Erfolgsfaktoren im Tutoring/Mentoring. Dokumentation des Workshops an der Freien Universität Berlin vom November 2014

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1 Erfolgsfaktoren im Tutoring/Mentoring Dokumentation des Workshops an der Freien Universität Berlin vom November 2014

2 Inhalt Ablauf des Workshops Ergebnisse nach Themenbereich o o o o o Organisation Einsatzbereiche Rekrutierung Qualifizierung Evaluation Auswertung des Workshops (Auszug) Fotos: Franziska Ruhnau (Folie 1 8) & Maya Musewski (Folie 9 26) 2

3 Ablauf: Registrierung Welcome Desk Das Organisationsteam nimmt die insgesamt 54 Teilnehmenden in Empfang, gibt Namensschilder sowie Tagungsmappen und Give-aways aus. Interaktive Teilnehmendenliste Hier können sich die Anwesenden erstmals vorstellen und gegenseitig kennenlernen. 3

4 Ablauf: Ankommen Posterausstellung Die vor den Räumen des Workshops ausgestellten Poster zu einzelnen Tutoring- und Mentoring- Programmen werden von den Teilnehmenden interessiert betrachtet. 4

5 Ablauf: Eröffnung und Einstieg Eröffnung Dr. Matthias Dannenberg (Ständiger Vertreter des Kanzlers) heißt die Teilnehmenden mit einer Rede über Tutoring und Mentoring zum Workshop an der Freien Universität Berlin willkommen. Einstieg Die Moderatoren stellen sich und den Ablauf der folgenden zwei Tage vor. 5

6 Ablauf: Erste Arbeitsphase Gruppenbildung Nach persönlichem Interesse der Teilnehmenden bilden sich fünf Gruppen zu den Themen Organisation, Einsatzbereiche, Rekrutierung, Qualifizierung und Evaluation. Erste Arbeitsphase In einer ersten zweistündigen Arbeitsphase beschäftigen sich die Gruppen mit den Herausforderungen und Erfolgsstrategien ihrer Themengebiete und skizzieren Ergebnisse. 6

7 Ablauf: Zweite und dritte Arbeitsphase Zweite Arbeitsphase In einem zweiten Schritt wechseln die Teilnehmenden nach persönlichem Interesse das Thema und kommentieren im entsprechenden Raum die Zwischenergebnisse der vorherigen Gruppe. Dritte Arbeitsphase In einem letzten Schritt suchen sich die Teilnehmenden noch einmal ein neues Thema und fügen weitere Anmerkungen zu den bereits kommentierten Skizzen hinzu. 7

8 Ablauf: Pausen Gespräche am Buffet In den Pausen haben die Teilnehmenden Gelegenheit, sich persönlich über die Tutoring-/Mentoring- Programme ihrer Universität auszutauschen. 8

9 Ablauf: Der zweite Tag Erstellen der Präsentationen Ein letzte Mal finden sich die Teilnehmenden in den ursprünglichen Gruppen zusammen und bereiten aus ihren Ergebnissen und den Kommentaren ihrer Kolleginnen und Kollegen die Präsentation für das Plenum vor. Präsentation der Ergebnisse In einem großen Stuhlkreis präsentieren die Gruppen schließlich allen Teilnehmenden ihre Ergebnisse und erläutern sie. 9

10 Ablauf: Der Abschluss Abschlussplenum Im Abschlussplenum finden sich die Teilnehmenden in kleinen Gruppen zusammen, um sich über den zurückliegenden Workshop auszutauschen. In einer letzten gemeinsamen Runde wird schließlich Feedback gegeben. 10

11 Ergebnisse: Organisation I Erarbeitung eines Qualitätszirkels zu den Erfolgsfaktoren bei der Organisation (grün): 1. Strategie 2. Analyse 3. Planung 4. Umsetzung 5. Qualitätsmanagement Legende: rot: wichtige Unterpunkte blau: mögliche Instrumente Wolken: Verweise zu anderen Arbeitsgruppen 11

12 Ergebnisse: Organisation II 1. Strategie: Mehrwert transparent machen Ziele definieren Zielgruppen analysieren Erfolgskriterien festlegen Ansiedlung verdeutlichen Instrument: Lobbyarbeit 2. Analyse: Ressourcenanalyse Instrumente: Marktanalyse, Bedarfsanalyse, Stakeholderanalyse, Zielgruppenanalyse, Kennzahlenanalyse, Prozesslandkarte 3. Planung: Einbindung und Stakeholder Verankerung klären Budget und Personal Instrumente: Projektmanagement, Prozessmanagement, Einsatzbereiche, 12

13 Ergebnisse: Organisation III Multiplikatoren Auswahl Men/Tutor_innen 4. Umsetzung: Einbindung Stakeholder Volunteeringkultur eigene Rolle klären Instrumente: Anreize schaffen, Führungskompetenz, Weiterbildung, Qualifizierung 5. Qualitätsmanagement: Verstetigung Perspektive des Personals (Haushalt) Instrumente: Implementierung, Curriculum, Dokumentation, Zielvereinbarungen/Reaktionen, Controlling, Evaluation, Feedback einholen Evaluation 13

14 Ergebnisse: Einsatzbereiche I Erarbeitung von Schlagworten und Diskussionspunkten zu drei Hauptbezugspunkten der Einsatzbereiche: 1. Studienphase 2. Formate 3. Funktion Legende: Hauptbezugspunkte schriftlich vermerkt rosa Raute: Kernherausforderung gelbe Karten: mögliche Lösungsansätze 14

15 Ergebnisse: Einsatzbereiche II 1. Studienphase: Eingang, Verlauf, Abschluss, Übergang Herausforderung: nicht erkennen des Beratungsbedarfs Lösungsansätze: Informationen durch Fürsprecher, Bedarfsorientierung der Angebote steuern, (semi-)curriculare Einbindung 2. Formate (obligatorisch?): 1:1-Beratung Gruppen-/Workshops, LTL, Treffen Herausforderung: fehlende Verankerung Lösungsansätze: Fürsprecher, Anreize schaffen und für (curriculare) Verankerung sorgen 15

16 Ergebnisse: Einsatzbereiche III 3. Funktion: Tutoring: fachspezifisch oder fachübergreifend Mentoring: allgemein oder zielgruppenspezifisch Herausforderung: mangelnde Akzeptanz fachübergreifender Angebote Lösungsansätze: Fürsprecher gewinnen, Bedarfe ermitteln, Geduld/Dauer, Werbung/Image kreieren, Frage der Hochschulkultur, einfach machen, institutionelle Verankerung, Zeitfenster, Räume, Infos 16

17 Ergebnisse: Rekrutierung I Erarbeitung von vier Säulen zur erfolgreichen Rekrutierung*: 1. Marketing 2. Anreize 3. Herausforderungen 4. Auswahl * Dabei soll immer unterschieden werden zwischen Ment/Tutor_innen. 17

18 Ergebnisse: Rekrutierung II 1. Marketing: Wieviel ist zu viel/zu wenig? richtiges Timing (auch für Quali) Wo bewerben? (Print, online, Ausschreibungen, Infoveranstaltungen) Kooperationen + Schlüsselpersonen gewinnen (FSI, Lehrende, andere Institutionen) Wertschätzung (Preis, Tutorenfest, etc.) studentische Multiplikator_innen Verstetigung (Akzeptanz/Bekanntheit) 2. Anreize: ECTS Vergütung Wissens-/Kompetenzerwerb Zertifikate (Standards?) & Lehrpraxis Nennung im Zeugnis begleitende Betreuung Networking 18

19 Ergebnisse: Rekrutierung III 3. Herausforderungen: alle Beteiligten überzeugen Projektlaufzeit (Wie Nachhaltigkeit schaffen?) Wertschätzung der Ment/Tutor_innen steigern Konsens schaffen (Formate, Begrifflichkeiten, Einsatzbereiche) Übertragung von Qualitätsstandards (z. B. DGHD/Forum Mentoring) Schlüsselpersonen gewinnen Uni-Mitarbeiter und Studierende überzeugen Ressourcen 19

20 Ergebnisse: Rekrutierung IV 4. Auswahl: Vielfalt als Kriterium Fachkompetenzen soziale Kompetenzen didaktische Kompetenzen Kompetenzprofil (Gibt es Standards? Lässt sich ein Leitfaden erstellen?) zentral/dezentral 20

21 Ergebnisse: Qualifizierung I Erarbeitung eines Weges von der Qualifizierung zum Erfolg Legende: rote Punkte: Meilensteine gelbe Kästchen: Wichtige Aspekte auf dem Weg zum Erfolg Im Kasten rechts unten stehen die Umfeldvariablen: fachübergreifend/fachspezifisch? Anreizsystem curriculare Verankerung? Pflicht vs. Freiwilligkeit?... 21

22 Ergebnisse: Qualifizierung II 1. Qualifizierung benötigt qualifizierte Trainer/in Angemessenheit Studienphase: 2. Qualifizierungskonzept Welche Inhalte? Anschlussfähigkeit zur Fachkultur Lernendenorientierung Teilnehmendenorientierung Methodenkongruenz Prozessorientierung definierte Lernziele 22

23 Ergebnisse: Qualifizierung III 3. Begleitung professionelle Rückkopplung professioneller Support Peer-Hospitation 4. Evaluation* misst subjektiven Lernerfolg misst subjektiven Kompetenzzuwachs * Nach der Evaluation folgt stets die Reflexion des bisherigen Wegs, die wieder bei Schritt 1 ansetzt. 5. Erfolg Selbstwirksamkeit subjektiver Lernerfolg 23

24 Ergebnisse: Evaluation I Erarbeitung eines Qualitätszirkels zur erfolgreichen Evaluation Legende: weiße Blasen: 4 Evaluationsphasen rote Schrift: wichtige Schritte einzelner Phasen schwarze Schrift: Anmerkungen/Herausforderungen/Fragen einzelne Schritte blaue Blasen: allgemeine Tipps/Hinweise 24

25 Ergebnisse: Evaluation II Planung: Ziele klären Zielkonflikte Stakeholder-Analyse Beteiligte einbeziehen Kriterien festlegen Lernerfolg Vernetzung Zufriedenheit Methode festlegen Qualität vs. Quantität? Paper/pencil vs. online vs. Interviews vorhandene Instrumente nutzen Ressourcen klären Durchführung: Daten sammeln Daten auswerten Unterstützung organisieren Vernetzung, z. B. QM Durchführung planen Messzeitpunkte Abbruchquote/Durchfallquote Marketing/Kommunikation 25

26 Ergebnisse: Evaluation III Kontrolle: angemessene Methode? Wen einbeziehen? Aufwand/Nutzen? Ziele erreicht? Rücklaufquoten? Allgemeine Tipps: Angemessene Ressourcen einplanen, Stellenwert klären, realistische Ziele setzen, Evaluation frühzeitig einplanen: Planung braucht Zeit! Weiterentwicklung: Übertragung der Kontrollergebnisse auf Maßnahme und Evaluation Fehlerkultur etablieren 26

27 Auswertung: Wahl von Arbeitsgruppen Evaluation 18,2% Organisation 20,5% Einsatzbereiche 15,9% Qualifizierung 29,5% Rekrutierung 15,9% N=44, Nz=2 27

28 eher zufrieden 7,0% eher zufrieden 16,7% eher zufrieden 11,6% eher zufrieden 23,3% zufrieden 25,6% sehr zufrieden 25,6% zufrieden 31,0% sehr zufrieden 33,0% zufrieden 37,2% zufrieden 41,9% sehr zufrieden 46,5% sehr zufrieden 46,5% Auswertung: Abfrage per Zielscheibe Austauschmöglichkeiten Anregungen Prog./Orga./Betr. Arbeitsatmosphäre N=43, Nz=3 28

29 Auswertung: Erwartungen an den Workshop übertroffen 11,4% teilweise erfüllt 31,8% erfüllt 56,8% N=44, Nz=2 29