der Umfrage etwa Anfragen mit einem Beschaffungsvolumen von 0,9 Mrd. Euro pro

2 Jahr (Ø /Vergabe) im Rahmen eines vereinfachten Ausschreibungsverfahrens an die Wirtschaft gestellt. Der Aufwand zur Erstellung einer Anfrage, Auswahl der in Frage kommenden Firmen, Analyse und Dokumentation der Angebote und die Erstellung der Zuschläge sowie der Absagen liegt nach den heute vorliegenden Informationen bei zusammen ca. 5 Personenstunden. Dies bedeutet, dass bei bayernweit ca Anfragen pro Jahr ein enormer Aufwand an Prozesskosten entsteht. Der Aufwand für die Lieferanten zur Erstellung der Angebote dürfte noch darüber liegen. Da vor allem bei kleineren Behörden (stellen zahlenmäßig die Mehrzahl dar) der Einkauf nur eines von mehreren Aufgabengebieten eines Mitarbeiters betrifft, wurde (und wird) meist nur auf den Preis als Auswahlkriterium Rücksicht genommen. Eine detaillierte Analyse nach Preis und Leistung wurde in der Vergangenheit nur bei größeren Beschaffungsmaßnahmen durchgeführt, die bei kleineren Behörden nur selten vorkamen. Außerdem gab es in der Vergangenheit nicht immer die Möglichkeit, gleichgeartete Bedarfe unterschiedlicher Bedarfsträger zusammenzufassen, zu standardisieren und gemeinsam zu beschaffen, um somit (in der freien Wirtschaft gängige) Bündelungseffekte zu erzielen. Diese Erkenntnisse bzgl. der Schwachstellen des konventionellen Prozesses wurden intern immer wieder intensiv diskutiert. Erst die Nutzung des neuen Mediums Internet und der elektronische Einkauf versprachen (theoretisch) eine Chance in der Prozessoptimierung. Allerdings fehlte es zu diesem Zeitpunkt an adäquaten Lösungen für die öffentliche Hand, die die rechtlichen Vorgaben der öffentlichen Vergabe nach VOL/A berücksichtigten. Aus diesem Hintergrund und aus der Notwendigkeit heraus, Einsparungen beim Einkauf zu realisieren, entschied sich das Bayerische Staatsministerium für Landwirtschaft und Forsten im April 2002, einen Entwicklungspiloten umzusetzen, der konkrete Ergebnisse liefern sollte, ob ein elektronisches Beschaffungs- und Vergabesystem im Bereich der freihändigen Vergabe für den Freistaat Bayern die erhofften Einsparungen realisieren könnte. Das Pilotprojekt wurde zusammen mit einem lokalem Anbieter, der Healy Hudson GmbH aus München, nach dem Regelwerk der VOL konzipiert. Das Projekt erhielt den Namen ELBE (ELektronische BEschaffung). Gegenüber der herkömmlichen Angebotseinholung - bei der der Einkäufer Angebote bei verschiedenen Anbietern per Telefon, Brief, Fax oder einholt, diese bewertet, seine Entscheidung dokumentiert, den Zuschlag erteilt und schließlich bei einem Lieferanten bestellt - werden bei ELBE die Anfragen direkt aus dem Katalogsystem des Beschaffers erstellt und auf elektronischem Wege zu den Bietern übertragen. Eine erneute manuelle Beschreibung der Artikel auf dem Bestellzettel entfällt. Nach Abschluss der Angebotsfrist kann der Einkäufer die Angebote einsehen (diese sind nach aufsteigendem Preis sortiert) und frei entscheiden, welches Angebot er annimmt. Angebote, die nicht über das System oder per abgegeben wurden (z.b. telefonisch oder per Fax), können nacherfasst werden. Die Lieferanten erhalten eine Zu- bzw. Absage per . Der Zuschlag erfolgt wieder über die Plattform. Er beinhaltet alle relevanten Informationen (Preis, Menge, Lieferzeiten, weitere Konditionen). Ferner werden ab dem Zeitpunkt der Absendung der Preisanfrage alle Aktivitäten in einem automatisch im Hintergrund mitlaufenden Vergabeprotokoll dokumentiert. Als einfaches Einkaufssystem für Güter und Leistungen im Rahmen der freihändigen Vergabe nach VOL gestartet, entwickelte sich ELBE zunehmend zu einem komplexen elektronischen, internet-basierten Beschaffungssystem. Die zunehmende Akzeptanz der Nutzer dieser Plattform und die hohe Resonanz von internen und externen Organisationen gaben den Ausschlag, das System im Rahmen des Piloten weiter auszubauen und es an den neuen EU-Richtlinien 2004/18/EG der neuen Vergabeart dynamische Beschaffung auszurichten.

3 Der produktive Pilotbetrieb von ELBE seit 2002 und die Überarbeitung des Systems im März 2005 zur dynamischen Beschaffungsplattform hat dem Freistaat Bayern eine Vielzahl von Erkenntnissen und Erfahrungen gebracht. Durch die lange Laufzeit des Piloten konnte das Verfahren ausgiebig getestet werden. Demnach sind die Erkenntnisse als fundiert zu betrachten. Mittlerweile wird das System von etwa 100 Beschaffungs- und Vergabestellen und ca. 150 Bietern kontinuierlich genutzt. Vorteile gegenüber dem konventionellen Prozess: Verbesserung des Wettbewerbs und eine damit verbundene Verbreiterung des Bieterspektrums automatisierte Anfragefunktionalität von ELBE, die auch kleineren Unternehmen ohne zusätzlichen finanziellen Aufwand eine Möglichkeit bietet, auf einfache Art vom Bedarf unterschiedlichster Vergabestellen Kenntnis zu erlangen und Angebote abgeben zu können (-> Mittelstandsförderung) Reduzierung der Preise für Güter und Leistungen durch den erhöhten Wettbewerb (je nach Artikel bis zu 30%) massive Reduzierung (ca. 70%) der Bearbeitungszeiten einer Anfrage Reduzierung der Bearbeitungszeiten für Bieter bei der Erstellung des Angebotes lückenlose Dokumentation des Vergabeprozesses infolge automatischer Führung einer Vergabeakte durch die Applikation Bewertung der Angebote nach Preis/Leistung (TCO) und damit verbundene Sicherstellung der Versorgungsqualität etc. Die Kosten für das Pilotprojekt beliefen sich in den letzten Jahren auf insgesamt unter Die Einsparpotenziale jedoch überstiegen bereits im Piloten diese Kosten um ein Vielfaches. Alleine die Materialkostensenkungen in der Laufzeit des Pilotprojektes zeigten eine positive Bilanz. Bei den (indirekten) Prozesskosten ist von einer 70%igen Reduzierung auszugehen. Bei Berücksichtigung der Kosten eines Vergabearbeitsplatzes nach KGST in Höhe von brutto 6.200,00 pro Monat verspricht der Einsatz eines flächendeckenden Systems ein fiktives Einsparpotenzial von ca. 80 Mio. pro Jahr. Geht man davon aus, dass im Laufe der nächsten Jahre die natürliche Fluktuation zu einer Verringerung des Personalbestandes führen, die Arbeitsintensität aber nicht abnehmen wird, so kann der Einsatz von ELBE dazu beitragen, den künftigen natürlichen Personalabbau zu kompensieren. Bei den Materialkosten wurden im Piloten je nach Warengruppe bis zu 10% Einsparungen erzielt (in Ausnahmefällen bis zu 30%). Aufgrund der Besonderheiten eines Feldversuches und der überdurchschnittlich hohen Aufmerksamkeit auf beiden Seiten (Vergabestellen und Bieter) ist im Roll-out von einem Materialkostensenkungspotenzial von ca. durchschnittlich 3% auszugehen. Dies entspricht, bei konsequenter Nutzung des Systems und einem Vergabevolumen von 0,9 Mrd. pro Jahr, einem Einsparpotenzial im Bereich der Materialkostensenkung von 27 Mio. pro Jahr. ELBE ist nur ein Teil der E-Procurementstrategie des Freistaates Bayern. ELBE ist mittlerweile seit mehr als 3 ½ Jahren im produktiven Einsatz und deckt den Bereich der freihändigen Vergaben durch die Umsetzung der dynamischen Beschaffung ab. Zusätzlich ist jedoch im Rahmen einer derzeit laufenden Ausschreibung geplant, die Rahmenvertragsabrufe sowie die landes-, bundes- und europaweiten Ausschreibungen von Liefer- und Dienstleistungen elektronisch durch eine integrierte Vergabeplattform abzudecken. Für den einzelnen nicht VOL-kundigen Bedarfsträger wird es unerheblich sein, welches Vergabeverfahren für seinen Bedarf genutzt werden wird. Er erstellt zukünftig elektronisch sei-

4 nen Bedarf, der an eine übergeordnete Vergabestelle automatisch weitergeleitet wird. Diese entscheidet dann aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen über die geeignete Vergabeart und das entsprechende Verfahren. Damit wird es künftig möglich sein, sogenannte Lead Buyer-Konzepte umzusetzen, um Spezialisten für bestimmte Vergabeverfahren aufzubauen. Ferner bietet diese Vorgehensweise die Möglichkeit, bei Schaffung der notwendigen personellen Rahmenbedingungen ein Materialgruppenmanagement, wie es in der freien Wirtschaft verstärkt eingesetzt wird, zu etablieren. Eine ausgeklügelte Applikation zur Standardisierung und Bedarfsbündelung einzelner Beschaffungsstellen sorgt künftig für einen zusätzlichen Poolingeffekt, der nach heutigen Erkenntnissen weitere erhebliche Einsparpotenziale birgt. Durch die erfolgreiche Einführung von ELBE ist es dem Freistaat Bayern gelungen, nicht nur den Grundstein für die Umsetzung seiner E-Procurementstrategie zu legen und diese wirtschaftlich zu untermauern, sondern auch aufzuzeigen, wie durch eine stringente Verfolgung seiner Ziele und der Vorgaben an die in diesem Segment tätigen Softwareunternehmen ein Produkt entstehen kann, das sich zur Nachahmung durch andere öffentliche Vergabestellen eignet. Der Freistaat Bayern hat dadurch u.a. bewiesen, dass das Vergaberecht durchaus Möglichkeiten bietet, die sich positiv für die öffentliche Beschaffung auswirken können, sofern die richtigen und innovativen Schritte eingeleitet werden. Weitere Infos: Sabine Ursel Pressesprecherin/Leitung Kommunikation Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Bolongarostraße 82, Frankfurt Tel. 0 69/ , Fax -199, mobil 01 63/

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